Platform Zelfzorg Oost-Vlaanderen Martelaarslaan 204b 9000 Gent - tel. 09 225 91 33 - fax 09 233 35 89 info@plazzo.be - www.plazzo.be Deelnemers: zie bijlage Logistieke ondersteuning: Provincie Oost-Vlaanderen 1. Inleiding Overleg ziektegebonden groepen provincie over de financiële verantwoording subsidieaanvraag 2007 - verslag dd. 11 december 2006 - Allereerst werd Frans Meyfroodt, provinciale contactpersoon voor de subsidie ziektegebonden groepen, verontschuldigd. Na de verwelkoming en kennismakingsronde, werd het doel van het overleg kort toegelicht door Ann De Maesschalck, projectmedewerkster van Plazzo. Dit overleg kan gezien worden als een soort werkvergadering. Het is de bedoeling om tot een zowel voor de provincie als voor de ziektegebonden groepen duidelijk en realiseerbaar stramien voor de financiële verantwoording bij de subsidieaanvraag 2007 te komen. Aanleiding van het nieuw provinciaal reglement is o.a. de nieuwe vzw-wet. Als basis voor dit overleg, werden door Plazzo de volgende documenten ter plaatse rondgedeeld: 1. Kopie reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale subsidies 2. Ontwerp aanvraagdossier 2007 3. Vergelijking wijzigingen financiële verantwoording aanvraagdossier 2007 t.a.v. 2006 2. Toelichting reglementering De toelichting gebeurt via een interactieve bespreking van de voor de ziektegebonden groepen relevante punten uit de nieuwe reglementering (zie bijlage). Plazzo overleg ziektegebonden groepen over nieuwe financiële verantwoording 11 december 2006 1
Tijdens de bespreking kwamen de volgende aandachtspunten aan bod: - Verantwoordingsstukken Volgens de nieuwe reglementering zijn de verantwoordingsstukken voor de ziektegebonden groepen een staat van ontvangsten en uitgaven volgens schema 1 en een activiteitenverslag. De ziektegebonden groepen vragen om naar analogie met de verantwoordingswijze in het kader van het vrijwilligersdecreet geen kopies van betalingsbewijzen te moeten toevoegen, maar wel een vermelding van de plaats waar alle betalingsbewijzen indien nodig kunnen worden ingekeken. Volgens de nieuwe reglementering mag de staat van ontvangsten en uitgaven volgens schema 1 worden vervangen door een balans en resultatenrekening. De ziektegebonden groepen bevestigen dat dit een goede maatregel is o.a. voor Oost-Vlaamse afdelingen van een vzw op Vlaams niveau. - Timing verantwoording Volgens de nieuwe reglementering moet de subsidie ten laatste op 31 augustus van het jaar volgend op het jaar waarvoor de subsidie werd toegekend gebeuren. Voor de subsidiëring ziektegebonden groepen blijft echter de deadlinedatum gelden die door de provincie zal worden opgegeven (vermoedelijk 1 april). Volgens de nieuwe reglementering kan een redelijk uitstel van termijn worden aangevraagd in geval van onvoorziene omstandigheden. Vanuit de ziektegebonden groepen wordt iedereen opgeroepen om het aanvraagdossier tijdig in te dienen, omdat een tijdige uitbetaling slechts kan gebeuren indien iedere aanvrager het aanvraagdossier tijdig indient. - Reservevorming Dit is volgens de nieuwe reglementering toegestaan, maar wordt voor subsidiëring ziektegebonden groepen vanuit de provincie nadrukkelijk afgeraden gezien het beperkte subsidiebedrag. Dit wordt door de aanwezige ziektegebonden groepen beaamd. 