OneGate 16 September 2011
Pagina 2 Inhoudstafel 1. INLEIDING... 3 2. TERMINOLOGIE... 4 3. ICONEN... 5 4. AANLOGGEN... 6 4.1. GEBRUIKERSID & PASWOORD... 6 4.1.1. Aanvragen van een Gebruikersid/Paswoord... 6 4.1.2. Identificatie via een Gebruikersid/Paswoord... 6 4.2. ELEKTRONISCH CERTIFICAAT... 6 4.2.1. Aanvragen van een Certificaat... 6 4.2.2. Verifiëren van de identiteit van de aanvrager... 6 5. APPLICATIE... 9 5.1. PROFIEL... 9 5.2. RAPPORTEN...10 5.2.1. Overzichtstabel...10 5.2.2. Control Panel...11 5.2.3. Selectie & Beheer van Formulieren...13 5.2.4. Invullen...18 5.3. BERICHTEN...26 5.3.1. Raadplegen van Berichten...26 5.3.2. Opvolgen van Opgeladen Bestanden...29 5.4. OPLADEN...33 5.4.1. XML-Bestand opladen...34 5.5. ABOUT...35 6. EXTRA FUNCTIES...36 6.1. ZOEKFUNCTIES BINNEN DE APPLICATIE...36 6.2. RAPPORTEREN VIA E-MAIL & WEBSERVICES...36 6.3. BERICHTEN VERSTUREN...36 7. APPENDICES...38 APPENDIX A: COOKIES...38 8. INDEX...40
Pagina 3 1. INLEIDING In een ontwikkelde maatschappij is er continue behoefte aan informatie. Burgers en ondernemingen worden continu ondervraagd door administraties en statistische instituten. Tot een tiental jaar geleden bestonden rapporten vooral uit papieren formulieren. Met de technologische revolutie hebben pen en papier plaats gemaakt voor computers, e-mails en internet. OneGate is een toepassing om via het internet te rapporteren. OneGate beperkt zich niet tot één of enkele rapporten, het is een generische toepassing waarmee een heel scala aan rapporten kan gegenereerd en verspreid worden. OneGate is de opvolger van de applicatie CSSR (Central Server for Statistical Reporting). De toepassing OneGate evolueert voortdurend in functie van de behoeften van de aangevers en van de instellingen die gegevens inzamelen. Deze handleiding probeert de functies van de toepassing OneGate zo volledig mogelijk te beschrijven. Een handleiding is echter nooit voor 100 procent volledig en we kunnen kleine verschillen tussen deze handleiding en de meest recente versie van de software niet volledig kunnen uitsluiten. In de mate van het mogelijke zal de handleiding aangepast worden na iedere belangrijke wijziging van de toepassing.
Pagina 4 2. TERMINOLOGIE In deze handleiding gebruiken we de volgende termen: Gebruiker: Dit is de fysieke persoon die de toepassing zal gebruiken om te rapporteren. Deze wordt vertegenwoordigd door een identiteit: een Elektronisch Certificaat of een Gebruikersid met Paswoord. In de praktijk kunnen meerdere personen schuil gaan achter dezelfde identiteit. Aangever: Dit is de rechtspersoon die bepaalde gegevens moet rapporteren. Het gaat vaak maar niet uitsluitend om ondernemingen. De aangever - of "Declarer" in het jargon van OneGate - heeft een unieke identificatie zoals een KBO- of BIC-nummer. De relatie tussen gebruikers en aangevers kan verschillende vormen aannemen: In het meest eenvoudige geval vallen gebruiker en aangever samen (vb. de zaakvoerder van een kleine onderneming). Eén gebruiker is verantwoordelijk voor de aangiftes van verschillende aangevers. Een typisch voorbeeld is een boekhoudkantoor dat de rapporteringsverplichtingen van zijn klanten op zich neemt. Het boekhoudkantoor speelt de rol van "derde" bij de aangifte. Verschillende gebruikers rapporteren voor één aangever. In een grote onderneming kunnen verschillende afdelingen een deel van de rapportering op zich nemen. Elk van die afdelingen heeft in het systeem een eigen identiteit. Opmerking: De termen Gebruiker en Aangever zullen in de handleiding door elkaar gebruikt worden. Domein: Een afgebakend gebied van statistische rapportering. Rapport: Een statistische aangifte voor een bepaalde periode en frequentie. Een rapport bestaat uit één of meerdere formulieren die op hun beurt verdeeld kunnen zijn in Secties. Sectie: Een onderdeel van de rapportering dat dient om grote rapporten overzichtelijk te houden en in te delen in logisch zinvolle eenheden. De sectie bestaat uit items of vragen die logisch samenhoren. Instituut : Met deze term verwijzen we naar een organisme dat gegevens inzamelt via OneGate. Voorbeelden zijn de Nationale Bank van België, de CBFA e.a. Verantwoordelijke voor de collecte: Binnen elk instituut zijn één of meerdere personen verantwoordelijk voor de opvolging van de gegegevensinzameling. Ze contacteren de aangevers in geval van problemen. Anderzijds zijn ze via een intern berichtensysteem bereikbaar voor de aangevers. Domeinverantwoordelijke: De persoon die binnen een instituut verantwoordelijk is voor de definiëren van de rapporten. De aangever kan de domeinverantwoordelijke contacteren via het interne berichtensysteem van OneGate.
