Doelmatigheid en Doeltreffendheid Afdeling Ingenieursbureau 2009- December 2013 Rekenkamercommissie Waterschap Zuiderzeeland Postbus 229 8200 AE LELYSTAD telefoon: (0320) 274 911 www.zuiderzeeland.nl
Inhoud 1. INLEIDING, VRAAGSTELLING EN NORMENKADER ONDERZOEK RKC... 3 1.1. Aanleiding van het onderzoek... 3 1.2. Beperking van het onderzoek... 3 1.3. Doel onderzoek... 3 1.4. Vraagstelling onderzoek... 3 1.5. Normenkader RKC... 4 2. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN RKC... 7 2.1. Inleiding... 7 2.2. Conclusies RKC... 7 2.3. Aanbevelingen RKC... 8 3. BESTUURLIJKE REACTIE COLLEGE DenH... 11 4. NAWOORD... 15 December 2013 Doelmatigheid en doeltreffendheid Afdeling Ingenieursbureau 2009-
Voorwoord Voor u ligt de uitkomst van het laatste onderzoek van de Rekenkamercommissie in de huidige samenstelling. Hoewel tijdens het onderzoek een belangrijke organisatorische wijziging werd doorgevoerd en de afdeling ingenieursbureau als zodanig werd opgeheven heeft de Rekenkamercommissie toch gemeend dit onderzoek, zij het met een iets gewijzigde focus, te kunnen afronden. Door deze aanpassing gedurende het onderzoek heeft de Rekenkamercommissie een aantal interessante bevindingen gedaan, die zich richten op meer algemene managementinformatie zoals eenduidige definities, budgettering formatie en omvang externe inhuur. Daarmee levert ons onderzoek waardevolle handvatten op voor bestuur en organisatie. Het College onderkent dit en geeft in zijn reactie aan, hoe zij de aanbevelingen van de rekenkamercommissie inmiddels heeft opgepakt of gaat oppakken. Op deze plaats wil de Rekenkamercommissie een ieder dank zeggen voor de medewerking die wij de afgelopen jaren hebben mogen ondervinden bij onze onderzoeken. Rest ons u, als Algemene Vergadering, alle wijsheid toe te wensen bij het implementeren van de uitkomsten van de evaluatie van de Rekenkamercommissie en geven u daarbij graag nog een laatste overweging mee: "Een goed bestuur organiseert haar eigen tegenspraak." Rekenkamercommissie Waterschap Zuiderzeeland December 2013 1/17 December 2013 Doelmatigheid en doeltreffendheid Afdeling Ingenieursbureau 2009-
27 november 2013 Doelmatigheid en doeltreffendheid Afdeling Ingenieursbureau 2009-2/17
1. INLEIDING, VRAAGSTELLING EN NORMENKADER ONDERZOEK RKC 1.1. Aanleiding van het onderzoek De RKC heeft in 2013 een onderzoek uitgevoerd naar de afdeling Ingenieursbureau. De afdeling Ingenieursbureau is opgericht in 2002. De aanleiding voor het onderzoek was een verzoek van de AV om onderzoek te doen naar de Afdeling Ingenieursbureau, vanwege twijfel aan de doelmatigheid en doeltreffendheid van de afdeling Ingenieursbureau. De RKC heeft het verzoek van de AV ingewilligd om te kunnen zien of er in een tijd van verandering en toenemende samenwerking - kansen zijn om de doeltreffendheid en doelmatigheid te verbeteren. Het onderzoek heeft derhalve een signalerend karakter. 1.2. Beperking van het onderzoek Dit onderzoek van de RKC betreft een uitvoerende afdeling van het waterschap Zuiderzeeland. De RKC is van mening, dat de kaderstellende en controlerende rollen van de AV niet gericht zijn op individuele (uitvoerende) afdelingen. Dit is primair een verantwoordelijkheid van het management en het college van DenH. In het normenkader heeft de RKC derhalve niet de norm opgenomen, dat de AV geïnformeerd dient te worden over de werkzaamheden van de afdeling Ingenieursbureau van Zuiderzeeland. Het onderzoek betreft de periode van 1 januari 2009 tot en met 31 december. Het onderzoek richt zich niet op het projectmanagement van Zuiderzeeland. 