De elektronische aanwezigheidsregistratie: start vanaf 1 april 2014 ook voor zelfstandigen Hoewel we gehoopt hadden op een tijdelijk uitstel, zal op 1 april de elektronische aanwezigheidsregistratie wel degelijk in werking treden. De aanwezigheid moet enkel geregistreerd worden op werven van 800.000 euro (excl. btw) of meer. Gelukkig start men de eerste 6 maanden met een testfase. Niet enkel uw eigen werknemers, maar ook de werknemers van uw onderaannemers, alsook de zelfstandigen zullen zich moeten registreren. Waarom een elektronische aanwezigheidsregistratie op werven? Omdat de bouwsector een fraudegevoelige sector is, heeft de regering beslist dat men de fraude en sociale dumping het beste zou kunnen detecteren via een elektronische aanwezigheidsregistratie. Bouwunie heeft hierover lang haar twijfels geuit en gelooft nog steeds niet dat dit het ideale en meest werkbare fraudebestrijdingsmiddel is. Worden de gepresteerde uren hiermee ook geregistreerd? Neen. Het is enkel een aanwezigheidsregistratie en geen urenregistratie (men moet met andere woorden geen IN en OUT registreren, enkel een IN). Vanaf wanneer moet men starten met de elektronische aanwezigheidsregistratie? Vanaf 1 april 2014. Op welke werven geldt de elektronische aanwezigheidsregistratie? Enkel op werven van 800.000 euro (excl. btw) of meer, die vanaf 1/04/2014 opgestart worden. Wat met reeds lopende werven? Ook op werven die gestart zijn vanaf 1/01/2014 en die minstens tot 1/10/2014 zullen duren, zal men de elektronische aanwezigheidsregistratie moeten toepassen, voor zover het werven zijn van 800.000 euro (excl. btw) of meer. Hoe wordt de drempel van 800.000 euro bepaald? Dit is het totale bedrag dat de hoofdaannemer zal factureren aan de opdrachtgever/bouwheer. Of het totaalbedrag dat de verschillende hoofdaannemers (in dit geval zijn zij nevenaannemer van elkaar) aan de opdrachtgever/bouwheer zullen factureren. Wat met werken in regie? Als u als hoofdaannemer, geheel of gedeeltelijk, werkt in regie, zal u een schatting moeten maken van uw werken, om na te gaan of de 800.000-grens bereikt zal worden of niet. Hoe kent de eerste aannemer die de melding doet, het totale bedrag van alle overeenkomsten die met de bouwheer afgesloten zijn? Hij kan deze informatie bij de bouwheer verkrijgen. Maria-Theresialaan 35, B-1800 Vilvoorde, tel. 02 588 11 00, fax 02 253 07 45, e-mail info@bouwunie.be, url www.bouwunie.be p. 1
Kan men als hoofd- of nevenaannemer, die verplicht is de werfmelding te doen, nagaan of een betrokken werf de 800.000 euro-grens bereikt heeft of niet? Ja, zowel de bouwheer als de aannemer die verplicht de werfmelding moet doen (als hoofdaannemer of nevenaannemer), kan via de webtoepassing werfmelding 30bis, nagaan of het een werf betreft waarbij de 800.000 euro (excl. btw) al dan niet bereikt en/of overschreden wordt. Om privacy redenen is het natuurlijk niet mogelijk om het individueel bedrag van elke tussenkomende hoofd- of nevenaannemer op de werf te bekijken of te consulteren. Worden de aannemers en onderaannemers door de RSZ op de hoogte gebracht dat het drempelbedrag bereikt is? Ongeachte het bij de opstart van de werf is tijdens de looptijd van een werf, het feit dat het gaat over een werf van 800.000 euro (excl. btw) of meer moet door de hoofdaannemer gemeld worden aan de andere aannemers. De RSZ zal tevens naar alle aannemers en onderaannemers, die gemeld werden in het kader van de werfmelding op een werf van 800.000 euro of meer, een bericht sturen om hen erop te wijzen dat de elektronische aanwezigheidsregistratie