OCMW BEVEREN ZITTING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 20 FEBRUARI 2013 AGENDA Goedkeuring 1. Verslag vorige zitting (gedeelte openbare zitting) - goedkeuring Lidmaatschap organen 2. Polders en wateringen - aanduiding afgevaardigde - goedkeuring 3. Centrum voor basiseducatie - aanduiding afgevaardigde - goedkeuring 4. Werkgroep preventief gezondheidsbeleid - aanstelling mandataris en personeelsleden - goedkeuring 5. Samenwerkingsinitiatief thuiszorg - aanstelling personeelslid - goedkeuring 6. Lokaal Gezondheidsoverleg Schelde-Dender - aanstelling personeelsleden - goedkeuring Financiën 7. (GL) Dagelijks bestuur - goedkeuring 8. (GL) Visum financieel beheerder - goedkeuring 9. (GL) Delegatie bestelbevoegdheden - goedkeuring 10. (GL) Delegatie goedkeuren van facturen - goedkeuring Patrimonium 11. (GVDC) WZC Briels perceel C 237k (deel) - onderhandse verkoop - principiële goedkeuring Werken, leveringen en diensten 12. (SDW) Administratie - upgrade van Ceban naar Cobra - goedkeuring 13. (SDW) Administratie - GPS-time op nieuwe serveromgeving - installatie en upgrade - goedkeuring 14. (SDW) Diverse voorzieningen - oproepsystemen en telefooncentrales - aanpassing programmatie - goedkeuring 15. (SDW) Administratie - uitbreiding citrix licenties - goedkeuring 16. (KS) Gezamenlijke aankoop onderhoudsproducten en -materialen - gunning 17. (VF) Diverse voorzieningen - opmaak noodplannen - gunning 18. (VF) Diverse voorzieningen - lastenboek aanstelling consultant brandveiligheid - goedkeuring 19. (KS) Diverse voorzieningen - lastenboek reinigen van ramen - goedkeuring 20. (VF) Bejaardenflats De Beuken - lastenboek plaatsing accumulatoren - goedkeuring 21. (CV) De Bron - lastenboek en raming infrastructuurwerken - raming - goedkeuring Instellingen en algemeen beheer 22. (IC) Financiële steun inzake energiefonds - besteding subsidies - goedkeuring 23. (IC) Tewerkstellingsproject - samenwerkingsovereenkomst Groep Intro - goedkeuring Aanwendingen en betaalbaarstellingen 24. Aanwendingen en betaalbaarstellingen BESLOTEN ZITTING Goedkeuring - aktename - bekrachtiging 25. Verslag vorige zitting (gedeelte besloten zitting) - goedkeuring 26. Beslissingen vast bureau - aktename 27. Beslissingen bijzonder comité voor de sociale dienst - aktename 28. Beslissingen woonzorgcomité - aktename
Personeel 29. (KB) Aanvraag ontslag wegens pensioen - goedkeuring 30. (SM) Hoofdverpleegkundige BV5 - statutaire benoeming - goedkeuring DE VOORZITTER OPENT DE VERGADERING OM 17.30 UUR ZITTING VAN 20 FEBRUARI 2013 AANWEZIG: Dirk Van Esbroeck, voorzitter Peter De Clercq, Mirese Deckers, Louis Engels, Claire Gillis, Annick Thibaut, Annick Van de Vyver, Stijn Van Remortel, Leen Van Laere, Erna Tindemans, Tony Vyt, raadsleden Filip Thyssen, secretaris 1. AGENDA: VERSLAG VORIGE ZITTING (GEDEELTE OPENBARE ZITTING) - GOEDKEURING Gelet op de vraag van de voorzitter of er opmerkingen worden geformuleerd over het verslag van de vorige zitting (gedeelte openbare zitting); Overwegende dat er geen opmerkingen worden gemaakt; Gelet op het huishoudelijk reglement, inzonderheid artikel 11; voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en gelet op het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Het verslag van de zitting van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 23 januari 2013 en 6 februari 2013 (gedeelte openbare zitting) wordt goedgekeurd.
