GFI-producthandleiding. Handleiding

GFI-producthandleiding Handleiding

De informatie en inhoud van dit document is alleen bedoeld ter informatie en wordt geleverd als zodanig en zonder garantie in welke vorm dan ook, expliciet, impliciet of anderszins, waaronder, zonder beperking, enige garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel, en niet-inbreukmakendheid. GFI Software kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade, waaronder gevolgschade of enige andere schade, voortvloeiend uit het gebruik van dit document. De informatie in dit document is afkomstig van openbaar beschikbare bronnen. Hoewel GFI alles in het werk stelt om correcte informatie aan te bieden, kan de volledigheid, nauwkeurigheid, actualiteit of geschiktheid van de informatie niet worden gegarandeerd en kan hierop geen aanspraak worden gemaakt. GFI kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor drukfouten, verouderde informatie of fouten. GFI biedt geen garantie, expliciet of impliciet, en aanvaardt geen wettelijke verplichtingen of verantwoordelijkheid voor de nauwkeurigheid of volledigheid van de informatie in dit document. Als u van mening bent dat dit document foutieve informatie bevat, kunt u contact met ons opnemen waarna wij uw opmerkingen zo snel mogelijk zullen bekijken. Alle product- en bedrijfsnamen die hier worden vermeld, kunnen handelsmerken zijn van hun respectievelijke eigenaars. Microsoft en Windows zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en andere landen. GFI MailArchiver is een copyright van GFI SOFTWARE Ltd. - 1999-2014 GFI Software Ltd. Alle rechten voorbehouden. Documentversie: V. 2.3.0 Laatst bijgewerkt (maand/dag/jaar): 7/8/2014

1 GFI MailArchiver gebruiken 5 1.1 Aanmelden bij GFI MailArchiver 5 1.2 Bladeren door gearchiveerde items 6 1.3 Werken met gearchiveerde items 7 1.4 Gearchiveerde items zoeken 10 1.4.1 Eenvoudig zoeken gebruiken 11 1.4.2 Geavanceerd zoeken gebruiken 13 1.4.3 E-mails zoeken met smartphones 16 1.5 Toegang tot meerdere postvakken 19 1.6 GFI MailInsights 20 1.6.1 MailInsights-rapporten genereren 21 1.6.2 MailInsights-rapporten plannen 22 1.6.3 Communicatiestroom 22 1.6.4 WebMail-gebruik 24 1.6.5 E-mailresponstijd 25 1.6.6 Opslaggebruik 26 1.6.7 Niet-actieve accounts 28 1.6.8 Ongeoorloofde woorden 29 1.6.9 Interne spammers 30 1.6.10 Buiten kantooruren 31 1.6.11 Detectie gegevenslekken 33 1.6.12 Baan zoeken 35 1.6.13 Woordgroep zoeken 36 1.6.14 Rapport Gebruikersverkeer 38 1.6.15 Rapport E-mailonderwerpen 40 1.6.16 Rapport Indicatoren e-mailprestaties 41 1.6.17 Rapport grote e-mails 43 1.7 Gebruikersvoorkeuren wijzigen 45 2 Clienttoegang configureren 46 2.1 installerengfi MailArchiver Outlook Connector 46 2.1.1 Systeemvereisten voor Outlook Connector 47 2.1.2 Software 47 2.1.3 Hardware 47 2.1.4 GFI MailArchiver Archive Assistant downloaden 48 3 configureren GFI MailArchiver Archiveringsassistent 49 3.1 File Archive Assistant implementeren 51 3.1.1 File Archive Assistant downloaden 52 3.1.2 File Archive Assistant configureren 52 3.1.3 Een synchronisatiemap toevoegen 53 3.2 GFI MailArchiver-app voor Windows 8/RT implementeren 54 3.2.1 Systeemvereisten 54 3.2.2 GFI MailArchiver Touch App configureren 54 3.3 GFI MailArchiver IMAP-clienttoegang configureren 56 3.3.1 IMAP configureren voor Android 57 3.3.2 IMAP configureren in Apple Mail 3.0 57

3.3.3 IMAP configureren in ios5 59 3.3.4 IMAP configureren in Microsoft Outlook 2003 60 3.3.5 IMAP configureren in Microsoft Outlook 2007 60 3.3.6 IMAP configureren in Microsoft Outlook 2010 61 3.3.7 IMAP configureren in Microsoft Outlook 2013 62 3.3.8 IMAP configureren in Outlook 2011 voor Mac 63 3.3.9 IMAP configureren in Mozilla Thunderbird 10 64 3.3.10 IMAP configureren in Windows Live Mail 65 4 Verklarende woordenlijst 66 5 Index 71

1 GFI MailArchiver gebruiken Met GFI MailArchiver kunt u een gemakkelijk toegankelijk archief met e-mails, agenda-items en documenten beheren, zonder dat u hiervoor PST-bestanden nodig hebt en hoeft te voldoen aan de almaar toenemende de nalevings- en ediscovery-regels. Met de rapportagemogelijkheden van MailInsights-bedrijfsinformatieprogramma's kunt u het beste uit uw gearchiveerde items halen. Identificeer juridische risico's en bewaak de productiviteit door middel van rapportages, gebaseerd op essentiële bedrijfsinformatie in uw archieven. In de volgende gedeelten vindt u meer meer informatie over de volgende onderwerpen: Aanmelden bij GFI MailArchiver Bladeren door gearchiveerde e-mails Werken met e-mails Gearchiveerde e-mails zoeken Toegang tot meerdere postvakken MailInsights-rapporten genereren De weergavetaal en andere opties wijzigen 1.1 Aanmelden bij GFI MailArchiver Selecteer een van de volgende opties om u aan te melden bij GFI MailArchiver: Ga naar Start > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. De toepassing wordt in uw standaardinternetbrowser geladen. Voer uw domeinaanmeldingsgegevens in (gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u zich bij Windows hebt aangemeld) als u hierom wordt gevraagd. U kunt ook de volgende URL in uw internetbrowser opgeven: http://<gfi MailArchiver-hostnaam>/<Naam virtuele GFI MailArchiver-map> Bijvoorbeeld:http://mydomain.com/MailArchiver Standaard hoeft u geen aanmeldingsgegevens voor GFI MailArchiver op te geven tijdens het aanmelden. In plaats daarvan worden de aanmeldingsgegevens gebruikt van de gebruiker die momenteel is aangemeld. Als u de browsersessie sluit, wordt de huidige aangemelde gebruiker afgemeld bij GFI MailArchiver. Als u zich als een andere gebruiker wilt aanmelden, meldt u uw profiel af en meldt u zich aan als een andere Windows -gebruiker. Als u zich aanmeldt vanaf een computer die geen deel uitmaakt van het domein waarin GFI MailArchiver is geïnstalleerd, wordt u gevraagd de aanmeldingsgegevens op te geven waarmee u zich kunt aanmelden bij het domein waarin GFI MailArchiver is geïnstalleerd. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 5

1.2 Bladeren door gearchiveerde items 1. Klik in GFI MailArchiver op het tabblad Archief. Schermafbeelding 1: Bladeren door gearchiveerde e-mails 2. Op het tabblad Archief kunt u de gearchiveerde items bekijken voor alle postvakken waartoe u toegang hebt gekregen. Daarnaast kunt u op dit tabblad verschillende andere acties uitvoeren, zoals u kunt lezen in tabel hieronder. Hiermee kunt u e-mails zoeken. Geef de woorden of woordgroepen op die u wilt zoeken en klik op. De resultaten worden weergegeven in het e-mailvenster. Hiermee verbergt u het voorbeeldvenster van de e-mail. Hiermee geeft u het voorbeeldvenster van de e-mail weer. Hiermee schakelt u tussen de weergave waarin e-mails onder in het venster worden weergegeven en de weergave waarin e-mails aan de zijkant van de pagina met e-mails worden weergegeven. Hiermee geeft u de e-mails in de berichtweergave weer. Hiermee geeft u de e-mails in de postvakweergave weer. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 6

Omschakelen naar agendaweergave en gearchiveerde agendaitems weergeven. Hiermee geeft u de lijst met postvakken weer waartoe de aangemelde gebruiker toegang heeft. Selecteer in de lijst met accounts het archief waarvoor u de postvakken wilt weergeven en selecteer de optie Accounts in archief weergeven. Klik op Sluiten om de lijst met accounts te sluiten. Hiermee verwijdert u de geselecteerde e-mails als de functie voor het verwijderen van e-mails door uw systeembeheerder is ingeschakeld. Als deze functie niet is ingeschakeld, wordt dit pictogram niet weergegeven. U kunt geen e-mails uit alleen-lezen archieven verwijderen en daarnaast kunt u geen e-mails verwijderen als de functie voor de juridische bewaarplicht is ingeschakeld. Standaard worden in GFI MailArchiver maximaal 25 items per pagina weergegeven. Als u deze waarde wilt wijzigen, klikt u op de gebruikersnaam die in de rechterbovenhoek van het scherm wordt weergegeven en wijzigt u de waarde van de optie Aantal e-mails dat per pagina kan worden weergegeven. Klik op Opslaan. 1.3 Werken met gearchiveerde items Op het tabblad GFI MailArchiver Archief kunt u de verschillende typen gearchiveerde items bekijken en ermee werken. Met de knoppen op de taakbalk kunt u wisselen tussen e-mailconversaties en agenda-items. Raadpleeg voor meer informatie Bladeren door gearchiveerde items (pagina 6). Als u een e-mail of een gearchiveerd bestand wilt bekijken, selecteert u de gewenste e-mail in de postvak- of berichtweergave. Nu wordt het geselecteerde item in het voorbeeldvenster weergegeven. Dubbelklik op een e-mail of een gearchiveerd bestand om dit in het e-mailweergavevenster weer te geven. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 7

Schermafbeelding 2: Werken met gearchiveerde items binnen GFI MailArchiver Als u een gearchiveerd agenda-item wilt openen, schakelt u over naar de agendaweergave. Selecteer het item dat u wilt weergeven. Klik op het item om de details te bekijken in het agendavenster. Afhankelijk van het type gearchiveerde item dat u hebt geselecteerd, kunnen de volgende acties worden uitgevoerd wanneer u de inhoud van gearchiveerde items bekijkt: Header e-mail/agenda-item weergeven. Klik op deze knop om de headers van e-mails of agenda-items weer te geven. Deze worden weergegeven in een venster. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten. Gespreksthread weergeven Klik op deze knop om het hele gesprek in het e-mailweergavevenster weer te geven. Alle e-mails van het gesprek worden weergegeven. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 8

