ubr his EASI2010 Afdrukdiensten his/ict
Over HIS/ICT HIS/ICT, onderdeel van UBR HIS beheert momenteel verschillende Rijksbrede ICT-contracten met een gezamenlijke contractwaarde van ongeveer 2 miljard euro. De contracten zoals EASI2010, OT2010 en IASA2011, hebben onder meer betrekking op telecomdiensten, ICT-hardware en bijbehorende dienstverlening en ICT-adviesdiensten. HIS/ICT vormt als strategisch contractbeheerder de intermediair tussen door het Rijk gecontracteerde leveranciers en de overheidsorganisaties die van hun diensten gebruik maken. HIS/ICT: ondersteunt de (eind)gebruikers van de contracten (deelnemersondersteuning) monitort de prestaties van de gecontracteerde leveranciers (leveranciersmanagement) bewaakt contractuele kaders (contractmanagement) is een strategisch adviseur voor zijn opdrachtgevers fungeert als escalatiepunt. OVER EASI2010 Met EASI2010 is een tweede reeks gezamenlijke aanbestedingen afgerond van ICT-middelen. Meer nog dan in de vorige EASI-aanbesteding (EASI2007) is verdergaande ICT-standaardisering beoogd. Naast financiële voordelen zijn een grote mate van afstemming en doelmatigheid nagestreefd. EASI2010 valt uiteen in zeven clusters: 1. Accessoires Categorieën van overige ICT-apparatuur en middelen; 2. Afdrukdiensten Multifunctionele printers en netwerkprinters voor lage en middelgrote volumes; EASI2010 Afdrukdiensten 1
3. Managed Services Rekencentrumdiensten bestaande uit opslagcapaciteit, verwerkingscapaciteit, netwerkcapaciteit en aanvullenden infrastructuurdiensten. Deze overeenkomst wordt beheerd door Logius; 4. Plotters Grootformaatprinters; 5. Rekencentrum Hardware Verwerkingscapaciteit, opslagcapaciteit, netwerken, system integrator diensten, overige gerelateerde producten en diensten; 6. Webhosting Verzorgen van hosting faciliteiten voor publieke websites van de rijksoverheid; 7. Werkplekken Desktops, laptops, monitoren, zero clients, thin clients en gerelateerde dienstverlening. Clusterkeuze Bij een behoefte aan ICT-middelen staan bovenstaande reeks clusters uit EASI2010 ter beschikking. Uiteraard is het van belang eerst te controleren aan welke clusters uw organisatie deelnemer is. Op basis van uw behoefte selecteert u het juiste cluster. Hiervoor staan niet alleen het contract, maar ook onze informatieboekjes ter beschikking. Toch kan het voorkomen dat het door u benodigde ICT-middel niet precies in een van de clusters valt. In dat geval kunt u dit voorleggen aan HIS/ICT. 2 EASI2010 Afdrukdiensten
Algemene informatie De overeenkomst met Xerox is getekend op 25 april 2012 en heeft een totale looptijd van 9 jaar. De overeenkomst (bestelperiode + beheerperiode) loopt tot 25 april 2021. De eerste twee jaar betreft de bestelperiode waarin de initiële bestellingen plaats vinden. De bestelperiode is inmiddels tweemaal met 12 maanden verlengd en loopt tot 25 april 2016. De beheerperiode van maximaal 5 jaar gaat voor een deelnemer/locatie in nadat het eerste gehuurde basisproduct organisatieklaar opgeleverd is. Gedurende deze beheerperiode is het mogelijk het aantal producten voor die deelnemer/locatie met maximaal 10% uit te breiden (incidentele bestellingen). Alle gehuurde producten per deelnemer/locatie worden aan het eind van de beheerperiode ingenomen. Tabel 1 Looptijd (per jaar) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Verlenging 1 Verlenging 2 * Oranje is bestelperiode, donkergeel is beheerperiode EASI2010 Afdrukdiensten 3