2. AGENDA: POLDERS EN WATERINGEN - AANDUIDING AFGEVAARDIGDE - GOEDKEURING Het OCMW Beveren wordt als eigenaar van landbouwgronden in de algemene vergaderingen van de polderbesturen vertegenwoordigd door één mandataris; Deze vertegenwoordiging geldt voor volgende polderbesturen: Polder van het Land van Waas, Polder tussen Schelde en Durme (Zele), Polder Vliet en Zielbeek (Puurs) en Polder van Bornem; Gelet op de beëdiging van de nieuwe raadsleden in de Raad van 7 januari 2013; Gelet op het voorstel van de voorzitter om één mandataris aan te duiden als afgevaardigde; Gelet op de geheime stemming ter zake: raadslid Claire Gillis 10 stemmen 1 onthouding. Overwegende dat raadslid Claire Gillis de meeste stemmen heeft behaald en derhalve wordt aangeduid als afgevaardigde namens het OCMW Beveren in de algemene vergaderingen van de genoemde polderbesturen; voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet. BESLUIT Raadslid Claire Gillis aan te duiden als afgevaardigde namens het OCMW Beveren in de algemene vergaderingen van de Polder van het Land van Waas, de Polder tussen Schelde en Durme (Zele), de Polder Vliet en Zielbeek (Puurs) en de Polder van Bornem. 3. AGENDA: CENTRUM VOOR BASISEDUCATIE - AANDUIDING AFGEVAARDIGDE - GOEDKEURING Gelet op het decreet van 12 juli 1990 betreffende de regeling van basiseducatie voor laaggeschoolde volwassenen; Het Leerpunt Waasland v.z.w. organiseert de basiseducatie in deze regio; Het OCMW Beveren wordt in de raad van bestuur van Leerpunt Waasland v.z.w. vertegenwoordigd door één mandataris; Gelet op de beëdiging van de nieuwe raadsleden in de Raad van 7 januari 2013; Gelet op het voorstel van de voorzitter om één mandataris aan te duiden als afgevaardigde; Gelet op de geheime stemming ter zake: Raadslid Annick Van de Vijver 10 stemmen 1 onthouding
Raadslid Annick Van De Vijver heeft de meeste stemmen behaald en wordt derhalve aangeduid als afgevaardigde voor Leerpunt Waasland v.z.w.; voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet. BESLUIT Raadslid Annick Van de Vijver wordt aangeduid als afgevaardigde namens het OCMW Beveren in de raad van bestuur van Leerpunt Waasland v.z.w. 4. AGENDA: WERKGROEP PREVENTIEF GEZONDHEIDSBELEID - AANSTELLING MANDATARIS EN PERSONEELSLEDEN - GOEDKEURING In het kader van het Lokaal Sociaal Beleidsplan heeft de gemeente een werkgroep preventief gezondheidsbeleid opgericht; Deze werkgroep stelt een meerjarenplanning op en werkt een visie uit rond preventief gezondheidsbeleid ; Het OCMW zetelt in deze werkgroep, naast leden van het Lokaal Gezondheidsoverleg; Gelet op het voorstel om de voorzitter te laten zetelen in de werkgroep; In het kader van het algemeen sociaal beleid is het eveneens aangewezen om het afdelingshoofd maatschappelijke dienstverlening te laten deelnemen samen met een maatschappelijk werker; Gelet op de geheime stemming ter zake: Raadslid Dirk Van Esbroeck Afdelingshoofd maatschappelijke dienstverlening Maatschappelijk werker 10 stemmen, 1 onthouding. 11 stemmen 11 stemmen voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet. BESLUIT De voorzitter, het afdelingshoofd maatschappelijke dienstverlening en een maatschappelijk werker af te vaardigen om deel te nemen aan de werkgroep preventief gezondheidsoverleg.
5. AGENDA: SAMENWERKINGSINITIATIEF THUISZORG - AANSTELLING PERSONEELSLID - GOEDKEURING Gelet op het besluit van de raad van 21 januari 2002 waarbij de samenwerkingsovereenkomst met het Samenwerkingsinitiatief Thuiszorg (SIT) te Beveren werd goedgekeurd. In het kader van het algemeen beleid inzake thuiszorg is het aangewezen om de hoofdmaatschappelijk werker DGAT (dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorg) aan te duiden; Gelet op de geheime stemming: 11 ja stemmen; voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet. Art. 1 De hoofdmaatschappelijk werker DGAT aan te stellen als vertegenwoordiger in de lokale SIT Beveren. 6. AGENDA: LOKAAL GEZONDHEIDSOVERLEG SCHELDE-DENDER - AANSTELLING PERSONEELSLEDEN - GOEDKEURING Het OCMW Beveren is vertegenwoordigd in de vzw Lokaal Gezondheidsoverleg regio Waasland (LOGO); Het OCMW Beveren wordt in de algemene vergadering en de raad van beheer vertegenwoordigd door één personeelslid; In het kader van het algemeen sociaal beleid is het aangewezen om het afdelingshoofd maatschappelijke dienstverlening aan duiden; Gelet op de geheime stemming: 11 ja stemmen; voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet. BESLUIT Art. 1 Art. 2 Het afdelingshoofd maatschappelijke dienstverlening aan te duiden als vertegenwoordiger van het OCMW in de algemene vergadering en de raad van beheer van de vzw LOGO Waasland. Een afschrift van deze beslissing voor kennisgeving over te maken aan de vzw LOGO Waasland, O.L.V straat 26 te 9100 Sint Niklaas.
7. AGENDA: (GL) DAGELIJKS BESTUUR - GOEDKEURING Overeenkomstig artikel 161 van het OCMW-decreet bepaalt de Raad voor Maatschappelijk Welzijn wat onder het begrip dagelijks bestuur moet worden verstaan. Volgende principes liggen aan de basis van de definiëring van het begrip dagelijks bestuur: de raad zet haar beslissingscapaciteit in op de belangrijkste dossiers en niet op de dagdagelijkse continue werking; de raad volgt de dagdagelijkse werking op via gestructureerde rapporteringen; de raad kan op basis van deze gestructureerde rapporteringen verdere vragen stellen en eventueel een bijkomend onderzoek vragen; de noodzakelijke beslissingstermijnen voor de uitgaven van de continue werking dienen efficiënt behaald te worden; de kostprijs voor de administratieve beslissingsprocedures voor de continue werking dienen beperkt te blijven; de limietbedragen worden gekozen in kader van de wet op de overheidsopdrachten (vanaf 22.000 EUR dient verplicht een bestek opgemaakt te worden); de beslissingen tijdens bouwprojecten dienen voldoende snel genomen te worden om geen onnodige kosten en vertragingen met zich mee te brengen. Het begrip dagelijks bestuur wordt als volgt gedefinieerd: voor opdrachten van werken, leveringen en diensten vast te stellen als volgt: opdrachten tot maximaal 22.000 EUR opdrachten tot aanduiding van studiebureaus, EPC-verslaggever, veiligheidscoördinator, advocaten,... in kader van investeringsprojecten plus- en meerwerken bij investeringsprojecten tot 10% van het gunningbedrag; individuele maatschappelijke dienstverlening binnen het wettelijk kader of binnen de algemene principes door de raad vastgesteld; andere uitgaven tot maximaal 22.000 EUR/jaar (b.v. huren van woningen, uitgaven via reglementen, wettelijke uitgaven, individuele opleidingen, artiesten, diverse uitgaven). voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en gelet op het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet. Art. 1 Het begrip dagelijks bestuur vast te stellen als volgt: voor opdrachten van werken, leveringen en diensten vast te stellen als volgt: opdrachten tot maximaal 22.000 EUR opdrachten tot aanduiding van studiebureaus, EPC-verslaggever, veiligheidscoördinator, advocaten,... in kader van investeringsprojecten plus- en meerwerken bij investeringsprojecten tot 10% van het gunningbedrag; individuele maatschappelijke dienstverlening binnen het wettelijk kader of binnen de algemene principes door de Raad vastgesteld; andere uitgaven tot maximaal 22.000 EUR/jaar (b.v. huren van woningen, uitgaven via reglementen, wettelijke uitgaven, individuele opleidingen, artiesten, diverse uitgaven).
