Sollicitanten & Vacature Databank Solliciteren in het Vrij Onderwijs maandag 21 mei 2012 Vlaams Secretariaat van het Katholiek Onderwijs Jobs Helpdesk
Inhoud Welkom bij de Sollicitanten & Vacature Databank om te solliciteren in het Vrij Onderwijs... 3 U wilt solliciteren... 4 Stap 1: U registreert uw personalia... 4 Deel 1: Algemene Info... 4 Deel 2: Gebruikers Info... 5 Deel 3: Adres... 5 Deel 4: Telefoon... 5 Deel 5: Privacyverklaring... 5 Deel 6: U ontvangt een e-mail... 5 Stap 2: U maakt uw profiel aan... 6 Deel 1: Uw personalia... 6 Deel 2a: Profiel... 6 Deel 2b: Diploma... 7 Deel 2c: Ervaring... 8 Stap 3: U plaatst uw sollicitatie(s)... 8 U wilt uw sollicitatie opnieuw activeren of deactiveren... 10 U wilt vacatures zoeken... 10 Zoeken... 10 Standaard zoekwaarden:... 10 Uitgebreide zoekwaarden - De uitgebreide zoekwaarden zitten verscholen achter de "+"... 11 Verfijnen van de zoekfunctie... 11 Zoekresultaat:... 11 Wat heeft u gevonden?... 12 Bekijken van de details:... 12 Als directie wenst u sollicitanten te zoeken... 13 Zoeken... 13 Standaard zoekwaarden:... 13 Uitgebreide zoekwaarden - De uitgebreide zoekwaarden zitten verscholen achter de "+"... 14 Verfijnen van de zoekfunctie... 14 Zoekresultaat:... 15 Wie heeft u gevonden?... 15 Bekijken van de details:... 15 Als directie wenst u sollicitanten te mailen... 16 Hoofdstuk: Welkom bij de Sollicitanten & Vacature Databank om te solliciteren in het Vrij Onderwijs 1
Als directie wenst u vacatures te plaatsen... 16 Vacature posten... 17 Deel 1: Algemene gegevens met eventuele bijlagen... 18 Deel 2: Schoolgegevens... 18 Deel 3: Publiceer... 19 Door mijn vacatures bladeren... 19 Hoofdstuk: Welkom bij de Sollicitanten & Vacature Databank om te solliciteren in het Vrij Onderwijs 2
Welkom bij de Sollicitanten & Vacature Databank om te solliciteren in het Vrij Onderwijs Het VSKO biedt werkzoekenden in het onderwijs de mogelijkheid om zich te registreren in een Sollicitanten & Vacature Databank. Via de Login kunt u zich aanmelden om vervolgens uw CV te vervolledigen. Daarnaast kunt u als werkzoekende op zoek gaan naar beschikbare vacatures. Directies die op zoek zijn naar een interimaris kunnen via de Login gaan zoeken in de databank. Het zoeken van werkzoekenden kan op diverse criteria gaande van ambt, vak tot regio, aantal uren en dagen waarop de interimaris beschikbaar is. Ook heeft u als directie de mogelijkheid om zelf uw vacatures online te plaatsen. Maak reclame... publiceer een link naar de website op uw scholensite en vraag sollicitanten om zich via die weg te registreren. Het bespaart u als directie papierwerk en via de zoekfuncties in het programma vindt u makkelijk de geschikte kandidaten. Door zelf een link te plaatsen op uw website, maakt u tevens duidelijk aan de sollicitanten dat u gebruik maakt van de sollicitantendatabank. Om de databank up-to-date te houden krijgen de ingeschreven sollicitanten na 3 weken een mail met de vraag hun inschrijving al of niet te verlengen. Het opnieuw inloggen met uw account in de databank verlengt automatisch uw sollicitatie. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om uw profiel en CV te behouden en zelf sollicitaties te deactiveren wanneer u werk heeft gevonden. Wanneer de interim afloopt heeft u vervolgens de mogelijkheid om simpelweg de sollicitatie opnieuw te activeren. Ook directies zullen op regelmatige tijdstippen een mail ontvangen om de publicatie van vacature(s) te verlengen. Hoofdstuk: Welkom bij de Sollicitanten & Vacature Databank om te solliciteren in het Vrij Onderwijs 3
