(Duur van het examen: 3 uur, de HRA bundel mag worden gebruikt) ECHNATON BV Inleiding Echnaton BV. (hierna: Echnaton) in Zwolle is een vooraanstaand producent van software. Het bedrijf richt zich met name op de ontwikkeling van software voor: Boekhouding; Human Resource Management (HRM); Customer Relationship Management (CRM); e-business (ter ondersteuning van zakelijke transacties die door middel van datacommunicatie worden uitgevoerd); Enterprise Resource Planning (ERP). Het bedrijf is sinds de oprichting in 1974 wereldwijd uitgegroeid tot een vooraanstaande onderneming op het gebied van zakelijke softwareoplossingen voor kleine en middelgrote organisaties (waaronder dochterondernemingen van multinationals). Bacus software is beschikbaar in 20 talen en wordt in 80 landen gebruikt. Het bedrijf heeft vestigingen in Europa, Noord- en Zuid-Amerika en Azië. Er fungeert een Raad van Commissarissen. Op het hoofdkantoor in Zwolle bevinden zich naast de Raad van Bestuur de afdelingen Software development, Marketing, International Support, Information Services (bestaande uit de teams Applications, Infrastructure, Operations en User Support), HRM en de afdeling Finance. De laatste afdeling is onder meer verantwoordelijk voor de consolidatie van de door de vestigingen aangeleverde gegevens. De lokale vestigingen van Echnaton, waar in principe voldoende mogelijkheden voor functiescheidingen aanwezig zijn, worden geleid door een tweemanschap bestaande uit een general manager en een financial manager. De general manager geeft leiding aan de afdeling Sales, Development en Support en de financial manager aan de afdeling Controlling, waaronder de administratie valt. Personeelszaken en het lokale systeembeheer vallen ook direct onder de general manager. Producten Echnaton heeft zich sinds de oprichting met name toegelegd op de ontwikkeling van traditionele backoffice producten, zoals salaris-, boekhoudkundige en logistieke pakketten. Om schaalvergroting te verkrijgen heeft het bedrijf in de loop der jaren diverse softwarebedrijven in het buitenland opgekocht die op hun thuismarkt een groot marktaandeel hadden met hun eigen backoffice software. De onderneming is daarmee sterk in omvang gegroeid, maar de winstgevendheid is bij de doelstellingen achtergebleven. De overnames hebben er voor gezorgd dat de onderneming diverse verschijningsvormen van dezelfde soort backoffice software voert onder verschillende namen en ook nog eens gebaseerd op verschillende soorten databasetechnieken. Centraal onderhoud en support van al deze verschijningsvormen is een steeds groter probleem geworden. Omdat dit verdere expansie in de weg stond, heeft Echnaton in 2006 besloten dit concept te wijzigen en alle pakketten te vervangen door één nieuw administratief softwarepakket, gebaseerd op één uniforme databasetechniek. Voordeel is dat support en ontwikkeling daarvan goed centraal te organiseren is. De onderneming is in 2006 direct gestart met het ontwikkelen van deze software en heeft die voor zijn gehele wereldwijde organisatie op 1 januari 2008 voor intern gebruik ingevoerd. Voor de klanten van Echnaton staat de nieuwe geïntegreerde software sinds 1 januari 2009 ter beschikking. Gezien de vele aanvullende lokale eisen en het feit dat het pakket nog steeds in ontwikkeling is, wordt van het nieuwe pakket elke maand een nieuwe versie beschikbaar gesteld met herstel van geconstateerde bugs of met aanvullende functionaliteit. Echnaton is in 2008 gestopt met het ontwikkelen van upgrades 1
van alle oude softwarepakketten, omdat men wil dat alle klanten overstappen op het nieuwe pakket. Alle bestaande klanten hebben op 30 juni 2008 het aanbod gekregen om over te stappen op het nieuwe pakket. Indien men hier op ingaat wordt er een korting verleend op de eenmalige licentiebijdrage. De hoogte is afhankelijk van het moment waarop men van het aanbod gebruik maakt: - Binnen 0-3 maanden : 100% - Binnen 3-6 maanden : 75% - Binnen 6-9 maanden : 50% - Binnen 9-12 maanden : 25% Indien voor 1 juli 2009 geen gebruik is gemaakt van het aanbod, wordt geen korting meer verstrekt. Omdat de onderneming het ontwikkelen van backoffice software, gezien de achterblijvende winstmarges, strategisch niet voldoende vond voor de overlevingskansen c.q. groei van de onderneming, is naast het nieuwe backofficepakket tegelijkertijd een frontofficepakket ontwikkeld: BAC Millennium. Dit frontofficepakket, dat