Verslag van de algemene ledenvergadering 2008 Vergaderdatum : 07 maart 2008 Aanwezig : Afwezig : 1. Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom. Begin dit jaar was een hectische tijd door het NK Cross. Tijdens dit NK is Annie van Hoek de enige van onze club die een medaille heeft behaald. Van harte gefeliciteerd. De agenda wordt vastgesteld. 2. Vaststellen notulen Van de algemene ledenvergadering d.d. 2 maart 2007 (zie clubblad, nr 1 van april 2007) De notulen worden vastgesteld. Bericht van verhindering: 3. Mededelingen en ingekomen stukken Zoals in het weekblad heeft gestaan krijgen we samen met De Leemput een AED apparaat. Een stuk van dit apparaat is gesponsord door de Rabobank. De gemeente wil hoogstwaarschijnlijk ook een AED schenken. Als iemand de cursus hiervoor wil volgen, dan kan hij/zij zich bij Renate Phaff aanmelden. Je moet wel in het bezit zijn van een reanimatiediploma. Renate wil eerst weten hoeveel mensen we op cursus kunnen laten gaan. Clubkleding: In de kantine hangen voorbeelden van het materiaal en soorten shirtjes. Voorgesteld wordt om het logo groter op het shirt te zetten, zodat het beter herkenbaar is. De pasmodellen hangen er zaterdag ook nog. Dan is iedereen in de gelegenheid om te passen en op de bestellijst aan te geven wat ze willen hebben. Harrie stelt voor om de naam van de vereniging zowel op de voor- als achterkant te zetten. Dit is beter zichtbaar en herkenbaar. Wordt in overweging meegenomen. 4. Verslag secretaris en penningmeester Het verslag is opgesteld door Dinie Voesenek en wordt voorgelezen door Lilian Beverwijk. Het verslag wordt vastgesteld. De voorzitter dankt Dinie voor het verslag van het afgelopen jaar. Penningmeester: Iedereen heeft een overzicht gekregen. Waar min staat is goed en waar + staat is slecht. Resultaat 2007 is een negatief resultaat van 8.000,--. Dit is niet zo goed als de jaren ervoor. Eigen vermogen is 110.000,--. We hebben 73.000,-- aan liquide middelen waarvan 10.000,- voor NK Cross = 63.000,-- op de bank staan. Hoe tot stand gekomen: - Indoor cycling iets minder. Komen positief uit. - Nordic Walking draait goed; stuk minder positief dan begroot. Dit komt omdat er aanzienlijk minder cursussen gegeven zijn.
- Wedstrijden op toegelegd - De buitenlampen zijn na 1½ jaar kapot gegaan. Deze moesten vervangen worden kosten: 2.000,-- - Afschrijving baan en buitenterrein 6.000,--. Contributie is daar niet voldoende voor. Als je dat wegdenkt dan is de contributie voldoende voor trainers etc. - Activiteitencommissie heeft heel weinig geld gebruikt. - Wedstrijden: dit jaar geen Sylvesterloop georganiseerd. Deze brengt altijd veel op. - Bij overigen heeft Cees correcties moeten doen voor 2006. 4.000,-- eenmalig en 4.000,-- structureel. - Dakramen op zolder via de afschrijving aan de spinning. We willen sponsoring doen voor de baan, indoorcycling uitkomen op nul. Nordic Walking rond de nul uit laten komen. Is heel actief, hebben veel getraind, veel gidsen actief. Het is belangrijk om nw aan te sluiten bij de bond. Bij de wedstrijden willen we op nul uitkomen. Vraag: Waarom geen winst op wedstrijden? Voor de leden; uitstraling, laten zien dat we er zijn: Moeilijk om winst te maken; Inschrijfgelden voor Spiridon zijn laag; We willen een grote deelname en daar geen winst uit halen maar naamsbekendheid. We begroten voor 2008 een verlies. Onze financiële positie geeft nog geen aanleiding om drastische maatregelen te treffen. We proberen om het verlies in 2 jaar terug te dringen. Begroting 2007: 2 grote oorzaaken> Veel minder opbrengsten bij de cursus nw Een paar maal eenmalige kosten gehad (totaal 9.000,-) Minder spinners Ledenaantal iets teruggelopen. Nog geen reden voor zorgen. Eenmalig extra uitgave aan de lampen Afschrijving baan loopt door: kunt zeggen stop ermee, maar geeft de intentie om in de toekomst de baan te kunnen vernieuwen. Atletiek kost nu meer dan het opbrengt. Vraag: Wat schrijven we af? We schrijven meer af dan de werkelijke kosten die we toen gemaakt hebben. We hebben gekeken naar wat de baan gekost heeft zonder de sponsors. Afschrijving is over 15 jaar. Contributie 2008. Voorstel is een geringe verhoging. Atletiek met 5,- dit jaar en volgend jaar Zomerindoorcycling met 2,50 NW met 10,- bestaande uit 5,- kosten nw en 5,- aansluiten bij de bond. aantal leden is op dit moment heel stabiel. NW is een enorme hupe geweest. Instructeurs groeien als paddestoelen. Qua zij-instromers trekt het weer aan. Aanbod trainingen is hoog en ook veel trainingen met een zeer goede kwaliteit. Voormalige wandelleden die nw gaan doen. Voorzie wel dat het af zal kalven. Jeugdleden Betalen nog steeds geen basiscontributie. Wedstrijdlicentie wordt tot nu toe door de club betaald. Aan de hand van de wedstrijden gaan we dit jaar kijken of we dat blijven doen.
