Notulen vergadering oudervereniging de Pontus. Datum: 15 januari 2014 Locatie: Koffiekamer SMH Notulist: Claudia van Zundert

Transcriptie

1 Notulen vergadering oudervereniging de Pontus Datum: 15 januari 2014 Locatie: Koffiekamer SMH Notulist: Claudia van Zundert Aanwezig: Hyun-Sook Poppelaars-Fens, Jacco van den Bergh, Claudia van Zundert, Ursula Gelderblom, Pascale Mathon, Nicole Ruimers, Zosia Engelenburg, Ilse van Dam, Tamara Poppelaars, Jeanine van Riel, Linda van Brakel. Afwezig: Miranda Nouws, Elmira Oomen, Ursula van den Oort, Wendy van Sprundel, Saida van der Woude, Natascha de Roon, Lian van Beers, Rob Wilders, Jacqueline Oostdijk, Helga Oomen. Aanwezig namens het team: Meneer Barry en juf Anneke. 1 Opening door voorzitter: 1.1 Hyun-Sook opent de vergadering om 20:07 uur en heet iedereen welkom. 2 Mededelingen door voorzitter: 2.1 Hyun-Sook geeft aan dat alle wijzigingen in statuten zijn aangebracht en de definitieve statuten binnen zijn. Ook is de wijziging bij de Kamer van Koophandel doorgegeven en ook hier is de schriftelijke bevestiging van binnen. Hyun-Sook heeft alles gescand en deze op de mail naar Jacco gezet. De originele documenten worden aan Claudia overhandigd, zij zal deze bewaren. Jacco zet het niet op de FTPserver omdat het bestand te groot is. 3 Vragen en mededelingen team: 3.1 Anneke geeft aan dat de vragen van de vorige vergadering doorgespeeld zijn. De schoolfoto s op de Keen zijn ook verdeeld, de dag na de vorige vergadering zijn deze uitgereikt aan de leerkrachten. 3.2 Anneke legt uit waarom er op de Pijler meer aandacht besteed wordt aan acties voor het schoolplein dan op de Keen. De reden is dat op t Voortouw een aantal jaren geleden het schoolplein al is aangepakt. 1

2 3.3 Barry geeft aan dat er geen duidelijk antwoord is gekomen op de vraag of er nog iets met de Koningspelen gedaan wordt? Het is veel organiseren en het valt dit jaar lastig net voor de vakantie. Jacco voegt daar aan toe dat sommige scholen niet eens mee kunnen doen, omdat die dan al vakantie hebben. Nicole zegt dat de kinderen het al op het Jeugdjournaal gezien hebben en het jammer zullen vinden dat er niets aan gedaan wordt. Nicole vraagt wel of het mogelijk is om in de klas zelf iets van een ontbijt te organiseren? Hierbij kunnen de leerkrachten de hulp inschakelen van de klassenouders of alle kinderen zelf hun ontbijtje mee laten nemen. 3.4 Barry geeft aan dat er geen antwoord is gekomen op de vraag over de leerling die groep 8 zal overslaan. Dit wordt door het team meegenomen naar de dagelijkse schoolleiding. Besloten wordt de leerling een afscheidscadeau te overhandigen. 3.5 Anneke vertelt dat Anouschka aangegeven heeft dat leerkrachten zelf aandacht kunnen besteden aan de sporten waarvoor in de vakanties toernooien georganiseerd worden. Ook geeft ze aan dat het mogelijk is voor verenigingen om gastlessen te organiseren, hiervoor zal contact gelegd moeten worden met de desbetreffende vereniging. Barry voegt hieraan toe dat er veel kinderen met vakantie zijn. 3.6 Pascale geeft aan dat de OV mails met informatie voor de leerkrachten op Intranet mag plaatsen. Dit loopt dan via Christian. Op deze manier bereik je ook de invallers. Barry geeft aan zodra het op korte termijn is, dit ook beter persoonlijk g d kan worden. Invallers kijken niet altijd op Intranet. Hier kan ook een parallel collega de invaller over inlichten. 3.7 Jacco vraagt of de instroomkinderen een brief over de ouderbijdrage meekrijgen vanuit de betreffende leerkracht? Verzoek de leerkrachten hierover te informeren. 4 Notulen vorige vergadering (21 november 2013): 4.1 Jacco vraagt aan Hyun-Sook of ze nog een mail stuurt m.b.t. de werkgroepen? 4.2 Er zijn verder geen vragen of andere opmerkingen op de notulen waarmee deze inhoudelijk en tekstueel goedgekeurd zijn. Hyun-Sook zal dit deze week nog doen. 2