1.3. Doel onderzoek De RKC wil inzicht verschaffen in de doelmatigheid (capaciteit versus werklast, kosten en opbrengsten) en doeltreffendheid (kwaliteit, innovatie en samenwerking) van de afdeling Ingenieursbureau. Tijdens de uitvoering van het onderzoek in 2013 heeft Zuiderzeeland besloten de ambtelijke organisatie te reorganiseren. Een gevolg van deze reorganisatie was, dat de afdeling Ingenieursbureau is opgegaan in de nieuwe afdeling Waterprojecten en Waterinformatie. De RKC wil aan de bevindingen opgedaan in de oude situatie (d.w.z. voor de reorganisatie) in de periode 2009- aanbevelingen ontlenen, die gebruikt kunnen worden in de nieuwe situatie (na de reorganisatie in 2013). 1.4. Vraagstelling onderzoek De centrale vraagstelling van het onderzoek luidt: Is de afdeling IB een doeltreffend en doelmatig instrument voor de taakuitoefening van Zuiderzeeland? De centrale vraagstelling is uitgewerkt in deelvragen over doeltreffendheid en doelmatigheid van de bedrijfsvoering van de afdeling IB. Doeltreffende Bedrijfsvoering Sturing en Verantwoording: Welke doelen zijn geformuleerd voor de afdeling IB en wat werd bij de oprichting specifiek van de afdeling IB verwacht? In hoeverre evalueert Zuiderzeeland (achteraf) de uitkomsten van het werk van de afdeling IB? Innovatie: Welke toegevoegde waarde wordt op dit moment van de afdeling IB verwacht? In hoeverre werkt de afdeling IB innovatief? In hoeverre worden technische innovaties toegepast? In hoeverre worden andere innovaties (denk aan nieuwe contractvormen) toegepast? 3/17 December 2013 Doelmatigheid en doeltreffendheid Afdeling Ingenieursbureau 2009-
Samenwerking: Welke mogelijkheden voor samenwerking zijn er voor de afdeling IB met de IBs van andere overheden, zoals waterschappen, provincie en gemeenten? Werkt de afdeling IB nu al samen met de IBs van andere overheden? Waarom wordt er wel/niet samengewerkt? Met welke frequentie? Op welke onderwerpen? In welke structuur (formeel / informeel?) Welke mogelijkheden voor (verdergaande) samenwerking zijn er? Welke voor- en nadelen heeft samenwerking op het gebied van aspecten als kosten, risico s, innovatie, flexibiliteit, kwaliteit, zeggenschap, ontwikkelingen in de markt (= kwalitatieve inschatting)? Wat betekenen de verschillende vormen van samenwerking voor de benodigde technische expertise binnen Zuiderzeeland (zoals van de afdeling IB) (kwalitatieve inschatting)? Welke expertise dient minimaal behouden te worden binnen de afdeling IB, welke expertise dient er bij te komen en welke expertise is niet meer nodig? Welke expertise dient bij een eventuele verzelfstandiging van de afdeling IB achter te blijven in het Waterschap Zuiderzeeland? Doelmatige Bedrijfsvoering Budget en inzet Personeel Welke middelen heeft de afdeling IB tot haar beschikking (gehad) (fte s, ) in de afgelopen jaren? Hoe bepaalt Zuiderzeeland (vooraf) de inzet van interne en externe kennis en capaciteit bij de afdeling IB? En in hoeverre is de omvang, capaciteit, kennis en kunde van de afdeling IB gerelateerd aan de werklast van Zuiderzeeland? Expertise Over welke expertise beschikt de afdeling IB (type opleiding en opleidingsniveau van de medewerkers, te denken valt aan de volgende expertises: bouwkunde, werktuigbouwkunde, elektrotechniek, civiel-techniek, chemici / fysici, landmeting, ICT, projectmanagement, tekenaars/ GIS) Kostprijs Wat is de kostprijs (uurtarief) van de afdeling IB? Welke aspecten worden daarin wel / niet meegenomen? En hoe verhoudt deze kostprijs zich tot die van marktpartijen? 