ZITTING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 17 DECEMBER 2014

Transcriptie

1 OCMW BEVEREN ZITTING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 17 DECEMBER 2014 AGENDA Goedkeuring - Aktename - Bekrachtiging 1. Verslag vorige zitting (gedeelte openbare zitting) - goedkeuring Financiën 2. (KH) Home en Dagcentrum De Bron - schenking en aanvaarding 3. (KSM) Interne controle - voorstelling AS-IS kennisname Werken, Leveringen en Diensten 4. (KS) Diverse voorzieningen - leningen ter financiering van het bestuur - gunning 5. (VF) Diverse voorzieningen - aankoop dienstwagens - gunning 6. (KS) Diverse voorzieningen - raamcontract voor de aankoop van tilliften en toebehoren - gunning 7. (VF) Diverse voorzieningen - raamcontract voor de aankoop van verzorgingskarren - gunning 8. (KS) Administratie en voorzieningen - huur/onderhoud kopieermachines - delegatiebesluit Instellingen en algemeen beheer 9. (IC) Project "Roma 't werkt" - aanstelling dossierbeheerder - goedkeuring Goedkeuring - Aktename - Bekrachtiging 10. Verslag vorige zitting (gedeelte besloten zitting) - goedkeuring 11. Beslissingen woonzorgcomité - aktename 12. Beslissingen vast bureau - aktename 13. Beslissingen bijzonder comité voor de sociale dienst - aktename DE VOORZITTER OPENT DE VERGADERING OM UUR ZITTING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 17 DECEMBER 2014 AANWEZIG: Dirk Van Esbroeck, voorzitter Erna Tindemans, Tony Vyt, Louis Engels, Claire Gillis, Mirèse Deckers, Annick Thibaut, Peter De Clercq, Leen Van Laere, Annick Van de Vyver, Stijn Van Remortel, raadsleden Filip Thyssen, secretaris VERONTSCHULDIGD: Annick Thibaut, raadslid verontschuldigd voor 1, 2 Peter De Clercq, raadslid verontschuldigd voor 1, 2 1. VERSLAG VORIGE ZITTING (GEDEELTE OPENBARE ZITTING) - GOEDKEURING Gelet op de vraag van de voorzitter of er opmerkingen worden geformuleerd over het verslag van de vorige zitting (gedeelte openbare zitting); Overwegende dat er geen opmerkingen werden gemaakt; Gelet op het huishoudelijk reglement, inzonderheid artikel 11; voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en gelet op het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet.

2 Art. 1 Het verslag van de zitting van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 26 november (gedeelte openbare zitting) wordt goedgekeurd. 2. (KH) HOME EN DAGCENTRUM DE BRON - SCHENKING EN AANVAARDING Er zijn twee voorstellen tot schenking gedaan ten gunste van het home en dagcentrum De Bron: VZW Hemelrijk uit Sint-Niklaas wenst een schenking van een geldbedrag van EUR te doen aan home en dagcentrum De Bron te Beveren. Eén van de leden van de VZW is een familielid van een bewoonster van De Bron, die deelneemt aan de leefgroep De kreek. Er wordt door de VZW gevraagd het geschonken bedrag aan te wenden om materialen aan te schaffen die kunnen gebruikt worden in de leefgroep De kreek. De burgemeester wenst naar aanleiding van het bal van de burgemeester eveneens een schenking te doen van EUR aan De Bron. Gelet op het financieel advies van de financieel beheerder: positief advies. Ingevolge artikel 196 van het OCMW Decreet dient een dergelijke gift aanvaard door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn. Gelet op het advies van de financieel beheerder: Positief advies Art. 1 de schenkingen te aanvaarden. 3. (KSM) INTERNE CONTROLE - VOORSTELLING AS-IS KENNISNAME Volgens het OCMW-decreet artikel 98 zijn OCMW s belast met de interne controle van hun activiteiten. In dit artikel wordt interne controle omschreven als volgt: Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1) het bereiken van de doelstellingen; 2) het naleven van wetgevingen en procedures; 3) de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; 4) het efficiënt en economisch gebruik van middelen; 5) de bescherming van activa 6) het voorkomen van fraude. Artikel 99 van het OCMW-decreet bepaalt dat het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de secretaris, na overleg met het managementteam. Het algemeen kader interne controlesysteem van het OCMW Beveren werd goedgekeurd in de raad van 21 mei 2014.

