Omgaan met verzuim Informatie en adviezen voor leidinggevenden en commandanten Dienstencentrum Bedrijfsmaatschappelijk Werk
Inhoud Omgaan met arbeidsverzuim van uw medewerkers Welke soorten arbeidsverzuim zijn er? Wat zijn de oorzaken van arbeidsverzuim? Wat zijn uw verplichtingen bij arbeidsverzuim? Praktische tips Het voeren van verzuimgesprekken Hoe maakt u uw communicatie effectiever? Omgaan met arbeidsverzuim van uw medewerkers Managers en direct leidinggevenden hebben vandaag de dag een spilfunctie in het voorkomen van arbeidsverzuim. Ze zijn verantwoordelijk voor het opzetten en uitvoeren van verzuim- en reïntegratiebegeleiding. Sinds de invoering van de Wet Verbetering Poortwachter worden er concrete eisen gesteld aan de werkgever, maar ook aan de werknemer, om arbeidsverzuim zo laag en kortdurend mogelijk te houden. Zo is de werkgever verplicht om samen met de werknemer een plan van aanpak te maken dat terugkeer naar het werk bevordert. Beide moeten kunnen aantonen wat ze hebben gedaan om het verzuim op te lossen. Hierin werken leidinggevenden nauw samen met de bedrijfsmaatschappelijk werker, bedrijfsarts en andere adviseurs. Deze brochure geeft u achtergrondinformatie en praktische handvatten hoe u het beste kunt omgaan met arbeidsverzuim van uw medewerkers. Voor verdere hulp en informatie kunt u zich altijd wenden tot het Diensten Centrum Bedrijfsmaatschappelijk Werk (DCBMW). Contactgegevens vindt u achter in de brochure. Welke soorten verzuimgesprekken bestaan er? Wat kan het Diensten Centrum Bedrijfsmaatschappelijk Werk (DCBMW) voor u doen? Hoe kunt u Bedrijfsmaatschappelijk Werk bereiken? De reden voor mijn verzuim ontstond in de privésfeer. Ik had al langere tijd een slechte relatie met mijn partner. En die werd alsmaar slechter. Dat vrat aan me. Ik at en sliep slecht, ik zat in die periode heel slecht in mijn vel. Dat uitte zich ook op het werk. Ik had er mijn hoofd gewoon niet bij. Waar in deze brochure de mannelijke vorm wordt gebruikt (bijvoorbeeld hij, medewerker of bedrijfsmaatschappelijk werker ), worden ook vrouwen bedoeld. Welke soorten arbeidsverzuim zijn er? Vaak wordt de term ziekteverzuim gebruikt. Maar omdat er bij verzuim lang niet altijd sprake is van ziekte of een andere medische oorzaak, is het beter om van arbeidsverzuim te spreken. Er bestaan drie soorten arbeidsverzuim. Wit arbeidsverzuim: er is sprake van een duidelijk aanwijsbare ziekte of een andere medische oorzaak. Dit verzuim is volgens de regels aangemeld. Het is vooral een zaak tussen de betrokken medewerker en zijn arts. Grijs arbeidsverzuim: hierbij kan er geen objectief vast te stellen reden of klacht gevonden worden. Bij deze vorm van verzuim zijn er meestal vage klachten die herhaaldelijk voorkomen. Er kunnen vele oorzaken een rol spelen. Zowel legitieme als niet legitieme redenen kunnen aangevoerd
