Structuur regionale samenwerking in Regio Rivierenland Gemeenteraden Ambitiebepaling, kaderstelling en controle op hoofdlijnen van beleid Besluiten over meerjarenprogramma s speerpunten Besluiten over startnotities, waarmee raden per onderwerp bepalen of gemeente wil samenwerken Controle op P&C-cyclus Regio Rivierenland Colleges Verantwoordelijk voor het realiseren van door raden bepaalde ambities en het informeren van hun raden hierover Bepalen binnen de door hun raden gestelde kaders waar zij hun prioriteiten in de samenwerking leggen Werken samen in speerpuntberaden en projecten Regionale agendacommissie Adviseert AB over betrokkenheid raden, onderwerpen van regionale samenwerking, procesgang, planning en agendasetting Brengt raden 'in positie' bij het oppakken van hun kaderstellende en controlerende rol Twee afgevaardigden per gemeenteraad Algemeen Bestuur (AB) Bewaakt totaaloverzicht regionale samenwerking en bepaalt strategische koers Stuurt op samenhang en integraliteit bij vaststellen meerjarenprogramma's en startnotities Besluit over regionale financiën en begroting Eén vertegenwoordiger uit elke gemeente Dagelijks Bestuur (DB) Focus op de aansturing van de regionale speerpunten en de afstemming van lobbytrajecten en subsidieverwerving Elk speerpunt(beraad) wordt aangestuurd door een DB-lid, dat op dit speerpunt de regionale ambassadeur is Verantwoordelijk voor bedrijfsvoering en contractgestuurde dienstverlening Samengesteld uit vijf AB-leden; legt verantwoording af aan AB Speerpuntberaden voor regionale speerpunten Speerpuntberaden gaan over de profilering van Regio Rivierenland op de drie regionale speerpunten: Logistieke Hotspot, Agribusiness en Recreatie & Toerisme; dit is samenwerking met onderzoeks- en onderwijsinstellingen en ondernemers Elk speerpuntberaad stelt een meerjarenprogramma op en voert dit uit Een speerpuntberaad richt zich niet op de inhoud, maar op de procesmatige voortgang van het meerjarenprogramma en heeft daartoe de regie over de projecten die onder het beraad worden uitgevoerd Veel aandacht voor lobby, branding en subsidieverwerving op het betreffende speerpunt Leden van een speerpuntberaad zijn vertegenwoordigers van de tien colleges onder voorzitterschap van een DB-lid Besluitvorming in de speerpuntberaden is op basis van collegemandaat Bestuurlijke projectgroepen Projecten gaan over onderwerpen waarop colleges met elkaar willen samenwerken Een bestuurlijke projectgroep stelt een startnotitie op en voert deze uit Leden van een projectgroep zijn de portefeuillehouders uit de colleges die aan het project meedoen; zij bepalen binnen de kaders van de startnotitie de inhoudelijke richting en koers van projecten (en daarmee van de speerpunten) Besluitvorming in de projectgroepen is op basis van collegemandaat Projecten met raakvlak met een speerpunt vallen onder procesmatige aansturing van een speerpuntberaad; overige projecten vallen onder procesmatige aansturing van de DB-portefeuillehouder bedrijfsvoering Gemeentelijke organisaties Verantwoordelijk voor adviseren colleges en interne stukkenstroom gemeente Verantwoordelijk voor inhoudelijke advisering speerpuntberaden en bestuurlijke projectgroepen Griffiers ondersteunen regionale agendacommissie Regiokantoor Bewaakt procesgang regionale samenwerking Bewaakt eenduidige communicatie richting raden Signaleert ontwikkelingen in politiek en maatschappij Lobby, regiomarketing en subsidieverwerving
Toelichting bij Factsheet 'Structuur regionale samenwerking in Regio Rivierenland' Gemeenteraden De gemeenteraden zijn uiteindelijk de belangrijkste organen in de regionale samenwerking: zij bepalen de ambities van hun gemeente en geven daarmee op hoofdlijnen richting aan de onderwerpen die voor regionale samenwerking in aanmerking komen. Zij staan 'aan de voorkant' van de regionale samenwerking. Cruciaal in de regionale samenwerking is dat de raden hun kaderstellende en controlerende rol goed kunnen vervullen. Kaderstelling gebeurt op lokaal niveau via onder meer het coalitieakkoord,de begroting en afzonderlijke plannen. Aan de hand daarvan verwacht de raad van het college dat deze de plannen (al dan niet via regionale