8. AGENDA: (GL) VISUM FINANCIEEL BEHEERDER - GOEDKEURING DE RAAD Wetgevend kader: Artikel 92 en 162 van het OCMW-decreet van 19 december 2008 (gepubliceerd in het staatsblad dd. 24 december 2008) houdende het voorafgaande visum van de financieel beheerder; Art. 121 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus; Art. 19 van het Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de andere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels. Doelstelling besluit: Omdat de wetgeving inzake het visum van de financieel beheerder recent is gewijzigd, dient de raad opnieuw de bedragen vast te stellen waarbinnen geen visum dient verleend te worden. Voorgeschiedenis: Sinds 1 juli 2009 dient de financieel beheerder zijn visum wettelijk te verlenen voor uitgaande nettokasstromen en aanstelling van personeel (langer dan 1 jaar). De raad besliste toen, zoals wettelijk voorzien, dat alle uitgaven onder de 67.000 EUR vrijgesteld werden van een visum, dit in kader van de efficiënte werking van de organisatie en de beperkte capaciteit aan personeel voor deze taak op de financiële dienst. Feiten en motivatie: Het visum van de financieel beheerder bevat volgende elementen: nazicht budget, wettelijkheid en regelmatigheid. Het visum houdt geen opportuniteitsnazicht in, maar kan door de financieel beheerder wel aangevuld worden met een financieel advies. De raad kan op eigen verantwoordelijkheid beslissen bij een weigering van visum door de financieel beheerder. Gelet art. 163 van het OCMW decreet dient deze beslissing vervolgens aan de gemeenteraad en de provinciegouverneur bezorgd te worden en is de beslissing pas uitvoerbaar na het verstrijken van de toezichttermijn. De wetgever heeft de grenzen van vrijstelling aangepast naar: 50.000 EUR voor verbintenissen; 25.000 EUR voor verbintenissen langer dan één jaar. Voor opdrachten van werken, leveringen en diensten boven de 22.000 EUR dient een bestek gemaakt te worden. Omwille van de wetswijziging stelt de financieel beheerder voor om de vrijstellingsgrens van 67.000 EUR naar 22.000 EUR te brengen. De financieel beheerder heeft een nota opgesteld omtrent de nadere voorwaarden waaronder de financieel beheerder de controle uitoefent. De financieel beheerder stelt voor dat de opmaak van het visum, bij afwezigheid, kan gedelegeerd worden aan de functie van deskundige boekhouding binnen de financiële dienst.
De financieel beheerder rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens éénmaal per jaar aan de raad over de uitvoering van zijn taak betreffende het visum. Art. 2. Art. 3. De visumverplichting van de financieel beheerder in te stellen: - voor de financiële verbintenissen boven de 22.000 EUR (excl. BTW); - de aanstellingen van personeel langer dan één jaar (excl. art. 60 ers). De nota van de financieel beheerder d.d. 7 januari 2013, omtrent de nadere voorwaarden waaronder de financieel beheerder de controle uitoefent, goed te keuren. Dat het visum van de financieel beheerder kan gedelegeerd worden aan een deskundige boekhouding van de financiële dienst. 9. AGENDA: (GL) DELEGATIE BESTELBEVOEGDHEDEN - GOEDKEURING DE RAAD Wettelijke kader: Art. 161 en art. 52 van het OCMW-decreet. (wettekst zie bijlage) De bedoeling van de beslissing is in uitvoering van het gedefinieerde begrip dagelijks bestuur, zoals omschreven in de raadsbeslissing van 20 februari 2013 (nummer 7 op de dagorde), de bestelbevoegdheden vast te leggen binnen het kader van dit dagelijks bestuur. Aan het vast bureau beslissingen tot 22.000 EUR; beslissingen tot aanstelling van studiebureaus, nutsvoorzieningen, EPC, veiligheidscoördinator, advocaten,... in kader van investeringswerken; beslissingen tot plus- en meerwerken bij investeringsprojecten en dit tot maximaal 10% van het gunningbedrag per opdracht. Motivering: zie beslissing dagelijks bestuur. Aan de secretaris bestellingen tot 5.500 EUR. Motivering: reeds vanaf de wettelijke mogelijkheid vanaf 2007 werd de secretaris als budgethouder aangesteld voor bestellingen tot 3000 EUR; dagelijks dienen er bestellingen goedgekeurd te worden voor de continue werking te garanderen; vele bestellingen worden geplaatst op basis van door de Raad goedgekeurde raamcontracten; het voorbrengen van bestellingen op een beleidsorgaan heeft de nodige administratieve kost, die voor deze bestellingen wordt vermeden; 5.500 EUR is een grens die gekend is binnen de wet op de overheidsopdrachten.
