Organisatie en processen Uitdagingen, praktische overwegingen en succesfactoren EFFECTIEVE B2B-INTEGRATIE Het doel van demand supply chain management is om binnen die keten optimaal waarde te creëren en verspilling te reduceren door de vrijwillige coördinatie van de doelen en activiteiten van alle organisaties in de keten. Een effectieve business-to-business integratie is van essentieel belang voor de performance van die keten. Die performance beïnvloedt weer het concurrentievermogen van de aangesloten bedrijven. De auteur bespreekt een aantal bevindingen van een onderzoek naar B2B-integratie in Nederland en het Verenigd Koninkrijk. Daarnaast benoemt hij een aantal aspecten waarmee bedrijven rekening moeten houden wanneer zij een strategie voor B2B-data-integratie willen implementeren. DOOR MIKKO SOIROLA Binnen veel branches is er sprake van een uiterst sterke onderlinge afhankelijkheid tussen organisaties/bedrijven, hun klanten, partners en leveranciers. De manier waarop zij onderling communiceren en transacties uitvoeren binnen de keten is daardoor van grote invloed op hun bedrijfsprestaties. Veel organisaties kampen met problemen op het gebied van efficiëntie en reactievermogen Het mag daarom geen verbazing wekken dat een recente enquête onder 201 middelgrote tot grote ondernemingen in Nederland en het Verenigd Koninkrijk wees op een sterke correlatie tussen de effectiviteit van B2B-integratie enerzijds en de financiële prestaties en businessdevelopmentactiviteiten anderzijds. Veel organisaties kampen met problemen op het gebied van efficiëntie en reactievermogen. Ze geven vaak aan dat ze moeite hebben met aspecten als het koppelen met systemen van nieuwe partners, het onderling automatiseren van routinematige transacties, het beheer van uitzonderingen of simpelweg het bijbenen van het snelle veranderingstempo binnen de B2B-omgeving. Maar hoewel CEO, CFO en CIO zich bewust zijn van de gevolgen hiervan voor de operationele kosten, voor de bedrijfsvoering en besluitvorming, worden ze vaak geconfronteerd met een hele trits hindernissen die niet bepaald bemoedigend is. Wat is B2B-integratie? B2B-integratie draait in hoofdlijnen om de manier waarop bedrijven digitaal handel met elkaar drijven. Voor ons onderzoek concentreerden we ons op de volgende activiteiten: ~ Verwerking van routinematige transacties. De dagelijkse aanmaak, verzending, vastlegging en bevestiging van transactiegegevens, met inbegrip van facturatiegegevens. ~ Integratie van nieuwe partners. Het regelen van alles wat nodig is om zaken te kunnen doen met een specifieke (nieuwe) partner. ~ Uitwisseling van informatie over producten en diensten. De uniformering, overdracht en synchronisatie van gegevens, specificaties, afbeeldingen, informatie over de wet- en regelgeving enzovoort. ~ Uitzonderingsbeheer voor transacties. Het beheer van fouten, inconsistenties en uitzonderingen en daaraan gerelateerde escalatieprocedures en herstelacties. ~Aanvullende automatisering. Zorg dragen voor de integratie 12 APRIL 2013
van systemen van long-tail partners (partners met een groot aantal unieke producten met lage volumes), niet alleen die van veeleisende partners of partners met hoge volumes. ~ Inzicht in performance. Analyse van individuele leveranciers of het volledige leveranciersbestand, inclusief benchmarking. ~ Aanpassing aan de veranderende eisen. Wijzigingsverzoeken die verband houden met interne processen en systemen of partners. Dit is geen uitputtende lijst van alles wat op het gebied van B2B-integratie mogelijk is, maar het vormt wel een goed uitgangspunt voor het evalueren van de prestaties binnen verschillende branches. Onderzoekssamenvatting Het onderzoek (door Freeform Dynamics) werd in augustus 2012 voltooid. Voor dit onderzoek werd een telefonische enquête gehouden onder een uitgebalanceerde steekproef van 201 zakelijke en ICT-managers. De deelnemers werden geselecteerd op basis van hun betrokkenheid bij B2B-handelsactiviteiten. Bij deze selectie werd niet gekeken