Notulen vergadering oudervereniging de Pontus Datum: 16 september 2018 Locatie: Koffiekamer SMH Notulist: Yvette Tax Aanwezig: Hyun-Sook Poppelaars-Fens, Ilse van Dam, Zosia Engelenburg, Yvette Tax, Silvia Verstraeten, Helga Oomen, Linda van Brakel, Ursula Gelderblom, Bianca Kools, Marlies van Rosmalen, Wendy Sprenkels, Ursula van den Oort Afwezig: Pascale Mathon, Jeanine van Riel, Nicole Ruimers, Claudia van Zundert, Jacqueline Oostdijk, Wendy van Sprundel, Jacco van den Bergh, Saida van der Woude Aanwezig namens het team: juf Anneke, meneer Barry 1 Opening door voorzitter: 1.1 Hyun-Sook opent de vergadering om 20:07 uur en heet de aanwezigen welkom. 2 Mededelingen door voorzitter: 2.1 Er zijn 3 nieuwe leden aanwezig, zij stellen zich kort voor. - Adrienne van den Broek heeft 3 kinderen, waarvan de oudste nu in groep 2 zit. Locatie SMH. - Cindy de Jong heeft 1 dochter en die zit nu in groep 3. Locatie Keen. - Moniek Hop was vorige keer ook al aanwezig, maar toen waren er veel leden niet, dus ze stelt zich nogmaals kort voor. Moniek heeft 2 kinderen, die zitten in groep 1 en 3. Locatie SMH. 2.2 Hyun-Sook heeft verder geen mededelingen. 3 Notulen vorige vergadering Er zijn geen opmerkingen, de notulen zijn goedgekeurd. 1
4 Vragen en mededelingen team: 4.1 Barry vraagt hoeveel kalenders er niet goed waren? Dat waren er in totaal 46, waarschijnlijk kwam dit uit één doos. De meesten waren bestemd voor adverteerders, maar die waren nog niet overhandigd en 15 kalenders zijn retour gekomen uit de klassen. De kalender staat nu ook online, voor degene die hem hebben ingeleverd worden op dit moment nieuwe gedrukt. 4.2 Meneer Vincent is tijdelijk niet op school. Zaken m.b.t. de website zaken tijdelijk even naar Christian. 5 Ingekomen post: - Antwoordkaarten Rebus schoolkalender, neemt Marlies mee - Factuur Lobbes > Ursula vd O. Was niet voor de OV bestemd. - Folder van Verus, info over trainingen voor ouders > geen interesse. - Folder van Edukans, > Ursula vd O. - Efteling schoolreis > geen interesse in dit jaar - School en schoolreis > geen interesse in dit jaar - Kadogids kindergifts > Ursula G. - Het zuiden schoolfotografie > Ursula vd O. 6 Gedane activiteiten: 6.1 Schoolkalender Was niet helemaal goed gegaan bij de drukker, maar wordt opgelost. Reden niet bekend. Oplossingen rebussen kunnen naar Marlies. Er wordt gevraagd of de speciale bus hiervoor wel bij de conciërges staat, zoals is vermeld op de kalender? Marlies (SMH) en Ursula (Keen) controleren dit. Trekking voor vergadering 21 oktober door Marlies. 6.2 Schoolreis Ursula vd O. was er vorige vergadering niet, dus vanuit haar nog een paar opmerkingen m.b.t. de schoolreis. 2
Bij toverland is redelijk wat mis gegaan, daar moet bij de planning voor schoolreis volgend schooljaar wel goed naar gekeken worden. De locatie wordt het liefst wel behouden, maar dan met een paar aanpassingen in het programma. Vertrek vanaf De Keen is weer niet goed bevallen, dus voorkeur om volgende keer alles te laten vertrekken vanaf SMH (indien realiseerdbaar). 