EFFECTIEF SAMENWERKEN de driehoek van verantwoordelijke relaties Marloes de Jong
EFFECTIEF SAMENWERKEN de driehoek van verantwoordelijke relaties Marloes de Jong
Effectief samenwerken: de driehoek van verantwoordelijke relaties 1e druk november 2013 Kessels & Smit The Learning Company 2013 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. ISBN: 978-94-91552-02-1 NUR: 808 Titel: Effectief samenwerken Ondertitel: de driehoek van verantwoordelijke relaties Tekst Marloes de Jong Ontwerp omslag & binnenwerk: Hanneke Queens Tekstcorrectie: Muriël Kleisterlee, Redactiepalet Eindredacteur: Tjip de Jong Kessels & Smit Publishers Maliebaan 45 3581 CD Utrecht +31 30 2394040 www.kessels-smit.com/books 2
VOORWOORD De reden om dit boek te schrijven, komt voort uit het werk dat ik nu bijna tien jaar doe. Als organisatieadviseur, met een achtergrond in de organisatieantropologie, kom ik in vele organisaties en werk ik aan een breed palet aan vraagstukken. In de loop der tijd viel me iets op. De meeste veranderbehoeften, ontwikkelvragen en opleidingsverzoeken van de organisaties bleken gebaseerd te zijn op het feit dat men zich niet realiseert wat men wil; dat men praat over het een, terwijl men stuurt op iets anders. Dat de werkvloer niet in staat is om de visie van het management goed te vertalen; en dat het hoger management geen idee meer heeft van wat zich in het dagelijks werk nu eigenlijk afspeelt. Het viel me op dat de kloof tussen wat men wil en wat er uiteindelijk gebeurt, zich vertaalt in wantrouwen tussen management en werkvloer, angst om afgerekend te worden en het verbergen van werkelijke wensen en intenties. Dat werkt ook andersom: juist door het ontstane wantrouwen, groeit de behoefte aan controlemechanismen, duidelijkere sturing op hoe en wat, strakkere afspraken. En daardoor ontstaat een nog grotere papieren wens, die nog lastiger te realiseren blijkt in de praktijk. Zo houdt het probleem zichzelf in stand. Of ik nu coach, faciliteer, ontwerp of onderzoek; het gaat altijd om het vinden van slimmere strategieën om tot het gewenste resultaat te komen. In mijn ogen worden de beste resultaten pas geboekt als mensen die eraan werken zich gezien en begrepen voelen, een heldere rol hebben, gemakkelijk afstemming vinden met hun collega s, en vertrouwen op de goede intenties en inzet naar beste kunnen van iedereen die erbij betrokken is. Mijn stijl van faciliteren, coachen en adviseren is hier steeds meer op gericht geraakt. En zo ontdekte ik dat er parallellen zijn in effectieve 3
Effectief samenwerken: de driehoek van verantwoordelijke relaties samenwerking, ongeacht de context, het vraagstuk, de mensen of de timing. Uit deze ervaring, tezamen met de jarenlange ervaring van mijn collega s, is het denken in driehoeken ontstaan. Hoe meer ik de driehoek gebruik, hoe steviger het fundament wordt. Want in welke organisatie ik ook kom: altijd herkennen mensen de manier van werken die aan de driehoek verbonden is, snappen direct wat de essentie ervan is en gaan er nog diezelfde dag mee aan de slag om hun eigen werkrelaties slimmer, transparanter en krachtiger in te richten. Dus leek het me hoog tijd dit model eens wat nauwkeuriger uit te werken dan op de flipovervellen waar hij nu al jaren op belandt. In dit boek leg ik het model van driehoeken daarom stap voor stap uit, aangekleed met voorbeelden, verklaringen en toepassingen. In eerste instantie was het mijn bedoeling dit boek ter ondersteuning aan ervaringen met de driehoek aan te bieden, als een mooie hand-out na een werksessie vanuit Kessels & Smit, The Learning Company rondom het denken in driehoeken. Gaandeweg merkte ik dat mijn ambities groeiden: eigenlijk wilde ik dat iederéén met interesse in slimme samenwerking de driehoek kon leren kennen, zonder dat dat afhankelijk is van werken met mij of mijn collega s. En zo groeide het boek uit tot een hopelijk op zichzelf staand verhaal over het denken in driehoeken en de mogelijkheden die dat biedt in elk team, project of vraagstuk. De vraagstukken gaan altijd om het vinden van slimmere strategieën om tot het gewenste resultaat te komen 4
