TRAINING Doelen van deze training is: Leden van de auditteams trainen in het uitvoeren van een audit. Voorbereiden van de audit. DAGAGENDA 09.00 09.15 uur: Inloop en koffie 09.15 09.30 uur: Kennismaking en toelichting programma 09.30 10.30 uur: Presentatie en discussie Wat is een audit 10.30 10.45 uur: Koffiepauze 11.00 12.30 uur: Voorbereiding audit ronde 1 12.30 13.15 uur: Lunch 13.15 14.00 uur: Voorbereiding audit ronde 2 14.00 14.45 uur: Uitwisseling auditteams 14.45 15.00 uur: Afsluiting en laatste afspraken
COLLEGIALE 1 Inleiding In deze notitie behandelen we de beslispunten voor de uitrol van een traject van auditing. In Paragraaf 2 richten we ons op het doel van de audits. We maken een keuze van de thema s in paragraaf 3. Paragraaf 4 beschrijft de werkwijze die we gaan volgen, terwijl de samenstelling van de auditcommissies en de diverse rollen aan de orde komen in paragraaf 5. In paragraaf 6 leggen we het tijdpad vast en maken we afspraken over de voor de audit benodigde documenten. Na afloop van de audits wordt een evaluatie gehouden. In de vorm van tips zijn in deze notities opmerkingen opgenomen die relevant zijn op basis van deze evaluatie. Deze zijn vet gemarkeerd. 2 Doelstelling Kwaliteitszorg omschrijven we als het totaal van activiteiten, procedures en instrumenten, die bedoeld zijn om op een permanente, systematische en cyclische wijze de kwaliteit van het onderwijs te bepalen, te bewaken, te borgen en te verbeteren. Dit komt concreet neer op het beantwoorden van de volgende vijf vragen: Doen we de goede dingen? Doen we de dingen goed? Hoe weten we dat? Vinden anderen dat ook? Wat doen we met die kennis en informatie? Bij audits kunnen we aan twee invalshoeken denken: het afleggen van verantwoording naar buiten toe (accountability); de verdere (professionele) ontwikkeling van de school zelf (improvement). Wij plaatsen de kwaliteitszorg, zelfevaluatie en audits primair in het perspectief van de kwaliteitsontwikkeling van de school. De audit nodigt scholen uit eigen keuzes te maken, passend bij de eigen visie, de eigen ontwikkelingsrichting, het eigen ontwikkelingstempo en het eigen ontwikkelingsperspectief. Tegelijkertijd kunnen de uitkomsten van de audit worden benut in het kader van de verantwoording naar de omgeving en de Inspectie van het onderwijs. Besluit: 3 Thema s en scope De scope en dus het arrangement van een audit kan verschillen: 2
de commissie richt zich op de deugdelijkheid van de uitvoering van de zelfevaluatie (het proces); en/of de commissie richt zich op de betrouwbaarheid van de oordelen in de zelfevaluatie; en/of de commissie richt zich op de ontwikkelagenda en de relatie van deze agenda met de oordelen en de analyse in de zelfevaluatie; en/of de commissie richt zich op de mate waarin de ontwikkelagenda is gerealiseerd; en de commissie richt zich op één of meer door de school aangedragen thema s of vragen. Besluiten: Voeg aan deze vragen in elk geval de vraag toe: de commissie richt zich op de wijze waarop de ontwikkelagenda van de vorige audit is gerealiseerd in activiteiten en wat de resultaten zijn van deze activiteiten; Beperk het aantal eigen vragen van de school en zorg ervoor dat voor elke vraag de school eigen onderzoek/zelfevaluatie heeft uitgevoerd. 4 Werkwijze 4.1 Startbijeenkomst Doelen: Duidelijkheid krijgen over de globale inhoud en fasering van de audit. Het voorbereiden van de audit, zowel inhoudelijk als logistiek. Het maken van afspraken en verdelen van taken. Aandachtspunten: Zorg ervoor dat het zelfevaluatierapport van de school en andere relevante documenten, in voldoende exemplaren aanwezig zijn. De contactpersoon vanuit de school die geaudit wordt, draagt zorg voor de organisatie van de audit van de school, maar maakt geen deel uit van de commissie. Zorg ervoor dat de vragen vanuit de school helder zijn geformuleerd bij of tijdens de startbijeenkomst. Dit is nodig voor de commissieleden om effectief de voorbereidingsbijeenkomst te kunnen invullen. 3