Aan diverse personeelsleden aan het diensthoofd technische dienst: technische goederen tot 750 EUR; Motivering: Voor dringende werken of voor materiaal voor technische herstellingen dient geregeld materiaal afgehaald te worden in de winkels. De gewone procedure van bestelling kan hiervoor niet gevolgd worden. aan bestelkaarthouders (b.v. Colruyt): bestellingen via de kaart tot max. 750 EUR; Motivering: Voor specifieke aankopen af te halen in winkels kan niet gewerkt worden via de gewone procedure van bestelling. aan de diensthoofden en verantwoordelijken voorzieningen: afroepen (zonder bestelbon) op bestaande raamcontracten (b.v. dranken cafetaria's, wasserijdiensten,...); Motivering: Voor bepaalde goedgekeurde raamcontracten kan niet via bestelbon gewerkt worden. aan de financieel beheerder: bestelling juridische ondersteuning in kader visum tot maximaal 5.500 EUR. Motivering: De financieel beheerder moet onafhankelijk de mogelijkheid hebben om juridisch advies in te roepen in kader van zijn visum. Art. 1 Art. 2 Art. 3 Art. 4 Art. 5 De volgende bestelbevoegdheden te delegeren aan het vast bureau: beslissingen tot 22.000 EUR; beslissingen tot aanstelling van studiebureaus, EPC, veiligheidscoördinator, advocaten,... in kader van investeringswerken; beslissingen tot plus- en meerwerken bij investeringsprojecten en dit tot maximaal 10% van het gunningbedrag per opdracht. De volgende bestelbevoegdheden te delegeren aan de secretaris: bestellingen tot 5.500 EUR; het ter beschikking stellen van bestelkaarten (b.v. Colruyt) aan specifieke personeelsleden. De volgende bestelbevoegdheden te delegeren aan het diensthoofd technische dienst: technische goederen tot 750 EUR; De volgende bestelbevoegdheden te delegeren aan de diensthoofden en verantwoordelijken van de voorzieningen: afroepen (zonder bestelbon) op bestaande raamcontracten (b.v. dranken cafetaria's, wasserijdiensten,...). De volgende bestelbevoegdheden te delegeren aan de financieel beheerder: juridische ondersteuning in kader visum tot maximaal 5.500 EUR.
10. AGENDA: (GL) DELEGATIE GOEDKEUREN VAN FACTUREN - GOEDKEURING Wettelijke kader: Art. 162 van het OCMW-decreet van 19 december 2008. (wettekst zie bijlage) Feiten en motivering: De raad kan, onder de hen bepaalde voorwaarden, de goedkeuring van de te betalen bedragen toe vertrouwen aan de secretaris. Het is aangewezen de goedkeuring van de te betalen bedragen (facturen, debetnota's, lonen,...) te delegeren aan de secretaris onder voorwaarde dat de nodige beslissingen werden genomen door de bevoegde organen of personeelsleden. Afwijkingen t.o.v. de beslissingen dienen terug voorgebracht te worden aan de desbetreffende bevoegde organen of personeelsleden. Op deze wijze kunnen de te betalen bedragen binnen de contractuele termijnen betaald worden en kan het administratieve proces efficiënt verlopen. De raadsleden kunnen op hun vraag steeds de nodige overzichten gerapporteerd krijgen en vervolgens eventueel de detail van de facturen opvragen. De secretaris voorziet de nodige afspraken betreffende de uitvoering van de controles in de interne controleprocedures. De vorderingsstaten en ereloonfacturen betreffende investeringsprojecten worden goedgekeurd door het Vast Bureau en hiervoor wordt geen delegatie gegeven aan de secretaris. Art. 1 De goedkeuring van de te betalen bedragen te delegeren aan de secretaris, onder voorwaarde dat de nodige beslissingen werden genomen door de bevoegde organen of personeelsleden en uitgezonderd de vorderingsstaten en ereloonfacturen van de investeringsprojecten. 11. AGENDA: (GVDC) WZC BRIELS PERCEEL C 237K (DEEL) - ONDERHANDSE VERKOOP - PRINCIPIËLE GOEDKEURING De eigenaar van de woning Kerkplein 11, de heer Servaes, wenst een deel (± 34 m 2 ) van het perceel WZC Briels Melsele C 237k onderhands te kopen om de grenzen van zijn perceel recht te kunnen trekken. Alle kosten die deze eventuele verkoop met zich meebrengen zijn ten laste van de koper. voor Maatschappelijk Welzijn, het decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Beslissing uitgesteld naar een volgende raad.