Alle voorbeelden uit dit boek zijn waargebeurd. Ze komen stuk voor stuk uit mijn eigen werkpraktijk. Om herkenning te voorkomen, heb ik gewerkt met gefingeerde namen en titels. Als je dit boek uit hebt: -- Snap je waarom bepaalde samenwerkingsrelaties niet goed of gemakkelijk verlopen. -- Heb je concrete ideeën om dat probleem aan te pakken. -- Weet je hoe je je stijl en woordkeuze kunt aanpassen om de ander makkelijker mee te krijgen. -- En heb je een tool in handen om dergelijke problemen in de toekomst voor te zijn. Veel plezier met het lezen van dit boek en het toepassen van de driehoek in de praktijk! Marloes de Jong 5
Effectief samenwerken: de driehoek van verantwoordelijke relaties INHOUDSOPGAVE Voorwoord 3 Inleiding 9 Hoofdstuk 1: Wat de driehoek doet 13 1.1 Verantwoordelijke relaties creëren 14 1.2 Waarom is de driehoek nodig? 17 1.3 Drie opbrengsten: ordenen, analyseren en bouwen 25 Hoofdstuk 2: De driehoek in de praktijk 35 2.1 De basissituatie: I, A, O 35 2.2 Als het niet bij de initiator begint 40 Hoofdstuk 3: Driehoeken bouwen: de 2x2-vragen 47 3.1 Focus en actie 47 3.2 2x2 onder de loep 50 3.3 Wat 2x2 doet: verbinden, creëren, monitoren 53 3.4 Onmisbare gesprekstechnieken 54 6
Hoofdstuk 4: Driehoeken voor gevorderden 59 4.1 Complexiteit ontrafelen: meerdere driehoeken 59 4.2 De tijdelijke (hulp)driehoek 68 Hoofdstuk 5: De realiteit: valkuilen en oplossingen 79 5.1 De eerste valkuil: sturen via de ondersteuner 79 5.2 De tweede valkuil: de initiator haalt de brug op 83 5.3 De derde valkuil: meerdere initiators 85 Hoofdstuk 6: Conclusies over werken in driehoeken 89 Hoofdstuk 7: Achtergronden en leestips 93 7
Effectief samenwerken: de driehoek van verantwoordelijke relaties 8
INLEIDING Het succes van een organisatie of een project valt of staat met samenwerking. Als je alles alleen doet, kom je al gauw handen tekort. Je mogelijkheden worden beperkt door je eigen tijd, middelen en kwaliteiten. Daarom is samenwerken een logische keuze in ons dagelijks werk. Maar samenwerken wil niet altijd zeggen dat je ook prettig werkt, en met goede resultaten. Dit boek gaat over resultaatgericht werken via optimale samenwerking. In de komende hoofdstukken neem ik je mee in de gedachtegang dat samenwerking pas echt voordeel heeft, als je je gezamenlijk verantwoordelijk voelt voor het resultaat waaraan je werkt. En dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan: uit de verander- en ontwikkelvraagstukken die organisaties aan hun interne of externe adviseurs voorleggen, blijkt wel hoezeer men worstelt met de voor- en nadelen van samenwerking. Of het nu gaat om meer klantgerichtheid bij een servicebalie, een beter leerklimaat onder artsen, feedback geven op de werkvloer of een talentgerichte benadering door leidinggevenden steeds ligt er één thema aan ten grondslag: de spanning tussen wat men wil en wat men doet. Dat vertaalt zich bijvoorbeeld in een kloof tussen beleid en uitvoering. Het wordt ook zichtbaar wanneer men de papieren waarheid niet bereikt in de praktische werkelijkheid. Of in de vaak letterlijke afstand tussen hoofdkantoor en uitvoeringslocaties. Steeds weer komt het werkelijke vraagstuk neer op: hoe komen we dichter bij het realiseren van wat we beogen? Dat is heel simpel: door eerder commitment te bouwen op het gewenste resultaat. Dat vergt vanaf het vroege begin van een idee: goed informeren, 9
Effectief samenwerken: de driehoek van verantwoordelijke relaties invloed geven en nemen, eigenaarschap, gedeelde verantwoordelijkheid. Kortom, écht samenwerken. De driehoek is hierin een onmisbaar instrument; een eenvoudig model dat in één oogopslag richtlijnen geeft voor de rolverdeling, de focus en de communicatie voor optimale samenwerking. Een perspectief dat in elke organisatie en in elk project mogelijk is. Het gaat uit van drie essentiële rollen: de initiator, de actor en de ondersteuner (de punten van de driehoek), die zich rondom een resultaat plaatsen (de kern van de driehoek), en het benadrukt de relaties tussen die rollen (de lijnen van de driehoek). Het is daarmee een aanpak gebaseerd op complementaire werkrelaties, gericht op het snel en effectief bereiken van het gewenste resultaat. Dit boek is bedoeld voor leidinggevenden, projectleiders of programmamanagers die behoefte hebben aan een slimmere manier van samenwerking op hun afdeling of binnen hun team. Daarnaast is de driehoek bruikbaar voor alle professionals die dagelijks werken aan vraagstukken of opdrachten waarvoor samenwerking met collega s uit de lijn, stafdiensten of externe samenwerkingspartners vereist is. In hoofdstuk 1 leg ik de werking van de driehoek uit. Daarnaast belicht ik welke redenen er kunnen zijn om de driehoek te gebruiken en in welke situaties je hem kunt inzetten. Ook laat ik zien wat het gebruik van de driehoek je oplevert. Hoofdstuk 2 gaat over de toepassing van de driehoek in verschillende situaties. Hier helpen tekst en voorbeelden je om de driehoek te tekenen voor je eigen situaties. Het succes van een organisatie valt of staat met samenwerking 10