U wilt solliciteren Stap 1: U registreert uw personalia Hierin zijn enkele basisgegevens opgenomen zoals uw naam, voornaam, adresgegevens, telefoonnummer en gebruikersgegevens. Het registreren van uw personalia is eenmalig. Zelfs wanneer uw sollicitatie(s) niet meer actief zijn, blijven uw personalia behouden zodat u op een later tijdstip, wanneer u opnieuw werk zoekt, deze stap kunt overslaan. Uiteraard kunt u deze personalia wel altijd aanvullen en/of verbeteren bv. bij verhuis, wijziging telefoonnummer etc Deel 1: Algemene Info U vult de algemene informatie aan. Velden gemarkeerd met een rood * zijn verplicht. Uw stamboeknummer is niet verplicht, echter wanneer u een stamboeknummer heeft, wordt aangeraden dit in te vullen. Dit dient voor uw unieke identificatie binnen de applicatie zelf. Dit gegeven blijft verborgen voor een potentiële werkgever. Let op dat u uw persoonlijk mailadres noteert. Indien u later uw paswoord bent vergeten, zult u op dit mailadres een nieuw toegezonden krijgen. Wanneer het systeem weigert uw gegevens op te slaan, kan dit zijn om volgende redenen: U bent reeds gekend binnen de applicatie, gebruik op het login-scherm de functie paswoord vergeten om opnieuw uw paswoord aan te vragen. U heeft niet alle verplichte velden ingevuld. Onderaan het scherm zal in het rood weergegeven worden wat u fout heeft gedaan. Uw gebruikersnaam is niet uniek. Standaard wordt voorgesteld door het systeem voornaam.familienaam, echter het zal u niet verwonderen dat er meer dan 1 jan.janssen in Vlaanderen woont. Hoofdstuk: U wilt solliciteren 4
Deel 2: Gebruikers Info U noteert uw gebruikersnaam en wachtwoord. Het wachtwoord bestaat uit minimaal 8 karakters waarbij minimum 1 hoofdletter, 1 kleine letter en 1 cijfer. Deel 3: Adres Het invullen van een adres is niet verplicht, maar u begrijpt ook, dat indien een school u wenst te contacteren zij graag over de nodige contactinformatie beschikken. U kunt meer dan 1 adres noteren. Standaard uiteraard uw privé-adres maar met de knop kunt u nog andere toevoegen. Al deze adressen zullen getoond worden binnen uw volledige profiel aan een potentiële werkgever. Het is dus belangrijk dat u deze up-to-date houdt. Deel 4: Telefoon Het invullen van telefoonnummers is niet verplicht, maar u begrijpt ook, dat indien een school u wenst te contacteren zij graag over de nodige contactinformatie beschikken. U kunt meer dan 1 telefoonnummer noteren. Standaard uiteraard uw privé-nummer maar met de knop kunt u nog andere toevoegen. Al deze telefoonnummers zullen getoond worden binnen uw volledige profiel aan een potentiële werkgever. Het is dus belangrijk dat u deze up-to-date houdt. Deel 5: Privacyverklaring U kunt pas bewaren als u akkoord gaat met de privacyverklaring van het VSKO. Deel 6: U ontvangt een e-mail Nadat u uw gegevens heeft bewaard, ontvangt u een bevestiging van uw registratie per e-mail. Raadpleeg de Help voor verdere vragen. Hoofdstuk: U wilt solliciteren 5
