Handleiding BE. Versie 1.0 Juni 2007 Bucom

Transcriptie

1 Handleiding BE Versie 1.0 Juni 2007 Bucom

2 Inhoudstafel 1. Algemeen Waarover gaat het? Wat is de rol van de Belgische klant? Waar vindt u de toepassing Limosa? Ga naar de site van de sociale zekerheid Selecteer uw categorie Ga naar het deel Limosa Beschrijving van het deel Limosa De toepassing Limosa opstarten Hoe krijgt u toegang tot de toepassing Limosa? Normale toegangsprocedure Vereenvoudigd systeem De melding Voorafgaande melding van personen Ontbrekend meldingsbewijs Eerste stap: de Belgische klant aangeven Tweede stap: Plaats van tewerkstelling Derde stap: de melding van de buitenlanders Vierde stap: melding van de buitenlandse onderneming Vijfde stap: overzicht Wij helpen u graag Woordenschat /41

3 Inhoudstafel van de figuren Figuur 1: Folder van de Limosa-melding...4 Figuur 2: Portaalsite van de sociale zekerheid - taalkeuze...6 Figuur 3: Portaalsite van de sociale zekerheid - keuze van de categorie...7 Figuur 4: Portaalsite van de sociale zekerheid - deel Limosa (ingang via het menu)...8 Figure 5: Welkomstpagina van het deel Limosa...9 Figuur 6: De toepassing Limosa opstarten...10 Figuur 7: Identificatiescherm voor de toepassing Limosa...11 Figuur 8: Synthese van de toegangsprocedures...12 Figuur 9: Normale toegangsprocedure...12 Figuur 10: Normale toegangsprocedure - een beveiligde toegang bekomen...13 Figuur 11: Vereenvoudigde toegangsprocedure...14 Figuur 12: Twee soorten meldingen (voorafgaand of bewijs)...15 Figuur 13: Voorafgaande melding van buitenlanders...16 Figuur 14: Ontbrekend meldingsbewijs...17 Figuur 15: 1 - Belgische klant...18 Figuur 16: 2 - Plaats(en) van tewerkstelling...20 Figuur 17: 2 - Plaats van tewerkstelling: een werf aangeven...21 Figuur 18: 2 - Plaats van tewerkstelling: een aangegeven werf...22 Figuur 19: 3 - Personen...24 Figuur 20: 3 - Personen: een persoon aangeven...25 Figure 21: 3 - Personen: gevonden resultaten...28 Figuur 22: 3 - Personen: een persoon aangeven aan de hand van het identificatienummer...30 Figuur 23: 4 - Onderneming/instelling...31 Figuur 24: 4 - Onderneming/instelling: een nieuwe onderneming/instelling aangeven...32 Figuur 25: 4 - Onderneming/instelling: zoeken via andere gegevens...33 Figuur 26: 4 - Onderneming/instelling: gegevens van de onderneming...34 Figure 27: 4 - Onderneming/instelling: zoeken via het identificatienummer...35 Figure 28: 4 - Onderneming/instelling: bevestiging...36 Figuur 29: 5 - Overzicht /41

4 Figuur 1: Folder van de Limosa-melding 4/41

5 1. Algemeen Wat is het doel van deze toepassing? Voor wie is zij bestemd? Wat moet u doen? 1.1. Waarover gaat het? Sedert 1 april 2007 moeten werknemers, zelfstandigen en stagiairs die tijdelijk of gedeeltelijk in België komen werken, op voorhand aangegeven worden bij de overheid. Doorheen deze handleiding wordt verwezen naar buitenlandse ondernemingen, zelfstandigen of personen. Dit is correct in de overgrote meerderheid van de gevallen, maar het kan soms ook gaan om Belgische ondernemingen of zelfstandigen of personen met de Belgische nationaliteit. Met het Limosa-project wil de Belgische overheid een beter zicht krijgen op de tewerkstelling in België van personen die niet onderworpen zijn aan de Belgische sociale zekerheid (ongeacht hun nationaliteit). Daarom moet dit type tewerkstelling aangegeven worden door middel van een elektronische toepassing. Het vrije verkeer van diensten en werknemers binnen Europa zal aldus beter gegarandeerd worden. Bovendien wordt een correct arbeidskader gecreëerd, wat iedereen ten goede komt. In deze handleiding vindt u een beschrijving van de functionaliteiten die de webtoepassing Limosa aanbiedt Wat is de rol van de Belgische klant? U bent een Belgische onderneming of zelfstandige en: buitenlandse ondernemingen of zelfstandigen komen bij u of voor u opdrachten vervullen? stagiairs komen bij u stage te lopen? Ga dan voor het begin van de opdracht na of alle buitenlandse werknemers, zelfstandigen en stagiairs beschikken over een bewijs dat de Limosa-melding werd gedaan (formulier Limosa-1). Als dit niet het geval is, dan dient u of uw mandataris dit te melden aan de overheid vooraleer enige vorm van activiteit aan te vangen. Dit kan u gemakkelijk en snel doen via de webtoepassing Limosa 5/41

