PROCEDURES AANBESTEDINGEN Achtergrond Artikel 9, eerste lid van de Subsidieregeling ESF-3 en artikel 12, eerste lid van Subsidieregeling ESF-EQUAL gaan over subsidiabele kosten. Beide vermelden dat Verordening (EG) 1685/2000 in acht wordt genomen. Aan die Verordening worden de hieronder opgenomen regels ontleend: Regel nr. 1 (Daadwerkelijke verrichte uitgaven) van de Bijlage Subsidiabiliteitsregels (..) 2. Bewijsstukken inzake de uitgave In het algemeen moeten de door de eindbegunstigden gedane betalingen worden gestaafd met vereffende facturen. Wanneer dit niet mogelijk is, moeten deze betalingen worden gestaafd met boekingsstukken met vergelijkbare bewijskracht. Wanneer voor de tenuitvoerlegging van de acties geen openbare aanbestedingsprocedure (cursief, red.) vereist is, moeten de door de eindbegunstigde gedane betalingen bovendien worden gerechtvaardigd door de uitgaven ( ) die bij het niveau van de tenuitvoerlegging van de actie daadwerkelijk door de betrokken instanties of ondernemingen in de overheids- of particuliere sector zijn verricht. 3. Onderaanneming.. 3.2. De onderaannemers dienen de audit- en controleorganen voor alle onderaannemingscontracten alle vereiste informatie betreffende de in onderaanneming gegeven activiteiten te verschaffen. Uit deze regels moet worden afgeleid, dat aanvragers gehouden zijn aan de Europese regels inzake openbare aanbesteding (Richtlijn Diensten, Richtlijn Werken en Richtlijn Leveringen). Binnen de praktijk van het Agentschap SZW zal het nagenoeg uitsluitend om de Richtlijn Diensten gaan. Hieronder zal dan ook van de Richtlijn Diensten 1 worden uitgegaan. Voorwaarden toepasselijkheid Richtlijn Diensten Een opdracht voor een dienst, die onder de voorwaarden en criteria van Europese aanbestedingsregels 2 valt moet worden aanbesteed. Om te beoordelen of deze regelgeving van toepassing is zal een drietal vragen positief moeten worden beantwoord: Valt de aanbestedende organisatie onder de werkingssfeer van de Richtlijn Diensten? 1 2 Zie de website van Ministerie van EZ http://ez.nl/beleid/ext_frame.asp?site=/beleid/home_ond/eurregels/eutenders/introductie.htm over Europees Aanbesteden Richtlijn van de Raad van 18 juni 1992 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor dienstverlening (92/50/EEG), waarin opgenomen 97/52/EG. Deze Richtlijn is in de nationale wetgeving geïmplementeerd middels de Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen (Stb. 1993, 212, nadien gewijzigd) en het daarop gebaseerde Besluit overheidsaanbestedingen (Stb. 1993, 305, nadien gewijzigd)
Valt de aan te besteden activiteit onder de werkingssfeer van de Richtlijn Diensten? Wordt het gestelde drempelbedrag van 139.312 (SDR 130.000) bij Rijksoverheid of van 214.326 (SDR 200.000) bij Lagere overheid overschreden? Indien alle vragen met JA worden beantwoord, dan is de Richtlijn Diensten onverkort van toepassing en zal de aanvrager moeten aanbesteden via één van de vier procedures 3 die de Richtlijn aangeeft. Een aanvrager die desondanks zich niet aan de Richtlijn Diensten houdt, heeft geen recht op subsidie uit het Europees Sociaal Fonds. In dat geval zal het Agentschap SZW de aanvraag voor ESF-subsidie weigeren. Mochten de gebreken eerst na de subsidieverlening aan het licht komen, dan geeft dat het Agentschap SZW de mogelijkheid om deze verlening in te trekken of in een later stadium (na indiening van de einddeclaratie) de subsidie op nihil vast te stellen. Een aanvrager die zich wel aan de regels van de Richtlijn Diensten houdt, heeft bij de verantwoording achteraf de mogelijkheid om op basis van de gesloten overeenkomst/facturen te declareren. Het agentschap controleert dan niet meer de werkelijk gemaakte kosten, doch slechts of de overeengekomen prestatie conform overeenkomst is geleverd. Voorts dient de aanbesteding plaats te vinden voordat de desbetreffende activiteiten zijn begonnen. Richtlijn Diensten beperkt regime (Bijlage