1.5. Normenkader RKC In deze paragraaf geven wij de normen aan, waartegen wij de diverse onderzoeksvragen beoordelen. Op basis van de normen trekken wij conclusies over de mate van doeltreffendheid en doelmatigheid van de afdeling IB. Deze normen hebben wij voorafgaand aan het onderzoek geformuleerd en hebben wij in verkorte vorm opgenomen in de brief d.d. 20 november waarin wij de onderzoeksopzet bekend maakten aan de voorzitter van de AV en aan de secretarisdirecteur. Normen voor doeltreffende bedrijfsvoering Sturing en Verantwoording Het waterschap heeft een duidelijke omschrijving vastgelegd van de doelen en taken ten aanzien van benodigde en beschikbare technische kennis (van de afdeling IB). Het waterschap stuurt op het behalen van de doelen (voor de afdeling IB) ten aanzien van onder andere innovatie, kostprijsontwikkeling, samenwerking met andere overheden door regelmatig te evalueren en bij te sturen. Het waterschap legt jaarlijks verantwoording af ten aanzien van realisatie van doelen en bereikte resultaten op het gebied van (benodigde, beschikbare en ingeschakelde) technische kennis, innovatie en samenwerking. 27 november 2013 Doelmatigheid en doeltreffendheid Afdeling Ingenieursbureau 2009-4/17
Innovatie Het waterschap legt jaarlijks de verwachtingen met betrekking tot benodigde en beschikbare technische kennis en innovatie vast (ten aanzien van de afdeling IB). Samenwerking Het waterschap legt ten aanzien van de samenwerking (van de afdeling IB) van het waterschap met (IBs van andere) regionale overheden de volgende aspecten vast: Redenen waarom samenwerking gewenst is Doelen van de samenwerking, nu en in de toekomst. Onderwerpen waarop samenwerking gewenst is, nu en in de toekomst. Gewenste samenwerkingspartners, nu en in de toekomst. Gewenste samenwerkingsstructuur, nu en in de toekomst Sturingsmogelijkheden in geval van samenwerking Normen voor doelmatige bedrijfsvoering Budget en inzet personeel Het waterschap legt jaarlijks op een transparante en inzichtelijke manier vast, welke capaciteit en kwaliteit het verwacht van de afdeling IB. Het waterschap legt jaarlijks verantwoording af ten aanzien van Tijd (planning versus realisatie), Geld (budget versus realisatie), toerekening van kosten en kostprijs (in relatie tot andere overheden en marktpartijen). Expertise Het waterschap legt jaarlijks op een transparante en inzichtelijke manier vast, welke inzet van externe kennis en capaciteit nodig is ten behoeve van de taakuitoefening van de afdeling IB. Kostprijs Het waterschap heeft inzicht in de kostprijs / uurtarieven van de door de afdeling IB geleverde diensten. Het waterschap heeft inzicht in hoe deze kostprijs van de afdeling IB zich verhoudt tot die van andere overheden en marktpartijen. Het waterschap heeft inzicht in de loonkosten van de afdeling IB in relatie tot andere overheden en marktpartijen. Na afloop van het onderzoek heeft de ambtelijke leiding in de technische reactie (ambtelijk wederhoor) - schriftelijk bezwaar gemaakt tegen het gehanteerde normenkader en herkent deze zich niet in de normen van de RKC. De RKC tekent hierbij aan dat het normenkader als onderdeel van de onderzoeksopzet conform het onderzoeksprotocol door de RKC wordt vastgesteld. 5/17 December 2013 Doelmatigheid en doeltreffendheid Afdeling Ingenieursbureau 2009-
27 november 2013 Doelmatigheid en doeltreffendheid Afdeling Ingenieursbureau 2009-6/17
2. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN RKC 2.1. Inleiding Tijdens het onderzoek van de RKC naar de Afdeling Ingenieursbureau heeft Zuiderzeeland in 2013 een reorganisatie doorgevoerd. De Afdeling Ingenieursbureau is daarbij opgeheven. De taken van de afdeling Ingenieursbureau zijn in de nieuwe organisatiestructuur ondergebracht bij de afdeling Waterprojecten en Waterinformatie. Tevens is het management gewijzigd door de invoering van een directie. De RKC is van mening dat het onderzoek inzichten oplevert, die nuttige aanknopingspunten bieden voor de AV, de organisatie en het management van Zuiderzeeland. 