HANDLEIDING JONGCD&V ADMINISTRATIE 2010 DEEL I LOKALE / REGIONALE / PROVINCIALE 2010 JONGCD&V / DATCOM
HANDLEIDING JONGCD&V ADMINISTRATIE 2010... 1 DEEL I... 1 BESTAAT ER AL EEN WEBSITE VOOR UW LOKALE, REGIONALE OF PROVINCIALE PLOEG?... 3 UW JONGCD&V ADMINISTRATIE OPSTARTEN... 4 UW WEBSITE ONDERHOUDEN/BEHEREN.... 6 De algemene instellingen van uw website... 7 BEHEER NIEUWS... 9 Een nieuwsbericht toevoegen... 9 Een nieuwsbericht aanpassen... 12 Een nieuwsbericht verwijderen... 12 BEHEER AGENDA... 13 Een agenda item toevoegen... 14 Een agenda item aanpassen... 16 Een agenda item verwijderen... 16 MAILINGS... 17 Een nieuwe mailgroep aanmaken... 18 Een mailgroep aanpassen of verwijderen... 20 Een mailgroep exporteren naar Excel... 21 Een mailing versturen... 22 Een mailing opvolgen... 25 NIEUWSBRIEVEN... 27 LEGENDE... 31 Adminstratie icoontjes... 31 SOS JONGCD&V... 32 2
Bestaat er al een website voor uw lokale, regionale of provinciale ploeg? Vooraleer u kan beginnen met het vullen van uw website, dient u contact op te nemen met het JONGCD&V secretariaat op info@jongcd&v.be. Vermoedelijk zal de website voor uw lokale, regionale of provinciale ploeg reeds bestaan. Voor lokale ploegen wordt standaard volgende url opbouw gebruikt: http://www.jongcdenv.be/aalter. Voor regionale ploegen is dit: http://www.jongcdenv.be/regio-aalst. Voor provinciale ploegen is dit http://www.jongcdenv.be/provincie-limburg. Het JONGCD&V secretariaat kan u vervolgens administrator maken voor uw website. U ontvangt een bevestiging per e-mail van zodra dit gebeurd is. MERK OP Deze handleiding kan ook gebruikt worden door de werkgroepen. Zij kunnen van een gelijkaardig systeem gebruik maken voor het opbouwen van hun werkgroepwebsite, met een URL van de vorm: http://www.jongcdenv.be/onderwijs. MERK OP U kan ook de functie voorzitter bekomen, alsook regiocoach voor regionale websites. 3
Uw JONGCD&V administratie opstarten Van zodra u een bevestigingsmail heeft ontvangen met de melding dat u administrator bent van een bepaalde website zal u, na inloggen op de JONGCD&V ledenwebsite, onder het menu item myjongcd&v een extra optie zien verschijnen: Beheer satelliet websites. Inloggen op de ledenwebsite kan u via de knop Aanmelden helemaal bovenaan de JONGCD&V website, net boven het logo. Geef in het formulier vervolgens uw e-mail adres en zelfgekozen wachtwoord op. Na klikken op de link Beheer satelliet website(s) krijgt u een overzicht van alle websites waarvoor u administrator bent. U kan administrator zijn van verschillende websites. 4
U heeft per website vervolgens drie mogelijkheden: - de website onderhouden/beheren; - administratie en voorzitter/regiocoach functies beheren; - de website bekijken. 5
Uw website onderhouden/beheren. Nadat u op de overzichtswebsite op het editeer icoontje het beheer van de gekozen website: geklikt hebt, bekomt u de overzichtspagina voor Bovenaan deze pagina ziet u een aantal specifieke functies zoals: Algemene instellingen Beheer nieuws Beheer Agenda Mailings Nieuwsbrieven Deze bespreken we hieronder in meer detail. Daaronder ziet u het eerste niveau van de navigatie van uw website, maw. de gepubliceerde rubrieken van uw website. Onderaan tenslotte vind u de gearchiveerde of niet gepubliceerde rubrieken terug. Het gebruik van deze modules leggen we eveneens hieronder uit. 6