E-mail- of agenda-itemlabels bewerken (persoonlijk en algemeen) Hiermee kunt u de e-mails en agenda-items categoriseren door ze te voorzien van labels. Deze functie is met name nuttig voor bepaalde typen gearchiveerde items. Bijvoorbeeld als u alle items met het label 'Belangrijk' wilt zoeken. Ga als volgt te werk om een label toe te voegen: 1. Voer in 'Beschikbare labels' een nieuw label in of selecteer een bestaand label. 2. Klik op Label toewijzen aan e-mail om het ingevoerde of geselecteerde label aan de e-mail toe te wijzen. Ga als volgt te werk om een eerder toegewezen label te verwijderen: 1. Selecteer een label dat u eerder hebt toegewezen. 2. Klik op Label verwijderen. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten. De labels worden in het veld Labels in het zwart weergegeven. Labels die via categorisatiebeleidsregels op organisatieniveau zijn toegewezen, worden in het rood weergegeven. Labels die via categorisatiebeleidsregels zijn toegewezen, kunt u niet uit een e-mail verwijderen. E-mail/agenda-item herstellen. Hiermee worden e-mails en agenda-items hersteld met behulp van de functie OneClick Restore (Met één klik herstellen), waarmee u gearchiveerde items kunt terugzetten naar een bepaald postvak of een kopie van een gearchiveerde e-mail kunt doorsturen naar een e-mailadres. Voer in het venster voor het herstellen van e-mails het e-mailadres in waarnaar u een kopie van het huidige item wilt verzenden en klik op E-mail/agenda-item herstellen. E-mail opslaan op schijf (EML-indeling) Hiermee wordt de hele e-mail in.eml-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met verschillende e- mailclients zoals Microsoft Outlook Express, Windows Mail en Mozilla Thunderbird. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan. E-mail opslaan op schijf (MSG-indeling) Hiermee wordt de hele e-mail in.msg-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met Microsoft Outlook. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan. Agenda-item downloaden Hiermee wordt de hele e-mail in.msg-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met Microsoft Outlook. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan. E-mail/agenda-item afdrukken. Hiermee wordt het item in een afdrukbare indeling in een nieuw browservenster weergegeven. Gebruik de afdrukfunctie in uw browser om het item af te drukken. Afbeeldingen in e-mail weergeven Klik op deze knop om ingesloten afbeeldingen in de e-mail weer te geven. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 9

Markeren als geen spam Klik op deze knop om aan te geven dat een e-mail die eerder met een antispamoplossing is geïdentificeerd als spam, moet worden gemarkeerd als geen spam. Als u deze functie wilt gebruiken, moet er een spambewaarbeleid zijn ingesteld. E-mail/agenda-item verwijderen Hiermee verwijdert u het huidige item als de functie voor het verwijderen van e-mails door uw systeembeheerder is ingeschakeld. Als deze functie niet is ingeschakeld, wordt dit pictogram niet weergegeven. U kunt geen gearchiveerde items uit alleen-lezenarchiefopslag verwijderen en daarnaast kunt u geen items verwijderen als de functie voor de juridische bewaarplicht is ingeschakeld. Downloaden Gebeurtenissen agenda-items weergeven Klik op deze knop om gebeurtenissen van agenda-items in het e-mailweergavevenster weer te geven. Wanneer u gearchiveerde bestanden bekijkt, wordt er een extra koppeling Downloaden weergegeven in de hoofdtekst. Hiermee kunt u het bestand downloaden en opslaan op een schijf. 1.4 Gearchiveerde items zoeken Tijdens het zoeken naar gearchiveerde items zoals e-mails, bestanden, agenda-items of faxen, wordt met GFI MailArchiver de e-mailindex doorzocht waarna de overeenkomende e-mails en eventuele bijlagen worden opgehaald. In GFI MailArchiver kunt u items zoeken op basis van: Snelzoeken Gebruik het tekstvak in de werkbalk om alle gearchiveerde e-mails te doorzoeken voor de geselecteerde gebruiker en archiefopslag. In het tekstvak Snelzoeken kunt u de volgende jokertekens gebruiken:? - Komt overeen met één willekeurig teken * - Komt overeen met elke willekeurige tekenreeks Eenvoudig zoeken Geavanceerd zoeken Bijvoorbeeld: Als u wilt zoeken naar e-mails waarin het woord Nederlands voorkomt, geeft u in het tekstvak Gearchiveerde e-mails 'ne??s' of 'ne*s' op. Vouw Snelzoeken uit om de zoekactie te filteren op eenvoudige criteria zoals de afzender, de ontvanger, het onderwerp, de datum en andere gegevens. Raadpleeg voor meer informatie Eenvoudig zoeken gebruiken (pagina 11). Gebruik de geavanceerde opties als u een uitgebreide reeks zoekopties wilt weergeven. Raadpleeg voor meer informatie Geavanceerd zoeken gebruiken (pagina 13). De e-mails die overeenkomen met de zoekactie, worden in het e-mailvenster weergegeven. GFI MailArchiver worden standaard maximaal 25 e-mails per pagina weergegeven. Als meer dan 25 e- mails overeenkomen met een zoekactie, worden de e-mails in GFI MailArchiver over meerdere pagina's verdeeld. Met behulp van de verplaatsingsknoppen onder aan het e-mailvenster kunt u vanuit een pagina naar de volgende pagina gaan. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 10

1.4.1 Eenvoudig zoeken gebruiken De functie Eenvoudig zoeken is een uitbreiding van de functie Snel zoeken en biedt u de mogelijkheid aanvullende zoekcriteria te gebruiken tijdens het zoeken naar e-mails, bestanden, agenda-items of fax/sms-berichten in alle archiefopslaglocaties. Ga als volgt te werk om Eenvoudig zoeken te gebruiken: 1. Klik op het tabblad Archief op het vervolgkeuzepictogram naast het tekstvak Zoeken. Schermafbeelding 3: Opties voor eenvoudig zoeken 2. Selecteer E-mail in het gedeelte Zoeken naar om e-mails in alle archiefopslaglocaties te zoeken. Gebruik de volgende zoekfuncties: Bevat Onderwerp Verzenddatum Van Aan Bijlage Geavanceerde opties Zoekvoorwaarden herstellen Opslaan Zoeken Voer het trefwoord in waarnaar u zoekt. U kunt ook de volgende jokertekens gebruiken:? - Komt overeen met één willekeurig teken * - Komt overeen met elke willekeurige tekenreeks Hiermee kunt u e-mails met een bepaald onderwerp zoeken. Hiermee kunt u aangeven wanneer de e-mail is verzonden die u zoekt. Geef het e-mailadres of de Active Directory -weergavenaam op van de afzender waarvan u de e-mails wilt zoeken. Geef het e-mailadres of de Active Directory -weergavenaam op van de ontvanger waarvan u de e-mails wilt zoeken. Hiermee kunt u zoeken naar e-mails met specifieke inhoud in de bijlage. Klik op de koppeling voor de geavanceerde opties als u een uitgebreide reeks zoekopties wilt weergeven. Raadpleeg voor meer informatie Geavanceerd zoeken gebruiken (pagina 13). Hiermee kunt u de beginwaarden van de zoekvoorwaarden herstellen en opnieuw beginnen. Hiermee kunt u de zoekvoorwaarden opslaan als een opgeslagen zoekactie die op elk gewenst moment kan worden gestart. Opgeslagen zoekacties worden weergegeven op het tabblad Archief van het venster Classificaties. Hiermee start u de zoekactie naar gearchiveerde e-mails. De resultaten worden weergegeven per geselecteerde voorwaarde. 3. Selecteer Bestand in het gedeelte Zoeken naar om gearchiveerde bestanden in alle archiefopslaglocaties te zoeken. Gebruik de volgende zoekfuncties: GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 11

Bestandsnaam Bestandsformaat Datum laatste wijziging Geavanceerde opties Zoeken Zoekvoorwaarden herstellen Opslaan Voer de volledige bestandsnaam of een gedeelte in van de bestandsnaam waarnaar u zoekt. U kunt ook de volgende jokertekens gebruiken:? - Komt overeen met één willekeurig teken * - Komt overeen met elke willekeurige tekenreeks Geef een bestandsformaat op in de beschikbare lijst of selecteer Alle (standaard). Selecteer een optie in de beschikbare lijst of selecteer Aangepast en geef een datumbereik op met de kalender. Klik op de koppeling voor de geavanceerde opties als u een uitgebreide reeks zoekopties wilt weergeven. Raadpleeg voor meer informatie Geavanceerd zoeken gebruiken (pagina 13). Hiermee start u de zoekactie naar gearchiveerde e-mails. De resultaten worden weergegeven per geselecteerde voorwaarde. Hiermee kunt u de beginwaarden van de zoekvoorwaarden herstellen en opnieuw beginnen. Hiermee kunt u de zoekvoorwaarden opslaan als een opgeslagen zoekactie die op elk gewenst moment kan worden gestart. Opgeslagen zoekacties worden weergegeven op het tabblad Archief van het venster Classificaties. 4. Selecteer Agenda in het gedeelte Zoeken naar om gearchiveerde agenda-items in alle archiefopslaglocaties te zoeken. Gebruik de volgende zoekfuncties: Bevat Organisator Onderwerp Genodigden Begin van de gebeurtenis Locatie Geavanceerde opties Zoeken Zoekvoorwaarden herstellen Opslaan Voer de volledige bestandsnaam of een gedeelte in van de bestandsnaam waarnaar u zoekt. U kunt ook de volgende jokertekens gebruiken:? - Komt overeen met één willekeurig teken * - Komt overeen met elke willekeurige tekenreeks Hiermee geeft u de naam van de organisator van de gebeurtenis op. Hiermee kunt u agenda-items met een bepaald onderwerp zoeken. Hiermee geeft u de naam van de genodigden van de gebeurtenis op. Selecteer een optie in de beschikbare lijst of selecteer Aangepast en geef een datumbereik op met de kalender. Hiermee geeft u de naam van de locatie van de gebeurtenis op. Klik op de koppeling voor de geavanceerde opties als u een uitgebreide reeks zoekopties wilt weergeven. Raadpleeg voor meer informatie Geavanceerd zoeken gebruiken (pagina 13). Hiermee start u de zoekactie naar gearchiveerde e-mails. De resultaten worden weergegeven per geselecteerde voorwaarde. Hiermee kunt u de beginwaarden van de zoekvoorwaarden herstellen en opnieuw beginnen. Hiermee kunt u de zoekvoorwaarden opslaan als een opgeslagen zoekactie die op elk gewenst moment kan worden gestart. Opgeslagen zoekacties worden weergegeven op het tabblad Archief van het venster Classificaties. 5. Selecteer Fax in het gedeelte Zoeken naar om gearchiveerde fax- en sms-berichten in alle archiefopslaglocaties te zoeken. Gebruik de volgende zoekfuncties: GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 12

