2.1 Frans Kleemans is geen aanspreekpunt, de communicatie moet meer tussen de OV-leden en teamleden en Christian.

Transcriptie

1 Notulen vergadering oudervereniging de Pontus Datum: 21 november 2012 Locatie: Teamkamer de Pontus, SMH Aanwezig: Hyun-Sook Poppelaars-Fens, Elmira Oomen, Claudia van Zundert, Ursula van den Oort, Wendy van Sprundel, Pascale Mathon, Marian Adriaensen, Lian van Beers, Zosia Engelenburg, Hanna van Stralen-Heutink, Jacco van den Bergh, Jacqueline Oostdijk, Ursula Gelderblom, Ilse van Dam, Nicole Ruimers. Afwezig: Frans de Nijs, Natascha de Roon, Bas van der Ven, Miranda Nouws, Krijn ten Hove, Rob Wilders. Aanwezig namens het team: Juf Anneke en meneer Jeroen. 1 Opening door Voorzitter: Hyun-Sook opent de vergadering om 20:08 uur. 2 Mededelingen Voorzitter: 2.1 Frans Kleemans is geen aanspreekpunt, de communicatie moet meer tussen de OV-leden en teamleden en Christian. 2.2 Hyun-Sook heeft volgende week een afspraak met Christian m.b.t. de schoolkalender. Er zal een enquête plaatsvinden onder de ouders en daaruit zal weer verder gekeken worden. 3 Vragen en mededelingen team: 3.1 Jeroen vraagt namens Lindsey akkoord voor de begroting voor de musical van groep 8. Gedacht wordt tussen de 50/100 euro nodig te hebben voor het decor. Elmira geeft hiervoor akkoord 3.2 Elmira geeft aan dat de papieren voor het handbaltoernooi al meegegeven zijn. Normaal deelt Elmira ze zelf uit, nu was dit al gedaan door het team. Locatie de Keen hadden de brieven eerder gekregen dan SMH, maar inmiddels hebben beide locaties de brieven meegekregen. 3.3 Ursula van den Oort vraagt aan het team of ze klaar zijn voor de Sint? Anneke geeft aan dat ze er klaar voor zijn en het wederom weer helemaal leeft onder de kinderen. 1

2 3.4 Elmira vraagt aan het team of ze op tijd door willen geven of er nieuwe kerstbomen gekocht moeten worden? Het team zal hierover via de mail op de hoogte worden gebracht. 3.5 Anneke vraagt of de schoolfotograaf goed verlopen is? Ursula van den Oort geeft aan dat alles goed verlopen is. 3.6 Pascale geeft aan dat de communicatie tussen de OV van de Leest en onze OV niet soepel verloopt. Ursula van den Oort vraagt of er met de kerstwerkgroep een overleg gepland staat met de OV van de Leest. 4 Notulen vorige vergadering: Nakijken of er tijdens de kerstvieringen overlappende tijden zijn en indien nodig een overleg plannen. 4.1 Er zijn geen vragen of andere opmerkingen op de notulen waarmee deze inhoudelijk en tekstueel goedgekeurd zijn. Pauze: 5 Ingekomen post: 5.1 Er zijn antwoorden van de prijspuzzel binnengekomen. De prijswinnaars zijn al bekend gemaakt tijdens de algemene ledenvergadering op De antwoorden konden tot ingeleverd worden. Er zal gekeken worden of er nog meer kaartjes zijn ingeleverd en hiervoor een passende oplossing zoeken. Dit wordt opgeschort naar volgende vergadering. 5.2 De nieuwe mailinglijst van het team is binnengekomen, met als vraag of wij willen kijken of ook de schaduwcoördinatoren de notulen toegestuurd moeten krijgen? 6 Gedane activiteiten: 6.1 Schoolfotograaf 2 oktober 2012: De fotoboxen worden aanstaande vrijdag opgehaald. De nieuwe foto s zijn gemaakt, maar nog niet binnen. Deze kunnen elk moment binnenkomen. Er blijft een lege fotobox staan waar de nieuwe machtigingen in kunnen. Besloten wordt dat zij geen notulen toegestuurd krijgen, deze staan op site van de Pontus. Wanneer een vergadering niet doorgaat wordt heel het team g d. Elmira stuurt de nieuwe foto s door aan de betreffende ouders. Jacco geeft aan dat er klachten zijn over de zakjes waarin de foto s zitten. Deze zijn namelijk open waardoor de kinderen makkelijk hun foto s verliezen. Ouders kunnen ook de foto s thuis inscannen en dan terug inleveren zonder deze af te nemen. Ursula van den Oort geeft aan dat er toch veel ouders het hele pakket af nemen. 2