2.2. Conclusies RKC Hieronder volgen de conclusies van de RKC, die zijn gebaseerd op de Nota van Bevindingen, die als bijlage is bijgevoegd. Conclusie 1 Sturing afdeling Ingenieursbureau De afdeling Ingenieursbureau beschrijft in het jaarlijks afdelingsplan relevante ontwikkelingen en stelt een jaarplanning op van de voorgenomen werkzaamheden, maar wordt door het management niet toetsbaar aangestuurd aan de hand van concrete (meetbare en tijdgebonden) doelen/taakstellingen voor innovatie, samenwerking, productiviteit en kostprijs/uurtarief. Daarbij hanteert Zuiderzeeland intern verschillende definities voor productiviteit. Toelichting op conclusie 1 Het management stelt aan de afdeling Ingenieursbureau geen meetbare taakstellingen ten aanzien van de innovatie, samenwerking, productiviteit en kostprijs/uurtarief. De RKC is van mening dat hier een mogelijkheid tot sturing niet wordt benut. Op het gebied van innovatie is de afdeling IB - als opdrachtnemende afdeling - een volger en niet een leider. Het initiatief voor innovatie ligt daardoor meer bij de opdrachtgevende afdelingen. Bij externe samenwerkingsinitiatieven worden vooraf in het afdelingsplan wel voordelen of (impliciete) verwachtingen geschetst, maar de succes- en faalfactoren worden achteraf niet duidelijk zichtbaar geëvalueerd. Dit kan leiden tot een zekere mate van vrijblijvendheid. Intern hanteert Zuiderzeeland verschillende definities van productiviteit. Bij het opstellen van het afdelingsplan (planning van de werkzaamheden) worden de indirecte uren (management, opleiding etc.) wel gerekend tot de productieve uren. Bij de berekening van de interne kostprijs (uurtarief) worden deze indirecte uren conform de landelijke regels voor het activeren van kosten - niet gerekend tot de productieve uren. De kostprijs (uurtarief) wordt achter achteraf berekend aan de hand van realisatiecijfers en wordt gebruikt bij het activeren van kosten. Conclusie 2 Verantwoording afdeling Ingenieursbureau De verantwoording van de afdeling Ingenieursbureau (in de Marap) betreft een aantal (nuttige) onderdelen van de bedrijfsvoering. Deze voorziet echter niet in een complete verantwoording op afdelingsniveau van de mate van realisatie van de in het afdelingsplan geplande werkzaamheden. Toelichting op conclusie 2 Het afdelingsplan en de Marap hebben niet dezelfde indeling, waardoor op afdelingsniveau onvoldoende inzicht bestaat in de feitelijke benutting van de geplande uren en de mate van realisatie van doelen. 7/17 December 2013 Doelmatigheid en doeltreffendheid Afdeling Ingenieursbureau 2009-
De verantwoording van de operationele werkzaamheden vindt voornamelijk plaats via de verantwoording op het niveau van (investerings)projecten. De Marap beperkt zich tot: Middelen Medewerkers (tevredenheid) Cultuur Processen Kwaliteit, Arbo en Milieu Klant (tevredenheid) Budget De RKC is van mening dat het management is gebaat bij een verantwoording op afdelingsniveau, waarin de bereikte resultaten van de afdeling worden vergeleken (en geanalyseerd) met de geaccordeerde planning van de afdeling. De managementcyclus ( Plan-Do-Check-Act ofwel plannen-uitvoeren-verantwoorden-bijsturen ) wordt dan op afdelingsniveau gesloten. Conclusie 3 Begroting afdeling Ingenieursbureau Het budget (= jaarlijkse begroting) van de afdeling wordt bepaald op basis van de formatie, en niet op basis van de werkelijke bezetting. Toelichting op conclusie 3: Vanaf 2009 is er verloop bij de afdeling IB. De vacatures zijn niet opgevuld, waardoor de bezetting daalde. In 2013 zal de bezetting verder dalen. De begroting (budget) wordt echter nog steeds bepaald op het niveau