Kostenreductie Laboratorium

Kostenreductie Laboratorium Communicatieplan omtrent 25% kostenreductie binnen het laboratorium van C. Hermelink 294052 17-Jan-2014 Hogeschool NCOI HBO Bachelor Management Module Bedrijfscommunicatie Dhr. H. Bogaarts

Voorwoord Mijn naam is Cristian Hermelink. Sinds 1-jan-2008 ben ik werkzaam als teamleider laboratorium bij de gezondheidsdienst voor dieren (GD) te Deventer. Ik ben begin 2013 gestart met de HBO-opleiding Bachelor Bedrijfskunde. Ik hoop met de kennis die ik opdoe gedurende deze studie mijn functioneren als teamleider te verbeteren. Tevens hoop ik dat ik met deze studie de basis kan leggen voor een hogere management functie in de toekomst. Ik ben begonnen als teamleider bij de afdeling Bacteriologie-Routine. Per 1-sep-2011 zijn alle teamleiders binnen het laboratorium van team geswitcht. Sindsdien ben ik teamleider van de afdelingen Histologie, PCR en Pathologie administratie. Het is mijn verantwoordelijkheid om de teams zo optimaal mogelijk te laten presteren. Het communicatieplan wordt geschreven als eindopdracht van de module Bedrijfscommunicatie. Met het schrijven van dit plan hoop ik naast het verbeteren van mijn eigen inzichten ook een bijdrage te leveren aan de bedrijfsdoelstellingen. Eindcijfer: 8,0 Feedback NCOI: Beste Cristian, Ik heb de uitwerking van de moduleopdracht met belangstelling gelezen en geef hierbij mijn reactie weer. Alle gewenste onderdelen komen in de uitwerking voor. Naast dat dit belangrijk is, is de problematiek die er speelt natuurlijk nog belangrijker. Je bent in staat geweest om zonder omhalen duidelijk aan te geven wat er speelt, wat er moet veranderen en hoe daarover gecommuniceerd gaat worden. Een pittige klus. Een acceptatievorm van 80% is een uitdagende doelstelling omdat er toch een stukje toekomst aan mensen ontnomen gaat worden. Digitalisering van de papierstroom is een goed streven. In mijn ervaring als raadslid heb ik deze verandering ook meegemaakt en die is redelijk geruisloos en efficiënt verlopen. De waardering voor de uitwerking is goed. 2

Samenvatting XX in Deventer is een commerciële en innovatieve onderneming met een jaarlijkse omzet van ca. 50 miljoen euro. Om in te spelen op deze veranderingen heeft.. een meerjarenvisie geschreven richting 2015, waarin strategische doelstellingen zijn bepaald. Allereerst moeten alle producten digitaal aangeboden worden in 2015. Digitalisering bevordert in sterke mate het gemak voor en het ontzorgen van de klant en ondersteunt zijn bedrijfsvoering. Tegelijkertijd met de digitalisering gaat de.. haar bedrijfsprocessen standaardiseren en vereenvoudigen Dit moet leiden tot 25% lagere operationele kosten in 2015 ten opzichte van 2011. Daarnaast wil dat een nog te schrijven kostenreductieplan door de werkvloer wordt opgeleverd. Vanwege de grote impact van deze doelstellingen is een zorgvuldige communicatie vereist. Met dit rapport wordt een communicatieplan opgeleverd om de doelstelling van 25% kostenreductie naar de medewerkers binnen het laboratorium bekend te maken. Uit analyse blijkt dat de kosten gemiddeld genomen met 3 tot 4% per jaar stijgen, terwijl de markt voor de kernactiviteiten van.. krimpt met 3 tot 5% per jaar. Ook zullen er vaste aanstellingen verloren gaan, omdat de flexibele schil binnen het laboratorium op 10% zit. Op basis van het afspiegelingsbeginsel zal bepaald worden wie zijn of haar baan verliest. Technologische ontwikkelingen dragen bij aan de realisatie, maar zorgen er ook voor dat de functie van analist verschuift in de richting van operator. Doelstelling van de communicatieactiviteit is tweeledig. Allereerst wil.. dat op 1 januari 2014 alle medewerkers binnen het laboratorium kennis hebben van de plannen. Ten tweede moet op 30 januari 2014 