Handleiding Strukton Onderaannemersportal
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 De Internetsite... 4 2.1 Inloggen... 4 2.2 De positie kiezen... 5 2.3 De start van de werkzaamheden... 6 2.4 Vertraging en Werkzaamheden gereed... 6 2.5 Rapportages... 7 3 De IPhone App... 9 3.1 Inleiding... 9 3.2 Aanmelden via de IPhone... 9 3.3 Ophalen van bestellingen... 10 3.4 Het melden van de start van de werkzaamheden... 11 3.5 Het melden van vertragingen... 12 3.6 Het gereedmelden van de werkzaamheden.... 14 3.7 Overige schermen... 16 3.7.1 Het help scherm... 16 3.7.2 Het instellingen scherm... 17 4 De SMS service... 18 4.1 De eerste aanmelding... 18 4.2 Het versturen van mutaties... 18 2
1 Inleiding Hieronder volgt een beschrijving van het gebruik van de Strukton onderaannemersportal. Deze portal heeft het versnellen van de informatievoorziening door de onderaannemers van Strukton Worksphere tot doel. Door deze snellere informatievoorziening kan Strukton Worksphere haar klanten sneller informeren over de status van werkzaamheden en bevindingen die voortvloeien uit de werkzaamheden. Deze worden door de onderaannemer vastgelegd in de via de portal aangeleverde rapportages. Deze rapportages werden voorheen aan de factuur toegevoegd of separaat via de post verzonden. Dit veroorzaakte vaak onnodige vertragingen. Daarnaast zorgt een snellere melding van uitvoering en een snellere aanlevering van rapportages ook voor een snellere goedkeuring van inkoopfacturen, wat weer aan de onderaannemer ten goede komt in de factuurbetaling. De Strukton onderaannemersportal valt uiteen in een drietal onderdelen, waar de onderaannemer naar keuze gebruik van kan maken: 1 Een Internetsite. Deze site is gemaakt in HTML 5.1. Daarom is de site ook goed te benaderen vanaf een smartphone. 2 Een app voor de IPhone. 3 Een SMS service. Statuswijzigingen van opdrachten kunnen via alle drie methoden willekeurig worden aangeleverd. Vereiste rapportages kunnen echter alleen via de internetsite worden geuploaded naar Strukton Worksphere. De drie onderdelen zullen in de navolgende hoofdstukken uitgebreid beschreven worden. 3
2 De Internetsite 2.1 Inloggen De Strukton Onderaannemersportal wordt gefaciliteerd in Indicia. Zij zorgen ook voor de beveiliging van de site. Naar de onderaannemersportal kunt u gaan via de link op de Strukton Worksphere site: http://www.struktonworksphere.com/nl-nl/aboutus/pages/portalonderaannemers.aspx Hier kiest men voor de onderaannemersportal. Als men op de onderaannemersportal komt, wordt allereerst het inlogscherm getoond. Op dit scherm wordt gevraagd naar: Het bestelnummer. Dit kan men linksboven, in grote cijfers, vinden op de schriftelijke bestelling. Dit nummer begint met 45 en is tien cijfers lang. Het crediteurnummer. Dit staat linksboven op de bestelling. Het nummer is zes cijfers lang. Het e-mailadres van de contactpersoon voor deze bestelling. Dit wordt gebruikt om contact te leggen met de verantwoordelijke persoon als rapportages niet op tijd worden ingeleverd. Daarnaast kan hierlangs ook getraceerd worden waar gegevens vandaan komen. Vinkje om gegevens te bewaren. Als dit aangevinkt wordt zullen het leveranciersnummer en het e- mailadres bij later inloggen op bestellingen automatisch ingevuld worden. Het scherm ziet er als volgt uit: 4
In dit scherm kunnen de volgende foutmeldingen getoond worden: Bestelnummer is incorrect. Dit betekent dat de bestelling niet aan het format voldoet (beginnend met 45 en 10 cijfers lang). Het bestelnummer hoort niet bij de opgegeven leverancier. Deze melding wordt getoond als men een bestelling opvraagt die niet hoort bij het ingevoerde leveranciersnummer. Alle orderregels voor deze order zijn afgemeld. De melding wordt getoond als de bestelling afgewerkt is. Er zijn geen bestelregels voor deze order. De bestelling is niet vrijgegeven, reeds afgewerkt of verwijderd, of de bijbehorende serviceorder staat op status afgesloten (AFSL). Dit laatste is om te voorkomen dat oude bestellingen alsnog opgevraagd worden. 2.2 De positie kiezen Als men inlogt komt men bij een nieuwe bestelling in het items scherm, mits de bestelling uit meer dan één regel bestaat. Anders wordt dit scherm overgeslagen. In dit scherm kan men kiezen voor de bestelregel die men wil bewerken. In het onderstaande voorbeeld hebben we gekozen voor een opdracht tot oplossing en onderzoeken van een storing. 5
