Handreiking Administratieve Organisatie voor Kinderopvangorganisaties

Wet kinderopvang Handreiking Administratieve Organisatie voor Kinderopvangorganisaties augustus 2004 Programmabureau Implementatie Wet kinderopvang Lange Voorhout 14 2514 ED Den Haag T 070-3115840 F 070-3462409 E-mail: info@wetkinderopvang.nl Internet: www.wetkinderopvang.nl

INHOUDSOPGAVE 1. INTRODUCTIE... 4 2. LEESWIJZER... 4 3. HET AANVRAAGPROCES VAN DE WET KINDEROPVANG... 4 3.1 INLEIDING... 4 3.2 HOE ZIET HET AANVRAAGPROCES ERUIT?... 5 3.2.1 Ondertekening en rekeningnummer... 5 3.2.2 Persoonlijke gegevens... 5 3.2.3 Tussenpersoon of bemiddelaar die de kinderopvang voor u regelt... 5 3.2.4 Inkomenssituatie aanvrager... 5 3.2.5 Inkomenssituatie echtgenoot of huisgenoot aanvrager... 5 3.2.6 Gegevens over de kinderopvang... 6 3.2.7 Aanvullende informatie over de aanvraag... 6 3.2.8 Doorlooptijd verwerking aanvraagformulier door Belastingdienst... 6 3.2.9 De betaling van het voorschot nader toegelicht... 6 3.3 HET STANDAARD STANDAARDPROCES VAN DE WET SCHEMATISCH WEERGEGEVEN... 7 3.4 VARIANTEN OP HET STANDAARDPROCES... 8 3.4.1 Ouders kunnen kiezen om geen voorschot aan te vragen... 8 3.4.2 Ouders zonder werkgever die wel onder de Wet vallen... 9 3.4.3 Ouders die gebruik maken van een machtiging... 9 3.4.4 Beperkingen aan de mogelijkheden tot machtiging... 10 3.5 WELKE PLAATSINGSGEGEVENS WORDEN BIJ DE AANVRAAG GEVRAAGD?... 10 3.5.1 Toelichting uurtarief... 11 3.5.2 Toelichting aantal opvanguren... 11 4. GEVOLGEN VAN DE WET VOOR DE ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE... 11 4.1 INLEIDING... 11 4.2 OFFERTE / CONTRACT... 12 4.2.1 De inhoud van een Wet kinderopvang-bestendige offerte of contract... 12 4.2.2 De planning voor een Wet kinderopvang-bestendige offerte of contract... 12 4.3 DE WET KINDEROPVANG-BESTENDIGE FACTUUR... 13 4.3.1 De inhoud van een Wet kinderopvang-bestendige factuur (dagopvang / buitenschoolse opvang)... 13 4.3.2 De inhoud van een Wet kinderopvang-bestendige factuur (gastouderopvang)... 14 4.3.2 De planning van een Wet kinderopvang-bestendige factuur... 18 4.3.3 De mogelijkheid van een jaaropgaaf kosten kinderopvang... 18 4.4 MACHTIGEN EN DE ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE VAN AANBIEDERS... 19 4.4.1 Gevolgen van machtiging: afwijkend betalingskenmerk... 19 4.4.2 Gevolgen van machtiging: meerdere deelbetalingen... 19 4.4.3 Gevolgen van machtiging: verschil tussen factuur -en betalingsperiode... 19 4.4.4 Gevolgen van machtiging: deelbetaling niet per kind maar per gezin... 19 Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 2

4.4.5 Tot slot: standpuntbepaling over machtiging... 19 5. OVERIGE FINANCIEEL-ADMINISTRATIEVE AANDACHTPUNTEN... 21 5.1 INLEIDING... 21 5.2 AANPASSINGEN DEBITEURENBEHEER... 21 5.3 DE GEVOLGEN VAN DE WET KINDEROPVANG VOOR DE BEDRIJFSFINANCIERING... 21 5.4 DE GEVOLGEN VAN DE WET KINDEROPVANG VOOR CONTRACTEN... 21 6. VEEL GESTELDE VRAGEN... 22 7. REEDS VERSCHENEN PUBLICATIES... 23 Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 3

1. Introductie Deze handreiking is in opdracht van het Programmabureau Implementatie Wet kinderopvang ontwikkeld en dient als hulpmiddel voor kinderopvangondernemers die zich voorbereiden op de invoering van de Wet kinderopvang. Per 1 januari 2005 treedt de Wet kinderopvang in werking. De invoering van deze nieuwe wet kan van invloed zijn op de administratieve organisatie van kinderopvangondernemers. Kijk voor meer informatie op www.wetkinderopvang.nl. 2. Leeswijzer De Wet kinderopvang regelt dat ouders, die voldoen aan bepaalde criteria onder bepaalde voorwaarden, in 2005 een tegemoetkoming van de overheid kunnen krijgen voor kinderopvang. Deze tegemoetkoming is inkomensafhankelijk en wordt betaald door de Belastingdienst. Bij de aanvraag voor de tegemoetkoming en de definitieve vaststelling worden door de Belastingdienst aan ouders administratieve eisen gesteld. Die administratieve eisen kunnen de aanleiding zijn voor kinderopvangondernemers om de administratieve organisatie aan te passen. In hoofdstuk 3 wordt daarom eerst een beschrijving gegeven van het proces dat ouders moeten doorlopen om in aanmerking te komen voor een tegemoetkoming van de Belastingdienst. De mogelijke consequenties van dit aanvraagproces voor de kinderopvangaanbieders worden nader uitgewerkt in hoofdstuk 4. In hoofdstuk 5 worden aanvullende onderwerpen toegelicht die betrekking hebben op de Wet kinderopvang in relatie tot de financieel administratieve organisatie. Waar in deze brochure gesproken wordt van ouders, dient ouders c.q. verzorgers gelezen te worden. 3. Het aanvraagproces van de Wet kinderopvang 3.1 Inleiding Een ouder komt alleen in aanmerking voor een tegemoetkoming (via de Belastingdienst) in de kosten van kinderopvang, als de ouder zelf én de kinderopvangorganisatie, waar de kinderopvang wordt afgenomen, aan de in de wet gestelde eisen voldoen. De Wet kent een systematiek van maandelijkse bevoorschotting en een afrekening na afloop van het kalenderjaar waarin de opvang heeft plaatsgevonden. De hoogte van het maandelijkse voorschot voor ouders wordt vastgesteld op basis van de begrote kosten van de opvang, de verwachte inkomens van de ouders en de te verwachten werkgeversbijdragen. Ouders kunnen met bovenstaande gegevens een aanvraagformulier indienen bij de Belastingdienst, of een aanvraagprogramma downloaden. De Belastingdienst toetst de aanvraag, en betaalt vervolgens een maandelijks voorschot aan de ouder. Met het voorschot, de (eventuele) bijdrage van de werkgever (danwel gemeente of UWV bij specifieke Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 4

