Voorschriften bij declaraties 1

Transcriptie

1 Voorschriften bij declaraties 1 A) Algemeen B) Vergoeding kosten en criteria 1) Dienstreizen en verblijfkosten binnenland 2) Dienstreizen en verblijfkosten buitenland 3) Telefonie en internetaansluitingen 4) Representatie 5) Onderwijs / leermiddelen / functie-uitoefening 6) Overige onkosten C) Uitvoering en administratie declaratie 1) Indiening 2) Controle 3) Uitbetaling 1 Voorschriften zijn vastgesteld in september 2006 Voorschriften bij declaraties (september 2006) Pagina 1 van 7

2 A) Algemeen Voor vergoeding van kosten die de medewerker maakt t.b.v. de HvA of vanwege zijn/haar functieuitoefening, baseert de HvA zich op de cao-hbo, op wettelijke en fiscale voorschriften en op de HvA- Procuratieregeling 1. Medewerkers die vanwege hun functie een vaste maandelijkse onkostenvergoeding ontvangen, kunnen deze kosten niet opnieuw declareren. 2 Kosten kunnen alleen worden gemaakt als de budgethouder vooraf toestemming heeft gegeven. Kosten worden alleen vergoed als het juiste declaratieformulier volledig en digitaal is ingevuld, ondertekend door de medewerker en de budgethouder 3 en voorzien is van originele bonnen, nota s en andere relevante bewijsstukken. Declaraties moeten uiterlijk binnen twee maanden na afloop van het boekjaar waarin de kosten zijn gemaakt zijn ingediend (dus uiterlijk op 28 februari voor kosten uit het voorgaande jaar). Om de administratieve last voor de hogeschool te beperken worden medewerkers verzocht om kleinere bedragen te verzamelen en het declareren te beperken tot één of enkele keren per jaar. B) Vergoeding kosten en criteria 1) Vergoeding kosten dienstreizen en verblijf binnenland T.b.v. de uitoefening van de functie kan het noodzakelijk zijn dat een medewerker moet reizen naar een andere plaats of locatie. Hierbij wordt het uitgangspunt gehanteerd dat het vertrek- en eindpunt van de reis de werklocatie van de medewerker is. Als een medewerker werkzaam is op meerdere vestigingen, dan is het vertrek- en eindpunt die locatie waar de medewerker zich volgens het reguliere rooster en/of planning bevindt. Indien medewerker de dienstreis aanvangt en/of eindigt bij de woning, dan worden alleen en alleen indien van toepassing die kosten vergoed, die de medewerker méér heeft gemaakt dan de reguliere kosten voor woon-werkverkeer. a) Dienstreizen per openbaar vervoer Op basis van de cao-hbo, hoofdstuk I, artikel 7a, worden alle noodzakelijk te maken kosten 4 voor dienstreizen per openbaar vervoer vergoed. Tevens moet rekening worden gehouden met de volgende voorschriften: kosten voor vervoer per trein worden vergoed tot het kostenniveau van de 2 e 5 klasse ; kosten voor vervoer per bus, tram en metro worden vergoed; kosten van een OV-jaarkaart, trajectkaart, kortings- of voordeelurenkaart worden niet vergoed; kosten van een fietsenstalling bij station of openbaar vervoervoorziening worden niet vergoed. b) Dienstreizen per eigen motorvoertuig Als het reizen met het openbaar vervoer niet mogelijk is (of onevenredig veel tijd kost) en de budgethouder geeft om die reden toestemming om met het eigen voertuig te reizen, dan wordt een bedrag per kilometer vergoed (in ,19 /km ) 6. De medewerker dient bij reizen met het eigen motorvoertuig tevens rekening te houden met onderstaande voorschriften. 1 HvA-procuratieregeling is door het CvB vastgesteld op 14 april Het gaat hier om vaker terugkerende kleinere onkosten (bijv. openbaar vervoer, taxi, koffie, lunch, bloemen, tijdschrift, presentje e.d.) 3 Wie bevoegd is tot ondertekenen van declaraties, is bepaald in de HvA-Procuratieregeling 4 Het gaat hier om kosten van reizen met gewone openbare vervoersmiddelen langs de meest gebruikelijke weg op de voor de werkgever minst kostbare wijze, voor zover de werkgever het gebruik ervan noodzakelijk acht. 5 Het te declareren bedrag is nooit hoger dan de werkelijk gemaakte kosten. 6 Parkeerkosten en kosten voor tolgelden en veerpont zijn inbegrepen in deze km-vergoeding. Voorschriften bij declaraties (september 2006) Pagina 2 van 7

