Briljant Prospectenbeheer
Inhoud 1. Prospecten 1 Prospecten aanmaken 1 De stamgegevens 2 Het tabblad Algemeen 3 Het tabblad Contactpersonen 4 Het tabblad Interesses 5 Het tabblad Memo 6 Het tabblad Offertes 7 Het tabblad Brieven 8 Het tabblad Agenda 9 Het tabblad Extra velden 10 Van een prospect een klant maken 11 De Prospectenlijst afdrukken 12 2. Index 13 i
Prospecten Prospecten aanmaken Menu Beheer, Prospecten In Briljant Administrator zijn prospecten contacten waarvoor u afspraken, briefwisseling en offertes kunt ingeven, maar géén orders, afleveringen of kassaverrichtingen. Prospecten worden in een apart bestand geplaatst, zodat ze in de lijsten en in de boekhouding niet worden vermengd met de klanten. Het werken met prospecten is vrijwel identiek aan het werken met klanten. Vooraleer u met een prospect kunt werken, moet deze prospect worden aangemaakt. Het aantal prospecten dat u kunt aanmaken is onbeperkt. Het scherm Prospecten bestaat uit twee delen: 1. het bovenste deel bevat de stamgegevens van de klant (naam, adres, telefoon,...); 2. het onderste deel bevat de tabbladen: Algemeen - Contactpersonen - Memo - Brieven - Offertes - Agenda - Extra velden Alle gegevens die Briljant Administrator/Account weet over deze prospect, vindt u op deze tabbladen terug. Om de inhoud van een tabblad te activeren, volstaat het om op de tab te klikken. Om een prospect aan te maken volstaat het in principe om een nummer en een naam in te geven en de overige gegevens blanco te laten. Wij raden echter aan om de prospectgegevens zo volledig mogelijk in te geven. Hoe vollediger de gegevens zijn, hoe functioneler Briljant Administrator zal werken. Als u b.v. geen volledig adressen ingeeft, dan zal MailMerge niet naar behoren kunnen functioneren. 1
Briljant Prospectenbeheer De stamgegevens Menu Beheer, Prospecten Werkwijze Kies het menu Beheer, Prospecten. Het scherm Prospecten opent. Nummer: laat dit veld blanco. Het systeem zal automatisch het eerstvolgende vrije nummer toekennen zodra u bewaart met F5. Het nummerveld is 8 karakters lang (alfanumeriek). De automatische nummering is standaard ingesteld op 6 cijfers, maar is uitbreidbaar tot 8 cijfers. Ga hiervoor naar het menu Instellingen, UitvoerenAdministrator. U komt in het hoofdmenu van Briljant Administrator terecht. Kies Instellingen, Invoice, tabblad Prospecten en stel Lengte nummer in op een hoger of lager cijfer (max. 8). U kunt hier ook het eerste nummer instellen, b.v. 1000 i.p.v. 1. Bewaar met F5. Aanspreking: aanspreektitel voor personen of beoefenaars van een vrij beroep. Klik met de muisaanwijzer in het veld en druk op F3 voor de selectielijst met aanspreektitels. Zie Instellingen, Basisbestanden, tabblad Aanspreking voor het toevoegen van aansprekingen. Vul b.v. in Code: DHR Naam brief: De heer Naam etiket: De heer Naam: 30 karakters. Is de prospect een vennootschap, voeg de vennootschapsvorm (nv, bvba,...) toe aan de naam. Naam (2de lijn): 30 posities voor een extra aanduiding, een dienst, een afdeling,... Straat: 30 posities voor de straatnaam en het huisnummer. Straat (2de lijn): 30 posities voor een tweede adresaanduiding (b.v. Industrieterrein ABC) Gemeente: Land: vul de landcode in of druk op F3 voor de selectielijst van de landcodes. Postcode: vul de postcode in of druk op F3 voor de selectielijst van de postcodes. De plaatsnaam wordt automatisch ingevuld als u het postnummer invult. Ingeval er meerdere plaatsnamen bij een en hetzelfde postnummer horen, dan wordt de selectielijst van de plaatsnamen geopend. Als u de postcode niet kent, tik dan de plaatsnaam in het derde veld in. De postcode wordt automatisch ingevuld. Indien u enkel de eerste letters van de plaatsnaam intikt, dan krijgt u eveneens de selectielijst van de gemeenten. URL: (Universal Resource Locator) het website adres van de prospect in. Het gebruikelijke formaat is www.mysite.be Telefoon en Telefoon 2 - Telefax: de hoofdnummer(s) van de prospect. Directe inbelnummers van medewerkers geeft u in op het tabblad Contactpersonen. 2