3 5 Ingekomen post: 5.1 Claudia noemt de ingekomen post en deelt deze uit aan de betreffende persoon. Declaratieformulier Sint wordt overhandigd aan Jacco. Schoolfoto s en machtigingen hiervoor, deze zijn opgestuurd. 1,50 nog voor het handbaltoernooi, deze wordt overgemaakt. 6 Gedane activiteiten: 6.1 Sinterklaas (5 december 2013): Pascale geeft aan dat alles goed is verlopen, de evaluatie moet nog gemaakt worden. Er zijn veel positieve reacties gekomen op de show, hierover nog niets van het team gehoord. Nicole geeft aan dat er op de Keen toch ouders op de hoogte waren van de show en dit vertelt hebben aan kinderen. De OV had duidelijk gemaakt dat dit geheim moest blijven, alleen als er gegronde redenen waren mocht er iets gezegd worden hierover. Linda zegt dat kinderen teleurgesteld waren dat er geen Sinterklaas op het schoolplein aankwam. Pascale antwoord hierop dat het niet logisch voor de kinderen was dat er een Sint op het plein was en daarna gelijk in het Turfschip. Nu bleek dat tijdens de show de Sint pas later opkwam dus het wel mogelijk was geweest om ook een Sint op het plein te laten komen. Naar aanleiding van vragen hierover voegt Jacco hieraan toe de scheiding onder/bovenbouw hierbij te laten zoals hij is, in overleg met team. Linda vraagt of taai taai de ideale traktatie is? Deze is nu minimaal gegeten. Pascale zal dit meenemen in de evaluatie. 6.2 Kerstviering (18 december 2013): Claudia geeft aan dat alles goed verlopen is, maar dat in de praktijk sommige dingen anders uit bleken te pakken dan verwacht. De evaluatie moet nog gemaakt worden, er zijn verschillende attentiepunten naar voren gebracht die hierin meegenomen worden. Ook wordt er alles nog uitgewerkt en zal spoedig het bedrag bekent gemaakt worden wat er is opgehaald. Het eten voor de ouders was zeer veel werk en er zal over nagedacht worden of we dit volgend jaar weer zo op deze manier moeten doen. Volgende vergadering aan team vragen naar reacties op de show? Meenemen in evaluatie: opzet loterij en stroomvoorziening en verlichting pleinen. Claudia geeft nog aan dat er interesse vanuit de Leest is om volgend jaar samen een kerstmarkt te organiseren. Dit zal de kerstwerkgroep volgend jaar weer oppakken. 3

4 Vanuit verschillende kanten wordt aangegeven dat de loterij weer dringen was en dat op SMH niet helemaal duidelijk was hoe deze verliep. Jacco en Claudia geven aan dat kinderen en ouders zo stonden te dringen dat besloten is maar te beginnen en vergeten werd dit om te roepen. Jacco voegt hieraan toe dat de opzet van de loterij echt onder de loep genomen moet worden. Nicole vertelt dat er op de Keen problemen waren met de stroom. 6.3 Handbaltoernooi (kerstvakantie): Pascale geeft aan dat deze goed is verlopen. Claudia vraagt of er foto s zijn gemaakt die eventueel op de website geplaatst kunnen worden? Pascale geeft aan zelf deze dagen niet aanwezig te zijn geweest, ook Nicole was niet zelf aanwezig. Pascale vraagt waarom ouders wel foto s op Facebook plaatsen en door de OV eerst toestemming gevraagd moet worden aan de school? Claudia antwoord dat dan de school niet verantwoordelijk is. Hyun-Sook zal hiervoor nog contact opnemen met Christian. 7 Komende activiteiten: 7.1 Sponsorwerkgroep: Jacco vertelt dat de werkgroep de avond ervoor voor de eerste keer bij elkaar is gekomen. De verdeling wie welk bedrijf gaat benaderen is gemaakt. De vraag is of de kalender in de huidige vorm mag blijven? Hyun-Sook geeft aan de kalender zo mag blijven, maar dat er naar aanleiding van de enquête kritisch gekeken moet worden in hoeverre de uitkomsten toegepast kunnen worden. Frans Kleemans en een ouder hebben voorbeelden gegeven om de lay-out aan te passen. Uit de enquête is namelijk gebleken dat de kalender in zijn huidige vorm te klein is om als hoofdkalender gebruikt te worden. Hier wordt aan opgemerkt door de OV dat de kalender informatief bedoeld is. Jacco zal wel kijken of de schrijfruimte groter kan. Ook is uit de enquête gebleken dat sommige ouders hem liever zwart-wit zien als in kleur. De reden waarom we hem in kleur maken is omdat we dan beter advertenties kunnen verkopen voor in de kalender. De kalender wordt ook betaald door de sponsorgelden en niet van de ouderbijdrage. Jacco geeft aan wanneer de proefdruk klaar is deze te zullen versturen naar alle OV-leden en gelieve deze na te kijken op eventuele fouten. Er zal in de nieuwsbrief uitgelegd worden aan ouders waarom we hem in deze vorm maken. Ook zal er uitgelegd worden dat de kalender niet betaald wordt door de ouderbijdrage, maar door sponsorgelden. 4

