functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het Agentschap Wegen en Verkeer zoekt een 2 Administratief financieel medewerkers contracten Statutair Afdeling: Wegen en Verkeer Limburg Niveau: C Rang: C2 Graad: Hoofdmedewerker Met standplaats: VAC Hasselt Vacaturenummer: AWV00220 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als administratief-financieel medewerker contracten werk je mee aan het administratieve en financiële proces van investerings- en onderhoudswerken. Je ondersteunt de projectingenieur en de districten in de uitvoering van hun investerings- en onderhoudsprogramma, rekening houdend met procedures, weten regelgeving. 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Wegen en Verkeer beheert ongeveer 7000 km gewest- en autosnelwegen en ruim 7700 km fietspaden. De afdeling Wegen en Verkeer Limburg is verantwoordelijk voor het aanleggen, onderhouden en beheren van de gewestwegen, fietspaden en autosnelwegen in de provincie Limburg.
3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van dossiers en gegevens met als doel ervoor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. GEGEVENSVERZAMELING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Ontbrekende gegevens opzoeken en opvragen (intern en extern) Registreren van gegevens in verschillende databanken Samenstellen van vastleggingsdossiers/betalingsdossiers/aanbestedingsdossiers Dossiers per werf op overzichtelijke wijze bijhouden 2. CONTROLE VAN GEGEVENS Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren: bijhouden van belangrijke (wettelijke) termijnen, noodzakelijke te nemen acties melden aan projectleiders e.d.m. met betrekking tot dossiers Vorderingsstaten controleren, rekenkundig nagaan van aanbestedingen, inkomende facturen controleren op hun correctheid, 3. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN DOSSIERS Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Berekeningen uitvoeren (percentages, boetebedragen, ) Opmaak van dossiers Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden Opmaken van overzichten en rapporten Databanken uitbouwen en beheren pagina 2 van 8
Opmaken van bijaktes, dadingen,. Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen (klaar maken van volledig betalingsdossier voor de afdeling Boekhouding en Begroting) Aanvragen verwerken 4. INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren Fungeren als aanspreekpunt voor klanten Informatie verstrekken aan leveranciers Rapporteren over de stand van zaken Pro-actief deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Bespreken van dossiers met collega s 5. WERKRELATIES Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Contacten met interne en externe klanten onderhouden: projectleiders, aannemers en studiebureaus, afdeling Boekhouding en Begroting, Centrale Cel Contracten te Brussel Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier Relevante informatie delen met collega s Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten Samenwerken aan verbeterprojecten 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Agentschap Wegen en Verkeer in de graad medewerker of technicus ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) pagina 3 van 8
binnen het Agentschap Wegen en Verkeer én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van medewerker of technicus. 2) Je beschikt op datum van bevordering (vermoedelijk 1 april 2018) over 6 jaar relevante beroepservaring binnen het werkdomein contracten, administratieve behandeling overheidsopdrachten en financiële afhandeling overheidsopdrachten 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (michiel.smekens@mow.vlaanderen.be of tel 02 553 03 94). 4.2 COMPETENTIES 4.2.1 Technische competenties Professionele kennis van de reglementering en de procedures overheidsopdrachten. Vertrouwd zijn met algemeen juridisch jargon. Kennis van de afdeling (wie, wat, waar) binnen het groter geheel van het agentschap en het beleidsdomein. Algemene kennis van het werkdomein van de afdeling en het agentschap. Kennis van de courante softwarepakketten (Office, Google) Basiskennis mathematische berekeningen: percentages berekenen, prijsherzieningsformules uitrekenen, 4.2.2 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 4 van 8
Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal C211. Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 5 van 8
6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in november 2017. 6.2. VOORSELECTIE OP BASIS VAN VERKENNENDE GESPREKKEN (indien meer dan 8 kandidaten) Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing van je motivatie Eerste toetsing van je relevante ervaring Eerste toetsing van je inzetbaarheid in de functie / omgeving Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in december 2017 (timing onder voorbehoud). 6.3. EINDSELECTIE: SELECTIEGESPREK MET INHOUDELIJKE CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties De persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie pagina 6 van 8
Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in december 2017 februari 2018 (timing onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de administrateur-generaal van het Agentschap Wegen en Verkeer die uit de geschikte kandidaten de 2 meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op zondag 5 november 2017 via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht 2 op. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je kandidatuur tijdig ontvangen is (registratie in E-recruitmentsysteem telt als sollicitatiedatum. Opgelet: uw kandidatuur is slechts geldig indien u een bevestiging van sollicitatie ontvangen heeft.) Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Karin Devriese, tel. 02 553 72 17. 2 Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Datum van poststempel telt als bewijs voor tijdige sollicitatie. pagina 7 van 8
8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: René Van de Velde teamverantwoordelijke contracten rene.vandevelde@mow.vlaanderen.be tel 011 74.23.88 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Michiel Smekens selectieverantwoordelijke michiel.smekens@mow.vlaanderen.be tel 02 553 03 94 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen maart april 2018. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar michiel.smekens@mow.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 8 van 8