van de formatie. Door de begroting op te stellen op basis van de werkelijke bezetting ziet de RKC hier een besparingsmogelijkheid voor Zuiderzeeland, die wellicht ook geldt voor andere afdelingen. Dit laatste heeft de RKC niet onderzocht, maar is wel de moeite waard om na te gaan. Conclusie 4 Inhuur derden Er bestaat geen eenvoudig inzicht in de inhuur van derden. Toelichting op conclusie 4 Inzicht in de inhuur van derden door de afdeling IB (en door de andere afdelingen) is niet eenvoudig te verkrijgen. De financiële organisatie (= administratiesysteem) biedt geen eenvoudig inzicht in de gerealiseerde uurtarieven van externe ingehuurde krachten. Met veel moeite en navenante tijdsbesteding zou de administratie inzicht kunnen geven in de inhuur van derden, die in de boekhouding van Zuiderzeeland verspreid wordt opgenomen onder de posten Overige Diensten derden (is al een brede verzamelpost), Personeelskosten, Investeringsprojecten en mogelijk ook andere posten. In een interview met de directie werd bevestigd dat dit een organisatiebreed probleem is en dat dit ook geldt voor de andere afdelingen. 2.3. Aanbevelingen RKC De uitkomsten van het onderzoek geven de RKC aanleiding om de volgende aanbevelingen doen. Aanbeveling 1 Doelen en Resultaten De RKC beveelt aan om voor de AV jaarlijks vooraf meetbare en tijdgebonden taakstellingen en achteraf de bereikte resultaten zichtbaar te maken op het gebied van: Productiviteit (taakstelling voor productiviteit) Kostprijs/Uurtarief (taakstelling voor kostprijs/uurtarief) Technische innovatie (taakstellingen van interne opdrachtgevers) Externe samenwerking op technisch gebied (doelen, voordelen/nadelen, kansen/risico s) Externe inhuur van technische kennis (doelen, nut/noodzaak, inzet, begroting) Aanbeveling 2 Productiviteit De RKC beveelt aan om ten behoeve van de doelmatige bedrijfsvoering een uniforme definitie te kiezen voor het begrip productiviteit (of productieve uren). Aanbeveling 3 Budget en formatie De RKC beveelt aan de budgetten van de afdelingen jaarlijks vast te stellen op basis van de werkelijk benodigde bezetting en niet op basis van de in het verleden bepaalde formatie. 27 november 2013 Doelmatigheid en doeltreffendheid Afdeling Ingenieursbureau 2009-8/17
Aanbeveling 4 Inhuur derden De RKC beveelt aan de financiële organisatie zodanig in te richten, dat gemakkelijk inzicht ontstaat in: Omvang van externe inhuur Gerealiseerd uurtarief van externe inhuur Aanbeveling 5 Expertise De RKC beveelt aan, dat Zuiderzeeland bv. in een visiedocument voor de AV - duidelijk aangeeft, welke interne technische kennis nodig is voor de goede vervulling van: Opdrachtgeverschap Opdrachtnemerschap 9/17 December 2013 Doelmatigheid en doeltreffendheid Afdeling Ingenieursbureau 2009-
27 november 2013 Doelmatigheid en doeltreffendheid Afdeling Ingenieursbureau 2009-10/17
3. BESTUURLIJKE REACTIE COLLEGE DenH Hieronder heeft de RKC de bestuurlijke reactie van het college van DenH integraal opgenomen. Op 18 oktober jl. stuurde u aan het college van Dijkgraaf en Heemraden van Waterschap Zuiderzeeland uw bevindingen in het onderzoek naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van de afdeling Ingenieursbureau (IB) van ons waterschap in de periode 2009-. U verzocht in de begeleidende brief om het bestuurlijke wederhoor betreffende uw conclusies en aanbevelingen. Het college heeft met belangstelling kennisgenomen van het aangeboden rapport en de daarin verwoorde conclusies en aanbevelingen. Op deze conclusies en aanbevelingen zal het college in onderstaande brief ingaan. Reactie in algemene zin In algemene zin kan gesteld worden dat de conclusies en aanbevelingen aangaande de doelmatigheid en