IB) De Richtlijn Diensten maakt een onderscheid tussen opdrachten voor dienstverlening die onder de volledige werking (Bijlage IA) van de richtlijn vallen en opdrachten waarop slechts een deel van de richtlijn van toepassing. Dit is het geval bij diensten die voorkomen op de zogenaamde Bijlage IB-lijst. Op deze lijst staat een aantal diensten, waarvoor een beperkt regime geldt, zoals bijvoorbeeld Plaatsing van personeel en personeelsverschaffing en Diensten voor onderwijs en beroepsonderwijs, Gezondheids- en sociale diensten. Ook voor de diensten die in Bijlage IB bij de Richtlijn Diensten zijn opgenomen geldt overigens dat de drie geformuleerde vragen bevestigend worden beantwoord, doch dat een beperkt aantal bepalingen uit de Richtlijn Diensten van toepassing is. Bij het verlenen van opdrachten voor diensten die in bijlage IB zijn vermeld moet de aanbestedende organisatie volgens de Richtlijn achteraf 3 De volgende procedures zijn te onderscheiden 1) openbare procedure 2) de niet openbare procedure 3) de procedure van gunning via onderhandelingen met voorafgaande bekendmaking; en 4) procedure van gunning via onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking
tijdig een gunningsbericht naar het Bureau voor Officiële Publicaties zenden. Overigens volgt uit jurisprudentie en uit een recente interpretatieve mededeling van de Commissie dat ook bij de te hanteren procedure ten aanzien van IB-diensten -ook al mag de aanbestedende dienst die zelf invullen de algemene beginselen (objectiviteit, transparantie en nondiscriminatie) van het EG-Verdrag gelden, wat met name inhoudt dat gezorgd moet worden voor voldoende transparatie en inschrijvers gelijk worden behandeld. Er dient dus aan de potentiële leveranciers in voldoende mate openbaarheid te worden gegarandeerd, zodat de dienstenmarkt wordt opengesteld voor concurrente en de onpartijdigheid van de aanbestedingsprocedure kan worden getoetst. Dit betekent voor de te volgen procedure het volgende: Er mag geen discriminatie tussen leveranciers plaatsvinden; Er moet een transparante procedure worden gevolgd (zie hieronder); Er moet een helder bestek 4 zijn geformuleerd met daarin opgenomen objectieve gunningscriteria; Het onderwerp van de aanbesteding en het ESF-project zijn 1 op 1. Met andere woorden indien het ESF-project iets anders (minder of meer) is dan de aanbesteding of offerteprocedure verliest de offerte procedure zijn relevantie indien dit niet helder te scheiden is; Er mag geen gelieerdheid tussen aanbestedende organisatie en leverancier bestaan, tenzij is gebleken van vrije onderhandelingen tussen niet-gelieerde betrokkenen. In de accountancy wordt dit vaak het Arms length-beginsel genoemd; De overeenkomst moet op een zakelijke wijze tot stand zijn gekomen. Ook de voorwaarden van de overeenkomst moeten een zakelijk karakter hebben. Aandacht voor bijvoorbeeld een gedeeltelijke realisatie en daarmee gedeeltelijke kosten; De overeengekomen prijs moet marktconform zijn. Het verdient de voorkeur om middels een publicatie in een geschikt medium ruchtbaarheid te geven aan de procedure en anders om zoveel mogelijk offertes op te vragen om zodoende de keuzemogelijkheden te vergroten. Indien 3 offertes zijn aangevraagd en er slechts 1 offerte is ontvangen is dit niet voldoende. In dat geval valt men terug op de werkelijke kosten. Het Agentschap SZW zal bij het beoordelen van ESF-subsidieaanvragen, waarbij opdrachten zijn aanbesteed die onder het verlichte regime vallen met het bovenstaande rekening moeten houden. 4 Een helder bestek is iets wat per offerteprocedure inhoud en betekenis moet krijgen. Indien als voorbeeld wordt uitgegaan van een scholingsprogramma dient een helder bestek minimaal te bestaan uit een opgave van het aanvangsniveau van de deelnemers, opgave van het beoogde uitstroomniveau, een concrete omschrijving van de opleiding, welke verrekening vindt plaats bij minder deelnemers als beoogd.
