Bijlage 7 Kwaliteit en open vragen Het interview Kwaliteit en open vragen Naast de gestelde eisen uit de onderhavige aanbesteding is de opdrachtgever op zoek naar een opdrachtnemer die haar gedurende de periode van de overeenkomst kan voorzien van veel toegevoegde waarde. Hoe meer toegevoegde waarde een inschrijver biedt, hoe hoger zij op dit onderdeel scoort. Alle antwoorden van een inschrijver dienen realistisch en uitvoerbaar te zijn. Een honorering van de antwoorden zal nimmer leiden tot een verplichte afname van datgene wat inschrijver heeft ingediend. De beantwoording dient u toe te voegen aan uw inschrijving. NOTE: Iedere beantwoording moet betrekking hebben op de onderhavige opdracht en op de organisatie van de opdrachtgever. Bij het beantwoorden van de kwaliteit en de open vragen dient u te letten op het volgende: - Als het maximaal aantal pagina s overschreden wordt, zal de beoordelingsgroep alleen het toegestane aantal pagina s beoordelen, afhankelijk van wat er wordt gevraagd en tellend vanaf de eerste pagina. - U dient bij de beantwoording van de kwaliteit en de open vragen minimaal een fontgrootte van 10 punten aan te houden. - U dient de beantwoording van de kwaliteit en de open vragen toe te voegen bij uw inschrijving via TenderNed als een leesbaar en niet beveiligd Pdf bestand. 1
Voor het subcriterium kwaliteit en open vragen van deze bijlage geldt: Totaal kan de inschrijver een maximale waarde van 30.000,- behalen op de beoordeling van de kwaliteit en de open vragen. Op basis van consensus zal de waarde per open vraag bepaald worden. De som van de waardes per vraag vormt de totaalwaarde voor dit subcriterium. Dit kan dus een andere totaalwaarde dan hierboven beschreven gaan opleveren! Om inzage te geven hoe dit tot stand komt hebben wij het beoordelingsformulier bijgevoegd als bijlage (beoordelingsformulieren kwaliteit en open vragen, bijlage 9a). NOTE: U dient de beantwoording van de open vragen te anonimiseren (dus geen (bedrijfs)naam of logo s!), er mag in geen geval te herleiden zijn welke inschrijver de beantwoording heeft gegeven. Indien er wel een naam/tekst/verwijzing of andere herleiding staat beschreven, zal deze zwart worden gemarkeerd voordat de beantwoording naar de beoordelaars worden verzonden. 1.1 Rapportagevorm (kwaliteit) Inschrijver dient te beschrijven op maximaal 20 A4 (toe te voegen op TenderNed) op welke wijze rapportages worden opgesteld. Inschrijver laat minimaal een voorbeeld zien van 1 concept type management letter en 1 concept accountantsverslag van een VO-organisatie. 1.2 Plan van aanpak (open vraag) De opdrachtgever hecht veel waarde aan een zo geruisloos mogelijke overgang van de huidige accountant naar een nieuw te selecteren accountant. Inschrijver dient te beschrijven op maximaal 2 A4 (toe te voegen op TenderNed) op welke wijze ze haar dienstverlening gaat opstarten, zich de dossierkennis eigen gaat maken en wanneer zij wat gaat uitvoeren om de gevraagde kwaliteit en uitvoering te kunnen garanderen en wat verwacht u op welk niveau van de opdrachtgever aan inspanningen? 1.3 Continuïteit van de dienstverlening en teamsamenstelling (open vraag) Opdrachtgever hecht veel waarde aan vaste contactpersonen en teamsamenstelling. Inschrijver dient te beschrijven op maximaal 2 A4 (toe te voegen op TenderNed) op welke wijze zij de continuïteit van het adviesteam en van de dienstverlening zelf maximaal zal waarborgen. Inschrijver beschrijft daarbij minimaal hoe zij de dossierkennis over de 2