gerealiseerd zijn dat 80% van de medewerkers binnen het laboratorium de gewenste houding hebben en het gewenste gedrag vertonen. Als gemeenschappelijke vertrekpunten van de bedrijfscommunicatie zullen samenwerking en betrokkenheid in acht worden genomen. Omdat.. verandering van gedrag en houding wil realiseren zal de vorm van communicatie lineair zijn, waarbij de doelstelling wel symmetrisch is omdat de relatie bewaard moet blijven. Uit het communicatiekruispunt van Van Ruler, zal.. de strategie overreding primair gaan toepassen. De plannen worden in een bijeenkomst per afdeling toegelicht door de directeur aan de hand van een presentatie. Andere communicatiemiddelen die worden toegepast zijn e-mail en intranet. In de e-mail wordt de presentatie naar de direct betrokkenen toegestuurd en, met berichtgeving op het intranet wordt de rest van de organisatie geïnformeerd. Om ruis zoveel mogelijk te voorkomen zal de presentatie binnen drie dagen aan alle afdelingen worden gegeven. Voorafgaand aan de afdelingen binnen het laboratorium zullen alle leidinggevenden binnen.. de presentatie bijwonen. Tijdens deze directe benadering zal de toon of voice serieus, feitelijk en betrokken zijn en zal.. zich proactief opstellen met betrekking tot personele en sociale gevolgen. 3

Inhoudsopgave Voorwoord... 2 Samenvatting... 3 Inleiding... 5 Hoofdstuk 1: Aanleiding... 5 Hoofdstuk 1.1: Doelstelling & Afbakening... 5 Hoofdstuk 2: Analyse... 6 Hoofdstuk 2.1: Doelstellingen... 6 Hoofdstuk 2.2: Instrumenten... 8 Hoofdstuk 3: Communicatiestrategie... 8 Hoofdstuk 3.1: Doelstelling en boodschap... 8 Hoofdstuk 3.2: Communicatiestrategie... 9 Hoofdstuk 3.3: Budget... 9 Hoofdstuk 4: Invulling... 9 Hoofdstuk 5: Planning en Evaluatie... 10 Hoofdstuk 5.1: Planning... 10 Hoofdstuk 5.2: Evaluatie... 10 Literatuur... 11 Bijlage 1: Activiteitenplanning... 12 4

Inleiding De.. in Deventer is een commerciële en innovatieve onderneming met een jaarlijkse omzet van ca. 50 miljoen euro. De.. is in 1919 opgericht als samenwerkingsverband tussen de overheid en veehouders, gericht op het bestrijden van besmettelijke veeziekten. De eerste standplaats was in Leeuwarden. Begin jaren 50 had elke provincie een standplaats. Dit is tot aan 2002 teruggebracht naar een locatie in Deventer. In 2005 is de.. overgegaan van een stichting naar een BV. Missie van.. is Samenwerken aan diergezondheid in belang van dier, dierhouder en samenleving. De.. opereert in een snel veranderende omgeving. Voedsel moet niet alleen veilig en gezond zijn, maar ook duurzaam, diervriendelijk en op een voor de mens veilige wijze zijn voortgebracht. Het besef dat de gezondheid van dier en mens in elkaar grijpen groeit. De samenwerking van overheid en humane gezondheidsorganisaties met organisaties die onderdeel zijn van de Agri- en foodketen wordt daarom vanzelfsprekend. Om in te spelen op deze veranderingen heeft.. een meerjarenvisie geschreven richting 2015, waarin strategische doelstellingen zijn bepaald. Allereerst moeten alle producten digitaal aangeboden worden in 2015. Digitalisering bevordert in sterke mate het gemak voor en het ontzorgen van de klant en ondersteunt zijn bedrijfsvoering. De klant wil gemakkelijk en eenmalig zijn data kunnen registreren en deze vervolgens weer eenvoudig op kunnen vragen. Digitalisering zorgt daarnaast voor kostenbesparingen op papier en porti, maar ook op het gebied van invoer en verwerken van orders. Tegelijkertijd met de digitalisering gaat de.. haar bedrijfsprocessen standaardiseren en vereenvoudigen. Dit geldt niet alleen voor het laboratorium, de IT en de ondersteunende afdelingen, maar evenzeer voor de certificeringprogramma s. De interne bedrijfsvoering van de.. dient gericht te zijn op realiseren van de laagste interne kosten (kostenleiderschap). Zaken en werkzaamheden die niet bijdragen aan het bedrijfsresultaat of elders goedkoper kunnen, worden afgestoten of uitbesteed. Dit moet leiden tot 25% lagere operationele kosten in 2015 ten opzichte van 2011... wil een financieel gezond bedrijf zijn met een positief operationeel resultaat (EBIT van > 5% in 2016) op basis van normale activiteiten. De strategische doelstellingen zoals de focus op onderzoekslijnen, digitalisering, vereenvoudiging van de werkprocessen en de productportfolio leveren hier alle een bijdrage aan. (.., 2012, p2) Hoofdstuk 1: Aanleiding In de inleiding is beschreven dat.. in 2015 de operationele kosten, ten opzichte van 2011, met 25% verlaagd wil hebben. Samen met de overige doelstellingen heeft dit zeer grote impact binnen het laboratorium. Op het moment van schrijven is de personele bezetting 112 fte, dat door 123 medewerkers wordt ingevuld. Door digitalisering en vereenvoudiging van de processen samen met de doelstelling van de 25% kostenreductie verwacht.. een afname in de personele bezetting te realiseren van 25 fte. Als de flexibele schil verdwenen is zal.. voor de vaste aanstellingen hier het afspiegelingsbeginsel toepassen Het doel van afspiegelen is om de leeftijdsamenstelling voor en na de reorganisatie gelijk te houden. De reorganisatie beïnvloedt de leeftijdsopbouw dus niet. Binnen elke leeftijdscategorie krijgt de werknemer met het kortste dienstverband het eerste ontslag. ( http://www.sociaalplan.nl/voor-wie-is-sociaal-plan.html)... wil tevens dat het kostenreductieplan voor het laboratorium door de werkvloer opgesteld wordt. Er zal een project groep opgezet worden onder begeleiding van een externe projectleider. Elke afdeling moet twee medewerkers beschikbaar stellen voor het project team. Hierbij is gesteld dat dit geen leidinggevenden mogen zijn. Dit project team krijgt vervolgens de opdracht om het gehele laboratorium door te lichten en een plan te schrijven om de 25% kostenreductie te realiseren. Hoofdstuk 1.1: Doelstelling & Afbakening 5

Doelstelling Bovengenoemde aanleiding heeft een dermate grote impact dat er zeer zorgvuldige communicatie gevraagd wordt. Vanuit deze vraagstelling is de volgende doelstelling geformuleerd: 1 december 2013 wordt een communicatieplan opgeleverd waarin beschreven wordt hoe de doelstelling van 25% kostenreductie naar de medewerkers gecommuniceerd moet worden. Afbakening Het communicatieplan beschrijft: - Communicatie met alle laboratorium medewerkers. Het communicatieplan beschrijft niet: - Inter-persoonlijke communicatie tussen medewerkers en hun leidinggevenden. - Communicatie naar overige primaire- en secundaire stakeholders. Hoofdstuk 2: Analyse Om de communicatieactiviteit zo effectief mogelijk uit te kunnen voeren wordt er een analyse uitgevoerd om te bepalen wat je doelstellingen zijn en welke instrumenten je gaat inzetten. Hoofdstuk 2.1: Doelstellingen Een communicatieplan staat altijd in dienst van iets anders. Je wilt iets bereiken als organisatie. In je analyse betrek je die organisatiedoelstellingen. Vragen die je stelt zijn bijvoorbeeld: - Welk resultaat wil de organisatie bereiken? - Waarom wil men die resultaten bereiken? - Wat zijn de knelpunten daarbij? - Wat zijn ontwikkelingen die een handje helpen? - Om wie gaat het? - Wat verandert er voor hen als de organisatie slaagt in haar aanpak? - Wie kunnen helpen om de doelstellingen te bereiken? (http://www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/communicatieplan/afbakening-en-analyse.html) Resultaat Elke activiteit die ingezet wordt in het kader van communicatie, dient omschreven te worden in termen van verandering in kennis, houding en gedrag. Ofwel ze moeten iets weten, iets vinden en iets gaan doen. (van Doorn et al, 