Inhoud 1 Algemeen 3 1.1 Inleiding tot Call Pilot 3 1.2 Globale werkwijze 4 1.3 Over deze handleiding 4 2 Toegang tot het systeem 5 2.1 Toegang krijgen vanaf uw eigen toestel 5 2.2 Toegang krijgen vanaf een andere locatie 5 3 Postbus instellingen 6 3.1 Toegangscode wijzigen 6 3.2 Externe, interne en tijdelijke begroetingen opnemen 7 3.3 Persoonlijke identificatie 8 3.4 Terugvalnummer 8 3.5 Berichtgeving op afstand 10 3.5.1 Een bericht op afstand beantwoorden 11 3.5.2 Berichtgeving op afstand uitschakelen 11 3.5.3 Instellingen van berichtgeving op afstand wijzigen 12 3.6 Faxen 15 3.6.1 Printen ontvangen faxen 15 3.6.2 Meezenden van een fax 15 3.6.3 Opties voor faxen 15 4 Gebruik van het systeem 16 4.1 Helpfunctie 16 4.2 Berichten beluisteren 16 4.2.1 Uw berichten afspelen 16 4.3 Uw postbus legen 17 4.4 Berichten beantwoorden 18 4.4.1 Bel afzender 18 4.4.2 Stuur een bericht terug 18 4.4.3 Stuur een bericht aan de afzender en aan alle overige geadresseerden 19 4.4.4 Bericht doorsturen 19 4.5 Berichten versturen 20 4.5.1 Een rechtstreeks bericht verzenden 20 4.5.2 Berichten samenstellen 20 4.5.3 Een adres opgave a nnuleren 21 4.5.4 Verzendlijsten 22 4.5.5 Adresseren op naam 24 4.6 Etiketten toevoegen aan berichten 25 4.6.1 Etiket toevoegen aan een bericht 26 4.7 Doorkiezen 28 4.7.1 Doorkiezen 28 4.7.2 Doorkiezen met behulp van een naam 28 5 Uw Call Pilot nummers 29 6 Samenvatting key s 30
1 Algemeen 1.1 Inleiding tot Call Pilot Gebruik van deze handleiding In deze handleiding wordt aangegeven hoe u Call Pilot gebruikt. Zorg dat u ervaring krijgt met veelgebruikte procedures zoals toegang krijgen, berichten afspelen en begroetingen opnemen. Daarna kunt u de handige voorzieningen van Call Pilot gaan onderzoeken. In deze handleiding bevat elke sectie een korte uitleg, gevolgd door een stapsgewijs overzicht van de dingen die u moet doen. De resultaten van de stappen worden rechts in cursieve tekst weergegeven, waarbij de reacties van het systeem tussen aanhalingstekens staan. Postbus Uw elektronische postbus ontvangt uw gesprekken en/of faxen en slaat uw berichten op. Ook slaat de postbus uw toegangscode en uw opgenomen begroetingen op. Als u toegang krijgt tot Call Pilot, opent u de postbus zodat u de functies kunt gebruiken die in deze handleiding worden beschreven. Uw systeembeheerder wijst u een postbusnummer toe. Toegangscode De toegangscode, die u persoonlijk wordt toegewezen, beveiligt uw postbus en de inhoud daarvan. Al uw interacties met Call Pilot zijn privé en vertrouwelijk, en niemand anders heeft toegang tot uw postbus. Als u uw toegangscode invoert, worden de nummers niet weergegeven op het telefoonscherm. Prompts Call Pilot helpt u bij elke stap met hoorbare prompts. Deze prompts geven aan wat u nu moet doen of welke opties beschikbaar zijn. U hoeft dus niet elke stap te onthouden. U kunt een prompt onderbreken door op de toets voor de volgende stap te drukken. Toegangsnummers U activeert een Call Pilot-functie door het toegangsnummer ervan te kiezen. Deze nummers worden geleverd door uw systeembeheerder en het is aan te raden ze bij uw telefoon te bewaren. Functies Als het u niet lukt een van de functies te gebruiken die in deze handleiding worden beschreven, neemt u contact op met uw systeembeheerder. Het is mogelijk dat uw organisatie deze functie niet heeft aangeschaft en het is ook mogelijk dat deze functie wel beschikbaar is, maar niet is geactiveerd bij uw postbus.
