VERGADEREN VOOR DUMMIES DE AGENDA VASTSTELLEN Er zijn verschillende soorten agendapunten: Open Bij open agendapunten zijn er nog geen plannen gemaakt, er is nog geen concreet voorstel. De discussie is nog helemaal vrij. Half open Bij half open agendapunten is er al een voorstel maar daar is nog geen beslissing over genomen. Het voorstel is nog bespreekbaar. Gesloten Bij gesloten agendapunten is er geen sprake van voorstellen of discussie, maar wordt er alleen maar informatie uitgewisseld. Bij het vaststellen van de agendapunten zijn er een aantal dingen waar je rekening mee moet houden. Punt 1: Hoeveel punten zet ik op de agenda? Natuurlijk houd je bij het opstellen van de agenda rekening met planning van zaken die lopen in de organisatie. Wanneer een agendapunt al drie keer is opgeschoven kun je je afvragen waarom hij nog op de agenda staat. Het onderwerp is dus blijkbaar niet belangrijk genoeg. Bij aanvang van de vergadering wordt altijd de agenda doorgenomen. Een agendapunt is en onderwerp waar iedereen iets mee te maken heeft. Wanneer dit niet het geval is zit er iemand overbodig te zijn. Dat dit een keer gebeurd is niet erg, echter wanneer dit te vaak voorkomt wordt vergaderen saai. Wie er bij het bespreken van een agendapunt aanwezig moet zijn is dus tevens belangrijk voor het samenstellen van de agenda Punt 2: In welke volgorde zet ik de punten op de agenda? Wie er bij moet zijn heeft dus invloed op welke agendapunten besproken worden, ze is ook van invloed op de vraag wanneer een punt besproken moet worden. Voor de besluitvaardigheid in een hele vergadering is het belangrijk reeds enkele successen in het begin van de vergadering te boeken. Begin met de gesloten agendapunten ofwel de mededelingen. Vervolg dan met enkele half open agendapunten. Daarna ga je de diepte in met enkele open agendapunten waar langer over gesproken moet worden. Bewaak je tijd hierin goed. Sluit eveneens af met enkele half open agendapunten zodat het besluiten nemen ook aan het einde de sfeer bepaald. 1
Punt 3: Hoeveel tijd wil ik nemen om elk punt te kunnen bespreken? De tijd die je ervoor wil nemen, wordt voor een groot deel bepaald door het aantal mensen dat er iets over wil of kan vertellen. Vraag is altijd wie wil je er over horen. Belangrijk is dat personen de vergadering voorbereiden zodat er niet nodeloos hoeft worden uitgelegd, maar dat een ieder -to the point- kan formuleren wat ie wil zeggen. Gebruik in ieder geval ruim voldoende tijd aan het introduceren van een agendapunt, dit scheelt veel onnodig gediscussieer. Bij lange discussies blijkt vaak dat de procedure niet duidelijk is. Men praat dan langs elkaar heen. 2
HET INTRODUCEREN VAN EEN AGENDAPUNT Om een agendapunt goed te introduceren zijn een aantal zaken belangrijk om van tevoren aan te geven. Hierdoor begrijpen alle deelnemers waarom het punt op de agenda staat. Men weet wat er besproken moet worden, hoe het besproken moet worden en wat er verwacht wordt: Inleiden van een agendapunt, waarbij kort de achtergrond verteld wordt. Geef aan wat er reeds is besloten en geef duidelijk aan specifiek waar je het over wil hebben. Belangrijk is aan te geven waar de beslissing vandaan komt en hoe men tot de beslissing is gekomen. Het geven van richtlijnen: wat is het doel van de bespreking van dit punt? waar werken we naartoe? Geef hier aan waarom je het over dit onderwerp wilt hebben. Wat wil je krijgen uit deze vergadering? Wanneer is het onderwerp voor jou naar tevredenheid behandeld en kun je verder. Het afspreken van een procedure: duidelijk aangeven van de wijze waarop het onderwerp aangepakt/besproken dient te worden. Geef aan hoe je het over dit onderwerp wilt hebben. Gaat een ieder het er over hebben of wil je een expert aan het wordt laten. Wordt er gediscussieerd of kan iedereen zijn mening geven en is dat het. Moet er een beslissing komen of wil je alleen een stap verder komen bij dit punt. Het stellen van de startvraag: in de startvraag herhaalt de voorzitter kort en krachtig het agendapunt, gevolgd door een duidelijk activerende vraag (bijv.: En dan stel ik voor dat Piet begint met de voor- en nadelen te noemen van dit voorstel ). Geef hier iemand het woord en geef aan waarom je die persoon laat beginnen. 3
