Handleiding ECDL testsysteem

Handleiding ECDL testsysteem I. Beheerdersomgeving testsysteem... 2 1) Inloggen in de beheerdersomgeving... 2 2) Overzicht van alle tabbladen in de beheerders omgeving.... 3 II. Aanschaffen van ECDL ID s, examens en diagnosetoetsen.... 4 1) Bestellen van ECDL IDs.... 4 2) Bestellen van ECDL toetsen.... 4 3) Bestellingen inzien... 4 III. Beheer van de kandidaten en het toewijzen en vrijgeven van toetsen.... 5 1) Registreren van kandidaten... 5 2) Toewijzen van examens... 9 3) Activeren (vrijgeven) van examens... 10 IV. Contact en Support... 17 Versie april 2014 1/17

I. Beheerdersomgeving testsysteem 1) Inloggen in de beheerdersomgeving Om in te loggen in de beheerdersomgeving, dient u de volgende link te openen: https://www.ecdl.at/member/start.php. Selecteer uw taal. Standaard staat de taal op Nederlands geselecteerd. Vervolgens kunt u een bepaalde rol selecteren (Inloggen als). Standaard staat de rol op Beheerder. Hierna kunt u op twee manier inloggen, namelijk: 1. Login-ID invullen Wachtwoord invullen klik op Login, of 2. Voor- en achternaam en geboortedatum invullen Wachtwoord invullen klik op Login Over de Rollen : a. Beheerder i. Heeft alle rechten b. Tester i. Heeft de rechten om kandidaten te registreren en kandidaatgegevens te wijzigen. ii. Heeft de rechten om examens te activeren c. Tester (extern) i. Heeft de rechten om examens te activeren d. Administrator i. Heeft rechten om kandidaatgegevens te registreren en te wijzigen ii. Heeft rechten om ECDL ID s en toetsen te bestellen Versie april 2014 2/17

2) Overzicht van alle tabbladen in de beheerders omgeving. Het tabblad Bestellen : Hier kunt u al uw bestellingen plaatsen van ECDL ID s en toetsen en vindt u ook een overzicht van de voorraad toetsen en ECDL ID s die nog niet in gebruik zijn. Het tabblad Test beheer In deze omgeving kunt u alle kandidaten registreren, toetsen aan kandidaten toewijzen en toetsen vrijgeven. Hier vindt u ook een overzicht van alle geregistreerde kandidaten en kunt u diverse rapportages raadplegen. Het tabblad Orderhistorie bevat een overzicht van alle geplaatste bestellingen. Het tabblad Gegevens Testcentrum bevat informatie over : Vestigingsadres examenlocatie) Factuuradres Personeel Vestigingen Aangeboden ECDL producten (ECDL Basis / Standaard/ Advanced) Contract datum Neem contact op met ECDL via info@ecdl.nl indien u het één en ander zou willen wijzigen in deze gegevens. Het tabblad Mijn persoonlijke gegevens bevat uw persoonlijke gegevens. Tevens bevat het een overzicht van alle examenlocaties waarover u bepaalde administratieve rechten heeft. U kunt zelf uw persoonlijke gegevens wijzigen. Het tabblad Mijn aanmeldingsgegevens bevat uw inloggegevens. Hier kunt u ook uw wachtwoord wijzigen. Het tabblad ECDL-documenten bevat diverse documenten waaronder de systeemvereisten en de handleiding. Versie april 2014 3/17