2012. p344) Vanuit het perspectief van.. moet de communicatie activiteit ertoe resulteren dat medewerkers met de verkregen kennis, weten wat de bedoeling is. De houding van de medewerkers moet bijdragen aan de doelstellingen. Ze moeten de doelstellingen ook noodzakelijk vinden en dus ook het gedrag hier aan aanpassen, door bijvoorbeeld actief mee te werken aan de doelstellingen. (is iets doen) Waarom In de inleiding noemt.. enkele doelstellingen die volgens Floor & van Raaij (2010) onder de kwantitatieve doelstellingen vallen. Het zijn voornamelijk efficiëntiedoelstellingen. Echter de onderliggende doelstelling is kwalitatief... acht deze doelstellingen noodzakelijk om continuïteit van de onderneming te waarborgen. Kosten stijgen gemiddeld genomen met 3 tot 4% per jaar, terwijl de markt voor de kernactiviteiten van.. krimpt met 3 tot 5% per jaar. (.., 2012, p1). Knelpunten Het economische klimaat van de laatste jaren heeft ertoe geresulteerd dat de flexibele schil binnen het laboratorium ca 10% is. Wat dus inhoudt dat realisatie van de doelstelling ook vaste aanstellingen gaat kosten. Waarbij op voorhand duidelijk is dat dit niet middels natuurlijk verloop gerealiseerd gaat worden. Tweede knelpunt om in de communicatie rekening mee te houden is de keuze om deze afvloeiing van personeel op basis van afspiegeling te doen en niet op basis van senioriteit. Kennis 6

over het afspiegelingsbeginsel is op de werkvloer onbekend, daarnaast is het ook nog gebonden aan regels. Derde knelpunt is de intentie om het kostenreductieplan door de werkvloer zelf te laten maken. Doelstelling van.. hierbij is om draagvlak te creëren. Het is te verwachten dat medewerkers dit ook kunnen opvatten als graven van hun eigen graf Hulpmiddelen De technologische ontwikkelingen maken het realisatie van de doelstellingen mogelijk. Momenteel wordt nog volledig gewerkt met papieren inschrijfformulieren, die vervolgens door een groep administratieve krachten verwerkt worden. Dit proces is volledig te digitaliseren. De externe omgeving had deze ontwikkeling bij wijze van spreken al gisteren verwacht. Ook onderzoeksmethoden kunnen steeds meer geautomatiseerd worden. Klassieke microbiologie is tijdrovend en omvat veel handwerk. Het is nu echter mogelijk om dit werkproces volledig te automatiseren. Wie De primaire doelgroep voor de communicatieactiviteit is het laboratorium personeel. Deze zijn onder te verdelen naar leeftijd en geslacht(zie tabel 1), maar ook naar functie en opleidingsniveau (zie tabel 2): Tabel 1: Overzicht laboratoriumpersoneel naar leeftijd en geslacht in aantal en percentage t.o.v. de totale bezetting Leeftijdsinterval (Jaren) Mannen Aantal vrouwen Totaal Aantal % Aantal % Aantal % 29 6 4.8 8 6.5 14 11.3 30 t/m 39 11 8.9 34 27.6 45 36.5 40 t/m 49 13 10.6 24 19.5 37 30.1 50 21 17.1 16 13.0 37 30.1 51 41.5 72 58.5 123 100 Tabel 2: Overzicht laboratoriumpersoneel naar aantal per functie en opleidingsniveau Functie Aantal Niveau Functie Aantal Niveau Groepshoofd Laboratorium 4 HBO Teamleider Laboratorium 6 HBO Patholoog 9 WS 1 ste -Analist 14 HBO Analist-A 17 MBO/HBO Analist-B 43 MBO Medewerker Pathologie 5 MBO Medewerker Laboratorium 18 MBO Administratie Administratie Medewerker Klantenbalie 4 MBO Hoofdgebruiker LIMS 3 MBO/HBO Tot de secundaire doelgroep behoren o.a. productmanagers uit de verschillende sectoren. De doelstellingen leiden ertoe dat specificaties van producten veranderen. Automatisering van werkprocessen moet leiden tot kortere doorlooptijden en lagere kostprijzen. Voor deze doelgroep van groot belang i.v.m. positioneringstrategieën in de markt. Tot de secundaire doelgroep behoren verder de overige medewerkers binnen... Hieronder vallen onder andere de medewerkers uit marktsectoren, de wetenschappelijke