Bevat Type Verzenddatum Van Aan Geavanceerde opties Zoeken Zoekvoorwaarden herstellen Opslaan Voer de volledige bestandsnaam of een gedeelte in van de bestandsnaam waarnaar u zoekt. U kunt ook de volgende jokertekens gebruiken:? - Komt overeen met één willekeurig teken * - Komt overeen met elke willekeurige tekenreeks Met deze vervolgkeuzelijst wisselt u tussen fax en sms. Selecteer uit deze lijst wanneer de fax of sms is verzonden die u zoekt. Hiermee geeft u het adres van de afzender waarnaar moet worden gezocht op. Hiermee geeft u het adres van de ontvanger waarnaar moet worden gezocht op. Klik op de koppeling voor de geavanceerde opties als u een uitgebreide reeks zoekopties wilt weergeven. Raadpleeg voor meer informatie Geavanceerd zoeken gebruiken (pagina 13). Hiermee start u de zoekactie naar gearchiveerde e-mails. De resultaten worden weergegeven per geselecteerde voorwaarde. Hiermee kunt u de beginwaarden van de zoekvoorwaarden herstellen en opnieuw beginnen. Hiermee kunt u de zoekvoorwaarden opslaan als een opgeslagen zoekactie die op elk gewenst moment kan worden gestart. Opgeslagen zoekacties worden weergegeven op het tabblad Archief van het venster Classificaties. De optie Fax zoeken wordt alleen weergegeven als het tabblad Zoeken in fax-archieven is ingeschakeld door de GFI MailArchiverBeheerder. 1.4.2 Geavanceerd zoeken gebruiken De functie Geavanceerd zoeken is een uitbreiding van de functie Eenvoudig zoeken en biedt u de mogelijkheid tijdens het zoeken naar gearchiveerde items verschillende zoekcriteria te gebruiken. Ga als volgt te werk om Geavanceerd zoeken te gebruiken: 1. Klik op het tabblad Archief op het vervolgkeuzepictogram naast het tekstvak Snelzoeken en selecteer Geavanceerde opties. Schermafbeelding 4: Geavanceerde zoekopties 2. Gebruik in het gedeelte Geavanceerde zoekopties de functies die hieronder worden beschreven om een geavanceerde zoekactie uit te voeren. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 13

E-mails zoeken voor Archief Verzenddatum Bevat alle/één Selecteer de Active Directory-gebruiker in de beschikbare lijst. Hiermee kunt u aangeven in welk archief de zoekactie moet worden uitgevoerd. Selecteer een of meer archieven in de lijst met beschikbare archieven. Hiermee kunt u aangeven wanneer de e-mail is verzonden die u zoekt. Hiermee kunt u aangeven of de items moeten worden weergegeven die aan alle voorwaarden voldoen of de items die aan één van de voorwaarden voldoen. Selecteer de gewenste optie in de vervolgkeuzelijst: Alle: hiermee worden de items weergegeven die aan alle opgegeven voorwaarden voldoen. Eén: hiermee worden de items weergegeven die aan minstens één van de opgegeven voorwaarden voldoen. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 14

Klik op deze knop om voorwaarden toe te voegen. De volgende voorwaarden zijn beschikbaar: Onderwerp: hiermee kunt u e-mails met een bepaald onderwerp zoeken. Afzender: geef het e-mailadres of de Active Directory -weergavenaam op van de afzender waarvan u de e-mails wilt zoeken. Ontvanger: geef het e-mailadres of de Active Directory -weergavenaam op van de ontvanger waarvan u de e-mails wilt zoeken. BCC: Geef het e-mailadres of de Active Directory -weergavenaam op van de ontvanger waarvan het adres in het BCC-veld werd getypt. Verzenddatum: e-mails zoeken die voor, na of exact op een bepaalde datum zijn verzonden. Typ of selecteer een datum en selecteer Is voor, Is na of Is exact. Ontvangstdatum: hiermee kunt u de e-mails zoeken die voor, na of exact op een bepaalde datum zijn ontvangen. Typ of selecteer een datum en selecteer Is voor, Is na of Is exact. Startdatum: hiermee worden de agenda-items weergegeven die voor een bepaalde datum starten. Grootte (kb): hiermee kunt u de items zoeken die groter zijn dan, kleiner zijn dan of gelijk zijn aan een bepaalde grootte. Typ of selecteer een grootte en selecteer Is groter dan, Is kleiner dan of Is exact. Bericht-ID: hiermee kunt u zoeken met behulp van het veld Bericht-ID in de e- mailheader. Typ of plak de bericht-id van de e-mail die u zoekt. Hele e-mail: hiermee kunt u zoeken naar e-mails met specifieke inhoud in de hoofdtekst en de bijlagen van de e-mail. Hoofdtekst: hiermee kunt u zoeken naar e-mails met specifieke inhoud in de hoofdtekst. Bijlage: hiermee kunt u zoeken naar e-mails met specifieke inhoud in de bijlage. Bevat document: hiermee zoekt u alleen e-mails waaraan een document is gekoppeld. Map: hiermee kunt u items zoeken die in een bepaalde postvakmap zijn opgeslagen. Map/submappen: hiermee kunt u zoeken naar items die in een bepaalde submap van een postvakmap zijn opgeslagen. Label: hiermee kunt u zoeken naar e-mails met een specifiek label. Klik op naast een zoekvoorwaarde om de zoekvoorwaarde te verwijderen. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 15

Al deze voorwaarden uitsluiten Hiermee kunt u een lijst met voorwaarden definiëren waaraan het item NIET moet voldoen om als resultaat van de zoekactie te worden gegeven. Klik op en selecteer de voorwaarden die u wilt toepassen. De voorwaarden die u kunt selecteren, zijn gelijk aan de voorwaarden die hierboven worden beschreven. Klik op naast een zoekcriterium om het criterium uit de zoekactie te verwijderen. Terug naar basisopties Zoekvoorwaarden herstellen Opslaan Zoeken Klik hierop om terug te gaan naar de functie Eenvoudig zoeken. Raadpleeg voor meer informatie Eenvoudig zoeken gebruiken (pagina 11). Hiermee kunt u de beginwaarden van de zoekvoorwaarden herstellen en opnieuw beginnen. Hiermee kunt u de zoekvoorwaarden opslaan als een opgeslagen zoekactie die op elk gewenst moment kan worden gestart. Opgeslagen zoekacties worden weergegeven op het tabblad Archief van het venster Classificaties. Hiermee start u de zoekactie naar gearchiveerde items. De resultaten worden weergegeven per geselecteerde voorwaarde. 1.4.3 E-mails zoeken met smartphones In GFI MailArchiver kunt u e-mails zoeken met behulp van een smartphone. Deze functie wordt door de volgende mobiele besturingssystemen ondersteund: Android 2.1+ Apple iphone ios 4 Blackberry OS5+ Ga als volgt te werk om een eenvoudige zoekactie uit te voeren: 1. Start de internetbrowser op uw smartphone en voer de URL naar GFI MailArchiver in de volgende indeling in: http://<gfi MailArchiver-hostnaam>/<Naam virtuele GFI MailArchiver-map> Bijvoorbeeld: http://mijndomein.com/mailarchiver GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 16

Schermafbeelding 5: Aanmeldingsvenster smartphone 2. Meld u aan met uw aanmeldingsgegevens. Schermafbeelding 6: GFI MailArchiver-startpagina voor smartphones GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 17

In de mobiele gebruikersinterface wordt dezelfde taalinstelling gebruikt als de taalinstelling die door de gebruiker in GFI MailArchiver is opgegeven. Raadpleeg voor meer informatie Gebruikersvoorkeuren wijzigen (pagina 45). 3. Geef de tekst op die u wilt zoeken en klik op Zoeken. Schermafbeelding 7: Zoekresultaten op smartphone 4. Blader door de weergegeven resultaten met behulp van de bedieningen. De resultaten worden in aflopende volgorde weergegeven. Met de zoekfunctie op uw mobiele telefoon worden 10 e-mails per pagina weergegeven. Gebruik de weergegeven bedieningen om door de andere pagina's te bladeren. Er kunnen maximaal 5000 resultaten worden weergegeven. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 18

Schermafbeelding 8: Berichtweergave op smartphone 5. Klik op het onderwerp van een e-mail om de e-mail weer te geven of klik op Bericht weergeven om gerelateerde e-mails weer te geven. In de mobiele gebruikersinterface wordt gezocht in e-mailarchieven. Als u geavanceerde zoek- en bladerfuncties wilt gebruiken, opent u GFI MailArchiver vanaf uw computer. Via de mobiele gebruikersinterface hebben gebruikers ALLEEN toegang tot hun eigen postvak. 1.5 Toegang tot meerdere postvakken Via het tabblad Archief kunt u ook bladeren door de gearchiveerde items in de postvakken van andere gebruikers als u tenminste toegang is verleend tot hun archieven. Een gebruiker met Administratorrechten kan toegang verlenen en intrekken voor de postvakken van andere gebruikers met behulp van de functie GFI MailArchiverToegangsbeheer. De functie Toe te voegen gebruiker zoeken is uitgeschakeld als de aangemelde gebruiker geen toegang heeft tot de postvakken van andere gebruikers of als er geen e-mails zijn die kunnen worden weergegeven. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 19

Schermafbeelding 9: Toegang tot meerdere postvakken Ga als volgt te werk om de gearchiveerde items voor een ander postvak te bekijken: 1. Voer in het zoekvak Toe te voegen gebruiker zoeken de naam van het postvak in waarvoor u de gearchiveerde items wilt weergeven. Er verschijnt een lijst met namen die overeenkomen met de ingevoerde naam van de gebruiker (waarvan u het postvak kunt bekijken). 2. Selecteer de gebruiker en klik op naast het zoekveld. 3. Selecteer de zojuist toegevoegde gebruiker in het veld Bladeren door gesprekken voor:. 4. Blader door of zoek de weergegeven gearchiveerde items met behulp van de bedieningselementen. 1.6 GFI MailInsights GFI MailInsights is een rapportagehulpmiddel van GFI MailArchiver dat gebruikmaakt van gearchiveerde items om informatie te kunnen leveren over e-mailgebruik en trends. Gebruik deze functie om management- en HR-rapporten te maken die inzicht geven in gebruik of misbruik van e- mail en bronnen. GFI MailInsights is alleen ingeschakeld voor gebruikers met volledige toegangsrechten. Neem voor meer informatie contact op met uw systeembeheerder. De beschikbare rapporten zijn: GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 20