De algemene instellingen van uw website De instellingen die u hier kan maken verschillen van het type website. Dit type vind u terug bovenaan de pagina. Bij een lokale ploeg kan u één of meerdere gemeentes of steden linken aan de website: Bij een regionale ploeg kiest u de regio uit een lijst, bij een provinciale ploeg kiest u de provincie: Vervolgens kan u voor alle type websites volgende opties aanpassen: Naam website: de naam van de website verschijnt bovenaan in de blauwe horizontale balk, net onder de oranje balk met het JONGCD&V logo. Eigen website?: u kiest ofwel voor het gebruik van het door JONGCD&V aangeboden CMS (Content Management Systeem) om uw website te maken, of u kiest ervoor op eigen kracht een website te maken op een externe server. In het laatste geval kiest u voor Eigen website. Afhankelijk van de keuze in deze tweede optie krijgt u verschillende mogelijkheden: OF Indien u gebruik maakt van het door JONGCD&V aangeboden CMS kan u volgende velden invullen: Folder: Hier dient u verplicht een foldernaam op te geven voor uw website. Wanneer u de naam van de website aanpast zal het systeel automatisch een geschikte foldernaam suggereren, die u echter kan aanpassen. 7
De website zal toegankelijk zijn via http://www.jongcdenv.be/folder. De naam van de folder mag GEEN spaties of speciale characters bevatten zoals &,?,!,... Enkel een koppelteken (-) of een underscore (_) zijn toegelaten. Koppeling domeinnaam: Indien u een domeinnaam wenst te koppelen aan uw website kan u hier de domeinnaam invullen. Het secretariaat zal u contacteren om de nodige aanpassingen te doen op domeinnaam niveau van zodra de technische kant in orde is gebracht. Indien u een eigen website ontwikkeld hebt, kan u in het veld URL externe website de volledige URL naar uw website opgeven in de vorm: http://www.domeinnaam.be. Vervolgens kan u voor uw website een algemene META omschrijving en algemene META keywords opgeven die uw website makkelijker vindbaar zullen maken op het internet. Bezoekers van uw website zullen deze kernwoorden niet zien, ze worden immers opgeslaan in de code van uw website. De info icoontjes voor beide velden geven meer uitleg en enkele tips. Tenslotte kan u per website nog volgende media velden specifiëren: Flickr account: Hier kan u uw Flickr UserId opgeven. Deze vind u in de url van uw Flickr homepagina, bijv. http://www.flickr.com/photos/37229864@n06/. Het UserId hier is 37229864@N06. Van zodra dit veld ingevuld is, wordt de nationale JONGCD&V Flickr feed op uw homepagina vervangen door de Flickr feed van uw ploeg. YouTube account: Hier kan u uw YouTube gebruikersnaam opgeven waarna de nationale JONGCD&V YouTube feed op uw homepagina vervangen door de YouTube feed van uw ploeg. Twitter gebruikersnaam: Hier kan u uw Twitter gebruikersnaam opgeven waarna de nationale JONGCD&V Twitter feed op uw homepagina vervangen door de Twitter feed van uw ploeg. 8
Beheer nieuws Op uw website kan u zelf nieuwsberichten publiceren op eenvoudige wijze. Handig om uw bezoekers op de hoogte te houden van het reilen en zeilen in en rond uw lokale, regionale of provinciale ploeg. Op de overzichtspagina van het beheer van uw website klikt u op Beheer nieuws. MERK OP Nieuwsberichten houden uw website fris en mee met de tijd! Nieuwsberichten worden namelijk op de homepagina van uw website getoond. Zo informeert u op directe wijze uw bezoekers! Een nieuwsbericht toevoegen Klik in het nieuws overzicht op de link Voeg een nieuwsitem toe. 9
U komt op het formulier om een nieuwsbericht toe te voegen. BELANGRIJK verplicht in te vullen gegevens worden aangeduid met een sterretje rechts naast de omschrijving van het overeenkomstige veld. Vul de titel van uw nieuwsbericht in. Probeer steeds een goede duidelijke titel te voorzien, niet te kort, niet te lang. Vul een inleiding (ook wel abstract) in. De inleiding wordt, eens het bericht gepubliceerd, iets nadrukkellijker getoond dan de gewone tekst van het bericht, namelijk in een grijs kader bovenaan het detail. De inleiding wordt echter eveneens gebruikt op de homepagina en is daarom dan ook verplicht in te vullen én beperkt tot maximaal 300 characters. Onder het invulveld wordt aangegeven hoeveel