3 De HvA gaat ervan uit dat de medewerker voor het eigen voertuig een allrisk- en een inzittendenverzekering heeft afgesloten. De kosten hiervan zijn voor rekening van de medewerker. De medewerker vrijwaart de HvA van iedere aansprakelijkheid voor eventuele schade bij gebruikmaking van het eigen motorvoertuig voor dienstreizen. Kosten van parkeerboetes en verkeersovertredingen worden niet vergoed. Indien een dienstreis wordt gemaakt met het eigen motorvoertuig en de medewerker reist normaal gesproken met andere middelen van de woning naar het werk en terug, dan worden de afgelegde kilometers voor het woon-werkverkeer uitgesloten van de berekening van de hoogte van de onkostenvergoeding voor de dienstreis. Voor de bepaling van de afgelegde afstanden maakt de medewerker gebruik van de kilometerteller en/of dagteller van het voertuig. De opgegeven afstand kan door de PSA worden vergeleken met de routeplanner van de ANWB. Bij een afwijking tussen de opgave en de routeplanner, zal de vergoeding gebaseerd worden op de afstand zoals aangegeven door de routeplanner. Indien de budgethouder geen toestemming geeft om te reizen met het eigen motorvoertuig, dan wordt, volgens artikel I, 7b 1 van de cao-hbo, de vergoeding van de kosten gebaseerd op die bij gebruik van openbaar vervoersmiddelen zoals vermeld onder artikel I, 7a. c) Dienstreizen per taxi Kosten voor reizen per taxi worden vergoed, als rekening is gehouden met de volgende voorschriften: Er kan gereisd worden per taxi, als dat de reisduur per openbaar vervoer, in relatie tot de afstand (als gevolg van een ongunstige bereikbaarheid van de bestemming) aanzienlijk bekort. Tevens dient taxivervoer beschouwd te worden als eerste fase naar een treinstation (of ander middel van openbaar vervoer) of laatste fase van een treinstation (of ander middel van openbaar vervoer) naar een eindbestemming. Bijvoorbeeld: voor vervoer van de Leeuwenburg naar Schiphol of Almere Centrum dient gebruik gemaakt te worden van openbaar vervoer. Voor een reis van de Leeuwenburg naar een buitenwijk van Almere wordt eerst gebruik gemaakt van de trein naar Almere en aldaar van de taxi. d) Verblijfkosten binnenland Indien het noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie een dienstreis te maken met een meerdaags karakter (bijv. een congres of een cursus) en de locatie van de bestemming bevindt zich op meer dan 100 kilometer afstand of op meer dan 1,5 uur reizen met het openbaar vervoer van de woning, dan wel het tijdschema van de activiteit is dusdanig dat reizen van de woning naar de locatie, of andersom, redelijkerwijs niet wenselijk is, dan kunnen, op basis van de cao-hbo, artikel I-8, verblijfskosten ten behoeve van de overnachting gemaakt worden. Vergoeding vindt plaats op basis van werkelijk gemaakte kosten. 2) Vergoeding kosten dienstreizen en verblijf buitenland De vergoeding van kosten i.v.m. dienstreis en verblijf in het buitenland is gebaseerd op artikel I-9 van de cao-hbo. Tevens gelden de volgende voorschriften: Indien de reistijd voor een dienstreis naar het buitenland door gebruik van het vliegtuig aanzienlijk wordt bekort, dan kan gebruik gemaakt worden van luchtverkeer. Indien dit niet het geval is, dan zal de dienstreis per bus of trein of met een eigen vervoermiddel gemaakt dienen te worden. Bij gebruik van het vliegtuig, is de medewerker gehouden te zoeken naar het goedkoopste alternatief. Als een medewerker een dienstreis naar het buitenland maakt, dan wordt de medewerker geacht een verzekering voor ziektekosten met dekking in het land van bestemming te hebben afgesloten. De HvA draagt zorg voor een zakelijke reisverzekering. 1 Deze kosten worden berekend op basis van het gebruik van middelen van openbaar vervoer zoals vermeld in artikel I, 7a van de cao, tenzij de werkgever een machtiging tot het gebruik van een motorvoertuig heeft verleend. In geval van een machtiging is de vergoeding gelijk aan de maximale van loon- en inkomstenbelasting vrijgestelde reiskostenvergoeding. Voorschriften bij declaraties (september 2006) Pagina 3 van 7

