Succesvolle nieuwsbrieven Pagina 1 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst www.triggertekst.nl
Voorwoord Kunnen jullie me helpen met een nieuwsbrief? Hoe weet ik nu of mijn nieuwsbrief niet als SPAM in de prullenbak verdwijnt? Dit soort vragen kreeg Trigger Tekst steeds vaker voorgeschoteld. Aanleiding genoeg om op onderzoek uit te gaan, nog meer kennis te vergaren én te delen via vier weblogs over succesvolle nieuwsbrieven. Om u nog beter op weg te helpen, hebben we alle informatie en tips gebundeld in deze whitepaper. Speciale dank gaat uit naar mr. S. Gielen (Gielen Juridisch Advies) voor de input en samenwerking ten aanzien van het onderdeel SPAM. Wilt u na het lezen van deze whitepaper meer weten over wat Trigger Tekst voor u en uw bedrijf kan betekenen? Of een brochure ontvangen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op! Succes met uw nieuwsbrieven! Hartelijke groet, namens Trigger Tekst Gabriëlle de Sain www.triggertekst.nl gdesain@triggertekst.nl +31 6 218 46 877 Pagina 2 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst www.triggertekst.nl
Inleiding Een digitale nieuwsbrief, wat levert het u op? u bespaart tijd en kosten (drukwerk, porto), u bouwt verder aan uw relatie met uw klanten en u genereert meer verkeer naar uw website. Sinds de komst van social media wordt de digitale nieuwsbrief soms afgedaan als hopeloos ouderwets, maar is dat wel zo? De New York Times heeft onderzoek gedaan naar hoe en waarom mensen informatie verspreiden. Hieruit bleek dat een like (Facebook) en retweet (Twitter) lang niet zo veel worden gebruikt als u denkt. E-mailen blijkt nog steeds de meest geliefde methode om een interessant artikel te lezen en door te sturen. Maar hoe zorgt u ervoor dat uw nieuwsbrief wordt doorgemaild? Hoe voorkomt u dat uw nieuwsbrief door een spamfilter wordt opgevangen? Wat deelt u in een nieuwsbrief? Op al deze en andere vragen krijgt u antwoord door nu volgende tips voor een succesvolle nieuwsbrief! Pagina 3 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst www.triggertekst.nl
Goede voorbereiding Tip 1: ken de lezer U heeft vast voor andere doeleinden eens een profiel opgesteld en onderzocht wie tot uw doelgroep behoort. Kijk eens kritisch naar het profiel. Is het nog actueel of heeft u recent klanten gekregen die uit een andere branche kwamen? Waar liggen de interesses en behoeften? Met dit inzicht weet u wat u kunt schrijven en hoe u kunt schrijven (bijvoorbeeld: u of jij). Tip 2: frequentie Bedenk vooraf hoe vaak u de nieuwsbrief wilt versturen. Houd rekening met uw tijd, de behoefte van uw klanten en mogelijke onderwerpen. Tip 3: afspraak = afspraak Als u aangeeft dat mensen zich kunnen inschrijven voor een maandelijkse nieuwsbrief, zorg er dan voor dat deze ook daadwerkelijk iedere maand bij de ontvanger (klant) binnenkomt. Doet u dit niet, verliest u aan geloofwaardigheid en daarmee misschien ook uw klant. Let op: Uit onderzoek blijkt dat Business-to-Business nieuwsbrieven het meest gelezen worden op dinsdag, woensdag of donderdag rond 13.00 uur (na lunchtijd). Business-to-Consumer nieuwsbrieven kunnen het beste aan het einde van de week, op donderdag, vrijdag of zaterdag verstuurd worden tussen 17.00 en 20.00 uur. Tip 4: e-mailadressen Naast dat u de nieuwsbrief naar bestaande klanten stuurt, wilt u natuurlijk ook nieuwe klanten aantrekken. Verzamel e-mailadressen door in uw e- mailhandtekening relaties en potentiële klanten op uw nieuwsbrief te wijzen (maak een call to action waarbij ze zich kunnen aanmelden). Gebruik social media zoals Facebook of LinkedIn om uw nieuwsbrief aan te prijzen en geef aan hoe men zich kan inschrijven. Lees meer over het gebruik van e-mailadressen bij de tips over SPAM. Pagina 4 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst www.triggertekst.nl