procent van die 300 characters u hebt opgebruikt. Vul naast 'Inhoud nieuwsbericht' het werkelijke nieuwsbericht in. U kan daarbij gebruik maken van een Word-like editor. De werking van de editor wordt apart behandeld. MERK OP Probeer geen al te grote hoeveelheden tekst te plaatsen. Zorg ervoor dat het mooi en duidelijk leesbaar blijft voor de bezoekers van uw website. Voeg, indien gewenst, een beeld toe aan het nieuwsbericht. Klik daartoe op de Browse knop en kies een beeld vanop uw lokale computer (bijv. C-drive). Het beeld dient van het type JPEG of GIF te zijn en mag niet zwaarder dan 8M groot zijn. Het beeld zal bij opladen automatisch verkleind worden naar een formaat van 190 pixels breed op 150 pixels hoog. 10
Vul de datum in waarop het nieuwsbericht dient gepubliceerd te worden, Publiceer vanaf. Dit veld wordt standaard voor-ingevuld met de datum waarop het nieuwsbericht ingegeven wordt. Wenst u het nieuwsbericht in de toekomst te publiceren, klik dan op het agenda icoontje, en kies een datum door middel van de datum selector. U kan ook gewoon zelf de datum aanpassen, let dan wel op de notitiewijze van de datum: dd-mm-jjjj. Dus eerst de dag (dd) (steeds met 2 cijfers!), dan de maand (mm) (steeds met 2 cijfers!) en tenslotte het jaartal (jjjj) (steeds met 4 cijfers!). U kan ervoor kiezen een datum in te geven waarop het nieuwsbericht automatisch moet worden verwijderd, Publiceer tot en met. Indien u dit veld leeg laat, wordt het nieuwsbericht nooit verwijderd en zullen bezoekers het steeds kunnen opzoeken. Het veld is dus niet verplicht in te vullen. Tenslotte kan u ervoor kiezen het nieuwsbericht op te nemen in uw volgende nieuwsbrief. Later meer over het versturen van een nieuwsbrief. Vink daartoe de checkbox aan voor Publiceer in volgende nieuwsbrief. Druk tenslotte op Toevoegen om het nieuwsbericht te bewaren. 11
Een nieuwsbericht aanpassen Op de overzichtspagina voor het beheer van de nieuwsitems vind u een overzicht van alle ingegeven nieuwsberichten geordend per jaar. Er zijn twee lijsten: gepubliceerde en gearchiveerde nieuwsberichten. Het meest recente nieuwsbericht staat steeds bovenaan de lijst. MERK OP enkel jaartallen waarin er daadwerkelijk nieuwsberichten werden gepubliceerd zijn selecteerbaar. Om de gegevens van een nieuwsbericht aan te passen klikt u op het 'pen+papier'-icoontje titel van het nieuwsbericht dat u wil aanpassen. U komt op een formulier waar u alle beschikbare gegevens kan aanpassen of aanvullen. rechts naast de Bewaar de aangepaste gegevens van het tekstbericht door op de knop Bewaren te klikken. MERK OP Aangezien de meeste vaardigheden bij het aanpassen van nieuwsberichten analoog zijn met de aanmaak van nieuwsberichten, verwijzen we naar het deel in de handleiding waar dat behandeld word. Een nieuwsbericht verwijderen Op de overzichtspagina voor het beheer van de nieuwsitems vind u een overzicht van alle ingegeven nieuwsberichten geordend per jaar. Klik op het vuilbak -icoontje om een nieuwsbericht definitief te verwijderen. U dient vervolgens de opdracht om het nieuwsbericht te verwijderen te bevestigen door op OK te drukken. 12
Beheer agenda Op uw website kan u zelf agenda items publiceren op eenvoudige wijze. Handig om uw bezoekers op de hoogte te houden van wat er te beleven valt in en rond uw lokale, regionale of provinciale ploeg. Op de overzichtspagina van het beheer van uw website klikt u op Beheer agenda. 13