Stap 2: U maakt uw profiel aan Na het registreren van uw personalia, maakt u uw profiel aan. Het CV omvat een algemeen profiel met daarin opgenomen uw diploma s en getuigschriften, daarnaast tevens nuttige ervaring zoals voorbije jobs en/of eventueel stages. Het aanmaken van dit profiel is eenmalig. Zelfs wanneer uw sollicitatie(s) niet meer actief zijn, blijft dit behouden zodat u op een later tijdstip, wanneer u opnieuw werk zoekt, deze stap kunt overslaan. Uiteraard kunt u dit profiel wel altijd aanvullen en/of verbeteren bv. met werkervaringen, bijkomende getuigschriften etc Na aanmelden binnen de sollicitantendatabank, krijgt u de homepage te zien. Deel 1: Uw personalia Dat zijn de personalia die u eerder heeft ingevuld. Via de knop kunt u deze aanpassen. Controleer zeker e-mailadres, telefoonnummers en adressen immers potentiële werkgevers contacteren u via deze kanalen. Deel 2a: Profiel Regime: Voltijds - deeltijds Beschikbaar vanaf: Datumveld bv. vanaf 01/09/2011 Tewerkstellingsvolume Weekkalender: Op die manier kunt u doorgeven welke halve dagen u wenst te werken. Enkel in te vullen bij deeltijds. Bisdom: In welk bisdom(men) u wenst te werken. Regio: In welke regio('s) u wenst te werken. Provincie: In welke provincie(s) u wenst te werken. Heeft eigen vervoer: Indien u in de mogelijkheid bent zelf in vervoer te voorzien, duidt u dit aan. Extra informatie: Vrij tekstveld. Hoofdstuk: U wilt solliciteren 6
Deze basisgegevens vult u éénmaal in en zijn geldig voor elke sollicitatie die u invult. Meestal zullen deze niet wijzigen later in een schooljaar tenzij eventueel de dagen, uren en de datum vanaf wanneer u beschikbaar bent. Via de knop kunt u deze wijzigen. De eerste keer dat u dit invult, moet u zich akkoord verklaren met de algemene voorwaarden: Deel 2b: Diploma Pas nadat u één of meerdere diploma's/aanvullende opleiding/mandaat godsdienst heeft ingevuld, kunt u ook sollicitaties aanvullen. Een diploma bestaat uit: Type: Diploma - Mandaat Godsdienst - Aanvullende opleiding Titel: De titel van uw diploma Datum: Datum van uitreiken Instelling/School: Instelling/School die het diploma heeft uitgereikt Opleidingsniveau: HBO5 - ASO - Bachelor - Master. Hoofdstuk: U wilt solliciteren 7
Deel 2c: Ervaring De Ervaringen zijn uitgesplitst in: Nuttige ervaring: Bv. bedrijfsstage, eerdere praktijkjob als lasser voor een sollicitatie als "leraar lasser". Leservaring: Bv. stages, eerdere jobs in het onderwijs. Raadpleeg de Help voor verdere vragen. Stap 3: U plaatst uw sollicitatie(s) Na het vervolledigen van uw volledig profiel, wat u slechts éénmaal moet doen, kunt u uw sollicitaties plaatsen. U geeft aan voor welk ambt, vak, binnen welk onderwijsniveau u wenst te werken. Geef zeker een ambt in, dit is belangrijk om door potentiële werkgevers gevonden te worden. Het activeren van de sollicitatie is een apart onderdeel van het CV. Dit biedt als voordeel dat u niet bij elke sollicitatie al uw gegevens opnieuw moet registreren. Simpelweg activeren of deactiveren van reeds bestaande sollicitaties houdt uw CV up to date. De structuur van de sollicitaties bepaalt u zelf. Ofwel 1 sollicitatie met vermelding van alle ambten en vakken of per ambt per vak een aparte sollicitatie. Standaard is een sollicitatie voor 3 weken actief na Hoofdstuk: U wilt solliciteren 8
