Trainen en opleiden Van POP-gesprek tot opleidingsplan! Direct aan de slag met opleidingsplannen, modellen, fiscale regelingen voor scholingen, procedure EVC en opleidingscriteria
Inhoudsopgave Inleiding 1. Opleiden 2. Subsidies en fiscale regelingen scholing 3. Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) Achtergrondartikel 1. Voorbereiding (strategisch) opleidingsbeleid Achtergrondartikel 2. Opleidingsplan Achtergrondartikel 3. Budget opleidingsplan vaststellen Achtergrondartikel 4. Zoektocht naar opleidingsinstituut Achtergrondartikel 5. Checklist opleidingsactiviteiten kiezen Achtergrondartikel 6. Opleidingen: keuze opleidingsinstituut Achtergrondartikel 7. Selectiecriteria keuze opleidingsinstituut Achtergrondartikel 8. Missers keuze opleidingsinstituut Achtergrondartikel 9. Checklist opleidingsactiviteit plannen Achtergrondartikel 10. Checklist slechte afspraken opleidingsbeleid Achtergrondartikel 11. SMART Achtergrondartikel 12. Tien tips voor een effectief leer- en opleidingsbeleid Achtergrondartikel 13. Binden met opleiden Achtergrondartikel 14. Alternatieven voor scholing Achtergrondartikel 15. Het POP-gesprek Achtergrondartikel 16. Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) Achtergrondartikel 17. E-learning Achtergrondartikel 18. Vergoede studiekosten terugbetalen Achtergrondartikel 19. Procedure Erkenning Verworven Competenties Achtergrondartikel 20. Beoordelingsgesprek Achtergrondartikel 21. Functioneringsgesprek Achtergrondartikel 22. Competentiemanagement Achtergrondartikel 23. Invoering persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) Achtergrondartikel 24. Onderdelen en inhoud van een POP Achtergrondartikel 25. SWOT-analyse Achtergrondartikel 26. Invoering competentiemanagement Achtergrondartikel 27. STAR-methode Achtergrondartikel 28. Bedrijfscultuur en het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) Achtergrondartikel 29. Reacties op een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) Achtergrondartikel 30. Subsidie voor scholing Achtergrondartikel 31. Vierstappenplan EVC-certificaat Achtergrondartikel 32. Checklist wel of geen vergoeding studiekosten Achtergrondartikel 33. Studiekosten en vrije vergoeding Achtergrondartikel 34. Congressen 4 5 9 16 20 21 22 23 25 26 30 32 33 34 35 37 39 40 45 46 48 50 51 52 54 57 60 62 63 64 67 70 71 72 74 75 76 79 2
Achtergrondartikel 35. Overzicht O&O-fondsen in Nederland Achtergrondartikel 36. Europees Sociaal Fonds (ESF) 2007-2013 83 88 Modellen Studieovereenkomst (1) Studieovereenkomst (2) Studiekostenbeding in de arbeidsovereenkomst Bedrijfsprofiel opleidingen SMART-opleidingsplan met acties Evaluatie opleidingsactiviteiten Reglement studiekostenvergoedingen Voorbeeldformulier cursusaanvraag Overeenkomst terugbetaling opleidingskosten Plan van aanpak POP Voorbereidingsformulier POP-gesprek voor leidinggevende Schema fasen POP Gespreksformulier persoonlijk ontwikkelingsplan Voorbereidingsformulier POP-gesprek voor medewerker Schema s studiekosten vergoeden Schematische overzichten congres Aanvraag tegemoetkoming studiekosten Declaratie studiekosten 3
Inleiding Om optimaal gebruik te kunnen maken van de capaciteiten van uw medewerkers, zetten werkgevers hun personeel steeds vaker duurzaam in. Werknemers moeten dié vaardigheden in hun bagage hebben waarmee zij de verwachtingen van hun werkgever kunnen realiseren. Als op een gegeven moment andere voorwaarden worden gesteld, zullen werknemers andere capaciteiten moeten ontwikkelen. Investeren in uw medewerkers op lange termijn creëert economisch en sociaal kansen voor een bedrijf. Als uw medewerkers mentaal lekker in hun vel zitten, gemotiveerd en geïnspireerd zijn, zullen zij zich eerder verantwoordelijk voelen voor uw onderneming. Dit betaalt zich altijd terug, want een happy werknemer bindt zich aan uw onderneming en is dus duurzaam inzetbaar. Als u uw wensen verbindt met de wensen van uw werknemer, kunnen u en uw werknemer deze koppelen en met elkaar aan de slag gaan om de talenten van de werknemer door