Handleiding nieuwe werkwijze Mercash 1 De nieuwe werkwijze Handleiding voor Mercash-gebruikers Versie: februari 2014 IZZ Zorg voor de zorg
2 Handleiding nieuwe werkwijze Mercash Inhoud De nieuwe werkwijze 3 In 4 stappen klaar voor de nieuwe werkwijze 4 Wat moet ik nu maandelijks nog doorgeven? 5 Uitzonderingen 5 Informatie en vragen 5 Contact 5 Een bestand inlezen in de nieuwe werkwijze 6
Handleiding nieuwe werkwijze Mercash 3 Met minder werk de perfecte salarisstrook De nieuwe werkwijze U wilt overstappen op de nieuwe werkwijze van de IZZ-administratie. We hebben daarom deze handleiding voor u gemaakt. Hierin zetten we op een eenvoudige manier de te volgen stappen op een rij. Nadat u de stappen hebt uitgevoerd, profiteert u van de voordelen van deze nieuwe werkwijze en is het mogelijk om de premies op een snellere en eenvoudigere manier in de salarissen in te lezen. U heeft ook een handleiding van Mercash nodig. Deze is door Mercash beschikbaar gesteld. Deze handleiding bestaat uit twee onderdelen. Het eerste gedeelte bestaat uit vier stappen die u éénmalig moet uitvoeren. Het tweede onderdeel bevat de stappen die u maandelijks moet doorlopen tot het moment dat u het document wil gaan inlezen in de salarissen. Voor deze laatste stap heeft u een inleesfunctie nodig. Voor het maken van deze inleesfunctie is door Mercash een handleiding beschikbaar gesteld.
4 Handleiding nieuwe werkwijze Mercash In 4 stappen klaar voor de nieuwe werkwijze Let op: hanteert u binnen uw instelling meerdere cao s of is de CAO VVT bij u van toepassing? Kijk dan op pagina 5 onder uitzonderingen. Stap 1 Lever een bestand met uw werknemersnummers aan bij IZZ. Het bestand levert u aan in csv-format. De benodigde velden zijn: het collectiviteitsnummer van de collectiviteit de klantnummers van uw IZZ-verzekerde werknemers werknemersnummer oud werknemersnummer nieuw: het personeelsnummer bestaand uit maximaal 20 posities (alfa)numeriek Het bestand met de hierboven gevraagde gegevens mailt u naar mijn@izz.nl, onder vermelding van nieuwe werkwijze - werknemersnummer. Stap 2 Stap 3 Stap 4 Zet de validatie uit. In de nieuwe werkwijze is valideren niet meer nodig. Zet daarom in de Mijn IZZ omgeving alle validatie-opties uit. Hiervoor kiest u in Mijn IZZ: Overzicht collectief contract > Ga naar collectief contract > Contractdetail. Hier zet u alle opties op Nee. Controleer hierna nog één keer het borderel. Wanneer alle gegevens kloppen, kunt u door naar Stap 3. Maak een inleesbestand. Om de premiegegevens die u maandelijks van IZZ ontvangt, automatisch in te lezen in de salarisadministratie, moet u een inleesbestand maken. Dit doet u in uw salarispakket. Dit pakket wordt door Mercash beschikbaar gesteld. Beëindig regeling IZZ in Mercash De bestaande IZZ-regeling in Mercash dient te worden beëindigd om te voorkomen dat de premies dubbel worden ingehouden. Dit doet u door de deelnamecode van deze regeling op globaal of bedrijfsniveau per ingangsdatum op Nee te zetten. Dit wordt beschreven in de handleiding van Mercash. Wanneer u werkt met de CAO VVT, kan er in deze stap een uitzondering gelden. Neem dus voordat u deze stap gaat doen contact op met de Werkgeversdesk. Bel 088 131 63 24 of mail mijn@izz.nl. LET OP Als u de IZZ-regeling in Mercash hebt beëindigd, kunt u niet meer via de oude werkwijze premie incasseren bij uw werknemers. Hebt u deze 4 stappen uitgevoerd dan kunt u beginnen met de nieuwe werkwijze. Via Mijn IZZ maakt u door middel van een vertaalservice een inleesbestand van het borderel dat u maandelijks van IZZ ontvangt. Dat bestand importeert u in het voorlopig salarisdagboek in Mercash. Vanaf bladzijde 6 leest u hoe dit in zijn werk gaat.