3 6.2 Algemene ledenvergadering 10 oktober 2012: De vergadering is goed verlopen, de begroting is goedgekeurd, de kascontrole is goedgekeurd en de nieuwe leden zijn aangenomen. 6.3 Korfbaltoernooi herfstvakantie: Elmira geeft aan dat het goed verlopen is. 6.4 Sportdag onderbouw: Deze is niet doorgegaan vanwege het slechte weer en een te nat veld. Uitwijken naar andere locatie, bv schoolplein/parkeerplaats? Meenemen naar team volgende vergadering. 7 Komende activiteiten: 7.1 Sinterklaas: De voorbereidingen verlopen goed, de kinderen leven enorm mee. Morgen komen er voorpieten op school. De roosters worden doorgenomen wanneer de sint en pieten in welke klas zijn. Gevraagd is of dezelfde sint geregeld kan worden voor op de dinsdag en woensdag. De scouting heeft hiervan een aantekening gemaakt. Ursula van den Oort heeft ook het Sinterklaasjournaal pakket naar scouting g d zodat ze daar op in kunnen spelen. Jacco geeft aan dat de brief over de pakjes versieren dit jaar erg laat is aangekomen bij de ouders en vraagt of er geen checklist is voor bepaalde stappen die ieder jaar terugkomen? Er zijn dit jaar veel ervaren OV-leden afgetreden waardoor er veel kennis is weggevallen en niet alles is op papier gezet. Jacco vraagt of het mogelijk is om informatie van de OV en de werkgroepen op internet te zetten? Dan kan iedereen die informatie op wil vragen dit ook vanuit huis doen en niet verplicht is om naar school te gaan. Afgesproken wordt dat er nu een lijst gemaakt wordt en deze gaat in de map. Jacco vraagt na of iemand dit voor ons op kan zetten. Jacco zegt de hele dag te kunnen helpen tijdens de sinterklaasviering. Het plein moet vrij gemaakt worden waar de sint het plein opkomt. Hier zullen leden van de OV moeten staan en evt. lint spannen. Ilse heeft van Top 1 Toys gehoord dat we daar op de zolder ook kado s apart mogen leggen als we daar bestellen. Dit is voor ons niet aantrekkelijk, omdat we bij de leverancier die we nu hebben goedkoper uit zijn. 3

4 7.2 Kerst: De voorbereidingen zijn in volle gang en voorlopen spoedig. Wel kunnen we extra handen gebruiken op de dag zelf ( ) Jacco en Marian geven aan dat ze die dag willen komen helpen op SMH. Ursula zal Frans de Nijs mailen. Eric van Gemert heeft aan Elmira doorgegeven dat hij nog een goedkoop adres heeft voor het huren van pakken. 7.3 Kersthandbaltoernooi: Elmira geeft aan dat alles geregeld is. Ursula van den Oort zal hierover contact opnemen met Eric. 7.4 Carnaval: Het Turfschip is vastgelegd en de vergunningen zijn aangevraagd. De routes zullen goed besproken moeten worden vanwege de afsluitingen van de wegen. Frans en Jacco hebben aangegeven te willen helpen met deze activiteit. 7.5 Schoolreis: Pascale heeft met Muijs gesproken, daar werd geopperd om de bussen meerdere malen op en neer te laten rijden. De bussen worden voor een hele dag gehuurd, dus zouden we minder bussen hoeven te huren als we ze op en neer laten rijden. Wel is de kans op file of vertraging groter, waardoor het schema in de war zou kunnen geraken. Vrijblijvende offertes aanvragen, kijken welke het goedkoopste is. Er is ook de mogelijkheid om via SKPoel bussen te huren. De werkgroep zal snel bij elkaar moeten komen voor overleg. De datums zullen vastgelegd moeten worden. De Vossenberg is al afgehuurd door Pascale. Er zijn genoeg mensen voor de voorbereidingen, nu nog meer mensen nodig voor de begeleiding. Eerst binnen de OV kijken voor begeleiding, anders hulp inroepen van ouders. 8 Fotograaf/reserveren speelzalen: 8.1 Ursula van den Oort vraagt namens Anouschka wie de datum regelt wanneer de schoolfotograaf komt? Het verzoek was niet op dinsdag de fotograaf te laten komen maar op donderdag. sturen naar Anouschka en contact opnemen met Frans Kleemans. 4

5 9 Begroting koor: 9.1 Het budget voor het koor is door de OV vastgesteld op 200 euro. Het koor verwacht dit jaar 235 euro nodig te hebben. Elmira geeft aan dat we een strak budget hebben dit jaar en het budget blijft daarom 200 euro. Het bedrag wordt voorgeschoten en het koor dient de bonnen in te leveren naderhand. Gebeurd dit niet, wordt het volgend jaar ingehouden van het budget. Elmira geeft dit door aan Lona en Karlien. 10 Rondvraag: 10.1 Lian geeft aan dat de groep 8 musical niet op dvd is verschenen, maar de ouders wel betaald hebben. Er schijnt ook iets mis gegaan te zijn met opnemen? Lian gaat navragen bij Ellen Pijnenburg Jacco vraagt of de enquête nog doorgaat voor de schoolkalender? Hyun-Sook geeft aan dat ze een afspraak heeft staan met Frans Kleemans Jacco vraagt hoe het staat met de inventarisatie van de OVhokken? Krijn heeft dat op zich genomen, maar heeft het tot nu toe te druk gehad hiervoor. Op 6 december gaan Krijn en Pascale de hokken tellen. Iedereen telt ook wat hij/zij thuis heeft liggen en geeft dit door aan Claudia. Claudia maakt een gezamenlijke lijst voor iedereen Pascale deelt mee dat er 2 nieuwe buitenspeelbakken zijn aangeschaft Elmira heeft g d naar de klassen over de ouderbijdrage, maar deze was bij 2 klassen niet aangekomen. Dit is intussen al geregeld Pascale vraagt of er een mail is rondgegaan mbt de snoepzakjes die uitgedeeld worden tijdens de sint viering, dit ivm allergieën? Wendy maakt een foto van de snoepzakjes en stuurt deze door aan Ursula, zij zal het weer doorgeven aan de leerkrachten Ursula van den Oort heeft voor iedere vestiging 2 kookplaten gekocht. Deze zijn vooral handig bij de kerstviering Claudia heeft aan Christian gevraagd wat en waar wij precies op de site inhoud mogen plaatsen van de OV. Claudia zal een stukje schrijven en doorsturen naar Christian die het op de site zal zetten. Wie leuke foto s heeft of ook een stukje heeft geschreven, doorsturen naar Claudia. 11 Sluiting: Hyun-Sook sluit de vergadering om 22:23 uur. 5