3. Toelichting wijzigingen aanvraagdossier 2007 t.a.v. 2006 De toelichting gebeurde via een interactieve bespreking van een door Plazzo gemaakt overzicht van de wijzigingen in de financiële verantwoording in het aanvraagdossier 2007 t.a.v. 200 (zie bijlage). Tijdens de bespreking kwamen de volgende aandachtspunten aan bod: - Aanvraagdossier 2007 Er werd benadrukt dat het ter plaatse rondgedeeld ontwerp-aanvraagdossier 2007 enkel een ontwerp is en dat het definitieve, officiële document door de provincie aan alle ziektegebonden groepen zal worden bezorgd. - Activiteitenverslag Dit wordt niet gewijzigd, dus blijft volledig hetzelfde als in het aanvraagdossier 2006. Plazzo overleg ziektegebonden groepen over nieuwe financiële verantwoording 11 december 2006 2
- Verschil tussen dagboek in het kader van de nieuwe vzw-wet en de staat van ontvangsten en uitgaven verplicht/niet verplicht in te vullen (sub)rubrieken De aanwezige deelnemers wijzen erop dat het dagboek dat moet worden ingevuld in het kader van de nieuwe vzw-wet minder specifiek is dan het ontwerp financieel verslag in aanvraagdossier 2007. Daarom werd benadrukt dat in het financieel verslag in het aanvraagdossier 2007 enkel de grote rubrieken moeten worden ingevuld (indien ze van toepassing zijn). Het is niet verplicht om de subrubrieken in te vullen. Deze subrubrieken zijn enkel gemaakt om aan te geven onder welke grote rubriek de subrubrieken uit de vorige aanvraagdossiers moeten worden verantwoord. - Verschil schenking andere bijdrage leden en sponsoring? Op het einde van de bespreking werd geconcludeerd dat het vooral belangrijk is dat alle inkomsten en uitgaven in de financiële verantwoording zijn terug te vinden. De meeste aanwezige groepen noteren alle bijdragen boven het lidgeld als schenking, omdat dit de basis vormt voor het uitreiken van fiscale attesten en boeken een vrij aan te wenden bedrag als gift en een bijdrage voor een gericht doel als sponsoring. - Aanschaf investeringsgoederen Dit is volgens de nieuwe reglementering toegestaan, maar wordt voor subsidiëring ziektegebonden groepen vanuit de provincie nadrukkelijk afgeraden gezien het beperkte subsidiebedrag. Dit wordt door de aanwezige ziektegebonden groepen beaamd. - Afschrijvingen Dit mag volgens de nieuwe reglementering niet meer in de staat van ontvangsten en uitgaven worden opgenomen (zat vroeger wel in het aanvraagdossier)! - Verzekeringen Dit omvat alle verzekeringen uitgezonderd deze voor bezoldigd personeel. Bij de verantwoording in het kader van het vrijwilligersdecreet is dit een afzonderlijk onderdeel aangezien dit het belangrijkste onderdeel is in de verantwoording van een subsidie voor het werken met vrijwilligers. - Ondertekenen staat van ontvangsten en uitgaven (financieel verslag) Door de nieuwe vzw-wet moét het financieel verslag worden ondertekend door de verantwoordelijke die hiervoor in de statuten is aangeduid! - Begin- en eindsaldo Dit is een nieuw element, eveneens het gevolg van de nieuwe vzw-wet. Een aantal aanwezige groepen die een afdeling zijn van een grotere vzw, geven aan dat zij op 31/12 het definitieve eindsaldo nog niet kennen, omdat zij op dat moment o.a. nog een aantal terugbetalingen moeten krijgen van het centraal secretariaat. Een aantal deelnemers geven aan dat dit ook reeds gebeurde bij de vorige aanvragen en dat dit telkens werd opgelost door een verantwoordingsbrief bij het aanvraagdossier toe te voegen. Plazzo overleg ziektegebonden groepen over nieuwe financiële verantwoording 11 december 2006 3
