Voorwaarde Invulling Achterliggend document

Transcriptie

1 Voorwaarde Invulling Achterliggend document De kinderopvangorganisatie voldoet aan de eisen die de wet stelt met betrekking tot de financiële en administratieve inrichting en organisatie. Er is binnen de kinderopvangorganisatie sprake van een onafhankelijke (financiële) administratie zodat er sprake is van countervailing powers binnen de kinderopvangorganisatie. Indien er sprake is van gastouderopvang, vinden er geen betalingen plaats van kinderopvangtoeslagaanvragers aan gastouders. De financiële en administratieve inrichting moet waarborgen dat een betrouwbare registratie plaatsvindt waaruit de (periodieke) rapportage van alle elementen uit de wet aan de belastingdienst toeslagen kan geschieden. Hiertoe met een stelsel van administratieve organisatie en interne beheersing ingericht worden door de KOI die door de accountant periodiek toetsbaar wordt op opzet en werking. Dit betekent dat onder andere: voldoende functiescheiding is aangebracht; audittrail zichtbaar is voor de accountant; maatregelen van interne controle zichtbaar moeten zijn; geprogrammeerde controles (bijv. nummercontrole op BSN) ingezet moeten zijn; rapportages aan belastingdienst toeslagen zichtbaar ontleend worden aan de administratie. Bij countervailing power wordt gewaarborgd dat de positie en relatie van een ouderklant ten opzichte van de KOI en ook de belastingdienst wordt verbeterd of in stand blijft. Dit betekent in dit geval dat de ouderklant op de hoogte moet zijn van de informatie die aan de Belastingdienst wordt verstrekt en moet kunnen corrigeren indien onjuist. Deze waarborg wordt gerealiseerd door de ouderklant maandelijks een factuur uit te reiken met daarop de informatie die ook aan de belastingdienst wordt verstrekt. Dit kan de accountant niet bij het gastouderbureau vast stellen. Wel kan de accountant vaststellen dat de factuur die het gastouderbureau uitstuurt aan de vraagouder het bruto bedrag aan kosten betreft minus de door het gastouderbureau ontvangen KOT en dat deze factuur volledig wordt betaald door de vraagouder (dit valt onder de werking van het eerste punt). Verder moet het zo zijn dat het gastouderbureau de gastouder vergoedt voor Beschrijving van de administratieve procedures en interne beheersing. Met de wet wordt bedoeld de specifieke wettelijke bepalingen omtrent de kinderopvang. Zie artikel 11 van de regeling Wet Kinderopvang. Ook wordt bedoeld de bepalingen in de AWR en dan specifiek artikel 52. Factuur aan ouderklant, zie verder eerste punt.

2 Gebruikers van de kinderopvang betalen een eigen bijdrage om in aanmerking te komen voor kinderopvangtoeslag. Er is sprake is van een betrouwbare en actuele registratie van de verstrekte opvang inclusief registratie van de betrokken opvangcontractpartners en kinderen. Er is sprake van een betrouwbare en actuele registratie van de ontvangen kinderopvangtoeslag per kinderopvangtoeslagaanvrager. De mate waarin er sprake is van betalingsachterstand door de opvangcontractpartners. de verrichte werkzaamheden zonder verrekening van KOT. De accountant kan vaststellen dat de betaling aan de gastouder aansluit bij contractuele afspraken. De accountant kan vaststellen of er een feitelijke bijdrage van de ouder is. N.B.: Voor gastouderopvang stelt de accountant vast of de factuur die het gastouderbureau uitstuurt aan de vraagouder het bruto bedrag aan kosten betreft minus de door het gastouderbureau ontvangen KOT en dat deze factuur volledig wordt betaald door de vraagouder (dit valt onder de werking van het eerste punt). Zie eerste en tweede punt. Deze aspecten zullen uit het administratieve systeem moeten blijken; de RA/AA zal dit in zijn audit vaststellen. Het gaat specifiek om de registratie van: De contractpartner voor de kinderopvangorganisatie (BSN) en de eventuele partner (BSN); Het kind dat de kinderopvang geniet (BSN en geboortedatum); De periode waarvoor met de ouder voor het kind een contract is afgesloten; In rekening te brengen opvanguren; Het gehanteerde uurtarief voor de kinderopvang; De soort opvang: o Dagopvang of buitenschoolse o opvang; Gastouderopvang of kindercentrum-opvang; De uitvoeringskosten indien er sprake is van gastouderopvang. Zie eerste en tweede punt. Deze aspecten zullen uit het administratieve systeem moeten blijken; de RA/AA zal dit in zijn audit vaststellen. Met opvangcontractpartner wordt bedoeld de ouder. De accountant stelt vast of er: een adequate registratie van