Aanduiding dat er een bericht wacht Call Pilot geeft een melding als u een nieuw bericht ontvangt. De bericht wachtindicator op de telefoon licht op of flikkert, of u hoort een speciale kiestoon als u de hoorn opneemt. 1.2 Globale werkwijze Call Pilot is een elektronisch systeem waarmee u gemakkelijk en betrouwbaar kunt communiceren met mensen binnen en buiten uw organisatie. Als u aan de telefoon bent of niet aanwezig, beantwoordt Call Pilot de binnenkomende telefoongesprekken of fax oproepen. Ook kunt u: berichten samenstellen, bewerken en verzenden berichten doorsturen en beantwoorden uw eigen lijsten maken voor het verzenden van berichten kiezen op naam in plaats van op postbusnummer een datum en tijd instellen voor het verzenden van berichten schema s opzetten voor Berichtgeving op Afstand Dankzij Call Pilot weet u zeker dat al uw binnenkomende en uitgaande berichten op een prettige en efficiënte manier worden afgehandeld. 1.3 Over deze handleiding In deze handleiding wordt de volgende notatiewijze toegepast: - toetsen die u moet indrukken voor het kiezen van Call Pilot mailfaciliteiten worden weergegeven als 1 2 3 * # enzovoort. - Opdrachten worden voorafgegaan door volgnummers. - Gesproken teksten door Call Pilot Mail zien er als volgt uit
2 Toegang tot het systeem U krijgt toegang tot uw postbus in het Call Pilot-systeem om uw berichten af te spelen en alle andere Call Pilot-functies te gebruiken. U kunt toegang krijgen vanaf elke toetstelefoon. 2.1 Toegang krijgen vanaf uw eigen toestel 1. Kies het toegangsnummer van Call Pilot. (Indien u een Message key heeft kunt u ook deze indrukken.) Nortel Call Pilot. Postbusnummer? 2. Kies uw postbusnummer en sluit af met een #, als uw toestelnummer gelijk is aan uw mailboxnummer kunt u ook alleen een * toetsen. Toegangscode? 3. Kies uw toegangscode op en sluit af met een #. Als uw toegangscode correct is, hebt u ingelogd in het systeem. U hoort eventueel een melding over nieuwe berichten bijvoorbeeld: U heeft twee nieuwe voice-berichten. 2.2 Toegang krijgen vanaf een andere telefoon Als u niet bij uw eigen telefoon bent, kunt u uw postbus vanaf elke andere telefoon benaderen. 2.3 Toegang krijgen vanaf een andere locatie. Als het toegangsnummer van Call Pilot Mail van buitenaf aankiesbaar is, belt u dit nummer. U komt dan in Call Pilot Mail en volg dan de bovenstaande stappen 2 en 3. Is het toegangsnummer van Call Pilot Mail niet rechtstreeks aankiesbaar, dient u ervoor te zorgen dat uw toestel is doorgeschakeld naar Call Pilot Mail. 1. Bel uw eigen toestel. 2. U hoort uw eigen begroeting. Toets 81 in. 3. Volg de stappen om toegang te krijgen vanaf uw eigen toestel. Automatische toegang is een optie die op bepaalde postbussen beschikbaar kan zijn. Raadpleeg uw systeembeheerder. Nadat u uw berichten heeft afgeluisterd, kunt u Call Pilot Mail verlaten door 83 te kiezen.
3 Postbusinstellingen 3.1 Toegangscode wijzigen Om veiligheidsredenen bent u verplicht de toegangscode, die u in het begin is toegewezen, te veranderen. U kunt de toegangscode altijd wijzigen. U kunt de meest recente toegangscodes niet direct opnieuw gebruiken. Uw toegangscode veranderen 1. Maak verbinding met uw postbus. 2. Kies 84 Toegangscode wijzigen. Wilt u de wijziging goedkeuren. Voer dan uw oude code in en druk op toets # 2. Kies uw nieuwe toegangscode (minimaal 4, maximaal 16 cijfers) en sluit af met een #. Voer uw nieuwe toegangscode in en druk op toets # 3. Kies nogmaals uw nieuwe toegangscode en sluit af met een #. Geef u nieuwe toegangscode opnieuw op druk daarna op toets # 3. De toegangscode is veranderd. Uw toegangscode is veranderd. Als uw toegangscode is verlopen, volgt u deze stappen voor het wijzigen van de toegangscode. Let op! Na de acties 2 en 3 kunt u foutmeldingen krijgen als u te weinig cijfers kiest, niet de correcte code kiest of een eerder gebruikte toegangscode kiest. Herhaal in zo n geval de hele procedure. Men mag geen op een volgende nummerreeks gebruiken, of een code die al eerder gebruikt is.
3.2 Externe, interne en tijdelijke begroetingen opnemen Als u uw toestel hebt doorgeschakeld naar uw postbus, dan worden oproepen direct naar uw postbus geleid. Oproepers horen dan de een gesproken begroeting. U kunt voor interne en externe oproepen aparte begroetingen inspreken. Spreekt u geen interne begroeting in, dan wordt automatisch de externe begroeting afgespeeld. Spreekt u geen externe begroeting in, dan wordt de in het systeem vastgelegde standaardbegroeting afgespeeld. U kunt ook een tijdelijke begroeting inspreken, voor bijvoorbeeld een vakantieperiode. Als beide teksten zijn ingesproken dan horen bellers van buiten uw organisatie uw externe begroeting en bellers binnen uw organisatie uw interne begroeting. Alle bellers horen uw begroeting bij tijdelijke afwezigheid, als u er een opneemt. Uw begroeting opnemen 1. Maak verbinding met uw postbus. 2. Kies 82. Voor uw externe begroeting, druk op toets 1; voor uw interne begroeting, druk op toets 2; voor uw tijdelijke begroeting, druk op toets 3. 3. Kies 1, 2 of 3. Externe/interne/tijdelijke begroeting. Wilt u de begroeting afspelen, druk op toets 2; wilt u de begroeting opnieuw opnemen, druk op toets 5; wilt u beëindigen, druk op toets 4. 4. Kies 5 en wacht op de toon. (U kunt nu ook een bestaande begroeting wissen door 76 te kiezen. U hoort dan: de externe/interne/tijdelijke begroeting is gewist.). 5. Spreek de begroeting in en sluit af met een #. Het opnemen is gestopt. 6. Beluister de ingesproken begroeting door 2 te kiezen. Bent u niet tevreden over de opgenomen begroeting, kies 76 en herhaal de stappen. 7. Beëindig door 4 te kiezen, u blijft in het systeem en u kunt een volgende actie kiezen, of door te verbreken.
