Nieuwsbrief: Jeugd GGZ, ROM testaanbod, DIS, Programma updates 29 april 2015 Ontwikkelingen Jeugd GGZ Per 1 januari 2015 is de nieuwe Jeugd GGZ onder verantwoordelijkheid van de gemeenten van start gegaan. Hieronder een stand van zaken vanuit ons perspectief. Declaraties. Voor de Jeugd GGZ is de electronische declaratiestandaard JW321/322 ontwikkeld. Deze is afgeleid van de GZ321/322 standaard en wordt gebruikt om behandeltrajecten en DBC s electronisch via Vecozo bij de gemeente in te dienen. De nieuwe declaratiestandaard is actief (ook in ConsultManager) en er kan mee gedeclareerd worden, maar veel gemeenten hebben hun systemen op dit moment nog niet op orde. Informeer daarom bij de gemeenten waar u mee te maken heeft of men al klaar is voor het verwerken van JW321 declaraties. N.B.: wanneer de gemeente aangeeft dat u via de standaard JW303 moet declareren, dan klopt dat niet. Genoemde standaard is niet voor de Jeugd GGZ, maar voor de Jeugd AWBZ, waar registratie en declaratie fundamenteel anders gaan dan voor de Jeugd GGZ. U kunt de gemeente erop wijzen, dat volgens de afspraken met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten de registratie van behandelingen in de Jeugd GGZ verloopt via behandeltrajecten en DBC s en dat deze via de declaratiestandaard JW321/322 electronisch gedeclareerd moeten worden. Als tijdelijk alternatief, wanneer een gemeente nog geen electronische declaraties kan verwerken, kunt u de declaratie voor behandeltraject of DBC op papier insturen dan wel de papieren nota als PDF electronisch vezenden. In het tabblad Facturatie van behandeltraject/dbc zet u dan Facturering=cliënt en na drukken op de knop NIEUWE FACTURATIE volgt u de procedure voor het aanmaken van papieren cliëntnota s. Het resultaat is een papieren nota met alle benodigde gegevens over behandeling, behandelaar en cliënt. Bij de adressering staan de cliëntgegevens, maar die kunt u zo nodig vervangen door de adressering van de gemeente. Gegevensaanlevering. Veel gemeenten willen van de zorgverlener periodiek allerlei gegevens ontvangen omtrent cliënten en behandelingen. Het is wat sommige van de gevraagde gegevens betreft nog een principiële vraag of de gemeenten daarbij privacy- en beroepsgeheimgrenzen overschrijden zodat die gegevens dus überhaupt niet aangeleverd kunnen/mogen worden. Uit een praktisch oogpunt willen wij vanuit de software dit soort gegevensaanleveringen zoveel mogelijk faciliteren om de extra administratieve belasting voor u zo klein mogelijk te houden. Echter blijkt nu al, dat er geen enkele standaardisatie is wat betreft het soort gevraagde gegevens en het te gebruiken format voor aanlevering. Naast de gemeente wil ook het CBS periodiek gegevens over behandelingen en cliënten ontvangen. Over de verplichting om gegevens aan CBS aan te leveren loopt ook nog een discussie. Net als voor volwassenen zou er b.v. ook voor Jeugd GGZ cliënten een privacy-bezwaar regeling moeten zijn. Zie voor de ontwikkelingen hieromtrent ook de LVVP website en nieuwsbrieven. Wat de gegevensaanlevering zelf betreft is deze wel gestandaardiseerd, maar sluit niet helemaal aan bij de gegevensregistratie voor DIS en declaratie. Sommige gegevens (b.v. Perspectief) worden op dit moment niet geregistreerd, andere gegevens (b.v. Reden sluiten) worden wel geregistreerd, maar CBS gebruikt hiervoor een andere keuzelijst. In de actuele ConsultManager versie 9.0.17 zijn de exportfuncties vanuit Cliënten, bggz trajecten en sggz DBC s uitgebreid om u in staat te stellen zoveel mogelijk gegevens in Excel vorm uit het programma te halen voor verdere verwerking en aanlevering aan gemeente/cbs. Voor de CBS aanlevering zal nog een aparte export worden ingebouwd om dit verder te stroomlijnen. Communicatie/correspondentie. Naast het electronische berichtenverkeer i.v.m. declaraties zal er ook op een ander niveau met de gemeenten gecommuniceerd worden, b.v. rondom zorgtoekenning. In de komende periode zullen we daarom in het programma een of meer
