HANDLEIDING Dmfa Atlas www.pdos.fgov.be
2 Inleiding Vanaf 1 januari 2011 wordt de kwartaalaangifte van de werkgevers bij de sociale zekerheid (DmfA en DmfAPPL) uitgebreid om het individueel elektronisch pensioendossier mogelijk te maken. Daartoe worden drie nieuwe functionele blokken aan de DmfA(PPL)-aangifte toegevoegd (gegevens van de tewerkstelling met betrekking tot de overheidssector, de organieke wedden en de weddebijslagen). Het document dat de aanpassingen beschrijft aan de DmfA en de DmfAPPL is beschikbaar in de "Bibliotheek complementaire documenten DmfA en de "Bibliotheek complementaire documenten van de RSZPPO" van het portaal van de sociale zekerheid. De complexiteit inzake weddegegevens (organieke wedden en weddebijslagen) uit zich enerzijds door het feit van het zeer groot aantal vigerende en tevens totaal verschillende geldelijke statuten en anderzijds de mogelijkheid dat er daardoor een aantal noodzakelijke gegevens in de bestanden van de PDOS ontbreken. Daarom werd er een webapplicatie ontwikkeld (Dmfa-Atlas) teneinde de werkgever of de gemandateerde in staat te stellen om de door de PDOS gekende gegevens te raadplegen en indien noodzakelijk aan te vullen. Deze handleiding kan u helpen bij het gebruik van deze webapplicatie. De sleutelwoorden zijn dan ook Raadplegen en Invoeren
3 Inhoudsopgave 1 Algemeen... 4 1.1 Aanmelden (werkgever)... 4 1.2 Aanmelden (sociaal secretariaat)... 4 1.3 Vrije raadpleging (zonder paswoord)... 5 1.3.1 vrije raadpleging weddeschalen... 5 1.3.2 Vrije raadpleging weddebijslagen... 5 1.3.3 Vrije raadpleging personeelscategorieën... 5 1.4 Infoscherm (na het aanmelden)... 6 2 Contactgegevens... 7 3 Personeelscategorieën... 8 4 Weddeschalen... 9 4.1 Het tabblad DmfA-code opzoeken... 9 4.1.1 Verschillende zoekfuncties... 9 4.1.2 Sorteren van de weddeschalen... 10 4.1.3 Detail van een weddeschaal raadplegen... 11 4.2 Het tabblad Weddeschalen invoeren... 14 4.2.1 Structuur van een weddeschaal... 14 4.2.2 Invoeren methode 1: Aantal/Frequentie/Bedrag tussentijdse verhoging... 15 4.2.3 Invoer methode 2: Anciënniteit/Jaarbedrag... 17 4.3 Het tabblad Ingevoerde weddeschalen... 20 4.3.1 Nog niet verzonden ingevoerde weddeschalen... 20 4.3.2 Verzonden ingevoerde weddeschalen... 21 5 Weddebijslagen... 23 5.1 Het tabblad DmfA-code opzoeken... 23 5.1.1 Verschillende zoekfuncties... 23 5.1.2 Detail van een weddebijslag raadplegen:... 24 5.2 Het tabblad Weddebijslagen invoeren... 24 5.2.1 Voorbeelden... 25 5.3 Het tabblad Ingevoerde weddebijslagen... 28 5.3.1 Nog niet verzonden ingevoerde weddebijslagen... 28 5.3.2 Verzonden ingevoerde weddebijslagen... 29 6 Informatie Sociale Secretariaten... 31 6.1 Weddeschalen (voorbeeld)... 33 6.2 Weddebijslagen (voorbeeld)... 34 7 Teleladen... 35
4 1 Algemeen 1.1 AANMELDEN (WERKGEVER) Website: Surf naar http://www.pdos.fgov.be en klik op de link professionals en dan naar de webapplicatie Dmfa-Atlas. Aanmelden: U meldt zich aan met het uniek ondernemingsnummer van uw organisatie (KBO-nummer) en het u door de PDOS toegezonden paswoord. 1.2 AANMELDEN (SOCIAAL SECRETARIAAT) Aanmelden: zie infra - punt 6 blz. 31 Sociale secretariaten ontvangen ook een paswoord dat hen toelaat om de website te raadplegen via hun uniek ondernemingsnummer (KBO-nummer) * Verplichte velden
5 1.3 VRIJE RAADPLEGING (ZONDER PASWOORD) Door het klikken op één van de drie tabbladen 1.3.1 Vrije raadpleging weddeschalen Jaar Voer een geldig KBO-nummer in, selecteer een trimester en vergeet het jaartal niet in te vullen. Klik daarna op 1.3.2 Vrije raadpleging weddebijslagen Voer een geldig KBO-nummer in, selecteer een trimester en vergeet het jaartal niet in te vullen. Klik daarna op 1.3.3 Vrije raadpleging personeelscategorieën Voer een geldig KBO-nummer in en klik daarna op