Zorg er om dezelfde reden voor dat ruim voor de voorbereidingsbijeenkomst alle relevante documenten van de school in bezit zijn van de commissieleden. Houd er rekening mee dat commissieleden buiten de bijeenkomsten tijd reserveren voor het bestuderen van de documenten. 4.2 Voorbereiding Deze fase komt komt deels aan de orde op de voorbereidingsdag met de leden van de auditcommissies. Deels betreft het de individuele voorbereiding van de commissieleden voorafgaande aan de visitatiedag. Doelen: Het vaststellen van het programma van het auditbezoek. Het verdelen van taken en vragen binnen de commissies. In deze fase bestuderen de commissieleden het evaluatierapport en andere documenten en formuleren zij de mogelijke vragen voor de audit. Als ondersteuning is een Leeswijzer voorbereiding opgenomen. Tijdens een voorbespreking inventariseert de voorzitter de vragen en bepaalt de commissie haar werkwijze en de activiteiten die tijdens de audit zullen worden uitgevoerd. Het individuele deel wordt door elk van de commissieleden uitgevoerd, voorafgaand aan het bezoek. De rest van de activiteiten komt voor rekening van de voorzitter die, namens de commissieleden, afstemming rond programma en werkwijze regelt met de kwaliteitscoördinator. Aandachtspunten: Bepaal zoveel mogelijk van tevoren de activiteiten die de commissie tijdens het bezoek zal (willen) uitvoeren (documentenanalyse, gesprekken e.d.), zodat de school hiertoe de benodigde voorbereiding kan treffen. Informeer alle betrokkenen tijdig over het bezoek en de voorbereiding. Zorg ervoor dat elke commissie beschikt over een laptop/pc om programma en eventuele vragenlijsten direct te kunnen samenstellen. Maak daarbij gebruik van formats. Gebruik de voorbereiding ook om duidelijke afspraken te maken over taakverdeling en de verwachtingen die de commissieleden naar elkaar toe hebben. 4
4.3 Uitvoering Doelen: Het verzamelen van informatie om te komen tot oordelen. Het bespreken van de bevindingen met de school. Het opgestelde programma wordt volgens rooster uitgevoerd. De secretaris van de commissie maakt een verslag van het bezoek. Zie hiervoor Voorbeeld programma. De voorzitter van de commissie zit voor bij de gesprekken en bewaakt de uitvoering van de activiteiten tijdens het bezoek. De contactpersoon van de school die wordt geaudit, zorgt voor ontvangst en faciliteert de commissie tijdens het bezoek. Aandachtspunten: Zorg voor de beschikbaarheid van de desbetreffende personen tijdens het bezoek (regel eventuele vervanging of opvang tijdig). Maak gebruik van een format voor de rapportage. Geef aan het einde van de dag de school direct mondeling feedback. Houd ruimte in het programma voor aanpassingen of aanvullende gesprekken. Houd er rekening mee dat de school die geaudit wordt uiteindelijk bepaalt hoe de presentatie aan het einde van de dag wordt vormgegeven en hoe het dagprogramma eruit ziet. 4.4 Rapportage Doelen: Het geven van een onderbouwd oordeel. Het presenteren van het oordeel aan de school. Het (concept) rapport wordt voorgelegd aan de commissieleden die hun commentaar en aanvullingen geven, waarna het rapport wordt vastgesteld. Vervolgens wordt het rapport verstuurd aan de school. Het rapport wordt opgesteld door de secretaris en door de voorzitter voorgelegd aan de commissieleden. 5
