Handleiding SPAMFILTER Auteur: Johan Mos, Toon Hopkoper Datum: 27 mei 2008 Versie: 1.2 Pagina 1
INLEIDING De e-mail filter van PROXSYS houdt ongewenste mails vast op haar server zodat uw e- mailbox vrij blijft van ongewenste e-mail. Onder ongewenste e-mail wordt verstaan: - Berichten die virussen bevatten - Berichten met bepaalde bijlagen die gevaarlijk kunnen zijn - SPAM of SPAM gerelateerde e-mail (denk aan nieuwsbrieven) - Phishing berichten (het achterhalen van uw persoonsgegevens of bankgegevens) De PROXSYS e-mail filter voorkomt dat deze ongewenste e-mail direct in uw mailbox binnenkomt. Het kan echter voorkomen dat e-mail van klanten en leveranciers gezien wordt als ongewenst. Het is daarom van belang de filter aan te vullen met eigen specifieke instellingen. In deze handleiding vindt u een beschrijving hoe u de filter aan kunt passen en vertrouwde afzenders op een veilige lijst kunt plaatsen. Op deze wijze verbetert u de werking van het systeem. Pagina 2
Inhoudsopgave Inleiding... 2 Inhoudsopgave... 3 E-mail filter rapport... 4 Bericht vrijgeven vanuit een e-mail rapport... 4 Opties berichtbehandeling :... 5 Voorkom blokkering toekomstige berichten van deze afzender door :... 5 E-mail filtering wachtrij... 6 Tussentijds bekijken van SPAM quarantaine... 6 Overige informatie... 8 Veelgestelde vragen... 8 Wordt verdachte e-mail direct verwijderd?... 8 Ik heb meerdere e-mail adressen, moet ik dan meerdere keren inloggen?... 8 Waarom ontvang ik meerdere rapporten?... 8 Hoe kan ik de taal van de filter in het Nederlands instellen?... 8 Kan ik mijn wachtrij pagina ook vanuit Outlook oproepen?... 8 Ik krijg nog steeds SPAM binnen, die onbezorgbaar is.... 8 Ik heb een andere vraag. Wat nu?... 8 Pagina 3
E-MAIL FILTER RAPPORT Het e-mail filtering systeem is standaard zo ingesteld dat er iedere dag een rapport bij u wordt afgeleverd met daarin de ontvangen ongewenste e-mail van de afgelopen dag. Heeft het filter geen berichten tegengehouden, dan ontvangt u geen rapport. Hieronder vindt u informatie hoe u dit rapport kunt gebruiken. Bericht vrijgeven vanuit een e-mail rapport De e-mailfilter is standaard zo ingesteld dat u iedere dag om 17:00 uur een zogenaamd Quarantainerapport ontvangt. Dit rapport informeert u over de ontvangen e-mails die verdacht zijn (denk hierbij aan een SPAM bericht of een bericht dat besmet is met een virus). Aan de hand van onderstaande zes stappen kunt u naar eigen wens en inzicht de berichten classificeren en de filter instrueren hoe in het vervolg om te gaan met dergelijke berichten. Stap 1 Open het Quarantaine rapport dat u heeft ontvangen. Stap 2 Klik op Vrijgeven bij de e-mail die u als veilig wilt instellen. Stap 3 U komt nu op een pagina waar u kunt bepalen wat er met het bericht dient te gebeuren en hoe de filter in het vervolg met de afzender dient om te gaan. De pagina ziet er als volgt uit: Pagina 4
Hieronder vindt u een overzicht van alle opties : Opties berichtbehandeling : Bericht uit quarantaine vrijgeven Hiermee wordt het bericht vrijgegeven, dit betekent dat deze direct aan uw postvak wordt toegevoegd. Bericht uit quarantaine vrijgeven en als legitieme e-mail rapporteren Hiermee wordt het bericht vrijgegeven, dit betekent dat deze direct aan uw postvak wordt toegevoegd. Bovendien wordt er een melding gemaakt dat de email foutief als spam is beschouwd. Deze meldingen worden gebruikt om het filter te verbeteren. Voorkom blokkering toekomstige berichten van deze afzender door : Voeg de afzender niet aan mijn lijst van veilige afzenders toe de afzender wordt in de toekomst weer als onveilig gemarkeerd. U kunt hiermee per bericht bepalen of u deze wel of niet wilt ontvangen. Het e-mailadres van de afzender toe te voegen aan uw lijst met veilige afzenders De afzender wordt op een veilige lijst geplaatst. Dit betekent dat berichten van deze afzender in de toekomst altijd direct in uw postvak binnenkomen. De domeinnaam van de afzender toe te voegen aan uw lijst met veilige afzenders Met deze optie geeft u aan dat u alle e-mails van deze klant met @domein.nl wilt ontvangen. Hiermee kunt u de filter instrueren om ook berichten van collega s van de afzender als vertrouwd te beschouwen. Stap 5 Klik op Continue. Stap 6 Er verschijnt nu een bevestiging. De betreffende e-mail belandt nu in uw postvak IN en de afzender is als vertrouwd aangemerkt. U kunt de pagina nu afsluiten. Pagina 5