ingave. Het opnieuw terugkeren naar uw fiche (aanmelden) zorgt automatisch voor een verlenging van opnieuw 3 weken. U solliciteert: Binnen een onderwijsniveau: kleuter, lager, secundair... Voor een bepaald ambt (zeker ingeven) Voor een bepaald vak indien van toepassing. Desgewenst kunt u informatie nog vrijblijvend toevoegen. Merk op dat uw sollicitatie maximum voor 3 weken actief is. U ontvangt een e- mail na deze drie weken of u uw sollicitatie wenst te verlengen. Dit kunt u manueel doen door uw sollicitatie terug te activeren wanneer de drie weken voorbij zijn. U kunt dit ook automatisch doen, door simpelweg u terug aan te melden BINNEN de drie weken op de pagina van de sollicitantendatabank. U heeft tenslotte nog de mogelijkheid om extra bijlagen toe te voegen bv. een volledig CV aangevuld met hobby s, eventuele referentiebrieven, persoonlijke brief e.d. te uploaden. De uploadlimiet is 1 MB. Raadpleeg de Help voor verdere vragen. Hoofdstuk: U wilt solliciteren 9
U wilt uw sollicitatie opnieuw activeren of deactiveren In de tab Sollicitatie, kan u zien of uw sollicitaties nog actief zijn : er staat een vinkje in de checkbox Activeer (1). Indien die leeg, is en u wil uw sollicitatie opnieuw activeren, dan kiest u : Wijzigen (2). In de popup, vinkt u Activeer aan (3) en u kiest Bewaar (4). Uw sollicitatie is nu opnieuw 3 weken actief. Indien u binnen die 3 weken opnieuw inlogt, wordt uw sollicitatie opnieuw voor 3 weken verlengd. Door het veld Activeer uit te vinken, deactiveert u uw sollicitatie. U wilt vacatures zoeken Momenteel hebben enkel directeuren (Bu)SO & (Bu)BaO toegang tot de vacaturedatabank. Het is de bedoeling dat directies van alle onderwijsniveaus binnen het Vrije net toegang zullen krijgen en hun vacatures kunnen plaatsen. Om vacatures te raadplegen, dient u zich eerst te registeren. In een volgende fase zullen deze publiek op de website gepubliceerd worden. Onder het menu Vacatures kunt u Mijn vacatures zoeken. Zoeken Standaard zoekwaarden: Hoofdstuk: U wilt uw sollicitatie opnieuw activeren of deactiveren 10
Type: Vacant of Interim Onderwijsniveau: Kleuter, lager, secundair, Ambt (merk op dat ambten gelinkt zijn aan een onderwijsniveau, net als de vakken) Vak(ken) Begindatum van de job Einddatum van de job Uitgebreide zoekwaarden - De uitgebreide zoekwaarden zitten verscholen achter de "+" School: u kunt naar vacatures van een specifieke school zoeken Provincie: binnen een welbepaalde provincie Gemeente: binnen een welbepaalde gemeente Regime: deeltijds of voltijds Weekkalender: Om aan te geven op welke dagen u wenst te werken. Verfijnen van de zoekfunctie Nadat u heeft gezocht, worden de resultaten getoond links in de balk. U kunt met dezelfde zoekwaarden uw zoekfunctie gaan verfijnen. Zoekresultaat: Hoofdstuk: U wilt vacatures zoeken 11
Wat heeft u gevonden? U vindt de vacatures die nog niet ingenomen zijn. Bekijken van de details: Wanneer u een vacature selecteert kunt u de details bekijken. Door eventueel meerdere vacatures aan te vinken, kunt u door de details van meerderen bladeren. Raadpleeg de Help voor verdere vragen. Hoofdstuk: U wilt vacatures zoeken 12