samenwerking) verwezenlijkt. Kaderstelling gebeurt ook door het instemmen met regionale meerjarenprogramma's op de speerpunten en startnotities voor individuele projecten, waardoor elke raad bepaalt op welke onderwerpen hun gemeente samenwerkt (zie verder). Uiteraard kunnen de raden ook een zienswijze indienen op de begroting van Regio Rivierenland. Naast de kaderstellende rol is ook de controlerende rol van belang. Op lokaal niveau controleert de raad het college aan de hand van onder meer bestuursrapportages, jaarrekeningen en het stellen van vragen. Op regionaal niveau wordt in meerjarenprogramma's en startnotities de betrokkenheid van de raden gedurende het proces geregeld. De raden hebben ook de mogelijkheid een zienswijze in te dienen op de jaarrekening van Regio Rivierenland. Regionale agendacommissie De regionale agendacommissie is bedoeld om de raden te ondersteunen bij het zich samen 'aan de voorkant' positioneren. De commissie is als het ware de borgpen voor de juiste betrokkenheid van de raden. De regionale agendacommissie geeft het Algemeen Bestuur advies over: 1. de betrokkenheid en rol van de raden bij de strategische koers van de samenwerking; 2. de onderwerpen waarbij de raden betrokken willen zijn; 3. de wijze waarop de raden betrokken willen worden (o.a. communicatie, het eventueel instellen van een ad-hoc-werkgroep bij belangrijke items, rol bij besluitvorming) en 4. de lange-termijnplanning en agendasetting. De regionale agendacommissie is uitsluitend adviserend van aard, zodat de raden zelf besluitvormend blijven. De regionale agendacommissie wordt gevormd door twintig raadsleden (twee uit elke raad) onder voorzitterschap van de Regio-voorzitter. Colleges Het verwezenlijken van de ambities van de raden gaat, als de raad daar via een meerjarenprogramma, startnotitie of lokale kaders opdracht toe geeft, via regionale samenwerking. Het is vervolgens de taak van het college om de ambities ook daadwerkelijk te gaan realiseren. Daartoe werken individuele collegeleden van verschillende gemeenten met elkaar samen in speerpuntberaden en projectgroepen. Dit doen zij namens hun college; zij leggen ook namens hun college verantwoording af aan hun raad. Elk college bepaalt zelf, binnen de door zijn raad gestelde kaders, welke onderwerpen prioriteit krijgen in de regionale samenwerking. In die bestuurlijke projecten steken zij de meeste energie. Elk college is vertegenwoordigd in de drie speerpuntberaden.
Speerpuntberaden voor regionale speerpunten In de regionale visie staan de speerpunten waarmee Rivierenland zich (inter)nationaal wil onderscheiden centraal. Dit zijn: (1) Logistieke Hotspot, (2) Agribusiness en (3) Recreatie en Toerisme. Om de focus op de speerpunten vorm te geven, wordt elke bestuursperiode voor elk regionaal speerpunt (via de regionale agendacommissie) een meerjarenprogramma aan de raden voorgelegd, waarin onder meer is opgenomen welke opgaven gerealiseerd gaan worden en welke projecten bijdragen aan het gestelde doel. Aanverwante onderwerpen die een duidelijke relatie met het speerpunt hebben (en daarmee onlosmakelijk verbonden en dus van grote invloed zijn op de realisatie van het meerjarenprogramma) worden gekoppeld aan het betreffende speerpunt. Zo komt het thema 'bereikbaarheid' terug in het meerjarenprogramma Logistiek. De verbindingen die hiermee worden gelegd vergemakkelijken het binnenhalen van subsidies voor de projecten die binnen het meerjarenprogramma worden uitgevoerd. De provincie stelt in vele gevallen als voorwaarde voor subsidieverstrekking een integrale aanpak van problematiek vanuit diverse invalshoeken. Elk speerpunt wordt procesmatig aangestuurd door een 'speerpuntberaad' van collegeleden. De speerpuntberaden vergaderen gelijktijdig tijdens de maandelijkse Regiomiddag en worden voorgezeten door een lid van het Dagelijks Bestuur. De speerpuntberaden richten zich op het realiseren van het meerjarenprogramma. Daartoe heeft elk beraad de regie over de projecten die onder het beraad worden uitgevoerd, bewaakt het de samenhang en vervult het een verbindende en coördinerende rol. Binnen het speerpuntberaad worden besluiten genomen door de afgevaardigde