naar de geavanceerdheid van de B2B-processen en -systemen van hun organisatie. De steekproef bestond uit middelgrote tot grote ondernemingen in Nederland en het Verenigd Koninkrijk, die in vijf belangrijke sectoren actief zijn. Daarmee ontstond een beeld van De meeste B2B-transacties vereisen nog altijd een bepaalde mate van handmatige verwerking de B2B-handelsactiviteiten in twee van de belangrijkste West- Europese markten. De inrichting van de steekproef gaf het beeld dat is weergegeven in figuur 1. Composition of sample By geography United Kingdom Netherlands 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% By organization size More than 5000 employees 200 to 5000 employees 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% By respondent type Business respondents IT respondents 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% By industry Manufacturing Wholesale/distribution Retail Engineering/construction Financial services 0% 10% 20% 30% How would you describe your involvement in B2B integration? I have overall responsibility for activity in this area I actively participate in management and decision making 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% I work specifically in this area on a day to day basis Figuur 1 Inrichting van de steekproef APRIL 2013 13 WWW.FINANCE-CONTROL.NL
Considered overall, what proportion of transactions are captured into your systems without the need for manual transcription (re-keying) from source documents? 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% Pretty much all More than 75% 50% to 75% 25% to 50% 10% to 25% Less than 10% Figuur 2 De meeste B2B-transacties binnen organisaties vereisen nog steeds handmatige handelingen of data-invoering Stand van zaken Kort gezegd, kunnen de prestaties van bedrijven op het gebied van B2B-integratie worden gemeten naar de mate waarin zij de transacties binnen de toevoer- en vraagketen hebben geautomatiseerd. Hoewel je gezien de moderne ICT-mogelijkheden zou verwachten dat er sprake is van een hoge mate van automatisering, zeker in sectoren zoals de productie-industrie, transport en detailhandel, zien we op dit gebied een sterk afwisselend beeld (zie figuur 2). De meest veelzeggende conclusie die we uit figuur 2 kunnen trekken, is dat de meeste B2B-transacties nog altijd een bepaalde mate van handmatige verwerking vereisen. Slechts 5 van de 201 organisaties uit onze steekproef gaven aan dat ze alle handmatige transactiestappen hadden geautomatiseerd. Dit beeld strookt met wat we zien als we kijken naar de uiteenlopende transactiemechanismen die deze organisaties hanteren. Hoewel sommige bedrijven al wel gebruikmaken van geautomatiseerde systemen, is er nog altijd sprake van een sterke afhankelijkheid van communicatie via e-mail, en in Bedrijven scoren op efficiëntie vaak lager dan op snelheid een behoorlijk groot aantal gevallen zelfs van de uitwisseling van papieren documenten (zie figuur 3). Eveneens duidelijk is dat automatiseringsinitiatieven, voor zover daarvan sprake is, meestal zijn gericht op een deelverzameling van de ketenpartners. Gemiddeld genomen was minder dan de helft van het partnerbestand geïntegreerd (zie figuur 4). Dit beeld vormt een neerslag van de manier waarop veel bedrijven hun B2B-activiteiten op prioriteit indelen. Eerst concentreren zij zich op verplichte integraties, bijvoorbeeld wanneer een belangrijke klant aangeeft dat het gebruik van een bepaald invoicesysteem een voorwaarde is om zaken te doen. Ongeveer een derde van de respondenten noemt dan ook How much are the following mechanisms used to facilitate B2B transactions? 0% 20% 40% 60% 80% 100% Paper documents, e.g., sent by mail or courier Electronic documents sent as e-mail attachments Structured e-mails created in a pre-defined format Transaction via a web portal linked to your systems Transaction exchange via trading hub/marketplace Batch-based electronic data interchange (EDI) Real-time B2B connection between systems Primary Secondary Tertiary No use Figuur 3 Terwijl er automatische processen gebruikt worden, zijn organisaties nog steeds afhankelijk van e-mailcommunicatie en papieren documenten 14 APRIL 2013