6 2. Waar vindt u de toepassing Limosa? U wil de toepassing opstarten, de verschillende schermen weergeven, de toepassing gebruiken? 2.1. Ga naar de site van de sociale zekerheid Om toegang te krijgen tot de toepassing Limosa, moet u eerst naar het portaal van de sociale zekerheid gaan, via de URL: Kies uw taal. Figuur 2: Portaalsite van de sociale zekerheid - taalkeuze 6/41

7 2.2. Selecteer uw categorie Nadat u uw taal hebt gekozen, selecteert u uw categorie op de site van de sociale zekerheid. Kies uw categorie. Figuur 3: Portaalsite van de sociale zekerheid - keuze van de categorie 7/41

8 2.3. Ga naar het deel Limosa Zodra u uw categorie geselecteerd hebt, klikt u in het linkermenu op "Limosa - Meldingsplicht". Figuur 4: Portaalsite van de sociale zekerheid - deel Limosa (ingang via het menu) 8/41

9 2.4. Beschrijving van het deel Limosa U ziet nu de welkomstpagina van het deel Limosa verschijnen. Figure 5 : Welkomstpagina van het deel Limosa Voor u aan uw melding begint, is het nuttig de gegevens te noteren die u daarvoor nodig hebt. Voor meer informatie hierover klikt u op "Vooraleer u begint". Klik op "Over meldingsplicht" voor meer informatie over de personen die al dan niet moeten worden aangegeven, de gegevens van de melding, de geldigheid, Klik op "Docutheek" om de brochure te raadplegen. U kunt ook de "Instructies voor werkgevers" raadplegen. Klik op "Melding doen" om de toepassing Limosa op te starten. Klik op "Melding consulteren" om een melding weer te geven die u ingevoerd hebt. 9/41

10 Voor meer informatie over de Limosa-wetgeving kunt u de rubrieken "Wet", "Koninklijk Besluit" of "Memorie van toelichting"raadplegen De toepassing Limosa opstarten Om de toepassing Limosa op te starten, klikt u op: Figuur 6: De toepassing Limosa opstarten 10/41

11 3. Hoe krijgt u toegang tot de toepassing Limosa? U wenst toegang te krijgen tot de toepassing? U bent nieuw of u kent de beveiligde toepassingen al? Zodra u de toepassing Limosa hebt opgestart, moet u zich identificeren in de beveiligde omgeving. U kunt zich aanmelden aan de hand van uw elektronische identiteitskaart. Figuur 7: Identificatiescherm voor de toepassing Limosa Er zijn verschillende manieren om toegang te krijgen tot de toepassing Limosa. Dit hangt af van het feit of u beschikt over een usermanagement ondernemigen (normale toegangsprocedure) of u een paswoord en log-in verkregen hebt via de Limosa website (zie punt 3.2 vereenvoudigde procedure) 11/41

12 Wie RSZ-werkgever RSZPPO-werkgever Andere onderneming Vrij beroep Niet-dringende melding Dringende melding (termijn van +/- 5 dagen) (termijn van +/- 15 minuten) Normale toegangsprocedure Vereenvoudigd systeem (aanbevolen) Vereenvoudigd systeem Figuur 8: Synthese van de toegangsprocedures 3.1. Normale toegangsprocedure Als u al een beveiligde toegang hebt voor de toepassingen van de sociale zekerheid, dan kunt u uw Limosa-melding aan de hand hiervan doen. Voer uw gegevens in: - gebruikersnaam - wachtwoord en klik dan op "Login". Figuur 9: Normale toegangsprocedure 12/41