4 Kosten voor noodzakelijke inentingen en vaccinaties mogen worden gedeclareerd mits deze niet door de zorgverzekeraar worden vergoed. De medewerker dient de reis voor aanvang aan te melden bij het Bedrijfsbureau IT&V. Het is de medewerker toegestaan om gemaakte onkosten te declareren voor overnachtingen, reizen ter plaatste, maaltijden en kosten t.b.v. uitoefening van de functie (bijvoorbeeld bezoek symposium). NB: Alleen werkelijk gemaakte kosten worden vergoed en alleen als bij het declaratieformulier originele bonnen en nota s zijn toegevoegd. Een dagvergoeding wordt uitdrukkelijk niet verstrekt. 3) Vergoeding kosten telefonie en internetaansluitingen a) Kosten vaste telefoonverbinding Kosten van een vaste telefoonverbinding (abonnement en gesprekskosten) bij de medewerker thuis worden niet vergoed. Een uitzondering kan worden gemaakt als er tussen werknemer en leidinggevende hierover afspraken 1 zijn gemaakt. Alleen de gesprekskosten worden in dat geval als onkosten aangemerkt. Om de declaratie van deze kosten te kunnen staven, zal een gespecificeerde rekening meegestuurd dienen te worden, waarbij wordt aangegeven welke nummers zijn gebeld ten behoeve van de uitoefening van de functie. De kosten voor het verkrijgen van een gespecificeerde rekening van de telecomaanbieder mogen eveneens worden gedeclareerd. b) Kosten mobiele telefoonverbinding Kosten van een mobiele telefoon worden niet vergoed. Indien noodzakelijk voor de functie, kan gebruik worden gemaakt van een door de HvA verstrekte mobiele telefoon. Voor het gebruik van een door de HvA verstrekte mobiele telefoon, ondertekent de medewerker een verklaring van bruikleen 2. De medewerker verklaart hierbij de telefoon voor minimaal 90% te gebruiken voor de dienstbetrekking. c) Kosten internetverbinding Kosten voor een internetverbinding vanuit huis worden niet vergoed, tenzij sprake is van een specifieke functie zoals webmaster of ICT-beheerder, waarbij monitoren of beheren op afstand onderdeel is van het takenpakket. Ook als de onderwijsmethodiek of het onderwijsmodel het noodzakelijk maakt voor docenten/medewerkers om een internetverbinding te hebben, dan kunnen deze kosten worden vergoed. In alle gevallen is dit ter beoordeling van de leidinggevende 3. Alleen de kosten van de aansluiting naar / het abonnement met de provider worden vergoed voor ten hoogste 50%. Indien sprake is van inbelkosten, dan worden deze niet vergoed. d) Kosten aanschaf apparatuur Kosten voor de aanschaf van apparatuur (bijvoorbeeld laptops) worden niet vergoed. Indien het voor de functie noodzakelijk is, kan gebruik worden gemaakt van een door de HvA verstrekte apparatuur. Indien apparatuur verstrekt wordt aan de medewerker, dan dient de medewerker een verklaring van bruikleen 4 te ondertekenen. In deze verklaring van bruikleen verklaart de medewerker de apparatuur voor minimaal 90% te gebruiken voor de dienstbetrekking. 4) Vergoeding kosten representatie a) Kosten lunch, diner, borrel Een lunch, diner of borrel in het kader van representatie dient een duidelijk omschreven zakelijk of werkgerelateerd sociaal doel te hebben (bijvoorbeeld een werkbespreking tijdens lunch, een afscheidsborrel, een jaarlijks diner met medewerkers van een afdeling of domein). 1 Deze afspraken zijn schriftelijk vastgelegd en aanwezig in het personeelsdossier. 2 Deze verklaring van bruikleen is aanwezig in het personeelsdossier. 3 Afspraken hierover zijn schriftelijk vastgelegd en aanwezig in het personeelsdossier. 4 Deze verklaring van bruikleen is aanwezig in het personeelsdossier. Voorschriften bij declaraties (september 2006) Pagina 4 van 7