3 Door de administratie werd de AS-IS situatie 2013 interne controle OCMW Beveren opgemaakt. voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Art. 1. Kennis te nemen van de AS-IS situatie 2013 interne controle OCMW Beveren. 4. (KS) DIVERSE VOORZIENINGEN - LENINGEN TER FINANCIERING VAN HET BESTUUR - GUNNING In de raad van 15 oktober 2014 werd het lastenboek voor het aangaan van leningen ter financiering van het bestuur goedgekeurd en geopteerd voor open aanbesteding als aanbestedingswijze. Twee firma s hebben een offerte ingediend, nl. Argenta Spaarbank nv (Antwerpen) en Belfius Bank (Brussel). Uit de verslagen van nazicht dd. 2 december opgemaakt per perceel - blijkt dat voor perceel 1 (WZC Briels looptijd 18 jaar) en perceel 2 (De Bron looptijd 18 jaar) de firma Argenta Spaarbank nv de laagste regelmatige offerte heeft ingediend tegen een marge van 78,5 basispunten bovenop de van toepassing zijnde rentevoet. Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het visum van de financieel beheerder: Positief visum Art. 1. Uitdrukkelijk kennis te nemen van de verslagen van nazicht dd. 2 december 2014 voor het aangaan van leningen ter financiering van het bestuur. Art. 2. Perceel 1 (WZC Briels looptijd 18 jaar) en perceel 2 (De Bron looptijd 18 jaar) te gunnen aan de firma Argenta Spaarbank nv, Belgiëlei 49-53, 2018 Antwerpen (BTW nr ) tegen een marge van 78,5 basispunten bovenop de van toepassing zijnde rentevoet.

4 5. (VF) DIVERSE VOORZIENINGEN - AANKOOP DIENSTWAGENS - GUNNING In de raad van 17 september 2014 werd het lastenboek voor de aankoop van dienstwagens voor volgende voorzieningen goedgekeurd voor een geraamd totaalbedrag van EUR (incl. BTW 21%) en werd beslist om de aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure: 1 grote bestelwagen voor de dienst Technisch Patrimoniumbeheer ter vervanging van de bestelwagen Opel Movano bouwjaar 1999 (perceel1) 1 kleine personenwagen voor de dienst administratie (perceel 2) 1 grote personenwagen voor het Sociaal Huis ter vervanging van de personenwagen Opel Astra bouwjaar in optie 1 kleine personenwagen ter vervanging van de personenwagen Opel Corsa bouwjaar 2010 (perceel 3) Drie firma s hebben een offerte ingediend, nl. garage Waasland Automotive (Beveren) en garage Thiré (Melsele) voor alle percelen en garage Houttequiet (Beveren) voor percelen 2 en 3. Uit het nazicht van de offertes blijkt het volgende: verslag van nazicht d.d. 19 november 2014 (perceel 1): garage Thiré heeft de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte ingediend voor een bestelwagen Fiat Ducato. Deze inschrijver biedt de laagste offerte aan voor een totaalbedrag (incl. overname oud voertuig) van ,00 EUR (incl. BTW 21%) en voldoet het best aan de gestelde vereisten qua kwaliteit en uitrusting. verslag van nazicht d.d. 17 november 2014 (perceel 2): garage Waasland Automotive heeft de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte ingediend voor een personenwagen Ford Tourneo Courier (variant voorstel) voor een totaalbedrag van ,51 EUR (incl. BTW 21%). De inschrijver biedt de op één na laagste offerte aan en scoort het best op het gunningscriterium kwaliteit en uitrusting, omdat de wagen het best aansluit bij de gestelde vereisten, nl. lage instap, grote kofferruimte en lage laaddrempel. verslag van nazicht d.d. 18 november 2014 (perceel 3): garage Houttequiet heeft de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte ingediend voor een grote personenwagen Opel Astra Essentia (type break). Deze inschrijver heeft tevens de laagste regelmatige offerte ingediend. De offertes van garage Thiré werden niet weerhouden wegens het niet voldoen aan de minimumvereisten van het lastenboek (geen type break aangeboden). Er wordt voorgesteld om de optie voor de aankoop van een tweede wagen, nl. een kleine personenwagen ter vervanging van de personenwagen Opel Corsa bouwjaar 2010 niet toe te wijzen en de tweedehandswagen te behouden, enerzijds wegens de kwaliteit en de goede staat van deze wagen en anderzijds als kostenbesparende maatregel. Voorstel voor gunning van één personenwagen type break bij garage Garage Houttequiet voor een totaalbedrag van ,80 EUR (incl. BTW 21%). De raad neemt kennis van de beoordeling van de ingezonden offertes aan de hand van hogergenoemde verslagen van nazicht en volgt het voorstel. In het budget 2014 zijn volgende kredieten voorzien: bestelwagen voor de dienst Technisch Patrimoniumbeheer: ACT 143 ( EUR) personenwagen voor de administratie: ACT 143 ( EUR) 2 personenwagens voor het Sociaal Huis: ACT 34 ( EUR, waarvan EUR reeds gebruikt werd voor de aankoop van de tweedehandswagen Opel Corsa bouwjaar 2010)