staf, afdeling ICT, de technische dienst en de afdeling R&D. De intermediaire doelgroep kunnen helpen met het verspreiden van de boodschap. (van Doorn et al, 2012. p343) Hieronder vallen alle leidinggevenden binnen... Verandering Realisatie van de doelstellingen zorgt voor diverse veranderingen. Allereerst is er de kans dat een medewerker zijn of haar baan kwijt is. Een tweede verandering is de verschuiving van de functie analist naar operator. De digitalisering en automatisering leiden er toe dat analisten apparatuur moeten kunnen bedienen en minder zelf analyseren. De werkzaamheden worden sterk vereenvoudigd. 7

Wie Bij het realiseren van de doelstellingen wordt van het management verwacht dat zij verantwoordelijkheid nemen en voorop lopen in de veranderingen die gerealiseerd moeten worden. Als tweede kunnen de medewerkers zelf bijdragen om de doelstellingen te behalen. Zij weten als geen ander waar in de werkprocessen verbeteringen mogelijk zijn. Als derde kan de afdeling ICT een significante bijdrage leveren. Hoofdstuk 2.2: Instrumenten Om te bepalen welke communicatie-instrumenten ingezet moeten worden, worden vaak vragen gesteld over wat mensen weten, vinden en willen. http://www.leren.nl/cursus/professionelevaardigheden/communicatieplan/afbakening-en-analyse.html Weten De directie geeft elk kwartaal plenair in de kantine een toelichting op de financiële cijfers. In de laatste sessie zijn de punten zoals beschreven in de alinea Waarom benoemd. Hierbij is ook aangekondigd dat hier snel actie op zou volgen. Medewerkers weten dus wel dat er wat aan zit te komen. Vinden Hoewel niet met zekerheid te zeggen is te verwachten dat men de maatregel vervelend zal vinden, maar ook er de noodzaak wel van in ziet. Willen Kijkend naar de behoeftepiramide van Maslow grijpen deze plannen vooral in op de tweede laag, namelijk veiligheid(http://www.intemarketing.nl/marketing/modellen/behoeftepiramide-maslow). Het is te verwachten dat niemand zomaar zijn baan kwijt wil. Omdat dit niet voor elke medewerker te voorkomen is zal men ook willen dat er een goed sociaalplan ingeregeld wordt. Voor degene die hun baan behouden zou de 5 de -laag, zelfverwezenlijking, in het geding kunnen komen, omdat de werkzaamheden sterk vereenvoudigd worden. Hoofdstuk 3: Communicatiestrategie Op basis van de analyse uit hoofdstuk 2 zal nu de communicatie strategie bepaald worden. Allereerst zal de doelstelling SMART omschreven worden en zal de boodschap, die middels de communicatieactiviteit bij de ontvangers moet blijven hangen, beschreven worden. Nadat doelstelling en boodschap beschreven zijn zal de strategie en benodigd budget bepaald worden. Hoofdstuk 3.1: Doelstelling en boodschap Communicatiedoelstellingen zijn - zoals de naam al zegt - doelstellingen voor communicatieuitingen. Ze beschrijven het doel wat jij met jouw geplande acties wilt bereiken. Door deze vooraf te formuleren kan er uiteindelijk geëvalueerd worden of het gewenste doel bereikt is. http://www.intemarketing.nl/marketing/marketingmix/promotie/communicatiedoelstellingen De communicatieactiviteit heeft betrekking op kennis, houding en gedrag. Voor dit communicatieplan zullen twee doelstellingen geformuleerd worden. Doelstelling met betrekking tot kennis is de volgende: Op 1 januari 2014 zijn alle laboratorium medewerkers geïnformeerd over de doelstelling om in 2015 een kostenreductie van 25% te realiseren ten opzichte van 2011. Doelstelling met betrekking tot houding en gedrag: Op 30 januari 2014 heeft 80% van de laboratorium medewerkers de gewenste houding en vertoond het gewenste gedrag om de doelstelling te realiseren. Met een boodschap probeer je in een zin de essentie van de communicatieactiviteit samen te vatten. Wat is je boodschap in het communicatieplan? Als je doelgroep je boodschap in één zin moet 8