6 1.4 INFOSCHERM (NA HET AANMELDEN) Taal: U kan de taal bovenaan links in het scherm wijzigen via Info: Bedoeling van de website Handleiding: Via deze link bekomt u een handleiding over de webapplicatie Contact: Contactgegevens PDOS Afmelden Naam van de aangemelde organisatie en het ondernemingsnummer Tabbladen: Weddeschalen, Weddebijslagen, Personeelscategorieën, Contactgegevens en Teleladen Infoscherm Tabbladen
7 2 Contactgegevens Via dit tabblad moet u de contactgegevens meedelen van de dienst die binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor het beheer van het geldelijk statuut. Opgelet! U moet bij de eerste aanmelding de verplichte velden aanvullen. * Verplichte velden Wanneer alle gegevens zijn ingevoerd, klikt u op Bewaren. Indien u later de contactgegevens wenst te wijzigen, doet u dit door onderaan op de snelkoppeling wijzig contactgegevens te klikken.
8 3 Personeelscategorieën Via dit tabblad kan u alle personeelscategorieën terugvinden die door uw organisatie kunnen worden aangegeven. Voorbeeld: RAAD VAN STATE nieuw In dit voorbeeld kunnen twee personeelscategorieën worden aangegeven: - Code 01 - tantième 1/60 - Code 10 meerdere tantièmes De nomenclatuur van de categorieën van overheidspersoneel is opgenomen in bijlage 43 van de gestructureerde bijlagen bij de administratieve instructies DmfA/DmfAPPL.
9 4 Weddeschalen 4.1 HET TABBLAD DMFA-CODE OPZOEKEN 4.1.1 Verschillende zoekfuncties 1 Zoekfunctie 1: Periode: Kies de gewenste trimester (via rolmenu) en vul een jaartal in (staat standaard op het huidige trimester). U heeft de keuze om te zoeken op een minimum- of maximumbedrag of één van de tussentijdse weddetrappen. U kunt op een exact bedrag zoeken, maar er is ook een mogelijkheid om tussen 2 bedragen te zoeken. Dit doet u door in het rolmenu tussen te kiezen, vervolgens kunt u de 2 bedragen invoeren waartussen u wil zoeken.! De bedragen dienen steeds jaarbedragen in euro aan 100% te zijn (spilindex 138,01) Druk vervolgens op de knop Opzoeken Door te klikken op huidig trimester komt u terug bij de lijst van weddeschalen en de daarbij horende DmfA-codes die op het ogenblik van de opzoeking actief zijn Tenslotte kunt u door op nieuwe opzoeking te klikken een nieuwe opzoeking starten. 2 Zoekfunctie 2: Via deze filter kunt u nog gedetailleerder zoeken in de reeds gevonden en getoonde gegevens Typ (geheel of gedeeltelijk) de DmfA-code, indice in het venster en de tabel past zich automatisch aan nieuw 1 2 NIEUW : na het aanklikken van het tabblad weddeschalen of het tabblad weddebijslagen wordt het type overheidsinstelling getoond waartoe de betrokken werkgever behoort. Alle resultaten kunnen ook in Pdf formaat worden getoond (zie punt 4.1.3)
10 4.1.2 Sorteren van de weddeschalen U kunt de verschillende weddeschalen sorteren op DmfA-code, Indice, Minimum, Maximum, Begindatum, Einddatum en Beschikbaar, door gebruik te maken van de sorteertoetsen. In het voorbeeld werd er oplopend gesorteerd op DmfA-code. Dit wordt aangegeven door de blauwe kleur van de toets. Blauw De laatste kolom Beschikbaar geeft aan vanaf wanneer de betrokken DmfA-code mag worden aangegeven. Elke 25 ste dag van de maand worden de nieuwe DmfA-codes doorgezonden naar de RSZ. Het is dus steeds mogelijk dat er reeds een DmfA-code voor een weddeschaal werd aangemaakt door de PDOS, te consulteren via de DmfA-Atlas, maar dat deze code nog niet werd doorgezonden naar de RSZ. In dit geval mag de DmfA-code nog niet worden gebruikt bij de aangifte (datum beschikbaar staat op 0-0).
