edocs database structuur info EMAIL WEBSITE Zwolle, 3 jan. 12 j.moorman@edocs.nl www.edocs.nl
PAGINA 2 VAN 6 Background info edocs is een digitale archiveringsproduct voor windows platforms geschreven in c++/mfc. Document archivering wordt gesplitst in twee categorieën. Image services een archiveringssysteem dat voornamelijk voorziet in het archiveren van de binnenkomende papierstroom. Documenten worden gescand met een twain of isis scanner. Document services een archiveringssysteem voor de uitgaande papierstroom veelal Microsoft office documenten ( msword, excel, outlook documenten, maar ook pdf en diverse overige formaten) edocs combineert beide. Documenten kunnen gearchiveerd worden door te scannen te importeren of door poller mechanismes die bepaalde directories monitoren voor documenten die daar beschikbaar komen.
PAGINA 3 VAN 6 Inrichting edocs kent 2 onderdelen een server en een client component. Elke configuratie heeft 1 server component en tenminste 1 client component. De server component wordt geïnstalleerd op de application server. Deze component bevat de software welke nodig is voor de inrichting van het systeem. Deze software configureert de inrichting van de databases op de ( diverse ) database- servers, de users die het systeem mogen gebruiken en de rechten die elke user heeft. Deze configuratie werd initieel vastgelegd in ini files later in de registry ( local machine ) maar om redenen van portability en het vaak niet willen openstellen van de rechten op al of niet specifieke onderdelen van de registry is uiteindelijk deze informatie vastgelegd in een msaccess database. Omdat enkel bij het starten van de software hieruit minimale data uitgelezen wordt dus het aantal connecties naar deze database alsmede ook het dataverkeer hier vandaan nagenoeg nul zijn, blijkt zelfs in zeer grote organisaties ( bijv ziekenhuizen ) dit prima te voldoen. De beheersoftware wordt enkel gebruikt voor de inrichting van het systeem en zal dus alleen bij mutaties nog zeer sporadische gebruikt worden. De beheer software is gecentreerd rond 2 modules : de licensering van het edocs systeem en het beheer ervan. De licensering dient (eenmalig ) te gebeuren op de application server en kan ook alleen daar gebruikt worden. De beheersoftware kan ook aangeroepen worden vanaf een client waar edocs op geinstalleerd is. De beheersoftware kan afgeschermd worden middels een password. De client component dient op elke pc te worden geïnstalleerd die een connectie dient te maken naar edocs. In ASP of CITRIX omgevingen kan volstaan worden met het installeren binnen de betreffende terminal server omgeving. Beide setups worden geleverd als een installshield setup en kunnen dus geinstalleerd worden door de betreffende setup.exe te starten met administrator rechten. Diverse klanten hebben packages gemaakt van de setup om deze geautomatiseerd uit te rollen. applica^e server edocs Server Client/ terminal server edocs Client edocs Client
PAGINA 4 VAN 6 Databases edocs ondersteund een onbeperkt aantal archieven. Elk archief wordt binnen edocs opgeslagen in een database. Zuiver technisch gezien is deze omschrijving niet geheel juist. Alle archieven die middel de beheermodule in de server component van edocs aangemaakt worden, zijn oplopend genummerd. De beheerder kent een server/locatie toe waar het archief aangemaakt dient te worden en edocs maakt daar een directory aan genaamd ed_db# Voor archief 1 zal dit dus zijn ed_db1 enz. Dit mechanisme maakt het makkelijker om geautomatiseerde backups te realiseren omdat alle data per archief op 1 locatie vastgelegd is. Binnen deze directory wordt een map 0 gemaakt ( de locatie waar werkvoorraad documenten opgeslagen worden ) en er wordt een kleine access database aangemaakt. ( dis.mdb) edocs kent een rubriekenstructuur alle documenten worden gearchiveerd in mappen die op zicht weer staan in rubrieken. Deze rubriekenstructuur wordt eenmalig ingericht (opgeslagen in deze dis.mdb) en zal veelal in het gebruik onveranderd blijven. Voor microhis archieven is deze structuur voor- gedefinieerd conform de afkortingen die microhis gebruikt. Bij het opstarten van een computer wordt deze structuur ingelezen. Wanneer er een nieuwe map aangemaakt wordt dan wordt er een regel weggeschreven binnen dis.mdb Deze regel heeft een oplopend volgnummer edocs zal binnen de ed_db# directory een directory aanmaken met als naam het zelfde nummer. Binnen dit mapnummer worden de documenten als losse bestanden gecodeerd opgeslagen. Het dis.mdb bestandje zal daardoor klein blijven en weinig gebruikt worden. Een typisch voorbeeld is het rodekruis ziekenhuis met een patientenbestand van 400.000 clienten is dit bestand in 4 jaar tijd gegroeid tot 5 Mbyte.
PAGINA 5 VAN 6 Verantwoording gebruik access database Zeker binnen grotere organisaties ligt het gebruik van access databases gevoelig. Omdat edocs naar databases schrijft middels een oledb laag is in principe de database laag te porten naar andere database- engines. Veel organisaties hebben reeds een sql platform geïmplementeerd, dus dit lijkt de aangewezen keuze. Voor een 2 tal ziekenhuizen en een tbs kliniek is dit gedaan op zowel oracle als sqlserver 2008. Het implementatie traject voor dergelijke omgevingen binnen edocs is echter veel moeilijker en vergt een veel langere en intensere begeleiding. Omdat de sql tables/ databaes afgezonderd moeten zijn van andere (legacy) systemen en elke edocs user rechten moet hebben op zowel de inrichtingstabellen als de database tabellen uit de 2 normaliter gebruikte access databases - en rechten moet hebben op de ed_db# directories vergt dit inrichten en onderhoud van deze rechtenstructuur veel meer tijd en ook een continue awareness en expertise om dit te onderhouden. In retro perspectief hebben alle klanten die geopteerd hebben voor een niet msaccess database aangegeven, dat ze dat niet weer zouden doen. De msaccess database in its self is een gesloten omgeving die geïsoleerd van bijv mssql geplaatst wordt en vanwege het niet aanwezig zijn van integraties daar naar toe ook niet speciaal onderhouden hoeft te worden binnen de aanwezige rechtenstructuur. Bovendien blijkt in de praktijk de msaccess database sneller te werken. De gebruikte oledb intergratie haalt 20000 transacties per seconden- maar het aantal transacties per connectie is zeker na de opstartfase minimaal. Omdat access een locking table aanmaakt en na gebruik verwijderd dienen er wel create rechten nodig te zijn maar die zijn ook al nodig voor het opslaan van de (gescande) documenten.
PAGINA 6 VAN 6 Voor verdere informatie kunt u contact opnemen met dhr Moorman Tel. 06 42723754