Vrijwilligersbeleid Cavent Datum vaststelling : 12112013 Eigenaar : Beleidsmedewerker Vastgesteld door : Directeur bestuurder Datum aanpassingen aan : 20012015 KD23 Vrijwilligersbeleid Cavent 20012015 Status definitief Pagina 1
1. Inleiding Voor Cavent zijn de ontwikkelingen in de zorg en maatschappij aanleiding om het vrijwilligersbeleid te vernieuwen. Deze ontwikkelingen betreffen: van de cliënt en diens netwerk wordt een steeds actievere bijdrage ten aanzien van het eigen welzijn gevraagd (informele zorg), verregaande vermindering van financiële middelen om professionele zorg in te zetten en veranderende wensen en mogelijkheden vrijwilligers (formele zorg). Het uitgangspunt van Cavent is de kwaliteit van zorg voortdurend te optimaliseren, ook in tijden van bezuinigingen. Het antwoord van Cavent hierop is te investeren in zowel de informele zorg als in de formele zorg. Formele zorg versus informele zorg De formele zorg wordt geleverd door beroepskrachten en door vrijwilligers.* De informele zorg wordt geleverd door het eigen persoonlijke netwerk van de cliënt. Mogelijk ondersteunt een beroepskracht het netwerk om diens eigen krachten te ontdekken en kan hen daarnaast faciliteren door bijvoorbeeld een stuk kennis over te dragen. In dat geval wordt de informele zorg geactiveerd door de formele zorg. *De landelijke Beroepsvereniging Vrijwilligerswerk, Agora, hanteert de term formele zorg voor zorg geleverd door beroepskrachten en informele zorg voor zorg geleverd door vrijwilligers. Cavent plaatst de vrijwilliger onder de term formele zorg. Dit omdat deze wordt ingezet door Cavent nadat de cliënt een ondersteuningsvraag bij Cavent heeft neergelegd. Het gaat om werkzaamheden in georganiseerd verband, waarbij gewerkt wordt op basis van een contract tussen Cavent en de vrijwilliger. Cavent is verantwoordelijk voor het functioneren van de vrijwilliger, investeert in de vrijwilliger en beschermt daarmee de cliënt tegen ondeskundig en onzorgvuldig handelen. Daar waar de cliënt een beroep doet op Cavent, besluit Cavent of deze zorg door een beroepskracht of door een vrijwilliger van Cavent wordt geleverd. De uitgangspunten hierbij zijn: De beroepskrachtberoepskracht voert de regie over de zorg die Cavent levert. De beroepskracht bepaalt welke zorg geleverd wordt, de uitvoering kan door Cavent bij een beroepskracht of een vrijwilliger belegd worden. Cavent is er verantwoordelijk voor dat de vrijwilliger de gewenste kwaliteit levert. De vrijwilliger mag een betaalde kracht niet verdringen. Dit betekent dat als Cavent voor een cliënt geld ontvangt voor uren om een beroepskracht in te zetten, dat dan ook een beroepskracht ingezet zal worden. Duidelijk mag zijn dat de inzet van vrijwilligers niet gratis is. Cavent investeert in vrijwilligers door hen te werven, selecteren, introduceren, trainen, begeleiden en inspraak te organiseren. De betekenis die vrijwilligers in de nabije toekomst zullen hebben is dat zij Cavent in staat blijven stellen de benodigde formele zorg te blijven bieden. Dit geeft het belang aan om vrijwilligers (als groep en als persoon) tot hun recht te laten komen en voor een goede afstemming met beroepskrachten en cliënt(vertegenwoordiging) zorg te dragen. KD23 Vrijwilligersbeleid Cavent 20012015 Status definitief Pagina 2
Vrijwilligers in de zorg zijn mensen die onbetaald en onverplicht werkzaamheden verrichten in georganiseerd verband. Dat doen zij ten behoeve van anderen die zorg en ondersteuning nodig hebben en met wie ze in principe bij de start geen persoonlijke betrekking hebben. 