11 4.1.3 Detail van een weddeschaal raadplegen Door te klikken op een lijn kan het detail van een weddeschaal geraadpleegd worden.
12 Door het aanklikken van PDF- formaat getoond. worden de alle gegevens in De functie en dit op twee manieren. kan ook worden gebruikt vanuit het startvenster Bijvoorbeeld: 1 2 1 Hier worden alle getoonde resulaten in het venster opgesomd in een PDF bestand.
13 2 Door het aanklikken van worden de resultaten eerst opgesomd en daarna meer gedetailleerd in PDF-formaat getoond. Zo kunt u eventuele aanpassingen van weddeschalen raadplegen. In onderstaand voorbeeld werd weddeschaal 310/07 op datum van 01-12-2006 verhoogd.
14 4.2 HET TABBLAD WEDDESCHALEN INVOEREN 4.2.1 Structuur van een weddeschaal De wedden van het personeel van de overheidsdiensten worden vastgesteld in de weddeschalen bestaande uit: Een minimumwedde; Zogenaamde Weddetrappen die het resultaat zijn van de tussentijdse verhogingen; Een maximumwedde; Eventueel een indice (=benaming van de weddeschaal).
15 4.2.2 Invoeren methode 1: Aantal/Frequentie/Bedrag tussentijdse verhoging Belangrijk! Gebruik uitsluitend niet geïndexeerde bedragen in euro (aan 100% - spilindex 138,01) Indice: Benaming van de weddeschaal Minimum & maximum: Minimum en maximumbedrag van de weddeschaal Begindatum: Datum vanaf wanneer de weddeschaal uitwerking heeft Evolutie: Aantal: Het aantal tussentijdse verhogingen Frequentie: Bijvoorbeeld jaarlijks of tweejaarlijks, Bedrag: Het bedrag van de periodieke verhoging Controle op de coherentie: (minimumwedde + tussentijdse verhogingen = maximumwedde) Aard van de beslissing: Wettelijke basis van de toekenning van de weddeschaal Te kiezen uit een rolmenu (zie schermafdruk hieronder) Datum van de beslissing: Datum vermeld in de regelgeving Omschrijving van de beslissing: Vrij veld, hierin kunt u bijkomende informatie verstrekken omtrent de ingevoerde weddeschaal Druk vervolgens op Bewaren om de weddeschaal op te slaan * Verplichte velden
16 Indien alle nodige gegevens zijn ingevuld, krijgt u volgende boodschap. Indien u een fout heeft gemaakt bij het invoeren of u heeft een verplicht invoerveld niet aangevuld, verschijnt er een foutmelding. Bijvoorbeeld als u vergeet de indice in te vullen, krijgt u onderstaande boodschap. Indien u een fout heeft gemaakt bij het invoeren van de weddeschaal verschijnt deze boodschap. 4.2.2.1 Voorbeeld Weddeschaal niveau C: Indice: CA1 Begindatum: 01-01-2011 Datum van beslissing: 01-12-2010 Minimum: 14.273,70 Maximum: 22.648,02 Tussentijdse verhogingen: 3/1 x 267,31 2/2 x 356,34 11/2 x 623,61 * Verplichte velden