Handleiding nieuwe werkwijze Mercash 5 Wat moet ik nu maandelijks nog doorgeven? Het enige dat u maandelijks nu nog hoeft door te geven zijn: De werknemersnummers van nieuwe IZZ-verzekerde werknemers. Omdat het inlezen via het werknemersnummer gaat, is het belangrijk dat deze nummers correct zijn gevuld. Anders leidt dit tot uitval. U kunt dit juiste nummer altijd snel en makkelijk via Mijn IZZ doorgeven. Ook kunt u het juiste nummer doormailen naar mijn@izz.nl. Uitdiensttreding van IZZ-verzekerden. Omdat verzekerde werknemers soms niet weten dat een wisseling van werkgever of pensionering gevolgen heeft voor hun IZZ-verzekering vragen wij u deze wijzigingen aan ons door te geven. Doorgeven van een uitdiensttreding van een IZZ-verzekerde werknemer kunt u eenvoudig doen via Mijn IZZ. Uitzonderingen In een aantal gevallen geldt een uitzondering. Lees hieronder wat u dan kunt doen. Hanteert u binnen uw organisatie meer dan 1 cao? Ook dan kunt u gebruik maken van de nieuwe werkwijze. Bij de vertaalservice in Mijn IZZ wordt zowel premie (basisverzekering en aanvullende verzekeringen) als werkgeversbijdrage ingelezen. Binnen deze vertaalservice bepaalt de keuze van de cao de hoogte van de werkgeversbijdrage. Als u meerdere cao s hanteert kan het zijn dat die werkgeversbijdrage verschilt. Neem contact op met de medewerkers van de werkgeversdesk. Zij helpen u graag verder. Bel 088 131 63 24 of mail mijn@izz.nl. Is de CAO VVT voor u van toepassing? In de huidige CAO VVT geldt de werkgeversbijdrage voor verzekerden die voor 1 januari 2009 de IZZ Basisverzekering en in ieder geval de aanvullende verzekering IZZ Zorg voor de Zorg hebben afgesloten. Verzekerden die na 1 januari 2009 de IZZ Basisverzekering en/of IZZ Zorg voor de Zorg hebben afgesloten, hebben geen recht op de werkgeversbijdrage. Het zal dus voorkomen dat u in uw IZZ-bestand verzekerden heeft die wel recht hebben en verzekerden die geen recht hebben op de werkgeversbijdrage. Hanteert u de cao VVT en hebt u momenteel verzekerde werknemers die recht hebben op de overgangsregeling? Neem dan contact op met de medewerkers van de werkgeversdesk. Zij helpen u graag verder. Bel 088 131 63 24 of mail mijn@izz.nl. Informatie en vragen Hebt u nog vragen? Op www.izz.nl/nieuwewerkwijze vindt u alle belangrijke informatie en de antwoorden op de veelgestelde vragen op een rij. Contact Liever contact met IZZ? Bel of mail dan met de werknemers van onze helpdesk. Zij helpen u verder met uw vragen. Bel 088-131 63 24 of mail mijn@izz.nl. Hebt u een vraag aan Mercash? Neem dan contact op met de Servicedesk van Mercash via de SelfServiceDesk of bel 0229-282 165. Lees vanaf de volgende pagina hoe de nieuwe werkwijze werkt.
6 Handleiding nieuwe werkwijze Mercash Een bestand inlezen in de nieuwe werkwijze Ga naar Mijn IZZ en klik in de menubalk bovenin de pagina op Borderellen. Download het borderel dat vertaald dient te worden. Dit doet u op de voor u bekende wijze. In de kolom Acties klikt u op de link Download dit document bij de betreffende periode.
Handleiding nieuwe werkwijze Mercash 7 Sla het gedownloade borderel op uw pc op onder een voor u herkenbare naam. Hiervoor kiest u de optie Opslaan. Wanneer het bestand is opgeslagen, krijgt u een bevestiging.
