Benchmark Efficiëntie op de CSA Deel : samenvatting van de antwoorden Jeroen de Geus (SVN) Marjolijn Kroon (AT Osborne) juli Foto: UMC Utrecht
Voorwoord Voor u ligt het resultaat van de Benchmark CSA die in de periode februari tot en met juli is uitgevoerd. Het rapport bestaat uit twee delen. In dit eerste deel is een samenvatting van de antwoorden opgenomen. In deel worden de analyses en conclusies beschreven. Dit deel wordt in september opgeleverd. Dit onderzoek is een initiatief van SVN en AT Osborne. Aan het onderzoek hebben 8 CSA s meegedaan. Hiermee is de respons 8%. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Marjolijn Kroon (- 77) of mailen naar mkr@atosborne.nl.
Inhoudsopgave Aanleiding Doelstelling Werkwijze Deelnemers Resultaten Organisatie Productie Productiecapaciteit Bijlagen
Aanleiding Ziekenhuizen staan voor de uitdaging om met minder geld meer kwaliteit te leveren. Dit geldt ook voor de ondersteunende diensten zoals de CSA. Om te kunnen optimaliseren is er behoefte aan meer inzicht in de organisatie en werkwijze op de CSA. SVN herkent deze behoefte bij haar leden. Daarom hebben SVN en AT Osborne dit onderzoek gestart met de intentie om dit met een bepaalde frequentie uit te voeren.
Doelstelling Het doel van deze benchmark is om de efficiëntie van de CSA s in Nederland te meten en te vergelijken. Met de resultaten kunt u nagaan hoe uw CSA scoort op efficiëntie ten opzichte van CSA s in andere ziekenhuizen. Daarnaast kunnen we op meerdere onderdelen de huidige situatie op de CSA vergelijken met de situatie in omdat we toen een vergelijkbare benchmark hebben uitgevoerd.
Werkwijze Digitale enquête ( vragen) Algemeen(7 vragen) Organisatie ( vragen) Productie (9 vragen) Productiecapaciteit ( vragen) Afronding ( vragen) Doorlooptijd: februari juli Anonieme verwerking van de resultaten Onderzoeksmethode: Deelnemers zijn in categorieën ingedeeld: Academische ziekenhuizen Topklinische ziekenhuizen Algemene ziekenhuizen
Algemeen Vraag : Wat is de naam van uw zorginstelling? (n=) Om de anonimiteit te borgen, zijn deze antwoorden niet weergegeven in dit rapport. Vraag : Tot welke categorie ziekenhuis behoort uw instelling? (n=8) Anders (): Dienstverlener; Farmaceutisch bedrijf; Privé ziekenhuis met alg. status; Diergeneeskunde; ZBC. 7
Algemeen Vraag : Aan hoeveel OK s levert uw CSA haar diensten? (n=8) Aantal OK s gemiddeld minimaal maximaal,7 8
Algemeen Vraag : Aan hoeveel OK s levert uw CSA haar diensten? (n=8) Academisch Topklinisch Aantal OK's Aantal OK's Algemeen Aantal OK's Overige Aantal OK's 9
Algemeen Vraag : Aan hoeveel zorginstellingen levert uw CSA haar diensten? (n=8) Anders: Uitbesteed; zhs en externe klanten; zorginstellingen; alleen aan eigen afdelingen orthopedie-reumarevalidatie; aan zorginstelling op locaties en aan ZBC s en aan verzorgingstehuizen; huisartsen en zorginstelling op meer dan locaties; zorglocaties met OK s en per locatie nog CSA zorginstelling, buitenpoliklinieken en verpleeghuizen; Geen; Interne productieafdelingen en externe apotheken; Hoofdlevering binnen eigen zorginstelling, externe zorginstellingen; Meer dan ; Diverse klanten ongeveer
Algemeen Vraag : Aan hoeveel zorginstellingen levert uw CSA haar diensten? (n=8) 8 Academisch 8 Topklinisch Aantal zorginstellingen en locaties Aantal zorginstellingen en locaties 8 Algemeen 8 8 Overig Aantal zorginstellingen en locaties Aantal zorginstellingen en locaties
Algemeen Vraag : Wat is uw naam als invuller? (n=) Om de anonimiteit te borgen, zijn deze antwoorden niet weergegeven in dit rapport. Het antwoord is gebruikt voor het opvragen van aanvullende informatie. Vraag : Wat is uw functie als invuller van deze enquête? (n=8) Anders (Proces)coördinator CSA Assistent Bedrijfsleider / DSMH Manager a.i. Hoofd logistiek/teamleider CSA Afdelingsmanager CSA Manager CSA / infectiepreventie Sterilisatie medewerker aandachtspunten kwaliteit en appl.beheer Medewerker Hoofd CSA / DSMH Plantmanager e medewerker CSA
Algemeen Vraag 7: Naar welk mailadres kunnen de resultaten worden teruggekoppeld? (n=8) Om de anonimiteit te borgen, zijn de antwoorden niet in dit rapport verwerkt. Het antwoord is gebruikt om de resultaten terug te koppelen.
