Plan van Aanpak Evaluatie evenementen Binnenterrein Castellum / Hoge Woerd 1. Aanleiding De gemeenteraad heeft op 26 mei 2016 per motie (nr. 54) gevraagd de in 2017 te organiseren evenementen op en rond het binnenterrein van Castellum Hoge Woerd te onderwerpen aan een evaluerend onderzoek. De resultaten van de evaluatie dienen in oktober 2017 in rapportvorm via het college van B&W aan de gemeenteraad te worden gepresenteerd. In dit plan van aanpak staat de opzet van het onderzoek beschreven. Het concept is op 11 januari 2017 besproken met de beheergroep van belanghebbenden waarna het plan - met wat kleine aanpassingen - definitief is gemaakt. De metingen starten in april 2017, bij aanvang van het evenementenseizoen. We werken daarbij met een representatieve steekproef. Direct na de zomervakantie start het interpreteren en beschrijven van de onderzoeksresultaten. 2. Doelstelling Doel van de evaluatie is om uit te vinden of de regels die zijn opgesteld voor gebruik (leefregels) en exploitatie (evenementregels) afdoende zijn om hinder van geluid, verkeer en parkeren op een acceptabel niveau te houden. Ook de communicatie is onderwerp van onderzoek: het gaat dan om aard en bereik van de informatievoorziening richting omgeving. 3. Onderzoeksopzet Het onderzoek vindt plaats in de periode januari t/m oktober 2017 en bestaat uit de volgende stappen: Fase 1: januari april 2017 Voorbereiden: Criteria We inventariseren de leef- en evenementregels die in de afgelopen periode zijn opgesteld en vertalen ze naar meetbare criteria. We ontwikkelen vervolgens een beoordelingslijst voor metingen bij evenementen én een vragenlijst voor omwonenden over ervaren hinder en het bereik communicatie (zie bijlage 1 voor leefregels en toetsingskader). Beide lijsten worden geagendeerd voor overleg met de beheergroep. Steekproef Op basis van een actuele evenementenkalender kiezen we - in overleg met de beheergroep - circa twaalf evenementen (15% van het max. aantal van 77 evenementen/jaar) die de verscheidenheid in events goed vertegenwoordigen. Samen vormen ze een representatieve steekproef (zie bijlage 2 voor evenementenkalender). Bewonersgroep We schrijven in de directe omgeving van Castellum Hoge Woerd bewoners aan en nodigen hen uit deel te nemen aan het onderzoek. Voorwaarde is dat zij bereid zijn bij zoveel mogelijk evenementen uit de steekproef eenzelfde enquête in te vullen (zie bijlage 3 voor omgevingskaartje).
Organisatoren Om de leef- en evenementregels naar behoren te kunnen toepassen vragen we organisatoren van alle evenementen bij de vergunningverlening om hun expliciete aandacht voor maatregelen die zij moeten nemen ten aanzien van communicatie en personeel. In de enquetes richting bewoners besteden we ruim aandacht aan de ervaren informatievoorziening voorafgaand aan het evenement. Fase 2: april september 2017 Meten: vooraf informeren we VTH over de evaluatie in het algemeen waarbij we vermelden dat we de resultaten steeksproefgewijs zullen gebruiken bij het onderzoek; we zorgen voor tijdig versturen en ophalen van enquêteformulieren aan bewoners die zich hebben aangemeld voor deelname. Fase 3: september oktober 2017 Rapporteren: De meetresultaten worden geïnterpreteerd en beoordeeld en vormen de basis voor een evaluatierapport. Het rapport geeft een helder beeld van bevindingen en sluit af met conclusies en aanbevelingen voor de toekomst. Het conceptrapport wordt in de beheergroep besproken voordat het verder richting college en gemeenteraad gaat. 4. Uitgangspunten bij evaluatie Wat betreft de steekproef: Aantal en aard van de evenementen is in dit onderzoek een gegeven. De programmatische toets heeft bij aanvang van dit onderzoek de voorstellen voor passende evenementen reeds gescheiden van de niet-passende evenementen. We werken met een lijst van evenementen waarvoor op dit moment een reservering is opgenomen. In de loop van het seizoen kunnen opties worden ingetrokken of events worden toegevoegd. Bij 15 % achten wij de steekproef representatief. Dat wil zeggen dat de steekproef bij 77 evenementen (max. aantal per jaar) uit 12 evenementen bestaat. Uiteraard houden we bij de selectie rekening met een evenwichtige verdeling van de meest relevante categorieën zoals aantal bezoekers, aantal decibellen en (indien relevant) de aard van het evenement (cultuur, milieu, erfgoed en lokaal). De voorgestelde selectie stemmen we af met de beheergroep. Wat betreft het kwantitatief onderzoek: door ook andere belanghebbenden (lees: omwonenden) een stem te geven, maken we het onderzoek compleet. We zetten daarbij feitelijke meetgegevens af tegen ervaren overlast; informatie wordt opgehaald via enquêtes (direct na ieder evenement dat deel uitmaakt van de steekproef) en bij steeds dezelfde groep van omwonenden; gevraagd wordt naar informatieniveau (welke informatie heeft de doelgroep bereikt en was die informatie tijdig en volledig) en de ervaren overlast van geluid, verkeersafwikkeling en parkeerdruk; we vragen nadrukkelijk ook naar positieve ervaringen: bent u geweest, wat heeft u er gedaan (of gekocht), wat voor cijfer geeft u het evenement?