doeltreffendheid van het IB raken aan sturing op diverse niveaus. Enerzijds de sturing op de feitelijke bedrijfsvoering, die plaatsvindt door het ambtelijk management, waarbij verantwoording wordt afgelegd aan het college en kaderstelling plaatsvindt door het college en op hoofdlijnen door de Algemene Vergadering (AV). Anderzijds de sturing op beheersniveau door het college, waarbij de AV een controlerende rol heeft op doelmatigheid en doeltreffendheid. Het college wil benadrukken dat de AV op diverse dossiers kaderstellend is. Men kan hierbij denken aan de kaders die de AV meegeeft voor Duurzaamheid, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Samenwerken. Deze kaders worden binnen de organisatie toegepast. Het college heeft kennisgenomen van het bezwaar van de ambtelijke leiding ten aanzien van het gehanteerde normenkader. Het college deelt met de RKC dat het normenkader en de onderzoeksopzet conform het onderzoeksprotocol door de RKC worden vastgesteld, maar kan zich ook voorstellen dat, met de resultaten van de recente evaluatie in het achterhoofd, men nu voor een andere aanpak zou kiezen om tot een normenkader te komen, zodat het lerend effect, dat van de RKC-onderzoeken uitgaat, verder kan worden vergroot. Het college constateert dat de RKC de reactie in het ambtelijk wederhoor betreffende het kijken naar het proces Realiseren Waterschapswerken, zoals dat vastligt in het kwaliteitssysteem van het waterschap, niet meegenomen heeft. In deze procesbeschrijving is aangegeven op welke wijze het proces door het IB gerealiseerd wordt en hoe het IB omgaat met de (interne) Opdrachtgever. Deze Opdrachtgever is bij uitstek de omgeving waarmee het IB te maken heeft. De mate waarin dit proces toegepast wordt en effectief is, blijft hierdoor buiten het onderzoek. Specifieke reactie naar aanleiding van de conclusies en aanbevelingen. Doelen en Resultaten. In de conclusies 1 en 2 en aanbeveling 1 beveelt de RKC aan om voor de AV jaarlijks vooraf meetbare en tijdgebonden taakstellingen en achteraf de bereikbare resultaten zichtbaar te maken van een vijftal gebieden. Het college is met de RKC van mening dat het belangrijk is om resultaten meer meetbaar en tijdgebonden te maken. Dit is dan ook een belangrijk thema geweest bij het traject Water Werkt. In het kader van Water Werkt is gekeken naar de mate waarin de doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie verbeterd kan worden. In dit kader is gestart met de doorontwikkeling van de Planning en Control cyclus (P&C cyclus). In dat kader kan ook gesteld worden dat de afdelingsplannen en de verantwoording over de gestelde doelen zullen veranderen. Daarnaast is de afdeling IB opgegaan in de afdeling Waterprojecten & Informatie. Het college is van mening dat door deze wijze van organiseren zowel de doeltreffendheid als de doelmatigheid verder kan worden verbeterd. Het college heeft de overtuiging dat met deze aanpassingen de doelen en resultaten beter beschreven en verantwoord worden. Het college is overigens van mening dat op het vlak van productiviteit wel degelijk gestuurd wordt op tijdgebonden taakstellingen via het afdelingsplan als onderdeel van de interne P&C cyclus. In het afdelingsplan wordt de beschikbare hoeveelheid uren afgezet tegen de te realiseren producten, zijnde onder andere het realiseren van investeringsprojecten. In de diverse rapportages wordt over de voortgang hiervan verantwoording afgelegd. 11/17 December 2013 Doelmatigheid en doeltreffendheid Afdeling Ingenieursbureau 2009-