doelgroepen) en eigen middelen wordt de ouder in staat gesteld de facturen van de kinderopvangondernemer te betalen. Na afloop van het kalenderjaar vindt een afrekening plaats met de Belastingdienst op basis van de daadwerkelijke kosten van kinderopvang, de werkelijke jaarinkomens van de ouders en door de ouders ontvangen werkgeversbijdragen. 3.2 Hoe ziet het aanvraagproces eruit? Het aanvraagproces dat ouders doorlopen onder de Wet kinderopvang vormt de belangrijkste aanleiding voor de veranderingen in de administratieve organisatie van de kinderopvangondernemers. Het is daarom voor kinderopvangondernemers van belang te weten welke gegevens ouders moeten aanleveren bij de Belastingdienst om in aanmerking te komen voor een voorschot. Het aanvraagformulier voor het jaar 2005 is vanaf 15 september 2004 beschikbaar. Per onderdeel volgt hieronder beknopt een korte toelichting. 3.2.1 Ondertekening en rekeningnummer De aanvraag moet door de beide ouders zelf worden ondertekend. Tevens moet het rekeningnummer worden aangegeven waarop de voorschotten overgemaakt moeten worden door de Belastingdienst. Dit kan ook een rekeningnummer van of een zaakwaarnemer, of een kinderopvangorganisatie, of een tussenpersoon of een bemiddelaar zijn. 3.2.2 Persoonlijke gegevens Onder persoonlijke gegevens worden de NAW-gegevens, geboortedatum en sofi-nummer van de aanvrager (1 van beide ouders/verzorgers) gevraagd. 3.2.3 Tussenpersoon of bemiddelaar die de kinderopvang voor u regelt Ouders kunnen een derde machtigen om de aanvraag te regelen. De aanvrager moet dan de NAW-gegevens opgeven van de persoon of organisatie die hij gemachtigd heeft, zodat de correspondentie daarheen kan worden gestuurd. De ouder moet wel zelf de aanvraag te ondertekenen. Als de gemachtigde ook het voorschot moet ontvangen dan dient als rekeningnummer genoemd bij 3.2.1, het rekeningnummer van de gemachtigde ingevuld te worden. Verderop in deze handreiking volgt een nadere toelichting op de machtigingsmogelijkheden. 3.2.4 Inkomenssituatie aanvrager Aan de hand van ja/nee vragen wordt bepaald of de aanvrager aanspraak kan maken op een tegemoetkoming. Vervolgens wordt een schatting van het jaarinkomen van de aanvrager gevraagd. 3.2.5 Inkomenssituatie echtgenoot of huisgenoot aanvrager Aan de hand van ja/nee vragen wordt vervolgens de inkomenssituatie van de partner van de aanvrager bepaald. Op basis daarvan kan de aanvrager vaststellen of er is voldaan aan de criteria van de wet en men aanspraak kan maken op een tegemoetkoming. Vervolgens moeten dan de persoonsgegevens van de partner van de aanvrager en het geschatte jaarinkomen van de partner van de aanvrager worden opgegeven. Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 5