II. Aanschaffen van ECDL ID s, examens en diagnosetoetsen. 1) Bestellen van ECDL IDs. Een kandidaat kan alleen maar examens maken, indien er een ECDL ID aan zijn account is gekoppeld. Zonder een ECDL ID kan er geen examen worden afgenomen. U kunt ECDL ID s als volgt bestellen: Klik op het tabblad Bestellen. Selecteer bij Ik wil bestellen ECDL ID s, vul het aantal ECDL ID s in dat u wilt bestellen en kies vervolgens indien van toepassing het segment. Berichten worden verzonden naar ECDL Nederland en worden niet weergegeven op de factuur. Rekeningoverzicht: Berichten die op de factuur komen te staan, bijvoorbeeld het ordernummer. Klik vervolgens op Bestellen. Een kostenoverzicht wordt getoond en er wordt gevraagd om de bestelling te bevestigen. Klik op ok en uw ECDL ID voorraad wordt aangepast. De wijziging wordt direct zichtbaar in het overzicht van de voorraden. 2) Bestellen van ECDL toetsen. Toetsen worden in principe maandelijks op consumptieve basis gefactureerd. Examenlocaties kunnen er voor kiezen om een pre-paid voorraad van toetsen aan te schaffen. Hiermee krijgen ze het voordeel van de staffelkorting. Selecteer bij Ik wil bestellen de toets die u wilt aanschaffen en volg daarna dezelfde stappen als bij het bestellen van ECDL ID s. De wijziging wordt direct zichtbaar in het overzicht van de voorraden. De toetsen die zijn afgenomen nadat de voorraad op is, worden geregistreerd als negatieve voorraad en achteraf maandelijks tegen de stuksprijs gefactureerd. 3) Bestellingen inzien Een overzicht van alle geplaatste bestellingen kunt u vinden in het tabblad Orderhistorie. Hier kunt u filters instellen op soort artikel en datum van en tot. Versie april 2014 4/17

III. Beheer van de kandidaten en het toewijzen en vrijgeven van toetsen. Voor het beheren van kandidaten en het toewijzen en vrijgeven van toetsen dient u het tabblad Testbeheer te openen. Kandidaten worden geregistreerd in een hiërarchische mappenstructuur. Het systeem is zo ingesteld dat alle submappen en kandidaten de geselecteerde modules en taal van de moedermap overerven. Standaard heeft elk account drie hoofdmappen, met elk een specifieke naam die refereert naar het soort kandidaten. In het systeem wordt dit Segment genoemd. Elk segment is gekoppeld aan een tariefgroep. Er zijn drie segmenten, namelijk: De map Onderwijs kandidaten gekoppeld aan speciaal tarief De map Particuliere kandidaten gekoppeld aan normaal tarief De map Corporate klanten gekoppeld aan normaal tarief Indien één of meerdere segmenten voor uw organisatie niet van toepassing is, kunt u dit aangeven bij ECDL Nederland. In dat geval, zullen de overbodige segmenten worden verwijderd uit uw moedermap. In dit tabblad vindt u ook een werkbalk met allerlei icoontjes. Deze icoontjes hebben diverse functies. Voor het aanmaken van een nieuwe (sub)map kunt u klikken op het icoontje: Nieuwe map aanmaken. U ziet rechts in het scherm de nieuwe map verschijnen en de melding: vul naam van de map in. Als u de naam heeft ingevuld, drukt u op enter en de nieuwe (sub)map is aangemaakt. Voor het wijzigen van de mapnaam, dient u de moedermap te selecteren en vervolgens in het rechtergedeelte van uw scherm de betreffende map te selecteren. Daarna klikt u met de rechtermuisknop en ziet u de optie Andere naam geven. 1) Registreren van kandidaten a. Registreren van een enkele kandidaat. Registreer een enkele kandidaat met het icoon: volgende pagina) (zie screenshot registratievelden kandidaat op Velden met een * zijn verplichte velden. Let erop dat de taal op Nederlands staat en dat u ECDL-ID aanvinkt als u weet dat een kandidaat een examen gaat maken. Dan wordt er automatisch een ECDL-ID aan het account van de kandidaat toegevoegd en heeft hij de mogelijkheid om examen te maken. Zonder een ECDL-ID kan er geen examen worden gemaakt. Let voor het toewijzen van een ECDL-ID of de voorraad ECDL-ID s voldoende is. Versie april 2014 5/17