Het opnemen van de tijdelijke begroeting gaat op dezelfde manier als de externe en interne begroeting, alleen de vervaldatum moet dan nog toegevoegd worden. Na het opnemen van de begroeting kiest u de 9. 1. Geef de maand op en druk op toets # 2. Geef de dag op en druk op toets # 1. Geef dan de vervaltijd op en druk op toets # Voor de huidige maand of dag drukt u alleen op #. Als u geen vervaldatum instelt of als u voor alle drie instellingen op toets # drukt, blijft uw tijdelijke begroeting geldig totdat u deze wist. 4. Wilt u beëindigen, druk dan op toets 4. 3.3 Persoonlijke identificatie Wanneer u geen interne/externe begroeting ingesproken heeft, wordt de standaard begroeting gespeeld: De persoon bij toestel xxx is niet aanwezig om uw gesprek te beantwoorden. Na de pieptoon kunt u een bericht inspreken. Wilt u hulp, druk op toets 0. Als service aan oproepers kunt u uw naam laten horen in plaats van uw toestelnummer. Als u deze persoonlijke identificatie heeft vastgelegd, dan wordt de standaard begroeting toestel xxx automatisch vervangen door uw naam. De persoonlijke identificatie wordt ook gebruikt bij rechtstreekse Berichtgeving. Een persoonlijke identificatie opnemen 2. Maak verbinding met uw postbus. 3. Kies 89 De persoonlijke identificatie is (naam) Als er nog geen persoonlijke identificatie is vastgelegd: Er is geen naam voor persoonlijke identificatie voor postbus (nummer) 3. Kies 5 en wacht op de toon. Het opnemen begint. Wilt u uw naam afspelen, druk op toets 2. De opgenomen naam wordt afgespeeld 4. Spreek uw naam in en sluit af met een #
De persoonlijke identificatie is (naam) 4. Beëindig door 4 te kiezen, u blijft in het systeem en u kunt een volgende actie kiezen, of door te verbreken. Tip U kunt de persoonlijke identificatie uitbreiden met bijvoorbeeld een afdelingsnaam of kamernummer. 3.4 Terugvalnummer U kunt uw postbus zo instellen dat bellers worden verbonden met een ander nummer. U kunt de bellers zo de mogelijkheid geven een bericht achter te laten of met een van uw collegae of de telefoniste spreken. In het systeem is vastgelegd welk telefoonnummer in dat geval wordt gekozen. U kunt een ander nummer kiezen, als terugvalnummer. Het instellen van het terugvalnummer 1. Maak verbinding met uw postbus. 2. Kies 8 0 1 Terugvalnummer. Uw huidige terugvalnummer is (nummer). Geef het nieuwe terugvalnummer op, druk daarna op toets hekje. 3. Kies het nieuwe terugvalnummer en sluit af met een #. Het terugvalnummer is gewijzigd in (nummer) Als het terugvalnummer is ingesteld kan men de begroeting aanpassen. In de begroeting kunt u bellers zeggen dat ze voor de piep op toets nul moeten drukken, als ze met iemand anders willen spreken in uw afwezigheid.
3.5 Berichtgeving op afstand De optie Berichtgeving op Afstand deelt u mee dat er berichten zijn binnengekomen. U wordt gebeld op het telefoonnummer of nummer van de pieper dat u opgeeft. Hoe Berichtgeving op Afstand werkt Berichtgeving op afstand Als er een nieuw bericht in uw postbus wordt achtergelaten, informeert Berichtgeving op Afstand u hierover. U kunt dan toegang krijgen tot de postbus om de berichten af te spelen. Als het gesprek niet wordt beantwoord of als u geen toegang krijgt, doorloopt Berichtgeving op Afstand uw lijst met nummers totdat het gesprek wordt beantwoord of totdat het maximale aantal pogingen is bereikt. Als de lijn bezet is, blijft Berichtgeving op Afstand proberen dat nummer te bereiken totdat het maximale aantal pogingen bereikt is. U kunt Berichtgeving op Afstand tijdelijk uitschakelen op een bepaald nummer indien gewenst. Soorten berichten voor Berichtgeving op Afstand U kunt aangeven dat u van alle nieuwe berichten op de hoogte wilt worden gebracht, of alleen van urgente berichten. Soorten schema s U kunt maximaal drie schema s voor Berichtgeving op Afstand definiëren: schema s voor werkdagen, vrije dagen en tijdelijke schema s. Met tijdelijke schema s kunt u normale schema s overschrijven. U kunt de duur van een tijdelijk schema specificeren, of u kunt het schema automatisch laten eindigen na een dag. Telefoonnummers en piepers U kunt het telefoonnummer of piepernummer opgeven waar u wilt worden gewaarschuwd, met inbegrip van extra nummers of netnummers. U kunt per periode maximaal 3 telefoonnummers in een schema definiëren. Als u een digitale of numerieke pieper gebruikt, kunt u ook een terugbelnummer definiëren dat op de pieper wordt weergegeven. Als u een pieperservice gebruikt, moet u het Pinnummer van uw pieper opgeven. Nummers voor Berichtgeving op Afstand wissen U kunt een nummer voor Berichtgeving op Afstand wissen door het nummer te selecteren en dan op de toets 0 # te drukken. Als u het enige telefoonnummer in een tijdsperiode wist, wordt de gehele periode gewist.
Tijdsperioden voor Berichtgeving op afstand U kunt maximaal drie tijdsperioden per schema definiëren. Tijdsperioden kunnen binnen een schema niet overlappen en moeten op dezelfde dag beginnen en eindigen. Als u een nieuwe tijdsperiode toevoegt, worden het begin en einde van de periode automatisch gemaakt; de eerder gedefinieerde telefoonnummers worden automatisch gekopieerd naar de nieuwe tijdsperiode. U kunt de telefoonnummers dan veranderen. Bij Berichtgeving op afstand wordt het telefoonnummer gebeld dat u hebt opgegeven, en wordt u meegedeeld dat er een bericht voor u is ontvangen. 3.5.1 Een Bericht op Afstand beantwoorden 1. Beantwoord het bericht op afstand. Hallo. Nortel Call Pilot heeft een bericht ontvangen voor (persoonlijke identificatie of postbusnummer). 2. Kies een 1 om verbinding te krijgen met Call Pilot, geef daarna het postbusnummer op en de toegangscode. Daarna kunt u de berichten uitluisteren. 3.5.2. Berichtgeving op Afstand uitschakelen 1. Druk op toets 3 om Berichtgeving op Afstand uit te schakelen totdat u weer toegang krijgt. Berichtgeving op Afstand is nu verder buiten Werking. Tot de volgende keer. Als u weer toegang krijgt, wordt het schema automatisch geactiveerd.
