FUNCTIONERINGSBELEID Stichting R.K. Schoolbestuur Culemborg en Omstreken
Personeelsgesprekken Personeelsbeleid is gericht op de belangen van de individuele medewerkers en op de belangen van de organisatie waarin zij werken. Het belang van het personeel is in het Strategisch Beleidsplan duidelijk aangegeven. Een school is een professionele organisatie, die sterk afhankelijk is van de kwaliteit -kennis, vaardigheden, houding- van de mensen die er werken. De kwaliteit van de school wordt bepaald door de competenties van de man of vrouw voor de klas. Gesprekken tussen leidinggevenden en personeelsleden moeten gezien worden als een manier voor de medewerker en de leidinggevende om met elkaar van gedachten te wisselen over hun vak, over hun school, over de inspanningen die geleverd worden, over de eigen kwaliteiten, over gewenste ontwikkelingen, over vormen van begeleiding, over wensen tot verbetering. Kwaliteitsbeleid, verbetering van het vakmanschap, ontwikkeling van de competenties, vraagt een doorlopend gesprek, op team- en individueel niveau. Door geregelde aanwezigheid in de groepen (locatieleider / intern begeleider), aan de hand van een (gezamenlijke) analyse van de sterke en minder sterke kanten, door het werk en de professionalisering onderling (collegiale consultatie), in teamverband en individueel te bespreken worden mogelijkheden voor gerichte verbetering vastgesteld. De medewerkers krijgen de gelegenheid zich te ontwikkelen en nemen daar ook zelf hun verantwoordelijkheid voor. In gesprekken gericht op de persoonlijke ontwikkeling van het personeel worden wensen en eventuele noodzaak met betrekking tot deskundigheidsverbetering en de bekostiging besproken. In gesprekken tussen leidinggevende en personeelslid dient op basis van zo objectief mogelijke argumenten het functioneren van het personeelslid aan de orde te komen. Van deze gesprekken wordt door de leidinggevende binnen twee weken een verslag gemaakt. Eventuele kanttekeningen van het personeelslid bij het verslag worden binnen twee weken kenbaar gemaakt en desgewenst separaat opgenomen. Het verslag wordt steeds getekend door de leidinggevende en door de medewerker en in het dossier van het betreffende personeelslid bewaard. De functionerings- en beoordelingsgesprekken vinden plaats aan de hand van de competenties, zoals die in de verschillende specifieke documenten zijn opgenomen (zie bijlagen). Van iedere medewerker is een dossier aanwezig. Het personeelsdossier bevat naast de formele documenten -zoals een afschrift van een identificatie document en van de akte van aanstellingverslagen van gesprekken en van de afspraken die gemaakt zijn tussen leidinggevende en medewerker. Ook bevat het dossier afschriften van relevante correspondentie tussen beiden en aantekeningen over relevante gesprekken. Alle informatie blijft in het dossier beschikbaar. Individueel kan worden afgesproken dat informatie, behalve die over beoordelingen, na bepaalde tijd vernietigd wordt. Het personeelsdossier is in principe uitsluitend toegankelijk voor de leidinggevende en desgevraagd voor de betreffende medewerker. Alleen met wederzijds goedvinden worden documenten 2200110000882233 FFUUNNCCTTIIONNEERRIINNGSSBBEELLEEIID 1
uit het dossier aan derden gegeven. Het personeelsdossier is uitsluitend gericht op het functioneren binnen onze organisatie. In de gesprekken wordt onderscheid gemaakt; doelstellingsgesprek, begeleidingsgesprek, functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek. Doelstellingsgesprek Een doelstellingsgesprek kan op initiatief van zowel de leidinggevende als een personeelslid plaatsvinden. In het doelstellingengesprek kan de leidinggevende samen met de betrokken leraar in kaart brengen welke ontwikkelingsdoelstellingen de komende periode centraal komen te staan. Het doelstellingengesprek moet resulteren in: duidelijkheid over de verwachtingen van de schoolleiding; inzicht in de motivatie van de leerkracht; focus van beide partijen op een beperkt aantal doelstellingen; afspraken over ondersteuning door middel van opleiding, coaching en dergelijke; afspraken over de momenten waarop de begeleidings- / functioneringsgesprekken zullen plaatsvinden. Van het doelstellingengesprek wordt door de leidinggevende binnen twee weken een verslag gemaakt. Het verslag wordt steeds door de leidinggevende en door de medewerker getekend en in het dossier van het betreffende personeelslid bewaard. Eventuele kanttekeningen van het personeelslid bij het verslag worden binnen twee weken kenbaar gemaakt en desgewenst separaat opgenomen. Het verslag kan worden gezien als een fase van het persoonlijk ontwikkelingsplan van de betrokken leraar. Het personeelslid werkt aan het realiseren van dit persoonlijke ontwikkelingsplan, daarbij ondersteund door de schoolleiding. Beiden hebben dus hun eigen verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van de leraar. 2200110000882233 FFUUNNCCTTIIONNEERRIINNGSSBBEELLEEIID 2