Producten en diensten Binnen de overeenkomst kan een keuze gemaakt worden uit zes multifunctionele printers (MFP1 t/m MFP6) en drie netwerkprinters (NWP1 t/m NWP3). MFP s worden gehuurd. Voor NWP s bestaat, binnen de bestelperiode, de mogelijkheid van zowel huur als koop. Beheertooling is standaard inbegrepen bij huur. Hiermee kunnen op afstand minimaal de volgende zaken beheerd worden: uitlezen papierformaat en papiervoorraad per papierlade; uitlezen tonerstatus en voorraad per toner; uitlezen papierstoring; rapporteren tellerstanden; storing registratie. De beheertooling kan extern, indien de deelnemer dit toestaat, via een beveiligde verbinding incidenten doorgeven aan Xerox. De kosten voor leveringen en het organisatieklaar opleveren (uitpakken, intern transport, plaatsen, aansluiten, instellen, beheertooling activeren, testen, afvoeren van verpakkingsmateriaal en CMDB actualiseren) zijn inbegrepen bij gehuurde producten. Voor gekochte producten geldt dat dit als speciale dienst (conform DVV procedure) kan worden afgenomen. Serviceverlening Huur Voor gehuurde producten geldt standaard een beschikbaarheidspercentage van 98% binnen de (overeengekomen) kantooruren. Dit percentage wordt vastgesteld over 650 uur (d.i. een periode van drie maanden uitgaande van de standaard kantooruren). De standaard kantooruren zijn 08:00u-18:00u op werkdagen. Afwijkende kantooruren zijn mogelijk als speciale dienst. De impact van de afwijking op het beschikbaarheidspercentage wordt met Xerox overeengekomen. Dit betekent dat een gehuurd product niet langer dan 13 werkuren gedurende deze periode van drie maanden buiten werking mag zijn. 4 EASI2010 Afdrukdiensten
Indien dit niet voldoende is kan aanvullend hierop voor drie jaar serviceverlening op basis van 6 werkuur time-to-fix worden afgesloten. Na deze drie jaar kan de serviceverlening optioneel verlengd worden met maximaal tweemaal een jaar. Koop Voor gekochte producten is het mogelijk voor drie jaar serviceverlening af te sluiten. Na deze drie jaar kan de afgenomen serviceverlening optioneel verlengd worden met maximaal tweemaal een jaar. Het is mogelijk om serviceverlening op basis van 4 uur response af te nemen waarbij de monteur binnen 4 werkuren aanvangt met het verhelpen van de storing. Het is ook mogelijk om serviceverlening op basis van 6 uur time-to-fix af te nemen waarbij de storing binnen 6 werkuren verholpen dient te zijn. Dienstverlening op locatie Dienstverlening op locatie is een menukaart. De volgende werkzaamheden zijn onderkend: het periodiek reinigen van de producten; het bijvullen, vervangen en afvoeren van verbruiksartikelen; het opnemen van tellerstanden per product; interne verhuizingen; papiervoorraadbeheer bij het product; het bijvullen van het papier in het product; het monitoren van de producten. Het staat deelnemers vrij om een keuze te maken uit aantal werkzaamheden uit bovenstaande lijst. De tijdsduur per product per maand en het tarief per uur voor deze werkzaamheden staan vast. Daarnaast is het voor deelnemers mogelijk andere werkzaamheden door Xerox te laten uitvoeren als onderdeel van de dienstverlening op locatie. Voor deze aanvullende werkzaamheden dient de deelnemer dan een offerte op te vragen (speciale dienst). In deze offerte gaat het voornamelijk om de tijdsduur per product per maand die Xerox opgeeft per uit te voeren activiteit. Het tarief per uur voor deze aanvullende werkzaamheden is hetzelfde als voor de boven genoemde werkzaamheden. EASI2010 Afdrukdiensten 5