3.5.3 Instellingen van berichtgeving op afstand wijzigen 1. Maak verbinding met uw postbus. 2. Kies 8 0 2 Berichtgeving op afstand is aan wilt u het uitzetten druk op toets 2. Wilt u de berichtgevingschema afspelen of wijzigen, druk op toets 5 Wilt u terug naar uw berichten druk op toets 4 3. Kies 5 Berichtgeving afspelen,berichtgevingnummer Berichtgeving op afstand wordt verzonden naar telefoon/pager nummer (nummer) Wilt u het nummer wijzigen, druk op toets 5 Wilt u doorgaan met de volgende stap druk op toets 3 3. Kies 5 en voer het nummer van berichtgeving op afstand in, druk daarna een #. Berichtgevingnummer wijzigen, voer het nummer van de telefoon of pager in waarop u de berichten wilt ontvangen, druk daarna op toets #. 4. Voer het nummer in. Als dit een telefoonnummer is druk op toets 1, als dit een pagernummer is druk op toets 2. 5. Kies een 1 voor een telefoonnummer en een 2 voor een pagernummer. Berichtgeving op afstand wordt verzonden naar telefoon/pager nummer (nummer) Wilt u het nummer wijzigen, druk op toets 5 Wilt u doorgaan met de volgende stap druk op toets 3 6. Om het nummer nogmaals te wijzigen druk 5 en herhaal de vorige stappen, om door te gaan toets 3 Berichtsoort Bij alle nieuwe berichten vind er berichtgeving plaats. Wilt u het berichtsoort wijzigen, druk op toets 5. Wilt u doorgaan met de volgende stap druk op toets 3.
7. Om het bericht soort te wijzigen toets op toets 5 Berichtsoort wijzigen. Voor alle berichten druk op toets 1 voor uitsluitend urgente berichten druk op toets 2 8. Maak een keuze of u voor alle berichten of alleen voor urgente berichtgeving op afstand wilt gebruiken. Druk 1 voor alle en 2 voor urgente berichten. Berichtgevingsdagen. Berichtgeving vindt plaats op (maandag tot en met vrijdag). Wilt u andere dagen kiezen, druk op toets 5 9. Om de dagen voor de berichtgeving te veranderen druk een 5. Berichtgevingsdagen wijzigen. Kies alle dagen waarop u berichtgeving wenst te ontvangen, door op het nummer te drukken dat overeen komt met de dag van de week. Voor maandag druk op toets 1, voor zondag druk op toets 7. Wanneer u klaar bent, druk op toets #. Wilt u beëindigen zonder de vorige dagen te wijzigen, druk op toets #. Wilt u doorgaan met de volgende stap druk op toets 3 10. Kies de dagen waarop u berichtgeving wilt ontvangen kies een 1 voor maandag en een 7 voor zondag, sluit af met een #. Berichtgevingstijden. Berichtgeving vindt plaats tussen (..) en (..) uur op de gekozen dagen. Wilt u de tijdsperiode wijzigen, druk op toets 5. Wilt u doorgaan met de volgende stap druk op toets 3 11. Om de tijden van berichtgeving te wijzigen druk op toets 5. Aanvangstijd. Geef de begintijd van deze periode op, druk daarna op toets #. Voor voormiddag druk op toets 1, voor namiddag druk op toets 2
Einde periode Geef de eindtijd van deze periode op, druk daarna op toets # 12. Geef de begintijd op (bijv 1030), druk daarna op toets #, geef vervolgens in deze tijd in de voormiddag (druk 1) of namiddag valt (druk 2). Geef daarna de eind tijd op (bijv 1530) en sluit af met een #. Voor de default instelling druk alleen op toets #. Als u een bepaalde tijd niet in kunt vullen komt dat doordat deze tijd niet binnen een vastgesteld schema valt, zoals ingesteld door uw systeem beheerder. Overige berichtgevingstijden. Berichtgeving vindt ook plaats tussen (..) en (..) uur de volgende dag te beginnen op de gekozen dagen. Wilt u de tijdsperiode wijzigen, druk op toets 5. Wilt u deze wissen, druk op toets 76. Wilt u het instellen van de berichtgeving voltooien en activeren druk op toets 6. 13. Om het schema van berichtgeving voor de overige berichtgevingstijden te wijzigen toets een 5, om berichtgeving op afstand te voltooien toets 6.