Organisatie Vraag 8: Is de CSA in het ziekenhuis gehuisvest of buiten het ziekenhuisgebouw? (n=) Anders: Op locatie naast de OK, andere locatie op afstand maar wel in ziekenhuisgebouw
Organisatie Academisch Vraag 8: Is de CSA in het ziekenhuis gehuisvest of buiten het ziekenhuisgebouw? (n=) 8 8 Topklinisch Algemeen Locatie CSA Overig 8 8 8 8 8 Locatie CSA Locatie CSA Locatie CSA
Organisatie Vraag 9: Voert u de CSA-activiteiten in eigen beheer uit of zijn deze activiteiten uitbesteed? (n=) Anders: Uitbesteder voor ziekenhuizen
Organisatie Vraag : Aan wie heeft u CSA-activiteiten uitbesteed? (n=) Anders: dienstverlenende partij 7
Organisatie Vraag : Welke sterilisatieprocessen heeft u uitbesteed? (meerdere antwoorden per deelnemer zijn aangekruist) Anders: Mamma pas protheses sterilisatie (x per kwartaal) 8
Organisatie Vraag : Worden de flexibele scopen centraal of decentraal gereinigd? (n=) Anders Scopenreiniging centraal bij Endoscopie en behandelafdeling Deels op de CSA en deels decentraal op de poli In een ander ziekenhuis (SLA) N.v.t. Nu decentraal op de poli s, straks centraal op de CSA Meerdere scopen reinigingsunits verdeeld over de kliniek en polikliniek 9
Organisatie Vraag : Is uw CSA een zelfstandige afdeling of onderdeel van een andere afdeling? (n=) Anders Valt onder logistiek en verkoop Commerciële partij Onderdeel van afdeling CSA / CSR / logistiek Onderdeel van VE OK samen met chirurgie, anesthesie, pijnpoli en CSA
Organisatie Vraag : Wie is budgethouder van het instrumentarium? (n=) Anders Wisselend: CSA, OK en verschillende specialismen en afdelingen Afdelingsbudgetten Deels OK, deels CSA CSA voor vervanging en reparaties, OK / afdelingen voor uitbreiding en nieuw Afdelingsmanagers
Organisatie Vraag : Met welke afdelingen heeft de CSA een SLA afgesloten? (n=) Overige antwoorden Met externe dagbehandelkliniek en met huisartsen waar we voor steriliseren Afzonderlijke SLA voor scopenreiniging Externe klanten ZBC s Privéklinieken en verpleeghuizen Met een ander ziekenhuis voor het reinigen van fiberscopen Met een aantal afdelingen verdeeld over de polikliniek en kliniek Centrale huisartsenpost en externe verloskundigen
Organisatie Vraag : Welke taken m.b.t. instrumentarium en scopen vallen onder de verantwoordelijkheid van de CSA s? (n=) Antal CSA's Reinigen en steriliseren van instrumentarium (n=) Kwaliteitstaken (n=) 9 8 9 Functiecontrole van het instrumentarium: MIC lekstroom test Functiecontrole van het instrumentarium: lichtkabels testen Functiecontrole van het instrumentarium: optiekentest Wegen van de vuile netten
Organisatie Vraag : Welke taken mbt instrumentarium en scopen vallen onder de verantwoordelijkheid van de CSA s? (n=) Voorraadbeheer (n=) Voorraadbeheer instrumentarium op de CSA Voorraadbeheer instrumentarium op de OK Voorraadbeheer steriele disposables Scopenreiniging (n=) 8 Reinigen en desinfectie van flexibele scopen Beheren steriele flexibele scopen
Organisatie Vraag : Welke taken mbt instrumentarium en scopen vallen onder de verantwoordelijkheid van de CSA s? (n=) Overige taken Bevoorraden van de nierdialyse met bakken op patiëntniveau (en poli s op Texel) Transporteren flexscopen Beheren Track & Trace systeem Leeninstrumenten Beheren en aanvullen osteosynthese materialen. Ontvangen van leeninstrumenten, controleren en retouren. Deels verzorgen van Procedure Based Troleys Buiten omloop telefoon? Ontvangen en beheren implantaten Beheer steriel magazijn Beheer van voorraden op afdelingen Voorraadbeheer instrumentarium op de poliklinieken In volledige verantwoordelijkheid over reiniging en desinfectie van flexibele scopen Advies bij reparatie en aanschaf nieuw instrumentarium Mutaties mbt instrumentensets Applicatiebeheer instrumentenvolgsysteem Reinigen deel van de scopen Verzorgen klinische lessen aan andere medewerkers
