NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE VERENIGING VAN EIGENAREN FLAT (DOKTER VAN STRATENWEG DOKTER SCHOYERSTRAAT) TE GORINCHEM, GEHOUDEN OP 1 JUNI 2006 TE GORINCHEM 1. OPENING De voorzitter, de heer J.J.C. Rustemeijer, opent de vergadering en heet een ieder welkom. Hij laat weten dat hij het bijzonder vervelend vond dat de vorige vergadering geen doorgang heeft kunnen vinden, omdat er niet voldoende stemmen aanwezig waren. De voorzitter doet een kort verslag over de uitgevoerde werkzaamheden van de afgelopen periode. Hij memoreert hierbij aan de werkzaamheden, die zijn uitgevoerd aan de bergingsvloeren. Hij biedt zijn verontschuldigingen aan voor de overlast welke is ontstaan doordat de leden op het laatste moment zijn geïnformeerd en daardoor op stel en sprong de berging moesten leegruimen. Over het eindresultaat is het bestuur uitermate tevreden.de Voorzitter stelt de bestuursleden voor: Corrie vd Stelt algemeen bestuurslid, Johan v Es technisch bestuurslid, Edwin Simon algemeen bestuurslid, Wilhelm Paans penningmeester. Voorts is het vertrek van de firma FerVvEnt het bestuur rauw op het dak gevallen. De voorzitter merkt op inmiddels veelvuldig contact te hebben met de beoogde nieuwe administrateur, de firma VVE Beheer B.V. De aanwezige directeur, de heer A.F. Hausani, zal later iets over zijn kantoor vertellen. Nadat een ieder achter de tafel is voorgesteld, geeft de voorzitter een korte toelichting op het functioneren van de huismeester, de heer (Henk) Van der Sloot, en de hovenier, de heer Martin van Boven. Voor beide heren geldt dat wordt voorgesteld om deze in dienst van de vereniging te nemen. Dit zal later op de agenda worden behandeld. Ten aanzien van de bestuursfuncties is er een tweetal mutaties. De heer Straver treedt af als vice-voorzitter. De heer Kuipers treedt af als secretaris. Er zijn momenteel in het bestuur vacatures voor de functie van vice-voorzitter en 2 e penningmeester. 2. VASTSTELLEN AANWEZIGEN STEMMEN Van de 4237 uit te brengen stemmen zijn er 1652 aanwezig; daar dit de tweede vergadering is conform het vigerend Reglement van Splitsing van Eigendom, kunnen over geagendeerde onderwerpen rechtsgeldige besluiten worden genomen. 3. VASTSTELLEN NOTULEN VERGADERING DD. 8 NOVEMBER 2005 De notulen van de vergadering worden tekstueel met algemene stemmen vastgesteld. Inhoudelijk en procedureel worden de notulen niet behandeld. Nb: De besproken en zonodig gewijzigde actielijst wordt met de notulen van heden meegezonden. 4. HET BENOEMEN VAN DE VERENIGDE ADMINISTRATIEKANTOREN VOOR VVE BEHEER TOT ADMINISTRATIEF BEHEERDER CONFORM TAAK BI VAN BIJGAANDE OFFERTE De voorzitter geeft het woord aan de heer Hausani, die een toelichting geeft op de wijze waarop de overdracht van de vereniging tot stand is gekomen. Voorts vertelt de heer Hausani iets over zijn kantoor en over de met de uitnodiging meegestuurde offerte. Na deze toelichting worden de leden in de gelegenheid gesteld tot het stellen van vragen.