5 7.2 Carnaval (28 februari 2014): Ursula van den Oort had aangegeven carnaval dit jaar liever niet te coördineren, ze zal wel deelnemen in de werkgroep zelf. Ursula Gelderblom heeft haar functie overgenomen. Het eerste overleg heeft reeds plaatsgevonden, concept blijft hetzelfde en vergunningaanvraag is verstuurd. Jacco geeft aan dat voor de muziek van groep ¾ dit jaar nagedacht moet worden hoe dit beter kan, aangezien het geluid afgelopen jaar niet goed hoorbaar was. Ook bij deze groepen alleen spelletjes laten spelen wanneer het feestje lijkt te verzwakken. 7.3 Pasen: Ursula Gelderblom geeft aan graag uit de werkgroep te stappen, dit doordat ze carnaval heeft overgenomen. Ze zal wel op de dag zelf beschikbaar zijn om te helpen. Nicole en Claudia zullen de paasviering gaan coördineren. Pascale zal alle informatie doorsturen naar Nicole. Jacco vraagt of er nog gedacht wordt aan de voedselbank? Dit is afgelopen kerst niet doorgegaan. Er wordt hierover tegen gestemd. Pascale vraagt of er niet iets samen met de ouderen die rond de school wonen gedaan kan worden. Er blijkt hier al door de locatieleiding in voorzien te zijn. 8 Ouderbijdrage: 8.1 Jacco vraagt of het moment waarop de ouders niet de volledige bijdrage meer hoeven te betalen op 14 december, na de sinterklaasviering gezet kan worden? Hierover is iedereen het eens. 9 Verkeersregelaars: 9.1 Ook dit jaar zijn er weer verkeersregelaars nodig binnen de OV, Ursula Gelderblom vraagt wie dit wil volgen? Pascale, Ilse, Zosia, Jeanine, Nicole en Claudia geven zich hiervoor op. Jacco zal tegen die tijd de betreffende informatie doormailen. 10 Werkgroepen: 10.1 Jacco wilde weten wie Pasen gaat coördineren? Hierop is al antwoord gekomen bij punt 7.3. Pascale vraagt of we schaduw coördinator weer in gaan stellen? Bij kerst ed. Is het veel om alles op 1 coördinator per locatie te laten komen. Besloten wordt dat de huidige coördinator mag beslissen of hij/zij een schaduw wilt. 5

6 11 Rondvraag: 11.1 Besloten wordt voor de leerling die groep 8 overslaat alvast een cadeau te bestellen. Pascale heeft nog een handdoek liggen Tamara vraagt aan Claudia waar haar pan en sjoelbak staat? Deze staan klaar in de keuken/ov-hok Pascale en Jeanine geven aan volgende vergadering niet aanwezig te zijn Linda merkt op dat er geen inventarisatielijst hing in het OV-hok. Deze was er wel, maar lag op de plank. 12 Sluiting: 12.1 Hyun-Sook sluit de vergadering om 22:30 uur. De volgende OV vergadering staat gepland op 12 februari 2014, 20:00 uur, locatie SMH. 6