MERK OP Agenda items worden eveneens op de homepagina van uw website getoond én stromen ook door naar de nationale JONGCD&V website! Belangrijk dus om ook de bezoekers van de nationale website om de hoogte te brengen van uw lokale, regionale of provinciale evenementen! Een agenda item toevoegen Klik in het agenda overzicht op de link Voeg een agenda item toe. U komt op het formulier om een agenda item toe te voegen. BELANGRIJK verplicht in te vullen gegevens worden aangeduid met een sterretje rechts naast de omschrijving van het overeenkomstige veld. Vul de datum in waarop het evenement plaatsvindt.. Dit veld wordt standaard voor-ingevuld met de datum waarop het agenda item ingegeven wordt. Wenst u de datum te veranderen, klik dan op het agenda icoontje, en kies een datum door middel van de datum selector. U kan ook gewoon zelf de datum aanpassen, let dan wel op de notitiewijze van de datum: ddmm-jjjj. Dus eerst de dag (dd) (steeds met 2 cijfers!), dan de maand (mm) (steeds met 2 cijfers!) en tenslotte het jaartal (jjjj) (steeds met 4 cijfers!). Vul de naam van het agenda item in. Probeer steeds een goede duidelijke titel te voorzien, niet te kort, niet te lang. Vul een omschrijving in. U kan daarbij gebruik maken van een Word-like editor. De werking van de editor wordt apart behandeld. MERK OP Probeer geen al te grote hoeveelheden tekst te plaatsen. Zorg ervoor dat het mooi en duidelijk leesbaar blijft voor de bezoekers van uw website. Voeg, indien gewenst, een beeld toe aan het agenda item. Klik daartoe op de Browse knop en kies een beeld vanop uw lokale computer (bijv. C-drive). Het beeld dient van het type JPEG of GIF te zijn en mag niet 14
zwaarder dan 8M groot zijn. Het beeld zal bij opladen automatisch verkleind worden naar het correcte formaat voor gebruik op de website. Tenslotte kan u het agenda item publiceren door het vinkje aan te vinken, of archiveren voor publicatie op een later tijdstip door het vinkje uit te vinken. Druk tenslotte op Toevoegen om het nieuwsbericht te bewaren. 15
Een agenda item aanpassen Op de overzichtspagina voor het beheer van de agenda vind u een overzicht van alle ingegeven agenda items geordend per jaar. Er zijn twee lijsten: gepubliceerde en gearchiveerde agenda items. Het meest recente item staat steeds bovenaan de lijst. MERK OP enkel jaartallen waarin er daadwerkelijk agenda items werden gepubliceerd zijn selecteerbaar. Om de gegevens van een item aan te passen klikt u op het 'pen+papier'-icoontje rechts naast de titel van het item dat u wil aanpassen. U komt op een formulier waar u alle beschikbare gegevens kan aanpassen of aanvullen. Bewaar de aangepaste gegevens van het tekstbericht door op de knop Bewaren te klikken. MERK OP Aangezien de meeste vaardigheden bij het aanpassen van agenda items analoog zijn met de aanmaak van agenda items, verwijzen we naar het deel in de handleiding waar dat behandeld word. Een agenda item verwijderen Op de overzichtspagina voor het beheer van de agenda items vind u een overzicht van alle ingegeven agenda items geordend per jaar. Klik op het vuilbak -icoontje om het agenda item definitief te verwijderen. U dient vervolgens de opdracht om het item te verwijderen te bevestigen door op OK te drukken. 16
Mailings Via myjongcd&v kan u ook e-mailings versturen naar alle contactpersonen die binnen u bevoegdheid vallen. Bent u webmaster van een lokale ploeg, dan zal u enkel personen kunnen mailen waarvan de postcode binnen de gemeente of gemeentes valt die aan uw lokale ploeg gekoppeld zijn. Bent u regio webmaster, dan zal u alle contacten binnen alle gemeentes binnen uw regio kunnen mailen. Bent u tenslotte een provinciale webmaster dan kan u alle contacten binnen uw provincie mailen. Op de overzichtspagina van het beheer van uw website klikt u op Beheer nieuws. U komt op de overzichtspagina Mailings. Vanop deze pagina kan u: Een mailing versturen; Een nieuwe mailgroep aanmaken; Mailgroepen exporteren naar een Excel bestand; Uw recente mailings opvolgen; Uw mailgroepen beheren. 17