8 Handleiding nieuwe werkwijze Mercash Vervolgens opent u het zojuist opgeslagen borderel. Het bestand is opgeslagen als een.dat-bestand. Om dit te openen dubbelklikt u hierop. Let op: In sommige gevallen opent het bestand niet direct, maar krijgt u nevenstaand scherm. Kies in dat geval voor Kladblok. Het bestand dat vervolgens wordt geopend ziet eruit als hiernaast weergegeven. Dit bestand slaat u weer op via Opslaan als. Dit gebeurt automatisch als een.dat-bestand. Het is handig om dit bestand een voor u herkenbare naam te geven en als een herkenbaar document op te slaan.
Handleiding nieuwe werkwijze Mercash 9 Vervolgens gaat u weer terug naar uw Mijn IZZ omgeving, daar waar u eerder het borderel heeft gedownload. U kiest nu in kolom Genereren bestand salarisverwerking de optie Omzetten borderel. Een nieuwe pagina wordt geopend. In dit scherm kiest u bij CAO de cao die voor uw instelling van toepassing is. Voor de meeste collectiviteiten geldt dat alle medewerkers onder dezelfde cao vallen. Kiest u een van de genoemde cao s dan wordt de in deze cao toegepaste werkgeversbijdrage automatisch gekoppeld. Wanneer geen van de cao s voor u van toepassing is, kiest u in het veld cao de optie Anders. Er opent zich dan een nieuw veld Werkgeversbijdrage waar u het bedrag invult dat voor uw verzekerde werknemers van toepassing is. U kiest Geen werkgeversbijdrage wanneer op grond van uw rechtspositieregeling uw IZZ verzekerde werknemers geen bijdrage op IZZ Zorg voor de Zorg ontvangen.
10 Handleiding nieuwe werkwijze Mercash Vervolgens kiest u bij Salarisverwerker: Mercash. Na de keuze van uw pakketleverancier klikt u achter Borderel op Bladeren. Hiermee komt u in uw pcomgeving waar u het eerder opgeslagen.dat-bestand opent.
Handleiding nieuwe werkwijze Mercash 11 Kies vervolgens Omzetten en klik op Openen. U ziet nu een overzicht van de vertaalde premiegegevens. Dit bestand slaat u op. Standaard heet dit document DPIA100. Wilt u het bestand hernoemen dan mag u deze gegevens niet overschrijven. U kunt de bestandnaam wel aanvullen. Dus bijvoorbeeld DPIA100januari2013. Dit bestand gaat u vervolgens inlezen in uw salarissysteem. Hoe u dat doet leest u in de handleiding van Mercash.
12 Handleiding nieuwe werkwijze Mercash Beschrijving van de kolominhoud Kolom 1 926261: IZZ Basisverzekering (= hoofdverzekering) 926262: IZZ Aanvullende verzekering 926263: Werkgeversbijdrage De coderingen worden via de externe code-component conversie gekoppeld aan de salariscomponenten in Mercash. De daarna volgende cijfercombinatie vormt het salarisnummer van het personeelslid Kolom 2 Variabel Kolom 3 Datum aanmaak bestand Kolom 4 Bedragen verzekeringen en werkgeversbijdrage Kolom 5 Periode incassoborderel Ook dit bestand slaat u op uw pc op en geeft u een voor u herkenbare naam. Doet u de administratie voor meer collectiviteitsnummers en heeft u een bepaalde maand voor al die nummers opgeslagen dan kunt u deze nu ook voor de vertaalservice klaarzetten. Kies dan niet Omzetten maar steeds de optie Wilt u nog een borderel omzetten? Het bestand dat nu klaarstaat kunt u inlezen in uw salarispakket. Hoe u dat doet leest u in de handleiding die door Mercash beschikbaar is gesteld. Hebt u nog vragen over deze IZZ-handleiding dan kunt u contact opnemen met de Werkgeversdesk. De medewerkers zijn te bereiken via telefoonnummer 088 131 63 24 of per mail via mijn@izz.nl.
Handleiding nieuwe werkwijze Mercash 13
14 Handleiding nieuwe werkwijze Mercash IZZ De zorgverzekeraar voor de zorgsector Postbus 445 5600 AK Eindhoven Telefoonnummer helpdesk 088 131 63 24 www.izz.nl