portefeuillehouders op basis van een collegemandaat. Maatschappelijke partijen kunnen naar behoefte van het beraad deelnemen aan de vergaderingen. Bestuurlijke projectgroepen Er zijn twee soorten bestuurlijke projecten: - projecten die onder regie van een speerpuntberaad vallen; - projecten die niet onder regie van een speerpuntberaad vallen. Projectgroepen die onder regie van een speerpuntberaad vallen Onder elk speerpunt kunnen meerdere projecten vallen. Deze staan genoemd in het meerjarenprogramma van het betreffende speerpunt. Per project worden in een startnotitie onder andere het doel, de inzet, de bemensing en de (financiële) realisatie beschreven. Deze startnotities worden - indien nodig - met advisering van de regionale agendacommissie ter instemming aan de raden voorgelegd. Elke projectgroep wordt gevormd door inhoudelijk betrokken portefeuillehouders van de gemeenten die aan een project mee willen doen. Zij dragen de verantwoordelijkheid over de richting en realisatie van het project en het inhoudelijk te bereiken doel. De portefeuillehouders kiezen uit hun midden een voorzitter. Deze voorzitter is ook lid van het speerpuntberaad en zorgt zodoende voor de afstemming tussen het speerpuntberaad en de projectgroep. De projectgroepen bepalen zelf hun vergaderfrequentie op basis van urgentie en de energie die men in een onderwerp wil steken. Binnen elke projectgroep worden besluiten genomen door de afgevaardigde portefeuillehouders op basis van een collegemandaat. Indien gewenst kunnen ook maatschappelijke partijen (bedrijfsleven en onderwijs) in een projectgroep participeren. Zij spelen namelijk een steeds belangrijkere rol bij de uitvoering van projecten binnen de gemeenten en worden daarmee stevige samenwerkingspartners. Projectgroepen die niet onder regie van een speerpuntberaad vallen Naast de onderwerpen die vallen binnen de speerpunten waarop de Regio zich (inter)nationaal wil onderscheiden, zijn er onderwerpen vanuit waarop gemeenten samenwerking vanuit meer intern gerichte overwegingen in regionaal verband samen willen oppakken. Bijvoorbeeld ten aanzien van vraagstukken in het sociaal domein, maar ook het opstellen van een detailhandelsvisie, windenergie en woningisolatie; dit omdat deze vraagstukken gemeentegrensoverschrijdend zijn. De samenwerking via Regio Rivierenland gebeurt dan
om meer praktische redenen of omwille van effectiviteit. Dit kan op eigen initiatief zijn of op verzoek van provincie of Rijk. Gemeenten die dat willen kunnen op deze en andere onderwerpen naar wens in projectverband met elkaar samenwerken via Regio Rivierenland. De portefeuillehouders komen dan bijeen in projectgroepen. Ook nieuwe projecten die op verzoek van de raden (na behandeling in de regionale agendacommissie) moeten worden opgepakt, worden in een dergelijke projectgroep belegd, als er geen verbinding met een speerpunt is. De werkwijze van deze projectgroepen is hetzelfde als die van de projectgroepen die onder een speerpuntberaad vallen, met dien verstande dat er geen afstemming met een speerpuntberaad plaatsvindt. Om de samenhang en integraliteit te bewaken houdt een DB-lid (degene belast met bedrijfsvoering en contractgestuurde dienstverlening) het overzicht en zorgt voor terugkoppeling in het Dagelijks en Algemeen Bestuur. De bestuurlijke projectgroepen komen ook zoveel mogelijk tijdens de maandelijkse Regiomiddag bijeen. Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur komt circa tien keer per jaar bijeen en bestaat uit vijf leden. Naast de voorzitter en de portefeuillehouder 'bedrijfsvoering en contractgestuurde dienstverlening' zijn er drie leden die zich elk op de voortgang van één speerpunt richten. Dit zijn de voorzitters van de speerpuntberaden en van hen wordt verwacht dat zij een enthousiasmerende kracht zijn om de drie speerpunt-meerjarenprogramma's tot een goed einde te brengen. Zij zijn de ambassadeurs die Rivierenland beter positioneren en profileren op de speerpunten (promotie en lobby). Ook zijn zij belast met het creëren van draagvlak voor 'hun' speerpunt en het ondersteunen van initiatieven van de vakwethouders die in de projecten als inhoudelijk experts de