- De tijdens het overleg gemaakte opmerkingen en afspraken werden verwerkt in de volgende documenten (in bijlage): 1. Aangepast ontwerp aanvraagdossier 2007 2. Aangepaste handleiding bij het aanvraagdossier 2007 4. Varia - Plazzo-nieuws en vraag naar verbetersuggesties Plazzo-website Plazzo kreeg vorig jaar reeds een uitzonderlijke projectverlenging voor twee jaar. Via een provincieraadbesluit van november 2006 krijgt Plazzo voor het tweede werkingsjaar (juni 2006-mei 2007) een groter subsidiebedrag (30 821 i.p.v. 19 000 euro). Hierdoor beschikt Plazzo over werkingsmiddelen, kan de projectmedewerker iets meer uren werken o.a. in het kader van lokaal sociaal beleid. Hierdoor kon ook een eigen domeinnaam (www.plazzo.be) en meer webruimte o.a. voor bekendmaking van zelfzorgactiviteiten worden aangekocht. In de toekomst zal Plazzo een nieuw e-mailadres hebben: info@plazzo.be. De Plazzo-website zal ook worden herwerkt en daarom werd opgeroepen om alle verbetersuggesties aan Plazzo te bezorgen. - Oproep om de stem van zelfzorg te laten horen in het kader van lokaal sociaal beleid Vanaf januari 2007 krijgt iedere gemeente en OCMW een nieuw bestuur. Deze nieuwe besturen moeten ten laatste op 31 december 2007 een lokaal sociaal beleidsplan 2008-2013 klaar hebben. De zelfzorginitiatieven krijgen de kans om hun vragen, noden, mogelijkheden, aan deze nieuwe besturen duidelijk te maken via medewerking aan het project Grondrechtenboom van Samenlevingsopbouw Oost-Vlaanderen. Personen uit regio Gent (Zelzate, Evergem, Wachtebeke, Moerbeke-Waas, Lochristi, Destelbergen, Gent, Sint-Martens-Latem, Deinze, De Pinte, Merelbeke, Melle, Oosterzele, Nazareth, Gavere, Zulte) krijgen twee kansen om hun stem te laten horen: op dinsdag 30 januari 2007: het resultaat hiervan zal worden opgenomen in een bundel voor openbare besturen regio Gent (Zelzate, Evergem, Wachtebeke, Moerbeke-Waas, Lochristi, Destelbergen, Sint-Martens-Latem, Deinze, De Pinte, Merelbeke, Melle, Oosterzele, Nazareth, Gavere, Zulte). De brief en folder werden ter plaatse rondgedeeld. begin maart 2007 voor stad Gent: het resultaat hiervan zal worden opgenomen in een bundel voor het Gentse stads- en OCMW-bestuur. Aangezien stad Gent buiten het werkingsgebied valt van Samenlevingsopbouw Oost-Vlaanderen, zal Samenlevingsopbouw Gent deze bijeenkomst organiseren om de stem van de zelfzorg aan het Gentse stads- en OCMWbestuur te verwoorden. Een uitnodiging hiervoor volgt nog. - Nieuwe wet op het vrijwilligerswerk: stand van zaken en verzekeringen Ter plaatse werden folders rondgedeeld van het het Provinciaal Steunpunt Vrijwilligerswerk Oost-Vlaanderen dat op 5 december een infosessie over de nieuwe wet betreffende de rechten van de vrijwilligers organiseerde. Belangrijkste boodschap: vanaf 1 januari 2007 moéten alle organisaties (ook feitelijke verenigingen) die met vrijwilligers werken in orde zijn met de verzekeringsplicht! Er werd aangeraden om niet langer te wachten, maar alle vrijwilligers te verzekeren. Plazzo overleg ziektegebonden groepen over nieuwe financiële verantwoording 11 december 2006 4