worden. Voor een goede beeldvorming en aanpak is hier advies van het Sociaal Medisch Team van belang. Zwart arbeidsverzuim: hiervoor is geen legitieme reden aan te voeren. Het is dan ook frauduleus verzuim. Het lastigste gebied is dat van het grijze arbeidsverzuim. Toch is juist hier de meeste winst te behalen als het gaat om terugdringen van arbeidsverzuim. Wat zijn de oorzaken van arbeidsverzuim? Alleen door helder inzicht in de oorzaak van arbeidsverzuim, kan het teruggedrongen worden. Arbeidsverzuim kent drie soorten oorzaken. De eerste is in de betrokken persoon zelf gelegen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld Als ik me zo beroerd voelde, ging ik maar liever niet aan het werk. Daar zou ik toch alleen maar fouten maken, dacht ik. Ik probeerde ervoor te zorgen dat niemand last van mijn situatie zou hebben, en dan leek thuisblijven maar de beste oplossing. Maar prettig was het natuurlijk niet. Het liefst wil je je werk gewoon goed doen. om zijn karakter of lichamelijke constitutie. De tweede soort vindt zijn oorsprong in de privésituatie van de betreffende medewerker. Ziekte van partner of kinderen, of echtscheiding zijn hier voorbeelden van. De derde soort van oorzaken ligt in de werksituatie. Iemand die goed gemotiveerd is en plezier heeft in zijn werk, zal doorgaans minder snel verzuimen, ook al heeft hij bijvoorbeeld problemen in zijn privésituatie. Hoe iemand zijn werk beleeft plezierig of onplezierig wordt beïnvloed door verschillende factoren. Werkinhoud: het werkniveau, de mate van zelfstandigheid, de mate van afwisseling. Werkomstandigheden: het werken in ploegendienst, aangepaste werktijden, reorganisaties, veiligheid op het werk. Werksfeer: de verhouding met collega s, saamhorigheidsgevoel, manier waarop er gecommuniceerd wordt. Leiding: de betrokkenheid van de leidinggevende(n), de mate van sturing, de visie van het management. Personeelsbeleid: het sociale beleid van de organisatie, maar ook de mogelijkheid tot thuiswerken of flexwerken. Arbeidsvoorwaarden: de financiële beloning, vakantieregelingen, mogelijkheden tot scholing. Wanneer er structureel voldoende aandacht voor deze factoren is, kan arbeidsverzuim tot een minimum beperkt blijven. Ik probeer werk en privé altijd zo goed mogelijk gescheiden te houden. Maar uiteindelijk ben ik toch naar mijn leidinggevende gestapt. Ik dacht: het begint vast op te vallen dat ik zo vaak afwezig ben. Gelukkig begreep mijn chef mijn verhaal heel goed. Hij had hetzelfde ook eens meegemaakt. Dat was een hele opluchting. Had ik dat maar eerder geweten, dan had ik er niet zo lang mee rondgelopen. Natascha Bovendeur Leeftijd: 40 jaar Bij DCBMW sinds: 2006 Vroeger werkte ik als meteoroloog bij de luchtmacht. Een heel specialistische functie waarin ik maar een klein stukje van de organisatie zag. Ik wilde breder kunnen kijken. Als bedrijfsmaatschappelijk werker heb ik nu met een groot deel van de krijgsmacht te maken: een heel diverse wereld. Ik interesseer me voor de verschillende culturen van de krijgsmachtonderdelen en voor de mensen die deze culturen helpen vormen. Daar raak ik nooit op uitgekeken. Soms wordt in dit werk 1+1 ineens 3. Dat is mooi. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker vastloopt in een probleem. Dan kijk ik naar de context ervan en leg verantwoordelijkheden waar ze horen. Dat kan zowel bij de organisatie als bij de medewerker zijn. Ik adviseer de leidinggevende, en dan komt er ineens begrip. En de ruimte om er iets mee te doen. Het probleem blijft natuurlijk het probleem van de medewerker, en terecht. Maar hij staat er niet meer alleen voor, want de organisatie wil er ook iets in betekenen. Om dit soort momenten gaat het. Dan besef ik me weer zo goed waarom ik dit werk doe.