3 De kinderopvangorganisatie voldoet aan de regels omtrent integriteit zoals deze zijn geformuleerd in de governance-code van de Brancheorganisatie Kinderopvang; De registratie van de kinderopvangorganisatie en haar onderdelen in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen is correct. De kinderopvangorganisatie gaat correct om met de bepalingen uit de POBR1. betalingsachterstanden is; een adequate incassoprocedure is. De accountant toetst of het bestuur van de organisatie de governance heeft vastgelegd. De verklaring dient zich te richten op het juist opgenomen zijn van de houdergegevens van de organisatie in het LRKP. Hierover kan de accountant vooraf geen verklaring over geven. Pas toetsbaar als er een overeenkomst is getekend. POBR1

4 Special uitzondering één bankrekeningnummer Deze special geeft u informatie en advies over de situatie vanaf 1 december 2013 over de wettelijke verplichting van één bankrekeningnummer voor het ontvangen van belastingteruggaven en toeslagen. Dit is voor u van belang als u op dit moment rechtstreeks kinderopvangtoeslag ontvangt van de Belastingdienst. Nu is dat nog zonder voorwaarde of restricties. Vanaf 1 december 2013 kunt u alleen rechtstreeks ontvangen als u voldoet aan een aantal voorwaarden. Ouders worden door de Belastingdienst/Toeslagen voorgelicht over hun verplichting per aanvrager nog maar één bankrekeningnummer te gebruiken. Dit nummer moet op naam van de aanvrager staan. In deze special worden de mogelijkheden voor u beschreven, evenals de eisen die behoren bij elke mogelijkheid. Ook heeft Brancheorganisatie Kinderopvang een advies toegevoegd. Het is aan u te besluiten voor welke optie u kiest. Uw opties op een rij 1. U ontvangt niet rechtstreeks kinderopvangtoeslag en u wilt dit niet veranderen. Er verandert niets voor u. 2. U tekent een convenant met de Belastingdienst zonder partnerschap. U ontvangt rechtstreeks de toeslag en u bent hoofdelijk aansprakelijk. 3. U tekent een overeenkomst voor partnerschap (POBR1). U ontvangt rechtstreeks de toeslag. U levert jaarlijks een accountantsverklaring. U bent alleen aansprakelijk bij verwijtbaar handelen ( light aansprakelijkheid ). U levert maandelijks gegevens aan de Belastingdienst over de kinderen en hun afgenomen uren. U meldt zich per bij de Belastingdienst voor een convenant zonder of met partnerschap. Vervolgens levert u de gevraagde bedrijfs- en contactgegevens aan, zoals een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel. Nadat uw gegevens zijn gecontroleerd tekent u het convenant met de Belastingdienst. Uw ouder moet aangeven in Mijn toeslagen op dat hij de kinderopvangtoeslag uitbetaald wil hebben op rekening van de kinderopvangorganisatie. U ontvangt de toeslag als alle kinderen van de ouder onder hetzelfde convenant vallen en uw opvanglocaties een geldig registratienummer LRK hebben. Toelichting opties 2 en 3 Optie 2 U tekent voor hoofdelijke aansprakelijkheid. Dit betekent dat de Belastingdienst bij u aanklopt als terug te betalen toeslag niet (meer) bij de ouder verhaald kan worden.