Vormgeving Een professionele uitstraling versterkt het effect van uw digitale nieuwsbrief. Tip 1: Huisstijl Zorg ervoor dat uw nieuwsbrief altijd dezelfde uitstraling heeft bijvoorbeeld door een template op basis van uw huisstijl. Als u telkens verandert van lay-out en uitstraling, verliest u belangstelling, herkenbaarheid en lezers! Bent u een beetje handig? Dan kunt u zelf een template maken via websites als Mailchimp. Liggen uw kwaliteiten op andere gebieden, dan adviseer ik u dit onderdeel uit te besteden aan een professional. Als u eenmaal een template heeft, is het daarna eenvoudig teksten en illustraties te plaatsen. Tip 2: Gebruikersvriendelijkheid Een belangrijk element van een digitale nieuwsbrief is de gebruikersvriendelijkheid. Let op de leesbaarheid van titels, de zwaarte van de afbeeldingen (hierdoor kan de nieuwsbrief traag worden), kleurgebruik, lettertype en het formaat van uw nieuwsbrief of HTML e-mail (maximale breedte 550-600 pixels). Tip 3: Testen Misschien wel de belangrijkste tip, want of uw nieuwsbrief wordt geopend op een normale PC of bijvoorbeeld op een Mac (Apple) kan nogal verschillend uitpakken. Test daarom de lay-out van uw nieuwsbrief in zoveel mogelijk verschillende e-mailservices en platforms. Dus ook in Outlook, Hotmail en GMail. Geen Mac of GMail-account? Kijk dan eens bij vrienden of kennissen en vraag of zij de versie voor u willen testen. Pagina 5 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst www.triggertekst.nl
Inhoud De kracht van een triggerende titel en waardevolle content. Tip 1: het onderwerp Laat het onderwerp/de titel de ontvanger triggeren om de nieuwsbrief te openen. Let op, want als het onderwerp onduidelijk of schreeuwerig is, denkt de ontvanger al gauw dat het spam is. En als de ontvanger het niet denkt, dan denkt een spamfilter het wel voor hem. Onderwerpen waarin woorden staan als GRATIS!!!, AANBIEDING of 20% KORTING!! worden tegenwoordig al snel automatisch in de map ongewenste e-mail of spam geplaatst. Tip 2: waarover schrijven Lastig om onderwerpen te bedenken? Denk niet te moeilijk, onderwerpen liggen vaak dichterbij dan u denkt: (nieuwe) producten of diensten successen activiteiten nieuws uit de branche tegenslagen (en hoe u daarmee omgaat) stel uzelf of een medewerker voor geef het woord eens aan een klant Tip 3: Houd het kort, trigger en visualiseer Houd de tekst kort en bondig. Een titel die uw lezer nieuwsgierig maakt (triggeren), gevolgd door een korte tekst die aanzet tot actie en plaats er een zinvolle, mooie afbeelding bij. Wel even opletten met auteursrechten. Een afbeelding is op internet gemakkelijk gevonden en te kopiëren. Maar wees voorzichtig. Ook op afbeeldingen gelden de regels van het auteursrecht. Wilt u zeker zijn van uw afbeeldingen? Gebruik dan eigen materiaal of zoek passende afbeeldingen op websites zoals Flickr. Net als bij websites geldt ook bij e-mail dat de boodschap kort en helder moet zijn. Internetgebruikers zijn ongeduldig en lezen scannend. Maak uw nieuwsbrief daarom niet te lang en zorg voor een duidelijke (herkenbare) indeling. Wilt u meer kwijt? Schrijf dan een korte introductie en voeg een hyperlink toe met een verwijzing naar een specifieke pagina. Altijd even de link controleren! Niets is vervelender dan een dode link. Pagina 6 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst www.triggertekst.nl