E-MAIL FILTERING WACHTRIJ Tussentijds bekijken van SPAM quarantaine Heeft u behoefte om tussentijds de wachtrij te bekijken (bijvoorbeeld als u een e-mail van een vertrouwde afzender niet heeft ontvangen terwijl deze wel is verzonden), dan kunt u de stappen zoals hieronder uitvoeren om de wachtrij te bekijken. Navigeer naar de pagina http://spamfilter.proxsys.net om de onderstaande acties uit te voeren. U kunt deze pagina als favoriet toevoegen in uw internetbrowser. Indien u gebruik maakt van Microsoft Outlook 2002 of hoger, dan kunt u de wachtrij direct vanuit Outlook bekijken. Op de laatste pagina van deze handleiding ziet u hoe u dit kunt instellen. Stap 1 - Hieronder vindt u de inlogpagina ; log hier in met uw gebruikersnaam@hetdomein.nl bijvoorbeeld : helpdesk@proxsys.nl. Voer bij wachtwoord uw wachtwoord in zoals u inlogt op uw eigen netwerk. Klik op Aanmelden. Stap 2 Als u bent ingelogd komt u in de map Quarantaine terecht. Pagina 6
Stap 3 Open het bericht door op het bericht te klikken. Stap 4 Klik op de knop Veilige Afzenders. Stap 5 U ziet een bevestiging van uw actie, het bericht is nu als Veilig aangemerkt. Klik op Selecteer actie en vervolgens op Bericht vrijgeven. Het bericht verschijnt nu in uw postvak IN. Pagina 7
OVERIGE INFORMATIE Veelgestelde vragen Wordt verdachte e-mail direct verwijderd? Nee, verdachte mail wordt in een wachtrij geplaatst. Na één maand worden de berichten die in de wachtrij staan wel automatisch verwijderd, dit om genoeg ruimte beschikbaar te houden voor de e-mails die in de wachtrij komen te staan. Ik heb meerdere e-mail adressen, moet ik dan meerdere keren inloggen? Nee, u hoeft niet met meerdere adressen in te loggen. Aan uw gebruikersnaam en wachtwoord zijn al uw e-mailadressen gekoppeld. Waarom ontvang ik meerdere rapporten? Per account ontvangt u één rapport. Echter kan het voorkomen dat uw e-mailadres lid is van een groep (bijvoorbeeld het info adres). Dan kan het voorkomen dat u hiervan een rapport krijgt. Het is dan aan te raden om één persoon toe te wijzen die deze rapporten beheert. Hoe kan ik de taal van de filter in het Nederlands instellen? Als u inlogt op http://spamfilter.proxsys.net kunt u bij Language de optie Dutch kiezen. Vervolgens wordt de pagina in het Nederlands weergeven. Ook geeft de filter dan de optie om de berichtgeving ook in het Nederlands te laten uitvoeren. Kan ik mijn wachtrij pagina ook vanuit Outlook oproepen? Deze optie is alleen beschikbaar in Microsoft Outlook 2002 of hoger. Indien u beschikt over deze versie volg dan het stappenplan zoals hieronder is weergeven : Stap 1 - Klik met de rechtermuisknop op de map Ongewenste e-mail Stap 2 - Kies Eigenschappen. Stap 3 - Ga naar het tabblad Introductiepagina. Stap 4 - Vink het vinkje aan en voer het adres http://spamfilter.proxsys.net/ in Stap 5 - Klik op Toepassen en hierna op OK. Stap 6 - De wachtrij kunt u nu vanuit uw Outlook openen. Ik krijg nog steeds SPAM binnen, die onbezorgbaar is. Dit is een vervelend bekend probleem. Er wordt namelijk misbruikt gemaakt van uw email adres door middel van spoofing. Het resultaat hiervan, zodra een spam artikel geweigerd wordt door een ontvangende partij, is dat hiervan een melding retour wordt gezonden naar uw emailadres, middels een zogenaamd NDR bericht. Hier is helaas niets aan te doen. Ik heb een andere vraag. Wat nu? Neem contact op met de contactpersoon binnen uw organisatie die het contact met PROXSYS verzorgt. Zij kunnen in veel gevallen zelf de vraag beantwoorden. Mochten zij de oplossing niet weten, dan kunnen zij contact opnemen met PROXSYS. Vervolgens zullen wij u zo snel mogelijk van dienst zijn. Pagina 8