Pagina 5 3. ICONEN De functies van de toepassing zijn ondermeer beschikbaar via iconen. De belangrijkste vind je in het volgende lijstje: Terugkeren naar het vorige scherm. Terugkeren naar de vorige pagina van een lijst. Naar de volgende pagina van een lijst gaan. Ophalen van de documentatie. Versturen van een bericht naar een verantwoordelijke. Een nieuwe aangifte aanmaken. Schrappen van één of meerdere elementen. Sluiten van een aangifte voor een bepaalde periode. Heropenen van de aangifte Importeren van een aangifte vanuit een bestand (csv) Exporteren van een aangifte naar een bestand (csv, xml). Afdrukken of exporteren van de samenvatting van een aangifte (pdf). Een aangifte expliciet als "leeg" (nihil) indienen De velden van een formulier op de beginwaarden zetten. Bekijken van het validatierapport van een aangifte. Bewaren en valideren van de aangifte. Ophalen van de historiek van opgeladen bestanden. Bewaren en valideren van de gegevens of : Schrappen van de gegevens Een enkele regel toevoegen aan een lijst Meerdere regels toevoegen aan een lijst
Pagina 6 4. AANLOGGEN 4.1. GEBRUIKERSID & PASWOORD 4.1.1. AANVRAGEN VAN EEN GEBRUIKERSID/PASWOORD U kan een gebruikersnaam en passwoord aanvragen door een email te sturen naar de toegangsbeheerders van OneGate. In deze mail dient u de volgende gegevens te vermelden: uw ondernemingsnummer, naam van uw onderneming, naam en telefoonnummer contactpersoon, de domeinen waartoe u toegang wenst te krijgen (indien gekend) en of u toegang tot de productie- en/of testomgeving wenst. Informatie over waar u de toegangsbeheerders van OneGate kunt contacteren vindt u op de website van OneGate. 4.1.2. IDENTIFICATIE VIA EEN GEBRUIKERSID/PASWOORD Bij het opstarten van de toepassing via de URL moet de gebruiker zich identificeren met zijn gebruikersid en een paswoord (zie Figuur 1). Opgelet: Paswoorden zijn hoofdlettergevoelig. Figuur 1: identificatie via gebruikersid en paswoord Na een succesvolle logon komt de gebruiker in het scherm "Profiel" terecht. Meer informatie over het tabblad "Profiel", vindt u in sectie 5.1. 4.2. ELEKTRONISCH CERTIFICAAT Met een Elektronisch Certificaat bekomt u een nog grotere vertrouwelijkheid omtrent uw data. Voor sommige enquêtes is het verplicht om een dergelijk certificaat aan te vragen. 4.2.1. AANVRAGEN VAN EEN CERTIFICAAT Voor het aanvragen van een Elektronisch Certificaat dient u de nodige formulieren in te vullen en contact op te nemen met de toegangsbeheerder van OneGate. De procedure, formulieren en contactinformatie vindt u op de website van OneGate. 4.2.2. VERIFIËREN VAN DE IDENTITEIT VAN DE AANVRAGER Bij het inloggen in de applicatie via een Elektronisch Certificaat kunt u de volgende boodschap krijgen (zie Figuur 2). Gelieve geen rekening te houden met deze veiligheidswaarschuwing. De toepassing haalt de noodzakelijke certificaten op uit de certificatencache van de browser.