12. AGENDA: (SDW) ADMINISTRATIE - UPGRADE VAN CEBAN NAAR COBRA - GOEDKEURING Er is een noodzaak om een upgrade uit te voeren van het notuleringsprogramma Ceban naar de nieuwere versie Cobra om volgende redenen: deze recentere versie heeft een groter gebruiksgemak en heeft nieuwe mogelijkheden waaronder een Cobra@home versie voor raadsleden en beschikbaarheid voor de ganse OCMW organisatie voor een kleine meerprijs. Omwille van de technische specificiteit (art. 17 2, 1 f WOO) kan deze opdracht tot upgrade slechts aan één firma toevertrouwd worden, met name Cevi nv, bij wie reeds een offerte werd opgevraagd. Immers, voor de continuïteit naar gebruik, beheer en onderhoud toe is het aangewezen de opdracht aan Cevi toe te wijzen. Ook de consulteerbaarheid van de gegevens in het oude programma Ceban is sowieso noodzakelijk en kan enkel door Cevi aangereikt worden. De kosten voor deze opdracht worden geraamd op 7.097,62 EUR (excl. 21% BTW) als éénmalige kost voor installatie, implementatie en vorming, en het opzetten van een koppeling naar het archief van Ceban. Daarnaast komt er een maandelijkse licentiekost van 493,24 EUR (excl. 21% BTW) voor organisatiebreed gebruik. Het onderhoud van het archief Ceban kost jaarlijks 83,06 EUR (excl. BTW). Voor de Cobra@home module voor raadsleden bedraagt de installatie-, implementatie- en opleidingskost 2.011,73 EUR (excl. 21% BTW). De maandelijkse licentiekost voor de cobra@home module bedraagt 80,00 EUR (excl. 21% BTW). In het budget 2013 zijn onder projectnummer 143 kredieten ten bedrage van 12.000 EUR voorzien voor de aankoop van software van winsoc. Gelet op het advies van de financieel beheerder: positief advies. Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de daaropvolgende Koninklijke Besluiten met betrekking tot deze wet; voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet. De upgrade van Ceban naar Cobra goed te keuren voor een éénmalig bedrag van 11.022,31 EUR (incl. 21% BTW), een maandelijkse licentiekost van 693,62 EUR (incl. 21% BTW) en een jaarlijks onderhoud van 100,53 EUR (incl. 21% BTW).
13. AGENDA: (SDW) ADMINISTRATIE - GPS-TIME OP NIEUWE SERVEROMGEVING - INSTALLATIE EN UPGRADE - GOEDKEURING Er is een noodzaak om een upgrade uit te voeren van het tijdsregistratieprogramma van GPS Time naar de recentste versie GPS Suite om volgende redenen: in het kader van de samensmelting van de netwerken van OCMW en gemeente is het noodzakelijk om dezelfde versie van GPS Suite in OCMW en gemeente te gebruiken. Pas als de beide organisaties eenzelfde versie hebben, kan er in een tweede fase overgeschakeld worden naar een eengemaakte database voor tijdsregistratie voor beide organisaties. Omwille van de technische specificiteit (art. 17 2, 1 f WOO) kan deze opdracht tot upgrade slechts aan één firma toevertrouwd worden, met name GPS nv. bij wie reeds een offerte werd opgevraagd. Omdat ons bestaande systeem volledig van de firma GPS is, moet de upgrade van dit systeem ook gebeuren door deze firma. Ook het tijdsregistratieprogramma van de gemeente is van GPS. Omdat het de bedoeling is de systemen van beide besturen op termijn samen te voegen tot één database, is de upgrade naar de recentste versie een noodzaak. Ook voor de continuïteit naar beheer en onderhoud toe is het aangewezen de opdracht aan GPS toe te wijzen. De kosten voor deze opdracht worden geraamd op 3.784,85 EUR (excl. 21% BTW) voor de kickoff meeting, installatie, implementatie, configuratie, conversie van gegevens, en opleiding en verplaatsing. In het budget 2013 zijn onder projectnummer 943 kredieten ten bedrage van 5.000 EUR voorzien voor GPS Time uitbouw programma. Gelet op het advies van de financieel beheerder: positief advies. Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de daaropvolgende Koninklijke Besluiten met betrekking tot deze wet; voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet. De upgrade van GPS Time naar GPS Suite goed te keuren voor een éénmalig bedrag van 3.784,85 EUR (excl. 21% BTW). 14. AGENDA: (SDW) DIVERSE VOORZIENINGEN - OPROEPSYSTEMEN EN TELEFOONCENTRALES - AANPASSING PROGRAMMATIE - GOEDKEURING In het kader van de eenmaking van de netwerken van OCMW en gemeente, moeten er door Nextira One met Televic als onderaannemer aanpassingen gedaan worden aan de telefooncentrales en de oproepsystemen van de verwijderde sites. Enkel met deze wijzigingen
zullen telefonie en oproepsystemen na de overschakeling op het nieuwe gemeentelijke domein correct blijven werken. Er is reeds een offerte opgevraagd bij de leverancier Nextira One nv. De kosten voor deze opdracht worden geraamd op 5.147,04 EUR (excl. 21% BTW) voor de aanpassingen die moeten gebeuren voor het oproepsysteem en de telefonie. In het budget 2013 zijn onder projectnummer 046 resterende kredieten ten bedrage van 7400 EUR voorzien voor de voor de optimalisering van de telefooncentrale. Gelet op het advies van de financieel beheerder: positief advies indien in de gunningbrief uitdrukkelijk niet akkoord gegaan wordt met de betalingsvoorwaarden van de offerte. Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de daaropvolgende Koninklijke Besluiten met betrekking tot deze wet; voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet. De aanpassingen aan het oproepsysteem en de telefonie in het kader van de eenmaking van de netwerken van beide organisaties door Nextira One goed te keuren voor een éénmalig bedrag van 5.147,04 EUR (excl. 21% BTW). 15. AGENDA: (SDW) ADMINISTRATIE - UITBREIDING CITRIX LICENTIES - GOEDKEURING In de zitting van 7 november 2012 verklaarde het vast bureau zich akkoord om binnen het OCMW te gaan werken via citrix op het ogenblik dat de netwerken van OCMW en gemeente één worden. Momenteel wordt er vooral op de verwijderde locaties via citrix gewerkt. Binnen de administratie draaien de meeste programma s lokaal. Om iedereen via citrix te kunnen laten werken is er een uitbreiding nodig van het aantal licenties. De administratie omvat een grote groep gebruikers. Vandaar is het nodig de bestaande licenties (60) met 100 extra licenties uit te breiden. Inventarisatie heeft aangetoond dat het aantal pc s binnen de ganse organisatie zeker rond de 150 toestellen schommelt. Er moet uitgegaan worden van een scenario waarbij iedere pc op hetzelfde moment moet kunnen werken. Vandaar is een uitbreiding met 100 licenties een noodzaak. Omwille van de technische specificiteit (art. 17 2, 1 f WOO) kan deze opdracht slechts aan één firma toevertrouwd worden, met name Cevi nv, bij wie reeds een offerte werd opgevraagd.
