Notulen Commissie Marketing Datum: 22 april 2010 Aanwezig: Thijs Torreman, Marieke Hezemans, Boudewijn v/d Lecq, Hans Hooft, Kristel Jansen, Monique Blauw, Milja de Vries, Ingrid van Beek en Sheila Schuijffel Later aangeschoven: Rachid Agoussal, Martin Hol 1. Opening Thijs Torreman heet iedereen van harte welkom. 2. Agenda Vaststellen agenda. 3. Notulen BvdL start met een mededeling: Bastiaan Anink gaat Cubiss verlaten en levert daarom niet langer als projectleider een bijdrage aan de Commissie Marketing. Marieke Hezemans neemt projectleiderschap van Gemaksdiensten over. Yvonne van den Berg neemt Porfolioanalyse over. Boudewijn van der Lecq neemt voorlopig het project Tarifering over.daarnaast neemt Yvonne van den Berg het project E-Books over van Angelique de Kort. Daarnaast is er op 27 mei is een afspraak bij Cubiss met Michiel Laan, van bibliotheek.nl, Hij is verantwoordelijk voor E-books. Er wordt wat meer druk gezet op het hele verhaal, want het gaat veel te langzaam. TT spreekt hier ook zijn zorgen uit. Dit wordt gedeeld door de commissie. TT vraagt of de besluitenlijst weer bij de notulen kan. Actiepuntenlijst MHez geeft een update over gastlenen. In West-Brabant bestaat gastlenen al langer middels een low-tech oplossing. Bibliotheek Zundert-Rucphen en Etten-Leur wilden hier graag bij aansluiten. Daarom is er een draaiboek opgesteld waardoor Vubis en Bicat bibliotheken elkaars leners in kunnen schrijven. Er heeft een succesvolle testperiode plaatsgevonden bij Bibliotheek Zundert-Rucphen en Etten-Leur. Vanaf week 17 en 18 start er een communicatieactie in alle West-Brabantse bibliotheken. Leden worden geïnformeerd via posters, flyers, loopmatten en een webbericht. Nietleden via een persbericht. Actiepunt is het opstellen van een inventarisatie van de kosten/ tijdsinvestering van alle overige Vubis bibliotheken. BvdL stelt de vraag wat de plannen zijn van Bibliotheek Eindhoven m.b.t. een nieuw bibliotheeksysteem.
TT: Bibliotheek Eindhoven stapt op 1 oktober 2010 over naar Clientrix, een databasesysteem dat ontwikkeld is door DOK Delft. Zijn overwegingen waren dat Vubis te boekgeoriënteerd is en te weinig klantgeoriënteerd. Clientrix is veel meer up-to-date en goedkoper. Daarnaast is Infor geen partner, maar een aanbieder. Implicaties voor Gastlenen: wellicht nog een extra koppeling bouwen of Bibliotheek Eindhoven doet niet mee. 4. Terugkoppeling uit landelijke marketingcommissie De eerste bijeenkomst is geweest. De volgende punten zijn besproken: - De landelijke huisstijl. Deze huisstijl is ontwikkeld door SVT, communicatiebureau uit Amsterdam. Via een portal bij Biblionet kun je nu onderdelen van de huisstijl krijgen. Probleem is dat de VOB geen definitief besluit heeft genomen over dat de huisstijl eigendom is van de branche. Waarschijnlijk gaat de VOB besluiten dat zij huisstijl definitief aannemen voor de hele branche. Daarnaast wordt de huisstijl doorontwikkeld en komt er een controle op de huisstijl. De winst uit het platform Biblionet wordt hiervoor gebruikt. Er komt een sluitend handboek. Hier moet iedereen zich aan houden, logo s mogen wel door individuele bureaus ontwikkeld worden, maar zij dienen zich te houden aan het handboek. BvdL: de communicatie moet hierover heel duidelijk zijn. - Segmentatieonderzoek. Waar ligt het eigendom? Hoe krijgt de branche dit beschikbaar? En wat kunnen de bibliotheken er eigenlijk mee? BvdL heeft 26 april samen met Elisabeth Duijser van ProBiblio een gesprek met Willem Wijgers, de nieuwe eigenaar van EMC, over onder meer de rechten van het volwassenensegmentatiemodel. Belangrijk punt is de database waar het rapport De klant is koningin op is gebaseerd. - Jongerensegmentatie. Er heeft een gesprek plaatsgevonden met Mappa en The Choice. Ook hier staan vele vragen open, met name over de kwaliteit van de segmentatie en de toegevoegde waarde. Er wordt voorlopig geen geld en tijd in gestopt totdat er meer duidelijkheid. BvdL en Elisabeth Duijser gaat hierover ook een gesprek aan. Hiervan moet de datum nog worden vastgesteld. 28 mei is de eerstvolgende bijeenkomst van de landelijke marketingcommissie. 5. Campagnes HH komt binnen als rasechte Oeteldonker. Hij stapt af van zijn imago als suffe ambtenaar. Een imago moet je het hele jaar door uitdragen, dus hier ook. Hier legt hij de link naar de campagne. We moeten de campagne structureel inzetten. De glitters zijn in zicht, maar de verwachtingen bij de bibliotheken moeten enigszins getemperd worden, aldus HH. Het zal niet ineens storm lopen richting de bibliotheken. Het is een traject van lange adem.