opdrachtgever waarborgt. Daarnaast beschrijft inschrijver hoeveel onderwijsdeskundigen zij in dienst heeft om de kwaliteit en continuit te kunnen waarborgen. De teamsamenstelling moet worden beschreven, waarbij minimaal beschreven dient te worden over hoeveel relevante onderwijservaring de teamleden beschikken. 1.4 Werkwijze jaarrekening (open vraag) Inschrijver dient te beschrijven op maximaal 4 A4 (toe te voegen op TenderNed) hoe zij samenwerkt met de opdrachtgever (inspanning, werkwijze, doorlooptijd, teamsamenstelling en wat vraagt de inschrijver van opdrachtgever) inzake alle diensten zoals beschreven in de omvang van levering in het aanbestedingsdocument. Een voortvarende afwikkeling van openstaande controle - items is hierbij van groot belang. 1.5 Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen (open vraag) Inschrijver dient te beschrijven op maximaal 1 A4 (toe te voegen op TenderNed) hoe zij duurzaamheid en maatschappelijk ondernemen toepast in haar dienstverlening zoals gevraagd in deze aanbesteding. 3
Beoordelingskader en bijbehorende waarden: 1.1 Management 1.1 Accountantsverslag 1.2 Plan van 1.3 Continuïteit 1.4 werkwijze 1.5 mvo/duurzaamheid letter aanpak jaarrekening Onvoldoende Uitsluiting Uitsluiting Uitsluiting Uitsluiting Uitsluiting 0,00 Matig 500,00 500,00 1.000,00 2.500,00 1.000,00 500,00 Voldoende 1.250,00 1.250,00 2.500,00 5.000,00 2.500,00 1.000,00 Goed 2.500,00 2.500,00 3.500,00 7.500,00 3.500,00 1.500,00 Uitmuntend 5.000,00 5.000,00 5.000,00 10.000,00 5.000,00 2.000,00 4
Het interview Om vast te kunnen stellen dat de inschrijver beschikt over deskundige adviseurs en medewerkers om de (nadere) opdrachten te kunnen uitvoeren zal inschrijver worden uitgenodigd voor een interview. Minimaal aanwezig dienen te zijn de volgende niveaus (dit kan eenzelfde persoon zijn): Strategisch contactpersoon: Partner, accountant RA Tactische uitvoering: teamleider De persoon/personen die inschrijver laat deelnemen aan het interview dienen dezelfde personen te zijn die na een eventuele gunning de nadere opdrachten ook zelf (mede) gaan uitvoeren. Als (dan of later) blijkt dat dit niet dezelfde personen zijn kan GSF besluiten de inschrijver uit te sluiten van verdere deelname of in een latere fase de overeenkomst per direct (zonder enige vergoeding te hoeven verstrekken) te ontbinden. Mocht er zich een situatie voordoen dat 1 of meer geïnterviewde personen op een bepaald moment niet meer werkzaam of verbonden (middels combinatie of onderaanneming) zijn bij de inschrijver dan behoudt GSF zich het recht voor om eerst de nieuwe contactpersonen / uitvoerders te accepteren. Zij dienen over minimaal dezelfde competenties te beschikken en GSF wil een juiste klik hebben met deze eventueel nieuwe uitvoerder(s) / contactperso(o)n(en). Mocht er sprake zijn van een dan ongewenste situatie zal GSF de opdrachtnemer in staat stellen om binnen een termijn van 2 kalendermaanden andere (wel geschikte) personen voor te stellen. De beoordelaars zullen vragen stellen, deze vragen zijn opgesteld VOOR publicatie van deze aanbesteding en in bewaring gesteld bij het begeleidende adviesbureau. De beoordelingsgroep wil voldoende vertrouwen in het kennisniveau van het adviesteam krijgen, een toelichting op de beantwoording van gestelde open vragen en men wil een het adviesteam van de inschrijver op alle niveaus binnen de GSF organisatie ne haar scholen kan communiceren. Doorslaggevend zal hierin zijn of de inschrijver in staat is om voldoende kwalitatief de beoogde opdracht te kunnen uitvoeren