Productiviteit. In aanbeveling 2 beveelt de RKC aan om ten behoeve van de doelmatige bedrijfsvoering een uniforme definitie te kiezen voor het begrip "productiviteit" (of productieve uren). Het college is met de RKC van mening dat er ten behoeve van een doelmatige bedrijfsvoering en een goede sturing daarop sprake moet zijn van eenduidige definities. Het college zal daarom de directie opdracht geven de definitie en de wijze waarop er met dit begrip wordt omgegaan in de organisatie opnieuw te bekijken. Daarbij zal ook de relatie gelegd worden van dit begrip met de landelijk voor waterschappen voorgeschreven BBP-systematiek, die hierbij een rol speelt. Indien hieruit blijkt dat er aanpassingen nodig zijn van dit begrip voor een betere sturing op de doelmatige bedrijfsvoering, zullen deze aanpassingen worden doorgevoerd. Budget en formatie. In conclusie 3 en aanbeveling 3 beveelt de RKC aan om de budgetten van de afdelingen jaarlijks vast te stellen op basis van de werkelijk benodigde bezetting en niet op basis van de in het verleden bepaalde formatie. De formatie is in de ogen van het college het instrument waarmee gestuurd kan worden op de inzet van personele middelen en niet de bezetting. Dit om te voorkomen dat incidentele, maar onvermijdelijke, fluctuaties van het personeelsbestand door in- en uittreden leidend worden voor de begroting. Dat neemt niet weg dat zowel management, het college als de AV continu kritisch moeten blijven op de omvang van de formatie en deze zullen aanpassen op het moment dat dit nodig is. In het kader van het traject Water Werkt is de formatie van de hele organisatie opnieuw bekeken en aangepast waar nodig. In dit traject is de formatie van het IB ook aangepast en met 2 fte naar beneden bijgesteld, waarna de formatie en benodigde bezetting weer met elkaar overeenkomen. Ook in de toekomst zullen management en het college de formatie en bezetting nauwlettend in de gaten blijven houden. Dit in verband met het feit dat een aantal medewerkers binnen een aantal jaren met pensioen zal gaan. Inhuur derden. De RKC beveelt hier aan om de financiële organisatie zodanig in te richten, dat gemakkelijk inzicht ontstaat in de omvang van externe inhuur en het gerealiseerde uurtarief van externe inhuur. Het college is met de RKC van mening dat er een helder inzicht moet bestaan in de omvang van de externe inhuur. Hiervoor is in de afgelopen periode aandacht geweest, waarbij wijzigingen in de administratie zijn doorgevoerd en de monitoring is verbeterd. Met ingang van het jaar 2013 is de inrichting van de administratie met betrekking tot inhuur van personeel aangepast, waarmee gaandeweg in de komende tijd beter inzicht zal ontstaan in de inzet van extern personeel. Daarbij is aansluiting gezocht bij de inkoopfunctie en de informatiebehoefte die nodig is om deze functie op een juiste manier te ontwikkelen. Met deze doorgevoerde wijzigingen is het inzicht in de omvang van externe inhuur verbeterd. In het traject van de ontwikkeling van de inkoopfunctie zullen (in de beoogde samenwerking met de Rijn-Oost waterschappen), inkooppakket strategieën worden opgesteld, waarbij ook raamcontracten op de markt gezet worden voor de inhuur van extern personeel. Daarnaast ligt in het inkoopbeleid vast, dat voor inhuur vanaf een bepaalde omvang meerdere offertes worden opgevraagd. Het college is van mening dat, met deze stappen aan de voorkant van het proces, voldoende geborgd wordt dat de gerealiseerde uurtarieven op een marktconform niveau zullen liggen en acht het daarom niet noodzakelijk om de administratie hiervoor aan te passen. Dit neemt niet weg dat inhuur van extern personeel in de komende jaren een specifiek aandachtspunt zal blijven voor het college en het management, zowel qua kosten als qua omvang. Expertise. De RKC beveelt aan, dat Zuiderzeeland - bijvoorbeeld in een visiedocument voor de AV - duidelijk