3.2.6 Gegevens over de kinderopvang Daarnaast worden gegevens gevraagd over de kinderopvang per kind. Naast de persoonsgegevens van het kind (o.a. naam, geboortedatum) betreft dit de geschatte bijdrage van de werkgever van zowel aanvrager als partner en de eventuele bijdrage van gemeente of UWV (bij specifieke doelgroepen). Als de opvang voor het einde van het kalenderjaar stopt, kan men bij dit onderdeel tevens de datum aangeven waarop de opvang stopt. Per kind wordt gevraagd naar de opvangsoort die gebruikt zal worden in het jaar van aanvraag (dagopvang, bso of gastouderopvang). Per opvangtype wordt gevraagd naar het aantal opvanguren en het uurtarief per opvangsoort (verderop in deze handreiking een nadere toelichting over dit onderdeel). Omdat alleen ouders die hun kind bij een geregistreerde kinderopvang onderbrengen recht hebben op een tegemoetkoming, wordt ook gevraagd naar de NAW-gegevens van de opvangorganisatie. Bij gastouderopvang dienen ouders hier de NAW-gegevens van het geregistreerde gastouderbureau in te vullen. 3.2.7 Aanvullende informatie over de aanvraag Bij de aanvraag volstaat het invullen, ondertekenen en inzenden van de aanvraag door de ouder. Er zijn standaard geen aanvullende bijlagen noodzakelijk voor een aanvraag. Wel kan het zo zijn dat de Belastingdienst na ontvangst van de aanvraag bij de aanvrager aanvullende stukken opvraagt ter onderbouwing van de aanvraag. Denk daarbij aan bijvoorbeeld de offerte of het contract met de kinderopvangondernemer. 3.2.8 Doorlooptijd verwerking aanvraagformulier door Belastingdienst De doorlooptijd van de verwerking van het aanvraagformulier door de Belastingdienst bedraagt 6 weken. Dat betekent dat de Belastingdienst 6 weken na ontvangst van de aanvraag start met de maandelijkse betaling van het voorschot. Deze voorschotbetaling vindt rond de 15 e van iedere maand plaats. Ouders die dus medio januari 2005 het eerste voorschot willen ontvangen van de Belastingdienst, moeten dus uiterlijk 30 november 2004 de aanvraag bij de Belastingdienst hebben ingediend. 3.2.9 De betaling van het voorschot nader toegelicht De Belastingdienst berekent de hoogte van het voorschot per kalenderjaar op basis van de begrote kosten van de opvang in een kalenderjaar, de verwachte jaarinkomens van de ouders en de te verwachten werkgeversbijdragen in een kalenderjaar. Vervolgens verdeelt de Belastingdienst het berekende voorschot per kalenderjaar over de resterende maanden. Een voorbeeld: een aanvrager dient op 30 november 2004 de aanvraag in en heeft op basis daarvan aanspraak op een door de Belastingdienst berekend voorschot over 2005 van in totaal 6.000,-. Op basis van de 6 weken doorlooptijd en de uitbetaling op de 15 e van iedere maand start de Belastingdienst met de betaling van voorschotten op 15 januari 2005. De 6000,- aan voorschot wordt uitbetaald in 12 maandelijkse termijnen van 500,- startend op 15 januari 2005 en eindigend met de laatste voorschot-betaling op 15 december 2005. Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 6

Als de aanvrager de aanvraag echter pas op 31 januari indient vindt de eerste betaling op 15 maart plaats. In dat geval betaalt de Belastingdienst in gelijke termijnen over de resterende 10 maanden 600,-. 3.3 Het standaardproces van de Wet kinderopvang schematisch weergegeven Het standaardproces omvat de offerte/contractaanvraag van de ouder(s)/verzorger(s) tot en met de eindafrekening van de ouder(s)/verzorger(s) met de Belastingdienst. In onderstaand schema is het standaardproces dat ouders doorlopen schematisch weergegeven: Aanbieder 1 4 Ouders 7 Werkgevers 2 5 Belastingdienst 3 6 8 1 Contractfase De schematische beschrijving van het proces begint als de ouder overeenstemming bereikt met de kinderopvangondernemer over de plaatsing. Dit kan ook in de vorm van een offerte. Op basis van de plaatsingsinformatie van de kinderopvangondernemer kan de aanvrager de volgende stap in het aanvraagproces zetten. Voor de ouder is het van belang dat de informatie van de kinderopvangondernemer het aantal opvanguren en het uurtarief per opvangsoort per kalenderjaar bevat (een nadere toelichting volgt verderop in deze handreiking). 2 Vaststellen hoogte werkgeversbijdrage Bij de aanvraag wordt gevraagd naar de hoogte van de bijdrage voor kinderopvang die de werkgevers van de ouder(s)/verzorger(s) verstrekken. Zodra de werkgeversbijdrage van beide ouders bekend is, of de ouder daar een schatting van kan maken, kan de aanvrager de volgende stap in het aanvraagproces zetten. 3 Aanvraag tegemoetkoming bij Belastingdienst Met de informatie over de plaatsing en de werkgeversbijdrage kan de ouder de aanvraag voor de tegemoetkoming bij de Belastingdienst indienen.. De ouder krijgt vervolgens van de Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 7

Belastingdienst een schriftelijke bevestiging van de hoogte van het voorschot. 4 Facturering kinderopvangondernemer De kinderopvangaanbieder verstuurt (bijvoorbeeld maandelijks) een factuur voor de genoten kinderopvang aan de ouder. Vervolgens wordt de factuur opgenomen in de debiteurenadministratie van de kinderopvangondernemer. 5 Betaling werkgeversbijdrage Werkgever(s) betalen (bijvoorbeeld maandelijks bij de loonbetaling) de werkgeversbijdrage aan de ouder. 6 Betaling voorschot door Belastingdienst De Belastingdienst betaalt maandelijks op de 15 e het voorschot aan de aanvrager. Indien de aanvrager dit aangeeft bij de aanvraag kunnen deze voorschotbetalingen ook worden overgemaakt op het rekeningnummer van een gemachtigde (zie verderop in deze handreiking). 7 Betaling factuur kinderopvang door ouder Met het voorschot, de (eventuele) bijdrage van de werkgever en eigen middelen wordt de ouder in staat gesteld de facturen van de kinderopvangondernemer te betalen. 8 Eindafrekening: vaststellen tegemoetkoming door Belastingdienst Na afloop van het kalenderjaar ontvangen ouders van de Belastingdienst automatisch een opgaafformulier voor de definitieve vaststelling van de tegemoetkoming over het afgelopen kalenderjaar. Op basis van de daadwerkelijke gegevens over het afgelopen jaar van de kosten kinderopvang, de werkgeversbijdragen en het gezinsinkomen wordt de tegemoetkoming definitief vastgesteld en verrekend met de betaalde voorschotten. Ouders die teveel voorschot hebben ontvangen, moeten op basis van die afrekening terugbetalen. Ouders die te weinig voorschot hebben ontvangen, krijgen op basis van de vaststelling van de Belastingdienst alsnog het restant te vorderen tegemoetkoming uitbetaald. 3.4 Varianten op het standaard proces Op het standaard proces van de wet komen varianten voor. In deze paragraaf worden enkele van deze varianten beschreven. 3.4.1 Ouders kunnen kiezen om geen voorschot aan te vragen Ouders kunnen er voor kiezen om de definitief vastgestelde tegemoetkoming in één keer uitbetaald te krijgen. Die ouders dienen geen aanvraag voor een voorschot in, maar vullen na afloop van het kalenderjaar uitsluitend het opgaafformulier in. Dit formulier kunnen ouders vanaf begin 2006 aanvragen bij de Belastingdienst. Nadeel is dat deze ouders pas ná afloop van het kalenderjaar de tegemoetkoming van de Belastingdienst ineens ontvangen. Ouders die het aanvraagformulier wel invullen krijgen immers gedurende het jaar maandelijks een voorschotbedrag uitbetaald. Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 8