Immers, onze bestaande citrix- en RDS-licenties werden reeds bij Cevi aangekocht en het betreft een noodzakelijke uitbreiding van bovenvermelde licenties in het kader van de eenmaking van de serverinfrastructuur en het domein met de gemeente. Omwille van deze redenen is er dus enkel bij Cevi een offerte gevraagd. Ook voor de continuïteit naar beheer en onderhoud toe is het aangewezen de opdracht aan Cevi toe te wijzen. De kosten voor deze opdracht worden geraamd op 18.348,00 EUR (excl. 21% BTW) voor de extra 100 licenties. Hieraan gekoppeld zijn er ook 100 extra Microsoft remote Desktop Service licenties nodig voor een bedrag van 6.227 EUR (excl. 21% BTW). In het budget 2013 zijn onder projectnummer 241 kredieten ten bedrage van 25.000 EUR voorzien voor de uitbouw van het server- en computerpark. Gelet op het advies van de financieel beheerder: positief advies. Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de daaropvolgende Koninklijke Besluiten met betrekking tot deze wet; voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet. De uitbreiding van het aantal citrix en Microsoft Remote Desktop licenties goed te keuren voor een éénmalig bedrag van 29.735,75 EUR (incl. 21% BTW) en een jaarlijks onderhoud van 406,56 EUR (incl. 21% BTW). 16. AGENDA: (KS) GEZAMENLIJKE AANKOOP ONDERHOUDSPRODUCTEN EN - MATERIALEN - GUNNING In de Raad van 24 oktober 2012 werd beslist om een prijsvraag te organiseren voor de aankoop van onderhoudsproducten en -materialen via openbare aanbesteding. De gemeente werd aangeduid om in overleg met het OCMW - in naam en voor rekening van het OCMW Beveren op te treden als opdrachtgever en een gunningvoorstel op basis van het goedkoopste alternatief voor de cluster ter aktename voor te leggen aan het OCMW Beveren. Volgende firma s hebben een offertes ingediend: B-Universeel (Turnhout), Salubris (Beernem), Boma (Antwerpen), Dumortier NV (Merksem), Verpa Benelux (Vorst) en King Belgium (Genval). Uit het verslag van nazicht dd. 1 februari 2013 blijkt dat volgende firma s de laagst regelmatige offerte hebben ingediend voor: - Perceel 1 (schoonmaakproducten algemeen), perceel 3 (specifieke schoonmaakproducten) en perceel 5 (specifieke wasproducten) King Belgium - Perceel 2 (schoonmaakmaterialen algemeen) Dumortier NV - Perceel 4 (specifieke schoonmaakmaterialen) - Boma
In het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Beveren d.d. 4 februari 2013 werd beslist om de opdracht voor het leveren van onderhoudsproducten en -materialen gedurende 2013 voor de gemeente en het OCMW te gunnen aan volgende firma s en voor een vermoedelijke som van: - Perceel 1 King Belgium 11.820,45 EUR (incl. 21% BTW) - Perceel 2 Dumortier 30.162,82 EUR (incl. 21% BTW) - Perceel 3 - King Belgium 12.920,45 EUR (incl. 21% BTW) - Perceel 4 Boma 2.066,81 EUR (incl. 21% BTW) - Perceel 5 - King Belgium 35.465,89 EUR (incl. 21% BTW) Gelet op het financieel advies van de financieel beheerder: positief advies. Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de daaropvolgende Koninklijke Besluiten met betrekking tot deze wet; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn; Kennis te nemen van het besluit van het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Beveren van 4 februari 2013, waarbij de opdracht voor het leveren van onderhoudsproducten en -materialen tot en met 31 december 2013 voor het OCMW Beveren werd gegund aan volgende firma s en voor een vermoedelijke som van: - King Belgium, Rue du Cerf 190/1, 1332 Genval 60.206,79 EUR (incl. 21% BTW) percelen 1, 3 en 5 - Dumortier, Oostkaai 23a, 2170 Merksem 30.162,82 EUR (incl. 21% BTW) perceel 2 - Boma, Noorderlaan 131, 2030 Antwerpen 2.066,81 EUR (incl. 21% BTW) perceel 4 17. AGENDA: (VF) DIVERSE VOORZIENINGEN - OPMAAK NOODPLANNEN - GUNNING Volgens de wet van 31 december 1963 en het Koninklijk Besluit van 8 november 1967 moet de brandweer beschikken over een interventiedossier of fiche van alle bedrijven en gebouwen die voor het publiek toegankelijk zijn. Het OCMW Beveren is verplicht om voor alle voorzieningen evacuatie- en interne noodplannen te voorzien als maatregel in geval van brand of andere noodsituaties. In de raad van 19 december 2012 werd het lastenboek goedgekeurd voor de aanstelling van een gespecialiseerde firma voor de opmaak van evacuatie- en noodplannen voor alle voorzieningen. De aanbesteding werd georganiseerd via onderhandelingsprocedure.