17 4.2.3 Invoer methode 2: Anciënniteit/Jaarbedrag Belangrijk! Gebruik uitsluitend niet geïndexeerde bedragen in euro (aan 100% - spilindex 138,01) Indice: Benaming van de weddeschaal Minimum & maximum: Minimum en maximumbedrag van de weddeschaal Begindatum: Datum vanaf wanneer de weddeschaal uitwerking heeft Evolutie: Anciënniteit: De minimumwedde wordt automatisch ingevuld Jaarbedrag: De tussentijdse jaarbedragen van de weddeschaal Controle op de coherentie: (enkel op minimumwedde en maximumwedde) Aard van de beslissing: Wettelijke basis van de beslissing Kiezen uit rolmenu (zie schermafdruk hieronder) Datum van de beslissing: Datum vermeld in de regelgeving Omschrijving van de beslissing: Vrij veld, hierin kunt u bijkomende informatie verstrekken omtrent de ingevoerde weddeschaal Druk vervolgens op Bewaren om de weddeschaal op te slaan * Verplichte velden
18 Indien alle nodige gegevens zijn ingevuld, krijgt u volgende boodschap. Indien u een fout heeft gemaakt bij het invoeren of u heeft een verplicht veld niet aangevuld, verschijnt er een foutmelding. Bijvoorbeeld als u vergeet de indice in te vullen, krijgt u onderstaande boodschap. Indien u een fout heeft gemaakt bij het invoeren van de weddeschaal verschijnt deze boodschap. 4.2.3.1 Voorbeeld Weddeschaal niveau C Indice: CA1 Begindatum: 01-01-2011 Datum van beslissing: 014-12-2010 Minimum: 14.273,70 Maximum: 22.648,02
19 * Verplichte velden OF * Verplichte velden
20 4.3 HET TABBLAD INGEVOERDE WEDDESCHALEN 4.3.1 Nog niet verzonden ingevoerde weddeschalen Hier vindt u de weddeschalen terug die u heeft ingevoerd. U kan deze weddeschalen nog steeds wijzigen of zelfs verwijderen. Als u echter de weddeschaal aanvinkt en op verzenden klikt, kan deze niet meer worden aangepast. Een ingevoerde weddeschaal wijzigen Een ingevoerde weddeschaal verwijderen Een invoerde weddeschaal aanvinken om te verzenden
21 Op de knop verzenden klikken om de aangevinkte weddeschalen te verzenden naar de PDOS. 1 2 Zowel het verwijderen als verzenden van de ingevoerde weddeschaal moet nog worden bevestigd door op de knop Doorgaan met verwijderen of Doorgaan met verzenden te klikken. 1 2 4.3.2 Verzonden ingevoerde weddeschalen Deze weddeschalen zijn verzonden naar de PDOS. Status Verzonden: de weddeschaal is verzonden naar de PDOS Gevalideerd: de weddeschaal werd goedgekeurd door de PDOS Verworpen: de weddeschaal werd niet goedgekeurd door de PDOS
22 4.3.2.1 Detail van een verzonden ingevoerde weddeschaal opvragen Door te klikken op een lijn kan het detail van een verzonden ingevoerde weddeschaal geraadpleegd worden.