Wat betreft de toetsers Voorafgaand aan het evenementenseizoen zorgen we voor een korte briefing richting de toetsers van VTH. We willen dat ze weten dat dit onderzoek loopt, met welk doel en welk toetsingskader we hanteren. We vertellen dat we de resultaten van ca. twaalf evenementen in de steekproef meenemen maar vertellen niet welke dat zijn: de medewerkers van VTH toetsen alle evenementen.
Bijlage 1: overeengekomen regels I. Huisregels binnenterrein Het binnenterrein van Castellum Hoge Woerd maakt onderdeel uit van de openbare ruimte en is van 10.00 uur tot 22.00 uur toegankelijk voor iedereen. Op het terrein is de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van de gemeente Utrecht van toepassing. Bovendien is het binnenterrein verboden gebied voor fietsers. Voor honden geldt dat ze wel op het binnenterrein mogen, maar niet in de stallen. II. Evenementregels Evenementen die in Castellum Hoge Woerd georganiseerd worden, moeten aansluiten bij één van de volgende thema s: cultuur in de vorm van theater, muziek of beeldende kunst, erfgoed of milieu. Als de thematische binding ontbreekt dan moet het evenement in ieder geval lokaal georiënteerd te zijn, dat wil zeggen dat de initiatiefnemers uit Vleuten, De Meern of Leidsche Rijn komen of dat het evenement gericht is op bewoners uit genoemde wijken. We noemen dit de zogenaamde programmatische toets. Evenementen in Utrecht moeten daarnaast aan een aantal standaardeisen voldoen. 1. is er sprake van een openbaar evenement en is de organisator gerechtigd? 2. past het evenement binnen het geldende bestemmingsplan (bijvoorbeeld maximale aantallen bezoekers en/of decibellen); 3. kan worden voldaan aan de APV als het gaat om zaken als brandveiligheid, verkeersafwikkeling en parkeren; 4. past het binnen het max. aantal evenementen per seizoen (let op: hier geldt wie het eerst komt, wie het eerst maalt). Daarnaast is er nog een inhoudelijke toets of de activiteiten voldoende veilig zijn voor deelnemers en omwonenden. Organisatoren zijn verplicht in hun wervingsmiddelen (brieven, posters en advertenties en posts) bezoekers te verzoeken om - in verband met beperkte parkeerruimte - de auto thuis te laten en in plaats daarvan per fiets, voet of OV te komen. III. Eisen vanuit het bestemmingsplan Aantal evenementen: er worden max. 77 evenementen op max. 77 dagen per kalenderjaar toegestaan, waarbij de op- en afbouwdagen niet worden meegerekend. Aantal bezoekers: normaliter mag een evenement op deze locatie max. 1.000 bezoekers op een dag toelaten. Op 15 kalenderdagen worden max. 3.500 bezoekers per dag toegestaan en op 2 dagen per jaar mag het evenement max. 7.000 bezoekers ontvangen. Aantal decibellen: het geluidsniveau, gemeten op de gevels van de woningen rond het Castellum, mag niet meer dan 40 db(a) bedragen. Echter: - op max. 25 dagen per jaar mag het geluid op de gevels tussen 09.00 en 23.00 uur 47 db(a) bedragen en op een afstand van 15 meter van het podium max. 75 db(a); - op max. 10 dagen per jaar mag het geluid op de gevels niet meer dan 57 db(a) bedragen en op een afstand van 15 meter van het podium max. 85 db(a); - op max. 2 dagen per jaar mag het geluid op de gevels niet meer dan 67 db(a) bedragen en op een afstand van 15 meter van het podium max. 95 db(a).
In de volgende gevallen kunnen burgemeester en wethouders afwijken van de hierboven genoemde regels: - als de verkeersaantrekkende werking en de parkeerbehoefte van een evenement gezien de aard of de doelgroep van het evenement als laag wordt ingeschat; - als er is voorzien in voldoende parkeergelegenheid binnen een straal van 1 km van het Castellum. Toetsingsproces 2017 De toetsing wordt gedaan door de afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH). Dat geldt vanwege efficiency ook voor de programmatische toets (die naar verwachting voor weinig onduidelijkheid zal zorgen. Mocht er wel twijfel ontstaan, dan wordt het wijkbureau om advies gevraagd. Die hoort hierover een nader te bepalen vertegenwoordiging van de beheergroep. Het wijkbureau en de vertegenwoordiging van de beheergroep kunnen de organisator ook om een toelichting vragen. VTH neemt vervolgens op basis van het advies van het wijkbureau, een besluit. Bijlage 2: Evenementenkalender: na vaststelling toevoegen Bijlage 3: Omgevingskaartje: nog in de maak (LV) Thissen Communicatie Grasstraat 1 3572 TV 06 20 444 759 bank NL 75 ABNA 0514 1916 51 btw 1621 41 762 B 01 kvk 30149785