5 Optie 3 Om partner te worden moet u vooraf een verklaring afgeven, opgesteld en ondertekend door een registeraccountant (RA) of een accountant administratie consulent (AA), waarin hij verklaart dat aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Deze verklaring moet u vervolgens jaarlijks aanleveren. Nadat u het convenant hebt getekend bent u niet hoofdelijk aansprakelijk, maar light aansprakelijk, dus alleen bij verwijtbaar handelen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de situatie waarin voor een kind geen opvang meer wordt afgenomen en de toeslag niet is gestopt. Jaarlijkse verklaring De verklaring behelst de volgende onderdelen: Of de kinderopvangorganisatie voldoet aan de eisen die de wet stelt met betrekking tot de financiële en administratieve inrichting en organisatie; Of er binnen de kinderopvangorganisatie sprake is van een onafhankelijke (financiële) administratie zodat er sprake is van countervailing powers binnen de kinderopvangorganisatie; Of, indien er sprake is van gastouderopvang, er geen betalingen plaatsvinden van kinderopvangtoeslagaanvragers aan gastouders; Of gebruikers van de kinderopvang naast het toeslagbedrag op rekening van de organisatie een eigen bijdrage betalen; Of er sprake is van een betrouwbare en actuele registratie van de verstrekte opvang inclusief registratie van de betrokken opvangcontractpartners en kinderen; Of er sprake van een betrouwbare en actuele registratie van de ontvangen kinderopvangtoeslag per kinderopvangtoeslagaanvrager; De mate waarin er sprake is van betalingsachterstand door de opvangcontractpartners; Of de kinderopvangorganisatie voldoet aan de regels omtrent integriteit zoals deze zijn geformuleerd in de governancecode van Brancheorganisatie Kinderopvang; Of de registratie van de kinderopvangorganisatie en haar onderdelen in het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen correct is; Of de kinderopvangorganisatie correct omgaat met de bepalingen uit de POBR1. Op de site van de brancheorganisatie kunt u hiervoor een format vinden. Maandelijkse gegevensuitwisseling U levert maandelijks opvanggegevens aan de Belastingdienst. Met deze gegevens ontvangt de Belastingdienst sneller contra-informatie die gebruikt kan worden voor de vaststelling van de toeslag. Bij de maandelijkse gegevensuitwisseling levert de kinderopvangorganisatie per kalendermaand (binnen 10 kalenderdagen na afloop van de kalendermaand) gegevens op met betrekking tot: De contractpartner voor de kinderopvangorganisatie (BSN) en de eventuele partner (BSN); Het kind dat de kinderopvang geniet (BSN en geboortedatum); De periode waarin het kind kinderopvang heeft genoten (begin- en einddatum in deze kalendermaand); In rekening te brengen opvanguren; Het gehanteerde uurtarief voor de kinderopvang; De soort opvang: Dagopvang of buitenschoolse opvang; Gastouderopvang of kindercentrum-opvang; De uitvoeringskosten als er sprake is van gastouderopvang; Het geldige LRK-nummer van de kinderopvanglocatie waarop de kinderopvang daadwerkelijk heeft plaatsgevonden (volgens het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen):