Als directie wenst u sollicitanten te zoeken Als directeur van een Vrije school heeft u de mogelijkheid om sollicitanten te zoeken. Ook zonder toevoeging van vacatures. Het startscherm is standaard het zoekscherm van sollicitanten. Momenteel hebben enkel directeuren SO & BaO toegang tot de vacaturedatabank. Het is de bedoeling dat directies van alle onderwijsniveaus binnen het Vrije net toegang zullen krijgen en hun vacatures kunnen plaatsen. Wenst u ook de coördinerend directeur toegang te geven en/of de stafmedewerker van de scholengemeenschap of stuur dan een mail naar jobs@vsko.be met vermelding van: Uw naam, functie, school (instellingsnummer) en stamboeknummer. Vervolgens hebben we deze gegevens ook nodig van de personen die toegang nodig hebben aangevuld met hun persoonlijk e-mailadres. Zoeken Standaard zoekwaarden: Voornaam Familienaam Onderwijsniveau Ambt (merk op dat ambten gelinkt zijn aan een onderwijsniveau, net als de vakken) Vak(ken) Regio Provincie Bisdom Opleidingsniveau: HBO5 - ASO - Bachelor - Master. Hoofdstuk: Als directie wenst u sollicitanten te zoeken 13
Graad: enkel voor SO 1ste graad S.O. o 2de graad S.O. ASO KSO TSO o 2de graad S.O. - BSO o 3de graad S.O. - ASO KSO TSO o 3de + 4de graad S.O. - BSO o hoger beroepsonderwijs HBO Uitgebreide zoekwaarden - De uitgebreide zoekwaarden zitten verscholen achter de "+" Heeft eigen vervoer Spreekt Frans Regime: Voltijd of deeltijds Beschikbaar vanaf: Vanaf het moment dat u iemand zoekt. Weekkalender: Om aan te geven op welke dagen u iemand zoekt. Verfijnen van de zoekfunctie Nadat u heeft gezocht, worden de zoekwaarden getoond links in de balk. U kunt met extra zoekwaarden uw zoekfunctie gaan verfijnen. Hoofdstuk: Als directie wenst u sollicitanten te zoeken 14
Zoekresultaat: Wie heeft u gevonden? U vindt de sollicitanten van wie de sollicitatie actief is. U vindt enkel de sollicitanten die beschikbaar zijn op het moment dat u hebt opgegeven (beschikbaar vanaf). Indien u geen datum heeft opgegeven, dan vindt u alle sollicitanten die vandaag actief zijn. Eerst zullen de sollicitanten gevonden worden die 100% voldoen aan uw zoekcriteria bv. een leraar wiskunde economie informatica. Wanneer u kiest voor Toon overige resultaten dan worden zij getoond die 90% of 80% voldoen aan uw zoekcriteria bv. een Leraar L.O. Informatica Bekijken van de details: Wanneer u op de naam van een persoon klikt, ziet u de details. Door eventueel fiches van meerdere personen aan te vinken, kunt u door de details van meerderen bladeren. Raadpleeg de Help voor verdere vragen. Hoofdstuk: Als directie wenst u sollicitanten te zoeken 15
Als directie wenst u sollicitanten te mailen U heeft als directeur een aantal sollicitanten gevonden die in aanmerking komen voor uw vacature en wenst hen een mail te sturen? Dan kan u de betreffende kandidaten selecteren door de checkbox te checken bij hun naam en Mail selectie te kiezen. Een schermpje opent. Indien u met outlook werkt geeft het u de mogelijkheid uw mailprogramma te openen waarin de mailadressen van de geselecteerde sollicitanten ingevuld zijn in het BCC-veld. Hiervoor druk je op email. Indien je met webmail werkt, kan je simpelweg de emailadressen in het schermpje kopiëren en plakken in het BCC-veld van je mailprogramma. Als directie wenst u vacatures te plaatsen Als directeur van een Vrije school heeft u de mogelijkheid om uw vacatures online te registreren. Zowel vacatures voor vacante betrekkingen als interimopdrachten kunnen gepost worden. Momenteel hebben enkel directeuren SO & BaO toegang tot de vacaturedatabank. Het is de bedoeling dat directies van alle onderwijsniveaus binnen het Vrije net toegang zullen krijgen en hun vacatures kunnen plaatsen. Om vacatures te raadplegen, dient u zich eerst te registeren. In een volgende fase zullen deze publiek op de website gepubliceerd worden. Wenst u ook de coördinerend directeur toegang te geven en/of de stafmedewerker van de scholengemeenschap of stuur dan een mail naar jobs@vsko.be met vermelding van: Uw naam, functie, school (instellingsnummer) en stamboeknummer. Hoofdstuk: Als directie wenst u sollicitanten te mailen 16