Tip 4: Foutloos Probeer fouten te voorkomen. Grove spel- en taalfouten doen afbreuk aan de geloofwaardigheid en het beeld dat u als bedrijf wilt neerzetten. Laat uw tekst door iemand nalezen of door een tekstbureau (schrijven of) redigeren. Tip 5: Nieuwsbrief is geen reclamefolder Natuurlijk spoort u de lezers aan tot actie en zet u uw bedrijf in de spotlights, maar laat het geen reclamefolder worden. Eén of twee interessante aanbiedingen werken beter dan wanneer u de lezer overspoelt. SPAM Wat is een spambericht Een spambericht is een elektronisch bericht met een commerciële, ideële of charitatieve inhoud, dat u ongevraagd verstuurt aan ondernemers of consumenten. Ondernemers die een spambericht versturen riskeren een boete van maximaal 450.000 euro. Toestemming Voordat u ongevraagde berichten mag versturen moet de ontvanger u expliciet en aantoonbaar toestemming hebben gegeven. Verder moet het duidelijk zijn waarvoor en aan wie de ontvanger precies toestemming geeft. Hierover moet u de ontvanger goed informeren. Geef daarom vooraf aan dat het om een nieuwsbrief gaat die u namens uw bedrijf verstuurt. Vage beschrijvingen zoals 'u geeft toestemming voor de ontvangst van e-mails' vallen natuurlijk niet onder de categorie goed geïnformeerd. Het is verstandig om de inschrijving nog eens te bevestigen. Op die manier is de ontvanger volledig geïnformeerd. Bestaande klanten Het spamverbod geldt niet voor uw bestaande klanten. Met andere woorden: u heeft dan geen expliciete toestemming nodig. Zorg er wel voor dat de inhoud van de nieuwsbrief aansluit bij uw producten of diensten. Potentiële klanten Heeft iemand een offerte of informatie aangevraagd over uw producten of diensten? Dan is expliciete toestemming voor het versturen van uw nieuwsbrieven wél weer nodig. Pagina 7 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst www.triggertekst.nl
Zichtbaarheid van gegevens Voor de ontvanger moet direct zichtbaar zijn wie de nieuwsbrief stuurt. Bovendien moet alle relevante bedrijfsinformatie vermeld worden: contactgegevens en uw KvK nummer. Reactiemogelijkheid Verstuur uw nieuwsbrief altijd vanaf een e-mailadres waarbij het voor de ontvanger mogelijk is te reageren. Het is daarom ook niet toegestaan om uw nieuwsbrief via een noreply-adres te versturen. Wel mag: info@ of algemeen@. Afmeldmogelijkheid Zorg ervoor dat de ontvanger van uw nieuwsbrief zich direct en eenvoudig kan afmelden - op de nieuwsbrief, maar ook in uw bevestigingsbericht. Misschien komt het niet bij u op, maar er zijn nieuwsbriefaanbieders die bij de afmelding kosten in rekening brengen of de ontvanger confronteren met lange vragenlijsten voordat ze zich daadwerkelijk kunnen afmelden. Dat mag dus niet! Tips: Laat de ontvanger bij de aanmelding voor uw nieuwsbrief een checkbox aanvinken. Zo weet u zeker dat de ontvanger expliciet zijn/haar toestemming geeft. Maak helder waarvoor de ontvanger toestemming geeft. Een persoonlijk bericht is geen spam. Ook persberichten kunnen in bepaalde gevallen onder spam vallen. Zeker indien het persbericht een commerciële, ideële of charitatieve inhoud heeft. Vermeld altijd de afmeldmogelijkheid, óók bij bestaande klantrelaties. Stuur niet ongevraagd een nieuwsbrief naar een bestaande klant waarbij het 3 jaar of langer geleden is dat hij een product of dienst van u heeft afgenomen. Er moet sprake zijn van een actieve klantrelatie. Laat anderen niets versturen naar uw abonnees. Ze hebben zich immers voor úw nieuwsbrief opgegeven en niet voor een andere. Plaats een link naar uw privacybeleid bij het aanmeldformulier. Zet hier in hoe u waakt over de privacy en vermeld dat u mailadressen niet verhuurt of verkoopt. Niet alleen e-mailberichten kunnen aangemerkt worden als spam. Ook sms'en, mms'en, faxberichten of berichten via social networking websites kunnen spam zijn. Mocht u toch een klacht over spam krijgen, reageer dan onmiddellijk of vraag een deskundige om advies. Pagina 8 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst www.triggertekst.nl
Vragen? Brochure over ons nieuwsbriefabonnement? Wilt u meer weten over digitale nieuwsbrieven en wat Trigger Tekst voor u en uw bedrijf kan betekenen? Bel of mail ons, wij informeren u graag en altijd vrijblijvend. Trigger Tekst Tekstbureau voor ondernemend Nederland Gabriëlle de Sain www.triggertekst.nl gdesain@triggertekst.nl +31 6 218 46 877 Pagina 9 Whitepaper Succesvolle nieuwsbrieven Trigger Tekst www.triggertekst.nl