2.3 De start van de werkzaamheden In dit scherm selecteert men de bestelpositie waarvoor men gegevens wil ingeven op de Site. In dit voorbeeld nemen we positie 10. In dit scherm kan men aangeven wanneer men gestart is. Standaard staat hier het huidige moment. Om echter ook onderaannemers die de gegevens in willen laten geven door een backoffice (en dus op een later tijdstip) te faciliteren, kan hier ook een ander moment gekozen worden. Als de onderaannemer aangeeft gestart te zijn met de werkzaamheden, zal dit tijdstip weergegeven worden in de administratie van Strukton Worksphere. 2.4 Vertraging en Werkzaamheden gereed Na het starten komt men in een nieuw scherm. In dit scherm kan men aangeven dat men: Vertraging heeft opgelopen. Hierbij dient men tevens op te geven: o de reden van de vertraging. o De vermoedelijke tijdstip van hervatting van de werkzaamheden. Deze gegevens gebruikt Strukton Worksphere weer om de klant van Strukton Worksphere te informeren. Als men voor de optie vertragen heeft gekozen zal deze daarna niet meer als optie in beeld komen. De site is voorzien op maximaal één vertraging. Men hoeft ook niet aan te geven dat men daadwerkelijk weer herstart met de werkzaamheden. Het gereedmelden van de werkzaamheden na hervatting is voldoende. 6
De beschreven werkzaamheden uitgevoerd heeft. Bij deze optie geldt: o Dat de onderaannemer de datum in dient te geven dat men de werkzaamheden afgerond heeft. Ook hier kan weer voor een andere datum dan het moment van ingeven gekozen worden. o Dat men bij storingen de oorzaak van de storing dient op te geven. Hiervoor kan men uit een lijst van oorzaken kiezen. Bij gepland onderhoud zal deze keuzelijst niet in beeld verschijnen. o Dat men aan kan geven of de werkzaamheden op de bestelpositie onder een garantie- of coulance regeling vallen. Als die optie wordt aangevinkt zal Strukton Worksphere daarna geen factuur verwachten voor deze bestelling. Als men kiest voor de optie werkzaamheden gereed betekent dit voor Strukton Worksphere dat zij aan haar klant kan melden dat de werkzaamheden uitgevoerd zijn of de storing opgelost is. Strukton Worksphere zal dan ook een opgegegeven oorzaak van een storing rapporteren aan haar klant. 2.5 Rapportages Als werkzaamheden gereed gemeld is, rest er met betrekking tot de orderregel nog slechts de aanlevering van eventuele rapportages. Strukton Worksphere zal op de bestelling vermelden welke rapportages bij deze klant / werkzaamheden gewenst zijn. Deze gegevens staan op de schriftelijke bestelling, maar komen ook op de site in beeld. Als men een rapportage ingeleverd heeft zal een volgende keer de naam van de reeds ingeleverde rapportage vermeld staan. Dit om te voorkomen dat men rapportages onnodig dubbel opstuurt. 7
Zijn alle rapportages opgestuurd, of zijn er geen rapportages vereist, wordt gemeld dat de order afgemeld is en dus niet langer opgevraagd kan worden. 8
3 De IPhone App 3.1 Inleiding Voor de Iphone is door Strukton Worksphere een app ontwikkeld. De werking van deze app is vrijwel gelijk aan de site, zij het dat de schermen er iets anders uitzien. Daarnaast kan men met de app geen rapportages uploaden. Dit dient weer op de site te gebeuren. De Internet site is gebouwd in HTML 5.1. Dat wil zeggen dat deze site ook functioneert in combinatie met een smartphones. Heeft men wel een smartphone, maar geen IPhone, kan men op de telefoon naar de site gaan en alsnog met de telefoon de schermen doorlopen zoals in hoofdstuk 2 beschreven is. 3.2 Aanmelden via de IPhone De IPhone App kan men downloaden op de site