is gebaseerd op webtechnologie, ondersteunt de functies van het nieuwe geïntegreerde pakket en biedt tevens functionaliteit voor e-business, CRM, Document & Workflow Management, enz. Invoeren, verwerken en opvragen van informatie door gebruikers is overal en altijd mogelijk met behulp van een web browser en een internetverbinding. Deze frontoffice software is ontwikkeld met dezelfde hulpmiddelen als de nieuwe backoffice software en maakt gebruik van dezelfde databaseprogrammatuur. Dit heeft als groot voordeel dat - indien een bedrijf beide pakketten gebruikt - de financiële informatie en de informatie met betrekking tot e-business, CRM, HRM, enz. eenvoudig kan worden geïntegreerd. Bestaande klanten van backoffice software krijgen grote kortingen als zij ook gebruik gaan maken van de nieuwe frontoffice software. Informatiesysteem Echnaton maakt voor de eigen administratie volledig gebruik van BAC Millennium dat is geïntegreerd met de eigen backoffice software. De onderneming beschikt tevens over een geavanceerde website, die gekoppeld is aan BAC Millennium en waarop zowel werknemers als klanten kunnen inloggen. Werknemers beschikken zo ook op andere locaties over alle functionaliteiten van het systeem die zij ook op de kantoren van Echnaton hebben en kunnen ook thuis met de programmatuur werken. Klanten kunnen door in te loggen op de website bij hun klantenfile komen en bij de algemeen toegankelijke informatie, waaronder producten en prijzen. Alle informatie van de klanten, waar ook ter wereld, worden in de database op een centrale server opgeslagen. De lokale vestigingen kunnen deze informatie via een web browser opvragen door via de website in te loggen. De toegangsrechten ten aanzien van deze informatie zijn per persoon geregeld door middel van een functie- en divisiestructuur. De administraties worden lokaal gevoerd. Activiteiten De inkomsten van Echnaton komen uit de volgende activiteiten: het in licentie geven van software: backoffice software (ERP, HRM, grootboek, debiteuren, crediteuren, salarisadministratie, enz); front office software BAC Millennium ; 2
specifiek ontwikkelde software; onderhoud van deze software: er worden meerjarige contracten afgesloten voor onderhoud, omvattende telefonische hulp via de helpdesk bij problemen en periodieke levering van updates van de software; trainingsactiviteiten: zowel op het gebied van toepassing van de software als op andere deskundigheidsgebieden, variërend van boekhoudcursussen met behulp van de software tot optimalisering van bedrijfsprocessen binnen een organisatie met gebruikmaking van BAC Millennium ; het in opdracht ontwikkelen van software voor specifieke toepassingen: hierbij worden - in opdracht van de cliënt - bedrijfsfuncties en bedrijfssituatie in kaart gebracht en wordt direct een link gelegd met de te automatiseren functies. Op deze manier kan de Bacus consultant een praktische en op de situatie van de klant toegesneden IT oplossing realiseren. De onderneming probeert deze nieuwe toepassingen zoveel mogelijk te integreren met het nieuwe pakket BAC Millennium en - indien mogelijk - aan meer afnemers te verkopen of als standaardsoftware te integreren; consultancy: dat wil zeggen het op projectbasis onderzoeken van problemen in bedrijven die een automatiseringsoplossing vereisen en het aandragen van op maat toegesneden oplossingen Voor licenties van standaardsoftware worden eenmalige vergoedingen in rekening gebracht, waarvan de hoogte afhankelijk is van het aantal gebruikers, het aantal gevoerde administraties en het aantal modules dat geactiveerd wordt. Met grote afnemers worden specifieke prijsafspraken gemaakt, bijvoorbeeld bij uitbreiding van het aantal gebruikers of bij het aanschaffen van nieuwe modules. De prijszetting voor het ontwikkelen van software en voor consultancy is gebaseerd op het aantal uren maal vaste tarieven (die door het centrale management worden vastgesteld). Ook hierbij worden voor grotere opdrachten afwijkende prijzen of kortingen gegeven. Het boekjaar van Echnaton is gelijk aan het kalenderjaar. Accountantsorganisatie ADG is reeds jaren belast met de ( wettelijke) accountantscontrole van de jaarrekening bij Echnaton. VRAGEN Vraag 1 Beschrijf voor iedere opbrengstencategorie twee aanknopingspunten voor de wettelijke controle van de jaarrekening en de typologie. Vraag 2 Beschrijf drie significante risico s die worden onderkend in deze casus. Vraag 3 Beschrijf de werkzaamheden van de accountant (in het kader van de wettelijke controle van de jaarrekening 2008) voor zover deze betrekking hebben op de controle van de opbrengstenverantwoording. Besteed in uw uitwerking alleen aandacht aan de interne beheersingsmaatregelen (exclusief automatiseringsaspecten) cijferbeoordeling, verbandscontroles en enkele relevante detailcontroles. 3