5 Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het visum van de financieel beheerder: Positief visum Art. 1. Kennis te nemen van de verslagen van nazicht van de percelen 1, 2 en 3 d.d. 19 november 2014, 17 november 2014 en 18 november Art. 2. De opdracht voor de aankoop van een dienstwagen voor de dienst Technisch Patrimoniumbeheer (perceel 1) te gunnen aan de firma met de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte, zijnde garage Garage Thiré (ondernemingsnummer BE ), Schaarbeekstraat 56, 9120 Melsele voor een totaalbedrag van ,00 EUR (incl. BTW 21%). Art. 3. De opdracht voor de aankoop van een dienstwagen voor de administratie (perceel 2) te gunnen aan de firma met de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte, zijnde garage Waasland Automotive (ondernemingsnummer BE ), Pareinpark 4, 9120 Beveren voor een totaalbedrag van ,51 EUR (incl. BTW 21%). Art. 4. De opdracht voor de aankoop van één dienstwagen voor het Sociaal Huis (perceel 3) te gunnen aan de firma met de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte, zijnde garage Garage Houttequiet NV (ondernemingsnummer BE ), Oude Zandstraat 25, 9120 Beveren voor een totaalbedrag van ,80 EUR (incl. BTW 21%). Art. 5. Bij perceel 3 de verplichte opties 3 (aankoop kleine gezinswagen) en 4 (overname wagen Opel Corsa) niet aan de inschrijver toe te wijzen. Dit wegens de kwaliteit en de goede staat van de wagen Opel Corsa en anderzijds als kostenbesparende maatregel. 6. (KS) DIVERSE VOORZIENINGEN - RAAMCONTRACT VOOR DE AANKOOP VAN TILLIFTEN EN TOEBEHOREN - GUNNING In de raad van 17 september 2014 werd het lastenboek voor het raamcontract voor de aankoop van tilliften en toebehoren goedgekeurd voor een geraamd bedrag van EUR (incl. 21% BTW) en geopteerd voor onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking als aanbestedingswijze. Drie firma s hebben een offerte ingediend, nl. Arjo Huntleigh (Erpe-Mere) (percelen 1 en 2), Lopital (Aartselaar) (perceel 1) en Metra bvba (Gentbrugge) (percelen 1 en 2).