13 Als u nog geen beveiligde toegang hebt tot de toepassingen van de sociale zekerheid, dan kunt u toegang vragen aan de hand van de procedure die beschreven wordt op de site van de sociale zekerheid. Deze toegangsprocedure vergt gemiddeld 5 werkdagen. Zij biedt u niet alleen toegang tot de toepassing Limosa maar ook tot alle andere toepassingen van de sociale zekerheid. Klik hier voor een gedetailleerde toelichting bij de (normale) procedure om een beveiligde toegang te bekomen. Figuur 10: Normale toegangsprocedure - een beveiligde toegang bekomen 13/41

14 3.2. Vereenvoudigd systeem Met het vereenvoudigde systeem kan een toegang worden gecreëerd in 2 à 3 minuten. Met deze toegang kunt u echter alleen Limosa-meldingen doen, u hebt dan geen toegang tot de andere toepassingen van de sociale zekerheid. Klik hier voor een gedetailleerde toelichting bij de (vereenvoudigde) procedure om een beveiligde toegang te bekomen. Figuur 11: Vereenvoudigde toegangsprocedure 14/41

15 4. De melding U wenst tot de actie over te gaan? Voer de melding in of signaleer het ontbreken van een meldingsbewijs Limosa-1 De Belgische klant kan 2 soorten meldingn doen: een voorafgaande melding van personen een ontbrekend meldingsbewijs Figuur 12: Twee soorten meldingen (voorafgaand of bewijs) 15/41

16 4.1. Voorafgaande melding van personen Via deze procedure geeft u de personen (werknemers, zelfstandigen of stagiairs) aan voor zij in België aankomen om er te werken. Figuur 13: Voorafgaande melding van buitenlanders Op deze manier vult u de Limosa-melding in in naam van de buitenlander die in België komt werken. U vervult de verplichtingen die de Limosameldingsplicht oplegt zowel voor u als voor de buitenlandse werkgever of zelfstandige. Meer informatie over deze procedure vindt u in de handleiding Limosa "Buitenlander". 16/41

17 4.2. Ontbrekend meldingsbewijs U ontvangt buitenlanders die u geen meldingsbewijs kunnen voorleggen? Door dit te melden, regulariseert u enkel uw situatie als Belgische klant. Figuur 14: Ontbrekend meldingsbewijs 17/41

18 Eerste stap: de Belgische klant aangeven Aangezien u een gebruikersnaam en een wachtwoord hebt, herkent het systeem u automatisch (indien u een normale toegang hebt). Figuur 15: 1 - Belgische klant De vermelding bovenaan links op uw scherm vertelt u op elk moment in welke stap van de procedure u zich bevindt. Onder "Stappen" vindt u de 5 stappen die gevolgd moeten worden. De huidige stap wordt vetgedrukt weergegeven (hier: 1 Belgische klant). Voor meer informatie over het getoonde scherm. Onder "Identificatienummer" vindt u het KBO-nummer. Dit is het nummer van de Kruispuntbank van Ondernemingen. Dit is een uniek nummer waarmee ondernemingen geïdentificeerd kunnen worden bij de Belgische overheidsdiensten. 18/41

19 Onder "Naam" vindt u de naam van de Belgische klant die werd aangegeven. Wanneer een stap voltooid is, gaat u over naar de volgende. Zodra een stap gedaan is, wordt ze onderstreept en aangeduid met eend 19/41

20 Tweede stap: Plaats van tewerkstelling In de tweede stap wordt de plaats van tewerkstelling aangegeven, d.w.z. de plaats waar de personen gaan werken in België. Figuur 16: 2 - Plaats(en) van tewerkstelling Klik op "Een onderneming" als de arbeid plaatsvindt in een onderneming (volledige adresgegevens). Klik op "Een werf" als de arbeid plaatsvindt op een locatie die geen volledige adresgegevens heeft Klik op "Een regio" als u geen concrete tewerkstellingsplaats kent of wanneer de werkzaamheden verspreid zijn over veel verschillende locaties in een regio 20/41

