Gebruikershandleiding ROAD2017. Datum 27 juni 2017

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding ROAD2017 Datum 27 juni 2017 Status Definitief1.0

2

3 Colofon Afzendgegevens Contactpersoon Auteurs Dienstencentrum Inkoopuitvoeringscentrum VenJ Turfmarkt DP Den Haag Postbus EH Den Haag W.J. Rekkers MSc T [email protected] W.J. Rekkers MSc Pagina 3 van 13

4

5 Inhoud Colofon - 3 Inleiding Algemeen scope Raakvlakken scope met andere categorieën Consequenties lopende contracten vallend binnen de scope Buiten de scope Deelnemers Leveranciers PERCEEL 1: Ministerie van Veiligheid en Justitie Proces Mini-competitie Functioneel en/of technisch specificeren Functioneel specificeren Technisch specificeren Opdrachtverstrekking Afsluiten van een NOK Afsluiten van een Preferente NOK Plaatsen van een Nadere opdracht Looptijd van een NOK - 12 Pagina 5 van 13

6

7 Inleiding ROAD2017 is de tweede aanbesteding die onder verantwoordelijkheid van de Categorie Datacenters is uitgevoerd. De concrete aanleiding voor deze aanbesteding is het expireren van de huidige Raamovereenkomsten Hardware VenJ per 28 april In deze gebruikershandleiding staat de belangrijkste informatie die benodigd is voor het gebruik van de raamovereenkomst ROAD2017. Voor het gemak is deze handleiding ingedeeld in 3 blokken: 1. Algemeen 2. Afnemen 3. Voorwaarden Pagina 7 van 13

8 1 Algemeen 1.1 scope De scope bestaat uit het leveren van Datacentermiddelen (incl. daaraan gerelateerde software en dienstverlening). De scope bestaat uit het leveren van: Hardware componenten; Aan Hardware gerelateerde software; Geïntegreerde systemen; Aan Hardware en/of geïntegreerde systemen gerelateerde diensten, bijvoorbeeld Onderhoud, ondersteuning, Beheer, continuïteit en security. De scope is onderverdeeld in zeven subcategorieën (working areas): server, storage, network, housing, management, continuity & security en integration. In bijlage 7 Toelichting Scope van de Raamovereenkomst wordt de scope per working area nader beschreven. In deze toelichting wordt omschreven welke Producten en Diensten binnen de scope van deze aanbesteding vallen. Voor de gehele scope geldt dat er nadrukkelijk geen beperking ten aanzien van plaats van gebruik is Raakvlakken scope met andere categorieën Het ICT-portfolio bestaat uit meerdere categorieën. Onderkend wordt dat er tussen de scope van deze aanbesteding en andere categorieën raakvlakken zijn. In bijlage 7 Toelichting Scope van de Raamovereenkomst wordt ingegaan op de categorieën die het betreft, het raakvlak dat van toepassing is en de maatregelen die genomen zijn Consequenties lopende contracten vallend binnen de scope Opdrachtgever dient op het moment van sluiten van de Raamovereenkomst inzake ROAD2017 nog lopende Overeenkomsten of lopende Nadere overeenkomsten te respecteren. Inschrijver kan dan ook geen aanspraak maken op opdrachten van Producten en Diensten waarvoor (nog) een andere verplichtingen geldt, voortvloeiende uit vorenbedoelde Overeenkomsten of Nadere overeenkomsten Buiten de scope Er zijn op dit moment vier ODC s actief. Naast het RODC RWS en het ODC SSC-ICT Haaglanden zijn het ODC-Noord (valt onder ministerie van OCW) en ODC Belastingdienst (valt onder ministerie van Financiën) als ODC actief. Het ODC-Noord en het ODC Belastingdienst zijn op dit moment reeds voorzien van passende contracten en nemen derhalve geen deel aan ROAD2017. Pagina 8 van 13