Pagina 7 Figuur 2 - Security Warning Klik op "Run" om verder te gaan. De dialog box "Select Certificate" toont het beschikbare certificaat. Klik op "View Certificate" wanneer u meer details wenst over het certificaat. Een dubbele klik op het Elektronisch Certificaat heeft hetzelfde effect.
Pagina 8 Na de selectie van het certificaat kom je in een "logon"-scherm terecht. De gebruikersid is reeds ingevuld - het gebruikersid is aan het certificaat gekoppeld - en de gebruiker moet enkel nog het paswoord invullen. Het paswoord heb je bij de registratie van het certificaat zelf gekozen (zie ook registratieprocedure). Na een succesvolle login komt de gebruiker in het scherm zijn "Profiel" terecht. Zie sectie 5.1 voor meer details hierover.
Pagina 9 5. APPLICATIE De gebruiker beschikt via de tabbladen in het bovenste deel van de toepassing over de volgende functies: Profiel: Wijzigen van het persoonlijke profiel. Rapporten: Invullen en raadplegen van rapporten. Berichten: Consulteren van het OneGate berichtensysteem. Opladen: Opladen van XML-bestanden. About: Nagaan met welke versie van de toepassing u werkt. In de komende vijf subsecties bespreken we de functionaliteit van deze vijf tabbladen. 5.1. PROFIEL Bij een succesvolle login komt de gebruiker standaard op deze pagina terecht. Hieronder vindt u een voorbeeld van een profielpagina van een gebruiker. Figuur 3 - Mijn profiel: invullen van contactgegevens De gebruiker kan in zijn profiel allerlei persoonlijke gegevens opslaan zoals naam, voornaam, adres enz. Bij een eerste gebruik zijn de meeste velden leeg. Enkel "Taal" en "Land" zijn ingevuld met een standaard waarde.
Pagina 10 Bij ieder volgend bezoek vindt de gebruiker zijn gegevens terug. De informatie wordt immers opgeslagen in een cookie 1 - op voorwaarde dat de browserinstellingen het gebruik van cookies niet verhinderen of bemoeilijken. De gebruiker kan de gegevens op elk ogenblik wijzigen. Er is slechts één verplicht veld: het e-mailadres. Het verplichte karakter blijkt uit het sterretje na "E- Mail". Het adres laat de verantwoordelijke voor de collecte toe om contact op te nemen met de aangever indien er zich problemen voordoen met de aangifte. Het systeem geeft een foutboodschap wanneer je een profiel zonder emailadres wil bewaren: Het programma gaat ook na of het e-mailadres een geldige vorm heeft (...@...). Je krijgt een foutboodschap wanneer dit formaat niet gerespecteerd wordt 2 : In sommige gevallen is de gebruiker verantwoordelijk voor meerdere aangevers. In de sectie "Aangever" heeft hij dan de mogelijkheid om een bepaalde aangever te selecteren via de hyperlink "All Declarers". Een klik op de link geeft een lijst met alle aangevers waaruit de gebruiker een keuze kan maken. De keuze heeft een invloed op de inhoudstafel met rapporten die de gebruiker te zien krijgt. 5.2. RAPPORTEN Het tabblad "Rapporten" geeft een overzicht van uw rapportverplichtingen en geeft de mogelijkheid om die rapporten in te vullen. 5.2.1. OVERZICHTSTABEL Bij het kiezen van het tabblad "Rapporten" komt u op volgend scherm terecht: 1 Zie Bijlage 1 2 De toepassing gaat niet na of het e-mailadres ook echt bestaat. De validatie is puur formeel.