Desgevraagd laat de voorzitter weten dat het bestuur na enig overleg zal voorstellen om VVE Beheer te gaan benoemen conform tarief BI. Ten aanzien van de oude bestuurder, de firma FerVvEnt, zijn er een paar verschillen. Qua prijs laat de voorzitter weten dat VVE Beheer ongeveer 2/3 goedkoper is dan FerVvEnt. Ten aanzien van de beëindiging van de samenwerking met FerVvEnt laat de voorzitter weten dat er onenigheid is ontstaan over betaling van het honorarium. Het bestuur vindt dat volledige betaling in verband met vermeende wanprestatie niet aan de orde is. Met wederzijds goedvinden is inmiddels een advocaat ingeschakeld. De leden zullen op de hoogte worden gehouden. Een ander verschil met het in het verleden gevoerde beleid is dat VVE Beheer geen automatische incasso s zal verstrekken. Een ieder dient zelf voor tijdige betaling zorg te dragen. Ten einde de leden de gelegenheid te geven om onderling te overleggen over de benoeming van VVE Beheer verlaat de heer Hausani de vergadering. Nadat de leden met elkaar hebben overlegd, schorst de voorzitter de vergadering voor een korte pauze. De voorzitter heropent de vergadering. De voorzitter merkt op dat de vergadering met algemene stemmen heeft besloten tot benoeming van de Verenigde Administratiekantoren voor VVE Beheer B.V. conform tarief BI. De benoeming geldt per direct. De voorzitter verzoekt de heer Hausani om de administratie van de vereniging op een zo kort mogelijke termijn op te halen bij de firma FerVvEnt en te verwerken. De heer Hausani dankt de leden voor het in zijn kantoor gestelde vertrouwen. 5. HET AFSLUITEN VAN EEN BESTUURSAANSPRAKELIJKHEIDVERZEKERING De ledenvergadering gaat met algemene stemmen akkoord met het afsluiten van een bestuursaansprakelijkheidverzekering. De administrateur zal in overleg met het bestuur voor het afsluiten van deze verzekering zorgdragen. 6. HET (HER)BENOEMEN LEDEN KASCOMMISSIE De voorzitter merkt op dat de kascommissie waaronder Mvr Komdeur en Mvr Sijts momenteel nog niet door de controle van de afrekening 2005 heen is. Hij stelt voor dit punt verder te verdagen naar de najaarsvergadering 2006. Dit heeft eenieders instemming. 7. HET (OPNIEUW) VASTSTELLEN VAN DE INCASSOPROCEDURE De voorgestelde procedure wordt met algemene stemmen vastgesteld. Wat te doen bij vragen: Mochten er bij u vragen of onduidelijkheden bestaan of wilt u een actueel rekeningoverzicht ontvangen? Wij adviseren u om per e-mail contact op te nemen met het Financieel Callcenter. Het e-mail adres: fincall@vve-beheer.nl Ook kunt u telefonisch contact opnemen met een van de medewerkers van het Financieel Callcenter via telefoonnummer 070 390 50 51 (op werkdagen bereikbaar tussen 11.00 en 14.00 uur).
8. HET VERSTREKKEN VAN EEN MANDAAT AAN HET BESTUUR OM AFRONDENDE CONTRACT- AFSPRAKEN TE MAKEN VOOR WAT BETREFT HET AANSTELLEN VAN DE HUISMEESTER EN TUINMAN WAARVAN DE KOSTEN IN DE EXPLOITATIE VAN DE VERENIGING ZULLEN WORDEN VERWERKT De voorzitter geeft een uitgebreide toelichting waarom hij van mening is dat het beter is om zowel de tuinman als de huismeester in vaste dienst te nemen. Thans betaalt de vereniging circa 68.000,-- per jaar aan FerVvEnt voor de huismeester. De kosten komen op circa 35.000,-- als de huismeester wordt aangenomen.. Voor de tuinman wordt momenteel 35.000,-- betaald. Door het in dienst nemen worden deze kosten teruggebracht naar circa 20.000,--. Een ziektekostenverzekering kost 500,--/ 600,-- per persoon. Het bestuur is bijzonder tevreden over de wijze waarop zowel de heer Van der Sloot als de heer Van Boven hun werk uitvoeren. Het voorstel om beide heren in loondienst te nemen wordt vervolgens met algemene stemmen en onder luid applaus aangenomen. Ingangsdatum is 1 juli 2006. 9. HET (OPNIEUW) VASTSTELLEN VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT De vergadering besluit met algemene stemmen het huishoudelijk reglement opnieuw vast te stellen. De voorzitter beantwoordt nog vragen over geluidsoverlast en de kleur van de zonneschermen/screens. 