Vervolgens vind je in hoofdstuk 3 alles over de 2x2- vragen, een eenvoudige tool om van gesprekken over het resultaat, de rolverdeling en de aanpak een effectieve dialoog te maken. In hoofdstuk 4 zie je dat de driehoek ook zeer bruikbaar is in een complexere context. Dit hoofdstuk is vooral interessant voor degenen die de driehoek al kennen of meer verdieping willen na de voorbeelden in de voorgaande hoofdstukken. In hoofdstuk 5 ga ik in op de vele verschijningsvormen van de driehoek zoals ik ze in de afgelopen tien jaar ben tegengekomen. Die gaan gepaard met onhandigheden en valkuilen, dus hier vind je tips over hoe om te gaan met die belemmerende patronen als je eenmaal in driehoeken aan het werk bent. Hoofdstuk 7 biedt leestips voor als je je nog verder wilt verdiepen in de driehoek. Want dit boek is geschreven vanuit mijn ervaring en mijn toepassing van de driehoek, maar het driehoekperspectief is ook goed te koppelen aan andere theorieën en modellen. Naast de hoofdtekst, die vooral uitleg geeft over de werking van de driehoek, vind je figuren, kaders en oefeningen. De figuren spreken voor zich. De uitleg in de kaders en de oefeningen kun je zien als souffleren : het zijn concrete suggesties voor taal en technieken die je letterlijk kunt toepassen. In hoofdstuk 6 passeren de belangrijkste conclusies van alle voorgaande hoofdstukken nog eens de revue. 11
EFFECTIEF SAMENWERKEN de driehoek van verantwoordelijke relaties Waar komen de klachten níet voor? De hoge werkdruk maakt alle andere initiatieven onmogelijk. Bij ons zijn ze goed in het opstarten, maar afmaken... ho maar. Er is een kloof tussen beleid en uitvoering ; en hier mag u de laatste woorden ook vervangen door papier en praktijk, hoofdkantoor en uitvoeringslocaties of de top en de werkvloer. Dit boek geeft een antwoord op al deze ogenschijnlijk onoplosbare vraagstukken uit de dagelijkse werkpraktijk. Het introduceert de driehoek van effectieve samenwerking, waarin een initiator, actor en ondersteuner samen verantwoordelijkheid nemen voor het eindresultaat. Organisatieantropoloog Marloes de Jong legt u de werking van de driehoek uit: een perspectief dat zowel het resultaat als de werkrelaties centraal stelt omdat het één niet zonder het ander kan. Samenwerken via de driehoek is een manier om kansen op leren, groeien en versnellen te benutten. Een aanpak met gedeelde belangen en verantwoordelijkheden, waarmee je je samenwerkingspartners snel begrijpt, je goed op elkaar afgestemd bent en talenten elkaar optimaal aanvullen. Met als uitkomst: effectief resultaat boeken en een vlot en plezierig werkproces. Marloes de Jong (1981) is sinds 2005 adviseur en teamcoach bij Kessels & Smit, The Learning Company. Zij studeerde organisatieantropologie aan de Universiteit Utrecht. De kennis die zij daar opdeed over de werking van culturen, ongeschreven regels en samenwerkingssystemen zette zij in om teams te ondersteunen bij het hervinden van focus, het stopzetten van onnodige afleidingen en het slimmer werken aan gezamenlijke resultaten. Sinds 2009 is zij mede-eigenaar van Kessels & Smit, waardoor zij haar visie op gedeelde verantwoordelijkheid, relationele werkprocessen en een scherpe resultaatgerichtheid ook intern kan toepassen en vergroten. www.kessels-smit.com/books De driehoek biedt leidinggevenden en project- of programmamanagers een nieuwe kijk op het investeren in relaties: het wordt dé manier om resultaatgericht te werken via optimale samenwerking, veelvoorkomende problemen op te lossen en te sturen op een werkwijze die gedoe vóór is. De driehoek is een verfrissend alternatief voor de meer gangbare tools op het gebied van samenwerken.