7 Komende activiteiten: 7.1 Shirts De shirts moeten weer geteld worden, dit gebeurt op woensdag 23 september om 9 uur (SMH). Adriënne, Zosia, Moniek, Bianca, Cindy, Helga, Hyun-Sook en Yvette zullen daarbij aanwezig zijn. De shirts vanuit de Rabobank sponsoractie zijn besteld, maar nog niet binnen. Dit is geen probleem, want het zijn vnl. volwassen maten en hele kleine maten voor groep 1 en 2 en deze worden niet verspreid op dit moment. 7.2 Schoolfotograaf (1 oktober) Ursula vd O. coördineert dit, maar er was niemand voor SMH. Linda neemt dit op zich. De werkgroep bestaat in zijn totaliteit uit Zosia, Jacqueline, Yvette, Wendy S., Linda, Jeanine, Helga, Silvia en Moniek. Ursula vd O. maakt het overzicht voor beide locaties. Er zal geen overleg meer plaats vinden, alles loopt via mail. Iedereen moet om 8.15 uur aanwezig zijn. Yvette mailt het document met de werkbeschrijvingen van alle evenementen naar Ursula vd O. om te controleren, daarna worden ze meegestuurd met de notulen zodat ook de nieuwe leden een idee hebben van de tijdsplanningen en de benodigde activiteiten. 7.3 ALV (7 oktober) Vorige ALV en laatste vergadering werd gesproken over nieuwe verkiezing bestuur, maar dit is statutair niet mogelijk. In principe blijven alle bestuursleden aan voor de gehele periode waarvoor zij gekozen zijn. 3
Tijdens de ALV moeten alle nieuwe leden zich kort presenteren. Pas na stemming van de aanwezige leden zijn zij officieel lid zijn van de OV. Alle ouders zijn welkom op de ALV, maar meestal is de opkomst zeer slecht. Marlies gaat de tekst op de website herschrijven en maakt ook de tekst voor een uitnodiging. Mogelijk wordt er ook een flyer gemaakt, Yvette zal dit doen. We willen dit graag als nieuwsflits versturen, Hyun-Sook vraagt Christian om toestemming hiervoor. 7.4 Korfbaltoernooi (herfstvakantie) Formulier vanuit de korfbal (ELKV) is binnen en alles zal nu verder opgestart worden. Ursula G. doet dit samen met Nicole. De brief zal waarschijnlijk nog deze of volgende week verspreid worden naar de klassen. 7.5 Sinterklaas (4 december) Nicole en Ursula G. gaan dit op hele korte termijn opstarten, want moet voor volgende reguliere vergadering (21 oktober) al wel lopen. 8 Overige 8.1 Activiteitenplanning Deze gaat rond, zodat ook de nieuwe leden hem kunnen invullen en hij wordt zo veel mogelijk aangevuld voor activiteiten waarvoor nog te weinig leden gepland staan. Hyun-Sook past de lijst digitaal aan en deze zal dan samen met deze notulen verspreid worden. 9 Rondvraag 9.1 Adrienne heeft vragen over het welkomstpakket, kunnen we dit niet standaard aan nieuwe kinderen meegeven, ook voorzien van info over de OV. Dit zou al het geval moeten zijn, maar hangt van de leerkracht af. Is geen zaak voor de OV, maar we nemen het mee voor het team bij de volgende vergadering. Volgende vergadering afstemmen met team. 9.2 Hyun-Sook mailt Jacco met verzoek om begroting van te voren naar alle leden te mailen, zodat er nog opmerkingen/aanpassingen gemaakt kunnen worden. 4
Hyun-Sook geeft aan eventuele wensen voor jouw werkgroep nu al aan Jacco te mailen. 9.3 De voorzitter van de OV van De Leest is afgetreden. Er wordt nog even nagevraagd wie dan de contactpersoon is voor Sinterklaas. 10. Sluiting 10.1 Hyun-Sook sluit de vergadering om 21:30 uur. Datum volgende vergadering is 21 oktober om 20.00 uur, locatie SMH. De ALV is op 7 oktober om 20.00 uur, locatie De Keen. 5