Verhuizingen Huur Alle gehuurde producten moeten door Xerox worden verplaatst. Voor verplaatsingen binnen een locatie (interne verhuizing) geldt een uitvoeringstermijn van 5 werkdagen na opdrachtverstrekking. Voor verplaatsingen tussen locaties (externe verhuizing) is de uitvoeringstermijn 10 werkdagen na opdrachtvertrekking. De verhuizing en het organisatieklaar opleveren van het product na verhuizing dienen op dezelfde werkdag plaats te vinden. Koop Verhuizen is een basisdienst bij de producten die gehuurd zijn en een additionele dienst bij de producten die gekocht zijn. Voor verhuizen bij koop zijn prijzen opgenomen in het tariefbad. Functionele conversie Tijdens de bestelperiode wordt bepaald welke printer op welke plaats komt te staan. Het optimaal maandelijks volume van de printer is daarbij een belangrijke factor bij huur. Gedurende de beheerperiode kunnen omstandigheden er toe leiden, dat na verloop van tijd meer of minder wordt geprint. Wanneer het werkelijk geproduceerd maandelijks volume van een bepaald product structureel (gemeten over een periode van drie maanden) en substantieel buiten het optimaal maandelijkse volume van dat product valt, kan een conversie worden uitgevoerd (zie tabel 2). Dit wordt een functionele conversie genoemd. Onder functionele conversie valt: een product wordt ten opzichte van het optimaal maandelijks volume te veel gebruikt, heeft daardoor storingen en wordt door Xerox omgeruild voor een product met een hoger optimaal maandelijks volume; een product wordt ten opzichte van het optimaal maandelijks volume te weinig gebruikt, heeft daardoor storingen en wordt door Xerox omgeruild voor een product met een lager optimaal maandelijks volume; 6 EASI2010 Afdrukdiensten
twee producten worden omgeruild qua locatie, zodat beiden beter voldoen aan het optimaal maandelijks volume, minder storingen kunnen optreden en beter aansluiten op het gebruik; een product wordt structureel te weinig gebruikt en een omruilactie of verplaatsactie is niet mogelijk, het product wordt teruggehaald, uit bedrijf genomen en huur wordt niet meer betaald. Een functionele conversie is beperkt tot 10% van het totaal aantal producten dat wordt ingezet binnen de overeenkomst EASI2010 cluster afdrukdiensten. Uitsluitingen: Onder een functionele conversie valt/vallen niet: Verhuizingen die niet gebaseerd zijn op verbeteringen van de functionaliteit van het machinepark (bijvoorbeeld een verhuizing van een afdeling); Technische conversie (Indien uit de rapportage blijkt dat een bepaald (model) product teveel incidenten veroorzaakt waardoor Xerox niet kan voldoen aan de overeengekomen service levels met betrekking tot beschikbaarheid dient Xerox voor het betreffende product een technische conversie uit te voeren.); Uitbreidingen met accessoires. Tabel 2 Model Kleur of Zwart/wit Optimaal maandelijks volume MFP1 WorkCentre 7120/7220 Kleur 5.500 MFP2 WorkCentre 7535/7835 Kleur 10.600 MFP3 WorkCentre 7556/7855 Kleur 14.500 MFP4 WorkCentre 5775/5855 Zwart/wit 25.000 MFP5 ColorQube 8900 Kleur 2.600 MFP6 Xerox C70 Kleur 28.500 EASI2010 Afdrukdiensten 7
Model Kleur of Zwart/wit Optimaal maandelijks volume NWP1 Phaser 6700 Kleur 2.350 NWP2 Phaser 4600/4622 Zwart/wit 3.700 NWP3 Phaser 3320 Zwart/wit 1.200 Inname producten Inname van gehuurde producten kan op verschillende momenten tijdens de beheerperiode. Het meest voorkomende moment is aan het eind van de beheerperiode als onderdeel van de productmigratie. Een ander moment is het innemen voordat de beheerperiode is verstreken. In dat geval zijn er twee mogelijkheden: 1. Het opnemen van het product in de pool van overtollige apparatuur. Het product wordt toegevoegd aan een overzicht van overtollige producten op het extranet en blijft