richting en koers bepalen. De DB-leden koppelen als lid van het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur de voortgang van hun 'eigen' speerpunt in die gremia terug. Het Dagelijks Bestuur heeft tevens de regie over de werkzaamheden van het Regiokantoor, voert het beheer over de organisatie en gaat over de kwaliteit van uitvoering van de werkzaamheden en de bedrijfsvoering van de organisatie. Hiervoor ontvangt het Dagelijks Bestuur van het Algemeen Bestuur een financieel mandaat. Voor de aansturing van het Regiokantoor wordt een ruim mandaat aan de secretaris/directeur gegeven. Algemeen Bestuur Als de samenwerking tussen de colleges via speerpuntberaden en projectgroepen wordt vormgegeven, is het Algemeen Bestuur het bestuurlijke gremium dat de integraliteit bewaakt en het totaaloverzicht houdt. Het Algemeen Bestuur bespreekt steeds de voortgang en planning van de diverse onderwerpen en bewaakt de regionale lange-termijnagenda. Ook houdt het Algemeen Bestuur het overzicht over de onderwerpen waarbij de raden aan zet zijn. In dat kader bespreekt het Algemeen Bestuur de startnotities die op advies van de regionale agendacommissie worden opgesteld, voordat deze naar de raden worden verzonden. Het Algemeen Bestuur bewaakt verder de strategische koers van de samenwerking. Centraal daarin staan visievorming en het bewaken van de regionale planning van voorstellen. Via het vaststellen van de begroting kan het Algemeen Bestuur (met inachtneming van de zienswijzen van de raden) besluiten nemen over de verdeling van financiële middelen ten behoeve van de regionale doelen. Omdat het Algemeen Bestuur het overzicht over de totale samenwerking heeft, heeft het immers een goede positie om te zien waar de regionale middelen het hardst nodig zijn. In het verlengde hiervan besluit het Algemeen Bestuur ook over de verdeling van middelen uit het Regiocontract en de verdeling van de inzet van ambtelijke uren vanuit het Regiokantoor voor de projecten. De verantwoording hiervoor krijgt vorm in de planning-en-control-cyclus. Indien gewenst kan het Algemeen Bestuur de bevoegdheid over een deel van het budget mandateren aan een speerpuntberaad of een projectgroep.
Schematische weergave samenwerking tussen de colleges Schematisch weergegeven ziet de samenwerking tussen de colleges op basis van het voorgaande er als volgt uit: ALGEMEEN BESTUUR DAGELIJKS BESTUUR LH AGRI R&T P R O J E C T E N Gemeentelijke organisaties Omdat de gemeenten (colleges en raden) de regionale samenwerking inhoudelijk sturen, is is betrokkenheid van de inhoudelijk deskundige medewerkers van de gemeenten een must. Zij adviseren immers de collegeleden en weten vaak op voorhand lokale aspecten op regionaal niveau onder de aandacht te brengen. De gemeentelijke organisaties zijn daarom verantwoordelijk voor de inhoudelijke advisering, zowel aan hun eigen college als aan de speerpuntberaden en bestuurlijke projectgroepen. De griffiers ondersteunen samen de regionale agendacommissie. Regiokantoor Terwijl de benodigde beleidsinhoudelijke kennis in regionale projecten vooral vanuit de gemeentelijke organisaties wordt ingebracht, richt het Regiokantoor zich op procesmanagement. Concreet betekent dit dat het Regiokantoor zorgt voor: de ondersteuning van de samenwerkingsoverleggen (speerpuntberaden en projectgroepen) en van de regionale agendacommissie, het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur; de signaalfunctie ten aanzien van provinciale, landelijke (en Europese) ontwikkelingen; de inhoud van de P&C-cyclus van Regio Rivierenland en de coördinatie daarvan met de P&C-producten van andere gemeenschappelijke regelingen; de communicatie over uitvoering van projecten aan colleges, raden, ambtenaren en derden; uniforme informatieverstrekking vanuit de speerpuntberaden en projectgroepen via de colleges aan de raden; de coördinatie van het Regiocontract en communicatie daarover; het verlenen van faciliteiten ondersteunend aan de gemeenten ten aanzien van de transities in het sociale domein; het opstellen van startnotities voor de raden; het opstellen en bewaken van een lange-termijnagenda in afstemming met de griffiers en de secretarissen.