RAPPORTNAAM Communicatiestroom WebMail-gebruik E-mailresponstijd Opslaggebruik Niet-actieve accounts Ongeoorloofde woorden Interne spammers Buiten kantooruren Detectie gegevenslekken Baan zoeken Woordgroep zoeken Gebruikersverkeer Toezicht houden op communicatie tussen gebruikers/groepen binnen de organisatie en daarbuiten. Topgebruikers identificeren die e-mails uitwisselen met webmailservices. Hiermee identificeert u potentiële gegevenslekken en ongepast e-mailgebruik. Inzicht krijgen in de gemiddelde tijd die gebruikers nodig hebben om interne of externe e-mails te beantwoorden. Meer informatie krijgen over de invloed van bijlagen op de opslagkosten van e-mail. Een passend bewaarbeleid maken om de kosten rond het opslaan van e-mail te beheersen. Een lijst met gebruikersaccounts retourneren die e-mails hebben ontvangen maar deze niet binnen de opgegeven tijd hebben beantwoord. Ongepast taalgebruik in e-mails volgen die het bedrijfsbeleid schendt. Ontdekken welke interne gebruikers de neiging hebben te veel ontvangers in de velden Aan, CC en BCC op te nemen. Een lijst maken met interne e-mailaccounts met verzendactiviteiten buiten kantooruren. Bepalen welke activiteiten nader moeten worden onderzocht. E-mails zoeken met informatie over creditcards, burgerservicenummers (VS) of andere vertrouwelijke documenten en informatie. Verzonden of ontvangen e-mails zoeken die cv's bevatten of zijn geadresseerd aan banenzoeksites. Bepaalde termen of woordgroepen in gearchiveerde e-mails zoeken. Het aantal e-mails dat wordt uitgewisseld tussen de geselecteerde gebruikers of groepen en de contactpersonen van deze gebruikers of groepen. E-mailonderwerpen Overzicht van de onderwerpen en veelgebruikte woorden in e- mails die worden uitgewisseld tussen de geselecteerde gebruikers of groepen en de contactpersonen van deze gebruikers of groepen. Indicatoren e-mailprestaties Rapport grote e-mails 1.6.1 MailInsights-rapporten genereren Verzonden en ontvangen e-mails analyseren om de productiviteit van gebruikers te classificeren op basis van een set vooraf gedefinieerde prestatie-indicatoren. Zoek grote e-mails die ongewenst veel ruimte in uw archief kunnen innemen. E-mailbijlagen worden geclassificeerd aan de hand van specifieke categorieën. Gegenereerde rapporten worden per e-mail verzonden naar de aangemelde gebruiker of naar de gebruiker die is opgegeven in het veld Doorsturen naar. Rapporteren kunnen worden geëxporteerd als PDF- of Excel-bestand (.xlsx). Ga als volgt te werk om een rapport te genereren: 1. Selecteer het tabblad MailInsights en kies het gewenste rapport. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 21

2. Gebruik de beschikbare filters door de waarde te selecteren waarop u wilt filteren. 3. Voer het e-mailadres van de ontvanger in het veld Doorsturen naar in (optioneel). Wanneer u de optie Doorsturen gebruikt, wordt het rapport verzonden naar de gebruiker die het rapport heeft gegenereerd en eventueel naar andere gebruikers die in het veld Doorsturen naar zijn opgegeven. U kunt meerdere e-mailadressen van elkaar scheiden met een puntkomma (;). 4. Klik op Rapport verzenden onder aan een rapportpagina. 1.6.2 MailInsights-rapporten plannen U kunt elk MailInsights -rapport zo plannen dat dit automatisch wordt uitgevoerd. U kunt als volgt een rapport plannen: 1. Selecteer het tabblad MailInsights en kies het gewenste rapport. 2. Gebruik de beschikbare filters door de waarde te selecteren waarop u wilt filteren. 3. Klik op Plannen. Schermafbeelding 10: Rapporten plannen in MailInsights 4. Voer in het veld Rapportnaam een betekenisvolle naam in voor uw rapport. 5. Voer het e-mailadres van de ontvanger(s) in het veld Doorsturen naar in (optioneel). 6. Geef in de vervolgkeuzelijst Rapport plannen aan hoe vaak u het rapport wilt uitvoeren. De volgende opties zijn beschikbaar: Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks. 7. Geef het tijdstip op in het veld Om. 8. Klik op Rapport opslaan en plannen. 1.6.3 Communicatiestroom Het diagram Communicatiestroom biedt een overzicht van e-mails die worden uitgewisseld tussen geselecteerde gebruikers/groepen en hun contacten. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 22

Schermafbeelding 11: Communicatiestroom in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Rapport voor Ontvangers Opnemen Rapportindeling Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling. U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Selecteer de Active Directory -gebruiker of -groep. Selecteer Intern, Extern of Alles. Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. Standaardwaarde is Top 20. Selecteer het type uitvoer. Rapporteren kunnen worden geëxporteerd als PDF- of Excelbestand (.xlsx). In het gegenereerde rapport wordt de geselecteerde gebruiker of groep als één entiteit in het midden van de grafiek weergegeven. Contacten worden gescheiden door domeinen. Elke domeincluster wordt in een andere kleur weergegeven. Met de randbreedte tussen de knooppunten wordt de sterkte van de e-mailrelatie tussen de verschillende eenheden aangegeven. De tabel onder het diagram toont de volgende informatie: E-mail contactpersoon Verzonden e-mails Ontvangen e-mails E-mailadres contactpersoon Totaal aantal verzonden e-mails Totaal aantal ontvangen e-mails GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 23

Totaal aantal e-mails Laatste communicatie Totaal aantal verzonden en ontvangen e-mails Datum en tijd verzonden/ontvangen e-mail 1.6.4 WebMail-gebruik In het gebied WebMail-gebruik kunt u een rapport genereren dat de interactie tussen interne gebruikers en webmailaccounts weergeeft. Schermafbeelding 12: WebMail-gebruik in MailInsights Het rapport kan worden gefilterd met de volgende criteria: Bereik Rapport voor Opnemen Rapportindeling Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling. U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Selecteer de Active Directory -gebruiker of -groep. Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. De standaardwaarde is Top 20. Selecteer het type uitvoer. Rapporteren kunnen worden geëxporteerd als PDF- of Excelbestand (.xlsx). In de grafiek van het rapport wordt het totaal aantal verzonden en ontvangen e-mails in de opgegeven periode weergegeven. In het overzichtsgebied boven aan het rapport vindt u de belangrijkste WebMail-providers, met een overzicht van verzonden en ontvangen e-mails per provider. De tabel onder het diagram bevat de volgende informatie: GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 24

Gebruiker Totaal aantal e-mails Verzonden e-mails Ontvangen e-mails Gemiddeld per dag Percentage totaal Het e-mailadres van de gebruiker. Het totaal aantal interne contacten. Het totaal aantal verzonden e-mails. Het totaal aantal ontvangen e-mails. Het gemiddeld aantal verzonden en ontvangen e-mails per dag. Het percentage van alle webmail. Het rapport WebMail-gebruik biedt ondersteuning voor de volgende webmailproviders: Hotmail, Gmail, Yahoo!, Live, AOL, Facebook, Yandex.ru, Seznam.cz, Gawab.com, Gmx.com, Mail.ru, Hushmail.com en Rediff.com. 1.6.5 E-mailresponstijd Het rapport E-mailreactietijd toont hoe lang het gemiddeld duurt voordat medewerkers op hun e- mails reageren. Schermafbeelding 13: E-mailresponstijd in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 25

Bereik Rapport voor Opnemen Sorteervolgorde Rapportindeling Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Laatste 7 dagen). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Selecteer de Active Directory -gebruiker of -groep. Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. De standaardwaarde is Alles. Geef de sorteervolgorde op. Opties zijn: Op naam (standaard) Op responstijd Selecteer het type uitvoer. Rapporteren kunnen worden geëxporteerd als PDF- of Excelbestand (.xlsx). In het gegenereerde rapport wordt een staafdiagram weergegeven met de gebruikers op de y-as en responstijd in uren op de x-as. Gegevens worden gesorteerd volgens opgegeven criteria. Extra gegevens worden weergegeven in de tabel onder het diagram met de volgende informatie: Gebruiker Gemiddelde responstijd Gemiddelde interne responstijd Gemiddelde externe responstijd Naam of e-mailadres van gebruiker. Gemiddelde reactietijd voor alle e-mails (uren). Gemiddelde tijd voor beantwoorden aan interne gebruikers (uren). Gemiddelde tijd voor beantwoorden externe e-mail (uren). 1.6.6 Opslaggebruik Het rapport Opslaggebruik laat zien hoeveel ruimte wordt verbruikt door de verschillende categorieën van bijlagen. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 26

Schermafbeelding 14: Opslaggebruik in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Rapport voor Itemtype Rapportindeling Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Deze maand). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Selecteer Iedereen (standaard), Active Directory -gebruiker of -groep. Selecteer de gewenste optie: E-mails, Bestanden of E-mails en bestanden. Selecteer het type uitvoer. Rapporteren kunnen worden geëxporteerd als PDF- of Excelbestand (.xlsx). Het gegenereerde rapport bestaat uit een grafiek met staven die verschillende categorieën van bijlagen voorstellen. De x-as van het diagram toont verschillende labels van grootten en de y-as toont de grootte van de bijlage. De categorieën van bijlagen voor het rapport Opslaggebruik zijnaccepted Afbeeldingen, Documenten, Muziek, Video's en Overig. De tabel onder het diagram bevat de volgende extra informatie: Datum Totale grootte De datum waarop de e-mail is ontvangen. De totale grootte van de bijlage. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 27

Afbeeldingen Documenten Muziek Video's Overig De totale grootte van de bijlage voor de categorie Afbeeldingen. De totale grootte van de bijlage voor de categorie Documenten. De totale grootte van de bijlage voor de categorie Muziek. De totale grootte van de bijlage voor de categorie Video's. De totale grootte van de bijlage voor de categorie Overig. 1.6.7 Niet-actieve accounts In het gebied Niet-actieve accounts kunt u een rapport genereren met de interne accounts die niet meer actief zijn. Schermafbeelding 15: Inactieve accounts in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Rapportindeling Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Laatste 30 dagen). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Selecteer het type uitvoer. Rapporteren kunnen worden geëxporteerd als PDF- of Excelbestand (.xlsx). GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 28