Als er geen ECDL-ID s meer zijn en u vinkt ECDL-ID aan, dan krijgt u de melding dat de voorraad op is. Een ECDL-ID kan dan niet toegevoegd worden en de kandidaat kan dan ook geen examen maken. U dient dan één of meerdere ECDL-ID s aan te schaffen. Als u alle velden heeft ingevuld, klik dan op Opslaan en de kandidaat is geregistreerd. U kunt de gegevens later ook weer aanpassen door de kandidaat te selecteren en met de rechtermuis op Eigenschappen te klikken, of boven in de werkbalk van Sophia op het icoontje te klikken. b. Het importeren van kandidaten uit een Excel of txt bestand. Selecteer het tabblad Testbeheer. Kandidaten kunnen worden geïmporteerd door middel van dubbelklikken op het icoontje. In het tabblad ECDL-documenten vindt u een voorbeeld inleesbestand voor de kandidaten in.xls format. Zoek naar.csv of.xls bestanden die u wilt uploaden. Voordat de kandidaten worden ingelezen, wordt een import overzicht getoond. Desgewenst kunt u hierin nog gegevens muteren. Als de gegevens verder correct zijn, klikt u op Gegevens importeren. Versie april 2014 6/17

c. Verplaatsen en het verwijderen van kandidaten Voor het verplaatsen van een kandidaat binnen het eigen account, selecteert u de kandidaat. Klik vervolgens op het icoontje Knippen, selecteer daarna de map waarnaar de kandidaat verplaatst moet worden en klik op het icoontje Plakken. De kandidaat is nu verplaatst. Een kandidaat verwijderen gaat als volgt: Selecteer de kandidaat en klik op het icoontje wissen. De kandidaat is verwijderd. Let wel op: Kandidaten die reeds toetsen hebben gemaakt, kunnen niet worden verwijderd. Om een verwijderde kandidaat terug te zetten, selecteert u de map waarin de verwijderde kandidaat zat, of waarin u de kandidaat zou willen hebben. U klikt met de rechtermuis en selecteer in het menu Terugzetten/verplaatsen gebruiker. Vul vervolgens in het formulier dat verschijnt; voornaam, achternaam en geboortedatum in, alvorens u op zoeken klikt. De kandidaat wordt vervolgens weer teruggeplaatst. d. Verplaatsen van kandidaten vanuit een ander testcentrum naar uw eigen account. Volg dezelfde procedure als bij het terugzetten van een verwijderde kandidaat. Versie april 2014 7/17

e. Toewijzen van ECDL-ID s aan kandidaten. Nadat een kandidaat is geregistreerd dan wel is geïmporteerd, kan een ECDL ID aan de kandidaat worden toegewezen. Selecteer de kandidaat en klik met de muis op het icoontje in de balk, of selecteer de kandidaat en klik met de rechtermuisknop. Vervolgens krijg je het icoontje met de eigenschappen van de kandidaat in een klein menu te zien. Klik op eigenschappen en vervolgens ga je naar het tabblad Persoonlijke gegevens. Je ziet helemaal onderaan de mogelijkheid om een ECDL ID toe te wijzen. Klik op Toewijzen en een ECDL ID wordt automatisch toegewezen aan de kandidaat. Als een mailadres is opgegeven wordt er automatisch een PDF verzonden met daarin een overzicht van het ECDL ID en het wachtwoord om in te loggen op het online ECDL profiel.. Toegewezen ECDL ID s van kandidaten die geen examens hebben gemaakt kunnen worden ontkoppeld van de kandidaat en terug worden gezet naar de voorraad ECDL ID s. Klik bij Persoonlijke gegevens op Ontkoppel en het ECDL ID wordt ontkoppeld en teruggeplaatst naar de voorraad. f. Toegang tot het Online Profiel Nadat een kandidaat een ECDL ID heeft toegewezen gekregen en z n eerste examen heeft gehad, kan hij inloggen op zijn online ECDL profiel. Hier kan hij zijn resultaten inzien en een overzicht vinden van zijn certificaten in pdf. Om in te loggen in het online ECDL profiel heeft de kandidaat het ECDL ID en een wachtwoord nodig. Deze gegevens worden automatisch per mail in een PDF verzonden als een e-mail adres is opgegeven (zie e). De PDF kan ook afzonderlijk afgedrukt worden. Klik op PDF afdrukken en de inhoud van de PDF wordt zichtbaar. Kandidaten kunnen inloggen op hun online ECDL profiel via http://www.ecdl.nl/online-profile/ Wachtwoord voor het online ECDL profiel kan ook worden gereset. Versie april 2014 8/17