Vervolgens hebben we deze gegevens ook nodig van de personen die toegang nodig hebben aangevuld met hun persoonlijk e-mailadres. Vacature posten Onder het menu Vacatures kunt u kiezen voor Vacature posten en dit voor de school/scholen waar u toegang toe heeft (zie rechts bovenaan het instellingsnummer getoond).. Hoofdstuk: Als directie wenst u vacatures te plaatsen 17
Deel 1: Algemene gegevens met eventuele bijlagen Type: Interim of vacante uren. Regio: Regio waar uw school is gevestigd. Onderwijsniveau: Kleuter, lager, secundair... Ambt: Ambt waarvoor u de vacature uitschrijft. Vak(ken): Indien van toepassing. Begindatum: Begindatum van de job. Einddatum: Einddatum van de job. Regime: Deeltijds of voltijds. Aantal uren: Aantal uren waarop de vacature betrekking heeft. Weekkalender: Wanneer u kiest voor deeltijds, kunt u specifiek vermelden op welke dagen. Spreekt Frans: Indien noodzakelijk voor de job. Extra informatie: Vrij in te vullen tekstveld. Vereist opleidingsniveau: HBO5 - ASO - Bachelor - Master Graad: enkel voor SO 1ste graad S.O. o 2de graad S.O. ASO KSO TSO o 2de graad S.O. - BSO o 3de graad S.O. - ASO KSO TSO o 3de + 4de graad S.O. - BSO o hoger beroepsonderwijs HBO Indien de vacature meer details vereist, kunt u na bewaren dit via een bijlage kenbaar maken. De uploadlimiet is 1 MB. Deel 2: Schoolgegevens De schoolgegevens worden beheerd in een andere applicatie waar de directeur ook toegang toe heeft. Indien de schoolgegevens niet kloppen of onvolledig zijn, kunt u via de knop "Aanpassen" deze wijzigen. Hoofdstuk: Als directie wenst u vacatures te plaatsen 18
Deel 3: Publiceer U bent zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van uw vacatures. Geen enkele vacature wordt gewist, noch de publicatie gestopt. Twee zaken gebeuren automatisch: U ontvangt maandelijks een mail met de vraag of de vacature nog open staat. Indien wel moet u niets doen, indien niet moet u hier de publicatiedatum inkorten. De publicatie van de vacature zal wel automatisch gestopt worden als de vacature is afgelopen. Bijvoorbeeld u zoekt iemand voor een interim t.e.m. 30/09 dan staat uiteraard op 01/10 uw vacature niet meer online. Raadpleeg de Help voor verdere vragen. Door mijn vacatures bladeren Onder het menu Vacatures kunt u kiezen voor Mijn vacatures. U krijgt hier een overzicht van al uw vacatures van de school waar u toegang toe heeft (zie rechts bovenaan het instellingsnummer getoond). Zowel actieve vacatures als niet actieve vacatures. Uiteraard kunt u uw zoekfilter verfijnen. Klik op Zoeken (zonder invullen van zoekwaarden) en u vindt ze allemaal. U heeft de mogelijkheid om de details ervan op te roepen, ze aan te passen of te verwijderen. Hoofdstuk: Als directie wenst u vacatures te plaatsen 19
Via Aanpassen heeft u de mogelijkheid om simpelweg de publicatiedatum aan te passen indien een vacature ingenomen is. Tevens heeft u de mogelijkheid indien een gelijkaardige vacature terugkomt, een bestaande te openen en enkel de datums aan te passen. Raadpleeg de Help voor verdere vragen. Hoofdstuk: Als directie wenst u vacatures te plaatsen 20