Een niet-actieve account is een account die binnen het datumbereik e-mails heeft ontvangen maar geen e-mails heeft verzonden. Met het rapport wordt een lijst met de niet-actieve accounts geretourneerd. 1.6.8 Ongeoorloofde woorden In het gebied Ongeoorloofde woorden kunt u een rapport maken dat ongeoorloofd taalgebruik in e- mails identificeert. Ongeoorloofde woorden kunnen seksistische woorden, racistische woorden of scheldwoorden zijn. Schermafbeelding 16: Ongeoorloofde woorden in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Ontvangers Rapportindeling Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Vandaag). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Selecteer Alles, Alleen intern, Alleen extern. Selecteer het type uitvoer. Rapporteren kunnen worden geëxporteerd als PDF- of Excelbestand (.xlsx). Het gegenereerde rapport bevat de volgende gegevens in tabelvorm: GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 29

Datum/tijd Afzender Onderwerp E-maildatum en -tijd E-mailadres afzender Onderwerp e-mail 1.6.9 Interne spammers Met het rapport Interne spammers kunt u een lijst genereren met de interne e-mailaccounts waarvan de e-mails een groot aantal ontvangers bevatten. In dit rapport worden de ontvangers in de velden Aan, CC en BCC meegerekend. Schermafbeelding 17: Interne spammers in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Opnemen Rapportindeling Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Laatste 30 dagen). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Geef het aantal e-mailaccounts op dat u wilt opnemen (maximaal 1000 gebruikers). Selecteer het type uitvoer. Rapporteren kunnen worden geëxporteerd als PDF- of Excelbestand (.xlsx). Rapportgegevens worden in de tabel weergegeven met de volgende informatie: Gebruikersnaam De naam of het e-mailadres van de gebruiker. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 30

Gemiddeld aantal ontvangers Het gemiddeld aantal ontvangers dat gedurende de opgegeven periode e-mail van de afzender heeft ontvangen. 1.6.10 Buiten kantooruren Gebruik dit rapport om te achterhalen welke interne gebruikers e-mails buiten kantooruren verzenden. Schermafbeelding 18: Buiten kantooruren in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Rapport voor Opnemen Hier kunt u aangeven op wie dit rapport van toepassing is. U kunt het rapport uitvoeren voor alle werknemers (standaardinstelling) of voor een Active Directory -groep. Geef het aantal resultaten op dat u wilt weergeven (maximaal 1000 ontvangers). De standaardinstelling is 50. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 31

Bereik Rapportindeling Kantooruren Werkweek Niet-werkdagen Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Deze maand). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Selecteer het type uitvoer. Rapporteren kunnen worden geëxporteerd als PDF- of Excelbestand (.xlsx). Voer het tijdsbereik in volgens de normale werkuren van uw organisatie. Selecteer de werkdagen voor uw organisatie. Aangevinkte dagen worden gezien als normale kantooruren. Gebruik de agenda om niet-werkdagen voor datums in het verleden en datums in de toekomst te definiëren. De geselecteerde datums verschijnen in het venster dat wordt weergegeven. Voorbeelden van niet-werkdagen zijn nationale feestdagen en dagen waarop het bedrijf is gesloten. BELANGRIJK Deze instellingen worden alleen opgeslagen als het rapport foutloos wordt gegenereerd. Als u de pagina verlaat voordat het rapport is gegenereerd, gaan alle instellingen verloren. Als u op de knop Alle datums wissen klikt, worden de datums verwijderd die u voor alle jaren hebt geconfigureerd. In de volgende voorbeelden wordt de werking van het rapport in standaardscenario's uitgelegd. Scenario 1: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag, met een begin- en eindtijd op dezelfde dag, bijvoorbeeld van 9:00 uur tot 18:00 uur. In het rapport worden de e-mails opgenomen die van maandag tot en met vrijdag tussen 18:00 uur en 9.00 uur en op zaterdag en zondag de hele dag zijn verzonden. Scenario 2: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag. De begin- en eindtijd liggen niet op dezelfde dag, bijvoorbeeld van 20:00 uur tot 5:00 uur. In dit geval zal het rapport alle e-mails bevatten die van maandag tot en met vrijdag tussen 5:00 uur en 20:00 uur en op zaterdag en zonder de hele dag zijn verzonden. E-mail die op zaterdag tussen 0:00 en 5:00 uur zijn verzonden, worden niet meegerekend, omdat deze worden gezien als e-mails die binnen normale werkuren worden verzonden. Scenario 3: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag. De begin- en eindtijd liggen niet op dezelfde dag en woensdag is een vrije dag. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 32

In het rapport worden de e-mails opgenomen die van maandag tot en met vrijdag tussen 5:00 uur en 20:00 zijn verzonden, e-mails die op zaterdag en zondag zijn verzonden en alle e-mails die op woensdag van 0:00 tot 0:00 zijn verzonden. De resultaten van het gegenereerde rapport worden in een horizontaal staafdiagram weergegeven. In het overzicht boven het diagram ziet u de top 3 van gebruikers die de meeste e-mails buiten kantooruren hebben verzonden. Extra gegevens worden weergegeven in de tabel onder het diagram met de volgende informatie: E-mail Aantal verzonden e-mails E-mailadres van gebruiker Aantal verzonden e-mails buiten kantooruren 1.6.11 Detectie gegevenslekken Met dit rapport kunt u de e-mails zoeken die mogelijk gevoelige gegevens bevatten. Hiermee worden verzonden of ontvangen e-mails gezocht die de volgende gegevens bevatten: Creditcardnummers (VISA, Mastercard, American Express, Diner s Club, Discover) Burgerservicenummers (VS) Vertrouwelijke documenten en informatie Met het rapport worden zowel de verzonden als de ontvangen e-mails voor de geselecteerde gebruiker geanalyseerd. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 33

Schermafbeelding 19: Rapport Detectie gegevenslekken in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Rapport voor Ontvangers Rapportindeling Geef een datumbereik op of gebruik standaardinstelling (Laatste 3 maanden). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Hier kunt u aangeven op wie dit rapport van toepassing is. U kunt het rapport uitvoeren voor alle werknemers (standaardinstelling) of voor een Active Directory -gebruiker of - groep. Interne ontvangers, externe ontvangers of beide. De standaardwaarde is Beide. Selecteer het type uitvoer. Rapporteren kunnen worden geëxporteerd als PDF- of Excelbestand (.xlsx). De resultaten van het gegenereerde rapport worden gesorteerd op datum in oplopende volgorde in een tabel weergegeven. In het rapportoverzicht boven de tabel ziet u de top 3 van afzenders. De tabel bevat de volgende informatie: Datum Afzender De datum en tijd van de e-mail. Het e-mailadres van de afzender. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 34

Onderwerp Het onderwerp van de e-mail. In de kolom met het onderwerp vindt u een koppeling naar de gevonden e-mail. Type lek Voorbeelden van typen lekken: Creditcards, burgerservicenummers, vertrouwelijke gegevens, medische gegevens Worden er meerdere typen lekken gevonden, wordt alleen het eerste type lek weergegeven. 1.6.12 Baan zoeken Gebruik dit rapport om te achterhalen welke interne gebruikers e-mails uitwisselen met banenzoeksites. Hiermee worden verzonden of ontvangen e-mails gezocht die cv's bevatten. Met het rapport worden zowel de verzonden als de ontvangen e-mails voor de geselecteerde gebruiker geanalyseerd. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 35

Schermafbeelding 20: MailInsights-rapport Baan zoeken Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Rapport voor Domeinen Rapportindeling Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Deze maand). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Hier kunt u aangeven op wie dit rapport van toepassing is. U kunt het rapport uitvoeren voor alle werknemers (standaardinstelling) of voor een Active Directory -gebruiker of - groep. De lijst met domeinen in dit gedeelte wordt aan de zoekcriteria van het rapport toegevoegd. U kunt domeinen toevoegen door de URL in het beschikbare veld te typen en vervolgens op te klikken. Als u een domein wilt verwijderen, klikt u op. Met Alles wissen verwijdert u alle weergegeven URL's. De standaardlijst met banenzoeksites bevat de volgende sites: Monster.com, Jobster.com, jobcentral.com, hotjobs.yahoo.com, careerbuilder.com, indeed.com, simplyhired.com, jobing.com, reed.co.uk, jobsearch.co.uk, monster.co.uk, totaljobs.com, fish4.co.uk en cityjobs.com. Selecteer het type uitvoer. Rapporteren kunnen worden geëxporteerd als PDF- of Excelbestand (.xlsx). De resultaten van het gegenereerde rapport worden gesorteerd op datum in oplopende volgorde in een tabel weergegeven. In het rapportoverzicht boven de tabel ziet u de top 3 van gebruikers die e- mails met banenzoekdomeinen hebben uitgewisseld. De tabel bevat de volgende informatie: Datum Afzender Onderwerp De datum en tijd van de e-mail. Het e-mailadres van de afzender. Het onderwerp van de e-mail. In de kolom met het onderwerp vindt u een koppeling naar de gevonden e- mail. 1.6.13 Woordgroep zoeken Met het rapport Woordgroep zoeken kunt u bepaalde termen of woordgroepen in gearchiveerde e- mails zoeken. Met het rapport worden query's uitgevoerd op de volledige berichttekst van e-mails en bijlagen om de opgegeven termen te zoeken, waarna de resultaten als cirkeldiagram of als diagram met een gestapelde lijngrafiek worden weergegeven. Met het rapport worden de woordgroepen in zowel de verzonden als de ontvangen e-mails voor de geselecteerde gebruiker of groep gezocht. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 36

Schermafbeelding 21: MailInsights-rapport Woordgroep zoeken Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Rapport voor Diagramtype Woordgroepen Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Deze maand). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Hier kunt u aangeven op wie dit rapport van toepassing is. U kunt het rapport uitvoeren voor alle werknemers (standaardinstelling) of voor een Active Directory -gebruiker of - groep. U kunt kiezen tussen een cirkeldiagram en een grafiek met een gestapelde lijn. In het cirkeldiagram wordt het totale percentage e-mails weergegeven voor de gevonden resultaten. In de grafiek met een gestapelde lijn wordt het aantal e-mails weergegeven dat elke dag is verzonden. Woordgroepen kunnen uit één of meer woorden bestaan. Gebruik dubbele aanhalingstekens (") als u exacte woordgroepen wilt zoeken. Voer woorden zonder aanhalingstekens in als u alle ingevoerde woorden wilt zoeken. Omdat u maximaal 10 woordgroepen kunt invoeren, blijft het aantal gebruikte systeembronnen beperkt en neemt het uitvoeren van het rapport niet te veel tijd in beslag. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 37