How many of your trading partners would you say are integrated, i.e., able to transact in a structured electronic manner? 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% Pretty much all More than 75% 50% to 75% 25% to 50% 10% to 25% Less than 10% None Figuur 4 B2B-integrationinspanningen zijn vaak gefocust op enkele partners, bijvoorbeeld op veeleisende klanten en grote leveranciers druk vanuit belangrijke handelspartners om elektronische transacties te faciliteren als de beweegreden achter activiteiten op het gebied van B2B-integratie. Het komt ook veel voor dat er sprake is van een hoog aantal transacties voor een specifieke partner. In dergelijke gevallen kan de introductie van een bepaalde mate van automatisering, zelfs als het gaat om integratie met slechts één specifieke partner, de zaken al behoorlijk verbeteren. Wanneer we op een meer globaal niveau (dat wil zeggen voor het hele partnerbestand) kijken naar factoren zoals de snelheid en efficiëntie van kernprocessen binnen B2B-integratie, zien we een zeer gevarieerd beeld. Hoewel sommige bedrijven prima scoren op dit gebied, hebben veel organisaties er moeite mee om een goede prestatie neer te zetten (zie figuur 5). Opvallend is hier het verschil tussen snelheid en efficiëntie. Bedrijven scoren op efficiëntie vaak lager dan op snelheid. Dit beeld strookt met het feit dat organisaties nog altijd gebruikmaken van een groot aantal handmatige verwerkingsmethoden, oftewel processen die in veel gevallen erg arbeidsintensief zijn. Een dergelijke afhankelijkheid van menselijke tussenkomst leidt echter niet alleen tot problemen als inefficiëntie en Bevorderen van e-invoicing staat hoog op de beleidsagenda van de meeste G20-landen een gebrekkig reactievermogen. Handmatige processen zijn over het algemeen foutgevoeliger en moeilijker om te wijzigen of verbeteren (bijvoorbeeld in vergelijking met op regels gebaseerde software). Hetzelfde geldt voor de bewaking van deze processen en de rapportage daarover. Als we kijken naar de capaciteit en prestaties van bedrijven op dit Thinking of how well things work, how would you rate your current B2B processes and systems in relation to the following? Speed of process Efficiency of process 0% 20% 40% 60% 80% 100% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Partner on-boarding Product/service info exchange Transaction handling Exception handling 5 (Optimal) 4 3 2 1 (Very poor) Figuur 5 De efficiency van kern-b2b-ketenprocessen varieert bij een grote afhankelijkheid van handmatige processen APRIL 2013 15 WWW.FINANCE-CONTROL.NL
Thinking of how well things work, how would you rate your current B2B processes and systems in relation to the following? 0% 20% 40% 60% 80% 100% Accuracy reliability of transaction handling Response to internal change requests Response to external change requests Analysis of individual partner performance Analysis of performance across partner base Benchmarking against other organisations 5 (Optimal) 4 3 2 1 (Very poor) Figuur 6 Het bewijs is sterk dat meer foutgevoelige handmatige processen moeilijker aan te passen, te monitoren en te rapporteren zijn gebied, is er dan ook opnieuw sprake van een zeer wisselvallig beeld (zie figuur 6). Moderne technologie kan hierin uitkomst brengen. Dit geldt vooral voor B2B-platforms die een kader creëren dat ondersteuning biedt voor uiteenlopende methoden voor communicatie en gegevensuitwisseling, maar op basis van een consistente reeks van regels, workflows, informatiekaarten, back-end-integraties en analysetools. Systemen voor e-invoicing vormen een goed voorbeeld hoe financiële professionals kunnen beginnen met de integratie van hun ketenpartners. Dit is een veel efficiëntere aanpak dan het aloude proces van het afdrukken van facturen, ze handmatig accorderen, in een envelop stoppen en op de bus