Wat zijn uw verplichtingen bij arbeidsverzuim? De kern van het Arbo- en verzuimbeleid bestaat uit systematische aandacht voor arbeidsomstandigheden en verzuim binnen de organisatie. De werkgever heeft hierin zijn eigen verantwoordelijkheid. De Arbowet van 2007 geeft aan wat zijn verplichtingen zijn. Daarnaast moet hij werknemers aanwijzen voor bedrijfshulpverlening. Dit alles heeft tot gevolg dat u, als leidinggevende, een belangrijke uitvoerder van het verzuimbeleid bent. Telkens opnieuw probeerde ik toch te werken, maar het ging niet echt lekker. Tot op een dag een druppel de emmer deed overlopen. Ik kreeg een telefoontje van mijn chef dat dwars door een aantal plannen die ik gemaakt had heen liep. Het was toeval dat hij het was die op dat moment belde. Bij ieder ander was het ook verkeerd gegaan. Op dat moment zei ik: bekijk het maar. Ik ben naar huis gegaan en voorlopig niet meer teruggekomen. Praktische tips Het voeren van verzuimgesprekken Verzuimgesprekken vormen een belangrijk onderdeel van het verzuimbeleid. Ze zijn gebonden aan landelijke wet- en regelgeving. Houdt u bij het voeren van deze gesprekken een aantal uitgangspunten in het oog. Het initiatief voor ziekmelding hoort te liggen bij de betreffende medewerker. U, als leidinggevende, heeft evengoed een probleem als een medewerker zich ziek meldt. Het ziek zijn van een medewerker is weliswaar een privézaak, maar moet bespreekbaar zijn met de leidinggevende. De betrokken medewerker en u zijn beide verantwoordelijk voor een goede verzuimbegeleiding. Aandacht voor het arbeidsverzuim van de medewerker is bij voorkeur gebaseerd op de aandacht voor de medewerker als persoon. Verzuimgesprekken vragen van u een zekere vaardigheid in communiceren. Hoe maakt u uw communicatie effectiever? In communicatie richt u zich doorgaans bewust op wat er wordt gezegd. Maar uit onderzoeken blijkt dat maar 30 tot 35 procent van een boodschap verbaal wordt overgebracht. Het overgrote deel wordt gecommuniceerd door lichaamstaal en andere signalen (non-verbale communicatie). Bij iedere boodschap die u communiceert, speelt zowel de inhoud ervan een rol, als de betrekking die u heeft met degene tot wie u zich richt. De inhoud springt doorgaans het meest in het oog, dit is de letterlijke inhoud van de woorden. Maar vaak is de betrekking minstens zo belangrijk: hoe ziet u de relatie met de ander, hoe wenst u dat de ander reageert? Dit kleurt vaak onbewust de verbale en non-verbale communicatie. In veel communicatie die niet naar wens verloopt, is onvoldoende aandacht voor de non-verbale communicatie en voor het betrekkingsaspect. Houdt u daarmee rekening als u het gevoel hebt dat een gesprek dreigt vast te lopen. Welke soorten verzuimgesprekken bestaan er? Het (kort) frequent verzuimgesprek Dit voert u naar aanleiding van regelmatig kort verzuim. In de regel is hiervan sprake als er minstens vier keer per jaar verzuimd wordt. Doel van het gesprek: de oorzaken van het verzuim achterhalen en nagaan of hier iets aan te doen valt. Het kan zijn dat er weinig aan de oorzaken te doen is. Dan kunt u zoeken naar manieren om het te verwachten verzuim op te vangen en naar aanpassingen om het verzuim van zo kort mogelijke duur te laten zijn. Het ziekmeldingsgesprek Meestal meldt een medewerker zich telefonisch ziek. U zult er dan normaal gesproken vanuit gaan dat hij behoorlijk ziek is. Dit zal ook de basis van uw reactie zijn. Geeft de medewerker geen of slechts minimale informatie, dan kan dit verschillende oorzaken hebben. U kunt dit het beste maar zo laten en voor aanvullende informatie contact opnemen met de bedrijfsarts of personeelszaken. Een medeweker is niet verplicht om u te vertellen wat hij mankeert.