Vragen: Zomerindoorcycling is maar een les of 6. Dan is 40,- wel erg hoog. Basisdeel als lid wordt 22,50. Licenties: Is het mogelijk om geleidelijk af te bouwen en dat de ouders de licentie dan straks zelf betalen. Goed voorstel. Inschrijfgeld: Waarom betaald alleen de atletiek dat en de rest niet? Atletiek vraag inschrijfgeld daarom Wij berekenen dat door aan de atletiekleden. Investeringen 2008: Spinners: dit jaar iets minder vervangen Kleine materialen (speren, discussen etc) Kopieerapparaat. Was aan vervanging toe. Inmiddels gebeurd. Aanpassen buitenterrein. Dranghekken 20 stuks (WOC). Clubkleding op voorraad leggen. Krediet van 10.000,- NK Cross. Is niet bedoeld om aan te wenden. Bij WOC wensen stond ook het aanschaffen van een eigen geluidsinstallatie. We moeten wel de garantie hebben dat het altijd werkt. Dit in overweging genomen, besloten om deze niet zelf aan te schaffen. 5. Verslag kascontrolecommissie (Ron van Bedaf, Ben Robbers, Jacques Hameleers, res. Tom van Boxtel) De heren zijn goed ontvangen. Op 29 februari zijn ze geweest. Willen Kees bedanken voor zijn grote inzet het afgelopen jaar. Er is bijzondere aandacht besteed aan de opbrengsten van de vereniging, met name verantwoording opbrengsten nordic walking, spinning, bar, contributies. Het onderscheidt in functies wordt goed toegepast. Er is een andere beheerder van de kas. (Faktuur komt binnen -> gaat naar een ander voor akkoord). Er is gekeken naar het ledenbestand, restituties op contributie. Zich erover verbaast hoeveel werk dit is. Complimenten aan Nettie voor het bijhouden. Spaarrekening heel veel geld en mutaties. Is er van geleend, is men er af gebleven. Er is zeer professioneel gewerkt, alle vragen werden volledig en duidelijk beantwoord. Voorstel is om de penningmeester te detacheren van zijn functie over 2007. Karin geeft aan dat ze eerst antwoord op haar vraag wil hebben. Voorgesteld wordt een kleine pauze in te lassen. In die tussentijd kan Kees het antwoord geven op de vraag van Karin. Nadat de pauze is geweest en de vraag van Karin is beantwoord, gaat iedereen akkoord met het detacheren van de penningmeester. 6. Vaststellen jaarrekening 2007 De jaarrekening wordt vastgesteld. Het bestuur wordt gedetacheerd over 2007. 7. Vaststellen begroting 2008 + contributies 2008 (atletiek, spinning, nordic walking) Vraag is waarom nordic walking meer contributie moeten gaan betalen. Wat is de meerwaarde om je aan te sluiten bij de bond. Om een deel van de kosten voor de trainingen te drukken. Spiridon is volgens de statuten verplicht om leden aan te sluiten bij een bond. Op dit moment zijn we in overleg met de Atletiekunie om te kijken of we nodic walking en wandelen bij hun aan t sluiten. Aanstaande dinsdag vindt met de Atletiekunie een gesprek plaats. Voordeel is dat je dan verzekerd bent tijdens wedstrijden. Leden stemmen in met de begroting.