3.6 Faxen In een mailbox met fax faciliteiten kunnen faxen worden ontvangen op een specifiek faxnummer of ze kunnen verzonden worden naar Call Pilot gebruikers of faxapparaten. Door in te loggen in de mailbox kunnen faxen worden doorgestuurd of geprint. 3.6.1 Printen van ontvangen faxen 1. Maak verbinding met uw postbus. 2. Kies 77 om uw faxen te printen. 3. Druk een 1 om de fax te printen. Druk een 2 de faxen te printen die nog niet eerder geprint zijn. Druk een 3 om alle faxen te printen. 3.6.2 Meezenden van een fax 1. Na het inspreken van een bericht kies 7 0 2. Kies een 7 voor het toevoegen van een fax 3.6.3 Opties voor faxen 1. Maak verbinding met uw postbus 2. Kies 8 0 3 voor fax opties. 3. Kies 1 voor automatisch printen, 1=aan 2=uit Kies 2 voor het wijzigen van de default printer Toets het nummer in, sluit af met een #. Toets 0 # voor verwijderen default printer. Kies 7 voor het printen van een SEPERATOR pagina, 1=wel 2=niet
4 Gebruik van het systeem U kunt berichten beluisteren, beantwoorden en/of doorsturen, berichten inspreken en verzenden. Bij elke actie kunt u gebruik maken van de helpfuncties. 4.1 Helpfunctie U kunt altijd hulp krijgen bij het gebruik van Call Pilot. De Help-informatie is contextgevoelig. Dat wil zeggen dat als u op de helptoets drukt, u een overzicht krijgt van de opdrachten die beschikbaar zijn voor die functie. Voor hulp bij het gebruik van Call Pilot drukt u op toets * Algemene help 7* Help bij berichtcommando s 8* Help bij postbuscommando s 4.2 Berichten beluisteren Mogelijk heeft uw telefoon een indicatorlampje dat aangeeft dat er nieuwe berichten in uw postbus staan, of hoort u een speciale kiestoon als u de hoorn opneemt. Eerst worden de nieuwe berichten afgespeeld, en dan de eerder afgespeelde berichten. 4.2.1 Uw berichten afspelen 1. Maak verbinding met uw postbus. Het postbusoverzicht geeft aan hoeveel nieuwe berichten u hebt en of er urgente berichten bij zijn. 2. De eerste berichtspecificatie wordt automatisch afgespeeld, zoniet druk dan een 2. (Als u de functie automatisch afspelen hebt, worden uw berichten automatisch afgespeeld) U hoort de berichtspecificatie met de naam van de afzender en de datum en tijd van het bericht. Als u haast hebt, kunt u de berichtspecificatie overslaan en de berichten meteen afspelen door op toets 2 te drukken. 2. Wilt u naar het vorige bericht, druk op toets 4 Wilt u naar het volgende bericht, druk op toets 6 3. Wilt u 5 seconden teruggaan, druk op toets 1 Wilt u 5 seconden verdergaan, druk op toets 3
4. Wilt u pauzeren, druk op toets # wilt u doorgaan, druk op toets 2 5. Wilt u naar een specifiek bericht gaan, druk op toets 86, (nummer van het bericht) en op toets #. Het opgegeven bericht wordt afgespeeld. 6. Wilt u een bericht wissen, druk op toets 76 terwijl het bericht of de berichtspecificatie wordt afgespeeld. Het Bericht is gewist. U kunt (in de huidige sessie) een gewist bericht herstellen door nogmaals op toets 76 te drukken. Het Bericht is hersteld. 7. Wilt u de berichtspecificatie afspelen, druk op toets 72. Gedetailleerde informatie over het bericht, zoals datum en tijdstip van ontvangst en informatie over afzender. 4.3 Uw postbus legen 1. Druk op toets 76 om elk bericht te wissen direct nadat het bericht of de berichtspecificatie ervan wordt afgespeeld. Gewiste berichten worden verwijderd als u op toets 81 drukt of ophangt. 2. Druk op toets 81 om de postbus te legen als u nogmaals toegang wilt krijgen zonder op te hangen. Mogelijk worden die berichten die u hebt afgespeeld, automatisch gewist volgens een schema dat is ingesteld op uw Call Pilotsysteem. Vraag de systeembeheerder informatie over het maken van back-ups en het herstellen van berichten.
4.4 Berichten beantwoorden U kunt een antwoord voor een afzender van een bericht opnemen en het antwoord naar alle andere ontvangers van het bericht sturen als deze bekend zijn bij Call Pilot. 4.4.1 Bel afzender Nadat u naar een bericht hebt geluisterd, kunt u automatisch de afzender van het bericht bellen als deze bekend is bij Call Pilot. Deze functie is alleen mogelijk wanneer het toestel over de functie Conference beschikt. 1. Nadat u naar het bericht hebt geluisterd, drukt u op toets 9 om de afzender te bellen. Bel < toestelnummer of naam afzender. 2. Spreek met de afzender of laat een bericht achter. 3. Als u gereed bent, hangt u op. U hebt nog steeds verbinding met Call Pilot. Druk op de lijntoets om terug te keren naar Call Pilot. Kies 83 om de verbinding te verbreken. 4.4.2 Stuur een bericht terug 1. Nadat u naar het bericht hebt geluisterd, drukt u op toets 71 om de afzender te beantwoorden. Beantwoorden naar (postbusnummer of naam afzender). Call Pilot adresseert uw antwoord automatisch naar de afzender. 2. Als u gereed bent, drukt u op toets 5 om uw antwoord op te nemen stop met een #. 3. Als u er een etiket aan wilt toevoegen, raadpleegt u Etiketten toevoegen aan berichten (Hst. 4.6). 4. Wilt u het bericht verzenden, druk op toets 79. Het Bericht is verzonden.
4.4.3 Stuur een bericht aan de afzender en aan alle overige geadresseerden 1. Druk op toets 74 om alle ontvangers te beantwoorden. Call Pilot adresseert uw antwoord automatisch naar alle ontvangers. Alles beantwoorden naar (postbusnummers of namen uit de lijst). Wilt u opnemen, druk op toets 5. Wilt u stoppen met opnemen, druk op toets #. 2. Kies een 5 en spreek een bericht in. 3. Om het bericht te verzenden kies 76 4.4.4 Berichten doorsturen U kunt een bericht doorsturen naar een andere postbus, een verzendlijst of iemand zonder Call Pilot als deze optie beschikbaar is. U kunt ook een inleiding bij het oorspronkelijke bericht opnemen. Een bericht doorsturen 1. Nadat u het bericht hebt gehoord, drukt u op toets 73 om het door te sturen. Door te sturen bericht (nummer). Voer een lijst met adressen in. Waarbij u na elk adres op toets # drukt. Beëindig de lijst door 2 maal op toets # te drukken 2. Geef het postbusnummer, het telefoonnummer of de verzendlijst op waarnaar u het bericht wilt doorsturen en druk op toets #. Herhaal deze stap voor andere postbusnummers, telefoonnummers of verzendlijsten. Als u klaar bent, drukt u nogmaals op toets #. 3. Als u een inleiding wilt opnemen, drukt u op toets 5, wacht op de toon en spreek. Als u gereed bent, drukt u op toets #. Wilt u opnemen druk op toets #. Het opnemen is gestopt. 4. Wilt u het bericht doorsturen, druk dan op toets 79. Het Bericht is verzonden.