van toepassing is op die werf. Daarenboven zal de RSZ een affiche voorzien (met QR-code) die uitgehangen kan worden op de werf, waaruit moet blijken dat het een werf is die onderworpen is aan de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie. Hoe gaat de RSZ weten wie betrokken is op dergelijke werven? Werven van 800.000 euro (excl. btw) of meer zijn allemaal, zonder uitzonderingen, werven die gemeld moeten worden in het kader van de verplichte werfmelding 30bis (alle werven van 30.000 euro (excl. btw) of meer moeten in dit kader gemeld worden, alsook alle werven waar ook onderaannemers zullen werken, op uitzondering van zeer kleine werven met slechts 1 onderaannemer). Wie moet zijn aanwezigheid registreren en wanneer precies? Volgende personen moeten zich registreren op de betrokken werf: - alle personen die werken in onroerende staat verrichten, dit zijn o.a.: o alle eigen arbeiders o o de werknemers van de onder-(onder- -onder-)aannemers de uitzendkrachten Ter info: het uitzendkantoor is een onderaannemer (moet dus gemeld worden). Het is de gebruiker van de uitzendkracht die de elektronische aanwezigheidsregistratie moet doen/voorzien (niet de werkgever van de uitzendkracht, zijnde het interimkantoor) o de zelfstandigen o werkende vennoten o al dan niet bezoldigde leerlingen-stagiairs, leercontracten - werfleiders - monteurs van torenkranen, - de plaatsers van bureaucontainers, - chauffeurs betonmixers die beton rechtstreeks storten/pompen in bekisting (tip: factuur beton met btw verlegd) - operatoren van betonpompen - bedieners van machines die werken in onroerende staat verrichten - de bouwdirectie belast met het ontwerp: iedere natuurlijke of rechtspersoon die voor rekening van de opdrachtgever zorgt draagt voor het ontwerp van het bouwwerk (bv. architect, ontwerper); - de bouwdirectie belast met de uitvoering: iedere natuurlijke of rechtspersoon die voor rekening van de opdrachtgever zorgt draagt voor de uitvoering van het bouwwerk (bv. de hoofdaannemer); Maria-Theresialaan 35, B-1800 Vilvoorde, tel. 02 588 11 00, fax 02 253 07 45, e-mail info@bouwunie.be, url www.bouwunie.be p. 2
- de bouwdirectie belast met de controle op de uitvoering: iedere natuurlijke of rechtspersoon die voor rekening van de opdrachtgever zorgt draagt voor het toezicht op de uitvoering van het bouwwerk (bv. de architect); - de veiligheidscoördinator-ontwerp; - de veiligheidscoördinator-verwezenlijking. De aanwezigheid dient geregistreerd te zijn uiterlijk voorafgaand aan het betreden van de werf. Wie moet zijn aanwezigheid dan niet melden? Onderstaande personen moeten hun aanwezigheid niet registreren alvorens ze de werf betreden: - de bouwheer / opdrachtgever / klant, - de architect (voor zover hij niet onder de noemer van de bouwdirectie valt zoals hierboven opgesomd), - de medewerkers van studiebureaus (stabiliteit, speciale technieken, ) - personen die instaan voor het bepalen/vaststellen van het EPB-peil - de directie, verkoper, kwaliteitsverantwoordelijke (van een van de aanwezige bouwbedrijven op de werf), voor zover zij geen werken in onroerende staat verrichten, - personen die niet behoren tot het personeelsbestand van aannemersbedrijven actief op de werf zoals een verzekeringsmakelaar, een expert, een commercieel verantwoordelijke, - de technicus die de werf bezoekt in het vooruitzicht een offerte op te maken / af te geven - leveranciers, - chauffeurs die geen werken in onroerende staat verrichten (enkel leveren, laden en lossen), - chauffeurs van betonmixers (voor zover zij enkel leveren tip: factuur