8. Verkiezing kascontrolecommissie 2008 Ben Robbes en Tom van Boxtel. Jack Hameleers reserve (zit veel in buitenland). Robert Jong is reserve voor 2009. 9. Verkiezing leden van het bestuur Dinie Voesenek treedt af als secretaris. Voorstel is om Reiny Demmink te benoemen als secretaris. Reiny is nordic walking lid en vervult op dit moment op voortreffelijke wijze het secretariaat voor het NK Cross 2008. Er zijn geen tegenkandidaten. Iedereen is akkoord. Het bestuur stelt voor om het aantal leden uit te breiden van 8 naar 9 leden. We hebben de afgelopen jaren gezien dat er steeds meer behoefte is aan vertegenwoordiging van de diverse onderdelen. Afgelopen jaar heeft Renate het nordic walking als interim goed vertegenwoordigd in het bestuur. Voorstel is om haar toe te voegen. Dan is alles goed vertegenwoordigd. Lilian vanuit de jeugd, Wim vanuit de spinning, Mark en Iwan vanuit het lopen en Henny en Renate vanuit het nordic walking. Er zijn geen tegenkandidaten. Iedereen is akkoord. Aftredend zijn: Kees Schulten, penningmeester en de leden Lilian Beverwijk en Henny Zwanen. Zij stellen zich herkiesbaar. Er zijn geen tegenkandidaten. Iedereen is akkoord. 10. Verenigingszaken NK Cross 2008. Het was een heel mooi evenement. Afgelopen woensdag is de evaluatie geweest tussen Dagelijks Bestuur en de Coördinatoren van de subcommissies. Iedereen was zeer positief. We hebben met zijn allen een hele mooie prestatie geleverd. Alles is goed verlopen. Zaterdagochtend veel werk gehad, om na de storm als weer goed te krijgen. Iwan wil iedereen daarom enorm bedanken. Heel veel reacties op de site gekregen oa van Greg van Hest.D cameraman van de NOS bedankte voor de voortreffelijke manier waarop ze begeleid zijn met name door Kees van Opstal. Peter wil namens het bestuur iedereen bedanken voor hun enorme inzet. In de persoon van Iwan iedereen bedanken voor de enorme hoeveelheid tijd die jullie er in gestoken hebben en met heel veel drive. Peter overhandigt Iwan een bloemetje. NK Cross 2009. Het officiële besluit is nog niet genomen. Dit is afhankelijk van een aantal factoren: - medewerking Staatsbosbeheer - medewerking MOB-terrein - voldoende coördinatoren - de financiële afhandeling. Volgt vanuit de Atletiekunie voldoende ondersteuning/financiële ondersteuning. Volgend jaar is Audax geen hoofdsponsor meer. De leden wordt gevraagd om het bestuur het mandaat te geven om de beslissing te nemen of we het NK in 2009 ook gaan organiseren en dat zij het NK bestuur benoemt. Lilian schat in dat ze begin april meer duidelijkheid heeft op de financiën van 2008. Wanneer moeten we definitief besloten hebben. Vorig jaar was dat in augustus. Een van de leden stelt voor om als er weer een ledenvergadering is voor het vaststellen van de staturen, dan ook de beslissing voor het Nk mee te nemen. Er zijn namelijk niet alleen positieve dingen uit het afgelopen NK gekomen maar ook negatieve. Het vergt een enorme belasting op de leden. Afspraken die gemaakt waren met het DB werden niet nagekomen. Een van de leden stelt dat hij en velen met hem met enorm veel plezier en drive hebben meegewerkt aan de organisatie van het NK Cross. Dit vraagt veel lef en ondernemerszin om de vereniging en de gemeente Gilze Rijen op de kaart te zetten. Tijdens de evaluatie van afgelopen woensdag kwam naar voren dat de meeste coördinatoren en de medewerkers van de Atletiekunie
volgend jaar weer mee willen doen. Het mandaat wordt aan het bestuur verleend. Verbouwing kantine Voorstel is om even pas op de plaats te doen en alleen de keuken uit te breiden en 2 tuindeuren naar buiten te realiseren. Het is dan ook makkelijker om een tent er bij te zetten om de kantine groter te maken. De deur naar het materialenhok komt er ook. Iedereen gaat akkoord. De CV wordt binnenkort door de gemeente vervangen. Ontwikkeling nordic walking. Druk doende voor de aansluiting bij een landelijke bond. Statuten en huishoudelijk reglement. De huidige statuten dateren uit 1989. We gaan daar dit jaar naar kijken. Afgelopen jaar is Lilian al bezig geweest met het herschrijven van de huidige. Ze wil op een aantal artikelen afwijken van de Atletiekunie. Zodra we weten bij welke bond de nordic walking zich aansluit, moet er een jurist naar kijken, dan naar het bestuur en dan moet het vastgesteld worden door de leden. We weten dat Kees van Loon niet graag in het zonnetje gezet wil worden. Maar hij heeft een enorme inzet gepleegd voor de vereniging. Hoe lang hij al actief is binnen de club weten we niet. Vanaf 1994 zitten we in deze accommodatie. Deze wordt wekelijks zeer goed onderhouden onder leiding van Kees. De vereniging heeft gemeend dit te honoreren door Kees te benoemen tot erelid van de vereniging. 11. Rondvraag Karin Ledenadministratie. Ouders vragen wanneer zij een rekening krijgen. Iwan meldt dat 1x per kwartaal er facturen worden opgemaakt. Ron Uit de statuten blijkt dat we zijn opgericht in 1989. Dat betekent dat we volgend jaar 20 jaar bestaan. Gaan we daar iets aan doen? Hoogstwaarschijnlijk dan het NK Cross 2009. Peter vraagt of er mensen zijn die daar over mee willen denken. De activiteitencommissie, Mariëlle en Karin vanuit de jeugdcommissie. 12. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 21.47 uur.