23 5 Weddebijslagen 5.1 HET TABBLAD DMFA-CODE OPZOEKEN 5.1.1 Verschillende zoekfuncties 1 2 1 Zoekfunctie1: Periode: Kies de gewenste trimester (via rolmenu) en vul een jaartal in (staat standaard op de huidige trimester). Type: Kies uit het rolmenu welk type weddebijslag u wil opzoeken Afhankelijk van het gekozen type zal er een zoekvenster voor een bedrag, een percentage, een bedrag per eenheid, variabel percentage of percentage per eenheid verschijnen! De bedragen dienen bedragen in euro aan 100% te zijn (spilindex 138,01) U kan ook het veld type leeg laten en dan krijgt u een lijst met al de weddebijslagen die actief zijn gedurende het door u gekozen trimester en jaartal Druk vervolgens op de knop Opzoeken Door te klikken op huidig trimester komt u terug bij de lijst van weddebijslagen en de daarbij horende DmfA-codes die op het ogenblik van de opzoeking actief zijn Tenslotte kunt u door op nieuwe opzoeking te klikken een nieuwe opzoeking starten
24 2 Zoekfunctie 2: Via deze filter kunt u nog gedetailleerder zoeken in de reeds gevonden en getoonde gegevens Typ (geheel of gedeeltelijk) DmfA-code, indice in het venster en de tabel past zich automatisch aan 5.1.2 Detail van een weddebijslag raadplegen: Door te klikken op een lijn kan het detail van een weddebijslag geraadpleegd worden. Net als bij de weddeschalen zijn er twee mogelijkheden om de resultaten in PDF-formaat te tonen, als lijst of een meer gedetailleerde opsomming.
25 5.2 HET TABBLAD WEDDEBIJSLAGEN INVOEREN Belangrijk! Gebruik uitsluitend niet geïndexeerde bedragen in euro (aan 100% - spilindex 138,01) Begindatum: Datum vanaf wanneer de weddebijslag uitwerking heeft Benaming van de weddebijslag Type: Kies uit het rolmenu het type weddebijslag Aard van de beslissing: Wettelijke basis voor de toekenning van de weddebijslag Te kiezen uit een rolmenu (zie schermafdruk hieronder) Datum van de beslissing: Datum vermeld in de regelgeving Omschrijving van de beslissing: Vrij veld, hierin kunt u bijkomende informatie verstrekken omtrent de ingevoerde weddebijslag Druk vervolgens op Bewaren om de weddebijslag op te slaan * Verplichte velden
26 5.2.1 Voorbeelden 5.2.1.1 Bedrag Kies bij type weddebijslag voor de optie bedrag en vul het jaarbedrag in, in dit voorbeeld dus 500 per jaar. Indien alle gegevens correct zijn ingevuld, klikt u op de knop Bewaren. 5.2.1.2 Percentage Kies bij type weddebijslag voor de optie percentage en vul het desbetreffende percentage in, in dit voorbeeld dus 10%. Indien alle gegevens correct zijn ingevuld, klikt u op de knop Bewaren. 5.2.1.3 Bedrag per eenheid Een weddebijslag kan bestaan uit een bedrag dat men verkrijgt voor een bepaalde prestatie. Om dit type weddebijslag in te voeren kiest u voor de optie bedrag per eenheid. In dit voorbeeld betreft het een bedrag van 50, dat men wekelijks kan verkrijgen. Vandaar dat het veld maximum aantal eenheden 52 bedraagt. Indien alle gegevens correct zijn ingevuld, klikt u op de knop Bewaren.
27 5.2.1.4 Variabel Percentage Kies bij type weddebijslag voor de optie variabel percentage. Aangezien het percentage kan variëren moet u logischerwijze geen verdere gegevens verstrekken. Indien alle gegevens correct zijn ingevuld, klikt u op de knop Bewaren. 5.2.1.5 Percentage per eenheid Een weddebijslag kan bestaan uit een percentage dat men verkrijgt voor een bepaalde prestatie. Om dit type weddebijslag in te voeren kiest u voor de optie percentage per eenheid. In dit voorbeeld betreft het een percentage 10%, dat men wekelijks kan verkrijgen. Vandaar dat het veld maximum aantal eenheden 52 bedraagt. Indien alle gegevens correct zijn ingevuld, klikt u op de knop Bewaren. 5.2.1.6 Variabel bedrag Kies bij type weddebijslag voor de optie variabel bedrag. Aangezien het bedrag kan variëren moet u logischerwijze geen verdere gegevens verstrekken. Indien alle gegevens correct zijn ingevuld, klikt u op de knop Bewaren.