Vooraleer u een mailing kan versturen dient u minstens één mailgroep aangemaakt te hebben. Een nieuwe mailgroep aanmaken Op de overzichtspagina Mailings klikt u op Nieuwe mailgroep aanmaken. Voor u kan beginnen met het opbouwen van de mailgroep dient u een naam voor de nieuwe mailgroep op te geven. Deze naam dient uniek te zijn binnen uw website. Klik op Ga verder. Afhankelijk van het type subsite (lokaal, regionaal of provinciaal) krijgt u vervolgens verschillende filter mogelijkheden om uw mailinggroep samen te stellen. Per stap (of filter) kan u verschillende criteria met een EN-relatie combineren, bijv. Is lid van JONGCD&V EN Leeftijd tussen 18 en 24 jaar. U kan zo veel filters toevoegen als u wenst. Elke filter wordt maw. als een OF-relatie toegevoegd aan de mailgroep. Hierboven ziet u een voorbeeld van twee toegepaste filters binnen een mailgroep: is lid van JONGCD&V EN leeftijd tussen 18 en 24 EN privé adres is in lokale ploeg Oudenburg OF is lid van JONGCD&V EN privé adres is in lokale ploeg Oudenburg EN functie of interesse is welzijn In het voorbeeld gaat het over een lokale website waardoor de filter privé adres is in lokale ploeg Oudenburg automatisch toegepast wordt. 18
Na het toevoegen van een filter of criterium door op de knop CRITERIUM TOEVOEGEN te klikken, krijgt u een overzicht (naam, gemeente en e-mail adres) van alle contact personen die aan de filter voldoen. U kan op dit moment (ook steeds later tijdens het aanpassen van een mailgroep) bepaalde personen toch uitsluiten van de mailgroep door het vinkje naast die persoon uit te vinken. Klik tenslotte op de knop OPSLAAN om te bevestigen. U komt terug op de eerste pagina waar u opnieuw een filter kan specifiëren en toevoegen. Heeft u alle nodige filters toegevoegd, klik dan op de knop GA VERDER. MERK OP Een filter is en blijft steeds dynamisch. Het zijn niet de contacten die op het moment van aanmaken voldoen aan de filter die bewaard worden, maar het is de filter zelf die elke keer de mailgroep gebruikt wordt, uitgevoerd wordt. De contacten die voldoen aan een bepaalde filter kunnen maw. constant wijzigen! In de laatste stap kan u zelf contacten zoeken en apart toevoegen aan de mailinglijst. Geef daartoe een deel van de familienaam, voornaam, e-mail adres of postcode in van de persoon die u zoekt en klik op de knop ZOEK. Rechts ziet u de resultaten van uw zoekopdracht. Wanneer u met uw muis over de naam van een contact beweegt, zal een popup meer informatie (e-mail adres, postcode en plaats) over deze persoon weergeven. Klik op Toevoegen naast de persoon dewelke u wenst toe te voegen aan de mailgroep. Toegevoegde personen verschijnen onder de zoekvelden onder het titeltje Personen toegevoegd. Van hieruit kan u ze indien nodig ook weer verwijderen door op het vuilbak-icoontje te klikken. Klik op EINDIGEN om het proces af te ronden. 19
Een mailgroep aanpassen of verwijderen Op de overzichtspagina Mailings kan u onderaan de pagina alle de voor u beschikbare mailgroepen terugvinden onder de titel UW MAILGROEPEN. U kan een mailgroep verwijderen door op het vuilbak-icoontje te klikken. Bevestig vervolgens uw keuze. U kan een mailgroep aanpassen door te klikken op het 'pen+papier'-icoontje wenst aan te passen. rechts van de mailgroep die u U bekomt vervolgens voor de geselecteerde mailgroep een overzicht van alle actieve filters alsook de individuele contacten die u heeft toegevoegd. Per contact bekomt u, wanneer u met de muispointer over een contact beweegt, in een popup kadertje meer informatie: e-mail adres, adres, postcode en plaats. Vanop deze pagina heeft u verder volgende mogelijkheden: Filters verwijderen (filters aanpassen is niet mogelijk); Nieuwe filters toevoegen; Naar het formulier gaan om individuele contacten toe te voegen; Alle individuele contacten uit de mailgroep verwijderen; Contacten per filter of individuele contacten van de mailgroep uitsluiten. Dit doet u door naast de persoon die u wil uitsluiten uit de mailgroep het vinkje uit te vinken en vervolgens op BEWAAR te klikken. 20