DE OFFICIËLE AGENDA Opening Notulen Ingekomen stukken Mededelingen Agendapunten W.v.t.t.k. Rondvraag Sluiting Openingswoord Als er al een nieuw agendapunt duidelijk is, kan deze alsnog op de agenda worden geplaatst in de w.v.t.t.k. (Wat Verder Ter Tafel Komt) Per blz. wordt gekeken of de notulen van de vorige vergadering kloppen, waarna mensen vragen kunnen stellen. Post, die alleen ter kennisgeving genoemd worden. De post wordt niet uitgebreid besproken. Mededelingen worden meestal alleen vanuit het bestuur gegeven, bijv. de afwezigheid van mensen, ontslagen, ziektes etc. Voorstellen en ideeën worden hier besproken met behulp van de vergaderstructuur. De agendapunten die pas op de vergadering naar voren gebracht zijn, kunnen hier nog besproken worden. Als het agendapunt te groot en/of te belangrijk is om aan het einde van de vergadering besproken te worden, kan deze ook doorgeschoven worden naar de volgende vergadering. De voorzitter vraagt of iemand nog iets op zijn hart heeft, of iemand nog vragen heeft, bijv. wanneer de volgende vergadering is? De voorzitter sluit de vergadering. 4
DE STRUCTUUR VAN EEN VERGADERING OF EEN AGENDAPUNT De vergadering doorloopt eigenlijk een soort fuik. Deze fuik ziet er als volgt uit: beeldvorming opening meningsvorming afsluiting besluitvorming De fuik is in het midden het breedste, doordat dit gedeelte bij elk (open) agendapunt terug komt. Elk agendapunt wordt in verschillende fasen besproken, namelijk: 1. Introductiefase: de voorzitter leidt het agendapunt in, hij/zij geeft aan wat het doel is van de bespreking en doet een procedurevoorstel. 2. Beeldvormingfase: het probleem wordt van alle kanten bekeken, de informatie wordt geïnventariseerd, er worden voorstellen gedaan zonder onderlinge discussie! 3. Meningsvormingfase: voorstellen worden getoetst aan de criteria voor de oplossing, voor- en nadelen worden afgewogen, er worden alternatieven bedacht en die worden besproken, er wordt samengevat! 4. Besluitvormingsfase: er wordt een beslissing genomen, dit kan door stemmen, compromis zoeken (een middenweg zoeken) of consensus (iedereen is het ermee eens). 5
DE VERSCHILLENDE ROLLEN IN EEN VERGADERING De rol van de voorzitter: Als voorzitter heb je de rol de groep te coördineren en de procedures van een vergadering te bewaken. Hierdoor heeft hij een aantal formele taken: voorbereiden van een vergadering introduceren van agendapunten bewaken van het onderwerp bewaken van het doel bewaken van de tijd tussentijds samenvatten leiden van de besluitvorming Maar omdat een voorzitter tijdens een vergadering te maken heeft met mensen moet hij/zij er ook voor waken dat: alle deelnemers de mogelijkheid krijgen om te spreken er naar iedereen wordt geluisterd conflicten niet uit de hand lopen tussentijds samenvatten (en doel, probleemstelling en startvraag herhalen) persoonlijke aanvallen afkappen: denk aan de Feedback-regels! meningsverschillen zakelijk benaderen afdwalers terug roepen door de relevante dingen samen te vatten De rol van de deelnemers: Om een vergadering goed te laten verlopen, is niet alleen de voorzitter verantwoordelijk voor de coördinatie van de groep. De deelnemers hebben ook bepaalde verantwoordelijkheden: een vergadering goed voorbereiden luisteren naar de anderen elkaar laten uitspreken iedereen de mogelijkheid geven om te spreken samenvatten ideeën, meningen en gevoelens open en eerlijk uiten actief meedoen 6
De rol van de notulist: De notulist is naast zijn rol als deelnemer(!) ook verantwoordelijk voor een samenvatting van de hele vergadering: De notulist moet alle discussies en besluiten samenvatten Verloop van de vergadering moet objectief op papier worden gezet. Alle deelnemers moeten de notulen vervolgens thuis opgestuurd krijgen. 7