van Strukton Worksphere: http://www.struktonworksphere.com/nl-nl/aboutus/pages/portalonderaannemers.aspx Hier kan men op de App link klikken waarna de app wordt gedownload in de Iphone of Ipad van de onderaannemer. Als men de eerste keer inlogt in de App dient men zich te identificeren. Dat doet men door het crediteurennummer in te voeren wat ook op de bestelling staat (zes-cijferig nummer). Daarnaast dient men het gsm nummer in te voeren waarmee men de gegevens verstuurd. Tot slot mag men het e- mailadres invoeren waarop men reminders wil ontvangen als bijvoorbeeld een rapportage te laat wordt ingeleverd. Dit scherm dient ook ingevuld te worden als men de app opnieuw ophaalt, bijvoorbeeld omdat er wijzigingen in zijn uitgevoerd. Het registratiescherm ziet er als volgt uit: 9
3.3 Ophalen van bestellingen Als men zich geregistreerd heeft kan men aan de slag met bestellingen. Bij het starten van de App komt onderstaand scherm in beeld. Hierin typt men het tiencijferig bestelnummer dat ook linksboven op de bestelling vermeld staat. Daarna klikt men op de knop <order ophalen>. Nu komt men in het overzichtsscherm, waar men all bestellingen die men heeft opgehaald in één oogopslag kan bekijken. In onderstaande afbeelding is slechts één bestelling opgehaald. Nieuwe bestelling opvragen Overzichtsscherm 10
3.4 Het melden van de start van de werkzaamheden Als men nu op een van de bestelregels klikt, komen er een aantal gegevens over de bestelregel in beeld. Ook ziet men de mogelijkheid om te melden dat men gestart is met de opgedragen werkzaamheden. Wil men verdere informatie zien van de bestelregel, klikt men op de knop <bekijk details>. Daarna opent zich onderstaand scherm met handige gegevens. Om de strukton contactpersoon te bellen, hoeft men allen maar op het telefoonnummer te klikken. 11
Gaat men weer terug naar het overzicht, kan men met de knop < starten> aangeven dat men begonnen is met de opgedragen werkzaamheden. Ook kan men hier een andere startdatum ingeven, om ook op een later tijdstip een correcte starttijd mogelijk te maken. Na het starten komt onderstaand scherm in beeld. In dit voorbeeld wordt aangegeven dat men bezig is met de werkzaamheden op positie 10. 3.5 Het melden van vertragingen Het kan voorkomen dat men de werkzaamheden niet in één keer kan beëindigen. Ook dit kan men melden via de App. Hiervoor gebruikt men de knop < Werkzaamheden vertragen>. Het scherm voor het melden van vertragingen ziet er als volgt uit 12
Klinkt men op de knop < Werkzaamheden vertragen> komt onderstaand scherm in beeld. Hierin dient men aan te geven: de reden van de vertraging. De vermoedelijke tijdstip van hervatting van de werkzaamheden. Deze gegevens gebruikt Strukton Worksphere weer om de klant van Strukton Worksphere te informeren. Bij het invoeren van de vertragingsreden kan men kiezen uit de opties: Inschakelen collega monteur Klant niet aanwezig Materiaal niet volledig. werk wordt dus voortgezet als het benodigde materiaal er is. Op verzoek klant Ruimte niet beschikbaar, nieuwe afspraak Nader onderzoek noodzakelijk. meestal inschakelen van een collega. Afmelding via SMS. Deze optie dient niet gebruikt te worden bij de App Door dit melden van de vertraging kan Strukton Worksphere ook weer de klant informeren over de voortgang van de werkzaamheden uit de opdracht. Als men terug komt in het overzicht scherm ziet men dat de positie vertraagd is. 13
3.6 Het gereedmelden van de werkzaamheden. Als men de werkzaamheden gereed wil melden drukt men op de knop stoppen. 14