middel van cursussen en trainingen te ontwikkelen en hem breder inzetbaar te maken. Bij het vormgeven van een ontwikkelingstraject is het handig te werken met een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP). U kunt een POP afstemmen op uw behoeften, waardoor uw bedrijfsvisie in stand blijft. Met een POP creëert u de brug tussen de behoeften van de werknemer met uw organisatiedoelstellingen. Dit rapport informeert u onder meer over de invoering en uitvoering van een POP, helpt u bij de keuze tussen scholing uitbesteden of zelf organiseren, reikt u handvatten voor de selectie van een opleidingsinstituut aan en wijst u op subsidies en aantrekkelijke fiscale voordelen. Met dit rapport kunt u slagvaardig uw opleidingsbeleid optimaal vormgeven. U wordt op praktische wijze door middel van stappenplannen geïnformeerd en direct verwezen naar relevante achtergrondartikelen. In dit rapport treft u ook modellen aan, zoals het model gespreksformulier persoonlijk ontwikkelingsplan, het model overeenkomst terugbetaling opleidingskosten en het voorbeeldformulier cursusaanvraag. Wij wensen u veel duurzame werknemers. 4
1. Opleiden Voordat u werknemers een opleiding laat volgen is het belangrijk een opleidingsbeleid (zie 1: Voorbereiding strategisch opleidingsbeleid) in te voeren en vervolgens een opleidingsplan (zie 2: Opleidingsplan) op te stellen. Behoefte en noodzaak Ga na aan welke opleidingen uw organisatie behoefte heeft, welke het meest noodzakelijk zijn en hoeveel geld (zie 3: Budget opleidingsplan vaststellen) u ervoor beschikbaar wilt stellen. Stel ook vast of u de opleidingen intern of extern wilt laten verzorgen c.q. door een opleidingsinstituut (zie 4: Zoektocht opleidingsinstituut) of door een zelfstandig gecertificeerd opleider. Opleidingsactiviteiten kiezen en plannen Breng de opleidingsbehoefte in kaart en maak een keuze (zie 5: Checklist opleidingsactiviteiten kiezen). Ga op zoek naar een opleider/opleidingsinstituut (zie 6: Opleidingen keuze instituut). Hanteer criteria (zie 7. Selectiecriteria opleidingsinstituut) bij de selectie, zodat u veelvoorkomende fouten (zie 8: Missers keuze opleidingsinstituut) voorkomt. Het is belangrijk dat u de opleidingsactiviteiten (zie 9. Checklist opleidingsactiviteiten plannen) plant en bepaalt welke werknemers het eerst een opleiding nodig (zie Model SMART opleidingsplan met acties) hebben. Houd daarbij rekening met de periode waarin de opleiding plaatsvindt, de duur van de opleiding en de vervanging van de werknemers als zij afwezig zijn. Studieovereenkomst Opleiden kost geld. Om te voorkomen dat werknemers de opleiding niet afmaken, niet succesvol afronden of vertrekken met de door u gefinancierde bagage, kunt u een studieovereenkomst (zie Model Studieovereenkomst (1)). U legt in de overeenkomst (zie Model Studieovereenkomst (2)) onder meer vast wie er betaalt en onder welke voorwaarden. Tip! Volg de werknemers die een opleiding volgen of hebben gevold op de voet. Voer daarom regelmatig een evaluatie (zie Model evaluatie opleidingsactiviteiten) uit. Zo komt u te weten of werknemers het geleerde in de praktijk kunnen brengen. 1.1 Hoe stel ik een opleidingsplan op? Ziet u de noodzaak in van planmatig opleiden als instrument? Enerzijds om de vaardigheden en kennis van de medewerkers in stand te houden en anderzijds om in te spelen op de persoonlijke opleidings- en ontwikkelingsbehoefte van individuele medewerkers? Maak dan jaarlijks een overzicht (opleidingsplan (zie 2: Opleidingsplan) wie er in aanmerking komt voor scholing. Stap 1: Bereid uw opleidingsbeleid terdege voor Neem voorbereidingstijd (zie 1: Voorbereiden strategisch opleidingsbeleid) voor het formuleren van uw opleidingsbeleid. Zorg voor een goede vertaling naar de praktijk, zodat u de klassieke valkuilen (zie 10: Checklist slechte afspraken opleidingsbeleid) opleidingsbeleid ontwijkt. 5
Bovenstaand is een voorbeeld van het complete rapport onder redactie van HR Praktijk. Vakantie en verlof in de zorg: Klik hier en download het complete rapport!