Het langdurig verzuim gesprek Is een medewerker langere tijd ziek, bijvoorbeeld enkele weken, dan lukt het vaak om hem op tijd de nodige aandacht te geven. Een kaartje, telefoontje of bezoekje wordt vaak zeer gewaardeerd. Bij een nog langere ziekteperiode ontsnapt de medewerker vaak aan de aandacht. Maar juist bij langdurige ziekte blijkt tijdige aandacht extra belangrijk. De medewerker kan anders het gevoel krijgen dat hij vergeten wordt. Het hervattingsgesprek of reïntegratiegesprek Vooral na langdurige afwezigheid vraagt terugkeer op de werkplek de nodige aandacht. Wellicht zijn er ook de nodige aanpassingen nodig in het takenpakket van de betrokken medewerker. Houd deze gesprekken bij voorkeur op de werkplek, zonder in de verleiding te komen om iemand alweer in het werk te betrekken. Opnieuw contact maken met collega s kan de drempel om terug te keren helpen verlagen. Voorafgaand aan de terugkeer van de medewerker doet u er goed aan om in het Sociaal Medisch Team te overleggen met de bedrijfsarts, personeelszaken en bedrijfsmaatschappelijk werk. Hier kunt u onder andere advies krijgen op welk niveau de betreffende medewerker het beste kan starten. Toen ik weer op het werk terugkwam, werd ik goed opgevangen. Ik zei dat ik weer volledig aan de slag wilde, maar mijn leidinggevende zei: doe het eerst maar eens een tijdje kalm aan. Toen begon ik met drie keer twee uur werken. En iedere week besprak ik met mijn leidinggevende: hoe gaat het nu, en wat zijn de plannen voor de volgende week. Dat was een prima steun. Anders was ik ongetwijfeld te hard van stapel gelopen. Wat kan Dienstencentrum Bedrijfsmaatschappelijk Werk (DCBMW) voor u doen? Binnen het Sociaal Medisch Team geeft de bedrijfsmaatschappelijk werker gevraagd en ongevraagd adviezen op het gebied van arbeidsverzuim. Op aanvraag kunt u ook de workshop Arbeidsverzuim volgen, waarin u leert hoe met arbeidsverzuim van uw medewerkers om te gaan. Tenslotte kan Bedrijfsmaatschappelijk Werk u coachen of begeleiden bij het verder ontwikkelen van uw leidinggevende kwaliteiten. Toen ik thuis zat, was het contact met mijn werk heel goed. Mijn leidinggevende had gezegd: voor alles moet je zorgen dat je hier weer bovenop komt. Hij belde me ongeveer een keer per maand: hoe is het nu? We hopen dat je snel weer herstelt! Ik had niet het gevoel dat hij me controleerde of dat hij druk op me uitoefende om zo snel mogelijk weer terug te komen. Daar was ik heel blij mee. Als ze geen aandacht aan je besteden, denk je al gauw: kennelijk hebben ze me niet nodig. Dan duurt je herstel beslist langer. Henk van der Wal Leeftijd: 53 jaar Bij DCBMW sinds: 2007 Ik heb 20 jaar bij Justitie gewerkt. Eerst in het gevangeniswezen, later in de kinderbescherming. Maar ik kreeg in de loop van de jaren steeds meer contact met de computer en steeds minder met de mensen. Terwijl die me nu juist het meest interesseren. Vooral in combinatie met de organisatie waarbinnen ze functioneren. Het één beïnvloedt nu eenmaal het ander. Er is altijd een heel systeem waar je naar moet kijken. Zo kan ik in dit werk alle facetten van mijn achtergrond gebruiken, van organisatieadvies tot traumahulpverlening. In alle gevallen is het leggen van een vertrouwensrelatie het belangrijkste. Dat vind ik ook het mooiste onderdeel van ons werk. Is die relatie er niet, dan begin je als bedrijfsmaatschappelijk werker niet veel. Op basis van dat vertrouwen krijg je de positie om dingen tegen mensen te kunnen zeggen, zelfs al klinken ze misschien minder aangenaam. Daarvoor moet je eerst goed luisteren en zorgen dat je de ander echt goed begrijpt. Vanuit mijn onafhankelijke positie adviezen geven waar ik echt achter sta, en waar zowel de mensen als de organisatie wat aan hebben. Kun je het je positief-uitdagender voorstellen?