brief/formuliersjablonen inbouwen. Graag vernemen wij van u wat uw communicatie/correspondentiebehoeften zijn in deze. Conclusie. Het is duidelijk, dat vergeleken met vorig jaar de administratieve belasting voor de zorgverlener die in de Jeugd GGZ werkt, fors is toegenomen. Als leverancier van uw praktijkbeheerprogramma is het ons doel om u zoveel en zo goed mogelijk te faciliteren in de benodigde administratieve handelingen. Landelijke standaardisatie is daarbij echter een vereiste, het is onmogelijk om voor elke gemeente aparte software gaan schrijven en die ook nog te onderhouden wat betreft wijzigingen in procedures, formulieren etc. die ongetwijfeld met regelmaat zullen plaatsvinden. Desalniettemin willen wij u vragen om ons op de hoogte te houden van gegevensuitvragen, formulieren etc. waarmee u door gemeenten geconfronteerd wordt, zodat we kunnen kijken of we in het programma daar toch iets aan kunnen doen. Stuur uw e-mail naar jvandenberg@managewarepro.nl. Richting gemeenten en beroepsverenigingen kunt u dit onderwerp ook aankaarten en signaleren dat er eenduidigheid en standaardisatie moet komen wat betreft gegevensuitvraag. ROM testaanbod uitbreiding Vanaf heden kunt u 2 nieuwe vragenlijsten aanvragen via ROM Manager: de Child Behavior Checklist in 2 leeftijdvarianten: CBCL1_5-5 (1,5-5 jaar) en CBCL-6-18 (6-18 jaar). De CBCL vragenlijsten worden ingevuld door een ouder en geven informatie over het kind in verschillende competentieschalen en probleemgebieden. Deze testen zijn geschikt om aan de SBG aanleververplichting te voldoen. Vanwege de zeer uitgebreide aard van deze testen en resultaatverwerking zijn de afnamekosten hoger dan voor andere testen in ons aanbod: 1,75 per afname. Daarnaast zijn er licentiekosten van 1,40 per afname. Een overzicht van het testaanbod en prijzen alsmede informatiebladen voor deze nieuwe testen zijn te downloaden vanaf de website. Om de nieuwe testen te activeren moet u bij het aanvragen van een nieuwe test na invullen van de leverancier (ManageWare Pro) eerst even op de knop UPDATE klikken om de keuzelijst met beschikbare testen bij te werken. Voor een verdere uitbreiding van het testaanbod willen we graag uw input. Wat SBG aanleververplichting betreft hebben we nu minimaal 2 testen beschikbaar in de meest gangbare zorgdomeinen Volwassenen cure en Kinderen en Jeugd. Ook is er een klanttevredenheids vragenlijst (CQiv-amb). Graag vernemen we van u waar nog meer behoefte aan is. Dat kan zowel om vragenlijsten gaan die geschikt zijn voor DIS/SBG aanlevering (b.v. KKL, SDQ) als om testen die u wel frequent gebruikt, maar die niet geschikt zijn om aan de aanleververplichting te voldoen (b.v. UCL, NPV, BDI, 4DKL). U kunt uw voorkeur(en) kenbaar maken in een e-mail naar jvandenberg@managewarepro.nl. DIS aanleveringen Voor zowel bggz als sggz zijn DIS aanleveringen middels de nieuwe standaarden en PVM module inmiddels actief. In ConsultManager zijn de laatste plooien met een update gladgestreken en er wordt nu volop aangeleverd.