Organisatie Vraag 7: Welke functies vallen onder de CSA en hoeveel FTE per functie? Functienaam N= FTE gemiddeld minimaal maximaal SMH-medewerker 8,7,, Flexibele scopen,8,,7 Teamleiders 8,,, Hoofd CSA,,, Kwaliteitsmw,7,, Instrumentenbeheerder 7,9,, Praktijkopleider,,, Logistiek mw 8,,, Leerlingen,,7, Overige functies,,, Functienaam N= FTE gemiddeld minimaal maximaal Totaal FTE,,,
Organisatie Aantal FTE dat in dienst is van de CSA-afdeling. Functienaam N= FTE gemiddeld minimaal maximaal Totaal FTE,,, 7
Organisatie Totaal aantal FTE dat in dienst is van de CSA weergegeven per categorie. Academisch Topklinisch Algemeen Aantal FTE Aantal FTE Aantal FTE 8
Organisatie Vraag 8: Hoeveel personen waren in dienst van de CSA? (n=) Aantal personen gemiddeld minimaal maximaal, Vraag 9: Welk percentage van de SMH-medewerkers was gediplomeerd (exclusief leerlingen)? (n=) Percentage gemiddeld 8,% 9
Organisatie Vraag : Hoeveel uur per dag was de CSA operationeel in (standaard openingstijden)? (n=) Dag Minimaal # uur Maximaal # uur Maandag 8 Dinsdag 8 Woensdag 8 Donderdag 8 Vrijdag 8 Zaterdag Zondag Gemiddeld # uur per week Minimaal # uur Maximaal # uur 7, 8
Organisatie Vraag : Hoeveel uur per week was de CSA operationeel in (standaard openingstijden)? (n=) Academisch Topklinisch 8 8 Aantal uur per week Aantal uur per week Algemeen Overig 8 8 Aantal uur per week Aantal uur per week
Organisatie Vraag : Hoeveel manuur overwerk per week werd gemiddeld door de CSA uitgevoerd in? (n=)
Organisatie Vraag : Wat was het ziekteverzuimpercentage van de medewerkers van de CSA in? (n=8) Percentage minimaal maximaal gemiddeld,9,,
Organisatie Vraag : Wat was het ziekteverzuimpercentage van de medewerkers van de CSA in? (n=8) 8 8 8 8 Topklinisch 7,,,,,, Ziekteverzuimpercentage Overig,,,,,, Ziekteverzuimpercentage
Productie Vraag : Hoeveel netten werden gesteriliseerd op de CSA? (n=) Aantal netten minimaal maximaal gemiddeld...9
Productie Vraag : Hoeveel netten werden gesteriliseerd op de CSA? (n=) 8 Academisch 8 Topklinisch Aantal netten Aantal netten 8 Algemeen 8 7 8 Overig Aantal netten Aantal netten
Productie: netten per FTE (n=) Net/FTE minimaal maximaal gemiddeld.78.9 7
Productie: netten per FTE (n=) Academisch Topklinisch 7 antal CSA's 7 7 Aantal netten per FTE Algemeen 7 Aantal netten per FTE Overig Aantal netten per FTE Aantal netten per FTE 8
Productie: netten per OK (n= ) Netten/OK minimaal maximaal gemiddeld.7 7 9. 9
Productie: netten per OK (n= ) Academisch Topklinisch 7 antal CSA's 7 Aantal netten per OK Algemeen Aantal netten per OK Overig 7 7 Aantal netten per OK Aantal netten per OK
Productie: netten per uur (n=) Aantal netten per uur (gebaseerd op standaardopeningstijden CSA) Gemiddeld # DIN netten per uur Minimum # DIN netten per uur Maximum # DIN netten per uur 88 7.
Productie: netten per uur (n=) Aantal netten per uur (gebaseerd op standaardopeningstijden CSA) Academisch Topklinisch Aantal netten per uur Aantal netten per uur Algemeen Overig Aantal netten per uur Aantal netten per uur
Productie Vraag : Hoeveel los instrumentarium werd gesteriliseerd op de CSA? (n=8) Aantal los instrumentarium gemiddeld minimaal maximaal 7.7 7..