doen. Een e-invoicingoplossing stelt organisaties in staat om hun in- en verkoopprocessen eenvoudig, flexibel en kostenefficiënt te automatiseren. Bovendien kunnen ze profiteren van voordelen als kortere verwerkingstijden voor facturen en een betrouwbaarder en transparanter facturatieproces. Ga liever in zee met een specialist op het gebied van data-integratie dan met een generalistische dienstverlener Argumenten voor e-invoicing Bevorderen van e-invoicing staat hoog op de beleidsagenda van de meeste G20-landen, in het bijzonder in Europa en Noord- en Zuid-Amerika. Voor veel van deze landen vormen bezuinigingen nog altijd een belangrijke drijfveer, en met de implementatie van e-invoicing kunnen zij aanzienlijke kostenbesparingen realiseren in de backoffice in plaats van te moeten snijden in de publieksgerichte dienstverlening. Voor andere landen speelt een effectievere regulering van de grijze markt een belangrijke rol. Hierdoor groeit het aantal stringente, door de overheid gecontroleerde e-invoicingprogramma s. In de Europese Unie werd op 1 januari 2013 een nieuwe richtlijn van kracht, die voorschrijft dat alle lidstaten dezelfde juridische status moeten toekennen aan elektronische facturatie als aan papieren facturen. De regelgeving op het gebied van auditing en compliance vereist dat bedrijven steeds meer informatie moeten verzamelen, tegen relevante gegevens afzetten en op eenvoudige wijze inzichtelijk maken. Het is veel makkelijker om via elektronische weg aan deze eisen te voldoen. Daarmee vervult deze richtlijn een katalysatorrol: hij zet veel bedrijven aan om hun factureringsstrategie te herzien. Als u voor deze strategie gaat, is het raadzaam om te kiezen voor een leverancier van oplossingen voor data-integratie die u de mogelijkheid biedt om het volledige proces te beheren en overzicht te krijgen op de complete toevoerketen. Door gebruik te maken van één platform dat u integraal overzicht op deze processen biedt, kunt u de operationele efficiëntie aanzienlijk verbeteren. En als u geïnteresseerd bent in data-integratie is een e-invoicingoplossing die rekening houdt met alle mogelijke juridische aspecten het beste uitgangspunt. E-invoicing kan u de zorg voor de hele facturatieketen uit handen nemen. Het enige wat u nog hoeft te doen, is de betalingen accorderen. Daarnaast kunt u een beroep doen op een B2B-dienstverlener om complianceproblemen uit te weg te ruimen die risico s voor uw bedrijf zouden kunnen opleveren. Zo kunt u advies inwinnen over de wettelijke eisen op het gebied van facturatie waaraan uw onderneming moet voldoen. De kans op winstderving en reputatieverlies is te groot om aan dit soort aspecten voorbij te gaan. De beste oplossing is dan ook om te kiezen voor een in 16 APRIL 2013
de praktijk bewezen oplossing die auditeerbaar is en aan de eisen van de wet- en regelgeving voldoet. Zes overwegingen Voor degenen onder u die hun concurrentievoorsprong niet willen verliezen en de voordelen van B2B-data-integratie willen verkennen, hebben we de bevindingen van het onderzoeksrapport samengevat in zes belangrijke punten, waarmee het management rekening moet houden om optimaal te kunnen profiteren van de grotere efficiency en kostenbesparingen die gepaard gaan met het optimaliseren van B2B-data-integratie: 1. Evalueer de businesscase De les die hier geleerd moet worden, is dat bedrijven verder moeten kijken dan hun neus lang is. Ze moeten goed nadenken over de gevolgen van een geoptimaliseerde omgeving voor B2B-integratie en het verbeterde inzicht in de bedrijfsvoering dat daarmee gepaard gaat. Er kunnen forse kostenbesparingen worden gerealiseerd doordat tijd wordt vrijgemaakt, er minder voorraden hoeven worden aangehouden, een beter gefundeerde besluitvorming mogelijk wordt, beslissingen sneller en flexibeler ten uitvoer kunnen worden gebracht en de risico s tot een minimum worden beperkt. 