Milja presenteert de nieuwe campagne. We steken in op twee zaken: 1) de dialoog en 2) de bewijslast; wat is die nieuwe bieb. De campagne bestaat uit twee sporen. Spoor 1: gericht op diensten en producten. Spoor 2: gericht op beleving en interessegebieden (voornamelijk in-store). Outdoor campagne o.a.: * Banners op sites van derden. Bv. gerelateerd aan het voetbal, bv. op Omroep Brabant rond voetbaltijd. * Publiekscampagne: bieb kraskaarten worden uitgedeeld door promotieteam. Altijd prijs; je wint een hebbeding of een prijs die is samengesteld door bibliotheek. Expliciet bedoeld om mensen in de bieb te krijgen, de bieb is zelf verantwoordelijk voor het binden van de nieuwe klanten. De campagne wordt ook ondersteund op tv. * Mediacampagne. De Stuurgroep Campagnes levert promotiemateriaal aan deelnemende bibliotheken. M.b.v. beeldbank kunnen bibliotheken zelf aan de slag in de formats van de posters. KJ stelt dat deze campagne laat zien dat alle diensten van de bieb zijn en erbij horen. Zwakte is dat sommige bibliotheken niet bereid zijn om mee te werken. Zonder inzet van de bibliotheken werkt de publiekscampagne niet. De bibliotheken die zich niet willen inzetten, kunnen gebruik maken van de basis van de campagne, maar er wordt geen extra materiaal of campagne activiteiten ingezet. TT: is er nog geld beschikbaar om zwakke bibliotheken extra te ondersteunen. BvdL gaat kijken of hier nog gelden voor beschikbaar zijn. Er wordt een actiepunt geformuleerd om succesverhalen te communiceren op Bnbibliotheek.nl. TT vraagt expliciet de doelstelling van de campagne (SMART) helder te formuleren. Dit wil hij terugkoppelen aan het DOBB. Hij wil graag een focus in de bewijslast brengen. SS: inzetten op imagometing (0-meting en 1-meting). MHol: effecten kun je meten aan aantal uitgedeelde gadgets. HH wil kritisch kijken naar het bereik van het campagnemateriaal, daarnaast kijken naar effecten op imago. SS: we moeten onderscheid maken tussen marketingcommunicatie en sales. Om imago vast te stellen moet worden gekeken of DNA daar een aanknopingspunt voor biedt. Concluderend: - Imago van boek en meer houden we vast en komt terug in deze campagne. - Verantwoording op imago meetbaar maken. Bereik kunnen we laten meten door credo. Imago meten we zelf. - Balans in-store en outdoor aanwezigheid. Promotie, Personeel en Presentatie. - We gaan voor het langjarige effect. Een continue en herkenbare lijn. - Beelden mogen nog pittiger. - Boodschap aan de bibliotheken: het succes van deze campagne is je eigen verantwoordelijkheid. Het raamwerk is voor iedereen beschikbaar, maar het succes moet je zelf maken.