Vraag 4 Bij de controle 2008 wordt de controlerende accountant geconfronteerd met de aantekeningen, die in de bijlage zijn opgenomen. Geef per aantekening gemotiveerd aan wat de consequenties zijn van de betreffende bevindingen voor de controle van de jaarrekening. Vraag 5 Geef gemotiveerd aan wat de mogelijke consequenties zijn voor de accountantsverklaring en of accountantsverslag van de in de bijlage genoemde bevindingen. U kunt ervan uitgaan, dat behalve de in de bijlage opgenomen aantekeningen, de administratieve organisatie alsmede de conceptjaarrekening op alle andere punten voldoen aan de daaraan te stellen eisen. 4
BIJLAGE Aantekeningen die gemaakt zijn tijdens de uitvoering van de controle van de jaarrekening 2008 1. Uit de notulen van de vergadering van de Raad van Commissarissen blijkt dat aan de orde is gesteld dat ultimo 2008 nog slechts de helft van de bestaande relaties op het aantrekkelijke aanbod is ingegaan om over te stappen op het nieuwe geïntegreerde administratiepakket. 2. Bij de controle is vastgesteld dat bij de in 2008 afgesloten meerjarige contracten t.b.v. onderhoud in combinatie met de afgesloten licenties voor de nieuwe software, de kosten van de onderhoudscontracten de opbrengsten daarvan in belangrijke mate overtreffen. 3. In 2008 is van buiten de organisatie een nieuw lid voor de Raad van Bestuur aangetrokken. De voorzitter van de Raad van Bestuur deelde mede, dat ter compensatie van de pensioenbreuk aan dit nieuwe lid 10 extra pensioenjaren zijn toegezegd. De totale premie die hiervoor aan de pensioenverzekeringsmaatschappij moet worden betaald, is voor 5% opgenomen in 2008. Echnaton is voornemens het restant in de resterende 19 dienstjaren tot de beoogde pensioendatum te verantwoorden. De last in 2008 is overeenkomstig de in dat jaar afgedragen premie aan de pensioenverzekeringsmaatschappij. In de toelichting op de jaarrekening staat niets over deze pensioentoezegging vermeld. 4. Bij het in de markt zetten van het nieuwe administratieve product is een aantal problemen geconstateerd. Een grote Nederlandse klant van de organisatie met vele filialen in Europa, waaronder één in België heeft een rapport van zijn accountant ontvangen waarin is vermeld dat de software op een aantal cruciale punten niet aan de eisen voldoet en dat dit problemen met de fiscus kan veroorzaken. Deze klant heeft direct geklaagd bij Echnaton maar omdat zij niet direct actie ondernam is het filiaal gestopt met gebruik van de software en overgestapt naar andere boekhoudsoftware. Ook in Frankrijk schijnen er bij deze klant problemen te zijn met de software. Deze klant heeft een aanzienlijke claim ingediend. De directie van Echnaton is van mening dat deze claim niet terecht is en heeft niets opgenomen in de jaarrekening. In de vakbladen zijn hierover publicaties geweest. In België is een groot aantal licenties van dit nieuwe product verkocht. 5. Sinds de start van de nieuwe software is er een steeds grotere vraag bij bestaande klanten om aan deze software speciaal voor deze klant ontwikkelde applicaties te koppelen die de informatiebehoeften van die klanten nog beter kunnen vervullen. Om aan deze vraag te kunnen voldoen is twee jaar geleden een groot aantal softwareontwikkelaars in dienst genomen. Het afgelopen jaar echter is de vraag naar deze speciale softwareontwikkeling dramatisch gedaald. Het gevolg hiervan is dat er een grote leegloop was bij deze afdeling. Om de tijd te vullen is deze afdeling veel aanvullende modules gaan ontwikkelen voor de frontoffice software. In dit ontwikkelen van nieuwe applicaties zijn veel mensuren en is dus veel geld gaan zitten. Deze software is commercieel nog niet gereed of beschikbaar. Het totale bedrag aan toegerekende kosten is volledig geactiveerd op de balans. 6. In de loop van 2008 is er een deelneming gekocht van een lid van de Raad van Bestuur. Er zijn aanwijzingen dat dit lid de deelneming recent heeft verworven en met een aanzienlijke boekwinst heeft doorverkocht aan Echnaton. 5