en inderdaad beschikt over de kerncompetenties en de beantwoording van de vragen en antwoorden. Het interview duurt maximaal 60 minuten. Installatietijd, opstarten PC/MAC en voorbereiden mag maximaal 5 minuten duren, tenzij de technische oorzaak bij GSF te vinden valt. Inschrijver dient gebruik te maken van een aanwezige VGA-kabel voor het interview. Inschrijver krijgt maximaal 5 minuten voor een bedrijfspresentatie. Inschrijver mag dit onderdeel ook overslaan aangezien dit niet zal worden meegenomen in de beoordeling. Vervolgens mag inschrijver maximaal 20 minuten gebruiken voor een nadere 5
toelichting van de beantwoording van de open vragen. Na deze nadere toelichting zullen de beoordelaars vragen aan de inschrijver / adviesteam stellen. Deze vragen zijn voor iedere inschrijver gelijk. Het kan wel voorkomen dat er een verdiepingsvraag gesteld wordt die specifiek betrekking heeft op de gevraagde adviesdiensten. Deze verdiepingsvragen worden eventueel gesteld om een betere beoordeling mogelijk te maken. 60 minuten totaal: 5 minuten installatie 5 minuten bedrijfspresentatie maximaal 20 minuten nadere toelichting beantwoording open vragen maximaal 30 minuten vraag en antwoord Voor de opdrachtgever is het van groot belang dat het adviesteam van de inschrijver voldoende vakkennis heeft van assurance werkzaamheden (bekostiging), jaarrekeningen respectievelijk jaarverslag, de sector Voortgezet Onderwijs (inclusief passend onderwijs), kennis van relevante wetten en regelgeving en of inschrijver op alle niveaus binnen de GSF-organisatie en haar scholen kan communiceren. De beoordelingscommissie zal het interview beoordelen op de onderstaande items: Beoordelingsformulier Te behalen punten op basis van consensus HET INTERVIEW 1. De mate van nadere toelichting van de beantwoording van de open vragen. 5 maximaal, 2. De mate van kennis van Voortgezet onderwijs. 5 maximaal, 3. De mate van kennis van jaarrekeningen. 5 maximaal, 4. De mate van kennis van bekostigingscontrole 5 maximaal, 5. De mate van kennis van wetten en regelgeving. 5 maximaal, 6. De mate van op alle niveaus binnen GSF kunnen communiceren en samenwerken. 5 maximaal, Eindscore interview: het totaal van alle beoordeelde items maximaal 30 6
De leden van de beoordelingsgroep zullen onafhankelijk van elkaar de bovenstaande items beoordelen. De beoordeling per item zal plaatsvinden op basis van: 1 = Onvoldoende 2 = Matig 3 = Voldoende 4 = Goed 5 = Uitmuntend Na deze beoordeling zal de consensus score van alle items worden opgeteld, dit zal leiden tot een eindscore voor het interview. Op dit subcriterium dient de inschrijver minimaal een gemiddelde eindscore van 3 punten per item (dit is de minimale eis oftewel kwaliteitsnorm) te behalen. Indien op 1 of meer items de score lager is, zal de inschrijver uitgesloten worden van verdere beoordeling en zal de inschrijving terzijde worden gelegd. De scores zullen worden afgerond op 2 decimalen, dit betekent bij een eindscore van bijvoorbeeld 2,99 dat de inschrijver zal worden uitgesloten. De waarde voor het criterium INTERVIEW komt tot stand door de eindscore te vermenigvuldigen keer 1.000,- (maximaal te behalen waarde bedraagt 30.000,-). Om inzage te geven hoe de scores tot stand komen hebben wij het beoordelingsformulier bijgevoegd als bijlage 9b. De interviews zullen plaatsvinden conform de planning van hoofdstuk 2.1 van het aanbestedingsdocument (inschrijver zal hiervoor tijdig een nadere uitnodiging ontvangen) op locatie van de opdrachtgever in Bussum. 7