2. Vrijwilligers als groep met een eigen identiteit binnen de organisatie Om vrijwilligers als groep tot hun recht te laten komen stelt Cavent een Vrijwilligersraad in. Deze raad bestaat uit 5 vrijwilligers. Zij kiezen uit hun midden een voorzitter. Deze raad formuleert een visie op resultaten die zij willen bereiken en jaarlijks maken zij een actieplan. De leden vertegenwoordigen en behartigen de belangen van de vrijwilligers van de locatie waar zij werken. De Vrijwilligersraad geeft de vrijwilligers als groep een identiteit binnen de organisatie. Als je vrijwilliger bent bij Cavent maak je deel uit van de groep vrijwilligers, je wordt vertegenwoordigd en je wordt daardoor gezien in alle niveaus van de organisatie. De raad fungeert op MTniveau als gesprekspartner met de organisatie. De raad informeert en adviseert het MT wat betreft het vrijwilligersbeleid organisatie breed. Het MT informeert de Vrijwilligersraad over organisatieontwikkelingen en toetst deze bij de Vrijwilligersraad op consequenties voor de vrijwilligers. Cavent zal rekening houden met de ontwikkeling die de raad na installatie door moet maken en zal deze faciliteren. Op locatieniveau is het vrijwilligersraadslid aanspreekpunt voor alle vrijwilligers rondom zaken die de raad betreffen. De locatie (de beroepskrachten) organiseert periodiek een informele bijeenkomst/koffiemoment waar alle vrijwilligers voor worden uitgenodigd. Doel is kennismaking nieuwe vrijwilligers, tips en tops uitwisselen, informeren van vrijwilligers over relevante ontwikkelingen op de locatie en in de zorg in het algemeen. De teamleider of een vaste begeleider en het lid van de vrijwilligersraad zijn hierbij aanwezig en houden zo voeling met de groep vrijwilligers van de locatie. Individuele afstemming tussen vrijwilligers en beroepskrachten over zaken met betrekking tot cliënten en werkzaamheden wordt door de teamleider bij die beroepskracht neergelegd die de regie over de betreffende (zorg) taken heeft. Elke vrijwilliger weet welke beroepskracht de regie voert over de vrijwillige taken die hij of zij uitvoert. Het kan hierbij gaan om taken op de groep, voor individuele cliënten of nietcliëntgebonden taken. Denk in dit laatste geval aan onderhoudswerkzaamheden, organisatorische ondersteuning of administratieve taken. Op de volgende pagina is het organigram weergegeven van de vrijwilligers binnen Cavent. KD23 Vrijwilligersbeleid Cavent 20012015 Status definitief Pagina 3
Organigram vrijwilligers binnen Cavent Vrijwilligersraad per locatie 1 vrijwilliger Jaarlijks actieplan eigen doelen Vrijwilligersraadslid locatie aanspreekpunt op locatie voor zaken die de raad betreffen is zelf vrijwilliger vrijwilliger locatie voert vrijwilligerstaken uit in opdracht teamleider of begeleider coach. informeert beroepskracht over de uitgevoerde taken. geeft input aan het vrijwilligersraadslid is ambassadeur Cavent KD23 Vrijwilligersbeleid Cavent 20012015 Status definitief Pagina 4
3. Personeelsbeleid voor vrijwilligers en organisatorische aspecten. Naast het organiseren van inspraak, meetellen, meepraten en dagelijkse afstemming zijn er ook andere aspecten belangrijk om het vrijwilligerswerk binnen Cavent in goede banen te leiden. In feite gaat het om personeelsbeleid voor vrijwilligers. Het gaat om: werving, selectie, aanstelling, beloning, introductie, begeleiding, scholing, medezeggenschap (zie hoofdstuk 2), doorstroom, uitstroom en arbozaken. In alle geledingen van de organisatie liggen taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de vrijwilligers. In dit document wordt beschreven welke taken en verantwoordelijkheden bij welke functionaris belegd zijn. Daar waar nodig worden procedures, documenten en formulieren opgesteld. Op bladzijde 8 is een deel van het organigram van Cavent opgenomen, hierin staat aangegeven hoe de verschillende beroepskrachten zich verhouden tot de vrijwilligers en het vrijwilligersbeleid. Directeur Geeft in de kaderbrief de gewenste betekenis en omvang aan van de inzet van vrijwilligers voor Cavent. De directeur stelt de vrijwilliger aan (ondertekent de vrijwilligersovereenkomst) en beslist over beëindiging van de vrijwilligersovereenkomst op verzoek van Cavent indien hier aanleiding toe is. Hoofd financiën Neemt gelden voor vrijwilligers op in de begroting van Cavent. De financieel administratief medewerker draagt zorg voor de terugbetaling van de kosten voor aanvragen VOG. Draagt tevens zorg voor de uitbetaling van de vrijwilligersvergoeding, indien van toepassing. Kosten VOG en vrijwilligersvergoeding komen voor rekening van het regiokantoor en niet voor rekening van de locaties. Het hoofd personeelszaken stelt het document vrijwilligersbeleid en het jaarlijkse actieplan vrijwilligers