Onkostenbeleid Stedin Groep Versie 1.2 HR.PDF.ST.006.02.17
Onkostenbeleid Stedin Groep 1 vergoedt onkosten die je maakt bij de uitoefening van je functie. In paragraaf 1 lees je welke onkosten we vergoeden en in paragraaf 2 hoe je die onkosten kunt declareren. Maak je vaak dezelfde onkosten dan ontvang je mogelijk een vaste kostenvergoeding. Hierover lees je in paragraaf 3. Voor de naleving van het onkosten beleid gelden de regels uit de Gedragscode van Stedin Groep. Kort gezegd houdt de Gedragscode voor declaraties in dat jij je als een goed medewerker gedraagt en je bewust bent van zakelijke uitgaven. Eventuele oneigenlijke declaraties zonder een zakelijk karakter die geconstateerd worden, worden volgens de Gedragscode behandeld. 1. Welke onkosten mag je declareren? In principe mogen alle zakelijke onkosten gedeclareerd worden. De onkosten die je declareert moeten als noodzakelijke kosten kunnen worden beschouwd in verband met je werk. Per onkostensoort zijn er verschillende eisen, maar in algemeen kan je de volgende hoofdregel aanhouden: Hoofdregel: Iedere medewerker kan zakelijke onkosten (die niet al zijn vergoed via een vaste kostenvergoeding), iedere maand declareren via HR Plaza (Mijn HR). Declaraties behoren volledig en leesbaar ingevuld te worden en komen uitsluitend voor afhandeling in aanmerking wanneer ze zijn voorzien van de juiste rekeningen, bonnen en/of kwitanties. In het declaratiesysteem wordt je gevraagd diverse velden in te vullen om te zorgen dat de onkosten deugdelijk zijn onderbouwd: de datum van betaling; externe partijen/personen of betrokken collega s zijn aangegeven; het zakelijk doel voor de kosten; de locatie; bij reisvergoedingen: de vertreklocatie, bestemming en afstand (voor kilometervergoedingen); In de bijlage de juiste rekening, bon en/of kwitantie toevoegen. Het overzicht op de volgende pagina is een samenvatting van de diverse bedrijfsregelingen die gelden binnen Stedin Groep en geeft richting bij het declareren van onkosten. Voor de volledige teksten verwijzen we naar de volgende bedrijfsregelingen: Regeling reizen en verblijven, voor reiskosten en kosten die verband houden met reizen (RR) Regeling werktijden, overwerk en verlof (RWOV) Type onkosten Declareren van een zakelijke maaltijd RWOV 3.5 RR 4.2 Verblijfskosten buitenland RR 3.7 RR 4 Opleidingskosten Omschrijving en vereisten Externe werklunches en zakelijke diners met collega s, klanten en/of adviseurs. De werkelijke kosten van de zakelijke maaltijd worden vergoed. Overwerkmaaltijden (na reguliere werktijden): De omschrijving is essentieel bij het declareren van zakelijke maaltijden. Kosten van consumpties onderweg (koffie, thee, lunch e.d.) Kosten die gemaakt zijn tijdens een dienstreis, zoals: Hotelovernachtingen. Maaltijden. Taxikosten. Parkeerkosten op vliegvelden. Voorschriften betreffende buitenlandse dienstreizen zijn van toepassing. Daarbij is vooraf toestemming noodzakelijk van je leidinggevende. Kosten die samenvallen met een opleiding en/of cursus. 1 Stedin groep is Stedin Holding N.V. dan wel de onder haar ressorterende andere vennootschappen en de tot deze vennootschappen behorende business units. 2
Zakelijk reizen OV RR 2.1 Woon-werk OV RR 2.2.7 Zakelijke kilometers met de privé auto RR 4.4.1 Parkeerkosten Privé auto RR 4.7 Parkeerkosten Bedrijfs- /leaseauto RR 4.7 Reisuren RR 2.1.4 RR 4.5.2 Afdelingsuitje Geschenken aan medewerkers Overige afdelingskosten Reis-uren RR 2.1 RR 3.6 Zakelijke Reiskosten voor de opleiding en/of cursus Eventuele overnachting in hotel voor de opleiding en/of cursus Opleiding- en/of cursusmateriaal (bijvoorbeeld literatuur) Voor een opleiding is vooraf toestemming nodig van leidinggevende. Meer informatie over opleidingen vind je op HR Plaza. Reis je voor je werk met het openbaar vervoer We vergoeden de OV kosten op basis van 2 e klasse, tenzij je reist met een door ons verstrekt OV Vrij abonnement of een zakelijke NS Business Card. OV kosten voor woon-werk verkeer vergoeden we alleen tijdelijk in uitzonderingssituaties. In uitzonderlijke gevallen, na voorafgaande toestemming van je leidinggevende, mag je een privé auto gebruiken voor zakelijk verkeer. In dat geval vergoeden we de door jou gereden zakelijke kilometers op basis van 0,25 per kilometer. De hoogte van de vergoeding bereken je op basis van de snelste reisafstand tussen je vertrekpunt en de werklocatie volgens de ANWB routeplanner Vertrek je van je woonadres en ontvang je een woon-werk kilometervergoeding dan breng je jouw woon-werk kilometers in mindering op je zakelijke kilometers Medewerkers met een lease of bedrijfsauto kunnen geen zakelijke kilometers declareren In het declaratiesysteem wordt onderscheid gemaakt tussen parkeerkosten voor bedrijfsauto s en leaseauto s (Parkeerk. Bedrijfsauto ed) en parkeerkosten voor privé auto s (Parkeerk. privéauto e.d.). Medewerkers met een leaseauto mogen uitsluitend zakelijke parkeerkosten declareren als zij geen