Voor het aanleveren van gegevens aan DIS heeft u in de eerste plaats een DIS aanlevercontract nodig. Dit kunt u zelf aanmaken op uw DIS account nadat u zich heeft aangemeld en van DIS uw accountgegevens ontvangen hebt. Voor het aanleveren van ROM gegevens aan SBG heeft u een apart aanlevercontract met SBG nodig. Op dit moment is nog niet volledig uitgekristalliseerd hoe de gegevensoverdracht van DIS naar SBG vorm zal krijgen. Vrijgevestigden kunnen nog geen SBG contract aanvragen, maar u kunt u wel aanmelden bij SBG (zie www.sbggz.nl onder Vrijgevestigden. U wordt dan op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen en SBG neemt t.z.t. contact met u op aangaande het aanlevercontract. Totdat dat geregeld is, worden ROM gegevens dus wel aangeleverd aan DIS, maar door DIS niet doorgestuurd aan SBG. N.B.: Zowel voor de basis GGZ als voor de specialistische GGZ is het NIET de bedoeling, dat u zelf een PVM module gaat downloaden en installeren! Zie ook de DIS handleiding die u kunt downloaden vanaf onze website. Programma updates Na de grote programma update van versie 8.1 naar versie 9.0 zijn in de weken daarna nog enkele aanpassingen aan het programma gedaan, onder andere om de laatste DIS plooien glad te strijken. Deze aanpassingen zijn opgeleverd als een kleine programma update, waarbij elke update een wijzigingsnummer krijgt. Binnen programmaversie 9.0 is het actuele wijzigingsnummer 17. Bij opstarten van ConsultManager krijgt u even een scherm te zien waarin de versie staat (9.0) en daaronder een compleet versie nummer inclusief het wijzigingsnummer (9.0.17). Als het programma open is, kunt u dit scherm oproepen door onder het menu Scripts te kiezen voor Over ConsultManager. Bij epraktijk gebruikers worden updates door ons geïnstalleerd, u kunt aan het versienummer zien wat de geïnstalleerde programmaversie is en bij significante updates (zoals versie 9.0.17) krijgt u een bericht met beschrijving van de aanpassingen. Voor gebruikers met een lokale installatie van het programma wordt de actuele programmaupdate op onze website ter download beschikbaar gesteld. U krijgt per e-mail bericht als er een nieuwe update klaar staat inclusief instructies voor download en installatie. N.B. Voor deze kleine updates is het niet erg als u een update gemist heeft. Heeft u b.v. update 9.0.11 niet geïnstalleerd, dan kunt u toch de actuele update 9.0.17 installeren. Diversen: Dit bestand is verkeerd gesloten en wordt gecontroleerd op consistentie. Krijgt u bij opstarten van CSM wel eens de melding? Dit kan gebeuren na een crash of als u de computer heeft uitgezet zonder het programma te sluiten. Op epraktijk zien wij het nog wel eens gebeuren, dat de verbinding met de epraktijk sessie verbroken is in plaats van netjes afgemeld via de knop Start > Afmelden. Is een verbinding verbroken, dan blijft de sessie op de epraktijk server actief en blijven alle programma s die in gebruik waren open staan. Na een aantal uren inactiviteit wordt uiteindelijk de gebruiker door de server afgemeld, maar daarbij worden de programma s hard gesloten met als gevolg, dat ConsultManager bij de volgende keer opstarten eerst gaat controleren of de database nog intact is. Kortom, bent u klaar op uw epraktijk, sluit dan alle programma s en medlt u netjes af via Start > Afmelden.
Managementrapportages. In de nieuwe programmaversie kunt u voor zowel bggz als sggz rapportages opvragen over de stand van zaken in een bepaald contractjaar. U krijgt per verzekeraarscluster een overzicht van het aantal behandelingen, de omzet, onderhanden werk, en een prognose voor de situatie aan het eind van het contractjaar in relatie tot het budgetplafond. Deze overzichten zijn b.v. handig om te zien hoeveel ruimte er nog is om nieuwe cliënten aan te nemen en om te voorkomen dat u over het budgetplafond heen gaat. De rapportages zijn op te vragen middels de knop RAPPORTAGE vanuit de lijst met bggz trajecten en vanuit de DBC lijst. Dezelfde rapportages zijn ook op te vragen voor de Jeugdzorg. Let daarbij op, dat u de gemeenten die u in het overzicht wilt opnemen, moet indelen in clusters. Tijdschrijven onvolledig