21 Klik op "Eerder gemelde" om de eerder aangegeven plaatsen van tewerkstelling weer te geven. U moet ze niet meer opnieuw invoeren en u kunt ze gewoon selecteren. U kunt op elk moment terugkeren naar de vorige stap om wijzigingen aan te brengen. Figuur 17: 2 - Plaats van tewerkstelling: een werf aangeven Wanneer een stap voltooid is, gaat u over naar de volgende. Klik op "Annuleren" om terug te keren naar de vorige pagina zonder de wijzigingen op de huidige pagina te bewaren. 21/41

22 U kunt maximum 5 plaatsen tegelijk aangeven. Figuur 18: 2 - Plaats van tewerkstelling: een aangegeven werf 22/41

23 In de kolom "Naam" vindt u de naam van de eerder gemelde plaats van tewerkstelling. In de kolom "Type" vindt u het type van de eerder gemelde plaats van tewerkstelling (onderneming, werf of regio). In de kolom Acties" kunt u: o : de plaats van tewerkstelling aanpassen; o : de plaats van tewerkstelling wissen. U kunt een bijkomende plaats van tewerkstelling aangeven door het proces te herhalen. Wanneer u alle plaatsen van tewerkstelling hebt aangegeven, klikt u op "Volgende stap" om verder te gaan. 23/41

24 Derde stap: de melding van de buitenlanders De derde stap bestaat erin de persoon of personen aan te geven die in België komen werken. Figuur 19: 3 - Personen Drie soorten personen kunnen worden aangegeven: Klik op "Nieuwe werknemer" om een werknemer te melden die bij u of voor u een opdracht komt verrichten Klik op "Nieuwe zelfstandige" om een zelfstandige te melden die bij u of voor u een opdracht komt verrichten Klik op "Nieuwe stagiair" om een stagiair aan te geven die in het kader van een studieprogramma of een beroepsopleiding in het buitenland, bij u 24/41

25 een stage komt verrichten Klik op "Vorige stap" als u wenst terug te keren naar stap 2 "Plaats(en) van tewerkstelling" Zodra u het type persoon hebt geselecteerd dat u wenst aan te geven, kunt u zijn gegevens verder invullen Figuur 20: 3 - Personen: een persoon aangeven 25/41

26 Hiervoor hebt u twee mogelijkheden: Ofwel gaat u hem aangeven aan de hand van zijn persoonsgegevens. 1 2 Ofwel gaat u deze persoon aangeven aan de hand van zijn Belgisch identificatienummer (socialezekerheidsnummer / rijksregisternummer / bis-registernummer), indien de persoon er een heeft. Het Bis-registernummer wordt aangemaakt bij uw eerste melding, zodat u het kunt gebruiken bij een volgende melding. U kunt dit nummer terugvinden op het ontvangstbewijs "Melding ontbrekend meldingsbewijs". U kunt beter altijd dit nummer gebruiken als u opnieuw een beroep moet doen op diezelfde buitenlandse werknemer. 2 Vink deze optie aan als de buitenlander in België werkt als mandataris (bestuurder, afgevaardigde bestuurder of zaakvoerder) van een bedrijf. In het deel "Persoonsgegevens" vult u de informatie in met betrekking tot de persoon die in België komt werken. De velden met een sterretje moeten verplicht ingevuld worden. In het deel "Adres" vult u de informatie in met betrekking tot het adres van de persoon die in België komt werken. De velden met een sterretje moeten verplicht ingevuld worden. Als u de naam van de straat niet kent, selecteer dan "Postkantoor". 26/41

27 In het deel "Identificatienummer" vult u een nummer in waarmee de persoon die in België komt werken, geïdentificeerd kan worden. U moet een van de volgende nummers vermelden: o zijn nationaal nummer (van het land van herkomst); o het nummer van zijn paspoort; o zijn socialezekerheidsnummer (van het land van herkomst); o zijn pensioennummer (van het land van herkomst). U kunt telkens het land kiezen in de afrollijst. Klik op "Meld" om de buitenlander aan te geven en over te gaan naar de volgende stap. Klik op "Annuleren" om terug te keren naar de vorige pagina. U moet absoluut een identificatienummer vermelden. 27/41