Een mailgroep exporteren naar Excel. Op de overzichtspagina Mailings kan u via de keuzelijst met de naam Exporteer mailgroep elke voor u beschikbare mailgroep exporteren naar een Excel document. U kiest simpelweg de mailgroep die u wenst te exporteren, en uw browser zal de file ofwel downloaden ofwel u vragen met welk programma de file te openen. 21
Een mailing versturen Op de overzichtspagina Mailings klikt u op Mailing versturen. U komt op een formulier waar u de inhoud van de mail kan bepalen. De velden Afzender e-mail en Afzender naam worden automatisch ingevuld met uw naam en e-mail adres. Kies daaronder de mailgroep waarnaar u de mailing wenst te versturen. Geef een onderwerp op voor uw mailing. 22
Vul de inhoud van de mailing in het veld Inhoud in HTML door, indien gewenst, gebruik te maken van de Word-like editor. In het veld Inhoud zonder HTML kan u diezelfde inhoud eveneens opgeven, maar dan zonder enige HTML te gebruiken. De werking van de editor wordt apart behandeld. BELANGRIJK We raden aan het veld Inhoud zonder HTML ook steeds in te vullen. Dit verkleint de kans dat uw mailing uiteindelijk bij de geadresseerden in de SPAM-box terecht komt! BELANGRIJK Indien u een tekst vanuit Word, een andere mail of een webpagina in de editor kopieerd, moet u gebruik maken van de optie Plakken als platte tekst! Wanneer u klaar bent met het ingeven van de inhoud, klikt u op PREVIEW MAILING. 23
BELANGRIJK In de preview hieronder ziet u dat de layout van de mailing automatisch opgebouwd wordt. U hoeft in de editor dus enkel de inhoudelijke tekst van de mailing op te geven. U hoeft geen rekening te houden met de layout. Onderaan de preview ziet u naar hoeveel personen de mail zal verstuurd worden. Klik op JA, VERSTUUR DE MAILING om het versturen van de mailing te starten. U krijgt vervolgens onderstaand overzicht. Indien u een mailing verstuurd naar een groter aantal personen kan het even duren vooraleer al deze mails verstuurd zijn. BELANGRIJK U moet steeds wachten tot de knop DETAILS VAN MAILING verschijnt! Zolang die niet gebeurt is de website bezig de mailing te versturen! DUS, ga niet naar een andere pagina alvorens deze knop verschenen is! 24
Van zodra de knop DETAILS VAN MAILING verschenen is, is het versturen van de mailing afgerond, en kan u de knop gebruiken om de mailing op te volgen. Een mailing opvolgen Op de overzichtspagina Mailings krijgt u een overzicht van de 5 meest recente mailings voor uw website. Wenst u nog oudere mailings op te volgen, dan klikt u op Archief. Klik op het vergrootglas icoontje naast de gewenste mailing om de details van die mailing te bekijken. Op de volgende pagina krijgt u een overzicht van de volgende details van de gekozen mailing: datum van verzending; onderwerp; een taartdiagram geeft een snel visueel overzicht van het succesvol bereik van de verstuurde nieuwsbrief. De kleurcode groen betekent dat de afbeeldingen bij de bestemmeling gedownload werden, waaruit afgeleid kan worden dat de bestemmeling de nieuwsbrief minstens heeft gezien en misschien heeft gelezen. De procentuele weergave is dus een minimum! Vermoedelijk hebben meer geadresseerden de mailing gelezen, maar hebben ze niet de beelden gedownload; weergave van de inhoude van de mailing zelf; Een gedetailleerde weergave (gelezen/niet gelezen) per bestemmeling. De kleurcode groen betekent dat de afbeeldingen bij de bestemmeling gedownload werden, waaruit afgeleid kan worden dat de bestemmeling de nieuwsbrief minstens heeft gezien en misschien heeft gelezen. Ook hier dezelfde opmerking: mogelijks hebben personen met een rode kleur de mailing toch ontvangen en gelezen, maar hebben zij de beelde niet gedownload. 25