5 Hiervoor gelden de volgende maximum richtbedragen: Lunch: 20,- p.p. Diner: 50,- p.p. Borrel: 15,- p.p. Voor het Bestuur en het hoger management (vanaf schaal 15) gelden de volgende maximum richtbedragen: Lunch: 40,- p.p. Diner: 80,- p.p. Vergoeding vindt plaats op basis van werkelijk gemaakte kosten, met inachtneming van bovenvermelde maximum richtbedragen en declaratievoorschriften. Het is medewerkers van de HvA niet toegestaan om op rekening te consumeren en de horecagelegenheid de HvA een factuur toe te laten zenden. b) Kosten kleine attentie Voor vergoeding van een attentie/cadeau aan bijvoorbeeld gastdocenten, gastsprekers, stagiairs, jubilerende of zieke medewerkers of andere relaties, geldt een maximum richtbedrag van 50,-. c) Kosten afscheid medewerker Voor vergoeding van kosten i.v.m. afscheid van een vertrekkende medewerker gelden onderstaande voorschriften 1. Afhankelijk van het aantal dienstjaren, gelden de volgende activiteiten en bijbehorende vergoedingen. Aantal jaren in dienst Vergoeding mogelijk wegens Maximaal bedrag 1 5 jaar Een cadeau 100, jaar Een cadeau of etentje 250,- Een receptie/borrel (in principe op werklocatie) 1.500,- 10 jaar of langer Een cadeau of etentje 500,- Een receptie/borrel (in principe op werklocatie) 1.500,- Tevens dient rekening te worden gehouden met het volgende: Bij beëindiging van het werkende leven (volledig (keuze)pensioen), dan dient altijd overlegd te worden met de secretaris van het CvB. Afwijking van bovenstaande bedragen is dan denkbaar. Als een medewerker geen receptie wenst, krijgt zij/zij niet het daarbij behorende bedrag cadeau. Bij vertrek van een domeinvoorzitter of directeur van een dienst of stafafdeling, dient overleg plaats te vinden met de secretaris van het CvB. Kosten van het afscheid komen ten laste van het domein of de dienst/afdeling waartoe de medewerker behoort. Indien aan een vertrekkende medewerker een contant bedrag als cadeau is gegeven, dan dient de declaratie voorzien te zijn van een ondertekende verklaring van de medewerker dat hij/zij dit bedrag heeft ontvangen. Alleen werkelijk gemaakte kosten worden vergoed. 5) Vergoeding kosten onderwijs / leermiddelen / functie-uitoefening Voor vergoeding van kosten die worden gemaakt t.b.v. het onderwijs, kan per domein een gedifferentieerd beleid gevoerd worden, waarbij alleen en ten hoogste de onkosten van lesmateriaal en de volgens de studiegids gebruikte onderwijsmethodiek (boeken, readers) gedeclareerd kunnen worden. Niet vergoed worden kosten van: Abonnementen op (vak-)tijdschriften 2 Inschrijving bij vak- of beroepsvereniging 1 Vastgesteld door het CvB op 8 december Indien een abonnement noodzakelijk wordt geacht voor het goed kunnen (blijven) uitoefenen van de functie, kan in overleg met de leidinggevende worden besloten dat het domein of de afdeling een abonnement neemt. Voorschriften bij declaraties (september 2006) Pagina 5 van 7

6 Inrichting thuiswerkplek (computers, soft- en hardware, faxapparatuur en toebehoren, printcartridges en andere ITC-middelen (zie ook onder 3) Agenda, agenda-inhoud, planners en digitale organizers. 