28 Figure 21: 3 - Personen: gevonden resultaten 28/41

29 Als de aangegeven persoon een Bis-registernummer heeft, zal dit vermeld worden in de kolom "Identificatienummer". Als hij er nog geen heeft, dan zal het worden aangemaakt en hierin vermeld. U zal in de kolom "Naam" de naam van de aangegeven persoon vinden. In de kolom "Type" zal u een icoon vinden dat het type aangegeven persoon voorstelt (een werknemer, een zelfstandige of een stagiair ). U kunt de aangegeven persoon verwijderen door te klikken op de icoon in de kolom "Actie". U kunt een bijkomende persoon aangeven door te klikken op "Nieuwe werknemer", "Nieuwe zelfstandige" of "Nieuwe stagiair". Klik op "Vorige stap" om terug te keren naar stap 2 (Plaats(en) van tewerkstelling). Klik op "Volgende stap" om over te gaan naar stap 4 (Onderneming/instelling). 29/41

30 2 Figuur 22: 3 - Personen: een persoon aangeven aan de hand van het identificatienummer Vink deze optie aan als de buitenlander in België werkt als mandataris (bestuurder, afgevaardigde bestuurder of zaakvoerder) van een bedrijf. Met het "Identificatienummer" kunt u zich identificeren bij de Belgische sociale zekerheid. Dit is het Bis-registernummer. Dit identificatienummer is uniek en wordt toegekend aan personen die niet de Belgische nationaliteit hebben. U kunt maximum 30 personen aangeven per melding. 30/41

31 Vierde stap: melding van de buitenlandse onderneming U geeft de onderneming (werkgever of zelfstandige) of de instelling aan waarvoor de personen werken,die betrokken zijn bij deze melding. Als u deze onderneming of instelling al eerder hebt aangegeven, selecteer ze dan in de lijst Eerder gemelde Figuur 23: 4 - Onderneming/instelling Klik op "Nieuwe" om de onderneming of de instelling aan te geven waarvoor de personen werken die betrokken zijn bij deze melding. 31/41

32 1 2 Figuur 24: 4 - Onderneming/instelling: een nieuwe onderneming/instelling aangeven Er zijn twee mogelijkheden om een nieuwe onderneming of een nieuwe instelling aan te geven: 1 2 ofwel gaat u ze aangeven aan de hand van andere gegevens. ofwel gaat u ze aangeven aan de hand van het identificatienummer. 32/41

33 1 Figuur 25: 4 - Onderneming/instelling: zoeken via andere gegevens Geef de "Naam van de onderneming/instelling" in, net als de "Postcode" of "Gemeente" waar ze gevestigd is. Klik dan op "Go>". 33/41

34 Het systeem heeft een opzoeking opgestart en heeft een resultaat gevonden. De gegevens van de onderneming worden getoond. Bewaar dit FEEnummer zodat u deze instelling/onderneming in de toekomst snel kunt identificeren. Figuur 26: 4 - Onderneming/instelling: gegevens van de onderneming 34/41

35 Het FEE-nummer van de onderneming/instelling zal getoond worden. Als dit nog niet bestaat, zal het aangemaakt worden door het systeem en zult u het hier terugvinden. Als uw opzoeking nog niet het gewenste resultaat oplevert, klik dan op Nieuwe opzoeking. Op die manier keert u terug naar het vorige scherm. U kunt dan uw criteria wijzigen en een nieuwe opzoeking uitvoeren. Klik op Aanpassen om de gegevens die op het scherm verschijnen aan te passen. Als uw opzoeking niet het gewenste resultaat oplevert, klik dan op Een nieuwe melden om zelf de gegevens in te voeren van de nieuwe onderneming of de nieuwe instelling die u wenst aan te geven. Klik op Meld om de gegevens op het scherm te valideren en de nieuwe onderneming of instelling aan te geven. Zodra u op Meld geklikt hebt, krijgt u een bevestiging van de melding van de onderneming/instelling. 2 Figure 27: 4 - Onderneming/instelling: zoeken via het identificatienummer Voer het "FEE-nummer" in en klik op "Zoeken". Dit is het unieke identificatienummer voor buitenlandse economische entiteiten. Het wordt toegekend door het Repertorium van de identificatienummers voor buitenlandse 35/41