Alle informatie (o.a. een voorbeeld informatienota) en recente ontwikkelingen (wetgeving, verzekeringen, ) kunt u opvolgen via www.vrijwilligerswerk.be (een samenwerking van de provinciale steunpunten vrijwilligerswerk en het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk) of via het Provinciaal Steunpunt Vrijwilligerswerk Oost-Vlaanderen, tel.09 267 75 44 - e-mail vrijwilliger@oostvlaanderen.be, website www.oost-vlaanderen.be/vrijwilligerswerk - Nieuws uit de provincie: nieuwe gedeputeerden vanaf 1 december 2006 Provincie Oost-Vlaanderen heeft sinds 1 december 2006 een nieuwe deputatie. Dienst Welzijn en Gezondheid valt vanaf dan niet meer onder de bevoegdheid van gedeputeerde Van der Meiren. De heer Couckuyt neemt het roer over en staat in voor volgende beleidsdomeinen: welzijn, jeugd, gezondheid, ontwikkelingssamenwerking, toerisme en wonen. Wij hopen alvast dat de samenwerking met hem even goed zal verlopen als met de vorige gedeputeerde. - 12 e Gezondheids- en Welzijnsbeurs te Sint-Niklaas: van 18 tot 22 oktober 2007 De organisatoren van deze beurs melden dat de 12 e editie opnieuw in de stadszalen te Sint-Niklaas zal doorgaan. Inschrijven vóór 31 maart 2007. Voor meer informatie kunt u terecht op www.gezondheidsbeurs.be, p/a Vijfstraten 132 9100 Sint-Niklaas, tel. 03 776 78 33 (Dr. J. van Tichelen) en e-mail secr@gezondheidsbeurs.be. 5. Conclusies en afspraken verdere werkwijze - Alle aanwezigen besloten dat de wijzigingen ten gevolge van het nieuwe reglement meevielen: enkele subrubrieken zijn van plaats veranderd en enkel het begin- en eindsaldo en ondertekening op het financieel verslag zelf door de verantwoordelijke zijn nieuwe elementen. - Plazzo geeft de vragen en suggesties van de ziektegebonden groepen door aan Frans Meyfroodt. - Plazzo maakt zo snel mogelijk het verslag en bezorgt dit zo snel mogelijk aan de ziektegebonden groepen en aan Frans Meyfroodt. - Plazzo maakt op basis van het overleg aangepaste documenten en bezorgt deze aan de groepen en aan Frans Meyfroodt. - Groepen die nog vragen hebben of nood aan verdere ondersteuning, contacteren Plazzo, tel. 09 225 91 33, e-mail plazzo@telenet.be (in de toekomst: info@plazzo.be). - Groepen die nog vragen hebben i.v.m. de officiële procedure, contacteren de heer Frans Meyfroodt (tel. 09 267 75 46 frans.meyfroodt@oost-vlaanderen.be). Plazzo overleg ziektegebonden groepen over nieuwe financiële verantwoording 11 december 2006 5
6. Evaluatie 6.1. Algemeen De vormingsavond werd door alle aanwezigen als zeer zinvol en aangenaam ervaren. Dit werd bevestigd door de resultaten van de evaluatie via de evaluatieformulieren (zie bijlage). 6.2. Spreker Alle deelnemers waren zeer tevreden over de beknopte, verhelderende informatie en de manier van aanbrengen. 6.3. Suggesties Zowel tijdens de bijeenkomst als via de evaluatieformulieren werden zinvolle thema s voor volgende vormingsinitiatieven aangegeven: - de nieuwe wet betreffende de rechten van de vrijwilliger: de verschillende soorten verzekeringen (verplichte en aan te raden), - subsidiëringsmogelijkheden in België - een vereniging fit houden op werkingsgebied: hoe kunnen wij onze vereniging boeiend houden? 6.4. Doelgroepbereik Ondanks de drukke eindejaarsperiode namen er 16 deelnemers uit 10 verschillende zelfzorginitiatieven uit diverse Oost-Vlaamse regio s deel. Plazzo overleg ziektegebonden groepen over nieuwe financiële verantwoording 11 december 2006 6