9 1.2 Deelnemers ROAD2017 betreft een aanbesteding voor meerdere organisaties die onder het Ministerie van Veiligheid en Justitie vallen (hierna VenJ). Deze organisaties worden hierna aangeduid als Deelnemers. Het ministerie van VenJ ondergaat, net als de gehele Rijksoverheid, een transitie. Alle Deelnemers aan deze aanbesteding maken deel uit van deze rijksbrede ontwikkeling. Deze ontwikkeling houdt in dat rijksonderdelen gaan optreden als service verlenende organisatie voor andere rijksonderdelen. Zo ontstaan zogenoemde shared service centra op het gebied van ICT-, en inkoopdienstverlening. Deze shared service centra treden eveneens op als centrale contractbeheersorganisaties. De indeling van deze shared service centra is in ontwikkeling en nog niet uitgekristalliseerd. Daarnaast zullen drie inkoopuitvoeringscentra die onder VenJ vallen, worden samengevoegd. Deelnemers kunnen tijdens de looptijd van de te gunnen Raamovereenkomst zowel zelfstandig als ten behoeve van andere Deelnemers de inkoop van de in deze aanbesteding opgegeven scope verzorgen. De Deelnemers vallend onder VenJ en die zijn aangesloten voor deze aanbesteding zijn: Perceel 1: VenJ Ministerie Naam Deelnemer VenJ Autoriteit Persoonsgegevens (AP) Bestuursdepartement (BD) (Vanaf beëindiging ROAD2016) Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) College voor rechten van de mens (CrvM) Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) Dienst Terugkeer & Vertrek (DT&V) Hoge Raad Der Nederlanden (HR) Immigratie en Naturalisatiedienst (IND) Justitiële Informatiedienst (Just-id) Landelijk Bureau, Inning Onderhoudsbijdragen (LBIO) Openbaar Ministerie (OM) Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) Raad voor de Rechtspraak (Spir-it) Raad voor Rechtsbijstand (RvdR) Stichting Reclassering Nederland (RN) 1.3 Leveranciers PERCEEL 1: Ministerie van Veiligheid en Justitie Leverancier 1 Scholten Awater BV 2 Misco Solutions BV 3 PQR 4 SLTN IT Products IT Pagina 9 van 13

10 2 Proces Mini-competitie Onder de Raamovereenkomsten (hierna te noemen: ROK) kunnen Deelnemers Nadere opdrachten plaatsen of Nadere overeenkomsten (hierna te noemen: NOK) afsluiten. Om te komen tot gunning van een Nadere opdracht of NOK wordt er in principe altijd een Mini-competitie uitgevoerd tussen de Opdrachtnemers. De Nadere opdracht of NOK wordt gegund aan de winnaar van de Mini-competitie. Minicompetities worden volgens een vaste procedure uitgevoerd. Deze procedure wordt in dit document beschreven. Uitzondering op het uitvoeren van een Mini-competitie is een technisch gespecificeerde Nadere offerteaanvraag met een waarde lager dan ,-. Deelnemers plaatsen een technisch gespecificeerde Nadere offerteaanvraag rechtstreeks (één op één) bij de Opdrachtnemer die de hoogste korting voor het betreffende Product in zijn Inschrijving op de Raamovereenkomst(en) afgegeven heeft. Hierbij gelden de volgende voorwaarden: De opdrachtwaarde van de Nadere offerteaanvraag bedraagt maximaal ,-; Voor de technisch gespecificeerde Producten en/of Diensten moet een minimaal kortingspercentage overeengekomen zijn in de Raamovereenkomst; Technisch specificeren dient conform paragraaf te zijn toegestaan; De Producten worden geleverd tegen de bij Inschrijving opgegeven minimale korting. Er mag niet afgeweken worden van het bij Inschrijving opgegeven percentage; Wanneer twee of meerdere Opdrachtnemers op het betreffende item hetzelfde kortingspercentage afgegeven hebben, wordt gegund aan de Opdrachtnemer met de hoogste gemiddelde korting voor de betreffende fabrikant; Wanneer de gemiddelde korting voor de betreffende fabrikant ook gelijk blijkt te zijn, dan zal door middel van een loting bepaald worden welke partij de opdracht mag uitvoeren. 2.1 Functioneel en/of technisch specificeren Het inkooptraject begint met een behoefte. Deze behoefte kan bestaan uit producten en/of diensten. De producten en/of diensten moeten worden vertaald in een offerteaanvraag. Er zijn twee manieren om je behoefte te specificeren, functioneel of technisch. Hierbij wordt het uitgangspunt functioneel, tenzij gehanteerd Functioneel specificeren De functionele specificatie beschrijft de functies die het product of de dienst moet vervullen voor de gebruiker, ofwel wat moet het product doen. Functionele specificaties zeggen niets over hoe deze behoefte moet worden gerealiseerd. De functionele specificatie kan heel algemeen, kort en bondig zijn. Een functionele specificatie kan door Opdrachtnemers met verschillende type oplossingen van verschillende fabrikanten ingevuld worden. Het is aan de Opdrachtnemers om een zo passend mogelijke oplossing aan te bieden. Opdrachtnemers zijn bij het opstellen van hun Nadere offerte niet beperkt tot de lijst met merken, zoals opgenomen in de aanbestedingsstukken van de ROK. Een oplossing mag dus bestaan uit meerdere merken. Indien een Deelnemer niet in staat is om de Producten en/of Diensten functioneel te specificeren, zal de bij de Deelnemer bekende technische specificatie in de Nadere offerteaanvraag opgenomen worden. Bij deze technische specificatie zal uitdrukkelijk aangegeven worden dat het toegestaan is om vergelijkbare Pagina 10 van 13