aangeeft, welke interne technische kennis nodig is voor de goede invulling van Opdrachtgeverschap en Opdrachtnemerschap. In het kader van Water Werkt is er een ontwikkelspoor ingezet om te komen tot een verbetering van de taken en rollen van Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Dit onderwerp wordt derhalve organisatie breed opgepakt, waarbij onderscheid gemaakt wordt naar de verschillende aard die projecten kunnen hebben. Het kan hierbij gaan om majeure projecten, die de aandacht van de directie behoeven, of om meer gangbare projecten en alles wat daartussen zit. Hiervoor zal gekeken worden naar een goede invulling van de rollen, de taken en de kennis die daarbij benodigd zijn. 27 november 2013 Doelmatigheid en doeltreffendheid Afdeling Ingenieursbureau 2009-12/17
Dit onderwerp betreft de projecten binnen het gehele waterschap, van de eenheid Projectmanagement tot aan het team Waterprojecten en de projecten die in de diverse afdelingen gedaan worden. Gezien de aard van het onderwerp zal dit worden opgepakt binnen de feitelijke bedrijfsvoering. Het college vertrouwt erop dat u met deze bestuurlijke reactie voldoende inzicht hebt in de manier waarop het college de aanbevelingen gaat verwerken. Indien u aanvullende vragen hebt, hoort het college dat graag. 13/17 December 2013 Doelmatigheid en doeltreffendheid Afdeling Ingenieursbureau 2009-
27 november 2013 Doelmatigheid en doeltreffendheid Afdeling Ingenieursbureau 2009-14/17
4. NAWOORD De Rekenkamercommissie heeft met belangstelling en waardering kennis genomen van de bestuurlijke reactie van het college van DenH. Het college gaat in op de aanbevelingen van de RKC en spreekt de intentie uit om rekening te willen houden met de aanbevelingen van de RKC. Het college stelt terecht, dat de conclusies en aanbevelingen van de RKC aangaande de doelmatigheid en doeltreffendheid van het Ingenieursbureau raken aan sturing op diverse niveaus: a. sturing op de feitelijke bedrijfsvoering, die plaatsvindt door het ambtelijk management, waarbij verantwoording wordt afgelegd aan het college; b. kaderstelling door het college en de Algemene Vergadering (AV) en c. sturing op beheersniveau door het college, waarbij de AV een controlerende rol heeft op doelmatigheid en doeltreffendheid. Hieronder vat de RKC de reactie van het college op de conclusies en aanbevelingen samen: Doelen en resultaten Het college is met de RKC van mening dat het belangrijk is om resultaten meer meetbaar en tijdgebonden te maken. Productiviteit Het college is met de RKC van mening dat er ten behoeve van een doelmatige bedrijfsvoering en een goede sturing daarop sprake moet zijn van eenduidige definities. Budget en formatie Het college stelt, dat de formatie het instrument is waarmee gestuurd kan worden op de inzet van personele middelen en niet de bezetting. Op dit punt verschillen RKC en college van mening. Wel stelt het college dat AV, college en management voortdurend kritisch moeten zijn op de omvang van de formatie en dat de formatie van het IB om die reden recent met 2 fte. naar beneden is bijgesteld. Inhuur derden Het college is met de RKC van mening dat er een helder inzicht moet bestaan in de omvang van de externe inhuur. Expertise Het college wijst erop, dat in het kader van Water Werkt een ontwikkelspoor is ingezet om te komen tot een verbetering van de taken en rollen van Opdrachtgever en Opdrachtnemer. De RKC is erkentelijk voor de constructieve reactie van het college. De RKC adviseert de AV in te stemmen met de aanbevelingen van de RKC en kennis te nemen van de overwegend positieve reactie van het college. 15/17 December 2013 Doelmatigheid en doeltreffendheid Afdeling Ingenieursbureau 2009-