Prospecten Het tabblad Algemeen Menu Beheer, Prospecten, tabblad Algemeen Werkwijze Kies het menu Beheer, Prospecten. Het scherm Prospecten opent. Vertegenwoordiger: u kunt een klant koppelen aan een vertegenwoordiger, een dealer, een agent,... Vul de code in of druk op F3 voor de selectielijst. U kunt enkel codes intikken die voorkomen in de selectielijst. Zie Instellingen, Basisbestanden, tabblad Vertegenwoordigers voor het toevoegen van vertegenwoordigers. Groep 1 - Groep 2 - Groep 3: geef de prospect in elk van deze drie velden een groepskenmerk b.v. Firma, Particulier, Groothandel, Kleinhandel in Groep 1. Voor ieder van deze drie velden kunt u een selectielijst Klantgroepering opbouwen die u met F3 kunt openen. Voor klanten en prospecten worden dezelfde indeling in groepen gebruikt. Taalcode: vul de eerste letter van de taal in of kies de taal in het pull down menu. BTW-regime: vul de eerste letter van het BTW-regime in of kies het regime in het pull down menu. BTW-nummer: dit veld wordt enkel getoond als een BTW-regime ingevuld is waarvoor BTW-nummers van toepassing zijn. Een niet bestaand BTW-nummer wordt niet geaccepteerd. Als u een dubbel BTW-nummer intikt, dan meldt het programma dit, maar u kunt toch met F5 bewaren. Het ingaveraster voor het BTW-nummer kan wijzigen al naargelang de landinstelling. Om het ingavesjabloon van het BTW-nummer te wijzigen, kiest u menu Instellingen, Landen, kolom Sjabloon BTW-nummer. De syntaxis is als volgt: numeriek teken, links gelijnd _ alfanumeriek teken & voorloopcijfer - scheidingsteken @ numeriek teken. scheidingsteken Datum, uur en persoon van Creatie en Wijziging: worden automatisch bijgewerkt. Enkel de Belgische BTW- en banknummers worden op hun juistheid gecontroleerd. 3
Briljant Prospectenbeheer Het tabblad Contactpersonen Menu Beheer, Prospecten, tabblad Contactpersonen In de kolommen van dit tabblad kunt u de gegevens invullen van een onbeperkt aantal contactpersonen bij de prospect: aanspreking, naam, functie, telefoonnummers firma en privé,... Voor de kolom Aanspreking kunt u een selectielijst ingeven in menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Aanspreking. E-mailadres Gezien het toenemende belang van e-mail in de handelscorrespondentie, is het belangrijk om voor iedere contactpersoon een e-mailadres in te geven. De standaard e-mailfunctie in Briljant gebruikt automatisch dit adres om een bericht of document naar een persoon te mailen. Kunt u het precieze adres niet, vul dan het algemene adres info@domeinnaam.be in. Interesses per contactpersoon In het onderste deel van het scherm kunt u (meerdere) interesses per contactpersoon invullen. Klik daartoe in de lijn van een contactpersoon en vul onderaan in Interesses één of meerdere lijnen in per contactpersoon. Bij het gebruik van MailMerge (onderdeel van de module Prospectenbeheer) kunnen selecties worden gemaakt aan de hand van deze interesses. 4
Prospecten Het tabblad Interesses Menu Beheer, Prospecten, tabblad Interesses Werkwijze Kies het menu Beheer, Prospecten, tabblad Interesses. In de kolommen van dit tabblad kunt u de interesses van deze prospect invullen. Bij het gebruik van MailMerge (onderdeel van de module Prospectenbeheer) kunnen selecties worden gemaakt aan de hand van deze interesses. Om deze interesses aan te maken: ga naar menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Interesses. Vul de gewenste codes en omschrijvingen in. Tijdens het werken in Administrator kunt u op twee manieren items toevoegen aan de keuzelijst Interesses: 1. zoals hierboven in het menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Interesses; 2. rechtstreeks in het zoekscherm. Druk in het codeveld op F3 om het zoekscherm te openen. Ga op een nieuwe lijn staan en druk op CTRL+SHIFT+INS. U kunt nu een nieuwe code en omschrijving toevoegen. Bewaar met F5. Op het tabblad Contactpersonen kunt u deze interessegegevens verfijnen door interesses per contactpersoon in te geven. 5