Begeleidingsgesprek In het begeleidingsplan van onze stichting wordt uitgebreid stilgestaan bij de begeleiding van nieuwe leerkrachten. De persoonlijk begeleider voert gesprekken, opdat de nieuwe collega zo snel en optimaal mogelijk binnen de organisatie acclimatiseert. Ook in het begeleidingstraject van zieke, herstellende, reïntegrerende collega s, voert de begeleider begeleidingsgesprekken, waarbij het doel in het algemeen is een voorspoedige terugkeer op de werkplek te bewerkstelligen. In bovenstaande gevallen behoeft geen sprake te zijn van een hiërarchische verhouding tussen de gesprekspartners. Van deze gesprekken wordt door de begeleider een verslag gemaakt. Deze verslagen worden betrokkene ter hand gesteld en in het personeelsdossier bewaard. De leidinggevende wordt door de begeleider op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen. Indien een personeelslid het niet eens is met de begeleiding kan hij/zij dit kenbaar maken bij de leidinggevende van de begeleider; locatieleider, algemeen directeur of het bevoegd gezag. Binnen twee weken wordt de begeleiding inhoudelijk met de betrokken partijen besproken. Doelstelling daarbij is binnen de grenzen van onze organisatie de begeleiding voor alle betrokkenen zo optimaal mogelijk invulling te geven. Onder begeleidingsgesprekken worden ook de contacten tussen leidinggevende en medewerker bedoeld waarbij een van beiden formeel een arbeidsgerelateerd onderwerp wenst te bespreken. De leidinggevende maakt in dat geval binnen twee weken een verslag voor het personeelsdossier. Het verslag wordt door de leidinggevende en door de medewerker getekend en in het dossier van het betreffende personeelslid bewaard. Eventuele kanttekeningen van het personeelslid bij het verslag worden binnen twee weken kenbaar gemaakt en desgewenst separaat opgenomen. 2200110000882233 FFUUNNCCTTIIONNEERRIINNGSSBBEELLEEIID 3
Functioneringsgesprekken Definitie: Een functioneringsgesprek is een van tevoren afgesproken en voorbereid periodiek gesprek dat gericht aandacht besteedt aan de ontwikkeling van de leraar, resulteert in ontwikkelingstips of afspraken ter ondersteuning van de gewenste ontwikkeling, een gelijkwaardige inbreng van beide gesprekspartners beoogt, geen beoordelingsconsequenties met zich meebrengt en waarvan de belangrijkste zaken worden vastgelegd in een verslag. Met het voeren van functioneringsgesprekken wordt een optimalisering beoogd van het functioneren van zowel de werknemer als diens direct-leidinggevende en van de omstandigheden waaronder die functies worden uitgevoerd. Een functioneringsgesprek is toekomstgericht en heeft een begeleidend karakter waarbij de competentieverbetering van de leerkracht centraal staat. Vertrouwen in de gesprekspartner is nodig om zich kwetsbaar op te durven stellen. Om aspecten van het eigen functioneren bespreekbaar te kunnen maken, is het van belang dat de medewerker vertrouwen heeft in de leidinggevende. Daarmee ontstaat ruimte voor ondersteuning en verdere professionalisering. Functioneringsgesprekken worden ieder jaar gehouden en bij aanvang van het schooljaar gepland. Het is voor beide gesprekspartners daarom mogelijk om voorbereid het gesprek in te gaan. Een goede voorbereiding getuigt van respect voor de gesprekspartner. Functioneringsgesprekken worden voorafgegaan door een klassenbezoek. Daarbij gaat het met name om het ervaren van de werkomstandigheden en -sfeer in de groep en niet zo zeer om de beoordeling van een specifieke les. Vanzelfsprekend ligt voor de leidinggevende aan deze gesprekken meer informatie over het functioneren van de collega ten grondslag. Op het formulier functioneringsgesprekken staan de vaste gespreksonderwerpen vermeld. Daarnaast kunnen de gesprekspartners specifieke onderwerpen aandragen. Omwille van de voorbereiding is het gewenst deze vooraf (tien werkdagen) kenbaar te maken. In het functioneringsgesprek legt het personeelslid verantwoording af over de geleverde inspanningen met betrekking tot de persoonlijke ontwikkeling, professionalisering. Ook zonder specifiek doelstellingengesprek komt in ieder functioneringsgesprek de persoonlijke ontwikkeling van het personeelslid aan de orde. In het verslag van het functioneringsgesprek (binnen twee weken door de leidinggevende opgesteld) wordt dit vastgelegd. Dat verslag vormt daarmee onderdeel van het persoonlijk ontwikkelingsplan voor de betrokken leraar. Het verslag wordt steeds door de leidinggevende en door de medewerker getekend en in het dossier van het betreffende personeelslid bewaard. Eventuele kanttekeningen van het personeelslid bij het verslag worden binnen twee weken kenbaar gemaakt en desgewenst separaat opgenomen. 2200110000882233 FFUUNNCCTTIIONNEERRIINNGSSBBEELLEEIID 4