6) Vergoeding overige kosten a) Kosten kleine inventaris Hierbij kan gedacht worden aan kosten voor zaken die dienen als aankleding van bijvoorbeeld een secretariaat, een docentenkamer of een open dag (bloemen, plant, fotolijstje) of kosten die gemaakt worden t.b.v. de uitoefening van de functie (bijvoorbeeld een bureauagenda). Het gaat om kleinere kosten die redelijkerwijs noodzakelijk en/of passend zijn binnen deze organisatie. Uiteraard is toestemming van de budgethouder voorafgaand aan de aanschaf noodzakelijk. Zaken als meubilair, laptops, beamers of andere kostbare goederen kunnen niet worden gedeclareerd (zie ook onder 3). Dergelijke zaken dienen op de vastgestelde wijze besteld te worden bij de Afdeling Inkoop en Logistiek van IT&V. Mocht de afdeling Inkoop en Logistiek een artikel niet kunnen bestellen, dan mogen dergelijke onkosten pas gedeclareerd worden als voorafgaand aan de aanschaf toestemming is verleend door de budgethouder en als afspraken over eigendom en restitutie bij uitdiensttreding schriftelijk zijn vastgelegd in het personeelsdossier. b) Vergoeding maaltijd bij avondwerk Voor medewerkers die s avonds werkzaam zijn geldt in principe dat kosten voor maaltijden niet vergoed worden. Indien er moverende redenen zijn voor de leidinggevende om toch een vergoeding toe te staan, dan dient rekening te worden gehouden met de onderstaande fiscale regels. De fiscale regels stellen dat een vergoeding of verstrekking van maximaal 80 maaltijden per kalenderjaar onbelast is, als de vergoeding of verstrekking een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft. Dit kan bijvoorbeeld zijn bij al dan niet verwacht overwerk of koopavonden of tijdens dienstreizen. Het gaat dan om situaties waarin de werknemer niet op een gewone tijd (tussen en uur) kan eten. Ook de reistijd van de werknemer kan hierbij een rol spelen. C) Uitvoering en administratie 1) Indiening van de declaratie Voor de declaratie wordt gebruik gemaakt van het declaratieformulier dat beschikbaar wordt gesteld op de medewerkers-intranetsite van het Administratief Centrum. Het declaratieformulier dient volledig door de medewerker te worden ingevuld, met een duidelijke omschrijving van wanneer en met welk doel onkosten zijn gemaakt, met vermelding van project of activiteit, met wie er is geluncht etc. Originele bonnen of nota s (dus geen pin- of creditcard-transactiebonnen) en alle andere relevante bewijsstukken dienen te zijn bijgevoegd. De declaratie moet uiterlijk binnen twee maanden na afloop van het boekjaar waarin de kosten zijn gemaakt zijn ingediend (dus uiterlijk op 28 februari voor kosten uit het voorgaande jaar). Het declaratieformulier is voor akkoord ondertekend door de budgethouder. Het volledig ingevulde en ondertekende declaratieformulier (eventueel voorzien van de nodige bewijsstukken) wordt voor controle en administratieve verwerking via de interne post opgestuurd naar de Personeels- en Salarisadministratie (Europahuis, JWS, kamer ) Controle van de declaratie: De Personeels- en Salarisadministratie is verplicht de ingediende declaratie te controleren op volledigheid en juistheid en op een juiste toepassing van het declaratiebeleid. Het kan daarom voorkomen dat de PSA een ingediende declaratie onverwerkt retour zendt aan declarant of budgethouder onder vermelding van de reden waarom (nog) niet tot uitbetaling kan worden overgegaan. Voorschriften bij declaraties (september 2006) Pagina 6 van 7

7 De PSA is tevens bevoegd om zonder melding aan de declarant een correctie op de ingediende declaratie door te voeren. Het gaat dan om optelfouten, verkeerde normvergoedingen, onjuiste kmopgaven of het in mindering brengen van opgevoerde kosten vanwege deze voorschriften bij declaraties, of (fiscale) wet-en regelgeving. Te laat ingediende declaraties worden door de PSA niet in behandeling genomen. 3) Uitbetaling van de declaratie: Nadat de PSA heeft vastgesteld dat de declaratie op correcte wijze is ingediend, zal worden overgegaan tot uitbetaling. Declaraties worden wekelijks, separaat van het salaris, uitbetaald. De overmaking van de vergoeding geschiedt aan het einde van iedere week. Declaraties van scholingskosten worden, conform fiscale wetgeving, uitbetaald met het salaris en vermeld op de salarisstrook. Voorschriften bij declaraties (september 2006) Pagina 7 van 7