Hoe kunt u Bedrijfsmaatschappelijk Werk bereiken? U kunt allereerst contact opnemen met de bedrijfsmaatschappelijk werker van uw onderdeel. Lukt dit niet, dan kunt u terecht bij de verschillende regiokantoren of de Hulpverleningslijn Defensie. Hulpverleningslijn: 0900 415 5555, in acute situaties (24 uur per dag bereikbaar) Regio Noord: 0592 323 600 Regio Noord-West: 0223 657 800 Regio West: 030 236 6423 Regio Oost: 0318 454 415 Regio Zuid: 040 245 4255 Staf: 070 316 4496 Regio Caribisch gebied: 0059 994 637 450 E-mail: p5343@mindef.nl Werkwijzers voor leidinggevenden Voor leidinggevenden is een belangrijke rol weggelegd in de ontwikkeling van de defensieorganisatie. Goed leiderschap is namelijk een niet te onderschatten succesfactor op alle niveaus van de organisatie. Van u, als leidinggevende, wordt inspirerend leiderschap gevraagd, waarmee u het beste uit uw mensen weet te halen. Communiceren, luisteren, aandacht geven, eerlijk en open zijn. U wordt geacht het allemaal in tot uw beschikking te hebben. In situaties waarin het met uw medewerkers niet goed gaat, bent u als leidinggevende extra belangrijk. Niet om iemands hand vast te houden, maar vanwege steun, vertrouwen, en duidelijkheid. Dit zijn tevens situaties die veel van u vergen. Om u hierin tot steun te zijn, heeft het Diensten Centrum Bedrijfsmaatschappelijk Werk vijf werkwijzers uitgebracht. Ze dienen om u achtergrondinformatie en praktische handvatten te bieden in situaties waarin medewerkers iets extra s van u nodig hebben. Andere werkwijzers in deze reeks zijn: Omgaan met schokkende ervaringen Omgaan met alcoholproblemen Omgaan met conflicten Omgaan met stress Ik werk nu sinds een aantal maanden, maar ik ben nog steeds niet de oude. Als er iets niet gaat zoals ik wil, raak ik snel uit mijn humeur. Maar dan weet ik inmiddels dat ik even weg moet. Rookpauze, zeg ik dan. Mijn leidinggevende snapt precies wat er aan de hand is. Dat is mooi. Maar ik hoop natuurlijk dat ik ooit weer de oude zal zijn. Lenny Koppert Leeftijd: 27 jaar Bij DCBMW sinds: 2004 Ik kom uit een heel positief ingesteld, stabiel gezin. Van jongs af aan heb ik geleerd te vertrouwen op mezelf en van daaruit iets voor anderen te betekenen. Dat heeft me een idealistisch, opgewekt mens gemaakt. Graag geef ik anderen het vertrouwen mee dat ze dingen in hun leven in positieve zin kunnen veranderen. Ik houd van improviseren. Het onverwachte, dat je in het werken voor DCBMW gelukkig vaak tegenkomt, is avontuurlijk. Het haalt je creativiteit naar boven. In dit werk zijn er geen standaardoplossingen, het komt altijd neer op maatwerk. Of het nu gaat om het adviseren van een commandant, of het geven van tips en tools aan een cliënt. Humor vind ik daarbij belangrijk ook al gaat het soms om een lach met een traan. Met humor kun je soms ineens de dingen in het juiste perspectief plaatsen, hoe naar de gebeurtenissen misschien ook zijn. Ik zorg ervoor dat ik in het contact met cliënten en commandanten zo eerlijk en open mogelijk blijf. Bereidheid om te leren, dat vraag ik van mezelf net zo goed als van mijn cliënten.
Colofon Dit is een uitgave van Dienstencentrum Bedrijfsmaatschappelijk Werk Redactie: Dienstencentrum Bedrijfsmaatschappelijk Werk Tekst: Jon Marrée Tekst en Suggestie, Kockengen Fotografie: AudioVisuele Dienst Defensie Vormgeving: Grafische Dienst AudioVisuele Dienst Defensie Den Haag