beschikbaar voor de deelnemer en eventueel andere deelnemers. In deze situatie blijft de deelnemer waar het product overtollig is geworden de huurtermijnen voor het product betalen totdat de andere deelnemer het product gaat inzetten. Als de deelnemer waar het product overtollig is geworden dit product weg wil hebben van de plek waar het staat, is er sprake van een verhuizing. De nieuwe deelnemer dient ook een verhuizing te betalen; 2. Het product is niet meer beschikbaar voor deze en alle andere deelnemers. Het product wordt verwijderd uit het overzicht van alle binnen deze overeenkomst ingezette producten. Het maandelijkse tarief vervalt vanaf het moment dat het overtollig geworden product is ingenomen door Xerox. Let op! De deelnemer is gerechtigd aanvullende eisen te stellen met betrekking tot het verwijderen van gegevensdragers uit beveiligingsoverwegingen. 8 EASI2010 Afdrukdiensten
Productmigratie Tijdens de bestelperiode is er een productmigratie die uiteen valt in twee fasen: de voorbereidingsfase en de realisatiefase. Voorbereidingsfase Per deelnemer/locatie wordt een inventarisatie uitgevoerd die leidt tot een migratieplan. Xerox levert als onderdeel van het migratieplan een concept vervangingsplan op waarin is opgenomen op welk moment welke producten worden vervangen en welke Xerox voornemens is daarvoor in plaats te installeren. Xerox zal dit voorstel baseren op de uitgevoerde inventarisatie. Eén van de bepalende factoren voor de keuze van producten is het optimale maandelijks volume (zie tabel 2). De deelnemer heeft de mogelijkheid wijzigingen in het concept vervangingsplan op te nemen en te bespreken met Xerox. Dit leidt tot een definitief vervangingsplan. Als onderdeel van het migratieplan stelt Xerox in overleg met de deelnemer tevens een communicatieplan op met als doel de organisatie op de hoogte te brengen van de voortgang en de geplande activiteiten van de productmigratie. Verder stelt Xerox in overleg met de deelnemer een detailplanning op. Onderdelen van de planning zijn in ieder geval: Uitvoeren test- en acceptatieprocedure Testen van applicaties Testen netwerk Testen Rijkspas Communicatie Huisstijl Testen beheerplatform Een goedgekeurd vervangingsplan is tevens de initiële bestelling. EASI2010 Afdrukdiensten 9
Realisatiefase Xerox verzorgt de vervanging van de aanwezige producten voor producten van Xerox. Xerox is verantwoordelijk voor de afstemming met de aanbieder van de huidige producten. De beheerperiode gaat in op het moment dat het eerste product organisatieklaar opgeleverd is. Het maandelijkse tarief voor de huur gaat in op het moment dat de deelnemer de productmigratie heeft geaccepteerd. Dossier Afspraken en Procedures Voordat de productmigratie is afgerond dienen alle afspraken en procedures die nodig zijn voor een soepel verloop van de dienstverlening te zijn vastgelegd in het Dossier Afspraken en Procedures (DAP). Hierbij valt te denken aan facturatieafspraken, communicatiematrix en serviceprocessen. HIS/ICT voorziet deelnemers van een DAP template. 10 EASI2010 Afdrukdiensten