Rapportindeling Selecteer het type uitvoer. Rapporteren kunnen worden geëxporteerd als PDF- of Excelbestand (.xlsx). De resultaten van het gegenereerde rapport worden gesorteerd op datum in oplopende volgorde in een tabel weergegeven. In het rapportoverzicht boven de tabel ziet u het totaal aantal e-mails en het totaal aantal e-mails dat overeenkomt met een woordgroep. De tabel bevat de volgende informatie: Datum Afzender Onderwerp Woordgroep De datum en tijd van de verzending van een e-mail. Het e-mailadres van de afzender. Het onderwerp van de e-mail. Als u toestemming hebt om de e-mail te bekijken, kunt u in de kolom met het onderwerp op de vermeldingen klikken om de gevonden e-mail weer te geven. De woordgroep die werd gevonden in de e-mail. 1.6.14 Rapport Gebruikersverkeer De grafiek Gebruikersverkeer biedt een overzicht van het aantal e-mails dat wordt uitgewisseld tussen de geselecteerde gebruikers of groepen en de contactpersonen van deze gebruikers of groepen. Daarnaast bevat deze grafiek alle unieke e-mailadressen van de verzonden en ontvangen e- mails. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 38

Schermafbeelding 22: Gebruikersverkeer in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Rapport voor Rapportindeling Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling. U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Selecteer de Active Directory -gebruiker of -groep. Selecteer het type uitvoer. Rapporteren kunnen worden geëxporteerd als PDF- of Excelbestand (.xlsx). Het gegenereerde rapport toont de communicatie voor de geselecteerde gebruiker of groep. E- mailadressen die in de tabel worden weergegeven laten zien welke communicatie er heeft plaatsgevonden tussen dat specifieke e-mailadres en de geselecteerde gebruiker of groep. De tabel onder het diagram toont de volgende informatie: E-mailadres Verzonden Ontvangen Intern Inkomend Uitgaand E-mailadres contactpersoon. Het totaal aantal verzonden e-mails. Het totaal aantal ontvangen e-mails. Totaal aantal verzonden en ontvangen interne e-mails. Totaal aantal binnenkomende e-mails van buiten de organisatie. Totaal aantal uitgaande e-mails naar adressen buiten de organisatie. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 39

1.6.15 Rapport E-mailonderwerpen Het rapport E-mailonderwerpen bevat de onderwerpen die zijn gevonden in de e-mails die zijn uitgewisseld tussen de geselecteerde gebruikers of groepen en de contactpersonen van deze gebruikers of groepen. Daarnaast vindt u in dit rapport een overzicht van veelgebruikte woorden in de e-mails. Dit rapport gebruikt de zoekindexen of de populairste zoektermen te vinden. Schermafbeelding 23: E-mailonderwerpen in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Rapport voor Rapportindeling Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling. U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Selecteer de Active Directory -gebruiker of -groep. Selecteer het type uitvoer. Rapporteren kunnen worden geëxporteerd als PDF- of Excelbestand (.xlsx). Het gegenereerde rapport bevat het geselecteerde postvak (van een gebruiker of groep). Dit postvak wordt boven in het rapport weergegeven. In een rapportsamenvatting worden de vijf belangrijkste trefwoorden voor de geselecteerde gebruiker en het totaal aantal e-mails voor elk trefwoord weergegeven. In een gestapeld kolomdiagram worden de tien belangrijkste trefwoorden op de x-as en het aantal keer dat deze woorden zijn gevonden op de y-as weergegeven. De gegevens worden als volgt onderverdeeld in twee tabellen onder het diagram: GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 40

TABEL Belangrijkste trefwoorden voor organisatie Een tabel met de trefwoorden en het totaal aantal keren dat elk trefwoord voorkomt. E-mailonderwerpen Een tabel met de datum, de afzender en het onderwerp van elke gevonden e- mail, en de woordgroep waarnaar is gezocht. De tabel Belangrijkste trefwoorden voor organisatie toont informatie uit archieven die de gevraagde periode gedeeltelijk of volledig overbruggen. De tabel E-mailonderwerpen toont uitsluitend informatie van e-mails die werden ontvangen gedurende de geselecteerde periode. 1.6.16 Rapport Indicatoren e-mailprestaties Het rapport Indicatoren e-mailprestaties bevat een classificatie van de productiviteit van gebruikers op basis van een set vooraf gedefinieerde prestatie-indicatoren, waarmee de e-mailgebruikstrends van gebruikers over een bepaalde periode worden vergeleken. De resultaten zijn relevant wanneer het rapport wordt uitgevoerd voor een groep mensen met dezelfde functieomschrijving, omdat die een vergelijkbaar e-mailgebruik kennen. De prestatieberekeningen worden gebaseerd op het aantal verzonden en ontvangen e-mails. De resultaten worden weergegeven op basis van de volgende indicatoren: Is sociaal Neemt initiatief Is expressief Is georganiseerd Is verantwoordelijk Een vriendelijk persoon, praat graag met andere mensen en neemt graag deel aan activiteiten van anderen. Heeft de vaardigheid zaken onafhankelijk te beoordelen en te initiëren. Een persoon die in staat is gedachten of gevoelens effectief over te brengen. Systematische aanpak, houdt van orde en kan efficiënt omgaan met toegewezen taken. Doet wat wordt gevraagd als onderdeel van een functie of rol. U kunt specifieke woorden uitsluiten van het rapport om te voorkomen dat niet-relevante e-mails worden weergegeven, zoals automatische meldingen. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 41

Schermafbeelding 24: Rapport Indicatoren e-mailprestaties in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Rapport voor Uitgesloten e- mails Weging Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling. Selecteer Laatste 6 maanden of Laatste 12 maanden. Selecteer de Active Directory -gebruiker of -groep. Voer de e-mailadressen in die u van het rapport wilt uitsluiten. U kunt bijvoorbeeld nieuwsbrieven en automatische systeemmeldingen uitsluiten. Bijvoorbeeld: *@newsletters.com. Hiermee worden de gebruikerscategorieën aangegeven waarmee de gebruikers binnen een specifieke rol worden gedefinieerd. Zo zal een verkoper naar verwachting meer e-mails verzenden dan ontvangen terwijl een accountmanager meer e-mails zal ontvangen dan verzenden. Selecteer de gewenste optie: Normaal: een normale gebruiker zal ongeveer evenveel e-mails verzenden als ontvangen. Zwaar wegende afzender: een gebruiker in zijn/haar rol zal naar verwachting meer e-mails verzenden dan ontvangen. Ontvanger: een gebruiker die meestal meer e-mails ontvangt dan verzendt. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 42

Rapportindeling Selecteer het type uitvoer. Rapporteren kunnen worden geëxporteerd als PDF- of Excelbestand (.xlsx). In het gegenereerde rapport wordt een staafdiagram weergegeven met gegevens met kleurcodes. Een verklaring van de gegevens voor het geselecteerde postvak (dat bij een gebruiker of groep hoort) vindt u in twee tabellen onder het diagram. De tabellen bestaat uit de volgende gegevens: TABEL Factoren Verzamelde statistieken Een score voor elke prestatie-indicator per maand (of per gebruiker als het rapport voor een groep is gegenereerd). Het totaal aantal e-mails per gebruiker (als het rapport voor een groep is gegenereerd) of per maand. E-mailadres (gebruiker)/maand: Totaal verzonden Totaal ontvangen Totaal aantal verzonden antwoorden Totaal aantal ontvangen e-mails aan meerdere ontvangers Totaal aantal verzonden e-mails aan meerdere ontvangers Verzonden bijlagen Ontvangen bijlagen 1.6.17 Rapport grote e-mails Het Rapport grote e-mails toont e-mails groter dan een opgegeven waarde die worden uitgewisseld tussen de geselecteerde gebruikers of groepen en de contactpersonen van deze gebruikers of groepen. Daarnaast toont het de bijlagecategorieën (bijvoorbeeld video, afbeeldingen, muziek, documenten en overige) GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 43

Schermafbeelding 25: MailInsights Grote e-mails Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling. U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Rapport voor Grootte Selecteer de Active Directory -gebruiker of -groep. Definieer de totale grootte van een e-mail in MB (bericht en bijlagen). E-mails groter dan de opgegeven grootte worden weergegeven in het rapport. De minimum grootte is 5 MB en deze is standaard ingesteld. Het gegenereerde rapport bevat het postvak voor de geselecteerde gebruiker of groep. Dit postvak wordt boven in het rapport weergegeven. In een rapportsamenvatting worden de vijf belangrijkste gebruikers en de totale grootte van de e-mails voor de opgegeven periode weergegeven. Twee diagrammen geven een grafische weergave van de grootte van de e-mails die werden verzonden in percentages, een voor de belangrijkste gebruikers en een voor de bijlagecategorieën. Als gebruiker A bijvoorbeeld 5 e-mails van 5 MB elk (totaal 25 MB) en B 4 e-mails van 10 MB elk (totaal 40 MB) verzendt, heeft B een groter %a in het diagram. De gegevens worden als volgt onderverdeeld in een tabel onder het diagram: TABEL Datum Afzender De datum en tijd van de verzending van een e-mail. Het e-mailadres van de afzender. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 44

TABEL Onderwerp Het onderwerp van de e-mail. Als u toestemming hebt om de e-mail te bekijken, kunt u in de kolom met het onderwerp op de vermeldingen klikken om de gevonden e-mail weer te geven. Aantal ontvangers Het totale aantal ontvangers dat gedurende de opgegeven periode e- mail van de afzender heeft ontvangen. Bijlagecategorie Grootte 1.7 Gebruikersvoorkeuren wijzigen De bestandscategorieën van e-mailbijlagen (bijvoorbeeld video, afbeeldingen, muziek, documenten en overige) De totale grootte van een e-mail inclusief de bijlage. 1. Klik op de gebruikersnaam die in de rechterbovenhoek van het scherm wordt weergegeven. 2. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Taalopties de taal die u wilt weergeven. 3. Geef in het gebied Maximale paginagrootte aan hoeveel e-mails per pagina kunnen worden weergeven. 4. Wijzig de datum-/tijdnotatie voor controlerapporten in het gebied Datum-/tijdnotatie in controlerapporten (alleen beschikbaar als u bent aangemeld als beheerder). 5. Gebruik de vervolgkeuzelijst in het gedeelte Stel uw tijdzone in om de juiste tijdzone in te stellen. De datum en tijd van e-mails in GFI MailArchiver worden weergegeven aan de hand van deze instelling. 6. Klik op Opslaan. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 45