beton met 21%) - werknemers van een leverancier die, onder waarborg, schade komen herstellen, waarbij er enkel een leveringscontract is (geen levering met plaatsing!) en voor zover dit na de voorlopige oplevering wordt uitgevoerd - administratief personeel, ook al zijn zij veel of continu aanwezig op de werf Wie is verantwoordelijk voor de elektronische aanwezigheidsregistratie? In principe de hoofdaannemer voor de ganse werf. Hij kan echter contractueel bepalen dat de onderaannemer zelf instaat voor de elektronische aanwezigheidsregistratie, maar hierdoor wordt hij niet ontslagen van zijn verantwoordelijkheid. De werkgever is verantwoordelijk voor de registratie van zijn eigen werknemers. De zelfstandigen zijn in principe verantwoordelijk voor hun eigen registratie. Moet ik contractueel, met mijn onderaannemers of werknemers iets bepalen? Het is aangewezen dat u in uw contracten met uw onderaannemer een bepaling opneemt betreffende de elektronische aanwezigheidsregistratie. Bouwunie heeft dergelijke bepaling opgenomen in haar modelcontracten van aanneming en onderaanneming. Het is voor werkgevers ook aangewezen om in het arbeidsreglement in de lijst / opsomming van inbreuken die kunnen leiden tot een sanctie of tot ontslag wegens dringende reden, opgenomen wordt dat de werknemers die zich niet houden aan de verplichting zich te registreren op werven, daar waar van toepassing of waar opgelegd door de werkgever, een sanctie opgelegd kunnen worden of, bij herhaalde ingebrekestelling, ontslagen kunnen worden wegens dringende reden. Maria-Theresialaan 35, B-1800 Vilvoorde, tel. 02 588 11 00, fax 02 253 07 45, e-mail info@bouwunie.be, url www.bouwunie.be p. 3
Voorbeeld van formulering: - een (geldelijke) sanctie of schorsing kan opgelegd worden aan de werknemer die zich niet houdt aan de verplichting zich te registreren op werven, daar waar wettelijk van toepassing of waar opgelegd door de werkgever - is een grond voor ontslag wegens dringende reden: de werknemer die zich, bij herhaalde ingebrekestelling, niet houdt aan de verplichting zich te registreren op werven, daar waar wettelijk van toepassing of waar opgelegd door de werkgever. Zijn er sancties aan verbonden? Ja er kunnen zware boetes opgelegd worden (tot 6.000 euro) zowel aan de hoofdaannemer als aan elke onderaannemer, zelfstandige, alsook aan de werknemers. In geval van een arbeidsongeval, kunnen nog zwaardere boetes worden opgelegd aan de werkgever of de aannemer (tot 36.000 euro). Maar tijdelijk geen boetes! Inderdaad tot 1 oktober 2014 zullen er geen boetes opgelegd worden. Vandaar dat de eerste 6 maanden vanaf 1 april 2014, het de facto een testfase, een soort proefproject, te noemen is. Op welke wijze moet de elektronische aanwezigheidsregistratie gebeuren? De RSZ heeft verschillende mogelijkheden voorzien: - een onlinedienst (pc-toepassing): o vanop uw bureau /kantoor /. o via beveiligd portaal (hiervoor hebt u een beveiligde toegangscode nodig, aan te vragen bij de RSZ tip: zie te volgen procedure: www.socialezekerheid.be => Werken met contractanten => registreren) o voorafgaandelijke registratie mogelijk (tot maximaal 30 dagen) o melding van aanwezigheid voor meerdere dagen mogelijk - een mobiele onlinedienst (via smartphone): o op de werf zelf o gebruik makend van QR-code (soort barcode) o beveiligde applicatie - een Gateway (laptop met kaartlezer voor e-id): o vanop de werf o gebruik makend van de elektronische identiteitskaart o mogelijkheid om buitenlanders te registreren via Limosa-nummer - een Webservice (geautomatiseerde