Pagina 11 Figuur 4 : Rapporten Afhankelijk van de rapporteringsverplichtingen van de aangever zal dit scherm aangeven welke rapporten u dient in te vullen. De inhoudstafel is opgebouwd uit twee soorten elementen: Domeinen en Rapporten. Een Domein definieert een deelgebied uit de statistiek zoals bijvoorbeeld de Betalingsbalans, de Buitenlandse Handel.... Elk domein bestaat uit een reeks Rapporten. Deze verdelingen in het Domein zorgen ervoor dat we aan de aangever enkel die delen van een statistisch deelgebied tonen die voor hem/haar van belang zijn. Naast de titel van het domein staat een icoon:. Dit dient om een bericht te sturen naar de beheerder van het betrokken domein. In het voorbeeld zal de Beheerder van het Domein BBP (Betalingsbalans) een bericht ontvangen. Meer informatie over dit berichtensysteem vindt u in hoofdstuk 6.4. 5.2.2. CONTROL PANEL Selecteer een rapport in de lijst. Het volgende scherm geeft een onmiddellijk overzicht van alle periodes waarvoor het rapport geïnitialiseerd werd met de status van elk van deze periodes. We noemen dit scherm het "Control Panel".
Pagina 12 Figuur 5: Control Panel Het "Control Panel" bevat de volgende informatie: Periode: De rapporteringsperiode neemt de vorm jaar-periode aan. Voor maandelijkse rapporten stemt periode overeen met de maand (2009-12 staat bijvoorbeeld voor december 2009) terwijl kwartaalrapporten 3, 6, 9 of 12 als periode hebben, de laatste maand van elk kwartaal. Initieel: Een vinkje in deze kolom betekent dat nog geen waarden ingevoerd werden voor het rapport. Fout: Een vinkje duidt aan dat fouten gedetecteerd werden tijdens de validatie van het rapport. Dit ingevoerde gegevens zijn dus niet volledig correct: de gegevens kunnen niet aanvaard worden. Waarschuwing: Een vinkje duidt aan dat bij de validatie van het rapport problemen opgedoken zijn. Een waarschuwing is minder ernstig dan een fout. De gegevens zijn niet volledig conform de vereisten maar ze kunnen toch aanvaard worden. Ok: Tijdens de validatie van het rapport zijn geen fouten of waarschuwingen ontdekt. Open: De aangever kan het rapport nog steeds wijzigen; het rapport werd nog niet afgesloten. De gegevens zijn wel degelijk opgeslagen in OneGate maar de aangever mag ten alle tijde wijzigingen aanbrengen. Gesloten: Het rapport werd gesloten. De aangever kan de gegevens nog consulteren maar niet meer wijzigen. Enkele opmerkingen: Fout/Waarschuwing/Ok zijn mutueel exclusieve toestanden. Er kan slechts één van de drie mogelijkheden aangevinkt zijn.
Pagina 13 Open en Gesloten zijn ook mutueel exclusief. 5.2.3. SELECTIE & BEHEER VAN FORMULIEREN In deze sectie bespreken we in detail hoe rapporten geopend, gesloten, ingevuld, doorgestuurd... worden. Selectie Nadat we vanuit het "Control Panel" een periode hebben gekozen, krijgt de gebruiker een lijst te zien met de formulieren van het rapport (zie Figuur 6). In het voorbeeld hebben we maar één formulier. Figuur 6: Formulieren van een rapport voor een periode In de hoofding vindt men in "Aangever" de identiteit (via KBO- of BIC-nummer) van de aangever terug. Het scherm geeft een overzicht van de formulieren waaruit het rapport samengesteld is. Per formulier vinden we de volgende informatie: Een hokje (checkbox) om het formulier te selecteren. Bepaalde functies hebben enkel effect wanneer één of meerdere formulieren geselecteerd zijn (zie verder). Formulier: De beschrijving van het formulier Afsluitdatum: De deadline om te rapporteren voor de gegeven periode. In Figuur 6 heb je tijd tot 20 november 2009 om de gegevens van oktober 2009 te rapporteren. Laatste Bijwerking: De datum van de laatste wijziging. Deze datum wordt ook geüpdatet als de rapportering wordt afgesloten.