3.4.2 Ouders zonder werkgever die wel onder Wet kinderopvang vallen Ouders die geen werkgever hebben maar wel onder de Wet kinderopvang vallen (bijv. uitkeringsgerechtigden in een reïntegratietraject) ontvangen de werkgeversbijdrage via de gemeente of het UWV. Onderstaand een schematische weergave van het proces voor deze doelgroep: Aanbieder 1 4 Ouders 7 Gemeente/UWV 2 5 Belastingdienst 3 6 8 Voor deze ouders zijn de volgende stappen afwijkend: 2 Vaststellen hoogte gemeentelijke / UWV bijdrage Bij de aanvraag wordt gevraagd naar de hoogte van de bijdrage voor kinderopvang die de gemeente of het UWV aan de ouder(s)/verzorger(s) verstrekt. Deze ouders kunnen hiernaar informeren bij de gemeente of het UWV. In tegenstelling tot werkgevers zijn gemeenten en het UWV voor ouders - die onder de doelgroepen van de wet vallen en geen werkgever hebben - wettelijk verplicht 1/6 van de kosten voor kinderopvang per ouder bij te dragen. 5 Betaling bijdrage gemeente / UWV De gemeente of het UWV betaalt de kinderopvangbijdrage aan de ouder. 3.4.3 Ouders die gebruik maken van een machtiging Ouders kunnen bij de aanvraag aangeven dat zij de voorschotten niet zelf willen ontvangen maar deze willen laten overmaken naar een derde partij. Ouders kunnen naar eigen keuze iedere derde aangeven. Dat betekent dat ouders bijvoorbeeld ervoor kunnen kiezen om de voorschotbedragen te laten overmaken naar of een zaakwaarnemer, of een kinderopvangorganisatie,of een tussenpersoon, of een bemiddelaar etc. Onderstaand een schematische weergave van het proces voor ouders die op het aanvraagformulier aangegeven hebben dat zij de maandelijkse voorschotbetalingen van de Belastingdienst willen laten overmaken naar de kinderopvangondernemer: Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 9

Aanbieder 1 4 Ouders 7 Werkgevers 2 5 Belastingdienst 3 6 8 Voor deze ouders is de volgende stap in het proces afwijkend: 6 Betaling voorschot door Belastingdienst De Belastingdienst betaalt maandelijks op de 15 e het voorschot aan de kinderopvangondernemer. 3.4.4 Beperkingen aan de mogelijkheden tot machtiging Er is een beperking aan de machtigingsmogelijkheden van ouders. Zo wordt het maandelijks voorschot door de Belastingdienst in een bedrag per huishouden (en niet per kind) betaald. Onder andere voor ouders met meerdere kinderen bij verschillende kinderopvangorganisaties beperkt dit de mogelijkheid om voorschotten rechtstreeks te laten overmaken naar de kinderopvangorganisatie. Het is immers niet mogelijk om het totale voorschotbedrag gesplitst te laten overmaken naar verschillende aanbieders. Voor de overige aspecten van machtiging wordt verwezen naar paragraaf 4.4. 3.5 Welke plaatsingsgegevens worden bij de aanvraag gevraagd? Bij de aanvraag moeten ouders, naast de soort opvang, de NAW-gegevens van kinderdagverblijf, buitenschoolse opvang of gastouderbureau, gegevens invullen over de omvang en de kosten van de plaatsing. Per opvangsoort moet in de aanvraag vermeld worden: - het totaal aantal opvanguren in een kalenderjaar - het gemiddeld uurtarief in een kalenderjaar Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 10