11 oplossingen aan te bieden. In de Nadere offerteaanvraag wordt in dergelijk situaties beschreven hoe vergelijkbaarheid wordt getoetst in de beoordeling. Enkele situaties waarbij functioneel gespecificeerd wordt: Als de behoefte dienstverleningscomponenten bevat; Als de benodigde producten geen aanvulling zijn op een bestaande installed base; Als er meerdere oplossingen mogelijk zijn om de behoefte in te vullen. Als een inkoopaanvraag een nieuwe investering betreft Technisch specificeren In een aantal uitzonderlijke gevallen zijn deelnemers gerechtigd om de Nadere offerteaanvraag technisch te specificeren. Technisch specificeren wil in dit geval zeggen dat de gevraagde Producten en/of bijbehorende Diensten op merknaam, producttype en/of artikelnummer gespecificeerd worden. De aan te bieden oplossing wordt dan door de Deelnemer voorgeschreven aan de Opdrachtnemers. Opdrachtnemer dient dan exact aan te bieden wat door de Deelnemer gespecificeerd is. Alternatieven zijn niet toegestaan. Technisch specificeren is alleen toegestaan indien: het een herhalings- en/of vervangingsaankoop betreft, welke uitbreidingen vormen op de bestaande Installed base; dit dient ter bescherming van uitsluitende rechten of kritieke bedrijfsvoering processen; er sprake is van technische onverenigbaarheid bij installatie en/of implementatie van andere, dan de technisch gespecificeerde, Hardware. Indien een Deelnemer kiest voor een Mini-competitie op basis van een technische uitvraag wordt dit gemotiveerd in de Nadere offerteaanvraag. 2.2 Opdrachtverstrekking Deelnemers kunnen per Mini-competitie kiezen voor het plaatsen van een Nadere opdracht of het afsluiten van een NOK onder de ROK. De wijze waarop de opdrachtverstrekking plaats vindt wordt vooraf door de Deelnemers gespecificeerd in de Nadere offerteaanvraag. In aanvulling op het bovenstaande is contractueel overeengekomen dat deelnemers voor het aangaan van een nadere opdrachten van in totaal maximaal ,- een enkelvoudige gunning mogen doen onder één van de in de ROK gecontracteerde partijen. De voorwaarden hiervoor zijn gesteld in de inleiding van hoofdstuk 2 en bijlage 3 van de Raamovereenkomst. Hierbij dient opgemerkt te worden dat hiermee geen optimale marktwerking wordt verkregen Afsluiten van een NOK Er moet altijd een NOK worden afgesloten indien: Dienstverleningscomponenten onderdeel uitmaken van het voorwerp van de opdracht; het voorwerp van de opdracht bestaat uit herhalende leveringen (initiële levering plus (optionele) herhalingen). Het staat Deelnemers vrij om ook voor éénmalige leveringen een NOK te sluiten. Het voordeel hiervan is dat je een optie in de Nadere overeenkomst kunt opnemen voor een extra levering. Bij het afsluiten van een NOK wordt door de Deelnemer en Opdrachtnemer gebruikgemaakt van de concept NOK (zie Bijlage 6A van de Raamovereenkomst). Pagina 11 van 13