Pagina 14 Status: De status (Ok, Fout of Waarschuwing). Levenscyclus: Waar bevindt het formulier zich in zijn levenscyclus? Initieel, Open of Gesloten? Nihil: Werd het formulier expliciet op "Nihil" gezet? Dat betekent dat de aangever aan zijn verplichting voldaan heeft - het rapport werd ingevuld - maar dat er eigenlijk niets te rapporteren viel. Boven de tabel vindt men een hele reeks iconen. We herhalen hier de functie van de belangrijkste iconen: : Sluiten van een formulier : Importeren van gegevens : Exporteren van gegevens : Afdrukken van een rapport : Een formulier op "Nihil" zetten. : Een formulier herinitialiseren. : Een formulier valideren : Een bericht sturen naar de verantwoordelijke voor de collecte. Merk op dat je voor de meeste functies één of meerdere formulieren in de lijst moet selecteren (d.m.v. een vinkje). De toepassing geeft een foutmelding wanneer geen formulier geselecteerd werd. De termen en iconen die hier werden aangehaald, worden in detail besproken in de verdere subsecties van dit hoofdstuk. Sluiten van een Formulier Sluiten van een formulier betekent het bevestigen van de gerapporteerde gegevens. Van zodra het formulier gesloten is, kunnen de gegevens niet meer gewijzigd worden 3. De toepassing vraagt een bevestiging voor de geselecteerde formulieren gesloten worden. Figuur 7: Bevestigen van het sluiten van formulieren De "Levenscyclus" wordt aangepast voor de gesloten formulieren. De functie zal alle formulieren van het rapport sluiten los van het feit of een formulier geselecteerd werd of niet. 3 Een formulier kan eventueel opnieuw geopend worden door een Domeinbeheerder.
Pagina 15 Opmerking: Een formulier kan niet gesloten worden wanneer het fouten bevat. Het icoon om te sluiten zal niet beschikbaar zijn. Importeren van Gegevens Voor sommige Formulieren is het mogelijk om de inputgegevens op te laden via een CSV-bestand. Deze gegevens zullen dan gebruikt worden als input voor het formulier. De functie - en het bijhorende icoon - zijn onbeschikbaar wanneer de import van gegevens in het formulier niet toegestaan is. De beheerder van het rapport moet deze mogelijkheid expliciet instellen. Selecteer het formulier waarvoor je de gegevens wil importeren. De toepassing geeft een foutboodschap wanneer geen formulier geselecteerd werd: In sectie 5.2.4.2 bespreken we in detail hoe de importering van CSV-bestanden gebeurt. Exporteren van Gegevens De functie genereert een bestand met de gegevens van het formulier. Deze functie kan handig zijn om een template aan te maken die dan kan gebruikt worden voor de import van de gegevens. In functie van het aantal geselecteerde formulieren heb je de keuze tussen export naar een CSVof XML-bestand. XML-bestanden komen in twee varianten. Ofwel een XML-bestand met enkel de gegevens van het ene geselecteerde formulier ofwel een XML-bestand met alle gegevens van de formulieren inclusief de informatie over het rapport. De opties worden als volgt bepaald: aantal geselecteerde formulieren CSV XML XML-rapport 0 X 1 X X X 2 of meer X
Pagina 16 Figuur 8: Export van gegevens Afdrukken van een Rapport Voor deze functie dient u minstens één formulier te selecteren. Je krijgt de volgende waarschuwing wanneer geen enkel formulier geselecteerd werd: Er wordt een afgifterapport aangemaakt dat de stand van zaken van het rapport op het moment van afdruk geeft. Het afgifterapport is een PDF-document dat je kunt bewaren en afdrukken. Figuur 9: Afdrukken van een aangifte-rapport
Pagina 17 Een Formulier op "Nihil" plaatsen De gebruiker kan één of meerdere formulieren op "Nihil" zetten. Dat betekent dat de aangever aan zijn verplichting voldaan heeft - het formulier is ingevuld - maar dat er eigenlijk niets te rapporteren valt. De toepassing vraagt een bevestiging voor de geselecteerde formulieren op "Nihil" gezet worden. Opmerking: Reeds ingevulde waarden zullen overschreven worden door "Nihil". Figuur 10: Bevestigen van de "Nihil"-operatie op een formulier Je krijgt de volgende waarschuwing wanneer geen enkel formulier geselecteerd werd: Het programma informeert over een succesvolle afloop: OneGate zal de Status, de Levenscyclus en de "Nihil"-indicatie aanpassen voor de betrokken formulieren. Een Formulier herinitialiseren De geselecteerde formulieren worden terug op de initiële waarden geplaatst. De wijzigingen worden gewist - met inbegrip van de nihil-waarden. Figuur 11: Bevestigen van de herinitialisatie van een formulier Je krijgt de volgende waarschuwing wanneer geen enkel formulier geselecteerd werd: De kolom "Levenscyclus" van de betrokken formulieren wordt op Initieel geplaatst. De kolom "Nihil" wordt eventueel aangepast. Een succesvolle afloop van de operatie wordt als volgt gemeld: De geselecteerde formulieren zijn met succes op de startwaarden gezet.