Tenslotte is het zo, dat in een situatie waarbij voor een opdracht het beperkt regime (lijst IB) geldt, de aanvrager/aanbestedende organisatie altijd de mogelijkheid heeft om zich toch op vrijwillige basis volledig te houden aan de Richtlijn Diensten en te kiezen voor één van de vier in de Richtlijn Diensten aangegeven procedures. Als in deze situatie de gevolgde procedure (door middel van aanbesteding of offertes) niet of in onvoldoende mate voldoet aan bovengenoemde kenmerken (zulks ter beoordeling van het Agentschap SZW), dan rest hem altijd nog de mogelijkheid om op basis van werkelijke kosten af te rekenen. Als in deze situatie de gevolgde procedure (door middel van aanbesteding of offertes) wel voldoet aan de bovengenoemde kenmerken (zulks eveneens ter beoordeling van het Agentschap SZW), dan heeft de aanvrager de mogelijkheid om op basis van facturen af te rekenen. Ook dan geldt weer, dat het onderwerp van de controle achteraf door het Agentschap SZW wijzigt. Het gaat dan niet langer om de vraag naar de werkelijke kosten, maar om de vraag of de overeengekomen prestatie is geleverd. In dit geval heeft de aanvrager bovendien de mogelijkheid om terug te vallen op de verantwoordingsmethodiek van de werkelijke kosten; dan controleert het Agentschap SZW uiteraard wel of de verantwoorde kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Richtlijn Diensten niet van toepassing. Als de Richtlijn Diensten om welke reden dan ook niet van toepassing is en de aanvrager wil achteraf toch de kosten op basis van facturen declareren, dan zal hij voorafgaand aan het project toch een zekere procedure van aanbesteding moeten hebben doorlopen. Deze procedure dient dan aan dezelfde kenmerken te voldoen als de procedure die hiervoor in de paragraaf over het beperkt regime (Bijlage IB) is beschreven. Verantwoording op basis van werkelijke kosten Als een aanvrager niet tot aanbesteding is verplicht en ook niet vrijwillig een aanbestedings- of offerte-procedure heeft doorlopen, dan kan hij slechts op basis van werkelijke kosten afrekenen. Samenvatting: 1. Indien de Richtlijn Diensten in volle omvang van toepassing is en de aanvrager houdt zich hier niet of in onvoldoende mate aan, dan heeft dat fatale consequenties voor de ESF-subsidie (subsidie = 0)
Als de aanvrager moet aanbesteden en deze doet dat, dan heeft de aanvrager de mogelijkheid om op basis van facturen af te rekenen of om basis van werkelijke kosten af te rekenen. Uiteraard moet wel gecontroleerd worden dat de prestaties geleverd zijn. 2. Indien de Richtlijn Diensten niet geheel (bijv. IB-diensten) van toepassing is, Indien de Richtlijn Diensten in het geheel niet van toepassing is, of Indien een aanvrager vrijwillig de Richtlijn Diensten volgt, dan is de situatie als volgt: Als de aanvrager aanbesteedt, maar deze doet dat niet of niet goed, dan heeft de aanvrager altijd nog de mogelijkheid om op basis van werkelijke kosten af te rekenen. Als de aanvrager aanbesteedt en deze doet dat goed, dan heeft de aanvrager de mogelijkheid om op basis van facturen af te rekenen of om basis van werkelijke kosten af te rekenen. Uiteraard moet wel gecontroleerd worden dat de prestaties geleverd zijn. 3. Als de aanvrager niet hoeft aan te besteden en deze doet dat ook niet, dan kan de aanvrager alleen op basis van werkelijke kosten afrekenen.