organisatie breed op. Stemt hierover af met de teamleiders en/of begeleiders en met de Vrijwilligersraad. Draagt zorg voor het opstellen en publiceren van procedures, documenten en formulieren. En dient de begroting in bij het hoofd financiën. Mogelijke activiteiten in het jaarplan zijn onder andere het opstellen van procedures, documenten en formulieren. Indien vastgesteld worden deze als bijlagen aan het vrijwilligersbeleid toegevoegd. De stafmedewerker vrijwilligers werkt locatie overstijgend. Zij promoot het vrijwilligerswerk van Cavent, neemt deel aan regionale netwerkbijeenkomsten, informeert potentiele vrijwilligers die niet direct bij een bepaalde locatie binnen komen en inventariseert de wensen en mogelijkheden van vrijwilligers door middel van de bronmethodiek (interviewmethode). Matcht vraag en aanbod. De administratief medewerker personeelszaken maakt de vrijwilligerscontracten op, ziet toe op het tijdig ontvangen van VOG verklaringen en houdt de adressenlijst bij. Genereert kengetallen o.a. ten aanzien van instroom en uitstroom. KD23 Vrijwilligersbeleid Cavent 20012015 Status definitief Pagina 5
Zij ontvangt aanmeldingen en afmeldingen van vrijwilligers via de locatie of de stafmedewerker vrijwilligers. De arbocoördinator draagt er zorg voor dat het arbobeleid niet alleen gericht is op personeel, maar ook op de vrijwilligers. De teamleider heeft ten aanzien van de vrijwilliger dezelfde verantwoordelijkheden als ten aanzien van de beroepskrachten op de locatie. En is hiermee op locatieniveau verantwoordelijk voor werving, selectie, het voordragen voor aanstelling en beëindiging inzet van de vrijwilliger door de directeur, het voordragen van vrijwilligers om in aanmerking te komen voor de vrijwilligersvergoeding*, introductie, begeleiding, scholing, arbozaken en vrijwilligersbijeenkomsten op de locatie. De teamleider formuleert in het jaarplan doelstellingen en activiteiten t.a.v. inzet vrijwilligers. De teamleider zorgt voor interne afstemming tussen vrijwilligers en beroepskrachten van de locatie. Draagt zorg voor het inplannen van vrijwilligers ten behoeve van groepen cliënten, individuele cliënten en werkzaamheden in en rondom de locatie. En draagt er zorg voor dat de vrijwilligers deskundig zijn en hun taken zorgvuldig uitvoeren. Stemt hierover af met het hoofd personeelszaken, begeleiders en het raadslid van de Vrijwilligersraad. Tot slot draagt de teamleider er zorg voor dat declaraties van vrijwilligers die doorberekend worden aan cliënten of aan de locatie worden verwerkt. De teamleider kan deze taken delegeren aan een beroepskracht van de locatie. De beroepskracht op de locatie, veelal de persoonlijk begeleider, neemt de inzet van de vrijwilliger met betrekking tot individuele cliëntdoelen op in het ondersteuningsplan. De beroepskracht informeert de vrijwilliger over diens aandeel in het bereiken van het doel en zorgt ervoor dat de vrijwilliger hier op is toegerust. Stemt af met de teamleider indien nodig over bijvoorbeeld scholing. De beroepskracht neemt input van de vrijwilliger mee in het evalueren op de doelen. * het MT heeft op 20 augustus besloten dat er per locatie 1 vrijwilliger kan werken op basis van de belastingvrije vrijwilligersvergoeding. Procedure wordt nog nader uitgewerkt. KD23 Vrijwilligersbeleid Cavent 20012015 Status definitief Pagina 6
Taken en verantwoordelijkheden beroepskrachten m.b.t. vrijwilligers MT Directeur kaderbrief sociaal jaarverslag opdracht fondsenwerving Hoofd Fin. Personeelsconsulent beleidsdocument jaarplan procedures begroting Medewerker fin. administratie cncontsulen Stafmedewerker vrijwilligers Organisatie breed wervingsacties/pr voorselectie matching verwerken declaraties cncontsulen VOG uitbetalen vergoedingen cncontsulen Adm. medewerker Personeelszaken/ Arbocoördinator administratie inen uitstroom kengetallen richt arbobeleid ook op vrijwilligers. Teamleider doelen m.b.t. inzet vrijwilligers voor locatie en activiteiten in Locatieplan Begroting Begeleidercoach locatieplan doel inzet individuele vrijwilliger opgenomen in ondersteuningsplan. KD23 Vrijwilligersbeleid Cavent 20012015 Status definitief Pagina 7