Pagina 18 Versturen van een Bericht naar de Collecte Verantwoordelijke De gebruiker kan een bericht naar de verantwoordelijke voor de collecte (ook wel Data Collection Manager of DCM genoemd) versturen. Berichten die in deze context verstuurd worden hebben betrekking op specifieke rapporten of formulieren. Meer informatie over dit berichtensysteem vindt u in hoofdstuk 6.3. Initialiseren van een Formulier "op Verzoek" In bepaalde gevallen lijkt het rapport geen formulieren te bevatten (zie Figuur 12). Het gaat dan om rapporten en/of formulieren die op onregelmatige basis ingevuld moeten worden. De rapportering volgt gewoonlijk een vast stramien - maandelijks, per kwartaal enz. Sommige rapporten zijn veel onregelmatiger of soms volledig ad hoc. De verantwoordelijke voor de collecte kan de rapporten dus niet voorbereiden of initialiseren. Het is de aangever zelf die dit type rapport zal moeten initialiseren. In Figuur 12 zie je het icoon, het dient om een nieuwe aangifte te initialiseren. Het formulier krijgt dan een begindatum en het is klaar om ingevuld te worden. Wijzigingen blijven mogelijk tot het formulier gesloten wordt of tot de einddatum voor rapportering bereikt is. Deze einddatum wordt bepaald door de verantwoordelijke voor de collecte. Figuur 12 : Formulier "op verzoek" 5.2.4. INVULLEN Er zijn drie manieren waarop een gebruiker via de internetapplicatie rapporten kan invullen: 1. Manueel (handmatig inbrengen van de gegevens), 2. Via het opladen van een.csv-bestand of
Pagina 19 3. Via het opladen van een.xml-bestand. Deze drie opties zijn niet beschikbaar voor ieder rapport. De beheerder van het rapport moet de mogelijkheden expliciet instellen. 5.2.4.1. Manueel Selectie van een sectie Nadat de gebruiker een formulier heeft gekozen, krijgt hij/zij de lijst met secties waaruit het formulier bestaat. Wanneer het formulier slechts één sectie bevat wordt deze stap overgeslagen. Dan wordt onmiddellijk overgegaan naar het invullen van de velden. In de hoofding zien we terug de identiteit van de aangever (BIC- of KBO-nummer). Het icoon geeft eventueel toegang tot de documentatie van het formulier. Dit scherm (Figuur 13) heeft slechts één functie: het selecteren van een sectie om de aangifte in te vullen. Figuur 13: De secties van een formulier Iconen Bij het invullen van secties en formulier komen volgende iconen regelmatig voor:
Pagina 20 : Bewaren en valideren van de gegevens of : Schrappen van de gegevens : Een enkele regel toevoegen : Meerdere regels toevoegen Invullen De domeinbeheerder heeft in OneGate een zekere vrijheid in de definitie van zijn formulieren: hij/zij kan gebruik maken van Details, Lijsten, Lijsten met Details en Tabellen. De keuze hangt af van de aard en het onderwerp van het rapport. Hier beschrijven we kort de verschillende mogelijkheden. Detail De gebruiker vult de gegevens in voor één item of vraag. Typische voorbeelden zijn formulieren waar de aangever personalia moet invullen zoals naam, adres, e-mail enz. (zie Figuur 14). Figuur 14: Invoer van één enkel detail Lijst Lijsten worden gebruikt wanneer het aantal te rapporteren items variabel is. Elke lijn stelt een te rapporteren item voor. De gebruiker moet in elk veld een waarde invullen - hetzij door de waarde in te tikken hetzij door een keuze te maken uit een lijst voorgedefinieerde waarden. De gebruiker klikt op het icoontje om de lijst met aanvaardbare waarden te zien. Figuur 15: Lijst Figuur 16: Selectie van waarden in een pop-up venster