2) Toewijzen van examens Examens en diagnosetoetsen kunnen worden toegevoegd op persoons- en op mapniveau. Examens en toetsen die toegewezen zijn aan een map zijn automatisch ook toegewezen aan alle submappen en gebruikers binnen die map, als gevolg van het zogeheten overerven. Selecteer de (sub)map met je muis en klik met de rechtermuisknop. Vervolgens open je in het menu de Eigenschappen via het icoontje Geërfd = De module is automatisch toegewezen indien het is toegewezen aan een bovenliggende map. Als een persoon met deze toewijzingen wordt verplaatst naar een andere (sub)map waarin deze toewijzingen niet zijn ingesteld, verliest de kandidaat zijn toegewezen modules. Aan = De modules zijn en blijven toegewezen aan de kandidaat ongeacht van wat er gebeurt in de moedermap en ongeacht of de kandidaat wordt verplaatst naar een andere map. Uit = De module is niet toegewezen aan de kandidaat en dat zal ook zo blijven ongeacht wat er gebeurt in de bovenliggende (moeder)map, of wanneer de kandidaat wordt verplaatst naar een (sub)map waar de module wel is toegewezen. Voorbeeld van toegewezen modules bij een kandidaat. Tekstverwerking: Module geërfd van bovenliggende map. Taal op kandidaatniveau ingesteld. Spreadsheets: Toegewezen op mapniveau en instellingen geërfd door de kandidaat Databases gebruiken; Presentaties; Digiveiligheid en Online Samenwerken: Niet toegewezen op mapniveau,wel toegewezen op kandidaatniveau Computer Essentials: Toegewezen op mapniveau en op kandidaatniveau uitgezet. Een module naam in vetgedrukte letters betekent toegewezen. Een blauwe punt achter een module betekent dat de toewijzing is geërfd van een bovenliggende map. Versie april 2014 9/17

3) Activeren (vrijgeven) van examens a. Het activeren van examens voor kandidaten in een specifieke map. Examens kunnen worden geactiveerd op individueel niveau of bij meerdere kandidaten tegelijk. Om bij een individuele kandidaat de examens te activeren, selecteert u de kandidaat en klikt u vervolgens op het minuscule pijltje linksboven het icoontje van de kandidaat. Op het moment dat u hierop klikt, worden de toegewezen examens als het ware uitgevouwen onder elkaar. Selecteer één of meerdere examens die u wilt activeren en klik vervolgens boven in de balk op het icoontje met de pijl. Een bevestigingsverzoek komt tevoorschijn. Klik op Ja, vrijgeven en het examen is vrijgegeven. Voor het activeren van één of meerdere examens bij meerdere of alle kandidaten uit een map, selecteert u de map en klikt u boven op de balk op het icoontje. Alle toegewezen examens voor alle kandidaten worden nu uitgevouwen. Selecteer de examens die u wilt vrijgeven of klik op CTRL+A om alle toegewezen examens vrij te geven en klik daarna weer op het icoontje met de pijl om de examens te activeren. Let op: Een vrijgegeven examen is actief voor 1 dag. Als het vrijgegeven examen niet binnen die dag is gemaakt, vervalt de activering. b. Het activeren van examens met een code. U kunt ook examens vrijgeven via een activeringscode. Klik op het icoontje een code aanmaken door op de te klikken. U kunt nu Het plus tekentje, genereert telkens een nieuwe code. Aan elke code kunt u een limiet koppelen door het instellen van een datum en een geldigheidsduur. Bestaande codes kunnen opnieuw worden gebruikt door de geldigheidheidsdatum en geldigheidsduur opnieuw in te stellen. Wie kunnen gebruik maken van deze code? Alle kandidaten in het account van de examenlocatie waaraan examens zijn toegewezen, kunnen examens gaan maken met behulp van deze code. Versie april 2014 10/17