Uit het verslag van nazicht van de offertes blijkt dat: - 2 firma s een offerte hebben ingediend, nl. Design & Risk Management (Lommel) en Safe- Train (Wachtebeke) - de firma Safe-Train geen referenties noch een voorbeelddossier kan voorleggen, waaruit de technische bekwaamheid en ervaring blijkt (selectiecriterium): de inschrijving kan niet verder in overweging genomen worden - de offerte van de firma Design & Risk Management volledig conform de bepalingen van het lastenboek is voor een totaalbedrag na BAFO van 25.749,41 EUR (incl. BTW 21%) In het exploitatiebudget 2013 externe consultancy (611400 AC 100) zijn de nodige budgetten voorzien voor deze opdracht. Gelet op het advies van de financieel beheerder: positief advies. Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de daaropvolgende Koninklijke Besluiten met betrekking tot deze wet; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn; De opdracht voor de opmaak van evacuatie- en noodplannen voor alle voorzieningen te gunnen aan de firma Design & Risk Management, Heibergstraat 4, 3920 Lommel voor een totaalbedrag van 21.280,50 EUR (excl. BTW) of 25.749,41 EUR (incl. BTW 21%). 18. AGENDA: (VF) DIVERSE VOORZIENINGEN - LASTENBOEK AANSTELLING CONSULTANT BRANDVEILIGHEID - GOEDKEURING Sinds 1 juli 2012 zijn er nieuwe brandveiligheidsnormen van kracht in de woonzorgcentra (Besluit van de Vlaamse Regering van 9 december 2011 tot vaststelling van de specifieke brandveiligheidsnormen waaraan ouderenvoorzieningen en centra voor herstelverblijf moeten voldoen en tot bepaling van de procedure voor de uitreiking van het attest van naleving van die normen, B.S. 9 maart 2012). Om aan deze nieuwe normen te voldoen, dienen in een aantal voorzieningen van het OCMW Beveren verschillende werken uitgevoerd. Wegens het technische karakter van sommige werken besliste het vast bureau in zitting van 28 november 2012 om een aantal van deze werken aan te besteden onder leiding van een ontwerper (consultant). Een lastenboek werd opgemaakt voor het aanstellen van een consultant.
De kosten voor deze opdracht worden geraamd op 20.000 EUR. In het budget 2013 zijn onder projectnummer 390 kredieten ten bedrage van 73.000 EUR voorzien voor het uitvoeren van de aanpassingswerken, inclusief ereloon van de consultant. Er wordt voorgesteld om de prijsvraag te organiseren via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, overeenkomstig artikel 17 2, 1 a van de wet van 24 december 1993. Gelet op het advies van de financieel beheerder: positief advies. Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de daaropvolgende Koninklijke Besluiten met betrekking tot deze wet; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn; Het lastenboek voor de aanstelling van een consultant voor het uitvoeren van een aantal aanpassingswerken brandveiligheid in diverse voorzieningen goed te keuren voor een geraamd bedrag van 20.000 EUR. Art. 2. De aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en het resultaat ervan voor te leggen aan een latere raad. 19. AGENDA: (KS) DIVERSE VOORZIENINGEN - LASTENBOEK REINIGEN VAN RAMEN - GOEDKEURING Het contract voor het reinigen van de ramen van diverse voorzieningen van het OCMW Beveren met de firma Ariel Facilitaire Diensten loopt tot 30 april 2013 waarna het stilzwijgend verlengd wordt met telkens een jaar, behalve wanneer de opdracht door het opdrachtgevend bestuur wordt opgezegd ten minste 2 maanden voor de lopende periode. Ariel Facilitaire Diensten wenst de kostprijs voor het reinigen van de ramen van WZC De Notelaar met 1.094,35 EUR (excl. 21% BTW) per beurt te verhogen wat de kostprijs bijna verdubbelt per beurt en voldoet hiermee niet aan de voorwaarden gesteld bij de gunning. Voorgesteld wordt het contract te verbreken per 30 april 2013 en het dossier opnieuw aan te besteden. Een lastenboek werd opgemaakt voor het reinigen van de ramen van de diverse voorzieningen van het OCMW Beveren. Er wordt voorgesteld om de prijsvraag te organiseren via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, overeenkomstig artikel 17 2, 1 a van de wet van 24 december 1993. De kosten voor deze opdracht worden geraamd op 15.000 EUR (incl. BTW) per jaar.