Pagina 21 De aangever kan een lijn verwijderen door het gommetje ( ) in de eerste kolom aan te klikken. Een leeg rapport (Status = "Initieel") heeft een vast aantal lijnen. Het icoon te voegen aan de lijst. dient om lijnen toe Boven de lijst staat een checkbox "Show Errors Only" (zie Figuur 17). Gebruik deze optie om enkel de foute lijnen af te beelden d.w.z. de lijnen die problemen opleveren bij de validatie. Een formulier kan veel gegevens bevatten en soms is het handig om enkel de foutieve lijnen te tonen. Figuur 17: Beperken van de lijnen tot de fouten Lijst met Details Dit is een mengvorm. Het formulier is een Lijst waarbij elk element een Detail is. In de lijst staat een potloodje - - klik er op om het detail te zien. Het resultaat zie je in Figuur 18. Figuur 18: Detail uit een Lijst met details Het scherm heeft een paar extra hulpmiddelen om te navigeren in de lijst. : navigeer naar het volgende item : navigeer naar het vorige item : navigeer naar het eerste item : navigeer naar het laatste item Tenslotte is er bovenaan het icoon om een nieuw "Detail" toe te voegen aan de lijst. Tabel Tabellen bestaan gewoonlijk uit vooraf gedefinieerde elementen zoals codes van rubrieken, landen, munten enz. Deze element vormen de X- en de Y-as van de tabel. Merk op dat deze elementen gecombineerd kunnen worden. Zo zou men per land een lijst van munten kunnen herhalen. In Figuur 19 vind je een voorbeeld. In de meeste gevallen zullen de X- en de Y-as vast zijn. De waarden worden ingevuld voor elke combinatie van X en Y. In sommige gevallen kan de aangever één of meerdere lijnen bijvoegen en terug schrappen. Je vindt in dat geval in de eerste kolom van de tabel de volgende icoontjes:,,. Ze dienen resp. om één lijn toe te voegen, meerdere lijnen toe te voegen of de lijn te verwijderen.
Pagina 22 Figuur 19: Tabel Validatieregels De domeinbeheerder heeft de mogelijkheid om validatieregels te definiëren voor de formulieren. Het zijn regels die beperkingen opleggen aan de waarden die de aangever kan invullen (minima, maxima...) of die de interne coherentie van een formulier controleren (bv. Is het totaal gelijk aan de som van de elementen?). Bij het bewaren van de gegevens - icoon - worden de regels toegepast op de ingevoerde gegevens. Indien er problemen zijn (regels die niet gerespecteerd worden) verschijnen de foute gegevens tegen een rode achtergrond (Figuur 20). Figuur 20: Fouten na de validatie Een klein voorbeeld: In de bovenstaande tabel werd de volgende validatieregel gedefinieerd: "Bedrag < 20.000". De cel Intra/Import kreeg de waarde 1.000.000, een duidelijke inbreuk op de regel. Het gevolg van deze foute waarde is Een rode achtergrond verschijnt op het foute veld en in de "Control Panel" van het rapport zul je de status "Fout" krijgen. Wanneer je met de muis over het foute veld navigeert, wordt een korte beschrijving van de validatieregels gegeven. De validatiefunctie voert die regels uit voor het geselecteerde formulier. De aangever weet dus onmiddellijk of er problemen zijn met de gegevens die hij zojuist ingevuld heeft. Het validatierapport is beschikbaar als HTML- of XML-document. De aangever kiest het formaat in de het volgende scherm (zie Figuur 21). Figuur 21: Keuze van het formaat van het validatierapport Figuur 22 is een voorbeeld van een validatierapport in HTML:
Pagina 23 Figuur 22: Validatierapport in HTML Het validatierapport in XML kun je ofwel onmiddellijk openen in de browser ofwel bewaren. Het resultaat is te zien in Figuur 24. Figuur 23: Openen of bewaren van XML-validatierapport
Pagina 24 Figuur 24: Validatierapport in XML 5.2.4.2. CSV-bestand opladen Voor sommige Formulieren is het mogelijk om de inputgegevens op te laden via een CSV-bestand. Deze gegevens zullen dan gebruikt worden als input voor het formulier. De functie - en het bijhorende icoon - zijn onbeschikbaar wanneer de import van gegevens in het formulier niet toegestaan is. De beheerder van het rapport moet deze mogelijkheid expliciet instellen. Wanneer de import wel mogelijk is, wordt het volgende scherm (Figuur 25) afgebeeld:
Pagina 25 Figuur 25: Import van gegevens via een CSV-bestand Het scherm laat de gebruiker toe om gegevens op te laden via de "Browse" knop in "Open Bestand". Tezelfdertijd beschrijft het scherm de structuur die men moet respecteren bij het opladen van de gegevens (onderaan). Er is een beschrijving voorzien per sectie van het formulier. Met de optie "Type" beslist de gebruiker of de geïmporteerde gegevens de oorspronkelijk bewaarde gegevens overschrijven (optie "Vervangen") of niet (optie "Toevoegen"). De gebruiker selecteert een bestand via de "Browse" knop. Gebruik de knop "Upload" om de inhoud van het bestand op te laden in het formulier. Figuur 26: Opladen CSV-bestand Het systeem bevestigt de operatie en geeft een bijhorend ticketnummer. Dit gebeurt met de volgende boodschap:
Pagina 26 Figuur 27: Ticketnummer na de import van gegevens via CSV Het ticketnummer is een referentie naar een boodschap in het interne berichtensysteem. De hyperlink "hier" verwijst onmiddellijk naar het bericht dat een validatierapport van de import bevat. Opmerking: De naam CSV betekent Comma Separated Values. Het betekent dat de verschillende velden van elke registratie - het zijn er 5 in het voorbeeld in Figuur 25 - van elkaar gescheiden worden door een bepaald letterteken. In OneGate is dit letterteken een ';' of puntkomma. Bijvoorbeeld: A2000;US;USD;100.2;200.4 OneGate aanvaardt enkel '; ' als scheidingsteken. Het letterteken ';' mag bovendien niet voorkomen in de velden. Bijvoorbeeld: Nationale bank van België;Brussel : OneGate beschouwt dit als twee velden. Het begrip "CSV-bestand" betekent dat de bestanden een bepaald formaat moeten respecteren. De eigenlijke extensie van de bestandsnaam speelt geen rol. 5.2.4.3. XML-bestand opladen De internetapplicatie OneGate geeft ook de mogelijkheid om rapporten in te vullen via het opladen van XML-bestanden. Dit gebeurt via het tabblad "Opladen" (niet via het tabblad "Rapporten") en wordt beschreven in hoofdstuk 5.4.1. 5.3. BERICHTEN Het tabblad "Berichten" herbergt twee belangrijke functies van het OneGate systeem: raadplegen van de ontvangen en verzonden berichten in het menu "Berichten" (sectie 5.3.1) en opvolgen van de opgeladen bestanden in het menu "Bestandsoverdracht Log" (sectie 5.3.2). OneGate heeft een ingebouwd systeem om berichten uit te wisselen. Het is geen klassieke e- mailtoepassing. De berichten worden niet via mailserver uitgewisseld. De communicatie blijft volledig binnen de OneGate omgeving. Dat betekent ondermeer dat de veiligheid veel hoger is dan bij klassieke e-mailsystemen. 5.3.1. RAADPLEGEN VAN BERICHTEN Onder "Berichten" vinden we twee opties: "Ontvangen" en "Verzonden".
Pagina 27 Ontvangen Berichten Figuur 28 geeft een voorbeeld van hoe het scherm "Ontvangen Berichten" er uit ziet. Figuur 28: Ontvangen berichten De gebruikte interface is zeer intuïtief. Per regel vinden we: Een checkbox om een bericht te selecteren. De bovenste checkbox selecteert alle berichten. Een optioneel icoon om het belang van het bericht aan te duiden. o betekent weinig belangrijk terwijl o een bericht met de aanduiding van hoog belang is. "Normale" berichten hebben geen speciaal icoon. Een icoon om aan te duiden of het bericht reeds gelezen werd ( ) of niet ( ). Een optionele paperclip ( ) die aangeeft of het bericht extra bestanden bevat. Een tijdsaanduiding van het ogenblijk van verzending. Het onderwerp van het bericht. Het icoon dient om de geselecteerde berichten te verwijderen. Een klik op een regel toont de details van een bericht. In het voorbeeld hieronder (Figuur 29) hebben we een bericht met een aangehecht bestand. Dat bestand is via een hyperlink beschikbaar. Het geselecteerde bericht kan verwijderd worden via de button "Verwijderen".