26
Nieuwsbrieven Via myjongcd&v kan u ook een nieuwsbrief versturen naar alle contactpersonen die binnen u bevoegdheid vallen, of u kan ervoor kiezen de nieuwsbrief enkel op uw website te publiceren. De frequentie van de nieuwsbrief kiest u zelf, aangezien de nieuwsbrief enkel op uw commando verstuurd wordt. Op de overzichtspagina van het beheer van uw website klikt u op Nieuwsbrieven. U komt op de overzichtspagina voor het beheer van uw nieuwsbrieven. Onderaan kan u kiezen of uw nieuwsbrief al dan niet moet verstuurd worden per e-mail naar een mailgroep. Kies daartoe een van de door u aangemaakte mailgroepen en klik op PAS AAN!. MERK OP Contacten waarnaar u de nieuwsbrief per e-mail verstuurd kunnen zich via een link in de mail uitschrijven uit de mailgroep, en zullen dus de volgende keer de nieuwsbrief niet ontvangen. MERK OP De inschrijvingsmodule voor persberichten en nieuwsbrieven op de homepagina gaat enkel over de nationale nieuwsbrief. Verder zit u op de overzichtspagina twee opties: een Nieuwsbrief toevoegen en Archief nieuwsbrieven. Deze laatste optie geeft u een overzicht, per jaar, van alle verstuurde nieuwsbrieven. 27
Wenst u een nieuwe nieuwsbrief toe te voegen, klik dan op de overzichtspagina op Nieuwsbrief toevoegen. Op de volgende pagina kan u zoveel extra nieuwsbrief items toevoegen aan uw nieuwsbrief als u wenst. Extra, want alle nieuwsberichten waarbij u de optie Publiceer in volgende nieuwsbrief heeft aangevinkt verschijnen automatisch in de nieuwsbrief. Per extra nieuwsbrief item geeft u een Rangschikking op (de rangschikking van de extra items ten opzichte van elkaar), een Titel, een Tekst (waarbij u gebruik kan maken van een vereenvoudigde editor), en optioneel een Beeld (browser daartoe naar een JPEG of GIF op uw lokale computer; het beeld wordt automatisch verkleind naar de juiste formaten) en een Link caption (het woord dat zal gelinked worden) met een Link (dit dient een absolute URL te zijn, dus beginnende met http://www.domein.be/...). Onderaan de pagina krijgt u onmiddelijk een preview van de nieuwsbrief. Eveneens wordt hier vermeld naar hoeveel personen de nieuwsbrief zal verstuurd worden. Klik op VERSTUUR DEZE NIEUWSBRIEF om de nieuwsbrief te publiceren en, indien daarvoor gekozen, naar de gekozen mailgroep te versturen. U krijgt vervolgens een overzicht, net zoals bij het versturen van een gewone mailing, van de contacten naar waar de mailing verstuurd is. Indien u een mailing verstuurd naar een groter aantal personen kan het even duren vooraleer al deze mails verstuurd zijn. BELANGRIJK U moet steeds wachten tot de knop DETAILS VAN MAILING verschijnt! Zolang die niet gebeurt is de website bezig de mailing te versturen! DUS, ga niet naar een andere pagina alvorens deze knop verschenen is! Van zodra de knop DETAILS VAN MAILING verschenen is, is het versturen van de nieuwsbrief afgerond, en kan u de knop gebruiken om de mailing op te volgen. 28
29
De nieuwsbrieven worden ook op de publieke website gepubliceerd via een overzicht dat beschikbaar wordt onder het menuitem Nieuws. Een voorbeeld van een gepubliceerde nieuwsbrief: 30
LEGENDE Adminstratie icoontjes 1 Editeren of aanpassen (pen+papier-icoontje) 2 Toon de specificaties (vergrootglas icoontje) 3 Verwijderen (vuilbak icoontje) 4 Informatie icoontje 5 Toon in de publieke website 6 Verplaatsen (pijl+papier-icoontje) 7 Openklappen 8 Dichtklappen 31
SOS JONGCD&V In uiterste administratienood, ondanks de handleiding, contacteer één van onderstaande personen. Zij helpen u zo goed als mogelijk verder: Wilfrief Jans 02 238 38 94 of via wilfried@jongcdenv.be Lizzie Gybels 02 238 38 90 of via lizzy@jongcdenv.be 32