2 Clienttoegang configureren U kunt GFI MailArchiver met verschillende e-mailclients en technologieën integreren zodat gebruikers vanaf verschillende locaties (zowel op kantoor als onderweg) toegang kunnen krijgen tot hun gearchiveerde gegevens. Op de pagina Clienttoegang kunt u de volgende gegevens downloaden en configureren: GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Archiveringsassistent GFI MailArchiver File Archive Assistant GFI MailArchiver Touch App voor Windows 8/RT IMAP-toegang Een Microsoft Outlook -invoegtoepassing waarmee gebruikers hun gearchiveerde items in hun Microsoft Outlook-client kunnen bekijken. Een hulpprogramma waarmee gebruikers handmatig e-mails, bestanden en agendaitems kunnen archiveren die in hun Microsoft Outlook -omgeving zijn opgeslagen. Een agent waarmee gebruikers bestanden automatisch vanuit een gesynchroniseerde map of handmatig vanaf een willekeurige locatie op hun computer kunnen archiveren. Een app waarmee gebruikers gearchiveerde gegevens rechtstreeks vanuit Windows 8 of Windows RT kunnen zoeken. Configureer een IMAP-account in de gewenste e-mailclient om gearchiveerde items te bekijken in de postvakken waartoe u toegang hebt. 2.1 installerengfi MailArchiver Outlook Connector Met GFI MailArchiver Outlook Connector kunnen gebruikers hun Microsoft Outlook -mappen synchroniseren met de gegevens die in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd. U kunt GFI MailArchiver Outlook Connector downloaden vanuit GFI MailArchiver: 1. Open GFI MailArchiver. 2. Klik op het tabblad Clienttoegang. 3. Klik op het tabblad Outlook Connector. 4. Selecteer een van de beschikbare koppelingen voor de downloadopties om GFI MailArchiver Outlook Connector te downloaden. In het volgende overzicht vindt u de beschikbare opties. Outlook Connector (32- bits Outlook) Outlook Connector (64- bits Outlook) Hiermee kunt u GFI MailArchiver Outlook Connector downloaden voor de 32-bits versie van Microsoft Outlook. Hiermee kunt u GFI MailArchiver Outlook Connector downloaden voor de 64-bits versie van Microsoft Outlook. 5. Dubbelklik op het bestand en volg de instructies in de wizard om het programma te installeren. 6. Als u wilt controleren of de installatie correct is uitgevoerd, kijkt u of in Microsoft Outlook een nieuwe map met de naam GFI MailArchiver-postvak is gemaakt. Raadpleeg voor meer informatie over het gebruik van GFI MailArchiver Outlook Connector de handleiding van GFI MailArchiver Outlook Connector die u kunt vinden op http://go.gfi.com/?pageid=mar_downloaddocumentation. Zie ook: GFI MailArchiver 2 Clienttoegang configureren 46

Systeemvereisten voor Outlook Connector 2.1.1 Systeemvereisten voor Outlook Connector 2.1.2 Software De computer waarop GFI MailArchiver Outlook Connector is geïnstalleerd, moet verbinding kunnen maken met de GFI MailArchiver-server. ONDERDEEL Ondersteunde Microsoft Outlookversies Ondersteunde besturingssystemen Microsoft Outlook 2003 (inclusief Service Packs 1, 2, 3 of 4) Microsoft Outlook 2007 (inclusief Service Packs 1 of 2) Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2013 Windows 7 Windows Vista Windows Server 2003 Windows Server 2008 Overige vereiste onderdelen Windows Server 2012 Internet Explorer 7 of hoger (alleen Internet Explorer 9-compatibiliteitsmodus) /Mozilla Firefox/Google Chrome/Safari HTTP-poort 80 (of HTTPS-standaardpoort 443 voor beveiligde verbindingen) - wordt door GFI MailArchiver Outlook Connector gebruikt om verbinding te maken met GFI MailArchiver. GFI MailArchiver Outlook Connector kan niet worden geïnstalleerd op de Microsoft Exchange Server. Wanneer u gebruikmaakt van een hulpprogramma waarmee u kunt filteren op webinhoud, moet u instellen dat voor dit programma HTTP-aanvragen tussen de GFI MailArchiver-server en GFI MailArchiver Outlook Connector/ zijn toegestaan. Zorg ervoor dat het IP-adres, de NETBIOS-naam en de DNS-naam van de GFI MailArchiver-server niet worden geblokkeerd door het webfilter. Raadpleeg voor meer informatie: http://go.gfi.com/?pageid=mar_webfiltering 2.1.3 Hardware ONDERDEEL Processor VEREISTEN Processor met een snelheid van 1 GHz of meer. GFI MailArchiver 2 Clienttoegang configureren 47

ONDERDEEL Geheugen Fysieke opslagruimte VEREISTEN Minimum: 512 MB RAM Aanbevolen: 2 GB RAM 20 MB fysieke opslagruimte vereist voor de installatie van GFI MailArchiver Outlook Connector. Meer ruimte is nodig voor de opslag van e-mailheaders en e-mails voor offlinetoegang. 2.1.4 GFI MailArchiver Archive Assistant downloaden De GFI MailArchiver Archiveringsassistent is een invoegtoepassing in Microsoft Outlook waarmee gebruikers handmatig e-mailberichten en agenda-items uit de Microsoft Outlook-client kunnen archiveren in GFI MailArchiver. De items die zijn opgeslagen in GFI MailArchiver, worden standaard georganiseerd in een mapstructuur die gelijk is aan het postvak van de gebruiker in Microsoft Outlook. U kunt GFI MailArchiver Archiveringsassistent downloaden vanuit GFI MailArchiver. BELANGRIJK U kunt GFI MailArchiver Archiveringsassistent niet downloaden als Handmatig archiveren is uitgeschakeld in GFI MailArchiver. Neem voor meer informatie contact op met uw systeembeheerder. 1. Ga naar de computer waarop u GFI MailArchiver Archiveringsassistent wilt installeren en meld u bij GFI MailArchiver aan via de webgebruikersinterface. 2. Ga naar Clienttoegang > Archive Assistant. 3. Klik op Archive Assistant downloaden. 4. Wacht totdat het downloaden is voltooid. Het installatiebestand wordt automatisch uitgevoerd. 5. Volg de installatiewizard om de installatie te voltooien. GFI MailArchiver Archiveringsassistent kan worden geïnstalleerd in Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010 en 2013. GFI MailArchiver 2 Clienttoegang configureren 48

3 configureren GFI MailArchiver Archiveringsassistent Als GFI MailArchiver Archiveringsassistent is geïnstalleerd, werkt de invoegtoepassing naar behoren als u de standaardinstellingen handhaaft. U kunt echter verschillende instellingen wijzigen om het programma aan de voorkeuren van de gebruiker aan te passen. U kunt de standaardinstellingen als volgt wijzigen: 1. Open Microsoft Outlook. 2. Klik in het lint van Microsoft Outlook op Archiveringsassistent. 3. Klik op Instellingen in de vervolgkeuzelijst. Schermafbeelding 26: GFI MailArchiver Archiveringsassistent-configuratie-instellingen. 4. Klik op het tabblad Verbinding. 5. Geef in het gebied Verificatie een of beide verificatiemethoden op: GFI MailArchiver 3 configureren GFI MailArchiver Archiveringsassistent 49

Windows-verificatie Aangepaste verificatie In GFI MailArchiver Archiveringsassistent worden uw Windows -aanmeldingsgegevens gebruikt om verbinding te maken met de GFI MailArchiverserver. Deze methode wordt gebruikt als u in een intranetomgeving werkt en bent verbonden met hetzelfde Active Directory -domein als de GFI MailArchiver-server. Selecteer deze verificatiemethode als u verbinding met GFI MailArchiver wilt maken vanaf een externe locatie buiten het netwerk van uw organisatie. De gebruikersnaam en het wachtwoord die hier worden weergegeven, worden geverifieerd op de GFI MailArchiver-server. BELANGRIJK Wanneer formulierverificatie op de server is geconfigureerd, is aangepaste verificatie vereist voor GFI MailArchiver Archiveringsassistent. 6. Selecteer de gewenste optie in het gedeelte Serveradres voor GFI MailArchiver: Standaard Aangepast SSL-beleidsfouten negeren In dit veld wordt het serveradres weergegeven als GFI MailArchiver Archiveringsassistent is geïnstalleerd via GPO en als de systeembeheerder ook het serveradres heeft geïmplementeerd. Als het veld leeg is, verschijnt er een foutmelding wanneer u e-mails probeert te archiveren. Geef handmatig het adres op waar GFI MailArchiver is geïnstalleerd. Deze optie is standaard ingeschakeld. Hiermee kunt u een verbinding tot stand brengen tussen GFI MailArchiver Archiveringsassistent en GFI MailArchiver, waarbij eventuele SSLbeleidsfouten worden genegeerd tijdens het valideren van het externe certificaat dat voor verificatiedoeleinden door GFI MailArchiver wordt verstrekt. Gebruikers kunnen op deze manier via SSL verbinding maken met de GFI MailArchiver-server, zelfs als voor de server een zelfondertekend, vervallen, ingetrokken, verdacht of op een andere manier ongeldig certificaat wordt gebruikt. BELANGRIJK Het serviceadres voor GFI MailArchiver wordt altijd ingesteld op Standaard, zelfs als GFI MailArchiver Archiveringsassistent handmatig is geïnstalleerd. Als het veld leeg is, voert u de volgende stappen uit: 1. Neem contact op met uw systeembeheerder en vraag om het serveradres. 2. Klik op de knop Aangepast en typ het adres dat u hebt ontvangen in het adresveld. 7. Klik op het tabblad Handmatig archiveren. Configureer onder Algemeen de volgende opties voor Archiveringsbewerkingen: GFI MailArchiver 3 configureren GFI MailArchiver Archiveringsassistent 50