10. HET LATEN TAXEREN VAN DE HERBOUWWAARDE (VERZEKERDE SOM) CONFORM ARTIKEL 275 WETBOEK VAN KOOPHANDEL EN DE FINANCIERING HIERVAN De voorzitter merkt op dat het bestuur het er nog niet eenduidig over eens is om een herbouwwaarde taxatie te laten maken. Hij verzoekt de vergadering er mee akkoord te gaan om dit punt te verdagen naar een volgende vergadering. Dit heeft een ieders instemming. 11. HET ACTUALISEREN VAN EEN MEERJAREN ONDERHOUDSRAPPORT De voorzitter laat weten dat er in overleg met VVE Beheer een geactualiseerde meerjaren onderhoudsraming zal worden gemaakt. Deze zal worden gepresenteerd in de najaarsvergadering. Het meerjaren onderhoudsrapport is overigens ter inzage aanwezig bij de huismeester. 12. PROCEDURE OMTRENT EEN FICTIEVE EERSTE VERGADERING Na een uitgebreide toelichting door de voorzitter en de administrateur gaat de ledenvergadering er mee akkoord dat in het vervolg er eerst een fictieve vergadering zal worden uitgeschreven. In de praktijk is het zo dat er op een 1 ste vergadering altijd te weinig leden aanwezig zijn. Dat is al jaren zo. Het is zonde van een ieders tijd dat er circa 40 personen voor niets komen vandaar dat dit voorstel is gedaan en inmiddels aangenomen. 13. RONDVRAAG Op verzoek van de heer Verbiest (appartement 450) laat de voorzitter weten dat er een bergingsruimte is verhuurd aan de stichting ASWZ.(bewoners van de 3 e verdieping C- vleugel) De heer Zwaan (appartement 364) vraagt of het mogelijk is om een gezamenlijke actie te gaan doen met dubbelglas. De voorzitter merkt op dat er twee keer per jaar een jaarlijkse actie zal worden opgestart voor zowel zonneschermen als dubbel glas. Tweemaal per jaar zal de vereniging een kraan huren zodat de materialen naar de etages kunnen worden gehesen. Ondanks dat het bestuur een en ander niet rechtstreeks zal coördineren, zal de vereniging er wel voor zorgen dat er tweemaal per jaar een kraan beschikbaar wordt gesteld. Op verzoek van mevrouw Haene laat de voorzitter weten dat er inmiddels opdracht is verstrekt voor het gefaseerd vervangen van alle sloten. De bedoeling is dat een en ander aan het einde van het jaar compleet is gerealiseerd.
De eigenaren zullen nog rechtstreeks worden aangeschreven omtrent de mogelijkheid om ook voor het eigen appartement en berging over te gaan tot aanschaf van een elektronisch slot. In dat geval is nog maar 1 sleutel nodig voor de deur van het eigen appartement, van de berging, galerijdeur en de voordeur. De extra te plaatsen sloten op de prive toegangsdeuren zijn vanzelfsprekend voor eigen rekening. Stroomuitval heeft geen invloed op de werking van de sloten. Op verzoek van mevrouw Haene laat de voorzitter weten dat de onderzoeken naar plaatsing van zonnepanelen in de ijskast zijn gezet. Er is momenteel geen subsidie te krijgen. Een en ander wordt in de gaten gehouden. 14. SLUITING Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering en wenst de leden wel thuis. Notulen vastgesteld ter vergadering van..................... Akkoord Voorzitter van de vergadering: Akkoord bestuurder:....................................
Besluitenlijst Historisch actiepunt datum Omschrijving termijn wie Nieuw actiepunt datum omschrijving termijn wie Geschil wanprestatie FerVvEnt is in handen gegeven van 4 Verg een advocaat 2006 Bestuur 5 Verg Verzekering zal in overleg worden afgesloten 2006 VVE Beheer 8 Verg De heer Van der Sloot en de heer Van Boven zullen per 1 juli 2006 bij de vereniging in loondienst komen Juli Bestuur 10 Verg Herbouwwaarde taxatie wordt verdaagd naar volgende vergadering 2006 VVE Beheer 12 Verg In het vervolg zal er eerst een fictieve vergadering worden gehouden VVE Beheer 11 Verg In overleg met bestuur zal er worden gekeken naar de meerjarenraming 2006 VVE Beheer/bestuur 13 Verg Leden zullen worden geïnformeerd over vervanging van sloten 2006 Bestuur