4.5 Berichten versturen Rechtstreekse berichtgeving is een snelle manier om een bericht achter te laten in een andere postbus zonder dat u toegang hoeft te krijgen tot uw eigen postbus om het bericht samen te stellen en te verzenden. 4.5.1 Een rechtstreeks bericht verzenden 1. Kies het toegangsnummer voor rechtstreekse berichtgeving. Rechtstreekse berichtgeving naar postbusnummer? 2. Geef het postbusnummer op van de persoon voor wie u het bericht achterlaat en druk op toets #. (Persoonlijke identificatie). Na de toon kunt u een bericht achterlaten. Als u een naam wilt gebruiken in plaats van een postbusnummer, kijkt u bij Adresseren op naam (Hst.4.5.2). 3. Wacht op de toon en neem uw bericht op. 4. Hang op. 4.5.2 Berichten samenstellen U kunt een bericht samenstellen voor een of meer mensen of verzendlijsten, het bericht daarna zonodig veranderen en het vervolgens verzenden als u gereed bent. U adresseert het bericht voordat u het opneemt. Een bericht adresseren en verzenden 1. Maak verbinding met uw postbus, kies 75. Samenstellen. Voer een lijst met adressen in. 2. Geef het eerste adres op (postbusnummer, naam, nummer, verzendlijst), en druk op toets # druk bij het laatste nummer nogmaals een #. Wilt u opnemen druk op toets 5, wilt u stoppen met opnemen, druk op toets #. 3. Druk op toets 5 om op te nemen. Wacht op de toon, en neem uw bericht op. Als u gereed bent, drukt u op toets #.
Wilt u het bericht afspelen druk op toets 2 wilt u het bericht verzenden druk op toets 79. 4. Als u het bericht eerst wilt afspelen druk op toets 2 wilt u het daarna verzenden, drukt u op toets 79. 4.5.3 Een adresopgave annuleren 1. Wilt u het laatste postbusnummer of verzendlijstnummer dat u hebt opgegeven annuleren, druk op toets 0 #. Herhaal deze stap voor elk nummer dat u wilt annuleren, waarbij de opgaven een voor een worden gewist. Nadat u voor de laatste keer op de toets / hebt gedrukt, kunt u geen nummers meer annuleren. Adres (nummer) geannuleerd. Versturen naar andere lokaties. Als deze optie beschikbaar is op uw systeem, kunt u berichten naar andere locaties adresseren, naar andere Call Pilot-systemen (open netwerken) en naar ontvangers zonder Call Pilot. Vraag uw systeembeheerder om de (toegangs) nummers die u hiervoor eerst moet opgeven. Een bericht naar een gebruiker op een andere netwerksite adresseren 1. Als u het bericht naar een postbus op een andere site wilt adresseren, geeft u eerst het desbetreffende nummer (netwerk-prefix) op, gevolgd door het postbusnummer. Druk dan op toets #. Samenstellen. Geef een lijst op met postbus nummers. Herhaal deze stap voor elke volgende postbus. (Site), (postbusnummer). Een bericht naar een open netwerk gebruiker adresseren 1. Als u het bericht wilt adresseren naar een open netwerk postbus, geeft u het nummer voor het open netwerk op, gevolgd door het toegangsnummer voor het systeem. Druk dan op toets #. Geef het postbusnummer op voor deze open netwerk gebruiker. Druk daarna op toets hekje. Geef het toegangsnummer voor het systeem op in de normale notatie voor een lokaal of interlokaal nummer.
2. Geef het postbusnummer op en druk op toets #. Open netwerkgebruiker (postbusnummer) op (toegangsnummer voor het systeem). Herhaal deze stappen voor elke gewenste postbus. Een bericht adresseren aan iemand die geen postbus heeft 1. Mogelijk kunt u met uw systeem berichten verzenden aan mensen die geen postbus hebben. In dat geval geeft u eerst het toegangsnummer voor het verzenden van berichten aan niet-leden op, gevolgd door het telefoonnummer van deze persoon. Druk dan op toets #. Telefoonnummer: (nummer). Als u een bericht verzendt aan iemand zonder Call Pilot, belt het systeem het telefoonnummer van deze gebruiker en meldt dat er een bericht voor hem is. Mogelijk moet deze gebruiker op een toets drukken om uw bericht te horen; het is ook mogelijk dat het bericht automatisch wordt afgespeeld. De ontvanger reageert door op de toets 5 te drukken om op te nemen, op de toets / om het opnemen te stoppen en op de toets 2 om af te spelen. Hallo. U heeft een bericht ontvangen van (persoonlijke identficatie of postbusnummer). Het bericht wordt afgespeeld. Na de pieptoon kunt u een antwoordbericht opnemen. Als u klaar bent, hangt u op. De pieptoon wordt weergegeven. 4.5.4 Verzendlijsten Met een verzendlijst kunt u tijd besparen als u een bericht verzendt naar een groep adressen. In persoonlijke verzendlijsten kunt u nummers toevoegen, wissen en zoeken. Systeemverzendlijsten worden door uw systeembeheerder geleverd. Een persoonlijke verzendlijst maken U kunt maximaal negen persoonlijke verzendlijsten maken, elk met maximaal 99 deelnemers. 1. Terwijl u toegang hebt tot Call Pilot, drukt u op toets 85. Verzendlijst, geef het nummer op van de verzendlijst druk daarna op toets #
2. Geef een getal tussen 1 en 9 op om de lijst te identificeren en druk op toets #. of Verzendlijst (nummer). (Aantal) adressen. Verzendlijst (nummer). Is leeg. 3. Druk op toets 5 om de lijst te maken. Wilt u de verzendlijst samenstellen druk op toets 5 wilt u beëindigen druk op toets 4 4. Voer nu alle adressen in druk na elk nummer op toets #, na de laatste drukt u 2 maal op toets #. Stel de verzendlijst samen, voer een lijst met adressen in, waarbij u na elk adres op toets hekje drukt beëindig door twee maal op toets hekje te drukken. Einde van de lijst wilt u de verzendlijst. Een persoonlijke verzendlijst afspelen, veranderen of wissen 1. Druk op toets 85. Verzendlijst. Geef het nummer op van de verzendlijst druk daarna op toets #. 2. Geef het nummer van de verzend lijst op. Geef het nummer van de verzendlijst op en druk op toets #. 3. Wat wilt u doen met de lijst, 2=afspelen, 76=wissen van de lijst 5=meer opnemen, 6=adres zoeken, 4=terug naar berichten Bevestigen van Verzendlijst (nummer), (aantal) adres(sen) Wilt u de verzendlijst afspelen druk op toets 2, wilt u de lijst wissen druk op toets 76, wilt u meer opnemen druk op toets 5, wilt u een adres zoeken druk op toets 6, wilt u terug naar uw berichten druk op toets 4.