Automatisch opnieuw proberen bij herstelbare fout Dialoogvenster automatisch sluiten na voltooiing Als deze optie is geselecteerd, wordt in GFI MailArchiver Archiveringsassistent automatisch geprobeerd de geselecteerde e-mail opnieuw te archiveren wanneer een probleem is hersteld. Selecteer deze optie om het dialoogvenster Archiveringsvoortgang automatisch te sluiten als de geselecteerde e-mail is gearchiveerd. 8. Klik op het tabblad Opties Verwijderen. 9. Configureer de volgende opties voor e-mailberichten en agenda-items in Microsoft Outlook: Gearchiveerde berichten niet verwijderen Gearchiveerde berichten direct definitief verwijderen Gearchiveerde berichten definitief verwijderen na N dagen Beleid voor verwijderen nu uitvoeren voor reeds gearchiveerde berichten Selecteer deze optie als u wilt voorkomen dat e-mails of agenda-items na het archiveren worden verwijderd. Als u deze optie selecteert, worden e-mails of agenda-items na het archiveren verwijderd. Geef het aantal dagen op dat u lokale kopieën van berichten wilt bewaren nadat de berichten of agenda-items zijn gearchiveerd (standaardwaarde is 30 dagen). Als deze optie is ingeschakeld, wordt de geselecteerde bewaarmethode toegepast op alle oude e-mails of agenda-items die zijn gearchiveerd, maar nog niet zijn verwijderd. Als deze optie niet is geselecteerd, worden alleen de e-mails/agenda-items verwijderd die vanaf die dag zijn gearchiveerd. Deze instellingen zijn niet van invloed op e-mails en agenda-items die zijn opgeslagen in de archiefopslag van GFI MailArchiver en worden niet beïnvloed door het bewaarbeleid dat in GFI MailArchiver is geconfigureerd. 10. Klik op OK. 3.1 File Archive Assistant implementeren Met GFI MailArchiver File Archive Assistant kunnen gebruikers bestanden zoals documenten of afbeeldingen archiveren. Dit kan handmatig worden gedaan vanaf een willekeurige locatie op de computer van de gebruiker of automatisch, door de te archiveren bestanden in een map te plaatsen die is gesynchroniseerd met GFI MailArchiver. GFI MailArchiver File Archive Assistant kan handmatig worden geïnstalleerd of met behulp van de groepsbeleidsobjecten (GPO's) van Active Directory. De implementatie van GFI MailArchiver File Archive Assistant bestaat uit de volgende stappen: STAP Stap 1 Stap 2 Stap 3 File Archive Assistant downloaden GFI MailArchiver File Archive Assistant installeren op de clientcomputers File Archive Assistant configureren GFI MailArchiver 3 configureren GFI MailArchiver Archiveringsassistent 51

STAP Stap 4 Stap 5 Rollen en machtigingen configureren voor bestandsarchivering in GFI MailArchiver(deze stap wordt uitgevoerd door de systeembeheerder) Standaardinstellingen voor File Archive Assistant configureren in GFI MailArchiver(deze stap wordt uitgevoerd door de systeembeheerder) 3.1.1 File Archive Assistant downloaden Ga als volgt te werk om GFI MailArchiver File Archive Assistant als uitvoerbaar bestand te downloaden vanuit GFI MailArchiver: 1. Ga naar de computer waarop ugfi MailArchiver File Archive Assistant wilt installeren en meld u bij GFI MailArchiver aan via de webgebruikersinterface. 2. Ga naar Clienttoegang > File Archive Assistant. 3. Selecteer een van de volgende opties: 32-bits versie downloaden 64-bits versie downloaden 4. Selecteer Uitvoeren om de installatiewizard direct te starten of selecteer Opslaan om het installatiebestand naar de gewenste locatie te downloaden. Dubbelklik vervolgens op het gedownloade bestand om het uit te voeren. 5. Volg de installatiewizard om de installatie te voltooien. Zie ook: File Archive Assistant configureren 3.1.2 File Archive Assistant configureren GFI MailArchiver File Archive Assistant kan handmatig worden geïnstalleerd of door de systeembeheerder met behulp van het groepsbeleidsobject (GPO). Voor beide installatietypen moet de URL van de GFI MailArchiver-server worden geconfigureerd. Dit is het adres dat in GFI MailArchiver File Archive Assistant wordt gebruikt om verbinding te maken met GFI MailArchiver. U moet GFI MailArchiver File Archive Assistant kunnen gebruiken wanneer u zich aanmeldt bij uw computer. Als de verificatie echter mislukt, kunt u de verbindingsinstellingen wijzigen op basis waarvan GFI MailArchiver File Archive Assistant met de GFI MailArchiver-server kan communiceren. Ga als volgt te werk om GFI MailArchiver File Archive Assistant handmatig te configureren: 1. Klik in de Microsoft Windows-werkbalk op het bureaublad van uw computer met de rechtermuisknop op het pictogram GFI MailArchiver File Archive Assistant. 2. Configureer de volgende opties op het tabblad Verbinding: Windows-verificatie In GFI MailArchiver File Archive Assistant worden uw Windows -aanmeldingsgegevens gebruikt om verbinding te maken met de GFI MailArchiver-server. Deze methode wordt gebruikt als u in een intranetomgeving werkt en bent verbonden met hetzelfde Active Directory -domein als de GFI MailArchiver-server. GFI MailArchiver 3 configureren GFI MailArchiver Archiveringsassistent 52

Aangepaste verificatie Serveradres voor GFI MailArchiver SSL-beleidsfouten negeren Selecteer deze verificatiemethode als u verbinding met GFI MailArchiver wilt maken vanaf een externe locatie buiten het netwerk van uw organisatie. De gebruikersnaam en het wachtwoord die hier worden weergegeven, worden geverifieerd op de GFI MailArchiver-server. Geef het adres op van de server waarop GFI MailArchiver is geïnstalleerd. Als GFI MailArchiver File Archive Assistant is geïnstalleerd via GPO, wordt het serveradres automatisch in het veld Standaard weergegeven. Als het veld voor het serveradres leeg is, verschijnt er een foutmelding wanneer u e-mails probeert te archiveren. Wanneer deze optie is ingeschakeld, worden beveiligingscertificaatfouten in GFI MailArchiver File Archive Assistant genegeerd wanneer verbinding met de GFI MailArchiver-server wordt gemaakt. Gebruikers kunnen op deze manier via SSL verbinding maken met de GFI MailArchiver-server, zelfs als voor de server een zelfondertekend, vervallen, ingetrokken, verdacht of op een andere manier ongeldig certificaat wordt gebruikt. Een gebruiker kan zowel de methode Windows-verificatie als Aangepaste verificatie selecteren, ervan uitgaande dat de aanmeldingsgegevens van de gebruiker die in het veld Aangepaste verificatie zijn ingevoerd, hetzelfde zijn als de aanmeldingsgegevens van de gebruiker die bij de computer is aangemeld. Standaard wordt in de toepassing geprobeerd Windows-verificatie te gebruiken. Als dit mislukt, worden de instellingen voor aangepaste verificatie gebruikt. BELANGRIJK Als u bent aangemeld in Windows en aanmeldingsgegevens voor aangepaste verificatie voor een andere gebruiker invoert, wordt de volledige activiteitgeschiedenis gewist en worden uw gesynchroniseerde mappen uitgeschakeld. Voor de nieuwe gebruiker moeten nieuwe gesynchroniseerde mappen worden gemaakt. (Er wordt automatisch een standaardmap voor gesynchroniseerde mappen gebruikt als deze functie in GFI MailArchiver is geconfigureerd.) 3. Klik op Toepassen. 4. Klik op OK. 3.1.3 Een synchronisatiemap toevoegen Met bestandssynchronisatie kunnen gebruikers bestanden tussen hun computer en GFI MailArchiver synchroniseren. De bestanden die in de synchronisatiemappen worden geplaatst, worden automatisch geüpload naar GFI MailArchiver. Als u synchronisatiemappen wilt toevoegen, klikt u met de rechtermuisknop op het pictogram GFI MailArchiver File Archive Assistant in het systeemvak om het dialoogvenster met instellingen te openen. Ga als volgt te werk op de pagina Instellingen GFI MailArchiver File Archive Assistant: 1. Klik op het tabblad Synchronisatiemappen. 2. Klik Toevoegen om de wizard Synchronisatiemap te openen. 3. Klik op... GFI MailArchiver 3 configureren GFI MailArchiver Archiveringsassistent 53

4. Blader naar de doelmap op de GFI MailArchiver-server en selecteer de map. Aanvullende opties: Postvak toevoegen Nieuwe map Hiermee kunt u het postvak van een andere gebruiker als doel voor uw gearchiveerde items toevoegen. Typ een Active Directory-gebruikersnaam in het veld Postvak zoeken. Wanneer de naam is geselecteerd, klikt u op Postvak toevoegen. Als u het postvak van een andere gebruiker wilt toevoegen, moet u toegang tot dat postvak hebben. Klik op Nieuwe map om een nieuwe doelmap op de GFI MailArchiver-server te maken. 5. Controleer het pad naar de bestemmingsmap en klik op Volgende. 6. Ga naar de lokale map op uw computer en selecteer de map. Deze map zal worden gesynchroniseerd met GFI MailArchiver. De bestanden in de map worden automatisch gearchiveerd in GFI MailArchiver. 7. Controleer het pad naar de lokale map en klik op Volgende. 8. Klik op Voltooien. 3.2 GFI MailArchiver-app voor Windows 8/RT implementeren Met GFI MailArchiver Touch App kunnen gebruikers vanuit Windows 8 of Windows RT verbinding maken met hun archief. Gebruikers kunnen bladeren door de archiefopslag in GFI MailArchiver en de gearchiveerde e-mails, bestanden, faxen en sms-berichten weergeven. U kunt GFI MailArchiver Touch App downloaden vanaf http://go.gfi.com/?pageid=mar_downloadapp 3.2.1 Systeemvereisten Ondersteunde processors Ondersteunde besturingssystemen Overig x86, x64, ARM Microsoft Windows 8, 8.1 of RT HTTP-verbinding met GFI MailArchiver-server 3.2.2 GFI MailArchiver Touch App configureren Nadat u GFI MailArchiver Touch App hebt gedownload, moet u de verbindingsinstellingen configureren op basis waarvan de app gegevens van de GFI MailArchiver-server kan downloaden. 1. Open GFI MailArchiver Touch App. GFI MailArchiver 3 configureren GFI MailArchiver Archiveringsassistent 54

2. Voer de volgende gegevens in: Host URL Username/Email Address Password Voer de naam in van de server waarop GFI MailArchiver is geïnstalleerd. Voer het adres in voor GFI MailArchiver in de indeling http:// [servername]/mailarchiver Voer de gebruikersnaam in die u gebruikt om toegang te krijgen tot de GFI MailArchiver-gebruikersinterface of voer uw e-mailadres in. Voer het wachtwoord in dat bij uw GFI MailArchiver-gebruikersnaam of uw e-mailadres hoort. GFI MailArchiver 3 configureren GFI MailArchiver Archiveringsassistent 55