Stappenplan ONLINE PERSONEELTEVREDENHEIDSPEILING Een succesvolle peiling start met een goede voorbereiding. Door alle betrokkenen vooraf goed te informeren wordt draagvlak gecreëerd, dat komt de respons op de peiling ten goede. Betrek daarom het team en de MR vanaf het begin bij de Tevredenheidspeiling en informeer uw personeel tijdig over het op handen zijnde onderzoek. Het onderzoek levert op die manier een betrouwbaar beeld op van de tevredenheid onder uw personeel. In dit stappenplan vindt u tips en adviezen ter voorbereiding op de afname van de online Tevredenheidspeiling onder het personeel. Een handig document voor schooldirecteuren, MR-leden en leerkrachten, dat stap voor stap de fases van het onderzoek met u doorneemt. 1. Intern informeren en organisern Met het team Met een werkgroep Briefing personeel 2. Afname Werkwijze Response 3. Rapportage Individuele deelname Vanuit het bestuur 1 Scholen met Succes
Stap 1: Intern informeren en organiseren Met het team Beleg een bijeenkomst met het onderwijzend team en de MR. In deze bijeenkomst wordt de procedure rondom de Tevredenheidspeiling besproken en komen de doelen aan de orde. Voorbeelden van doelen van de Personeeltevredenheidspeiling: Kwaliteit: Vormgeven aan het kwaliteitsbeleid van de school; bijv. als onderdeel van het INK model Personeelsbeleid: Invulling geven aan een integraal personeelsbeleid en ARBO-beleid. Profilering: Op een gestructureerde manier marketinginformatie verkrijgen ten behoeve van profilering van de school. Met een werkgroep Door een werkgroep Tevredenheidspeiling samen te stellen is voor iedereen duidelijk wie zich bezig houden met het onderzoek. Deze werkgroep kan bijvoorbeeld worden gevormd door leden van het onderwijzend personeel en een lid van de MR. Scholen met Succes adviseert scholen om de directeur geen plaats te laten nemen in de werkgroep, aangezien hij/zij in de peiling apart wordt beoordeeld. De werkgroep is verantwoordelijk voor de loop van het onderzoek op school: de voorbereiding, de afname en het retourneren van de vragenlijsten aan Scholen met Succes. Na ontvangst van de rapportage kan de werkgroep ook verantwoordelijk zijn voor het presenteren van de resultaten. Taakverdeling Tevredenheidspeiling Of u nu met het team en de MR of met een aparte werkgroep aan de slag gaat, het is handig om de taken goed te verdelen. Wijs iemand aan die Scholen met Succes voorziet van de benodigde gegevens: naam en e-mailadres. De lijst met mailadressen kan bij Scholen met Succes worden aangeleverd in een Word- of Excel-bestand. Let op: Bij een uitsplitsing per locatie dienen de namen van de leerkrachten per locatie te worden aangeleverd. Wijs iemand aan bij wie uw personeel terecht kan met vragen over de peiling. 2 Scholen met Succes
Briefing personeel Door personeel goed te informeren over de peilingen creëert u ook bij hen draagvlak voor de peiling. Stel een brief/e-mail op die voor het van start gaan van de peiling onder het personeel wordt verspreid. Noem in ieder geval de volgende punten: Doel / belang van de peiling voor school en personeel. Samenwerking met MR Wie het aanspreekpunt is bij eventuele vragen Wat er gebeurt met de resultaten en hoe en wanneer de terugkoppeling plaats zal vinden De wijze van afname Privacy / anonimiteit is zeer belangrijk. Zorg ervoor dat het personeel weet dat alles anoniem verwerkt wordt De deadline van het onderzoek. Gemiddeld zijn 2 à 3 weken vanaf de start van het onderzoek voldoende voor de personeelsleden om de vragenlijst in te vullen. Op onze website www.scholenmetsucces.nl treft u diverse voorbeeldbrieven. 3 Scholen met Succes
Stap 2: Afname Werkwijze De werkwijze bij de afname van een Online Personeelstevredenheidspeiling is als volgt: Scholen met Succes stuurt per e-mail een persoonlijke uitnodiging naar iedere deelnemer De respondent klikt op de internetlink in het e-mailbericht en komt daarmee direct bij de vragenlijst Scholen met Succes houdt de response bij en stuurt na één week per e-mail een herinnering uit naar de deelnemers die de vragenlijst nog niet hebben ingevuld. Na twee weken wordt een tweede herinnering gestuurd U ontvangt iedere week een overzicht met het responsepercentage (deze wordt gestuurd naar het e-mailadres dat is ingevuld op het deelnameformulier). Bij het tweede statusoverzicht krijgt u ook een overzicht van de e-mailadressen van personeelsleden die de enquête nog niet hebben ingevuld. Na drie weken wordt de peiling, na telefonisch overleg met de school, afgesloten. Respons Hoe hoger de respons op het onderzoek, hoe betrouwbaarder het beeld over de tevredenheid onder uw personeel. De gemiddelde respons voor de Personeeltevredenheidspeiling ligt rond de 90%. Scholen met Succes streeft naar een respons van 100%. Om inzicht te verkrijgen in de verloop van de respons gedurende de afname stuurt Scholen met Succes wekelijks een e-mail naar school met een overzicht van respons op de peiling (zie afbeelding). Personeelsleden die de vragenlijst nog niet hebben ingevuld ontvangen met een tussenperiode van een week twee maal een herinnering voor deelname. Projectprogress Voorbeeldschool Total number of respondents: 23 Ready: 18 (78 %) Logged on, answered some, but not ready yet: 1 (4 %) Logged on, but not answered yet: 0 (0 %) Not logged on yet: 4 (17 %) Need to be defined: 0 (0 %) 4 Scholen met Succes
Stap 3: Rapportage Nadat Scholen met Succes de Tevredenheidspeiling heeft afgesloten, worden de antwoorden zo snel mogelijk verwerkt tot een rapportage. Deze wordt naar de school verstuurd. Wanneer u de rapportage binnen krijgt is afhankelijk van wie de opdrachtgever is van het onderzoek; de individuele school of het bestuur. Individuele deelname Maximaal 3 weken na het afsluiten van de Tevredenheidspeiling wordt het rapport naar uw school gestuurd. Deelname vanuit het bestuur Afhankelijk van de afspraak met het bestuur wordt het rapport verzonden: Binnen 3 weken na het afsluiten van uw Tevredenheidspeiling. Na ontvangst en verwerking van alle scholen van uw bestuur. Tegelijk met het verzenden van de Bestuursrapportage (dit is afhankelijk van het tijdspad dat met het bestuur is afgesproken). Voor Scholen met Succes staat het peilen van tevredenheid niet op zichzelf. De uitslagen van het onderzoek zijn een startpunt. U ontvangt de rapportage daarom in een handige bewaarmap met extra informatie, om u ook na het onderzoek te ondersteunen bij het interpreteren, presenteren en implementeren van de resultaten. Bij vragen of onduidelijkheden kunt u contact opnemen met: Scholen met Succes 023 5341158 info@scholenmetsucces.nl www.scholenmetsucces.nl 5 Scholen met Succes