Productie Vraag : Hoeveel los instrumentarium werd gesteriliseerd op de CSA? (n=8) Academisch Algemeen 7 7 Los instrumentarium Los instrumentarium Topklinisch Overig 7 7 Los instrumentarium Los instrumentarium
Verhouding netten en los instrumentarium (n=) Aantal netten en los instrumentarium per CSA
Verhouding netten en los instrumentarium (n=8) Verhoudingsgetal tussen netten en los instrumentarium per CSA. Gemiddelde verhouding netten los instrumentarium,
Verhouding netten en los instrumentarium (n=8) Verhoudingsgetal tussen netten en los instrumentarium per CSA. Academisch Topklinisch Verhoudingsgetal net/los Verhoudingsgetal net/los Algemeen Overig Verhoudingsgetal net/los Verhoudingsgetal net/los 7
Productie Vraag : Hoeveel flexibele scopen werden door de CSA in gereinigd? (n=) Aantal flexibele scopen gemiddeld minimaal maximaal 9. 8. 8
Productie Vraag : Hoeveel flexibele scopen werden door de CSA in gereinigd? (n=) Academisch Topklinisch Aantal flexibele scopen Aantal flexibele scopen Algemeen Overig Aantal flexibele scopen Aantal flexibele scopen 9
Productie Vraag : Wat is de gemiddelde kostprijs incl. BTW van een net? (n=7) Gemiddelde minimaal maximaal kostprijs,-,- 8,-
Productie Vraag : Wat is de gemiddelde kostprijs incl. BTW van een net? (n=7) Academisch > Kostprijs per net in Overig > Kostprijs per net in
Productie Vraag 7: Welke kosten zijn hierin meegenomen? (n=9) Personeel Gebouw Apparatuur Gebruik Afschrijving Aantal CSA s x x x x x x x x x x x x Overig Verpakking Detergentia Water Andere eenheden zoals glas en RVS containers De calculatie gaat veel verder. Als net is aangehouden een basisnet. In ontwikkeling. Transportkosten, energiekosten Kosten worden centraal berekend. Nog geen track & trace per net Onduidelijke vraag: aanschafkosten of verwerkingskosten? Geen kostprijs bekend maken x x x x x x x x x x x x
Productie Vraag 8: Wat is de minimale kostprijs incl. BTW van een net? (n=) Gemiddelde minimale kostprijs Minimum Maximum 7,-,-,-
Productie Vraag 9: Wat is de maximale kostprijs incl. BTW van een net? (n=) Gemiddelde maximale kostprijs Minimum Maximum,-,- 8,-
Productie Vraag : Hoeveel netten zijn in totaal in omloop in uw ziekenhuis? (n=) Gemiddeld Minimaal Maximaal aantal netten.99.77
Productie Vraag : Hoeveel netten zijn in totaal in omloop in uw ziekenhuis? (n=) Topklinisch 8 > Aantal netten in omloop Algemeen Overig 8 8 > 8 > Aantal netten in omloop Aantal netten in omloop
Productie Vraag : Hoeveel verschillende soorten netten zijn in uw ziekenhuis in omloop? (n=) Gemiddeld aantal Minimaal Maximaal netten 7 8. 7
Productie Vraag : Hoeveel verschillende soorten netten zijn in uw ziekenhuis in omloop? (n=) Topklinisch 8 Aantal soorten netten 8 Algemeen 8 8 Overig Aantal soorten netten Aantal soorten netten 8
Productiecapaciteit Vraag : Welke type wasmasmachines had de CSA? (n=) Wasmachine Deelnemers Gemiddeld # wasmachines Minimum # Maximum # Wagenwasmachine Takt wasmachines Nvt Nvt Batch wasmachines 9, Combi wasmachines Overige wasmachines 8,8 9
Productiecapaciteit Vraag : Wat was de capaciteit van de wasmachines? (n=) Wasmachine Deelnemers Gemiddelde productie per uur Minimum capaciteit Maximum capaciteit Wagenwasmachine,, Takt wasmachines nvt nvt Batch wasmachines 9 7, Combi wasmachines 8,7 8 Overige wasmachines 8 divers nvt nvt
Productiecapaciteit Vraag : Hoeveel stoomsterilisatoren waren door de CSA in gebruik? (n=) Gemiddelde # stoomsterilisatoren Minimum Maximum, 7
Productiecapaciteit Netten per stoomsterilisator per CSA (n=) Gemiddeld # netten Minimum Maximum per stoomsterilisator 7.9.7.