vaste onkostenvergoeding ontvangen Stedin Groep gaat uit van reizen met openbaar vervoer en dat parkeerkosten dus slechts beperkt voorkomen. In het uitzonderlijke geval dat toch parkeerkosten worden gemaakt, zullen deze worden vergoed mits de kosten redelijk zijn Je hebt geen recht op reistijdvergoeding tenzij je onder de overwerkgrens valt en je reistijd meer dan een uur bedraagt doordat je op verschillende locaties werkt, of je normale reistijd door omstandigheden is verlengd met een half uur Je kunt als leidinggevende een afdelingsuitje/sociale activiteiten organiseren. Deelname moet openstaan voor tenminste 75% van de medewerkers van je afdeling. Ook moet de activiteit een gezamenlijk karakter dragen. Cadeaubonnen, gebak bij een jubileum/verjaardag, afscheid-, verjaardags-, kraam-, huwelijkscadeau Bij het declareren van een geschenk voor een medewerker dien je aan te geven welke medewerker het betreft en de reden voor het geven van het geschenk Bij algemene afdelingskosten gaat het om de volgende kosten: klein materiaal voor de uitvoering van je functie (in overleg met leidinggevende) uitgaven voor kantoorbenodigdheden Je hebt recht op reiskostenvergoeding, niet op reistijdvergoeding, tenzij je onder de overwerkgrens valt, en: je reistijd meer dan een uur bedraagt doordat je op verschillende locaties werkt, of je normale reistijd door omstandigheden is verlengd met een half uur 3
2. Hoe kan je onkosten declareren? Onkosten declareren kan via het online declaratieprogramma van Stedin Groep: beschikbaar via HR Plaza! Mijn HR. Onkosten kunnen via het volgende proces worden gedeclareerd: Scannen betalingsbewijs Invoeren in declaratiesysteem Goedkeuring leidinggevende Uitbetaling bij eerstvolgende salarisbetaling -Scannen- -Invoeren- -Goedkeuren- -Betalen- Onder Mijn HR vind je de optie Afrekeningsgegevens en daaronder Onkosten. Dit veld geeft je inzicht in de status van gedeclareerde onkosten (of je leidinggevende ze al heeft goedgekeurd) en hier kun je nieuwe onkostendeclaraties toevoegen. De onkosten zijn ingedeeld in categorieën zoals beschreven in de vorige paragraaf. Je vult de benodigde informatie in, voegt de bijlagen toe en kan de onkostendeclaratie dan door een klik op de knop naar je leidinggevende sturen. 3. De vaste kostenvergoeding (voor een beperkte groep medewerkers) Medewerkers die vaak dezelfde soort zakelijke kosten maken mogen we van de Belastingdienst een onbelaste, vaste kostenvergoeding betalen. Zo voorkomen we ingewikkelde verwerking van kleine uitgaven. Onder kleine uitgaven verstaan wij voornamelijk uitgaven onder de 20. De vaste kostenvergoeding wordt tegelijk met het salaris uitbetaald. Hoofdregel: Ontvang je de vaste kostenvergoeding dan mag je geen kleine kosten declareren. Je hoeft voor deze kleine uitgaven geen bonnetjes/aankoop bewijzen te bewaren. Periodieke steekproef Bij het verstrekken van een vaste kostenvergoeding heeft Stedin Groep de verplichting om voldoende aannemelijk te maken dat de kosten in verband met jouw dienstbetrekking zijn gemaakt en dat de vergoeding tot dekking van de reële kosten hebben gediend. Om betrouwbaar te kunnen zijn, heeft de vaste kostenvergoeding een actuele onderbouwing nodig. Daarvoor doen wij periodiek een steekproef waarbij wij een kleine groep medewerkers vragen gedurende 3 maanden de kosten te registreren. In geval de belastingdienst, na controle, niet akkoord is met bovenstaande vaste kostenvergoeding, wordt deze aangepast. Na de vaststelling van de kostenvergoedingen, zijn eerder vastgestelde vaste kostenvergoeding niet meer van toepassing. Momenteel gelden de volgende bedragen voor de kwalificerende groepen. Kwalificerende groepen: GROEP A GROEP B GROEP C GROEP D H4 > H3 Specialisten en Buitendienst Projectmanagers (RR 4.3) Totaal netto vergoeding: 115,- 68,- 68,- 50,- Arbeidsongeschiktheid Als jij je werkzaamheden (tijdelijk) niet kunt uitvoeren vanwege arbeidsongeschiktheid dan loopt de betaling van de onkostenvergoeding door in de maand van je ziekmelding en de maand die daarop volgt. Ben je op de 1e dag van de daaropvolgende maand nog arbeidsongeschikt dan zetten we de onkostenvergoeding tijdelijk stop. We hervatten de onkostenvergoeding weer per de 1e dag van de maand die volgt op de maand waarin jij je (gedeeltelijk) hersteld hebt gemeld. Je krijgt geen compensatie voor het stopzetten van je onkostenvergoeding, wel mag je in die periode zakelijke onkosten declareren. 4
Langdurige afwezigheid Neem je gedurende een aangesloten periode voltijd verlof op voor zwangerschaps- en bevallingsverlof, adoptieen pleegzorgverlof, ouderschapsverlof of onbetaald verlof (zoals langdurend zorgverlof, buitengewoon zorgverlof, levensloopverlof en sabbatical), dan zetten we de onkostenvergoeding voor de duur van je verlof stop. Neem je dit verlof in deeltijd op, dan passen we de onkostenvergoeding aan naar evenredigheid van het werktijdpercentage voor de dagen die je naast je verlof blijft werken. 5