samenvatten, wat wil je dan horen? Formuleer het antwoord voor jezelf. http://www.freepublicity.nu/communicatieplan-voorbeeld.php Antwoorden die.. in dit geval wil horen moeten de strekking hebben dat kostenreductie noodzakelijk is om als bedrijf bestaansrecht te houden, dan wel als bedrijf te kunnen overleven. Maar ook dat.. goed gaat zorgen voor medewerkers die uit dienst moeten treden. Hoofdstuk 3.2: Communicatiestrategie Medewerkers binnen het laboratorium worden volgens het linkage-model van Grunig en Hunt (1984), gezien als input-output -stakeholders. De vorm van de communicatie zal lineair zijn. De organisatie.. is niet van plan om te veranderen, het is de doelgroep of de ontvanger, de andere partij van de communicatie, waar een verandering in kennis, houding of gedrag gewenst is. (van Doorn et al., 2012. Pag 112). De doelstelling van de communicatie is symmetrisch. Er is sprake van machtsverschil tussen organisatie en doelgroep... moet proberen dit niet in de communicatie tot uiting te laten komen. Het doel is om wederzijds begrip tot stand te brengen en de relatie te behouden. (van Doorn et al., 2012. Pag 112). Uit het communicatiekruispunt van Van Ruler, zal.. de strategie overreding primair moeten toepassen. Naast informeren over de doelstellingen wil.. voor namelijk overtuigen en verandering in houding en gedrag realiseren. Hoofdstuk 3.3: Budget De communicatieactiviteit met betrekking tot dit plan betreft een interne bedrijfskwestie. Het budget zal dan ook uit interne uren bestaan. De directeur zal met de afdeling P&O en Marketing & Communicatie een presentatie voorbereiden en deze vervolgens op elke afdeling geven. De afdelingen moeten hier tijd voor vrijmaken, hetgeen een onderbreking van de werkzaamheden inhoud. Ervaring heeft geleerd dat er geen productieverlies ontstaat door dit soort onderbrekingen. Hoofdstuk 4: Invulling Nu de analyse en communicatiestrategie, op hoofdlijnen, in beeld gebracht zijn is het tijd om de invulling van de communicatieactiviteit te bepalen. Hierbij wordt nog zoveel mogelijk bij de inhoud weggebleven. Door stil te staan bij enkele aandachtspunten bepaal je de invulling. (http://www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/communicatieplan/invulling.html) Bij de invulling is het belangrijk om de Gemeenschappelijke vertrekpunten(gvp) in acht te nemen. Vanuit de visie is samenwerken een duidelijk GVP. Een tweede GVP wat..als organisatie communiceert en bij deze communicatieactiviteit zeker belangrijk is, is betrokkenheid. Allereerst sta je stil bij de fasering. Zoals eerder genoemd zal de boodschap per afdeling gebracht worden. De eerste groep ontvangers zullen (tweedehands) zenders worden, met een groot risico op ruis over de originele boodschap. Het is dus van belang om het tijdsbestek tussen de presentaties van de eerste afdeling en laatste afdeling zo kort mogelijk te houden. Als tweede moet vooraf de toon of voice bepaald worden. Voor de communicatieactiviteit van dit plan zal de tone of voice serieus, feitelijk en betrokken moeten zijn. Derde aandachtspunt is de benadering. Het feit dat de directeur aan elke afdeling een presentatie geeft, betekent dat een directe benadering gekozen zal worden. Vervolgens wordt er naar de rol van het management gekeken. De communicatieactiviteit is specifiek bedoeld voor het laboratorium. Het is echter te verwachten dat deze boodschap ook in de rest van de organisatie onrust kan veroorzaken. Met betrekking tot dit plan zou de presentatie eerst voor alle leidinggevenden(= management) gehouden kunnen worden. Op deze wijze kan het volledige management met de juiste kennis vragen uit hun eigen teams beantwoorden. Een vijfde aandachtspunt heeft betrekking op reactief of proactief acteren. Wetend dat de doelstelling niet zonder gedwongen ontslagen gerealiseerd zal worden zal.. een proactief communicatiebeleid voeren met betrekking tot outplacement mogelijkheden en een sociaal plan. 9