Productiecapaciteit Netten per stoomsterilisator per CSA (n=) Academisch Topklinisch 8....... Verhoudingsgetal net / sterilisator 8....... Verhoudingsgetal net / sterilisator Algemeen Overig 8 9....... Verhoudingsgetal net/ sterilisator 8....... Verhoudingsgetal net/ sterilisator
Productiecapaciteit Vraag : Wat was de capaciteit van alle stoomsterilisatoren? (n=) Gemiddeld aantal DIN netten per uur Minimum aantal DIN netten Maximum aantal DIN netten 7
Productiecapaciteit Vraag : Hoeveel waterstofperoxidesterilisatoren (Sterrad) had de CSA in gebruik? (n=)
Afronding Vraag 7: Welke onderwerpen wilt u zeker terugzien in de eindrapportage? (n=). Aantal FTE/STE Productie - productiviteit Kostprijs per ISO of DIN net Kostprijsberekening Verhouding tussen STZ instellingen Capaciteit Maximale productie in relatie tot faciliteiten, uitvoerende werkzaamheden en aantal FTE Organisatorische inrichting CSA en taakverdeling Personele bezetting tav productie, bedrijfstijd, capaciteit apparatuur Verhouding wasmachines autoclaven UMC s apart vergelijken Scopen Outsourcing Verhouding productie apparatuur Productie in relatie tot OK s Verhouding FTE CSA-logistiek
Afronding Vraag 8: Welke vragen heeft u gemist? (n=). Vooral gericht op ziekenhuizen, niet op huisartsen, tandartsen, pharmacie Grote ziekenhuizen, grote CSA Welke KPI s worden gemeten (doorlooptijd, hoeveelheid klachten, mate van compleetheid netten)? Aantal storingen in relatie tot leeftijd apparatuur. Doorlooptijden per processtap Vragen over kwaliteit doorlooptijden, manier van procesbeheersing, klachten Track & trace Vragen over Deskundige Steriele Medische Hulpmiddelen Gebruik van een automatiseringssysteem Toekomstplannen, andere externe activiteiten Klantgegevens: aantal en voor welke specialismen, poliklinieken Oppervlakte CSA Minimale doorlooptijd sterilisatieproces Aantal instrumenten op een x aantal sets Procescontrole info (welke procestests, hoe vaak, zoals EST, tosi test enz. Bruikleen instrumentarium Complexiteit en tijdrovende sets Kwaliteitsborging Bedrijfstijden: bereikbaarheid in het weekend Minimale en maximale doorlooptijd Verdeling FTE over verschillende werkplekken en taken 7
Afronding Vervolg vraag 8 Begroting voor een CSA? Investering in scholing? Leeftijdsopbouw personeel Ziekteverzuim door lichamelijke klachten Parttime factor Gebruik instrumentenvolgsysteem Geen DIN netten gebruiken maar een ander systeem 8
Afronding Vraag 9: Interesse in een gesprek? (n=). Ja: Nee: Weet niet: Anders: Ingrijpende veranderingen Een fusie van ziekenhuizen Afhankelijk van de uitslag 9
Afronding Vraag : Overige opmerkingen? (n=). De vraag over aantal desinfectiemachines is beantwoord met ( CSA en scopenreinigers). Goed dat er een landelijke benchmark is opgezet, zo wordt het mogelijk om van elkaar te leren. Capaciteit autoclaven: in praktijk staat autoclaaf vaak uit. Het zou interessant zijn om alleen naar de CSA werkzaamheden te kijken. Ziekteverzuim van stafmedewerkers zeggen niets over productiviteit. Steriele ruimte gekoppeld aan steriele opslag OK. Wordt gebruikt instrumentarium altijd handmatig gereinigd? Van standaard DIN net gaan er netten per uur in de wasmachine, van een laparoscopische set die geheel moet worden aangesloten op een MIC inzet gaan er slechts per uur in de machine. Bij overwerk hoort ook een vraag over beschikbaarheidsdiensten en het aantal oproepen. Spoedvragen ook interessant. Periodieke benchmark is welkom. Bij vraag gaat het om de capaciteit van alle wasmachines. Wij hebben dagen per week een ongediplomeerde verpakkingsmedewerker. Hebben andere dit ook? Delen van praktische tips, soms zelfs kleine aanpassingen die het werkproces gunstig beïnvloeden. Kennis eenvoudig benaderbaar delen, hier is op de site steeds meer te vinden, mijn complimenten. Hoe houd je mensen aangesloten? Ontbreken: opleidingen door en voor de medewerkers en leiding. 7
Bijlage Enquête vragen 7