registratie, vertrekkend vanuit een eigen toepassing): o kan op de werf of vanop uw kantoor / bureau/ o maakt gebruik van uw track and trace-systeem of uw planningssysteem of in voorkomend geval uw eigen reeds bestaand badgesysteem o vereist programmatorische aanpassingen via uw leverancier van uw eigen toepassing o uw leverancier kan best contact opnemen met de RSZ voor de praktische uitwerking. Welke gegevens moeten er geregistreerd worden? - de gegevens van de natuurlijke persoon (u, uw werknemer, de zelfstandige, de buitenlander, ) o afhankelijk van de persoon die zich registreert, via rijksregisternummer, bis-nummer of Limosa-nummer o zou in de meeste gevallen automatisch moeten opgenomen kunnen worden (afhankelijk van het registratiesysteem) of via aanklikken / selecteren Maria-Theresialaan 35, B-1800 Vilvoorde, tel. 02 588 11 00, fax 02 253 07 45, e-mail info@bouwunie.be, url www.bouwunie.be p. 4
- de gegevens van de onderneming, werkgever of zelfstandige o veelal via ondernemingsnummer o ook van toepassing op buitenlanders - plaats van de werken o hiervoor dient men gebruik te maken van het werfmeldingsnummer o zou in principe automatisch kunnen (of via aanklikken / selecteren) o voor kaderovereenkomsten: zie verder - de datum van registratie o zal automatisch gebeuren - de gegevens van de persoon die de registratie doet o zal in principe gezien het steeds via beveiligde weg gaat automatisch moeten gebeuren. De wetgeving voorziet nog andere gegevens, maar deze zullen op basis van bovenstaande gegevens automatisch uit de bij de RSZ gekende/bestaande databanken en informatiestromen gehaald worden. Hoe kan ik weten of de registraties correct verlopen zijn? De RSZ zal elke correcte registratie bevestigen met een bevestigingsbericht. U kan ook steeds via de beveiligde portaalsite van de RSZ (onlinedienst pc-toepassing) consulteren wie effectief geregistreerd is van uw bedrijf of in uw keten. Wat als ik me vergist heb of als er wijzigingen zijn? In principe moeten de geregistreerde gegevens per dag correct zijn. Doet men voorafgaandelijke registraties (bv. via pc vanop uw kantoor), dan kunnen verbeteringen steeds doorgegeven worden tot het einde van de dag waarop de registratie betrekking heeft. De oorspronkelijke meegedeelde gegevens blijven zichtbaar (zij worden m.a.w. niet gewist). Verbeteringen, aanpassingen of zelfs annulaties bij voorafgaandelijke aanwezigheidsregistraties kunnen o.a. het gevolg zijn van: - vergissingen - het wegvallen van een werknemer (wegens ziekte, ongewettigd afwezigheid, plots ontslag, ) - wijzigingen in de planning -. En als een van mijn werknemers meerdere werven per dag doet? In principe moet de werknemer dan op elke werf van 800.000 euro (excl. btw) of meer geregistreerd worden. Meerder (kleine) werven bij uitvoering van een kaderovereenkomsten/raamcontract In het algemeen moet een raamcontract gemeld worden in het kader van de werfmelding 30bis (omdat het bedrag vaak de 30.000 euro overschrijdt). Bij de melding van dergelijke overeenkomst ontvangt men dus één werfnummer. In principe geldt dit voor het bedrag over een jaar. Alle tussenkomsten, in het kader van het raamcontract, tijdens dit jaar, moeten niet opnieuw gemeld worden. Aangezien er in een kaderovereenkomst vaak geen uniek adres kan opgegeven worden (veelal gaat het over verschillende plaatsen in een regio / gebied), moeten de plaatsen zo beschreven worden dat de werken identificeerbaar zijn (bijvoorbeeld: provincie Antwerpen, Infragebied Sint-Niklaas, alle bankkantoren van een bepaalde bank in West-Vlaanderen, ). Maria-Theresialaan 35, B-1800 Vilvoorde, tel. 02 588 11 00, fax 02 253 07 45, e-mail info@bouwunie.be, url www.bouwunie.be p. 5