Het onderstaande scherm komt daarna in beeld, waarin men de gegevens kan invoeren met betrekking tot het gereed melden van de bestelpositie. Bij deze optie geldt: Dat de onderaannemer het tijdstip in dient te geven dat hij de werkzaamheden afgerond heeft. Ook hier kan weer voor een andere datum dan het moment van ingeven gekozen worden om backofficemedewerkers de mogelijkheid te geven om achteraf het juiste moment te kiezen. Dat men bij storingen de oorzaak van de storing dient op te geven. Hiervoor kan de onderaannemer uit een lijst van oorzaken kiezen (in dit voorbeeld molest). Bij gepland onderhoud zal deze keuzelijst niet in beeld verschijnen. Dat de onderaannemer aan kan geven of de werkzaamheden op de bestelpositie onder een garantie- of coulance regeling vallen. Als die optie wordt aangevinkt zal Strukton Worksphere daarna geen factuur verwachten voor deze bestelling. Mogelijke keuzes bij het ingeven van de storingsoorzaak zijn: Ondeugdelijk materiaal / component Onjuist onderhoudsinterval Molest Externe oorzaak Bedieningsfout door derden Oneigenlijk gebruik Ongedefinieerd defect (oorzaak) Achterstallig onderhoud Afmelding via SMS (niet te gebruiken) 15
Nadat men op de knop werkzaamheden gereed heeft gedrukt, krijgt men weer het overzichtsscherm in beeld. Hierin staat vermeld dat de werkzaamheden uitgevoerd zij en dat eventueel gewenste rapportages, die op de bestelling te vinden zijn, via de site aangeleverd dienen te worden. 3.7 Overige schermen 3.7.1 Het help scherm In het help scherm zijn de meest gestelde vragen te vinden met betrekking tot de app, de portal en de bestelling. Het kan erg handig zijn. 16
3.7.2 Het instellingen scherm In het instellingen scherm kan men een aantal settings van de app aanpassen. Zo kan men: Zien dat de app aan de telefoon gekoppeld is. Hierdoor weet Strukton Worksphere dat dit telefoonnummer bij de leverancier hoort die opgegeven is en dat de informatie te vertrouwen is. Een pincode ingeven. Dit is handig als ook andere mensen de IPhone hanteren, bijvoorbeeld kinderen of collega s. De pincode wijzigen. Het ingegeven email adres aanpassen. Dit adres kan bij de eerste aanmelding worden ingegeven. Het scherm ziet er als volgt uit. 17
4 De SMS service 4.1 De eerste aanmelding Wil een onderaannemer gebruik maken van de SMS service, dient hij het GSM nummer eerst aan te melden bij Strukton Worksphere. Dat doet men door een sms te sturen aan telefoonnummer 3669. Dit nummer is door Strukton Worksphere speciaal gereserveerd voor SMS verkeer omtrent onderaannemers. De inhoud van de sms luidt: SW <spatie> <leveranciersnummer> Dit leveranciersnummer staat linksboven op de bestelling (zes-cijferig nummer). Na deze ingave is het gsm nummer bekend bij Strukton Worksphere en kunnen de ontwikkelingen op de bestelling via SMS doorgegeven worden. Als men al in via de App heeft ingelogd op de site is het GSM nummer al bekend en kan deze stap worden overgeslagen. 4.2 Het versturen van mutaties Als de onderaannemer mutaties wil versturen voor een bestelling, dient dat in een vaste vorm te gebeuren. De statuswijzigingen die hij kan doorsturen zijn: 1. start. Hiermee geeft men aan dat de werkzaamheden zijn gestart. Het door te sturen bericht wordt dan: SW<spatie> start <spatie> bestelnummer <spatie> positie 2. hold. Hiermee geeft men aan dat de werkzaamheden zijn onderbroken. Het door te sturen bericht wordt dan: SW <spatie> hold <spatie> bestelnummer <spatie> positie 3. stop. Hiermee geeft men aan dat de werkzaamheden gereed zijn. Het door te sturen bericht wordt dan: SW <spatie> stop <spatie> bestelnummer <spatie> positie Het bestelnummer hierin begint met 450 en is 10 cijfers lang. Dit nummer staat dikgedrukt linksboven op de bestelling. Het positienummer is het regelnummer en is twee tot drie cijfers lang. Dit nummer is altijd een veelvoud van 10. Het nummer staat op het bestelformulier steeds voor elke bestelregel. Als de onderaannemer via SMS heeft doorgegeven dat de werkzaamheden gereed zijn, zal hij een sms ontvangen dat men de gewenste rapportages dient aan te leveren via de internet site. Dit gebeurt alleen in de gevallen dat Strukton Worksphere daadwerkelijk heeft aangegeven dat zij een bepaalde rapportage wenst te ontvangen. Bij het onderbreken (hold) en gereedmelden (stop) van de werkzaamheden kan geen oorzaak vermeld worden. Deze meldingen zullen altijd met een standaard code (afmelding via SMS) worden verstuurd. 18