4. Optie 2 Begin van de lijst, postbus nummer (nummer), einde van de lijst. Optie 76 De verzendlijst is gewist, wilt u de lijst herstellen druk op toets 76 Optie 5 Voeg aan verzendlijst toe, geef het postbus nummer op van de volgende persoon aan de lijst druk daarna op toets #, als er niemand anders meer is druk op toets # Optie 6 Adres zoeken voer het gewenste adres in druk daarna op toets # Wilt u verder gaan toets op # Voer een postbusnummer is Er is geen postbusnummer op (nummer) Of Postnummer (nummer) gevonden 4.5.5 Adresseren op naam U kunt adresseren op naam gebruiken om een bericht te adresseren, om een verzendlijst te maken of voor rechtstreekse berichtgeving. U doet dit door de naam op het kiesklavier te spellen. Adresseren op naam 1. Als Call Pilot u een postbusnummer vraagt, geeft u het nummer voor adresseren op naam op. (Als u dit nummer niet weet, druk u op *). 2. Spel de achternaam en dan de voornaam. Voor een Q drukt u op toets 7 en voor een Z op toets 9. Als u bijvoorbeeld Bob Quinn wilt bellen, kiest u 78466262. U kunt ophouden met kiezen als het systeem aangeeft dat het de naam heeft gevonden en de verbinding tot stand brengt. Gevonden naam: (postbusnummer).
Als u de gehele naam niet weet geeft u de eerste letters op, waarna u op toets # drukt. Als u een naam gedeeltelijk hebt opgegeven, kunt u de naam selecteren uit de lijst die het systeem heeft gevonden. 4.6 Etiketten toevoegen aan berichten Als u een bericht maakt, kunt u er een etiket aan toevoegen om aan te geven dat het bericht op een speciale manier moet worden behandeld. Er zijn zes opties voor het toevoegen van etiketten. Opties voor het toevoegen van etiketten aan berichten Urgent Urgente berichten worden meegedeeld als de ontvanger toegang krijgt. Urgente berichten naar andere netwerksites worden per batch verzonden op een tijd die wordt gedefinieerd door de systeembeheerder. Urgente berichten worden verzonden voor standaardberichten. Standaard Standaardberichten die zijn geadresseerd aan gebruikers op andere netwerksites worden per batch verzonden op een tijd die wordt gedefinieerd door de systeembeheerder. Vertrouwelijk De ontvanger van vertrouwelijke berichten kan deze niet doorsturen. Vertrouwelijke berichten kunnen niet worden verzonden naar open netwerksites. Ontvangst bevestigen Bij deze berichten krijgt u een ontvangstbevestiging als de ontvanger het bericht afspeelt. Als de ontvanger een open netwerkgebruiker is, geeft de ontvangstbevestiging alleen aan dat het bericht is afgeleverd in de postbus van de gebruiker. Bezorging op datum en tijd U kunt een bericht laten bezorgen op een specifieke datum en tijd. Voorbeelden van bezorging op datum en tijd De volgende voorbeelden gelden voor systemen met een 12-uurs indeling (AM en PM). Voor bezorging op 15 november om 8:05 AM: Maand 11# Dag 15# Uren, minuten 805# A.M. 1 De volgende voorbeelden gelden voor systemen met een 24-uurs indeling. Voor bezorging op 15 november om 08:05 uur: Maand 11# Dag 15# Uren, minuten 805#
U voegt een etiket toe aan een bericht voordat u het verzendt. U kunt een of meer etiketten per bericht toevoegen en u kunt etiketten veranderen en wissen. 4.6.1 Etiket toevoegen aan een bericht 1. Nadat u een bericht hebt samengesteld of hebt gebeld en een bericht hebt achtergelaten, drukt u op toets 7 0. Berichtopties. Voor urgente bezorging, druk op toets 1. Voor bezorging tegen laag tarief, druk op toets 3. Voor vertrouwelijk, druk op toets 4. Voor bevestiging, druk op toets 5. Voor bezorging op datum en tijd, druk op toets 6. Wilt u een bericht toevoegen druk op toets 7. Wilt u beëindigen druk op toets #. 2. Optie 1 Het bericht heeft nu het etiket urgent. Wilt u het afspelen druk op toets 2, wilt u verzenden druk op toets 79 Optie 3 Het bericht heeft nu het etiket bezorging tegen laag tarief. Wilt u het afspelen druk op toets 2, wilt u verzenden druk op toets 79 Optie 4 Het bericht heeft nu het etiket vertrouwelijk. Wilt u het afspelen druk op toets 2, wilt u verzenden druk op toets 79 Optie 5 Het bericht heeft nu het etiket ontvangstbevestiging. Wilt u het afspelen druk op toets 2, wilt u verzenden druk op toets 79 Optie 6 Bezorging op datum en tijd, bezorgingsmaand?, Bezorgingsdag?, bezorgingstijd? Uw bericht heeft nu het etiket bezorging op datum en tijd, (vandaag) om (.. uur) Wilt u het afspelen druk op toets 2, wilt u verzenden druk op toets 79.