2. Ga voor een strategie die op inclusiviteit en samenwerking is gebaseerd Streef van meet af aan een harmonieuze integratie met zo veel mogelijk partners na. Hoe breder de reikwijdte van B2B-integratie, des te groter uw kansen om de efficiëntie, het reactievermogen, de flexibiliteit en het overzicht te verbeteren. 3. Zorg dat u uw eigen interne bedrijfssystemen op orde heeft Het heeft weinig zin om de hele keten van orderverwerking, transport, facturatie en betaling te automatiseren als uw interne bedrijfssystemen een onvoldoende scoren. Een effectieve B2B-integratie staat of valt met een doordachte automatisering en uitwisseling van informatie en documenten en het vermogen om alle informatiestromen te volgen. Uw interne bedrijfssystemen vormen zowel de uiteindelijke bron als de bestemming van alle elektronische documenten, transactiebestanden en gegevens over producten of diensten. Deze systemen omvatten uw CRM-, ERP-, SCM- en andere kernsystemen en de daaraan gerelateerde databases en informatiesilo s. 4. Ga na welke bedrijfsmiddelen en investeringen nodig zijn Vaak gaan bedrijven aan de slag met integratieprojecten onder druk of aanmoediging van belangrijke partners. Het gevaar is echter dat dit resulteert in een reactieve en gefragmenteerde aanpak, en daarmee onsamenhangende systemen/gegevens en een inefficiënte investering. U kunt dergelijke problemen vermijden door eerst de verschillende verantwoordelijkheden voor de B2B-prestaties goed in kaart te brengen. Zorg er bovendien voor dat u voldoende interne kennis en vaardigheden in huis heeft en adequate middelen en budgetten toekent. 5. Zorg voor evenwicht tussen interne mogelijkheden en ondersteuning door een dienstverlener B2B-integratie draait om maatoplossingen die een elektronische koppeling met de systemen van belangrijke klanten of leveranciers mogelijk maken. Hoewel dergelijke op maat ontwikkelde koppelingen waardevol kunnen zijn in de context van een specifieke bedrijfsrelatie, zijn ze vaak onpraktisch in de context van de hele keten. Vaak is de slimste aanpak om gebruik te maken van een combinatie van intern beheerde B2B-platforms, die alle kunnen communiceren met gedeelde systemen die door een dienstverlener worden beheerd. Op deze manier hoeft u niet steeds opnieuw het wiel uit te vinden. Zo kunt u ook alle integratiepunten op een meer consistente en gestroomlijnde wijze realiseren. Verschillen kunnen in dit verband worden opgelost en beheerd door het toekennen van metadata en een op regels gebaseerde workflow. Ga liever in zee met een specialist op het gebied van data-integratie dan met een generalistische dienstverlener. Met de juiste partner kunt u een maximale return on investment waarborgen. 6. Verbeterd risicobeheer Zeker banken zouden meer gebruik moeten maken van oplossingen voor data-integratie. Op die manier kunnen ze beter gefundeerde en minder riskante beslissingen nemen bij het verstrekken van leningen. Door een verbeterd overzicht op de toevoerketen en bedrijfsvoering van hun klanten kunnen ze potentiële problemen in een vroeger stadium identificeren en het risicobeheer sterk vereenvoudigen. Datzelfde geldt voor de gewone ketenpartners. Iedereen die betrokken is geweest bij het koppelen van ketensystemen weet dat het niet alleen draait om branchestandaarden, middleware en de innovatieve mogelijkheden van de cloud. Net als bij de implementatie van elk nieuw bedrijfsproces is uw succes afhankelijk van het formuleren van de juiste doelstellingen, het leggen van de juiste basis en de optimale betrokkenheid van uw team en het management. Mikko Soirola is vicepresident van Liaison Technologies. Liaison biedt integratie en consultancy diensten aan voor een veilige integratie, transformatie en verrijking van complexe business informatie; onder andere SEPA-oplossingen die ervoor zorgen dat bedrijven binnen enkele dagen SEPA-compliant zijn. Als u nog niet eerder hebt nagedacht over het optimaliseren van de B2B-data-integratie, dan is het volledige rapport http://liaison. com/resource-center/analyst-reports/effective-b2b-integration een aanrader. APRIL 2013 17 WWW.FINANCE-CONTROL.NL