behandeltraject. Volgens NZa beleidsregel BR/CU-7114 mag een onvolledig behandeltraject niet meer dan 120 minuten totaal aan directe plus indirecte tijd bevatten. We hebben gehoord, dat verzekeraars declaraties afgekeurd hebben waar meer dan 120 minuten tijd op geschreven was. Op zich is dat natuurlijk raar, want u krijgt geen cent meer betaald voor de tijd die u boven de 120 minuten op een onvolledig behandeltraject besteed hebt. In ieder geval is het dus aan te raden om in voorkomende gevallen 1 of meer activiteiten van het onvolledig traject te halen om te voorkomen, dat het traject gedeclareerd wordt met meer dan 120 minuten directe plus indirecte tijd. Dyslexie behandeling basis GGZ. Werkt u eigenlijk binnen de basis GGZ, maar moet u dyslexie behandeling registreren en declareren, dan kan het zijn dat u de sggz module nodig heeft. Die kan door ons geactiveerd worden, maar daar zijn wel kosten aan verbonden. Normaal gesproken kost de aanschaf eenmalig 280 euro en komt er 265 euro aan jaarlijks onderhoud bij. Voor deze specifieke situatie, waarbij de sggz module slechts zeer beperkt gebruikt wordt, kunnen wij u de aanschaf gratis aanbieden en kunnen we op het jaarlijks onderhoud van ConsultManager (b+s)ggz 20% korting geven. Per saldo betaalt u dan ca. 140 euro per jaar meer aan onderhoud. Declaraties Agis. Vanwege een interne fout bij Agis/Achmea worden Agis declaraties voor behandelingen gestart in 2014 en gestopt in 2015 vaak afgekeurd met als reden dat de client niet verzekerd zou zijn. Al dan niet na contact opnemen met Agis worden deze declaraties alsnog handmatig goedgekeurd en uitbetaald. Hierbij wordt echter geen nieuwe retourinformatie gegeven, dus in de lijst met electrobische declaraties blijft zo n declaratie op afgewezen staan met toegekend bedrag=0. Daar kunt u niets aan veranderen. In de lijst met electronische declaraties kunt u een opmerking plaatsen dat de declaratie handmatig verwerkt en goedgekeurd is en u kunt de declaratie op afgehandeld=ja zetten. De notalijst is leidend als het gaat om gefactureerde bedragen (papier en electronisch) en betalingen, dus daar moeten gefactureerde bedragen blijven kloppen met toewijzingen/uitbetalingen. ROMmen in praktijken met meerdere behandelaars. Van elke aangevraagde vragenlijst krijgt de praktijk een kopie van de mail die naar de cliënt gegaan is. Dit kan handig zijn als de mail niet aangekomen is, b.v. omdat die naar een verkeerd adres gestuurd is of omdat bij de ontvanger de
mail met de testuitnodiging tegengehouden is of in de spam verloren gegaan. De kopie mail die d epraktijk heeft kan dan doorgestuurd worden naar de cliënt waar nodig met aangepast adres, zodat de cliënt alsnog de test kan starten. Tot voor kort kon maar 1 e-mail adres van de aanvragende praktijk geregistreerd worden. Bij praktijken met meerdere behandelaars gingen alle kopie aanvragen dan ook naar dat ene adres. Nu is het mogelijk om de aanvragen te scheiden naar aanvragende behandelaar. Wilt u dat, dan kunt u bij de Gebruikersinstellingen in het eerste tabblad bij de gegevens van de behandelaar een e-mail adres invullen waar de kopie van de aanvraag naartoe gestuurd moet worden. In deze gevallen wordt in de tekst van de uitnodiging die de cliënt ontvangt, ook de naam van de aanvragende behandelaar genoemd. Vult u geen e-mail adres in, dan wordt zoals voorheen het e-mail adres van de praktijk gebruikt. Aanbieding epraktijk. ConsultManager gebruikers met lokale installatie van het programma opgelet! Ook dit jaar zullen weer meerdere programma updates geïnstalleerd moeten worden zoals u inmiddels al gemerkt heeft. Bent u daar geen ster in, heeft u daar geen zin in of kunt u uw tijd wel beter besteden, overweeg dan een epraktijk abonnement aan te schaffen. Ook de toenemende eisen die aan de beveiliging van uw computer en gegevens gesteld worden kunnen een goede reden zijn om over te stappen naar epraktijk. Wij willen u daar graag bij helpen en hebben voor u een aanbieding. Bent u geïnteresseerd, neem dan contact op met Wim Masselink (wmasselink@managewarepro.nl) voor meer details en om alles te regelen. Helpdesk contact: helpdesk@managewarepro.nl