Evaluatie campagne DOBB: SS: nogmaals extra het managen van de verwachtingen benadrukken. TT: nogmaals de faciliterende rol van commissie benadrukken, het succes ligt bij bibliotheken zelf. Er wordt afgesproken dat TT tijdens de evaluatie mondeling de reële verwachtingen voor de bibliotheken toelicht. Vervolg/ mandaat: Commissie stemt in met het mandaat voor de Stuurgroep. Complimenten van TT voor de aanpak. MdV: de laatste punten worden vanmiddag doorgegeven aan credo en daarna start productie van de campagne. BvdL en MdV spreken met KJ en HH over het budget en de verdeling van de gelden in-/ outdoor. De begroting en verdeling van gelden graag cc aan TT. Er wordt besloten voor de volgende volgorde: eerst informeren we alle bibliotheken, dan pas sturen we het materiaal en starten we de publieksactie. TT: zou graag een incentive actie zien voor FO personeel. KJ: bv. een prijs voor de bieb die de campagne intern het beste heeft toegepast. Startdatum campagne is eind mei/ begin juni. Exacte datum volgt nog. 6. Tarifering update en vervolgtraject Doorgeschoven naar de volgende vergadering, i.v.m. de tijd. BvdL meldt dat er 11/5 een bijeenkomst is van de directeuren die zitting hebben in de stuurgroep. Michel Houtepen is daarbij aanwezig namens Cubiss. Dit zal een langlopend traject zijn, met als einddatum 31-12-12. De volgende keer zal tarifering geagendeerd worden zodat de marketing commissie hierin ook een stelling in kan nemen. 7. Lokale beleidsplannen update Doorgeschoven naar de volgende vergadering, i.v.m. de tijd. 8. Bieb2Business Evaluatie tot nu toe: In februari hebben TT, TdG en BvdL gesproken over de voortgang van B2B. Daar is onderstaand voorstel uit voortgekomen. TT wil B2B niet presenteren in DOBB, maar toezenden bij alle stukken. Hierover wordt ter plekke in de vergadering een besluit genomen. Te weinig bibliotheken zijn aan de slag gegaan en het aantal contracten blijft achter. Het belang blijft om bibliotheken te verknopen aan de zakelijke markt. Het blijft een krachtige manier om klanten te binden. Daarnaast maken bezuinigingen het belangrijk om extra geldstromen aan te boren. B2B is een logische vervolgstap op de marketingplannen die het afgelopen jaar door bibliotheken zijn opgezet (in totaal 11 bibliotheken). De intentie voor B2B is er bij deze bibliotheken, maar het komt niet van de grond. Doel is niet marktbewerking, maar omzet en positieversterking in de markt.
Voorstel B2B (TdG): De terreinen zijn het bedrijfsleven, het publieke domein en culturele organisaties. De zakelijke profilering wordt dus breder. (Sheet 2 format) Daarnaast verandert de aanpak. De individuele aanpak bij bibliotheken maakt het project te weinig zichtbaar in het netwerk. Commerciële deals kunnen ook collectief aangepakt worden. Opmerkingen: TT: het gaat om contracten, niet om contacten, daarom bijstelling bij hoofddoelen culturele organisaties. KJ: zou graag meer samenwerking zien met het bedrijfsleven. MHol: in het publieke domein zijn het puur contacten, geen contracten en dat is juist het doel. TT: juist op provinciaal niveau kunnen we deze contracten afsluiten waar de bibliotheek ook nog aan verdient. BvdL op basis van je maatschappelijk rol heb je een duidelijke meerwaarde naar je partners. TT: niveau 1: op Brabant niveau contracten sluiten. Niveau 2: individueel ondersteunen in aanpak. Niveau 3: kennisdeling. HH: tastbaarheid zal zeker vanuit DOBB gevraagd worden. TT: in het doel van B2B moet de tastbaarheid nog terug komen. Toevoeging: bv. ten minste 1 sponsor voor het Brabantse netwerk. Ten minste 10 bibliotheken geholpen. Iedere bibliotheek heeft bijgedragen aan kennisdeling. Conclusie: TT: deze notitie is vastgesteld en gaat naar DOBB ter besluitvorming. 9. Biebsearch update Doorgeschoven naar de volgende vergadering, i.v.m. de tijd. 10. Kennisplatform Chantal van Laarhoven geeft een update over het bezoek aan de huidige website. Ongeveer 11% van alle medewerkers is aangemeld. De bezoekers blijven langer dan 5 min. op de website. Echt actieve bezoekers zijn er maar 10. Daarnaast zijn Bibliotheek Midden-Brabant en Den Bosch het meest actief met het aanleveren van tips. TT: vraagt zich af of er officieel besloten is dat er één platform is. BvdL: ja. Selma Coppoolse: we zijn hard bezig om traffic te genereren naar de site, maar we moeten medewerkers nog actiever promoten om content aan te leveren. Platform commissie Marketing Op www.bnbibliotheek.nl/projecten is er de mogelijkheid om aparte projectruimtes aan te maken. Voor de commissie marketing is er al een ruimte aangemaakt en er wordt gevraagd bij wijze van test hiervan gebruik te gaan maken. Daarnaast wordt er gevraagd te fungeren als ambassadeurs voor deze projectruimte en het aanmoedigen van aanleveren van content.