Platform Zelfzorg Oost-Vlaanderen Martelaarslaan 204b 9000 Gent - tel. 09 225 91 33 - fax 09 233 35 89 info@plazzo.be www.plazzo.be 1. Aanwezigen: Vrijwilligers - deelnemerslijst 11 december 2006 - Organisatienaam Contactpersoon Straat + Nummer Postcode Gemeente E-mail Aantal Plazzo De Maesschalck Ann Martelaarslaan 204b 9000 Gent info@plazzo.be 1 Belgische Zelfhulpgroep voor Dystoniepatiënten De Craecker Herman Zwepe 4c 9991 Adegem herman.de.craecker@pandora.be 2 CATO - Vriendenkring hartpatiënten regio De Cock Willy Koningin Astridlaan 17 9200 Dendermonde info@vzwcato.org 2 CIB -liga Oost-Vlaanderen Pauwels Hugo A. Truymanstraat 33 9190 Stekene hugo.pauwels@skynet.be 3 Dendermonde Epilepsie-contactgroep IKAROS Rosanne Dorme Veeweg 74 9940 Evergem ikaros@skynet.be 2 Hartezorg Serras Christine Oudewee 67 9031 Drongen christine.serras@belgacom.net 2 Huntington Liga - Oost-Vlaanderen André Willems Flanelstraat 30 9030 Mariakerke huntingtonliga@skynet.be 1 Kontaktgroep Marfan Ehlers-Danlos Claudine Waelput Sint-Laurentinuslaan 54 9041 Oostakker eds.vl@skynet.be 1 Multiple Sclerose Liga - afdeling Oost-Vlaanderen Catteeuw Stiene P/a AZ Jan Palfijn Henri Dunantlaan 5 9000 Gent ms-liga.gent@ms-vlaanderen.be 1 Vlaamse Liga tegen Epilepsie - afd. Oost-Vlaanderen Claudine Van Daele Bernard Spaelaan 141 9000 Gent c.vandaele@cggeclips.be 1 Vlaamse Vereniging Autisme Stephanie Lenoir Groot Begijnhof 14 9040 Gent stephanie@autismevlaanderen.be 1 Totaal: 16 deelnemers uit 10 groepen uit RWO-regio s Dendermonde, Gent, Meetjesland en Waasland. 2. Verontschuldigd: Astmafonds Erika Colen Grauwpoort 9 9000 Gent astmafonds-gent@skynet.be Oost-Vlaamse Reumaliga André Brewaeys Zuidlaan 236 9630 Zwalm andre.brewaeys (at) belgacom.net Plazzo overleg ziektegebonden groepen over nieuwe financiële verantwoording 11 december 2006 7
Evaluatie overleg ziektegebonden groepen 11 december 2006 Aantal Aantal formulieren 14/16 deelnemers Functies voorzitter 1 Afkomstig uit regio penningmeester 5 secretaris 5 andere: 6 * professioneel medewerker (maatschappelijk werkster) 2 * medewerker 1 * redactie 1 Dendermonde: 9200 2 9230 1 9250 1 Gent: 9000 2 9030 1 9041 1 9830 1 9940 1 Meetjesland 8770 1 9991 1 8200 1 Waasland 9190 1 Evaluatie vergadering geslaagd 14 minder geslaagd of niet ingevuld 0 redenen: * er is duidelijkheid gebracht 1 * volledige en duidelijke uitleg 3 * beknopt en heldere uitleg 1 * meer dan voldoende uitleg 1 * ieder kon zijn vragen stellen 1 * concrete info 1 * vertrouwd geworden met de materie 1 * de stof belangde iedereen aan 1 * deinformatie werd goed gebracht 1 Plazzo overleg ziektegebonden groepen over nieuwe financiële verantwoording 11 december 2006 8
Thema's volgende activiteit * verzekeringen af te sluiten bij vrijwilligerswerk 1 * uitleg over verschillende soorten verzekeringen vb. verzekeringsagent uitnodigen 2 * subsidiëringsmogelijkheden in België 1 * een vereniging fit houden op werkingsgebied: hoe kunnen wij onze vereniging boeiend houden? 1 Bekendmaking via Plazzo 11 via bestuurslid eigen zelfzorginitiatief 5 niet ingevuld 0 Opmerkingen Gelet de beperkte beschikbare mensen lijkt het bijhouden van de jaarrekeningen reeds een grote opgave, zodat voor een subsidie van 500 euro bijkomend werk niet mogelijk is. 1 Plazzo overleg ziektegebonden groepen over nieuwe financiële verantwoording 11 december 2006 9