6 Uit de verslagen van nazicht dd. 26 november 2014 en 1 december opgemaakt per perceel - blijkt dat: de firma Lopital de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte heeft ingediend voor perceel 1 (actieve tilliften en toebehoren). Deze inschrijver biedt de laagste offerte aan voor een geraamd totaalbedrag tot eind 2017 van ,87 EUR (incl. 21% BTW) en voldoet aan de gestelde vereisten qua kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid de firma Arjo Huntleigh de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte heeft ingediend voor perceel 2 (passieve tilliften en toebehoren). Deze inschrijver biedt de laagste offerte aan voor een geraamd totaalbedrag tot eind 2017 van ,33 EUR (incl. 21% BTW) en voldoet het best aan de gestelde vereisten qua kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid. De raad neemt kennis van de beoordeling van de ingezonden offertes aan de hand van hogergenoemde verslagen van nazicht en volgt het voorstel. Voor de aankoop van tilliften zijn volgende kredieten voorzien in de MJP : EUR op actiecode 127 (actieve tilliften) - budgetitems , , en EUR op actiecode 128 (passieve tilliften) - budgetitems , en EUR op actiecode 201 (comfortzorg) - budgetitems en EUR op actiecode 190 (comfortzorg) - budgetitem Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het visum van de financieel beheerder: Positief visum Art. 1. Uitdrukkelijk kennis te nemen van de verslagen van nazicht dd. 26 november 2014 en 1 december 2014 voor het raamcontract voor de aankoop van tilliften en toebehoren. Art. 2. Het raamcontract voor de aankoop van actieve tilliften en toebehoren (perceel 1) te gunnen aan de firma Lopital, BE , Antwerpsesteenweg 124 te 2630 Aartselaar voor een geraamd totaalbedrag tot eind 2017 van ,87 EUR (incl. 21% BTW) en tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver. Art. 3. Het raamcontract voor de aankoop van passieve tilliften en toebehoren (perceel 2) te gunnen aan de firma Arjo Huntleigh, BE , Evenbroekveld 16 te 9420 Erpe-Mere voor een geraamd totaalbedrag tot eind 2017 van ,33 EUR (incl. 21% BTW) en tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver.

7 7. (VF) DIVERSE VOORZIENINGEN - RAAMCONTRACT VOOR DE AANKOOP VAN VERZORGINGSKARREN - GUNNING In de raad van 27 augustus 2014 werd het lastenboek voor een raamovereenkomst voor de aankoop van verzorgingskarren en toebehoren goedgekeurd voor een geraamd totaalbedrag van ,00 EUR (incl. BTW 21%) en werd beslist om een aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Bij de opening van offertes hebben 3 firma s een offerte ingediend, nl. Sterimed (Riemst), Belintra (Semmerzake) en Mercura (Brussel). Uit het nazicht van de offertes d.d. 14 november 2014 en de testfase in WZC Briels blijkt dat de firma Mercura (basisvoorstel met lades) de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte heeft ingediend voor een totaalbedrag van ,00 EUR (incl. BTW 21%): de inschrijver heeft de op één na laagste offerte ingediend het voorstel wordt qua kwaliteit als beste beoordeeld de inschrijver biedt de langste garantiermijn aan De raad neemt kennis van de beoordeling van de ingezonden offertes aan de hand van hogergenoemd verslag van nazicht en volgt het voorstel. Voor de aankoop zijn in de budgetten 2014 en 2015 volgende kredieten voorzien: WZC Briels: actiecode ACT 174 budgetitem : EUR WZC Sint-Elisabeth: actiecode ACT 178 budgetitem : EUR WZC De Linde: actiecode ACT 180 budgetitem : EUR Dagverzorgingscentrum De Sloester: actiecode 171 budgetitem : EUR Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het visum van de financieel beheerder: Positief visum Art. 1. Kennis te nemen van het verslag van nazicht d.d. 14 november Art. 2. De raamovereenkomst met looptijd tot 31 december 2016 voor de aankoop van verzorgingskarren en toebehoren voor diverse voorzieningen te gunnen aan de firma Mercura (basisvoorstel met lades), Eilandenhoutstraat 15, 1082 Brussel (ondernemingsnummer BE ) voor een geraamd totaalbedrag van ,00 EUR (incl. BTW 21%). Art. 3. Aankoop van zes afsluitbare verzorgingskarren inclusief laptoparm en opties goed te keuren voor WZC Briels. Art. 4. De concrete gunning voor de verzorgingskarren inclusief opties voor de andere voorzieningen voor te leggen aan een volgend vast bureau.