36 economische entiteiten aan ondernemingen/instellingen die niet beschikken over een identificatienummer in België. Dit nummer heeft de volgende structuur: Voer het "RSZ-nummer" in en klik op "Zoeken". Dit is het RSZnummer toegekend door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid aan alle Belgische ondernemingen/instellingen die personeel tewerkstellen. Dit nummer heeft de volgende structuur: Voer het "KBO-nummer" in en klik op "Zoeken". Dit is het uniek ondernemingsnummer toegekend door de Kruispuntbank van Ondernemingen. In de meeste gevallen is dit het btw-nummer, voorafgegaan door het cijfer nul. Dit nummer heeft de volgende structuur: Figure 28: 4 - Onderneming/instelling: bevestiging 36/41

37 In de kolom "Identificatienummer" vindt u het FEE-nummer van de aangegeven onderneming/instelling. In de kolommen "Naam", "Gemeente " en "Land" vindt u het adres van de aangegeven onderneming/instelling. In de kolom "Actie" kunt u de gegevens aanpassen door te klikken op en wissen door te klikken op. In de kolom Acties" kunt u: o : de gegevens aanpassen van de onderneming/instelling die personen naar België stuurt om er te werken; o : deze gegevens wissen. Klik op om uw melding te valideren en over te gaan naar stap 5 waarin u een overzicht van uw melding zult krijgen. Om een nieuwe onderneming/instelling aan te geven, verwijdert u eerst de momenteel aangegeven onderneming/instelling. Daarna kunt u: ofwel een nieuwe onderneming/instelling aangeven, ofwel een reeds eerder aangegeven onderneming/instelling selecteren. 37/41

38 Vijfde stap: overzicht U krijgt een overzicht van alle stappen van de melding die u zopas hebt doorlopen. Figuur 29: 5 - Overzicht 38/41

39 Als u een van de aangegeven elementen wil wijzigen, klik dan op. Klik op "Bevestigen" om uw melding te valideren en een ontvangstbewijs van uw melding ontbrekend meldingsbewijs te ontvangen. 39/41

40 5. Wij helpen u graag Bijkomende vragen, een probleem? Het Limosa-contactcenter kan u hulp en informatie verstrekken bij de melding. Het Limosa-contactcenter is bereikbaar: Per post: PB 224, 1050 Brussel, België Per telefoon: Per fax: Per limosa@eranova.fgov.be Openingsuren: Van maandag tot vrijdag Permanentie van 7 tot 20 uur (Centraal-Europese Tijd) Talen: Nederlands Frans Duits Engels 40/41

41 6. Woordenschat Een woordje uitleg bij specifieke termen. Beveiligde toegang : omwille van de bescherming van de privacy zijn bepaalde diensten enkel toegankelijk via een beveiligde omgeving. Om ze te gebruiken, moet u in het bezit zijn van een gebruikersnaam en een wachtwoord. Dimona : de onmiddellijke melding van tewerkstelling is een elektronisch bericht waarmee de werkgever de RSZ ervan op de hoogte brengt dat hij een werknemer aanwerft of dat een werknemer zijn onderneming verlaat. FEE-nummer : unieke identificatienummer voor buitenlandse economische entiteiten. Het wordt toegekend door het Repertorium van de identificatienummers voor buitenlandse economische entiteiten aan ondernemingen/instellingen die niet beschikken over een identificatienummer in België. Dit nummer heeft de volgende structuur: KBO-nummer : uniek ondernemingsnummer dat wordt toegekend door de Kruispuntbank van Ondernemingen. In de meeste gevallen is dit het btw-nummer, voorafgegaan door het cijfer nul. Dit nummer heeft de volgende structuur: Limosa-1 : meldingsbewijs dat steeds moet voorgelegd worden. Alle personen die de opdracht komen uitvoeren of hier stage komen lopen, moeten u zo'n bewijs kunnen tonen. Wanneer iemand geen Limosa-1 kan voorleggen, dient u dit op uw beurt te melden aan de overheid. NAR : Nationale Arbeidsraad RSZ-nummer.: nummer dat wordt toegekend door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid aan alle Belgische ondernemingen/instellingen die personeel tewerkstellen. Dit nummer heeft de volgende structuur: RSZ : Rijksdienst voor Sociale Zekerheid RSZPPO : Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten 41/41