Beoordelingsgesprekken Beoordelen, als instrument van personeelsbeleid, staat niet op zichzelf. Het krijgt zijn plaats als het in samenhang wordt gebracht met alle eerder genoemde gesprekken en de geformuleerde doelen, zowel individuele als gezamenlijke. De kwaliteit van de school wordt bepaald door de competenties van de man of vrouw voor de klas. De leidinggevende gaat in gesprek met zijn mensen over die kwaliteit. Verbetering van het vakmanschap, ontwikkeling van de competenties, vraagt continue aandacht. De medewerkers krijgen de gelegenheid zich te ontwikkelen en nemen daar ook zelf verantwoordelijkheid voor. De school faciliteert de ontwikkeling door gerichte ondersteuning aan te bieden en door het, materieel en immaterieel, belonen van de geleverde inspanningen. In de beoordeling wordt de professionele ontwikkeling van het personeelslid meegenomen. Beoordelen moet worden gezien als een manier voor de medewerker en de leidinggevende om met elkaar in gesprek te gaan over hun vak, over hun school, over de inspanningen die geleverd worden, over de eigen kwaliteiten, over gewenste ontwikkelingen, over vormen van begeleiding, over wensen tot verbetering. Een beoordelingsgesprek is een moment waarop de leidinggevende nadrukkelijk waardering uitspreekt voor het functioneren van het personeelslid. Ook zonder (im)materiële gevolgen dient dit gezien te worden als een toegevoegde waarde aan het functioneringsgesprek. In de toekomst zal de ontwikkeling naar een afstemming tussen functioneren en belonen doorgaan. Dat geldt eveneens voor maatregelen, zoals overplaatsingen, die zowel voor het personeelslid als de school een positief effect kunnen hebben op het functioneren. In beoordelingsgesprekken dienen leidinggevende en medewerker op basis van argumenten te kijken naar het functioneren van de medewerker, en met elkaar in gesprek te gaan over het oordeel van de leidinggevende. In het beoordelingsgesprek is het anders dan in het functioneringsgesprek- de leidinggevende die het accent van het gesprek bepaalt, doordat een oordeel twee weken voorafgaand aan het beoordelingsgesprek is neergelegd bij betrokkene. Beoordelingsgesprekken worden voorafgegaan door een klassenbezoek. Daarbij gaat het met name om het ervaren van de werkomstandigheden en -sfeer in de groep en niet zo zeer om de beoordeling van een specifieke les. Vanzelfsprekend ligt voor de leidinggevende aan deze gesprekken meer informatie over het functioneren van de collega ten grondslag. 2200110000882233 FFUUNNCCTTIIONNEERRIINNGSSBBEELLEEIID 5
Beroepsprocedure Het kan voorkomen dat een personeelslid het niet eens is met een beoordeling. Omdat die beoordeling ingrijpende gevolgen voor de medewerker kan hebben, is de volgende bezwaarprocedure opgesteld: - Het personeelslid kan binnen twee weken na het beoordelingsgesprek gemotiveerd schriftelijk bezwaar aantekenen bij de algemeen directeur; - Indien de algemeen directeur, de betrokkene gehoord hebbend, de bezwaren geheel of gedeeltelijk deelt, dan stelt hij de eventueel gewijzigde beoordeling vast op een aparte bijlage bij het beoordelingsformulier; - Het personeelslid kan zich in het gesprek met de algemeen directeur laten bijstaan door een raadsman; - De algemeen directeur deelt aan het personeelslid en de beoordelaar mee welke wijzigingen in de beoordeling zijn aangebracht dan wel dat en om welke reden de beoordeling niet is gewijzigd. - De algemeen directeur beslist binnen vier weken na ontvangst van het bezwaarschrift met alle op de beoordeling en op het bezwaarschrift betrekking hebbende stukken. - De door de algemeen directeur genomen beslissing wordt zo spoedig mogelijk - doch uiterlijk binnen twee weken en met redenen omkleed in afschrift toegezonden aan het personeelslid en de formele beoordelaar. - De door de algemeen directeur genomen beslissing en alle daarop betrekking hebbende stukken worden bewaard in het personeelsdossier van betrokkene. 2200110000882233 FFUUNNCCTTIIONNEERRIINNGSSBBEELLEEIID 6
Bijlagen 1. Functioneringsgesprek LA 2. Functioneringsgesprek LB 3. Beoordelingsgesprek LA 4. Beoordelingsgesprek LB 2200110000882233 FFUUNNCCTTIIONNEERRIINNGSSBBEELLEEIID 7