Omdat de meeste kinderopvangondernemers gewend zijn te rekenen met dagdelen, vereist dit onderdeel een nadere toelichting. 3.5.1 Toelichting uurtarief Het uurtarief per opvangsoort is voor ouders van belang omdat voor de kosten boven een bepaald uurtarief ouders geen aanspraak meer kunnen maken op een bijdrage van de Belastingdienst. Voor het jaar 2005 bedraagt het maximumuurtarief tot waar een bijdrage van de Belastingsdienst gegeven wordt 5,68 per uur voor de dagopvang en 6,13 voor de buitenschoolse opvang. Ook bij gastouderopvang is het uurtarief afhankelijk van de leeftijd van de kinderen. Het gemiddeld uurtarief dat ouders bij de aanvraag en bij de afrekening moeten opgeven, wordt bepaald door de totale opvangkosten per opvangsoort in een kalenderjaar te delen door het totaal aantal opvanguren dat voor die soort opvang door de kinderopvangondernemer(s) bij de ouder in rekening is gebracht. Voor de aanvraag moeten ouders een inschatting maken van het te verwachten aantal opvanguren per opvangsoort in een kalenderjaar en het gemiddeld uurtarief. Voor de afrekening na afloop van een kalenderjaar moeten ouders per opvangsoort een opgave doen van het daadwerkelijk aantal gefactureerde opvanguren en het daadwerkelijk gemiddeld uurtarief in een kalenderjaar. 3.5.2 Toelichting aantal opvanguren Zowel voor de aanvraag als voor de vaststelling (afrekening) van de tegemoetkoming gaat de Belastingdienst uit van het aantal uren dat door de aanbieder wordt gefactureerd aan de ouder. De meeste kinderopvangondernemers administreren en factureren in dagdelen. Voor ouders is het van belang dat ondernemers vooraf (bij de contractfase) kunnen aangeven wat het aantal opvanguren is dat zij naar verwachting per opvangsoort in rekening gebracht krijgen. Bij de afrekening met de Belastingdienst moeten ouders opgeven hoeveel opvanguren per opvangsoort in rekening gebracht zijn. Het gaat derhalve niet om het aantal uren dat het kind aanwezig is, maar het aantal opvanguren waarop de ouder contractueel aanspraak kan maken en dat de basis vormt voor de facturering. Bijvoorbeeld: Als het contract luidt 3 dagen dagopvang bij een openingstijd van 10,5 uur per dag dan kan het aantal opvanguren als volgt worden berekend: 3 dagen x 10,5 uur x 52 weken = 1638 uur. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de Handreiking uurprijzen. Deze is te downloaden via www.wetkinderopvang.nl 4. Gevolgen van de Wet kinderopvang voor de administratieve organisatie 4.1 Inleiding In de vorige hoofdstukken is een toelichting gegeven op het proces dat ouders doorlopen bij het aanvragen van een tegemoetkoming voor kinderopvang bij de Belastingdienst. In dit hoofdstuk een overzicht van de mogelijke aanpassingen van de administratieve organisatie van kinderopvangondernemers. Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 11

4.2 Offerte / Contract De ouder heeft van de kinderopvangondernemer informatie nodig om het aanvraagproces in gang te kunnen zetten. Beknopt volgt een toelichting op de inhoud en de planning van een Wet kinderopvang bestendige offerte of contract 4.2.1 De inhoud van een Wet kinderopvang bestendige offerte of contract Bij de aanvraag dient de ouder per kind de volgende plaatsingsgegevens te kunnen invullen: - opvangsoort per kind; - gepland aantal opvanguren per opvangsoort per kalenderjaar per kind; - gemiddeld uurtarief per opvangsoort per kalenderjaar per kind. Bepalend voor de aanvraag bij de Belastingdienst is namelijk het aantal opvanguren en het uurtarief vermeld op de offerte of het contract van de kinderopvanginstelling. Daarnaast zijn de volgende gegevens per kind voor de aanvraag vereist van het kindercentrum of gastouderbureau: - naam opvangorganisatie; - huisnummer en straat opvangorganisatie; - postcode en vestigingsplaats opvangorganisatie. Zoals al eerder is aangegeven, hoeven ouders/verzorgers bij de aanvraag bij de Belastingdienst geen offerte of contract te kunnen overleggen. Doordat de aanvraag voor de tegemoetkoming en de ondertekening van het contract parallel uitgevoerd kunnen worden, zal de ouder/verzorger mogelijk een clausule willen laten opnemen in het contract, waarin is bepaald dat bij een lager dan verwacht voorschot van de overheid het contract kan komen te vervallen. Het is aan de kinderopvangondernemer om te bepalen of hij een dergelijke clausule wil opnemen. 4.2.2 De planning voor een Wet kinderopvang-bestendige offerte of contract Ouders kunnen vanaf 15 september 2004 de aanvraag voor 2005 indienen bij de Belastingdienst. Het is daarom van belang dat kinderopvangondernemers tijdig een Wet kinderopvang-bestendige offerte of contract kunnen opstellen. Dat wil zeggen een offerte of contract voor opvang in 2005 dat in ieder geval de gegevens bevat zoals die omschreven staan in paragraaf 4.2.1. Onderstaand een voorbeeld van een offerte die voldoende informatie bevat voor ouders om een aanvraag bij de Belastingdienst te kunnen doen: Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 12

A. Oudereen Lange Voorhout 13 2526 VV Den Haag Den Haag, 1 februari 2005 Geachte heer/mevrouw A. Oudereen, Hiermee bevestigen wij uw aanvraag voor een kinderopvangplaats bij onze organisatie. Naam kind: B.A. Oudereen Geboortedatum: 18-11-2002 Opvangsoort: Dagopvang Opvangorganisatie Dikkertje Dap, Haagsestraat 2, 2587TJ den Haag Ingangsdatum: 01-03-2005 Einddatum n.v.t. Kosten per jaar (2005) 8.502,- Aantal uren per jaar 1.560 Gemiddeld uurtarief: 5,45 Stichting Kinderopvang Den Haag etc. Uiteraard staat het ondernemers vrij meer informatie op te nemen in de offerte (bijv. de kosten per maand, een specificatie van het aantal dagdelen per week en de betalingswijze). Voor de aanvraag van de tegemoetkoming door de ouder zijn echter uitsluitend de bovenstaande gegevens relevant. 4.3 De Wet kinderopvang bestendige factuur De facturen spelen een belangrijke rol in de eindafrekening met de Belastingdienst. De ouder/verzorger moet ze kunnen tonen als hij of zij gecontroleerd wordt door de Belastingdienst op rechtmatigheid van de tegemoetkoming. 4.3.1 De inhoud van een Wet kinderopvang bestendige factuur (dagopvang / buitenschoolse opvang) Om de eindafrekening met de Belastingdienst te kunnen doen, moeten de facturen van kinderopvangondernemers in ieder geval de volgende informatie bevatten: - naam kind - opvangsoort per kind; - gefactureerd aantal opvanguren per opvangsoort per kind; Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 13