In dergelijk geval zal de aanwezigheidsregistratie, bij alle werken uitgevoerd in het kader van een raamcontract, gekoppeld worden aan het werfnummer van de gemelde kaderovereenkomst (en dus niet aan elke precieze plaats van uitvoering van de werken). Hoe en wie kan de geregistreerde aanwezigen op een werf controleren? Via de desktop-toepassing kunnen verschillende personen de geregistreerden op een welbepaalde werf nagaan: - de opdrachtgever: kan iedereen zien die geregistreerd is op de werf - de bouwdirecties en de veiligheidscoördinatoren: kunnen iedereen zien die geregistreerd is op de werf - de hoofdaannemer (= aannemer die de werfmelding heeft gedaan): kan iedereen zien die in zijn aannemersketen is geregistreerd op de werf - de onderaannemer / zelfstandige: kan iedereen zien die geregistreerd is op een werf waarop hijzelf werkzaam is (en geregistreerd) - de werkgever: kan steeds zijn eigen werknemers zien die geregistreerd zijn - de werknemer: kan enkel zijn eigen registratie zien. Wat zien deze mensen: in principe enkel nummers (Limosa, rijksregisternummer, en indien voorhanden de namen). Het spreekt voor zich dat ook de inspectiediensten de geregistreerde aanwezigen kunnen controleren en consulteren. Het gaat hier over alle sociale inspectiediensten. Kan ik een lijst van geregistreerde aanwezigen op een van mijn werven ook afprinten? Ja dit is mogelijk. Dit kan zowel in Excel als in PDF afgeprint worden. Vanaf wanneer mag / moet men stoppen met de elektronische aanwezigheidsregistratie op een werf? In normale omstandigheden is dit vanaf het moment van de voorlopige oplevering of wanneer de contractuele relatie een einde neemt. Let op: Wanneer men op een werf de elektronische aanwezigheidsregistratie toepast, omdat men initieel van mening was (op moment van de werfmelding) dat het een werf zou zijn waarbij de drempel van 800.000 euro zou bereikt of overschreden worden, maar achteraf blijkt dat dit toch niet het geval zal zijn, dient men de elektronische aanwezigheidsregistratie verder toe te passen tot op het moment van de beëindiging van de werken (voorlopige oplevering). Indien zou blijken dat dit wegens een materiële vergissing was (bv. in de werfmelding schrijft men vermoedelijk bedrag van 850.000 euro i.p.v. 85.000 euro), dan dient men contact op te nemen met de RSZ. Moet ik in het kader van bepaalde overheidsopdrachten nu nog steeds verplicht een aanwezigheidslijst bijhouden? In het kader van bepaalde overheidsopdrachten bestaat momenteel de verplichting om een aanwezigheidslijst van de werknemers bij te houden. Een aantal bijzondere gegevens worden gevraagd en zo kan de aanbestedende overheid nagaan of de lonen correct betaald worden. Deze lijst valt onder de exclusieve wetgevende bevoegdheid van de aanbestedende overheden. Maria-Theresialaan 35, B-1800 Vilvoorde, tel. 02 588 11 00, fax 02 253 07 45, e-mail info@bouwunie.be, url www.bouwunie.be p. 6
Momenteel zijn er gesprekken aan de gang om na te gaan of het mogelijk is om deze lijst te vervangen door de raadpleging van de aanwezigheidsregistratie. Verdere info: Nadia Schepens, juridisch adviseur (nadia.schepens@bouwunie.be), Luc Proesmans, sociaal adviseur (luc.proesmans@bouwunie.be) of Jean-Pierre Waeytens, secretaris-generaal (jeanpierre.waeytens@bouwunie.be). Redactiedatum: 13.03.2014 Maria-Theresialaan 35, B-1800 Vilvoorde, tel. 02 588 11 00, fax 02 253 07 45, e-mail info@bouwunie.be, url www.bouwunie.be p. 7