28 5.3 HET TABBLAD INGEVOERDE WEDDEBIJSLAGE 5.3.1 Nog niet verzonden ingevoerde weddebijslagen Een ingevoerde weddebijslag wijzigen Een ingevoerde weddebijslag verwijderen Een invoerde weddebijslag aanvinken om te verzenden Op de knop verzenden klikken om de aangevinkte weddebijslagen te verzenden naar de PDOS.
29 1 2 Zowel het verwijderen als het verzenden van de ingevoerde weddebijslag moet nog worden bevestigd door op de knop Doorgaan met verwijderen of Doorgaan met verzenden te klikken. 1 2 5.3.2 Verzonden ingevoerde weddebijslagen Deze weddebijslagen zijn verzonden naar de PDOS. Status Verzonden: de weddebijslag is verzonden naar de PDOS Gevalideerd: de weddebijslag werd goedgekeurd door de PDOS Verworpen: de weddebijslag werd niet goedgekeurd door de PDOS
30 5.3.2.1 Detail van een verzonden ingevoerde weddebijslag opvragen Door te klikken op een lijn kan het detail van een verzonden of gevalideerde of verworpen weddebijslag geraadpleegd worden. 5.3.2.1.1 Detail van een verzonden weddebijslag 5.3.2.1.2 Detail van een gevalideerde weddebijslag = DmfA-code 5.3.2.1.3 Detail van een verworpen weddebijslag Bijkomende informatie met de reden waarom de weddebijslag werd verworpen. In het voorbeeld werd aan betrokken werkgever een brief toegezonden met de reden waarom de weddebijslag werd geweigerd.
31 6 Informatie Sociale Secretariaten Sociale secretariaten ontvangen ook een paswoord dat hen toelaat om de website te raadplegen via hun uniek ondernemingsnummer (KBO-nummer). Na het aanmelden zullen zij ook het venster voor invoer van contactgegevens te zien krijgen. Wanneer zij dan het tabblad weddeschalen of weddebijslagen aanklikken, wordt hen een venster getoond waarin zij eerst het KBO-nummer van de te raadplegen werkgever (alle KBO-nummers kunnen geraadpleegd worden) moeten invoeren. Weddeschalen Om de DmfA-code, verbonden aan een weddeschaal op te zoeken, vindt u verdere informatie onder het puntje 4.1 (DmfA-code zoeken). Weddebijslagen Om de DmfA-code, verbonden aan een weddebijslag op te zoeken, vindt u verdere informatie onder het puntje 5.1 (DmfA-code zoeken). Opmerking: Het tabblad personeelscategorieën zal pas worden geactiveerd na het invoeren van het KBO-nummer van de te raadplegen klant (werkgever).
De nomenclatuur van de categorieën van overheidspersoneel is opgenomen in bijlage 43 van de gestructureerde bijlagen bij de administratieve instructies DmfA/DmfAPPL. 32
6.1 WEDDESCHALEN (VOORBEELD) 33
34 6.2 WEDDEBIJSLAGEN (VOORBEELD) De laatste bijslag is pas vanaf augustus 2011 beschikbaar!
35 7 Teleladen Via dit tabblad kunt u op basis van het KBO-nummer een volledige set van weddeschalen downloaden in PDF-formaat. De informatie bevat de DmfA-code, de wedde-indice, het minimum- en maximumbedrag van de weddeschaal en de begin- en einddatum. In een afzonderlijke fiche worden voor elke weddeschaal naast een overzicht van de volledige ontwikkeling ervan, bovendien ook het aantal, de frequentie en het bedrag van de tussentijdse verhogingen vermeld. Het up-en downloaden van nieuwe weddeschalen of weddebijslagen via XML is eveneens mogelijk. De XSD en de bijhorende documentatie kunt u raadplegen op de website in het tabblad Teleladen. De praktische modaliteiten en de toegang tot de FTP-server worden u op eenvoudig verzoek medegedeeld door de informaticadienst van de PDOS. U kunt daartoe een aanvraag indienen op volgend adres : HI@pdos.fgov.be. Voor weddebijslagen kan eveneens alle relevante informatie in de voormelde formaten worden geüp -en download.