Extranet en rapportages Xerox heeft voor deelnemers aan EASI2010 een extranet ingericht. Gedurende de productmigratie wordt in de DAP vastgelegd wie toegang krijgt tot (delen van) dit extranet. De volgende informatie wordt beschikbaar gesteld: A. Overzicht overtollige producten Gehuurde apparatuur die bij een deelnemer overtollig zijn geworden, maar waarvan de contractperiode nog niet verstreken is, worden opgenomen in een overzicht op het extranet. Dit geeft andere deelnemers de mogelijkheid te kiezen voor een overtollig product in plaats van het bijbestellen van een nieuw product. B. Marktconformiteitsinformatie Wanneer er sprake is van tariefaanpassingen dan worden deze door Xerox kenbaar op het extranet. C. Dienstverleningsverbetering (DVV) en Speciale Diensten register In de overeenkomst is de mogelijkheid opgenomen om, onder voorwaarden, gedurende de looptijd producten en diensten toe te voegen aan de catalogus middels de zogenaamde DVV procedure. Het betreft dan producten en diensten die voor meerdere deelnemers van toepassing zijn en een terugkerend karakter hebben. Deelnemers hebben zelf ook de mogelijkheid om zogenaamde speciale producten en diensten te bestellen middels een offerteproces. Xerox houdt een register bij waarin de lopende, aangenomen en afgewezen DVV s alsmede de overeengekomen speciale producten en diensten per deelnemer worden opgenomen. D. Contactgegevens Relevante contactgegevens, zoals bereikbaarheid incidentdesk en servicedesk, worden op het extranet beschikbaar gesteld. EASI2010 Afdrukdiensten 11
E. Facturen Facturen zijn voor deelnemers gedurende de looptijd van de overeenkomst raadpleegbaar via het extranet. F. Rapportages Rapportages worden op het extranet beschikbaar gesteld aan de deelnemers. Deze rapportages betreffen: Afnamegegevens: Wat is de afname en verbruik? SLA en incidentrapportage: Welke incidenten zijn er en hoe is hier door Xerox op gereageerd? Wat is de service performance van Xerox? CMDB rapportage: Welke producten heeft een deelnemer binnen zijn organisatie staan? Ondersteuning op locatie: Hoeveel uur is besteed op een locatie? Hoeveel tijd is besteed aan preventief onderhoud? 12 EASI2010 Afdrukdiensten
Overzicht deelnemers (zie ook hisict.nl) Hieronder een overzicht van de centrale deelnemers zoals door hen zelf opgegeven bij de aanbesteding. De naamgeving van de genoemde deelnemers aan het staatscontract hoeft niet overeen te stemmen met de huidige situatie. Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Bestuursdepartement Agentschap P-Direct DOC-Direct i.o. Dienst Terugkeer & Vertrek (DT&V) Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten Ministerie van Buitenlandse Zaken Directoraat-Generaal Politieke Zaken Directoraat-Generaal Internationale Samenwerking Ministerie van Financiën Bestuursdepartement (inclusief beleidsteams Belastingdienst) Domein Roerende Zaken Ministerie van Infrastructuur en Milieu Bestuursdepartement (met inbegrip van centrale diensten) Directoraat-Generaal Luchtvaart en Maritieme Zaken Directoraat-Generaal Mobiliteit Directoraat-Generaal Water Inspectie Verkeer en Waterstaat Port state Control Directie Toezichtontwikkeling Communicatie en Onderzoek (TCO) Toezichthouder Beheer Eenheid Lucht Toezichthouder Beheer Eenheid Water Toezichthouder Beheer Eenheid Land Directoraat-Generaal Ruimte Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) Rijksgebouwendienst Logius De Werkmaatschappij SSC-ICT Directoraat-Generaal Europese Samenwerking Centrale diensten ressorterend onder S/PlvS Rijksvastgoed- en Ontwikkelingsbedrijf (RVOB) Directoraat-Generaal Milieubeheer VROM Inspectie Rijkswaterstaat, Bestuur en Staf DG Rijkswaterstaat, de afzonderlijke Regionale Diensten Rijkswaterstaat, Dienst Verkeer en Scheepvaart Rijkswaterstaat, Waterdienst Rijkswaterstaat, Dienst Infrastructuur Rijkswaterstaat, Data-ICT Dienst Rijkswaterstaat, Corporate Dienst Rijkswaterstaat, Projectdirectie Ruimte voor de Rivier Koninklijke Nederlandse Meteorologisch Instituut KNMI EASI2010 Afdrukdiensten 13