Aandachtspunten: Zorg voor een planning van werkzaamheden en een tijdschema. Maak tijdig afspraken met de school over de reactie van de school. De school voegt de reactie en wat zij met de bevindingen gaan doen toe aan het rapport. Maak gebruik van een format voor de rapportage. Zie voorbeeld Wildveld. Besluit: Maak afspraken op welke wijze en welk tijdstip de school aangeeft wat zij met de aanbevelingen gaat doen. Vanwege het inpassen van een ontwikkelagenda in de eigen beleidscyclus is opname in het auditrapport niet gewenst. 5 Auditcommissie We bepalen het aantal commissieleden (inclusief voorzitter en secretaris) op minimaal 3 en maximaal 6 personen. Deze omvang waarborgt de nodige verscheidenheid aan deskundigheden. We letten op een goede spreiding van deskundigheden. De rol van voorzitter is in handen van de directeuren van de scholen of de afdelingsleiders van de afdelingen. Op deze wijze kunnen de directeuren/afdelingsleiders in het vervolg de audits zonder ondersteuning van buitenaf uitvoeren. Voor de bezetting van de commissies wordt verwezen naar de bijlage. Besluiten: Zorg in elk geval voor onafhankelijke leden (lid) in een commissie. Dit kunnen ook functionarissen zijn uit de eigen regio of kring van partners. Organiseer in elk geval (zelf of via een externe adviseur) dat het totale proces wordt bewaakt (organiseren bijeenkomsten, rapportage en dergelijke). 6
6 Tijdpad en documenten We maken afspraken over een volgende tijdpad. Wanneer Wat Wie Aan elke audit liggen documenten ten grondslag. Het zou mooi zijn als elke school materiaal kon aanleveren voor de gehele Plan-Do-Check-Act-cyclus: - PLAN: voorbeelden zijn strategisch beleidsplan, visiestuk, schoolplan, - DO: voorbeelden zijn jaarplan of activiteitenplan - CHECK: Dat is in elk geval een zelfevaluatierapport en onderliggende zelfevaluatiegegevens. - ACT: voorbeelden zijn ontwikkelagenda s, verbeterplannen. Daarnaast algemene informatie over de school (schoolgids, brochure, website). Tot slot voorzien scholen die een vraag aanvullend hebben geformuleerd de commissie van informatie en gegevens over het thema waarop de vraag zich richt. Besluiten: 7
Bijlage 1: Leeswijzer zelfevaluatierapport en overige informatie Bij de voorbereiding heb je nodig: het zelfevaluatierapport en andere documenten. Tijdens of na het lezen van het rapport noteer je wat jij zelf ter aanvulling, verduidelijking of toelichting wilt vragen aan de school. Lees het rapport met behulp van de volgende vragen/aandachtspunten: Proces Kun je uit het rapport opmaken Inhoud Waar de evaluatie zich op richt (scope)? Hoe de evaluatie is georganiseerd en uitgevoerd? Welke instrumenten zijn gebruikt? Worden duidelijke resultaten beschreven (met behulp van data)? Heeft men een nadere analyse van de resultaten beschreven? Zijn er conclusies getrokken en is er sprake van een concreet verbeterplan? Resultaten Kun je de analyse en conclusie(s) van de school onderschrijven? Hoe beoordeel je de (daaruit voortkomende) verbeterpunten? Welke concrete vragen zijn door de school aan de auditcommissie gesteld? RUIMTE VOOR AANTEKENINGEN 8
Bijlage 2: Voorbeeld programma 08.30-09.00 Ontvangst en rondleiding 09.00 09.45 Bespreking, nadere toelichting en afstemming met de school De kwaliteitscoördinator en het management van de school geven antwoord op vragen, ter nadere toelichting en/of verheldering. Voorts wordt het programma besproken en worden eventuele taken verdeeld, een en ander in overeenstemming met de behoefte van de commissie en mogelijkheden van de school. 09.45 11.00 Eerste ronde (gesprekken, documentanalyse e.d.). 11.15-12.00 Tweede ronde (gesprekken, documentanalyse e.d.). 12.00-13.00 Lunchpauze. 13.00-15.00 Derde ronde (gesprekken, documentanalyse e.d.). 15.00-16.00 Commissie bespreekt bevindingen. De commissie inventariseert bevindingen, wisselt ervaringen uit en bespreekt voorlopige conclusies en aanbevelingen. 16.00-16.45 Terugkoppeling eerste bevindingen aan de school. De kwaliteitscoördinator en het management van de school worden geïnformeerd over de bevindingen en de dag wordt nabesproken. 16.45 17.00 Afspraken en sluiting. Concreet wordt afgesproken wanneer en op welke wijze de commissie haar rapportage beschikbaar zal hebben. 9
Bijlage 3 : NAW-gegevens commissieleden School Naam Emailadres Telefoonnummer Functie