Optie 7 Voer het bericht nummer in van het toe te voegen bericht, druk daarna op toets # Als u belt en een bericht achterlaat, kunt u alleen urgent en vertrouwelijk instellen. Als u vanuit uw postbus belt, kunt u ook een ontvangstbevestiging opgeven. 3. Als u het bericht wilt verzenden, drukt u op toets 79. Het Bericht is verzonden. Snel een etiket toevoegen Als u een etiket wilt toevoegen aan een bericht zonder op de prompt te wachten, geeft u het volledige nummer van het etiket op. Als u bijvoorbeeld een bericht urgent of vertrouwelijk wilt maken: 1. Druk op toets 701. Het bericht heeft nu het etiket urgent. 2. Druk op toets 704. Het bericht heeft nu het etiket vertrouwelijk.
4.7 Doorkiezen Als u toegang hebt tot Call Pilot, kunt u iemand bellen zonder op te hangen. Vraag uw systeembeheerder of u op uw systeem kunt doorbellen. 4.7.1 Doorkiezen 1. Terwijl u toegang hebt tot Call Pilot, drukt u op toets 0, gevolgd door het telefoonnummer dat u wilt bellen. Als u langer dan twee seconden pauzeert, wordt u verbonden met een terugvalnummer. 2. Druk op toets #. Uw gesprek wordt tot stand gebracht. 4.7.2 Doorkiezen met behulp van een naam 1. Terwijl u toegang hebt tot Call Pilot, drukt u op toets 0. Geef dan het toegangsnummer voor kiezen op naam op. (Als u het nummer niet weet, drukt u op de toets 0 *.) 2. Spel de achternaam en dan de voornaam. Voor een Q drukt u op toets 7 en voor een Z op toets 9. Als u bijvoorbeeld Bob Quinn wilt bellen, kiest u 78466262. U kunt ophouden met kiezen als het systeem aangeeft dat het de naam heeft gevonden en de verbinding tot stand brengt. Gevonden naam: (naam). Als u de gehele naam niet weet geeft u de eerste letters op, waarna u op toets # drukt. Als u een naam gedeeltelijk hebt opgegeven, kunt u de naam selecteren uit de lijst die het systeem heeft gevonden.
5 Uw Call Pilot-nummers U kunt een overzicht bijhouden van nummers van belangrijke Call Pilot-gebruikers. Uw toegangscode hier niet weergeven. Postbusnummer. Nummer rechtstreekse berichtgeving. Toegangsnummer voor kiezen op naam. Nummer voor adresseren op naam. Nummer voor open netwerk. Nummer voor persoon die geen Voice Mail heeft. Toegangsnummer van het Nummers voor andere systeem netwerksites....
6 Samenvatting key s Nadat u toegang hebt gekregen tot het systeem kunt u onderstaande commando s gebruiken. * Helpfunctie activeren # Beëindigen 0 Bediening oproepen vanuit postbus 1 5 seconden terug in bericht 2 Bericht/begroeting beluisteren 3 5 seconden terug in bericht 4 Terugbladeren door berichten 5 Bericht opnemen Vooruitbladeren door berichten 6 7 Berichtopties 7* Berichtencommando 7# Terug naar vorig menu 7 0 Berichtopties 7 0 * Helpfunctie activeren 7 0 # Terug naar vorige menu 7 0 1 Urgent bericht 7 0 2 Normaal bericht 7 0 4 Privé bericht 7 0 5 Bevestiging gevraagd 7 0 6 Afleverdatum en tijd toevoegen 7 0 7 Toevoegen van een bericht/fax 71 Herhaal het bericht beantwoorden afzender 72 Speel het bericht af inclusief toevoeging 73 Doorsturen bericht 74 Beantwoord allen 75 Stel een bericht samen 76 Wis het bericht 77 Print fax 771 Print alleen deze fax 772 Print alle faxen die niet geprint zijn 773 Print alle faxen Verstuur het bericht 79
8 8 * 8 # 8 0 8 0 * 8 0 # 8 0 1 8 0 2 8 0 2 * 8 0 2 # 8 0 21# 8 0 22# 8 0 23# 8 0 215 8 0 225 8 0 235 8 0 241 8 0 2176 8 0 2276 8 0 2376 8 0 3 81 82 82 * 82# 821 822 823 83 84 85 86 89 Postbusopties Postbuscommando Terug naar vorige menu Postbusopties Helpfunctie activeren Terug naar vorig menu Terugvalnummer wijzigen Berichtgeving op afstand Helpfunctie activeren Terug naar vorig menu Tijdelijke berichtgeving op afstand inschakelen Tijdens werkuren inschakelen Buiten werkuren inschakelen Tijdelijke berichtgeving op afstand wijzigen Tijdens werkuren wijzigen Buiten werkuren wijzigen Wissen alle of alleen urgente berichten Tijdelijke berichtgeving op afstand uitschakelen Tijdens werkuren uitschakelen Buiten werkuren uitschakelen Automatisch printen van alle faxen Inloggen Begroeting wijzigen Helpfunctie activeren Terug naar vorig menu Externe begroeting wijzigen/opnemen Interne begroeting wijzigen/opnemen Tijdelijke begroeting wijzigen/opnemen Uitloggen Toegangscode wijzigen Distributielijsten samenstellen/wijzigen Ga naar een op te geven berichtnummer Persoonlijke indentificatie