6 U controleert de identiteit van de ouder en het betrokken kind aan de hand van geldige identiteitsbewijzen. U registreert de identiteit van de ouder en het betrokken kind wel, maar bewaart geen kopieën van de gebruikte identiteitsbewijzen. Hierbij heeft u, door het ontbreken van sanctiemogelijkheden om nakoming af te dwingen, een inspanningsverplichting. Belastingdienst/Toeslagen ondersteunt deze gegevenslevering door onder andere op zijn website te vermelden dat ouders die gebruik maken van kinderopvang, wettelijk verplicht zijn om hun BSN en het BSN van het betrokken kind te laten registreren bij de kinderopvangorganisatie. Het is mogelijk dat ouders reeds kinderopvang aanvragen voor een (ongeboren) kind dat nog niet beschikt over een BSN. U zorgt ervoor dat het BSN van een dergelijk kind binnen een maand na de start van de kinderopvang wordt geregistreerd. Indien aan bovenstaande niet wordt voldaan, heeft Belastingdienst/Toeslagen de mogelijkheid geen kinderopvangtoeslag meer te verstrekken omdat hij geen toezicht kan uitoefenen op een juiste en rechtmatige verstrekking van kinderopvangtoeslag. De Belastingdienst helpt de softwareleveranciers met informatie, zodat uw software wordt aangepast om de maandelijkse gegevensuitwisseling mogelijk te maken. Omdat de maandelijkse gegevensuitwisseling nog moet worden ontwikkeld, wordt bij het convenant een intentieverklaring opgenomen voor het maandelijks leveren van gegevens. In de loop van 2014 start de maandelijkse gegevensuitwisseling. binnen is bij de Belastingdienst zodat u in december de toeslag ontvangt; Ouders kunnen tussen 1 november en 1 december hun mijntoeslagen.nl aanpassen; Nu al gereed is de mantelovereenkomst gereed met het incassobureau ARAG. Ter overweging U hoeft niet persé vóór 1 december 2013 een convenant af te sluiten. U kunt dit ook later doen. Omdat het eerste voorschot van het nieuwe toeslagjaar medio december wordt uitbetaald, is dit wel een logisch moment. U kunt zich op elk moment in het jaar aanmelden voor een convenant. Zodra het convenant is ondertekend, wordt het rekeningnummer van de houder van het convenant opgenomen in de betalingsadministratie van de Belastingdienst. Let op: Als u kiest voor optie 2 of 3 is het aan ouders of zij hier gebruik van willen maken. Eenmaal aangemeld kunnen in principe alle ouders deze keuze maken. Uw organisatie kan geen ouders uitsluiten. Zorgt u dat u uw ouders tijdig en goed informeert over de tijdslijn want als zij te laat de optie aanvinken in mijn toeslagen.nl ontvangen zij in december zelf de toeslag voor januari. Pas als de aanvrager van de kinderopvangtoeslag aangeeft dat hij zijn toeslag wil laten uitbetalen aan een derde, zal dit gebeuren. Tijdspad U kunt zich aanmelden voor een convenant met of zonder partnerschap via het adres: toeslagen.koi.convenanten@belasting dienst.nl; Na uw aanmelding ontvangt u nadere informatie over het convenant en een formulier waarop u de gegevens invult die nodig zijn voor de inwerkingtreding van het convenant; De de uitwerking van de jaarlijkse verklaring is gereed, te vinden op de website van de brancheorganisatie; Zorgt u dat uw intentieverklaring voor partnerschap uiterlijk 16 oktober

7 Advies voor kleine organisaties Het partnerschap levert beide partijen voordeel op. Wel is het zo dat u hiervoor kosten gaat maken. De verhouding tussen de gemaakte kosten en de kinderopvangtoeslag rechtstreeks ontvangen is een belangrijke pijler voor uw keuze voor optie 1, 2 of 3. De inschatting van de kosten voor de jaarlijkse verklaring zijn ongeveer 2000,-. Als u geen gebruik maakt van een registeraccountant of een AA zal deze accountant meer tijd kwijt zijn om uw organisatie door te lichten. Als u wel al gebruik maakt van een dergelijke persoon, zijn een aantal zaken snel door te nemen en is de inschatting dat de kosten hierdoor lager zullen uitvallen. Het advies is bij een RA of AA een offerte op te vragen. Zorg dat u zich vooraf informeert. In de situatie dat u voor weinig kinderen rechtstreeks toeslag ontvangt: De kosten wegen niet op tegen de baten. Advies is een strak incassobeleid te voeren. U kunt gebruik maken van het incassobureau waar Brancheorganisatie Kinderopvang een mantelovereenkomst mee heeft. Indien uw klantenbestand zodanig is dat er geen andere optie is dan toch de toeslag rechtstreeks te ontvangen kunt u overwegen te kiezen voor optie 2: u bent dan wel hoofdelijk aansprakelijk, maar u heeft zeer direct contact met de ouders. Eventuele wijzigingen kunt u met hen doornemen en hen helpen de wijzigingen door te geven met Mijn toeslagen.nl. Of u wel of geen convenant afsluit is niet van invloed op de jaarlijkse verplichte gegevensuitwisseling met de Belastingdienst in februari. U bent deze jaarlijkse gegevensuitwisseling altijd verplicht. Echter, als u een partnerschap afsluit met de Belastingdienst is de jaarlijkse gegevensuitwisseling geen verplichting meer, omdat u maandelijks gegevens uitwisselt. Als u na het lezen van deze special vragen heeft over de verschillende convenanten, kunt u contact opnemen met de Belastingdienst/Toeslagen via: [email protected] Indien u verdere vragen heeft over de inhoud van deze special kunt u contact opnemen met de helpdesk van Brancheorganisatie Kinderopvang via [email protected]. Dagelijks tussen 9.00 en uur Adres Zwarte Woud SJ Utrecht Telefoon Helpdesk Beleid & Kwaliteit Helpdesk Arbeidsrechtelijk Algemeen / ledeninformatie