Briljant Prospectenbeheer Het tabblad Memo Menu Beheer, Prospecten, tabblad Memo Werkwijze Kies het menu Beheer, Prospecten, tabblad Memo. U kunt niet-gestructureerde interne informatie over deze prospect intikken. Bij het openen van het scherm Prospecten zal een rode LED op de memotab aanduiden dat er informatie in het memoveld is opgeslagen. U verwijdert de tekst met F6. Gebruik niet de knop Verwijder in de knoppenbalk, want dan wordt de prospect verwijderd. 6
Prospecten Het tabblad Offertes Menu Beheer, Prospecten, tabblad Offertes Historiek van de offertes aan deze prospect. De gegevens zijn niet editeerbaar. U kunt de volgende instellingen doen: sorteren volgens artikel of volgens datum; een begin en/of een einddatum ingeven; enkel de gehele artikels of ook de onderdelen (enkel functioneel indien u werkt met samengestelde artikels). U opent een offerte door op een lijn in de gewenste offerte te klikken en op CTRL+SHIFT+O te drukken. 7
Briljant Prospectenbeheer Het tabblad Brieven Menu Beheer, Prospecten, tabblad Brieven Historiek van alle op deze prospecten ingegeven brieven en berichten. U kunt het ingavevenster van een bericht openen door de gewenste regel te activeren, met de rechter muisknop te klikken en Open brief in het pull down menu te kiezen (of de sneltoets CTRL+SHIFT+O). 8
Prospecten Het tabblad Agenda Menu Beheer, Prospecten, tabblad Agenda Historiek van alle ingaven in het agenda voor deze prospect. De gegevens zijn niet editeerbaar. Dit tabblad wordt enkel getoond als de module Agenda is geactiveerd. 9
Briljant Prospectenbeheer Het tabblad Extra velden Menu Beheer, Prospecten, tabblad Extra velden U kunt aan het scherm Prospecten het tabblad Extra velden toevoegen voor het bewaren van gegevens die specifiek zijn voor uw bedrijf. Het tabblad Extra velden wordt enkel getoond als er extra velden zijn toegevoegd aan het scherm. De Extra velden voor het scherm Prospecten worden aangemaakt in het menu Instellingen, Invoice, tabblad Prospecten. Zie Extra velden voor het aanmaken en beheren van Extra velden. Als het nodig is dat de gegevens in de Extra velden in het scherm Prospecten worden overgezet naar de klantstatus, dan is het noodzakelijk de extra velden identiek te definiëren als in het scherm Klanten. Als de velden niet identiek zijn, dan gaan de gegevens verloren als u van de prospect een klant maakt. 10
Prospecten Van een prospect een klant maken Menu Beheer, Prospecten Er zijn twee manieren om een prospect om te zetten naar een klant. 1. Klik in het scherm Prospecten op de knop Maak klant <F7>. Alle gegevens van deze prospect, dus ook zijn historiek offertes, memo, brieven en agenda worden overgezet op zijn klantstatus. De prospect verdwijnt uit het prospectenbestand. Gegevens in Extra velden Gegevens in Extra velden in het scherm Prospecten gaan enkel mee naar het scherm Klanten als de extra velden identiek zijn gedefinieerd in beide schermen. 2. Door een prospectenofferte over te halen naar een order. Druk in het scherm Orders op de knop Offerte overnemen <F8> en kies uit de selectielijst van de offertes de gewenste prospectenofferte. De prospect wordt automatisch omgezet naar klant. Indien u het nummer van de prospect eveneens wenst te behouden als klantnummer, stel dit in het menu Instellingen, Invoice, tabblad Prospecten in. 11
Briljant Prospectenbeheer De Prospectenlijst afdrukken Menu Beheer, Prospectenlijst U kunt de lijst van de prospecten afdrukken. Met selectiemogelijkheden: b.v. van postnummer 2000 tot 2999, per vertegenwoordiger, enz. Met keuze van gegevens: b.v. Nummer, Naam, BTW-nummer, Omzet JJJJ,... Als lijst Op etiketten: de meest courante formaten zijn voorzien. U kunt ook zelf afwijkende etiketformaten aanmaken. Met een (door de helpdesk aan te maken) specifieke lijst lay-out: in dergelijke lijst kan de inhoud van Extra velden eveneens worden opgenomen. Werkwijze Kies het menu Beheer, Prospectenlijst. Het scherm Prospectenlijst opent. Zie Lijsten genereren voor gedetailleerde werkwijze. 12
Index P Prospecten Agenda... 12 Algemene gegevens... 5 Brieven... 11 Contactpersonen... 7 Extra velden... 13 Interesses... 8 Memo... 9 Offertes... 10 Prospect omzetten naar klant... 14 Prospectenlijst afdrukken... 15 Stamgegevens... 3 Prospecten... 1 13