Als u dus in de beheerdersomgeving op het minuscule pijltje bij de kandidaat klikt, worden de toegewezen en vrijgegeven examens onder elkaar weergegeven. In dit overzicht wordt de status van een toegewezen examen zichtbaar Een toegewezen examen kan vier statussen hebben, namelijk: 1. Toegewezen, maar niet vrijgegeven 2. Vrijgegeven (weergegeven door middel van een groen vinkje) 3. Bezig met examen (een groene statusbalk wordt weergegeven) 4. Afgesloten (uitslag in percentage en datum worden getoond) c. Het verwijderen van geactiveerde examens Een examen dat u (per abuis) heeft toegewezen en dat verwijderd moet worden, kunt u eenvoudig verwijderen door wederom de kandidaat te selecteren en op het minuscule pijltje linksboven het icoontje van de kandidaat te klikken. Een overzicht van de vrijgegeven examens wordt dan zichtbaar. Selecteer het vrijgegeven examen, klik daarna met uw rechtermuis en vervolgens klikt u in het menu op wissen. Het vrijgegeven examen wordt gewist. Let op: Een vrijgegeven examen dat is gestart en waar een resultaat op is behaald, kan niet meer gewist worden. d. Toegangscodes voor diagnosetoetsen Kandidaten die diagnosetoetsen willen maken, hebben een toegangscode nodig. Belangrijk is ook weer om diagnosetoetsen eerst toe te wijzen aan een account. Net als bij de examens, geldt ook hier weer het principe van overerven. Standaard staat de status van de modules op geërfd. Alles wat is toegewezen op (moeder)map niveau erft de kandidaat als het ware over. De taal staat standaard op NL en het limiet staat standaard op 1 toets. Op kandidaatniveau kunnen de instelling ook weer gewijzigd worden. In het voorbeeld kunt u zien dat voor deze kandidaat bij Tekstverwerking het limiet is gezet op 2, voor Spreadsheets, de taal op Engels is gezet en Online Essentials, Advanced Tekstverwerking en Advanced Spreadsheets zijn uitgezet. Als u de instellingen voor de diagnosetoetsen heeft bepaald, klikt u op Toewijzen. Vervolgens wordt er automatisch een code aangemaakt en weergegeven. Klik op Opslaan om de instellingen te bewaren. De toegangscode kunt u ook weer uitzetten, door het vinkje bij aangezet weer weg te halen. Versie april 2014 11/17

Deze toegangscode is een vaste code die van toepassing is op alle diagnosetoetsen die aan de kandidaat zijn en zullen worden toegewezen. e. Het opstarten van toetsen Versie april 2014 12/17

Als er examens zijn vrijgegeven en een toegangscode voor de diagnosetoetsen is gegenereerd, kan de kandidaat beginnen met toetsen. 1. Het opstarten van een diagnosetoets: Om toetsen op te starten dient het sophia.exe bestand locaal geïnstalleerd te worden. Men kan het.exe bestand via deze link downloaden: www.sophiatesting.com/download/sophia.exe Als dit bestand is gedownload, dan dient men het vervolgens uit te voeren. Als het uitgevoerd is, komt het startscherm tevoorschijn. De kandidaat klikt op Diagnosetoets, vult de toegangscode in en klikt vervolgens op Doorgaan. De toegewezen diagnosetoetsen worden zichtbaar. Selecteer de toets, klik op OK en de kandidaat kan beginnen met de diagnosetoets. 2. Het opstarten van een examen Versie april 2014 13/17