Een ander aandachtpunt voor.. is de mate van openheid die men wil aanhouden in de communicatie. Laat je voortdurend het achterste van je tong zien of juist niet? Je kunt ervoor kiezen om volledig open kaart te spelen. Je kunt er ook voor kiezen om het niet (zelf) te hebben over kritische kanttekeningen. (http://www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/communicatieplan/invulling.html) Nu is het tijd om per doelgroep de communicatiemiddelen in beeld te brengen. Dit gebeurd veelal middels een doelgroep-middelenmatrix. (zie tabel 3) Tabel 3: Doelgroep-middelenmatrix voor het 25% kostenreductieplan binnen het laboratorium en... Doelgroep Laboratorium Overige Overige Communicatiemiddel Uitnodiging medewerkers X leidinggevenden X medewerkers Presentatie/bijeenkomst X X Intranet X X X E-mail X X Hoofdstuk 5: Planning en Evaluatie De laatste twee stappen omvatten de planning en de evaluatie. Onder planning wordt verstaan de: de tijdsbepaling en volgorde van taken in een project. Nadat een communicatieplan is uitgevoerd moeten effectevaluatie, procesevaluatie en middelenevaluatie worden uitgevoerd. (van Doorn et al., 2012. Pag. 349) Hoofdstuk 5.1: Planning In bijlage 1 is een gedetailleerde planning opgenomen. Stap 1 in deze planning is het maken van de presentatie. Deze zal gemaakt moeten worden door de directeur, manager P&O en Manager Marketing & Communicatie. Naast de boodschap dient de presentatie ook uitleg over het afspiegelingsbeginsel te bevatten en ook uitleg met betrekking tot een proactief personeelsbeleid en eventuele sociale maatregelen. Voordat de presentatie op de afdelingen gegeven wordt, wordt deze eerst in een managementsessie aan alle leidinggevenden binnen.. gegeven. Nadat de laatste afdeling is geweest wordt de presentatie naar alle direct betrokkenen gemaild en wordt er een artikel op intranet geplaatst. De planning wordt afgesloten met twee evaluatie momenten om te bepalen of de doelstellingen zijn behaald. Hoofdstuk 5.2: Evaluatie Met evaluatie ga je achteraf na of je de beoogde doelstellingen gerealiseerd hebt. Met betrekking tot de eerste doelstelling is dit concreet te meten. De presentatie kan een unieke tijdschrijfcode krijgen waar de medewerkers op moeten tijdschrijven. Dit is achteraf relatief eenvoudig te controleren. Daarnaast zal elke leidinggevende het als agendapunt op het (verplichte) maandelijkse werkoverleg zetten. Hierbij is ook aanwezigheidsregistratie. Als laatste kan je ook een leesbevestiging vragen bij het versturen naar de presentatie naar de direct betrokkenen. Met betrekking tot doelstelling twee is het minder concreet te meten. Je wilt effect meten op de punten van houding en gedrag. Hier zou een enquête op ingericht kunnen worden, maar dat is een kostbare zaak. Leidinggevenden spreken regelmatig individueel met hun eigen teamleden. Het is dus goedkoper en eenvoudiger om deze een inventarisatie binnen hun team te laten uitvoeren. 10

Literatuur Boeken: Doorn, A van. & Janssen, G. & Osch, D van.& Waardenburg, M. (2012). Bedrijfscommunicatie voor de manager. Concept Uitgeefgroep, Hilversum Bronnen:.. (2012). Meerjarenvisie.. 2013-2015, Deventer mei 2012 versie 0.4 http://www.freepublicity.nu/communicatieplan-voorbeeld.php http://www.communicatieplan.info/wpcontent/uploads/2008/04/communicatieplan_verbetertraject.pdf http://www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/communicatieplan/plan-vanaanpak.html.http://www.sociaalplan.nl/voor-wie-is-sociaal-plan.html 11

Bijlage 1: Activiteitenplanning 12