8 8. (KS) ADMINISTRATIE EN VOORZIENINGEN - HUUR/ONDERHOUD KOPIEERMACHINES - DELEGATIEBESLUIT De overeenkomst voor de huur en onderhoud van kopieermachines bij de firma Konica Minolta eindigt op 31 maart Daardoor moet het OCMW Beveren opnieuw de markt verkennen. De provincie Oost-Vlaanderen biedt echter de mogelijkheid aan lokale besturen om in te stappen in hun raamcontract met de firma Canon. Dit voorstel werd (technisch) goedgekeurd door de dienst informatica van de gemeente Beveren. Voorgesteld wordt om gemeente Beveren aan te duiden om voor deze opdracht in overleg met het OCMW in naam en voor rekening van het OCMW Beveren op te treden als opdrachtgever. In de exploitatiebudgetten zijn voldoende kredieten voorzien voor de huur en onderhoud van kopieermachines. De kosten worden geraamd op EUR (excl. 21% BTW) voor de huur en onderhoud van machines en EUR (excl. 21% BTW) voor de afdrukken op jaarbasis. Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het advies van de financieel beheerder: Positief advies onder voorbehoud Art. 1. Art. 2. Art. 3. Art. 4. In te stappen in het raamcontract van de provincie Oost-Vlaanderen met de firma Canon voor de huur en onderhoud van kopieermachines voor een jaarlijks geraamd bedrag van EUR (excl. 21% BTW) voor de huur en onderhoud van machines en EUR (excl. 21% BTW) voor de afdrukken. De gemeente Beveren aan te duiden om voor deze opdracht in overleg met het OCMW in naam en voor rekening van het OCMW Beveren op te treden als opdrachtgever. De machtiging aan een volgend vast bureau te geven om het aantal copiers goed te keuren. Het resultaat van de gunning ter aktename voor te leggen aan een latere raad. 9. (IC) PROJECT "ROMA 'T WERKT" - AANSTELLING DOSSIERBEHEERDER - GOEDKEURING Samen met de OCMW s van Temse, Sint-Niklaas en Beveren werd in april 2012 het project Roma t werkt opgestart. Binnen dit project wordt met Roma-gezinnen gewerkt aan maatschappelijke activering en toeleiding naar de reguliere tewerkstelling. Het wordt gesubsidieerd door de cel ESF van de POD maatschappelijke integratie. Inge De Kimpe, maatschappelijk werker werkzaam in het Sociaal Huis werd voor 1/5 van haar voltijdse arbeidstijd vrijgesteld om aan het project te werken.

9 Op 2 juli 2014 werd een audit uitgevoerd door de Federale Auditcel over het werkjaar Zij stelden vast dat er geen formele beslissing was van de ter beschikkingstelling van Inge De Kimpe aan dit project. Deze is vereist om de subsidies te bekomen. voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Art. 1. Om Inge De Kimpe, maatschappelijk werker van het Sociaal Huis te Beveren vanaf april 2012 voor 1/5 van haar voltijdse arbeidstijd vrij te stellen om te werken aan het project Roma t werkt. DE VOORZITTER SLUIT DE VERGADERING OM UUR. NAMENS DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN De secretaris De voorzitter, Filip Thyssen Dirk Van Esbroeck