Handleiding Back-up Online Windows Versie april 2014
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Inleiding 3 Hoofdstuk 2. Installatie 4 2.1 Installatie procedure vanuit de installatie-email 4 2.2 Installatie procedure vanaf de website 4 2.2.1 Beveiligingsmaatregelen 6 2.3 Opnieuw installeren 6 Hoofdstuk 3. Functies van Back-up Online 8 3.1 Back-up Online Hoofdscherm 8 3.2 Herstelscherm 9 3.3 Instellingenscherm 10 Hoofdstuk 4. Beveiligingsmaatregelen 11 2 van 11
Hoofdstuk 1. Inleiding Back-up Online is gebaseerd op geavanceerde IP-technologie. Met Back-up Online worden uw bestanden automatisch opgeslagen via internet en veilig bewaard in de datacenters van KPN. Mocht er iets misgaan, bijvoorbeeld met uw harde schijf, dan haalt u al uw bedrijfsinformatie eenvoudig terug via het internet. Zo hebt u altijd uw bestanden bij de hand KPN hanteert een zogeheten Fair Use Policy voor Back-up Online. Deze Fair Use Policy houdt in dat KPN zich in geval van geconstateerd misbruik of excessief gebruik het recht heeft om die maatregelen te treffen die nodig worden geacht om het misbruik of excessief gebruik van Back-up Online tegen te gaan. Voor de dienst Back-up Online wordt ten aanzien van de continue levering de volgende beschikbaarheid gehanteerd: 98,5% beschikbaarheid (back-up maken en herstellen) op maandbasis 99,5% beschikbaarheid (back-up maken en herstellen) op jaarbasis Back-up Online biedt de volgende bewaaropties: Bestanden waarvan er een back-up is gemaakt en die zijn verwijderd van de pc of laptop worden gedurende de 28 daarop volgende back-upsessies in ons datacenter bewaard Bestanden die niet meer bij de back-up zijn inbegrepen, worden gedurende de 28 daarop volgende back-upsessies bewaard Indien een bestand bij de back-up is inbegrepen dat iedere dag wordt gewijzigd, dan zijn deze er van dit bestand maximaal 28 versies beschikbaar Jaarlijks worden alle platforms en procedures onderworpen aan een strenge audit door een extern adviesbureau. De speciale software zorgt ervoor dat u, na een eenmalige installatie en configuratie, geen omkijken meer hebt naar de automatische back-up. Door middel van het dagelijkse dashboardbericht van KPN weet u precies welke bestanden zijn veiliggesteld en of er zich eventuele problemen hebben voorgedaan. In deze handleiding leggen we u uit hoe u uw Back-up Online instelt. 3 van 11
Hoofdstuk 2. Installatie 2.1 Installatieprocedure vanuit de installatiemail U hebt de installatiemail ontvangen en wilt de installatie starten. Klik op de link in de e-mail om het installatiebestand op te slaan. Open hierna de map en start de installatie. Figuur 1. Bestandsnaam bij downloaden vanuit de oplevermail 2.2 Installatieprocedure vanaf de website U hebt de software gedownload vanaf kpn.com en wilt de installatie starten. U opent de map waarin u het installatiebestand hebt opgeslagen. Dubbelklik op het bestand met uw muis. De installatieprocedure start nu. Figuur 2. Bestandsnaam bij downloaden vanaf de website 1. Voer hier uw licentiecode in die u vindt in de installatiemail. Figuur 3. Invoer Licentiecode 2. Back-up Online controleert nu de gegevens en haalt benodigde gegevens op. Afhankelijk van de snelheid van uw computer en uw internetverbinding kan dit enkele minuten duren. 4 van 11 Figuur 4. Voorbereiding Installatie
3. Hier geeft u een persoonlijk wachtwoord op. Met dit wachtwoord worden al uw bestanden in de back-up versleuteld. Als u uw wachtwoord vergeet of kwijtraakt, kunt u uw back-up niet meer terughalen. Bewaar uw wachtwoord dus goed. Figuur 5. Invoer Wachtwoord 4. De installatie is voltooid. Back-up Online geeft u een overzicht, waarbij u bepaalt of u de gegevens naar uw e-mailadres laat sturen of dat deze moeten worden uitgeprint. Figuur 6. Overzicht instellingen 5. Hier ziet u een voorbeeld van de e-mail die naar u wordt verstuurd. Deze e-mail is aangemaakt door Back-up Online met uw eigen e-mailprogramma, dus deze is niet verstuurd door Back-up Online. Uw wachtwoord is dus nog steeds alleen bij u bekend. Figuur 7. E-mail met overzicht en wachtwoord 5 van 11