12 De NOK wordt zowel door de deelnemer als door de gegunde Opdrachtnemer ondertekend. Onderhoud (verlengde garantie) die rechtstreeks of via de Opdrachtnemer afgesloten wordt bij de fabrikant van de gekochte Hardware (Garantie contracten) valt ook onder de reikwijdte van een NOK. Een dergelijk garantiecontract kan voor de gehele technisch levensduur met de Hardware worden mee besteld in een Minicompetitie Afsluiten van een Preferente NOK Een preferente NOK sluit je af indien: Je voor een bepaalde periode meerdere aanvullende opdrachten wilt kunnen verstrekken bij één Opdrachtnemer onder dezelfde voorwaarden In de voorafgaande Mini-competitie dient de Deelnemer expliciet te vermelden dat het een Preferente NOK wil sluiten voor de gespecificeerde Producten en Diensten. Gedurende de looptijd van de Preferente NOK zal de Deelnemer alle overeengekomen leveringen en Diensten afroepen, onder de in de Mini-competitie overeengekomen voorwaarden, bij de desbetreffende Opdrachtnemer. Afroepen onder een Preferente NOK gebeurt dus niet door middel van een Minicompetitie. De betreffende deelnemer roept rechtstreeks af bij de preferente Opdrachtnemer. De deelnemer maakt hierbij gebruik van het sjabloon Nadere opdracht, waarin verwezen wordt naar de overeengekomen voorwaarden Plaatsen van een Nadere opdracht Verstuur een Nadere opdracht indien: het voorwerp van de Nadere opdracht een éénmalige levering is, zonder dienstverleningscomponenten Nadere opdracht is de meest vereenvoudigde vorm van opdrachtverstrekking, welke kan volgen naar aanleiding van een Mini-competitie. Bij het plaatsen van een NOP wordt door de Deelnemer gebruikgemaakt van een vast sjabloon. De NOP wordt door de Deelnemer verzonden en moet door Opdrachtnemer binnen vijf werkdagen worden bevestigd. De wijze van bevestiging wordt door de Deelnemer bepaald. In de Nadere opdracht wordt minimaal opgenomen: De levering; De financiële voorwaarden; De uiterste levertermijn; De plaats van aflevering Looptijd van een NOK De looptijd van de NOK wordt altijd gespecificeerd in de voorafgaande Minicompetitie. Het staat Deelnemers vrij om per Mini-competitie te kiezen voor een passende, doelmatige en marktconforme looptijd van de NOK. Waarbij het uitgangspunt is dat een NOK in beginsel een maximale looptijd heeft van vier jaar, vanaf het moment van ondertekening (gedurende de looptijd van de ROK). Afspraken over de doorlooptijd van een NOK na expiratie van de ROK: NOK die uitsluitend bestaat uit leveringen: doorlooptijd is in beginsel beperkt tot maximaal één jaar na expiratie van de ROK. NOK die (mede) bestaat uit dienstverlening: doorlooptijd is in beginsel beperkt tot maximaal twee jaar na expiratie van de ROK. De maximale doorlooptijd na expiratie van een NOK die (mede) bestaat uit dienstverleningscomponenten is langer, omdat het Deelnemers meer tijd kost om dergelijke NOK s onder te brengen bij nieuwe Opdrachtnemers. Pagina 12 van 13

13 Onderhoudscontracten die rechtstreeks of via de Opdrachtnemer afgesloten worden bij de fabrikant blijven (indien door Deelnemer gewenst) altijd gelden voor de gehele technisch levensduur van de Hardware. Wanneer een Deelnemer afwijkt van de hierboven geformuleerde uitgangspunten, met betrekking tot de looptijd van de NOK en/of doorlooptijd van de NOK na expiratie van de ROK, moeten de overwegingen daarover opgenomen worden in de Mini-competitie. De looptijd van de NOK en/of doorlooptijd van de NOK na expiratie van de ROK dient altijd aan te sluiten bij wat in de markt gebruikelijk is. De afwijking dient te allen tijde doelmatig te zijn en mag niet gericht zijn op het onnodig blokkeren van eerlijke marktwerking. Een NOK en/of Preferente NOK kan na het eerste jaar, met in achtneming van een opzegtermijn van drie maanden, opgezegd worden door de Deelnemer wanneer blijkt dat de overeengekomen voorwaarden niet langer passend voor de Deelnemer zijn. Pagina 13 van 13