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Bestuursdepartement Agentschap SZW Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Bestuursdepartement Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) Inspectie Jeugdzorg Nederlands Vaccin Instituut Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) Ministerie van Veiligheid en Justitie Bestuursdepartement College Bescherming Persoonsgegevens Hoge Raad Nederlandse Vereniging voor de Rechtspraak Schadefonds Geweldsmisdrijven Commissie Gelijke Behandeling COA Raad voor de Rechtsbijstand Raad van State Reclassering Nederland Inspectie Werk en Inkomen Jeugdinstelling Almata Jeugdinstelling De Lindenhorst Gezondheidsraad Raad voor Maatschappelijke Ontwikkeling Raad voor de Volksgezondheid en Zorg College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) Centrale Commissie voor Mensgebonden Onderzoek Centraal Justitie Incasso Bureau Raad voor de Kinderbescherming Dienst Justitiële Inrichtingen Openbaar Ministerie Nederlands Forensisch Instituut Raad voor de Rechtspraak, inclusief Studiecentrum Rechtspleging (SSR) Bureau Financieel Toezicht ICTU RDW Kabinet der Koningin Nationale Ombudsman Inspectie Openbare Orde en Veiligheid (I-OOV) 14 EASI2010 Afdrukdiensten
Algemene Rekenkamer Eerste Kamer der Staten-Generaal Tweede Kamer der Staten-Generaal CBS Rijkskantoorgebouw Beatrixpark EASI2010 Afdrukdiensten 15
Contractmanagement HIS/ICT, onderdeel van UBR Haagse Inkoop Samenwerking is verantwoordelijk voor het rijksbrede contractmanagement met betrekking tot deze over - eenkomst. Dit houdt onder meer in dat HIS/ICT ieder kwartaal formeel overleg voert met de leverancier. Daarnaast bewaakt HIS/ICT de prestaties van de leverancier aan de hand van rapportages over de afgesproken SLA parameters. Belangrijke SLA parameters zijn de afgesproken leverings- en servicebetrouwbaarheid. Indien de leverancier de vereiste prestaties niet haalt, kan HIS/ICT gebruik maken van een aantal instrumenten ter verbetering. Het is mogelijk om gedurende de looptijd van de overeenkomst producten en diensten toe te voegen of aan te passen. Dit kan door middel van dienstverleningsverbetering (DVV) welke verloopt via HIS/ICT. Zowel HIS/ICT (naar aanleiding van verzoeken van deelnemers) als de leverancier kan hiertoe het initiatief nemen. Belangrijke voorwaarden zijn dat de verbetering generiek is (dus niet zijnde een speciale dienst voor een deelnemer) en nauw verwant aan de producten en diensten in deze overeenkomst. HIS/ICT maakt gebruik van een producten- en dienstencatalogus (PDC). Aan de deelnemers worden de basisdiensten uit de PDC gratis verleend; aanvullende dienstverlening kan tegen betaling door de deelnemers worden afgenomen bij HIS/ICT. HIS/ICT informeert de deelnemers met regelmaat, onder andere via informatiebijeen-komsten en de website www.hisict.nl. Daarnaast wordt, indien overeengekomen met de leverancier, informatie beschikbaar gesteld via het extranet van de leverancier. Disclaimer Aan deze contractsamenvatting kunnen geen rechten worden ontleend. De overeenkomst is te allen tijde leidend. Voor meer informatie verwijzen wij naar de overeenkomst. Deze is in het bezit van de contractmanager van deelnemende organisaties. Bent u zelf contract-manager? Neem dan contact op met HIS/ICT. 16 EASI2010 Afdrukdiensten
HIS/ICT Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk Ministerie van BZK Beatrixpark, Wilhelmina van Pruisenweg 52 2595 AN Den Haag Postbus 20011 2500 EA Den Haag 070-7000521 (van 09:00 tot 17:00 uur) Info.hisict@rijksoverheid.nl www.hisict.nl September 2015 87573