Om het examen te starten, dient het hiervoor genoemde.exe bestand uitgevoerd te worden. Als het is uitgevoerd, komt het startscherm weer tevoorschijn. De kandidaat kan op twee manieren inloggen. Namelijk: - Inloggen met persoonlijke gegevens - Inloggen met ECDL ID/Skills Card-nummer De kandidaat kiest één van de twee opties, vult deze in en klikt vervolgens op Doorgaan. De kandidaat kan beginnen met het examen. Versie april 2014 14/17

Als de kandidaat klaar is met een examen en heeft afgesloten, heeft hij de mogelijkheid om verder te gaan met een volgend examen, Het startscherm van het.exe bestand wordt wederom weergegeven en hij kan weer klikken op uitvoeren. Als het bestand is uitgevoerd, dan wordt het keuzescherm van de examens weer zichtbaar. De kandidaat kan dan een nieuw examen uitkiezen en weer klikken op Doorgaan. Het volgende examen kan gemaakt worden. 3. Het opstarten van het examen met behulp van een activeringscode: Kandidaat voert weer het.exe bestand uit en in het startscherm dat daarna volgt, vult hij weer z n naam en geboortedatum in, of ECDL ID alvorens hij op Doorgaan klikt. Het onderstaande keuzescherm wordt zichtbaar. Versie april 2014 15/17

In het lege veld naast de tekst Beschikt u over een boekingscode? vult de kandidaat de code in die hij heeft gekregen en klikt vervolgens op bijwerken. De toegewezen examens worden nu zichtbaar. De kandidaat selecteert het examen dat hij wilt gaan maken en klikt vervolgens op Doorgaan. Het examen kan beginnen. De activeringscode werkt alleen bij kandidaten waar geen examens zijn vrijgegeven. Kandidaten waarbij al één of meerdere examens zijn vrijgegeven die nog niet zijn gemaakt, krijgen een ander keuzescherm dan het hier bovenstaande, waarop ze geen activeringscode kunnen invullen. f. Rapportages Selecteer het icoontje van het account, of een map van waar u een rapportage zou willen hebben. Klik op het icoontje om een rapportage te creëren. Kies een rapportage die u zou willen hebben. Vink vervolgens Inclusief submappen als u ook de gegevens van alle onderliggende submappen in de rapportage wilt verwerken. Daarna selecteert u (handmatig of met behulp van de kalender) de van en tot data en klikt vervolgens op Genereer rapportage De volgende rapportages worden in PDF gegenereerd: - ICDL ID Verslag Dit rapport geeft het total aantal ECDL ID s weer die zijn gebruikt in een specifieke periode. - Testverslag Dit rapport geeft het aantal toetsen en toetsresultaten weer van alle kandidaten uit een specifieke map in een specifieke periode. - Certificaten verslag Dit rapport geeft een overzicht weer van alle behaalde certificaten. - Toegangscode overzicht Dit rapport geeft een overzicht weer van alle toegangscodes voor diagnosetoetsen van alle kandidaten. Versie april 2014 16/17

IV. Contact en Support Als u vragen heeft of vragen en opmerkingen over de inhoud van de toetsen dan kunt u ons telefonisch bereiken via 030-2916333 of per mail via info@ecdl.nl Bij technische problemen: Bij technische problemen: o Neem contact op met ECDL Nederland via info@ecdl.nl of 030-2916333. o Mail het logbestand (.log) en de toetsresultaten(.tsi) vanuit \Sophia_Archiv naar info@ecdl.nl o Beschrijf de details van het problem zo uitgebreid en gedetailleerd mogelijk. o Mocht het om een specifieke vraag gaan. Links onderaan de vragenbalk kunt u specifieke details zien van de toets. Geef deze door. In het hier onderstaande screenshot als voorbeeld: M4.1 Module 4 Excel Toets set1, vraag 1 Versie april 2014 17/17