- factuurbedrag per opvangsoort per kind. Onderstaand een voorbeeld van een factuur die voldoende informatie bevat voor ouders om de afrekening bij de Belastingdienst te kunnen doen: A. Oudereen Lange Voorhout 13 2526 VV Den Haag Den Haag, 15 maart 2005 Geachte heer/mevrouw A. Oudereen, Hiermee brengen wij de kosten in rekening voor de door ons aangeboden kinderopvang in de maand april 2005 Contractnummer: 70-17777 Naam kind: B.A. Oudereen Geboortedatum: 18-11-2002 Opvangorganisatie: Lange Jan, Jansstraat 52, 2533 XX Den Haag Factuurperiode: 01-04-2005 t/m 30-04-2005 Opvangsoort: Dagopvang Opvanguren: 130 Totale kosten deze maand 708,50 Met vriendelijke groet, Stichting Kinderopvang Den Haag Etc. 4.3.2 De inhoud van een Wet kinderopvang bestendige factuur (gastouderopvang) Voor gastouderbureau zonder kassiersfunctie (zie voor de verschillende varianten de checklist gastouderbureaus) geldt dat zowel de facturen van het gastouderbureau voor de bemiddeling als de facturen van de gastouder voor de opvang in ieder geval de volgende informatie bevatten: - naam kind - opvangsoort per kind; - aantal in rekening gebrachte opvanguren per opvangsoort per kind; - factuurbedrag per opvangsoort per kind. Onderstaand voorbeelden van facturen van een gastouderbureau, van een vraagouder en van een geintegreerde factuur die voldoende informatie bevatten voor ouders om de afrekening bij de Belastingdienst te kunnen doen: Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 14

Voorbeeldfactuur bemiddelingskosten gastouderbureau A. Oudereen Lange Voorhout 13 2526 VV Den Haag Den Haag, 15 maart 2005 Geachte heer/mevrouw A. Oudereen, Hiermee brengen wij de bemiddelingskosten in rekening voor de door ons aangeboden gastouderopvang in de maand april 2005 Contractnummer: 70-17777 Naam kind: B.A. Oudereen Geboortedatum: 18-11-2002 Gastouderbureau: Okkie, Karelstraat 44, 2533 XX Den Haag Factuurperiode: April 2005 Opvangsoort: Gastouderopvang Totale kosten deze maand 126,05 BTW 19% 23,95 Te betalen 150,00 Met vriendelijke groet, Gastouderbureau Okkie Etc. Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 15

Voorbeeldfactuur opvangkosten gastouder A. Oudereen Lange Voorhout 13 2526 VV Den Haag Den Haag, 15 maart 2005 Geachte heer/mevrouw A. Oudereen, Hiermee breng ik de kosten in rekening voor de door mij verzorgde gastouderopvang in de maand april 2005 Contractnummer: 70-17777 Naam kind: B.A. Oudereen Geboortedatum: 18-11-2002 Gastouderbureau: Okkie, Karelstraat 44, 2533 XX Den Haag Factuurperiode: April 2005 Opvangsoort: Gastouderopvang Gastouder: Jannie Dirkx Aantal uren 60 Uurtarief 3,00 Totale kosten deze maand 180,00 Met vriendelijke groet, Jannie Dirkx Etc. Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 16

Voorbeeldfactuur totale kosten gastouderbureau A. Oudereen Lange Voorhout 13 2526 VV Den Haag Den Haag, 15 maart 2005 Geachte heer/mevrouw A. Oudereen, Hiermee brengen wij de totale kosten in rekening voor de door ons aangeboden gastouderopvang in de maand april 2005 Contractnummer: 70-17777 Naam kind: B.A. Oudereen Geboortedatum: 18-11-2002 Gastouderbureau: Okkie, Karelstraat 44, 2533 XX Den Haag Factuurperiode: April 2005 Opvangsoort: Gastouderopvang Bemiddeling deze maand ex. btw 126,05 BTW 19% 23,95 Bemiddelingskosten deze maand 150,00 Gastouder: Jannie Dirkx Aantal uren 60 Uurtarief 3,00 Totale opvangkosten deze maand 180,00 Totale kosten deze maand 330,00 Met vriendelijke groet, Gastouderbureau Okkie Etc. Uiteraard staat het ondernemers vrij meer informatie op te nemen in de factuur. Voor de vaststelling van de tegemoetkoming zijn echter de bovenstaande gegevens voor de ouder relevant. Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 17

4.3.3 De planning van een Wet kinderopvang bestendige factuur De factuur voor de opvang in januari 2005 moet zijn conform de beschrijving in de vorige paragraaf. Omdat de meeste kinderopvangondernemers vooraf factureren kan dit betekenen dat het administratief systeem al in december 2004 Wet kinderopvang bestendige facturen moet kunnen produceren. 4.3.4 De mogelijkheid van een jaaropgaaf kosten kinderopvang Omdat ouders na afloop van het kalenderjaar deze gegevens over een geheel jaar moeten verantwoorden, kunnen kinderopvangondernemers overwegen aan ouders een jaaropgave te verstrekken met alle plaatsingsgegevens over een kalenderjaar. Deze jaaropgaaf is erg handig voor de ouder/verzorger om de afrekening bij de Belastingdienst te kunnen doen. In de praktijk is het namelijk altijd lastig om 12 losse facturen terug te vinden. Het verstrekken van een jaaropgave is overigens niet verplicht. Onderstaand een voorbeeld van een jaaropgave: A. Oudereen Lange Voorhout 13 2526 VV Den Haag Den Haag, 15 januari 2006 Geachte heer/mevrouw, Deze opgaaf wordt slechts eenmalig verstrekt. Opvanglocatie: Lange Jan, Jansstraat 52, 2533 XX Den Haag Naam kind: B. A. Oudereen Geboortedatum en geslacht: 18-11-2002 Jaar: 2005 Ingangsdatum opvang 01-03-2005 Einddatum opvang n.v.t. Contractnummer: 70-17777 Soort opvang: Buitenschoolse opvang Aantal opvanguren: 1.560 Totale kosten 8.502,00 Gemiddeld uurtarief 5,45 Met vriendelijke groet, Stichting Kinderopvang Den Haag Etc. Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 18