CvL licht toe dat deze ruimte afgesloten is. Iedereen ontvangt een inlogcode. Er zijn twee manieren om berichten aan te leveren. Via de projectruimte deel je berichten met jouw groep. Om je bericht te plaatsen op de homepage van bnbibliotheek.nl lever je de berichten aan de redacteur. KJ: merkt op of het mogelijk is een segmentering aan te brengen in de informatie toevoer. De commissie zou graag een link zien van de agenda naar de landelijke agenda en de agenda van het projectteam. De commissie besluit voortaan alle stukken voor vergadering via de projectruimte beschikbaar te stellen. 11. Mystery shopper Update op papier van MN. I.v. m. tijd wordt hier niet verder op ingegaan. Eventuele vragen en/of opmerkingen kunne aan MN worden doorgegeven (m.neefs@cubiss.nl) 12. Rooster van aftreden en evaluatie commissie TT: geeft aan tegen zelfevaluatie te zijn en doet het volgende voorstel. - Boudewijn en Thijs spreken individueel met alle leden. Een keer per jaar vindt er een functioneringsgesprek plaats met alle leden. Dit zal voor het eerst gebeuren in de zomer van 2010. Hierover verschijnt een kort geanonimiseerd verslag over het functioneren van de hele commissie. De voorzitter wordt ook geëvalueerd. - De zittingstermijn is max. 3 jaar. Daarom moet er een afspraak gemaakt worden over het rooster van aftreden. HH: voorstel: in 2011 treden 1 of 2 commissieleden af. IvB: de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter moeten niet tegelijkertijd aftreden. Concluderend TT: vanaf 2012 treedt 1/3 terug. Zo ontstaat er een cyclus proces van elkaar opvolgende commissieleden. Voorstel akkoord door alle aanwezigen. In het lunchoverleg wordt gesproken over het externe zicht op de voortgang van de commissie en het functioneren. Zo ontstaat er een 180 graden feedback van buiten naar binnen. 13. Vergaderfrequentie BvdL merkt op dat het bij een aantal projecten stokt, dit komt mede door de lage vergaderfrequentie. Hij zou graag tot aan zomer de frequentie verhogen naar 1 keer per maand. Nu is er veel aandacht voor dezelfde onderwerpen. HH: ziet meer heil in het verder doordelegeren van taken. Zoals het doorschuiven naar stuurgroepen. MHol en KJ zouden graag eens per maand vergaderen. TT: we plannen een extra vergadering in mei, we zullen moeten accepteren dat niet iedereen daar bij kan zijn. Tijdens deze
vergadering leggen we de rest van de data voor 2010 vast en bespreken we welke thema s eruit gelicht kunnen worden die in bilateraals besproken worden. 14. Wvttk 15. Rondvraag - BvdL: vraagt alle commissieleden een reactie via de mail te geven op het televisie programma van Omroep Brabant. Hij stuurt hierover nog een bericht. - HH: Kracht van Brabant; borgen dat wij beeldmateriaal krijgen dat voor bibliotheken bruikbaar is. Er vindt in mei een extra vergadering plaats. De volgende vergadering van de Commissie Marketing is op dinsdag 15 juni.
Project Actiepunt Verantwoordelijk Deadline Status Gastlenen Segmentatie onderzoek Opstellen van een inventarisatie van de kosten/ tijdsinvestering voor upgrading Vubis bibliotheken Gesprek voeren met Elisabeth Duijser en Willem Wijgers over eigendomsrechten. M. Hezemans z.s.m. B. van de Lecq 26 april Nagekomen mededeling: Willem Wijgers komt medio mei met een voorstel voor het regelen van de eigendomsrechten van de database en een overzicht van het aantal bibliotheken dat gebruikt maakt van MOSAIC. Dit voorstel wordt besproken in de landelijke commissie op 28/5. Jongeren segmentatie Gesprek voeren met Elisabeth Duijser B. van de Lecq Nog niet bekend Nagekomen mededeling: gesprek heeft waarschijnlijk plaats op 25/5. Campagne Campagne starten i.s.m. Stuurgoed en credo M. de Vries Eind mei/ begin juni Campagne Beschikbare gelden voor ondersteuning zwakkere bibliotheken B. van de Lecq Campagne In DOBB overleg mondelinge toelichting op evaluatie campagne geven. Benadrukken wat reële verwachtingen zijn t.a.v. campagne. T. Torreman 29 april Tarifering Volgende vergadering een update geven van de voortgang B. van de Lecq Vergadering in mei
Bieb2Business Stukken toezenden aan DOBB en in de vergadering voorleggen ter besluitvorming. Kennisplatform Gebruik van projectruimte www.bnbibliotheek.nl/projecten Iedereen T. Torreman 29 april