6. Gefeliciteerd, U kunt aan de slag! Als u op Open Back-up Online klikt, begint u met de 1e back-up. Ga hiervoor naar Hoofdstuk 3.1 Figuur 8. Installatie voltooid 2.2.1 Beveiligingsmaatregelen Zorg ervoor dat u uw eigen wachtwoord zorgvuldig bewaart. Noch KPN noch de leverancier van het product kan uw wachtwoord terughalen of resetten. Als u uw wachtwoord niet meer weet, moet u uw huidige account opzeggen en een nieuw account aanvragen. 2.3 Opnieuw installeren Bij een 2e installatie krijgt u de melding dat de licentie al eerder is gebruikt. Dit is om te voorkomen dat Back-up Online op 2 verschillende computers geïnstalleerd wordt. Dit zorgt namelijk voor onbruikbare back-upbestanden. Installeert u echter na bijvoorbeeld een crash van uw harde schijf Back-up Online opnieuw, dan kunt u vanzelfsprekend doorgaan met de installatie. De installatieprocedure gaat volgens dezelfde stappen als hierboven beschreven. U ziet echter 2 afwijkende schermen. Figuur 9. Bestandsnaam bij downloaden vanaf de website 1. Back-up Online controleert nu de gegevens en haalt de benodigde data op. Afhankelijk van de snelheid van uw computer en uw internetverbinding kan dit enkele minuten duren Figuur 10. Voorbereiding installatie 2. In dit scherm voert u uw wachtwoord in. Als dit correct is ingevuld, kunt u op de knop volgende klikken. Figuur 11. Invoer wachtwoord 6 van 11
3. De bevestiging dat de installatie is gelukt. Uw bestanden kunnen nu teruggehaald worden. Hoe u dit doet, staat beschreven in hoofdstuk 3.2. Figuur 12. Herinstallatie voltooid 7 van 11
Hoofdstuk 3. Functies van Back-up Online Back-up Online op uw computer beschikt over de volgende functies: Back-up van bestanden op uw pc of laptop Back-up van geopende bestanden door middel van VSS (Volume Shadow Copy Service) Back-up van veelgebruikte mappen: Mijn Favorieten Mijn Documenten Outlook e-mail / Outlook Express e-mail / Windows Mail 3.1 Back-up Online hoofdscherm Figuur 13. Hoofdscherm 8 van 11
Bovenaan het hoofdscherm staan 2 knoppen: Mijn Back-up Herstellen In het hoofdscherm ziet u Mijn Back-up geopend. Hier kunt u: Een selectie maken van de gegevens die u in uw back-up wilt opnemen Handmatig starten van een back-up Uitleg op kpn.com over Back-up Online Het openen van het instellingenscherm Figuur 14. Melding overgeslagen bestanden Mochten er meldingen zijn over de gemaakte back-up, dan verschijnt er rechts bovenin uw venster een icoontje van een opengeslagen boek. Als u hierop klikt, opent het venster waarin u de meldingen over uw back-up ziet.. Hieronder ziet u een voorbeeld. Figuur 15. Overzicht overgeslagen bestanden 3.2 Herstelscherm Figuur 16. Herstelscherm 9 van 11
In het bovenstaande venster ziet u Herstellen geopend. Hier kiest u voor: Een selectie maken van de gegevens die u wilt herstellen Uw gegevens herstellen naar een andere locatie Uitleg op kpn.com over Back-up Online Openen van de instellingen (zie screenshot bij 3.3 Instellingen) Als u gegevens terugzet zonder een andere locatie op te geven, worden de gegevens op de originele locatie teruggezet. Dit kan resulteren in het overschrijven van andere nog aanwezige bestanden. Het is daarom aan te raden om de gegevens op een andere locatie terug te zetten of eerst te controleren op recentere gegevens op die locatie. 3.3 Instellingenscherm In het instellingenscherm staat uw e-mailadres al ingevuld, zoals dit bij ons bekend is. Verder hebt u de mogelijkheid om dagelijks een automatische back-up te laten maken. U bepaalt ook de starttijd en of u een rapportage wilt ontvangen via e-mail. Figuur 17. Instellingen U kunt audio- en videobestanden uitsluiten van uw back-up door het aanvinken van 1 (of beide) van de opties. Figuur 18. Filterscherm 10 van 11
Hoofdstuk 4. Beveiligingsmaatregelen 4.1 Beveiligingsmaatregelen U kunt zelf een belangrijke bijdrage leveren aan het beveiligen van uw informatiestromen en (elektronische) persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw gebruikersnaam en wachtwoord of het beveiligen van uw interne draadloze netwerk. Wij adviseren u daarom om zelf ook effectieve beveiligingsmaatregelen te treffen. Dit kan bijvoorbeeld door een erkende installateur in te schakelen. Voor tips en aanvullende informatie kunt u terecht op kpn.com/zakelijkveiliginternetten. 11 van 11