4.4 Machtigen en de administratieve organisatie van aanbieders Ouders kunnen bij de aanvraag aan de Belastingdienst aangeven dat zij de voorschotten niet zelf willen ontvangen maar deze willen laten overmaken naar een derde partij. Ouders kunnen naar eigen keuze iedere derde machtigen. Dat betekent dat ouders bijvoorbeeld ervoor kunnen kiezen om de voorschotbedragen te laten overmaken naar of een zaakwaarnemer, of een kinderopvangorganisatie, of een tussenpersoon, bemiddelaar etc. In deze paragraaf worden de administratieve aspecten belicht indien ouders ervoor kiezen de voorschotbedragen te laten overmaken naar de kinderopvangaanbieder. 4.4.1 Gevolgen van machtiging: afwijkend betalingskenmerk De ouders/verzorgers kunnen de Belastingdienst machtigen de maandelijkse voorschotten direct uit te keren aan de kinderopvangondernemer. De Belastingdienst zal deze maandelijkse betalingen oormerken met het beschikkingsnummer en het sofi-nummer van de aanvrager. Om deze betalingen te kunnen verwerken in de debiteurenadministratie is het dus zaak dat kinderopvangondernemers een kopie van de beschikking van de ouder/verzorger krijgen en de betalingskenmerken in de beschikking opnemen in de administratie. 4.4.2 Gevolgen van machtiging: meerdere deelbetalingen Omdat de bijdrage van de Belastingdienst slechts een deel van de kosten dekt, zult u naast de deelbetalingen van de Belastingdienst ook nog deelbetalingen ontvangen van de ouders/verzorgers zelf. De betalingen van ouders/verzorgers zullen met vermelding van het factuurnummer worden gedaan zodat betalingen makkelijk te traceren zijn. 4.4.3 Gevolgen van machtiging: verschil tussen factuur -en betalingsperiode Afhankelijk van het indienen van de aanvraag door de ouders kan de betaling van de Belastingdienst een andere betalingsperiode hanteren dan waarop u uw factuur uitreikt. U factureert per maand b.v. over de maanden januari t/m december, terwijl de Belastingdienst pas op 15 april in gelijke termijnen aan u gaat betalen. 4.4.4 Gevolgen van machtiging: deelbetaling niet per kind maar per gezin Verder zijn de voorschotbetalingen van de Belastingdienst niet per kind maar per huishouden. Dat betekent dat als er meerdere kinderen uit 1 gezin opvang bij 1 kinderopvangondernemer hebben, de betaling van de Belastingdienst meerdere kinderen omvat. Indien kinderen uit 1 gezin bij verschillende kinderopvangaanbieders zitten, is het machtigen van een kinderopvangondernemer niet aan te raden. 4.4.5 Tot slot: standpuntbepaling over machtiging Voordeel van machtigen is een zekere maandelijkse deelbetaling met een laag debiteurenrisico. Nadeel ervan is dat kinderopvangondernemers meer inspanning zullen moeten doen omdat er per factuur meerdere deelbetalingen gedaan zullen worden waarvan de deelbetaling van de Belastingdienst ook nog eens voorzien is van een ander betalingskenmerk dan het factuurnummer of het debiteurennummer. Zet daarom de voor- en nadelen van gesplitste betalingen op een rij, en maak een keuze welke wijze van betaling uw voorkeur geniet en informeer ouders of uw organisatie gemachtigde betalingen via de Belastingdienst met een afwijkend betalingskenmerk zal accepteren. Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 19

De machtiging heeft overigens geen gevolgen voor de kinderopvangondernemer als het gaat om terugvordering van teveel betaalde voorschotten door de Belastingdienst. Mocht de Belastingdienst bij de eindafrekening geld terugvragen, dan zal dat altijd aan die ouder/verzorger zijn. Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 20

5. Overige financieel-administratieve aandachtpunten 5.1 Inleiding In de vorige hoofdstukken is een toelichting gegeven op de gevolgen van de Wet kinderopvang voor de administratieve organisatie van kinderopvangondernemers. In dit hoofdstuk worden aandachtspunten behandeld die mogelijk extra aandacht vergen op financieel-administratief gebied. 5.2 Aanpassingen debiteurenbeheer In de huidige situatie is er sprake van een onderscheid tussen particuliere plaatsen, subsidieplaatsen en bedrijfsplaatsen en daaraan gekoppeld een onderscheid in type klanten te weten: particulieren, de gemeente en bedrijven. Onder de Wet kinderopvang komt dat onderscheid te vervallen en hebben organisaties uitsluitend particulieren als klant. Dat kan gevolgen hebben voor de procedures rond het debiteurenbeheer. Bijvoorbeeld organisaties die nu zaken doen met de gemeente voor subsidieplaatsen, kunnen zich voor dit deel een minder strak debiteurenbeheer veroorloven. Het risico van betalingsproblemen bij de gemeente is immers klein. Dat kan veranderen als die plaatsen niet langer door de gemeente maar door individuele particulieren worden betaald. 5.3 De gevolgen van de Wet kinderopvang voor de bedrijfsfinanciering Kinderopvangondernemers die nu in hoge mate afhankelijk zijn van bevoorschotting door gemeente lopen na invoering van de Wet kinderopvang de meeste kans om in problemen te geraken. Voor deze ondernemers is het vroegtijdig opstellen van een liquiditeitsprognose van groot belang. Het Waarborgfonds Kinderopvang biedt onder bepaalde voorwaarden borgstellingen aan ter dekking van aanvullende financiering. Meer informatie hierover treft u aan op www.waarborgfondskinderopvang.nl 5.4 De gevolgen van de Wet kinderopvang voor contracten Onder de Wet kinderopvang vervalt het onderscheid tussen bedrijfsplaatsen, particuliere plaatsen en subsidieplaatsen. Het kan dus zo zijn dat de contractvoorwaarden van met name gebruikers van subsidieplaatsen en bedrijfsplaatsen per 1/1/2005 moeten worden aangepast. Het vroegtijdig screenen van contracten kan bijdragen aan een soepele overgang naar de Wet kinderopvang. Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 21