In het exploitatiebudget 2013 zijn voldoende kredieten voorzien voor het reinigen van de ramen. Gelet op het advies van de financieel beheerder: positief advies. Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de daaropvolgende Koninklijke Besluiten met betrekking tot deze wet; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn; Het contract met Ariel Facilitaire Diensten op te zeggen per 30 april 2013 Art. 2. De secretaris de opdracht te geven om een schadeprocedure te onderzoeken Art. 3. Het lastenboek voor het reinigen van de ramen van diverse voorzieningen van het OCMW Beveren goed te keuren voor een geraamd jaarlijks bedrag van 15.000 EUR (incl. 21% BTW). Art. 4. De aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en het resultaat ervan voor te leggen aan een latere raad. 20. AGENDA: (VF) BEJAARDENFLATS DE BEUKEN - LASTENBOEK PLAATSING ACCUMULATOREN - GOEDKEURING De bestaande accumulatiekachels in de appartementen en een aantal gemeenschapsruimtes van De Beuken zijn door slijtage niet meer performant en aan vervanging toe. In het budget 2013 zijn onder projectnummer 311 kredieten ten bedrage van 50.000 EUR voorzien voor de vervanging van accumulatoren. Deze budgetten zijn slechts voldoende om de helft van de accumulatoren te vervangen. De Regie der Werken adviseert de vervanging van alle accumulatoren. De vervangingen zijn op korte termijn noodzakelijk en gunning aan één firma zorgt voor uniformiteit en een lagere prijs. Er wordt voorgesteld om extra kredieten ten bedrage van 50.000 EUR te voorzien via budgetwijziging 2013. Een ontwerp van lastenboek werd opgemaakt voor de plaatsing van accumulatoren in de appartementen en gemeenschapsruimtes van De Beuken, en dit in 2 fases: - fase 1 (uitvoering juni-september 2013: 33 flats en 1 gemeenschapsruimte - fase 2 (uitvoering juni-september 2014): 33 flats en 16 stuks in gemeenschapsruimtes Er wordt voorgesteld om de prijsvraag te organiseren via algemene offerteaanvraag. Gelet op het advies van de financieel beheerder: positief advies.
Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de daaropvolgende Koninklijke Besluiten met betrekking tot deze wet; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn; Art. 2. Art. 3. Art. 4. Principieel akkoord te gaan met de vervanging van alle accumulatoren in de appartementen en gemeenschapsruimtes van bejaardenflats De Beuken. Bijkomende kredieten ten bedrage van 50.000 EUR te voorzien via budgetwijziging 2013. Het lastenboek voor de vervanging van accumulatoren in de appartementen en gemeenschapsruimtes van De Beuken goed te keuren voor een geraamd totaalbedrag van 100.000 EUR. De aanbesteding te organiseren via algemene offerteaanvraag en het resultaat ervan voor te leggen aan een latere raad. 21. AGENDA: (CV) DE BRON - LASTENBOEK EN RAMING INFRASTRUCTUURWERKEN - RAMING - GOEDKEURING In zitting van 16 maart 2011 werd Architecten- en ingenieursbureau Abetec nv aangesteld als architect voor het ontwerp en de coördinatie van de bouwwerken aan dagcentrum NAH en home De Bron. In zitting van 5 juli 2012 besliste de raad vervolgens om de oorspronkelijke opdracht aan Abetec NV uit te breiden met o.a. het lot omgevingsaanleg voor een geraamd bedrag van ca. 200.000 EUR (exl. 21% BTW). Aan Abetec nv werd de opdracht gegeven om het lastenboek voor het lot infrastructuurwerken op te maken en een raming uit te werken; Het is aangewezen de prijsvraag te organiseren via de procedure van openbare aanbesteding. Het lastenboek wordt aan de raad voorgelegd. De financieel beheerder kan geen financieel advies geven zonder het volledige overzicht van de architect. De financieel beheerder adviseert om nog geen beslissing te nemen. Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de daaropvolgende Koninklijke Besluiten met betrekking tot deze wet; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Beslissing uitgesteld naar een latere raad.
22. AGENDA: (IC) FINANCIËLE STEUN INZAKE ENERGIEFONDS - BESTEDING SUBSIDIES - GOEDKEURING De wet van 4 september 2002 belast de OCMW s om in te staan voor de begeleiding en de financiële maatschappelijke steunverlening aan de meest hulpbehoevenden inzake energieleveringen. Het OCMW ontvangt hiervoor een jaarlijkse toelage voor de betaling van de personeelskosten en de financiële steunverlening. In 2012 werd een subsidiebedrag toegekend van 36.740,34 EUR. Dit werd volledig aangewend voor financiële steunverlening voor mensen met een achterstallige energierekening. Voor 2013 zijn de subsidiebedragen nog niet gekend, maar de verwachting is dat het bedrag ongeveer hetzelfde zal zijn als in 2012. Omwille van de continuïteit van de hulpverlening is het belangrijk om de voorwaarden voor de besteding van deze subsidies te bepalen. Het BCSD van 29 januari 2013 heeft positief advies gegeven over het voorliggend voorstel van besteding van subsidies. Gelet op het financieel advies van de financieel beheerder: positief advies tot het bedrag van de te verwachten subsidie. voor Maatschappelijk Welzijn, het decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW- decreet; Art. 2. Het voorliggend voorstel voor de besteding van de subsidies van het energiefonds goed te keuren. De toelage voor 2013 voor de financiële steunverlening aan de meest hulpbehoevenden inzake energieleveringen te bestemmen voor tussenkomst in achterstallige energiefacturen, rekeningen binnen schuldbegeleiding en voor energiebesparende maatregelen. 23. AGENDA: (IC) TEWERKSTELLINGSPROJECT - SAMENWERKINGSOVEREENKOMST GROEP INTRO - GOEDKEURING De raad besliste in zitting van 16 maart 2011 en 21 maart 2012 om een samenwerkingsovereenkomst - volgens Art.61 van de OCMW wet - aan te gaan met Groep Intro om een tewerkstellingsproject op te starten. Aan de doelgroepwerknemers wordt een reële werkvloer aangeboden waar arbeidsattitudes, technische competenties en algemene vaardigheden kunnen aangeleerd worden. Het OCMW zal hiervoor renovatiewerken en groenonderhoud als mogelijke werkvloeren ter beschikking stellen.