6. Veel gestelde vragen De Belastingdienst draagt bij tot een bepaalde maximum uurprijs. Geldt die zelfde uurprijs voor zowel de dagopvang, de naschoolse / buitenschoolse opvang en de gastouderopvang? De uurprijzen van dagopvang en buitenschoolse opvang worden in een aantal stappen gelijk getrokken, zodat er in 2008 één maximumprijs is. Voor de jaren tot 2008 gelden voor kinderen tot en met drie jaar die gebruik maken gastouderopvang de maximum uurprijs van de dagopvang. Voor gastouderopvang van kinderen van 4 tot en met de leeftijd dat het kind van de basisschool afgaat, zal de maximum uurprijs van de buitenschoolse opvang gelden. De uurprijzen zullen jaarlijks worden geïndexeerd. Per 2007 of 2008 wordt toegewerkt naar een systeem van normprijzen. Ouders krijgen dan op basis van hun inkomen en het aantal uren opvang een vaste overheidsvergoeding. Dat betekent dat de tegemoetkoming van de overheid onafhankelijk wordt van de kinderopvangkosten. Ik gebruik nu een specifiek softwarepakket voor de planning en facturatie van mijn kinderopvangcentrum. Kan ik dat na 1 januari 2005 gewoon blijven gebruiken of voldoet het dan niet meer aan de eisen van de Wet kinderopvang? Als onderdeel van het implementatieprogramma informeren wij softwareleveranciers voor de kinderopvang. Dat doen we om alle leveranciers vroegtijdig te kunnen inlichten over alle wijzigingen zodat zij hun klanten op tijd kunnen bedienen. Wij hebben geen direct contact met leveranciers van boekhoudpakketten omdat de veranderingen vooral plaats zullen vinden in het plannings- en factureringsdeel van de pakketten die specifiek zijn voor de kinderopvang. De boekhouding (vaak inclusief het debiteurenbeheer) is dan gebaseerd op de facturen uit het kinderopvangpakket via een export vanuit die software. Zoals wij nu kunnen inschatten, heeft de Wet kinderopvang vooralsnog geen grote gevolgen voor de kinderopvangpakketten. De eisen vanuit wet- en regelgeving zullen voornamelijk gericht zijn op bijvoorbeeld de inhoud van de facturen en het contract. Voor de boekhoudsoftware of het debiteurenbeheer heeft de Wet kinderopvang ons inziens ook geen grote gevolgen. Het is bijvoorbeeld wel mogelijk dat het aantal debiteuren sterk toeneemt omdat veel meer ouders individueel contracten zullen aangaan met het kindercentrum. Samenvattend lijkt het ons onwaarschijnlijk dat u na 1 januari 2005 het pakket niet meer kunt gebruiken. Wel kunt u van de leverancier een update verwachten waarmee de software op kleine punten wordt aangepast aan de Wet kinderopvang. Ook kan het nodig zijn het pakket op een iets andere manier te gaan gebruiken of om andere tarieven en tabellen in te voeren. Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 22

Krijgen ouders die hun kinderen onderbrengen bij kinderopvangorganisaties die een verschillend aantal uren open zijn een zelfde maximale vergoeding per dagdeel? Nee, de Belastingdienst rekent de uurprijs niet om naar dagdelen. Het aantal afgenomen dagdelen moeten op de factuur worden omgerekend naar uurprijs. Het contract met de ouders wordt in de meeste gevallen aangegaan op basis van het aantal dagdelen dat gebruik wordt gemaakt van een kinderopvangplaats. De kinderopvangorganisatie bepaalt zelf het aantal uren per dagdeel. Als het aantal uren opvang bij de ene organisatie meer is dan bij de andere, maar het bedrag per dagdeel gelijk, dan betekent dit voor de eerste organisatie een lagere uurprijs. Is het mogelijk om onder de Wet kinderopvang in plaats van een nieuw contract een wijziging van het bestaande contract te maken? Ja dat is mogelijk als de gegevens die de wet vereist er maar in staan, dit zijn onder andere het uurtarief en de opvanguren. Is het mogelijk om het verzenden van maandelijkse facturen achterwege te laten en de door ouders verschuldigde bedragen maandelijks automatisch te incasseren en na afloop van het jaar een jaaropgaaf te verstrekken met alle benodigde gegevens voor de afrekening? Ja dat is mogelijk als er maar een jaaropgaaf is met de gegevens die de Wet kinderopvang vereist. Enkele werkgevers hebben aangegeven op declaratiebasis hun werknemers een bijdrage te verstrekken. Die werknemers zullen dan wel behoefte hebben aan een maandelijkse factuur. 7. Reeds verschenen publicaties Checklist voor kinderopvangorganisaties Checklist voor gastouderbureaus Handreiking uurprijzen Alle publicaties zijn te downloaden via www.wetkinderopvang.nl Handreiking Administratieve Organisatie voor kinderopvangorganisaties augustus 2004 23